Как извиниться перед начальником

Опубликовано: 17.09.2024

Все знают, что «не ошибается тот, кто ничего не делает», но немногие умеют правильно воспринимать свои неудачи. Особенно если они случились на рабочем месте. Как объясниться с начальником, сохранив душевное равновесие и веру в свои силы, и извлечь из ситуации максимум полезного? Советы психологов изучал обозреватель портала www.interfax.by.

1. Постарайтесь лично сообщить о допущенной вами ошибке. Повинную голову меч не сечет. Поэтому гоните прочь малодушные мысли: «Может быть, никто не заметит?» и «Может быть, все обойдется?» и ни в коем случае не бездействуйте в ожидании, когда грянет гром. Не медлите с сообщением об ошибке, если она может иметь серьезные последствия.

В любом коллективе найдутся охотники доложить руководству о промахах своих коллег, и ваша задача – опередить «доброжелателей». Вовремя повинившись перед начальником, вы демонстрируете ему, что вы ответственный, переживающий за общее дело работник и, самое главное, сильный человек. Кроме того, вы сводите к минимуму вероятность того, что шеф обрушит на вас свой гнев в присутствии других сотрудников. Ваше самолюбие будет менее задето, если он начнет распекать вас с глазу на глаз.

2. Смиритесь с мыслью, что вам придется понести наказание. Большинство людей не спешат признаваться в своих неудачах (а значит, теряют драгоценное время на их устранение), потому что боятся наказания. Осознавая это, вы наверняка сможете одержать верх над страхом быть наказанным.

3. Настройтесь на непростой разговор. Прежде чем предстать перед руководителем, попытайтесь успокоиться и собраться с мыслями. Дайте себе установку говорить ясно и четко, а также следить за тем, чтобы темп речи был равномерным, а интонация – уверенной. Запомните, что вам нельзя извиняться и оправдываться: признаки робкого поведения могут повредить вам. Также недопустимо перекладывать свою вину на других сотрудников.

Что бы вы ни услышали в свой адрес от начальника, признавайте его право на негативные эмоции, не перебивайте, демонстрируйте миролюбие и вежливость. Если вы утратите самообладание и тем более хлопнете дверью, вам с шефом будет трудно найти совместное решение проблемы. Поэтому дождитесь момента, когда страсти улягутся и можно будет вести деловой разговор.

4. Сохраняйте психологическое равновесие и устойчивость. Для того чтобы обуздать волнение, следите за тем, чтобы ваше дыхание было глубоким и ровным, а мышцы не напрягались. Позаботьтесь о своей эмоциональной неуязвимости. Например, вы можете представлять себя сосудом, доверху заполненным радостью и уверенностью в себе.

Если шеф начнет метать громы и молнии, не пытайтесь успокоить его командами: «Не кричите на меня!», «Да не волнуйтесь вы так!» – спровоцируете новую вспышку гнева. Как можно чаще называйте негодующего начальника по имени-отчеству, вербализируйте его чувства («Вы имеете полное право сердиться на меня», «Я понимаю, как вы расстроены» и т.п.) и пытайтесь замедлить его темп речи: задавайте вопросы, просите повторить ту или иную фразу.

Пока руководитель дает выход своим негативным эмоциям, сосредоточьтесь на том, чтобы сберечь свое хорошее настроение и веру в себя. Окружите себя мысленным щитом, представляйте босса в смешном или нелепом образе, попытайтесь разрядить атмосферу шуткой, а главное – не отождествляйте себя с обвинениями в свой адрес (мысленно говорите себе: «Проваленные переговоры с партнерами – это не я», «Неполный отчет – это не я» и пр.). Ищите рациональное зерно даже в чрезмерной или несправедливой критике.

5. Признавайте свою вину и не соглашайтесь отвечать за чужие ошибки. Если начальник преувеличивает степень вашей вины, обязательно постарайтесь убедить его, что он не прав. Подготовьте весомые аргументы, которые позволят вам добиться цели.

Попытки сделать из вас мальчика (девочку) для битья пресекайте. Например, можете сказать: «Я готов(а) понести наказание, но только за свои упущения и ошибки». Данная фраза даст шефу понять, что от участи без вины виноватого (виноватой) вы будете открещиваться самым решительным образом. Увидев бесперспективность своей затеи, он, скорее всего, откажется от нее.

6. Не переусердствуйте с самокритикой. Самобичевание и тем более самоуничижение делу не помогут, а вот вашему авторитету в глазах начальника и коллег повредят. Вы рискуете в будущем быть в числе первых претендентов на роль козла отпущения. Поэтому, если вы ощущаете потребность посыпать голову пеплом, в отчаянии заламывать руки и биться головой о стену, дождитесь удобного момента, чтобы сделать это без свидетелей.

В разговоре с начальником лучше ограничиться фразой «Я очень сожалею, что допустил(а) ошибку. Мне есть над чем поработать». Причем ее важно произнести, сохраняя чувство собственного достоинства.

7. Объясните в деталях, как вы собираетесь исправлять ошибку. В ваших интересах приступить к обсуждению данного пункта как можно скорее: начальник быстрее сменит гнев на милость, когда разговор перейдет в деловое русло. Заранее продумайте, какие быстрые и эффективные способы устранить последствия ошибки (если это возможно в принципе) вы готовы предложить. Обязательно пообещайте избегать подобных промахов впоследствии и акцентируйте внимание на том, что из сложившейся ситуации вы извлекли ценный опыт, который обязательно пригодится в будущем.

8. Попросите дать вам совет, если действительно нуждаетесь в нем. Постарайтесь объективно оценить свои возможности. Если для решения проблемы вам недостает знаний или опыта, признайтесь начальнику в том, что нуждаетесь в содействии. Не опасайтесь за свою деловую репутацию – ее гораздо легче испортить неудовлетворительной «работой над ошибками», чем просьбой дать совет или порекомендовать, к какому специалисту обратиться за помощью.

9. Не берите на себя обязательств, которые не сможете выполнить. Стремление поскорее «загладить вину», взвалив на себя дополнительный объем работы, будет ошибкой. Не поддавайтесь этому порыву – продолжайте выполнять свои прямые обязанности, прилагая максимум усилий к тому, чтобы добиться высоких показателей.

10. Воспринимайте сложившуюся ситуацию как возможность приобрести полезный опыт. Способность учиться на своих ошибках очень ценна. Правильно воспринятые промахи могут помочь в конечном итоге добиться успеха. Проанализируйте причины, которые не позволили вам быть на высоте при решении конкретной рабочей задачи, примите меры к их устранению – и в следующий раз у вас будут шансы не только показать хороший результат, но и, возможно, даже превзойти ожидания начальства.

Также принимайте в расчет тот факт, что реакция на вашу ошибку со стороны руководства и коллег сродни «моменту истины»: она позволяет оценить подлинное отношение к вам. Право на ошибку признают лишь в коллективе-команде, члены которого всегда придут на помощь, а мудрый лидер не позволит себе глумиться над подчиненным из-за его оплошности.

В профессиональных условиях все мы порой теряем уверенность в себе. Эти слова становятся особенно правдивыми, когда мы чувствуем, что мы промахнулись или, возможно, наш менеджер больше не в курсе происходящего и нам нужно вернуть его обратно. В попытке облегчить эффект или попытаться извиниться за то, что вы несовершенны, многие начинают произносить два маленьких слов, которые приносят куда больше вреда, чем пользы: «Я извиняюсь».

Вот в чём дело: когда вам есть, за что извиняться, вам действительно следует извиниться. Но, если вы озвучиваете эту фразу, даже не задумываясь о её значении, вы уничтожаете уважение других людей к вашей работе и вашей способности справляться с ней.

Вне зависимости от вашего положения в карьерной иерархии, вы должны быть собственным главным болельщиком и собственной системой поддержки, а если вы будете постоянно пораженчески опускать свою голову вниз, то вряд ли вы получите повышения и надбавки, которые заслужите.

Вот какие ответы ведущие руководители называют лучшими вариантами, чем классическое «Я извиняюсь».

1. «Спасибо за ваше терпение»

Лорен МакГудвин, основательница и генеральный директор Career Contessa, утверждает, что многие из нас – и мужчины, и женщины – бессознательно используют слово «извините» в качестве вступления к просьбе. «На самом деле, нам не жаль, это всего лишь подготовка к просьбе, которую мы собираемся озвучить. Когда вы начинаете озвучивать свою просьбу со слов «Я извиняюсь», кажется, что вы не уверенны в собственной просьбе и это не внушает уверенности другому человеку, чтобы он мог ответить на вашу просьбу быстро или серьёзно», - объясняет она.

Возьмите, к примеру, случай, когда вы опаздываете на встречу или не можете ответить на электронное письмо после его прочтения в связи с личными обстоятельствами. Вам не нужно извиняться за это, но вам следует уведомить другую сторону о том, что ей нужно подождать. Начните со слов: «Спасибо за ваше терпение…» и продолжите словами о совещании или о вашей презентации.

2. «Вы не могли бы прояснить, что вы имеете в виду?»

Кейт Скаддер, бизнес-коуч для женщин-предпринимателей, утверждает, что женщины склонны извиняться, если ситуация – которая никоим образом не связана с их личной производительностью или их действиями – некомфортна, беря на себя «вину» практически инстинктивно. Это может происходить в целом ряду ситуаций… даже если вы просто недопоняли детали проекта или объяснения своего начальника. Почему вы должны извиняться за желание лучше сделать свою работу? Наоборот, будьте уверенны в своей просьбе получить больше информации.

3. «Я был неправ – но я не хотел…»

Себена Джилл, главный операционный директор в Nature's Green CBD, призывает членов своей команды использовать любые слова, кроме «Я извиняюсь», чтобы рассказать о своей ошибке. Своё мнение она сопровождает примером и пользуется советом, полученным от её мамы на случай, если она не уложится в сроки или сделает ошибку: сделай из этого важное дело. Что это значит? Она убеждена, что, если вы выразите свою неудачу грандиозным образом, у вас появиться возможность донести конечный результат в ином виде.

«Когда я начала использовать эту практику, я заметила, что каждый раз, когда я находилась в ситуации, где я была неправа, а затем раздувала из этой неправоты куда большую проблему, чем её могли бы обернуть против меня, это практически автоматически обезвреживало опасную ситуацию», - объясняет она. Один из способов добиться этого эффекта – признать, что вы были неправы, объяснить свои намерения и предоставить альтернативное решение в качестве следующих шагов.

4. «Нам следует использовать другие ресурсы»

Вероятно, вы откусили больше, чем могли бы прожевать. Или вы справились с повседневными аспектами своего исследовательского проекта, но потом поняли, что не можете завершить его самостоятельно. Каким бы ни был ваш конкретный случай, Скаддер утверждает, что нет ничего плохого в том, чтобы признать ошибку и попросить о дополнительной помощи или пригласить других экспертов.

«Часто, если мы чувствуем, что мы не можем закончить работу над какой-то задачей или проектом, наш внутренний инстинкт призывает нас извиниться и сделать из этого нашу личную ошибку», - продолжает она. «Настоящие лидеры и изобретатели не чувствуют вины в том, что они чего-то не знают, но они включают креативное мышление для поиска нужных ресурсов и поиска решений проблемы, а также чувствуют себя комфортно, прося о дополнительной помощи».

5. «Давайте это выясним»

Вне зависимости от того, насколько вам легко даётся ваша работа или насколько вы обожаете то, чем занимаетесь, конфликты на рабочем месте являются неизбежностью. В действительности, то, как вы справляетесь с этими препятствиями, говорит о ваших лидерских способностях и о том, насколько вы гибки в спорных ситуациях. Нет никаких причин полагать, что все думают так же, как и вы, обо всех проектах.

Однако Кассандра Роузен, президент FK Interactive, утверждает, что постоянно извиняться за свою точку зрения – неразумно, иначе ваше мнение просто перестанут ценить. Она предлагает устранить эмоциональный фактор из ситуации, предоставляя другим участникам рассмотреть вашу точку зрения, не принимая на свой личный счёт. Она говорит, что фраза «Давайте это выясним» способствует выстраиванию командного духа, но в то же время свидетельствует об уверенности в себе и помогает снизить напряжение, а сам диалог сделать более открытым.

Часто, когда мы обижаем кого-то или по нашей вине происходит что-то неприятное, недостаточно просто сказать «прости». Нужно подобрать правильную интонацию, на одних фактах сделать акцент, а другие не упоминать. Пересказываем советы карьерного коуча Камары Тоффоло о том, как извиняться перед коллегами, начальником и клиентами, чтобы ваши извинения звучали убедительно.

Все мы неизбежно время от времени задеваем чьи-то чувства. Неважно, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно вам придется перед кем-нибудь извиняться. Раз уж прятать голову в песок в таких случаях не выход, лучше научиться подбирать для извинений правильные слова.

Эксперты сходятся в том, что хорошее извинение невозможно без признания вины и осознания причиненного вреда. Вам придется осознать свой поступок, взять за него ответственность и выразить сожаление. Чего в извинении быть не должно, так это оправданий и слов «если» и «но». Например, не стоит говорить «Прости, если я обидел тебя на совещании» или «Извините за допущенную нами ошибку, но вы же знаете, что нам не хватало рабочих рук».

Когда стоит извиняться

Вы совершили оплошность, работая над сложной задачей (например, одобрили какое-то решение, на которое у вас не было полномочий), и понимаете, что не справитесь с ошибкой собственными силами. Единственный выход — обратиться к начальнику и попросить его о помощи. Не тяните с извинениями и будьте готовы взять на себя ответственность. А еще пообещайте, что такое больше не повторится.

2. Вы пообещали клиенту что-то невыполнимое

Стремиться превзойти ожидания клиента нормально, но иногда можно переборщить и пообещать ему что-то, чего вы на самом деле сделать не можете.

Даже, если вы лидер команды, поделитесь своей ошибкой с коллегами или боссом. Они, возможно, не смогут вам помочь, но, по крайней мере, будут в курсе происходящего. Перед тем, как сообщать новости, подумайте о решении проблемы. Если вы собираетесь сказать клиенту, что не сможете выполнить обещание, объясните ему, что вы готовы сделать вместо обещанного.

«К сожалению, я не смогу сделать для вас то, что обещал. Я прошу прощения за эту оплошность. Я погорячился, хотел дать вам то, чего вы хотели, но сначала мне стоило подумать о наших ресурсах/бюджете/возможностях. Вот что я могу предложить вам взамен…»

3. Вы кого-то обидели

Вы просто болтали с коллегой, а потом неожиданно стали говорить на повышенных тонах и в итоге сказали ему что-то обидное. Возможно, вы не хотели его обижать — а может, и хотели — но теперь вы понимаете, что должны извиниться, чтобы успокоить ситуацию. Не делайте акцента на том, почему вы так высказались (это оправдание) — просто выразите сожаление.

«Понимаю, то, что я сказал тебе, прозвучало обидно. Я был не прав, когда говорил в таком тоне, это было непрофессионально, я прошу прощения. Я буду стараться не горячиться в подобных ситуациях».

4. У вас плохие новости

Никому не хочется сообщать другим плохие новости. Особенно неприятно, когда это что-то, не зависящее от вас. Однако, если вы — руководитель, такое будет происходить часто. Лучшее, что можно сделать в таком случае, сразу переходить к делу — чтобы не превращать разговор в пытку для того, кому вы хотите сообщить неприятные новости.

«Я сделал все, что мог, но вынужден сказать, что не могу повысить тебя/дать прибавку/позволить тебе отпуск/одобрить твою идею. Дело в том, что нам урезали бюджет/у нас укомплектован штат/у нас сейчас другие приоритеты. Надеюсь, это не сильно тебя расстроит. Мы очень ценим твой вклад в работу команды и постараемся найти способ доказать это».

5. Вы забыли про задачу

По какой-то причине вы забыли о дедлайне в работе над проектом. Хуже того, ваш босс заметил это до того, как вы успели спохватиться. Когда происходит подобное, важно показать, что вы не ищете оправданий и сообщить точное время, к которому вы закончите работу.

«Прошу прощения, что пропустил дедлайн. Я понимаю, что моя ошибка может помешать работе команды. Я смогу доделать мою часть работы к концу завтрашнего дня. Так будет нормально, или мне лучше показать черновик уже сейчас?»

Извиняться не очень-то радостно, но часто это необходимо, чтобы восстановить или укрепить отношения с коллегами. Так что будьте честны и обсудите, что бы вы могли сделать иначе в следующий раз. Эффект от искренних извинений может быть продолжительным.

Признаться в возникшей проблеме непросто. Но если промолчать — будет еще хуже.

Сегодня ты трижды подходил к двери своего босса, останавливался, прежде чем постучать, а затем разворачивался и уходил. Ты составил, а затем быстро удалил пять разных писем, а потом неловко слонялся вокруг начальника возле кулера или кофемашины.

Знакомо? Специально для этой ситуации у нас есть пять советов, как донести проблему до босса и не показаться беспомощным и некомпетентным.

1. Реши, как именно ты сообщишь о возникших трудностях

Если проблема несрочная и не особо значимая, ты можешь и впрямь воспользоваться этим способом, тем более что при таком подходе начальник может ненадолго отложить твой вопрос, а затем вникнуть в него и развернуто ответить, когда у него будет на это время. Но что, если эта проблема, с которой ты имеешь дело, срочная или новаторская? Как и в случае любого другого серьезного разговора, такие вопросы лучше всего решать лицом к лицу.

2. Собери факты

Представь, что ты вошел в кабинет своего начальника и небрежно сказал: «Эй, босс! Здание в огне, и я очень надеюсь, что ты сможешь выскочить и потушить его».

У твоего руководителя обязательно возникнут вопросы: «Как начался пожар?», «Кто-нибудь уже пытался потушить его?», «Как далеко распространился огонь?»

Тот факт, что ты не можешь предложить боссу варианты решения проблемы, не означает, что ты можешь забрести в его офис и вывалить на него информацию без какого-либо контекста. Ему понадобятся дополнительные детали, чтобы лучше понять ситуацию и помочь тебе определить стратегию дальнейших действий.

Прежде чем начать подобный разговор, потрать некоторое время, чтобы продумать ответы на эти вопросы:

Какие обстоятельства привели тебя к этой проблеме?

Допустил ли ты какие-либо ошибки, которые усугубили проблему? Какие?

Есть ли другие нюансы, о которых должен знать твой начальник?

Есть ли какая-либо документация, которая понадобится боссу, чтобы лучше понять всю картину?

Если ты будешь вооружен и готов к уточняющим вопросам, которые у него могут возникнуть, это покажет, что ты не просто стремишься свалить проблему на стоящего выше, но, по крайней мере, нашел время, чтобы собрать все необходимые факты и вникнуть в ситуацию.

3. Объясни возможные последствия

Ты идешь к своему боссу с этой проблемой не только потому, что у тебя нет решения, но и потому, что ты знаешь, что неправильное поведение может иметь серьезные последствия? Тогда стоит сразу озвучить свои опасения.

Что делает эту проблему достойной времени и внимания начальника? Клиент будет недоволен? Компания рискует своей репутацией? На производстве может случиться простой? Подобные факты ни в коем случае не стоит скрывать от босса из страха, что он разозлится — в конце концов, лучше попытаться предотвратить кризис, чем потом устранять возникшие из-за него осложнения.

4. Сопротивляйся желанию извиниться

Отсутствие ответа на появившуюся проблему может быть ударом по твоему эго. Но дай себе некоторую слабину и напомни себе о том, что, независимо от того, новичок ты или профессионал своего дела, ты не должен знать все. Именно по этой причине у тебя есть босс, задача которого направлять и давать советы, когда возникают подобные ситуации.

Как бы тебе ни было неловко, не попадайся в ловушку постоянных извинений за то, что ты считаешь своим собственным невежеством. Вместо этого будь максимально конкретен в своей просьбе о помощи и вырази благодарность за понимание твоему начальнику.

Вместо того чтобы сказать:

«Мне очень жаль, что я должен беспокоить вас из-за этого. Я просто не знаю, что делать».

Попробуй что-то вроде этого:

«Я был бы очень признателен вам за помощь в определении наилучшего способа реагирования на этого клиента».

5. Делай заметки

Один раз не знать, как решить какую-то проблему, — совершенно нормально и простительно. Но если ты продолжаешь раз за разом обращаться к своему боссу с одним и тем же вопросом, то рискуешь заработать себе репутацию беспомощного и несообразительного работника.