Как контролировать работу сотрудников

Опубликовано: 17.09.2024

«Доверяй, но проверяй», — сказал Рональд Рейган на встрече с Михаилом Горбачевым в Женеве в 1985 году. Пословица стала негласным стилем управления многих бизнесменов. Предпринимателей волнует, чем заняты их сотрудники в рабочее время, и это нормально. Однако, между контролем и слежкой тонкая грань.

В этой статье разобрали, когда и как правильно контролировать сотрудников, и как не проглядеть шпиона.

На сегодня 78% российских компаний сталкивались со сливом инсайдерской информации, для 61% из них такие сливы закочились серьезными убытками.

Помимо слива инсайдерской информации, бизнесы рушат ленивые и некомпетентные сотрудники. Многие работодатели считают, что если человек находится в офисе — он работает. Это в корне не верно. После установки специальных ПО или внедрения CRM-систем, работодатели сталкиваются с неприятной правдой — в рабочее время сотрудники могут заниматься чем угодно, но только не работой.

Контролировать персонал полезно для бизнеса — это дисциплинирует и помогает команде не расслабляться, где бы они не работали: дома или в офисе. Вот ситуации, когда стоит контролировать сотрудников:

Через отдел продаж проходит много денег. Каждая российская компания хотя бы раз сталкивалась с вороватым менеджером. Менеджеры могут красть как часть продаж, так и клиентскую базу, или продавать закрытую информацию. Чем крупнее компания, тем выше риск.

Сотрудники часто срывают дедлайны. Когда у задач стоят нормальные сроки, а сотрудник все равно срывает сроки и не может внятно объяснять почему — стоит проследить за его работой.

В компании много удаленных сотрудников. Чтобы проверить, чем заняты сотрудники в офисе — работодателю достаточно заглянуть в соседний кабинет. С удаленкой сложнее, вы не видите подчиненного и не можете оценить его продуктивность.

Уволили недовольного сотрудника. Человек может оказаться мстительным по натуре и если вы его чем-то обидели, постарается оставить какой-нибудь неприятный сюрприз после своего ухода.

Руководителю сложно оценить продуктивность сотрудников. Такое бывает, если руководитель далек от специфики работы подчиненных. Тогда он может установить специальное ПО с согласия сотрудников и контролировать их работу.

В офисе испортилась рабочая атмосфера. В этом случае руководителю стоит понаблюдать за сотрудниками — это единственный способ найти возмутителя спокойствия.

Однако, в каждой из этих ситуаций есть свои ограничения, когда контроль превращается в сталкинг или посягательство на личную жизнь подчиненных.

Следить за сотрудниками — законное правило работодателя. По статье 23 Конституции РФ каждый имеет право на тайну телефонных разговоров и личных переписок.

Но как только человек переступает порог офиса — он обязан придерживаться правил, прописанных у него в трудовом договоре. Это подтверждает статья 22 Трудового кодекса РФ:

«работодатель может требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей» и «соблюдения правил внутреннего трудового распорядка».

Руководитель имеет право заходить без спроса в кабинет к подчиненным, садиться за их рабочий компьютер или просто стоять и наблюдать за работой. Только есть еще один нюанс.

Если сотрудник будет на работе вести личные переписки или использовать интернет в личных целях — работодатель может сделать ему выговор или уволить. А вот работник может засадить своего начальника за вторжение в его частную жизнь.

Стоять за спиной подчиненного и действовать ему на нервы — не выход. Сегодня есть множество решений, как контролировать работу, не нарушая ничьих личных границ. Например, такие.

Видеонаблюдение — чтобы не ходили долго на перерывы. Закон разрешает работодателю устанавливать видеонаблюдение в офисе, торговом зале или над прилавком камеры. А вот устанавливать камеры в туалете, комнате отдыха или столовой — нельзя, потому что здесь сотрудники проводят личное время.

Причем, вы должны взять с сотрудников разрешение на установку системы видеонаблюдения и прописать это в договоре. Для старых сотрудников достаточно сделать дополнение к договору.

Видеонаблюдение помогает улучшить бизнес-процессы. Например, вы поняли, что в обед сотрудники вынуждены посещать здание далеко от офиса, потому что своя комната отдыха плохо оборудована. Внесли несколько изменений и вот с перерыва больше никто не опаздывает.

Кнопка учета времени — чтобы не опаздывали и было понятно, чем занимаются. Вы можете установить в компании биометрические системы по учету прихода или ухода сотрудников, а также подключить кнопку по учету времени. Сегодня такую кнопку можно настроить в любой CRM-системе.

Например, в «Клиентской базе» разработали свою биометрическую систему. Сотрудник приходит, наводит устройство для считывания на свой пропуск и данные о его приходе автоматически отмечаются в нашей CRM-системе.

Специальное ПО — чтобы сотрудники не сливали информацию. На рабочий компьютер сотрудника вы можете установить софт как «Стахановец» или StaffCop — программы будут демонстрировать экраны сотрудников в реальном времени. При просмотре записей обратите внимание на историю браузера, время на развлекательных сайтах и общение с клиентами.

Отчеты — чтобы сотрудники не ленились работать. Разработайте для каждого отдела свои KPI исходя из специфики работы. Если вы зададите хорошим сотрудникам вектор, они будут сами ставить себе задачи и находить способы, как достигнуть KPI.

Например, мы в «Клиентской базе» отчеты разработали для всех отделов: для техподдержки — на закрытие заявок, для менеджеров — план звонков в день. Все отчеты разработали на конструкторе прямо в CRM.

Помните — ставить прослушку или программы слежения на личную технику сотрудников нельзя. Но есть выход: например, выдать удаленщикам рабочие ноутбуки, а менеджерам — телефоны.

В июне 2018 года международные новости встряхнуло дело об инсайдерской утечке из компании Tesla. Владелец компании Илон Маск подал в суд на своего сотрудника Мартина Трипа за корпоративный шпионаж. Чтобы найти «шпиона», Маск пригласил экспертов провести внутреннее расследование.

Tesla крупная компания, но утечки важной информации случаются и в небольших компаниях. Здесь расследование может провести сам руководитель компании. Например, в созданных на платформе «Клиентской базы» CRM-системах есть такой инструмент «Логи» — через него можно отследить всю историю работы сотрудника.

С помощью логов в «Клиентской базе» вы можете вычислить все изменения настроек программы, просмотры конкретных таблиц, смены паролей, экспорты данных из таблиц, редактирование или изменение конкретных записей. Чтобы узнать, чем занимался сотрудник в течения дня — задать в настройках его имя и дату.

Например, сотрудник экспортировал клиентскую базу и продал ее конкурентам, но продолжает работать в вашей компании. Чтобы выяснить, кто это сделал — можете отфильтровать в логах все экспорты таблицы.

В результате поиска вы узнаете:

• кто слил информацию;
• в какой день и время;
• с какого IP-адреса.

С помощью настроек групп доступа и логов в CRM вы можете заранее обезопасить данные от недовольных сотрудников. Например, скрыть какие-то поля и таблицы от пользователя. Если же, он все-таки удалит записи из таблиц или отредактирует данные — вы сможете выяснить, что он сделал и как через логи.

Если пользователь удалил данные из таблицы навсегда — сотрудники техподдержки помогут их восстановить с помощью бэкапов. Вы можете самостоятельно настроить автоматическое сохранение бэкапов по расписанию.

Многие нечестные конкуренты могут специально подослать шпиона в вашу компанию. Он может уйти сразу после собеседования, или задержаться — чтобы выяснить больше информации. Понять, что к вам подослали троянского коня можно еще на этапе собеседования.

Лайфхаком поделился директор рекрутингового агентства hrKazan.ru Юлиана Чуева.

«Часто на финальном собеседовании, таким кандидатам не терпится обсудить клиентов будущего работодателя, узнать про его продукты, какие-то секретные фишки.

Чтобы поймать шпиона, достаточно задать несколько наводящих вопросов. Обычный сотрудник не так осведомлен, как «разведчик». Чтобы проявить себя как специалист и вызвать доверие, он может что-то рассказать о ваших конкурентах, техниках продаж топовых менеджеров.

Еще один способ — напрямую позвонить его бывшему работодателю и спросить, почему от него ушел такой “классный” сотрудник».

В больших компаниях сотрудники срывают дедлайны и плохо работают в 49% случаях, а вот в мелких — 70%. Руководителям часто сложно принять, что их отдел откровенно халтурит, потому что многие работают по такой схеме долгие годы. Как правило, внедрение CRM, отчетов и установка дополнительных систем наблюдения дисциплинирует и сводит сливы инсайдерской информации к нулю.

Доверяйте своим сотрудникам, но заботьтесь о безопасности компании.

Ст. 138 УК РФ не разделяет личное и рабочее время, а также не делает исключения для работодателя. Есть тайна, значит нарушать её нельзя.

Формально, ребята, вы написали отличную статью, продвигающую ваш (с трудом удерживаюсь от негативно-оценочных прилагательных) сервис. Но вот читая чуть ли не каждый абзац, я чувствую, как волосы встают дыбом. Вместо каких-то реальных мер/подходов/стратегий вы подсовываете "ну, поставьте камеры, заставьте всех писать отчеты по поводу и без, интегрируйте анальные зонды, а еще наймите человек 50, которые будут всю эту дату отсматривать, анализировать и писать списки на расстрел". А почему? А потому что ваш говносервис (извините, таки не удержался) только это и умеет. Что-то мне подсказывает, что вы не найдете здесь поддержки. Но все же расскажите потом, как с продажами, наверняка найдется здесь какое-то количество охуенно эффективных менеджеров, которые купят ваш продукт.

Олег, не стоит путать Клиентскую базу с сервисами типа СтаффКоп или Стахановец. Кб сервис не про контроль и слежку, а про автоматизацию бизнеса. И делать этот сервис может очень многое, например вести учет любых данных в компании в виде базы данных, автоматизировать работу по взаимодействию с клиентами, фиксировать заявки и вести их по воронке продаж, интегрироваться с сайтами для сбора форм, печатать и рассылать шаблоны документов и коммерческих предложений, строить отчеты на базе загруженных данных и многое другое. В данной статье мы уделили внимание безопасности в компании и рассказали о нашей программе исключительно в этом разрезе.

Кстати, Олег, ради интереса, зашел в ваш профиль и почитал ваши комментарии, они исключительно критические по всем статьям и по всем даваемых в ним советам. Расскажите тогда про ваш опыт, про вашу идеальную организацию, которую вам удалось построить, про ваши методы работы с подчиненными, причем желательно не воображаемые, как должно быть, а как действительно у вас обстоят дела, было бы крайне интересно ознакомиться, без шуток.

А я не путаю, я допускаю, что сервис прекрасный и свои задачи выполняет на 100%. Я лишь попытался в меру своих скромных сил продемонстрировать, какое впечатление может оставить данная статья, особенно для тех, кто не ознакомится с сайтом компании и так далее (а таковых большинство). Оцифрованные показатели показывают, что я скорее прав, чем не.

Ваш интерес мне льстит, конечно, но, полагаю, Ваши выводы, основанные на двух десятках комментариев, могут быть весьма далеки от истины, порекомендовал бы Вам впредь не делать столь поспешные выводы. На Ваш запрос о моих подходах и методах, к сожалению, не могу ответить полноценно, на каждый заданный Вами вопрос люди пишут по десятку книг, вряд ли я смогу уложиться в рамки комментария на vc. Кратко ответил Денису чуть ниже.

Если совсем обобщить, всем плевать, что делают сотрудники, если они дают результат. Если результата нет, то попытка дотошного контроля – это с больной головы на здоровую. Если сотрудники не мотивированы, чей это проеб? Если сотрудники не умеют в те процессы, которые им навязали, чей это проеб? Все последующие вопросы будут строится по похожей конструкции. Как ни крути, везде будет виновато руководство в чьем-то лице. И уж никак не отсутствие контроля в виде развешанных по офису видеокамер.

Олег, спасибо за конструктивный ответ! Я с вами согласен и вы говорите правильные вещи. Мотивация сотрудников и KPI нацеленный на результат это крайне важно (другой вопрос что далеко не все сотрудники еще доросли до того чтобы согласиться на KPI нацеленный на результат, потому что это ответсвенность). Однако также немаловажно не пускать все на самотек, контролировать, как вы правильно написали в другом комменте, контрлольные точки. Ну и в конце концов, есть такое понятие как отбор сотрудников. Сотрудники работающие первый месяц требуют дополнительного контроля, потому что случаются разные случаи, от смешных до уголовно наказуемых. И статья то, как раз о том, что предприниматели которые как ни крути, находятся на другой стороне баррикады, должны знать что они имеют право контролировать, а что нет.

С чем я с вами согласен, так это с тем, что мотивировать сотрудников, доверять им, выстраивая компанию основанную на правильных целях и условиях вознаграждения, это намного приятней и кайфовей даже для самого предпринимателя. Лично сам я, на текущий момент придерживаюсь именно этого функционала. Но я также понимаю, что без должного постоянного контроля, иногда дотошного, иногда бюракратического, на чистом позитиве компания тоже долго не проживет, особенно если эта компания занимается чем то серьезным, где возможны мошенничество, левачество, воровство и так далее. Во всем важна золотая середина. Именно поэтому, я не особо доверяю комментариями типа "не нужно ничего контролировать, нужно просто выстроить правильную систему и сотрудники будут все делать сами" особенно от тех людей, которые сами не были собственниками бизнеса.

Хотя меня тоже вдохновляют книги по мотивации и я считаю их правильными и важными:
—---
"Преимущество счастья". Шон Ачор
"Эссенциализм. Путь к простоте". Грек Маккеон
"Чек-лист". Атул Гаванде
"Стратегия жизни". Клейтон Кристинсен
"Доставляя счастье". Тони Шей
"Большая пятерка для жизни". Стрелеки (читаешь ее и соглашаешься, и хочешь применять на практике, но потом спотыкаешься об реальность и понимаешь что создавать такую компанию классно, но очень не просто.)

Однако не менее важной я считаю и полярную книгу "Жесткий менеджмент". Дэн Кеннеди, которая является откровением и поддержкой для многих предпринимателей измученных своими сотрудниками.

Роман Вялков, генеральный директор ООО «АНОД-ПЛЮС», в этой колонке расскажет о современных методах контроля сотрудников на примере своей компании, а также о том, насколько они эффективны и какие есть подводные камни при их внедрении.

Лучший способ контроля для наемных сотрудников — это самоконтроль, но такой метод возможен только там, где есть сдельная оплата труда, то есть зарплата выдается за количественный результат работы. Это самый экономически выгодный контроль для предприятия, так как нет издержек на персонал и средства контроля за работой сотрудника, потому что он минимальный.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Способы контроля, которые нельзя использовать

На мой взгляд, самые неэтичные методы контроля за сотрудниками — это методы, основанные на «шпионаже» за сотрудником, к ним я отношу:

• прослушивание телефонных разговоров и прочтение сообщений, включая электронную почту;
• прослушивание разговоров сотрудников после монтажа прослушивающих устройств в кабинете или над рабочим местом;
• слежка за сотрудником после монтажа видеокамер в кабинетах и над рабочим местом сотрудника;
• наблюдение за экраном компьютера и за сотрудником через веб-камеру на компьютере

Не секрет, что современные технологии позволяют осуществлять тотальную слежку за сотрудником и не всегда работодатель останавливается на прослушивании служебных телефонов и прочтении служебной электронной почты. Но если вам приходится шпионить за сотрудниками, то, по моему мнению, у вас в компании не все хорошо.

Использование таких методов подрывает лояльность и доверие сотрудников к компании и руководству. Это всегда чувствуется, атмосфера в коллективе негативная, сотрудники не будут выполнять больше того, что положено их должностной инструкцией. Следствием такой атмосферы является отсутствие инициативы со стороны персонала.

При таких условиях невозможно использовать весь потенциал сотрудника, а улучшение и прогресс компании завязаны только на одном руководителе. Это из опыта коллег, которые такие методы применяют или применяли. Такие методы контроля мы не используем, и я надеюсь никогда не будем.

Способ контроля, который мы внедрили и убедились в его эффективности

У себя в компании мы недавно внедрили и эксплуатируем систему учета рабочего времени на основе биометрической идентификации человека по изображению лица (система биометрии).

Принцип работы системы заключается в том, что специалист до начала работы подходит к устройству так, чтобы оно распознало его лицо, тем самым подтверждая свое присутствие на рабочем месте, по окончании работы он проходит такую же процедуру. По времени ежедневные отметки в системе занимают 3-5 секунд для одного человека.

Почему мы внедрили такую сложную систему контроля? Причина в том, что мы неоднократно выявляли манипуляции с рабочим временем и табелем и нам фактически приходилось платить за несуществующих сотрудников. Если учесть, что мы оплачиваем проживание и суточные, то экономический ущерб для компании становился достаточно ощутимым.

Наказания и увольнения проблему не решали. Недобросовестные руководители объектов вступали в сговор с рабочими, которые уезжали на пересменку или увольнялись, а заработную плату продолжали получать. Проблема усугублялась еще тем, что объекты строительства разбросаны по 15 регионам страны и на каждом работает от 5 до 100 человек.

Было несколько опасений:

• первое — это то, что устройство будет работать некорректно, будут многочисленные сбои из-за внешнего вида рабочих. Как пример — регистрацию работник прошел с длинными волосами или гладко выбрит, а ежедневную отметку проходит уже с короткой стрижкой или бородой;
• второе — это стоимость системы. Было мнение, что системы биометрии безумно дороги и, следовательно, имеют нереальный срок окупаемости. Эти опасения в итоге не подтвердились, так как система сбоев не давала и отлично идентифицировала сотрудников, несмотря на изменения внешности. Стоимость одного комплекта такой системы в среднем составляет от 15 до 40 тысяч рублей вместе с программным обеспечением.

Сложности

В самом начале использования мы столкнулись с проблемами, о которых не задумывались. Весь персонал на объекте, от рабочего до руководителя, который должен был отмечаться в системе биометрии, воспринял ее в штыки. Были попытки дискредитировать работоспособность системы, показать нам, что она не проводит правильную фиксацию и непригодна для учета рабочего времени, на некоторых объектах ей объявили бойкот.

Несколько устройств нам пришлось заменить из-за того, что их разбивали сами рабочие в знак протеста. Но все трудности заканчивались, как только на объект направлялся наш специалист службы экономической безопасности. Он дежурил в месте монтажа устройства фиксации и контролировал выполнение персоналом ежедневных отметок. В это время, как ни странно, система работала без сбоев и ошибок.

Через неделю персонал на объекте привыкал к нововведениям и дальнейшее присутствие специалиста службы экономической безопасности не требовалось.

При внедрении системы мы допустили ошибку, попросив специалиста на объекте снимать информацию с устройства биометрии и отправлять в отдел кадров для формирования табеля. Именно на этом этапе и возобновилось жульничество, просто теперь в сговоре был еще и этот человек.

Наученные горьким опытом, мы перевели все устройства в режим работы «онлайн»: теперь устройство без помощи человека передает данные о рабочем времени в онлайне напрямую в отдел кадров в центральный офис. После внесения таких изменений все махинации с табелем на объектах прекратились.

Способы контроля, от которых мы отказались

• Система контроля и учета рабочего времени с использованием персональных карт доступа

Эта система давно устарела и подходит только с учетом дополнительного контроля (камеры видеонаблюдения или постоянный специалист службы безопасности). Этот метод абсолютно не эффективен для рабочего персонала (сварщики, бетонщики, разнорабочие), так как карту можно передать, потерять, забыть и так далее.

• Система контроля и учета рабочего времени по отпечатку пальца.

Мы испытывали на одном из объектов такую систему и вынуждены были от нее отказаться, так как для рабочего персонала она оказалась слишком чувствительна, давала постоянные сбои и ошибки из-за грязных пальцев, краске на пальцах, царапин.

Без строгого контроля над исполнением задач трудно получить хорошие результаты. К тому же, если речь идет о предпринимательстве. Будь это интернет-магазин либо обычная торговая точка, регулировать деятельность работников нужно одинаково. Наш сегодняшний материал посвящен тому, как добиться системы, которая может повысить результативность труда и поможет достичь поставленных бизнес-задач.

Зачем контролировать работников?

Сотрудники - движущая сила фирмы. Репутация бренда напрямую зависит от персонала. Важную роль играет их профессионализм, коммуникационные способности, креатив, быстрота мышления, целеустремленность, умение решать конфликтные ситуации и стойкость к стрессам. Однако какими бы талантливыми ни были работники, им требуется координация действий. Она обеспечивается руководством.

Контроль нужен в совершенно любой отрасли, где ставятся различные цели. Основное условие реализации - системность и отсутствие чрезмерности. Оптимальный вариант - создать полноценную систему, ориентированную на исполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

Благодаря гармоничной системе вместе с деловым либо демократическим стилем управления получится:

• Увеличить эффективность исполнения бизнес-целей.
• Найти и устранить слабые черты.
• Создать благоприятную рабочую атмосферу.
• Предугадать и предотвратить возможный ущерб.
• Повысить производительность каждого работника.
• Улучшить репутацию и денежные показатели организации.

Авторитарный стиль управления и слишком тщательный контроль лишь ухудшают ситуацию. Это приведет к демотивации сотрудников и создании угнетающей атмосферы в коллективе, которая не имеет ничего общего с результативной деятельностью.

Отсутствие контроля может понести за собой серьезные пагубные последствия. К их числу относятся:

• Понижение результативности деятельности отделов и организации.
• Деградация бизнес-процессов.
• Подрыв доверия покупателей и поставщиков.
• Несоблюдение договоренностей.
• Невозможность выдерживать рыночную конкуренцию.

Главные способы контроля персонала

Регулировать работу сотрудников нужно постоянно и открыто, с наличием дополнительной мотивации и обратной связи между руководством и подчиненным. При этом единовременно с нормированием работы по KPI необходимо применять комплекс информационных, организационных и технических способов.

Собрания и планерки

Банальный, но достаточно результативный способ координации – короткие встречи продолжительностью до часа. Проводить их можно раз в день, неделю либо месяц.

Возможная тематика встреч:

• Распределение целей и нагрузки.
• Мозговые штурмы.
• Обсуждение трудностей и путей их разрешения.
• Подведение результатов отчетного периода по исполнению плана, KPI, отделам и работникам.
• Озвучивание реального положения дел в организации, мотивационные, обучающие беседы.

Проведение планерок осуществляется онлайн или оффлайн.

Услуга «Тайный покупатель»

«Тайный покупатель» - отдельный способ периодического информационного контроля, при котором производится проверка выработанных норм поведения продающих сотрудников. Процедуру будет выполнять временно нанятый сотрудник. Он контактирует с продавцами магазина либо менеджерами онлайн торговой точки, спрашивает и делает заказ, опираясь на выданное техническое задание.

В процессе заполняются наиболее важные строчки анкеты:

• Общение с клиентом – доброжелательность, вежливость, заинтересованность работника, корректность.
• Квалификация - ответы на вопросы, предоставление полных сведений о товаре, изготовителе, наличии, методах доставки, оплаты.
• Иные качества – быстрота, способность разрешения конфликтов.

На основании собранных данных делается подробный отчет, позволяющий принимать соответствующее управленческое решение – премирование, невыплата бонусов, обучение с целью повышения квалификации или увольнение.

Аудио и видеонаблюдение

При помощи специализированного оборудования осуществляют технический контроль. Как правило, это запись разговоров работников и видеонаблюдение.

Видеонаблюдение помогает отследить, что делают работники в офисе, на складе либо в точках самовывоза. Для получения сведений о поведении за длительный срок, система наблюдения подключается к компьютерной технике. Таким образом получится просмотреть интересующие записи за последние несколько месяцев, отследить профессиональную деятельность сотрудника.

Благодаря записям телефонных разговоров можно понять, исполняет ли персонал свои служебные обязанности:

Онлайн-мониторинг

Онлайн-мониторинг предусматривает контроль за сотрудниками в режиме реального времени. Применяя данный способ, начальство может в любое время посмотреть в монитор работника и понять, чем он занимается.

• Контроль результативности проведения рабочего времени.
• Наблюдение за сомнительными работниками.
• Пресечение неправильного поведения – просмотра социальных сетей и развлекательных ресурсов в процессе работы.

Инструменты, необходимые для автоматизации контроля

Один из главных факторов успешности управления работниками – автоматизация контроля. Выполнить ее получится при помощи программ, онлайн-сервисов, CRM, систем учета рабочего времени. Благодаря подобным решениям можно добиться соблюдения определенных правил, обеспечить продуктивность и подотчетность персонала.

Подбирать требуется вариант, который лучше всего соответствует бизнес-целям фирмы. Чтобы не переплачивать, требуется покупать ПО лишь с нужными опциями. Перед приобретением необходимо протестировать функционал сервиса, применив бесплатный пробный период.

На рынке имеется большое количество разных инструментов, предназначенных для автоматизации контроля, поддерживающих такие опции, как:

• Учет рабочего времени.
• Динамика активности каждого работника.
• Рейтинг сотрудников по результативности.
• Блокировка интернет-ресурсов.
• Анализ показателей результативности.
• Создание рабочих графиков.
• Автоматическая оплата работы.
• Отслеживание прогресса по проектам.
• Оформление расширенных отчетов.
• Запись и воспроизведение действий за компьютерным оборудованием.
• Создание скриншотов экранов сотрудников.
• Мониторинг заданий.
• Автоматические сообщения о нарушениях.

Отдельные опции для управления работниками имеются в 1С. В системе оформляются детализированные отчеты по дням, реализованным позициям и по каждому отдельному работнику. Опираясь на эти сведения, получится выделить и премировать лучших сотрудников, отслеживать остатки и списания продукции, находить причины недостач и предотвращать кражи.

Качественное управление работниками предполагает систематическую деятельность. В первую очередь это предполагает базовую компетенцию начальства. Руководители фирмы обязаны внедрить систему KPI для различных рабочих процессов, осуществлять регулярные собрания и обсуждать динамику реализуемых целей, задействовать комплексные способы контроля.

Также необходимо применять вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, оптимизирующие время на проверку, облегчают процесс и дают большое количество дополнительных опций. Автоматизированные системы обязывают иметь первоначальные вложения, однако, как правило, подобные расходы окупаются.

Верный контроль дает объективное и правильное представление о том, насколько хорошо сотрудники исполняют свои рабочие обязанности. Данные сведения – отличная отправная точка, необходимая для улучшения показателей работы фирмы в целом.

Из этой статьи вы узнаете: что такое контроль работы сотрудников, какие задачи он решает, что будет, если не контролировать подчиненных, чем опасен микроменеджмент и каковы 7 основных принципов современного контроля персонала.

Главная задача любого руководителя формулируется очень просто: нужно сделать так, чтобы компания работала эффективно. Как её решить? Через работу с персоналом: ваш бизнес – это люди, которые в нём заняты. Поговорим о том, как руководителю контролировать своих сотрудников, и начнём с ключевого вопроса:

Нужен ли вообще контроль над подчинёнными?

Сейчас в моде Agile, Scrum и другие методологии организации труда, которые отходят от традиционной иерархии управления в пользу горизонтально ориентированных систем. Это отличные подходы, но именно с их популярностью связана одна из ключевых ошибок современного менеджмента.

10-й принцип манифеста Agile – основного документа, раскрывающего идеи методологии – гласит: «Самоорганизация и самоконтроль команды проекта». Именно этот пункт многие руководители, только начинающие работать с гибкими системами, воспринимают как «не нужно контролировать своих сотрудников вообще».

На самом деле, конечно, это не так. Самоконтроль в данном случае – ключевое слово, и задачей руководителя становится создать возможности для беспроблемного осуществления этого самоконтроля своими сотрудниками. Кроме того, формирование мотивации (9-й принцип того же манифеста) и тесное ежедневное общение исполнителей с заказчиком (8-й принцип) – это тоже разновидности контроля, пусть и неочевидные.

Так что контролировать своих сотрудников нужно в любом случае, даже при самом гибком подходе. Ну а если вы работаете по традиционным подходам, контроль задач сотрудников и контроль персонала вообще становится основным инструментом управления.

Что будет, если не контролировать подчинённых?

На самом деле, ничего хорошего. Могут наступить следующие последствия:

Сотрудники перестанут работать

Самый очевидный и распространённый результат: кот из дома, мыши в пляс. В природе любого человека заложен принцип «экономии калорий» – если можно чего-то не сделать, очень хочется так и поступить. Так что как только руководитель перестаёт держать руку на пульсе, внутри компании начинается раздрай: люди начинают прокрастинировать и работать спустя рукава.

Конечно, всегда есть высоко мотивированные сотрудники, которые трудятся на отлично без всякого внешнего контроля – проблема в том, что это не все 100% вашего персонала. Работает простой принцип: отвлеклись от контроля над своими людьми – потеряли в эффективности.

Вы не заметите людей, которые не справляются

Прокрастинация – самая известная, но далеко не единственная проблема, возникающая при отсутствии контроля над подчинёнными. Вторая сложность, с которой вы непременно столкнётесь: слабое понимание возможностей своих специалистов.

• Вы приняли на работу человека, который хорошо показал себя на собеседовании. Он приступил к реальным задачам и оказалось, что сотрудник не вытягивает – нужно повышать квалификацию;
• Вы повысили подчинённого (или дали ему более сложный проект, чем обычно), и он не справляется с новыми обязанностями;
• Сотрудник всегда работал хорошо, но сейчас у него в жизни что-то произошло и качество/производительность труда упали.

Без контроля непосредственно над своими людьми вы заметите все эти проблемы только на этапе последствий: сорванного проекта, выпуска продукта с браком и т. д.

Вы не заметите руководителей, которые не справляются

Обычная вертикаль контроля деятельности сотрудников: генеральный директор – руководители отдела – подчинённые. Зачастую в этой вертикали топ-менеджер знает о рядовых сотрудниках только то, что ему рассказывают начальники среднего звена: по отчётам, служебкам и т. д.

Проблема в данном случае очевидна, руководитель отдела может:

• Что-то намеренно утаить, чтобы показатели его подразделения на бумаге выглядели хорошо, а он сам получил премию;
• Уволить либо стать причиной увольнения полезных для компании сотрудников без объективных оснований;
• Что-то не заметить – просто по халатности или из-за недостатка квалификации в управленческой деятельности.

Возможность получить информацию о сотрудниках не через промежуточное звено, а при помощи отлаженной системы наблюдения за персоналом вас от таких проблем страхует.

Как именно контроль решает перечисленные проблемы?

Грамотно организованный контроль над сотрудниками – это:

• Информированность. Вы будете в курсе дел каждого из своих подчинённых: насколько хорошо он справляется со своей работой? Можно ли рекомендовать сотрудника на повышение или на руководящую должность? Не саботирует ли он деятельность компании (просто по халатности – например, прокрастинируя – или со злым умыслом)?
• Мотивация. Контроль – это гарантия того, что успехи специалистов не останутся незамеченными. Проявляя внимание к достижениям сотрудников компании, вы повышаете их лояльность к организации и создаёте желание работать с максимальной отдачей;
• Дисциплина. Сам факт того, что руководитель постоянно держит руку на пульсе, является мощным стимулом для подчинённых. Сотрудники должны осознавать, что качество их труда напрямую влияет на результаты, которые они получат: либо это будет премия, либо какие-то негативные последствия;

Однако важно понимать, что все эти преимущества даёт только правильно организованный контроль.

Контроль удаленных сотрудников

В 2020 году пандемия COVID-19 сделала вопрос контроля сотрудников, как никогда острым. Множество команд были переведены на удаленную работу, поэтому руководителям пришлось в экстренном порядке осваивать новые инструменты контроля сотрудников. Этот переход зачастую пагубно отразился на работе и продуктивности персонала. Руководителям пришлось экстренно осваивать инструменты удаленного контроля сотрудников. Мы уже писали статью о том, что нужно знать руководителю о контроле удаленных сотрудников. А также как измерить продуктивность удаленных сотрудников. Поэтому повторяться не будем.

5 ошибок, которые допускают руководители, контролируя своих сотрудников

Насколько эффективен грамотный контроль над подчинёнными, настолько же губителен для компании контроль некорректный. Чаще всего речь идёт о следующих проблемах:

Карательный надзор

Он же «кнут без пряника»: руководитель концентрируется на ошибках и недоработках своих подчинённых, игнорируя их успехи. К сожалению, такая система материальной стимуляции выстроена во многих организациях:

• Опоздал? Штраф. Задержался на работе? Молодец, радеешь за будущее компании (на самом деле, если ваши люди вынуждены задерживаться после окончания рабочего дня, это тоже очень плохой знак: скорее всего, у вас проблемы с распределением задач и планированием времени);
• Не успел сдать проект вовремя? Лишение премии. Внёс рацпредложение и сэкономил компании кучу денег? Почётная грамота;
• Отвлёкся от работы на новостной сайт? Выговор. В свободное время повысил свою квалификацию и перевыполнил план? Просто загрузим тебя работой посильнее.

И так далее. Это очень пагубный подход, который на корню уничтожает всю мотивацию сотрудников: ваши люди начнут ненавидеть компанию, саботируя её развитие, и сменят место работы при первой же возможности.

Микроменеджмент

Если начальник контролирует буквально каждый шаг своих подчинённых, ничего хорошего не выйдет. Сотрудник открыл развлекательный сайт – тут же звонок от руководителя: «Посмотри вот этот документ, пожалуйста». Или прямой выговор: «Ты чем там занимаешься? Работай!».

Даже если вы используете микроменеджмент справедливо, поощряя своих людей за успехи, жизнь в условиях постоянной слежки очень утомляет – мы даже проводили соответствующий эксперимент. Ваши сотрудники не смогут расслабиться, лишатся возможности восстанавливать свой ресурс между задачами (например, за кружкой кофе) и, в конце концов, просто выгорят. Постоянное давление не приводит ни к чему хорошему.

Всё перечисленное, кстати, не значит, что вы не можете отслеживать каждый шаг своих сотрудников – главное сделать так, чтобы они этой слежки не замечали. Не нужно реагировать на любое действие незамедлительно, достаточно учесть полученную информацию при разработке общей стратегии развития компании и управления персоналом.

Асимметричный контроль

Всех бесят любимчики – и ещё больше бесит оказаться в роли козла отпущения. Руководитель всегда должен оставаться объективным и беспристрастным, но все мы люди: без взгляда на ситуацию со стороны бывает очень сложно избежать возникновения личных симпатий и антипатий.

Если этому моменту не уделять внимание, вы быстро обнаружите, что в вашей компании далеко не все сотрудники равны перед менеджментом. Кого-то вы премируете с большим удовольствием и готовы прощать этому кому-то незначительные просчёты, тогда как других работников жёстко караете за те же самые мелочи.

Бывает ли это правильно? Да: например, если один сотрудник постоянно косячит по разгильдяйству, а другой всегда работает ответственно, последствия за один и тот же просчёт для них вполне могут быть разными. Однако вы должны чётко понимать объективные причины для своих решений – здесь вы простили недоработку вот поэтому и поэтому, а не потому что вам человек нравится. А здесь вы наказали не потому что «ну достал!», а вот поэтому и поэтому.

Контроль ради контроля

И последняя ошибка – пожалуй, самая ключевая: вы всегда должны помнить о том, для чего вы вообще всё это делаете. Каждое действие руководителя должно быть направлено на достижение основных целей:

• Повышения прибыльности работы компании;
• Увеличения привлекательности организации на рынке;
• Развития бизнеса и т. д.

У вас нет цели просто контролировать людей в формате «потому что могу»: когда вы предпринимаете в отношении сотрудника какое-то действие – наблюдение, поощрение, взыскание – вы ищете способ повысить эффективность его труда и увеличить общие результаты. Поэтому перед тем, как что-то делать, обязательно остановитесь на секунду и подумайте: зачем? Что это даст компании?

Современные инструменты контроля (например, Kickidler) дают вам всю необходимую информацию для того, чтобы эффективно управлять своими подчинёнными, вам остаётся грамотно использовать эти данные. «Не навреди» – вот ваш основной принцип.

7 принципов грамотного контроля над сотрудниками

Опираясь на знания о том, как делать не нужно, мы можем сформулировать основные принципы эффективного контроля над персоналом.

Прозрачность

Каждый ваш сотрудник должен знать следующие вещи:

• Сам факт осуществления контроля;
• Инструменты, используемые для решения этой задачи;
• Ключевые показатели (контрольные точки) для оценки его работы;
• Последствия, возникающие по итогам контроля (премии/взыскания).

То есть вам нужен чёткий регламент – положение о контроле за деятельностью работников, в котором будут прописаны все значимые моменты. Уделите разработке этого документа максимальное внимание: вы должны добиться того, чтобы каждому сотруднику были полностью понятны условия его труда.

Предсказуемость

Здесь всё просто: следуйте регламенту. Выстроив систему контроля над персоналом, придерживайтесь её – это поможет создать у людей ощущение стабильности и безопасности, что необходимо для эффективного труда. Ничего так не раздражает, как начальник-самодур: именно поэтому вы прописываете правила игры и сами следуете им.

Это не значит, что регламент нельзя время от времени дополнять или менять, просто старайтесь делать это не слишком часто. Больше внимания планированию.

Объективность

Правила едины для всех, так или иначе. Вы должны сохранять беспристрастность, только так можно добиться настоящего уважения от своих подчинённых. Рекомендуем помнить о том, что человек всегда субъективен, и использовать независимые средства контроля – например, модули автоматического сбора данных о работе подчинённых за компьютерами и аналитики полученной информации. Чем большую часть контроля автоматизируете, тем лучше вся система будет работать.

Незаметность

Хороший контроль как воздух: он есть везде, но его никто не замечает. Вы должны быть в курсе каждого шага своих подчинённых, но любые вмешательства в рабочие процессы руководитель совершает либо по заранее утверждённому плану (на еженедельных летучках, например), либо в совсем экстренной ситуации.

Результативность

Сами по себе данные о подчинённых ничего вам не дают, с ними нужно работать: выявлять проблемные зоны и продумывать действия по их устранению. Обнаруживать перспективных специалистов и помогать им раскрыть свой потенциал. И так далее. Не ограничивайтесь простым «здесь покараем, здесь премируем», смотрите шире – так вы получите от наблюдения за персоналом максимальную отдачу.

Постоянство

Начали контролировать своих сотрудников однажды – контролируйте их всегда. Стоит ослабить наблюдения, и вся отлаженная система быстро выйдет из строя. Именно поэтому, кстати, так важен следующий пункт нашего списка.

Эффективность

Контроль над сотрудниками – одна из основных задач любого руководителя, но далеко не единственная. Вам нужно организовать саму систему наблюдения таким образом, чтобы при минимальной трате своего времени и сил вы получали максимальный результат. И это приводит нас к необходимости автоматизировать процессы контроля и управления.

Автоматизация контроля над сотрудниками

Все офисные сотрудники сейчас работают за компьютерами, а значит, вам достаточно организовать сбор данных о том, что они за своими ПК делают. В этом помогают автоматические системы учёта рабочего времени – например, программное обеспечения для мониторинга сотрудников Kickidler. Оно:

• Отслеживает всю активность за компьютером:
  • Время начала и завершения работы;
  • Открытые приложения;
  • Время, проведённое в каждом приложении.

  Все модули настраиваются – не нужен кейлоггер?* Отключаете. И так далее.

  Преимущества таких решений:

  • Кикидлер собирает полные данные по каждому сотруднику и представляет их вам в удобном для работы формате: вся информация доступна за один клик;
  • Контроль стопроцентно объективен – вам легко будет обосновать любое своё решение;
  • При правильной настройке можно выстроить систему, в которой сотрудники сами контролируют себя с помощью Кикидлера, а вам останется только осуществлять «контроль над контролем».

  То есть такой софт экономит огромное количество времени, помогает создать всеобъемлющую и непредвзятую систему контроля над персоналом – это именно то, что нужно.

  • Отключение функции кейлоггера очень скоро появится в функционале нашей программы.

  Почему тайный контроль – это плохо?

  Выше мы говорили о том, что контроль персонала должен быть ненавязчивым, но, одновременно с этим, он должен быть открытым. Именно такими и должны быть современные методы контроля персонала. Иными словами, вам обязательно нужно рассказать своим сотрудникам о том, что вы за ними следите – а также о том, что именно отслеживаете и как.

  Почему нельзя настроить тайный мониторинг? Три основных причины:

  1. Вы поставили кейлоггер, а ваш сотрудник с рабочего компьютера зашёл на личный аккаунт в соцсети и что-то кому-то написал. Он нарушил трудовую дисциплину, а вы нарушили его право на неприкосновенность частной жизни. Да, если у вас запрещено пользоваться персональными мессенджерами на корпоративных устройствах, проблемы с законом можно будет решить, но сама ситуация предельно неприятная – она демотивирует сотрудников, создаёт лишние конфликты и недоверие к компании;
  2. Вы тайно собрали информацию, а потом «натыкали» в неё носом своих подчинённых. Для них это будет шоком и стрессом, лояльность упадёт до предела – ожидаемых результатов (роста эффективности труда) не возникнет;
  3. Вы тайно собрали данные, а потом ничего с ними не сделали – или сделали, но незаметно. Да, так это работает, но всегда есть шанс, что тайное станет явным, а тогда см. два предыдущих пункта.

  Шпионское наблюдение за сотрудником может быть актуально в том случае, если вы подозреваете намеренное вредительство – например, если думаете, что сотрудник собирается слить базу конкурентам и уволиться. Или если вы на 200% уверены в том, что тайную слежку никто никогда не обнаружит. Однако мы всё-таки рекомендуем придерживаться стратегии прозрачности и открытости, это гораздо эффективнее.

  Мифы о контроле сотрудников

  Ну и в завершение нашей статьи, 5 главных мифов о контроле над подчинёнными.

  Миф 1: мониторинг сотрудников нарушает закон

  Ничего подобного: согласно 22 статье Трудового Кодекса, работодатель имеет право контролировать исполнение трудовых обязанностей своими сотрудниками с использованием предоставленных последним для работы технических средств. Главное, чтобы персонал был извещён о ведущемся наблюдении соответствующим пунктом трудового договора или приказом по компании.

  Миф 2: следить нужно только за проблемными работниками

  Концентрируясь на тех, кто не справляется, вы упускаете из зоны своего внимания две вещи:

  1. Тех, кто хорошо работает, нужно поощрять – это не менее важно, чем накладывать взыскания на проштрафившихся;
  2. Наблюдая за всеми сотрудниками в целом, вы получаете полную информацию о положении дел в компании – вам будет проще найти новые возможности для развития бизнес-процессов.

  Так что, частичный контроль работы персонала – это ошибка: мониторинг должен быть комплексным.

  Миф 3: контроль нужен только руководству

  На самом же деле грамотно выстроенная система контроля над персоналом полезна в первую очередь самим сотрудникам. Специалисты получают объективную систему оценки своих достижений – создаётся безопасная и прозрачная рабочая среда, в которой всем комфортно.

  Миф 4: сотрудники негативно реагируют на мониторинг

  Наша практика показывает, что люди негативно реагируют не на сам мониторинг, а на его неправильное использование. Чрезмерно жёсткий контроль, микроменеджмент, асимметрия – недовольство вызывает то, о чём мы говорили в разделе «Ошибки руководителей». Избегайте их, и всё будет замечательно.

  Миф 5: контроль над сотрудниками – это сложно

  Когда-то так и было, но сейчас руководителю уже не нужно лично стоять за плечом каждого своего подчинённого: всё сделает автоматика, а вам останется принимать ключевые решения. Что касается внедрения программы контроля сотрудников Kickidler, это гораздо проще, чем кажется – систему можно запустить буквально за пару дней в крупной компании и за несколько часов — в небольшой.

  Контролируйте своих сотрудников, и вы сможете эффективно управлять своей компанией. А мы вам в организации такого контроля поможем. Пишите!

  
  

  Предлагаем взглянуть на тему максимально широко и обсудить виды контроля персонала , его функции и принципы. Не забудем про популярные методы контроля персонала в организации : от GPS-наблюдения для выездных работников до офисных CRM-систем. Попробуем ответить на ключевой вопрос: как контролировать сотрудников , чтобы польза была всем — и компании, и персоналу. Начнем с классического вопроса: «зачем».

  Для чего нужен контроль работы сотрудников

  Не спешите отвечать на вопрос в заголовке. В первую очередь стоит оговориться, что контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Но и сотрудники получают многое: рост компании, а, значит, стабильную зарплату, понятные требования и правила, мотивацию.

  
  

  Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю персонала в организации : от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Все должно делаться ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.

  Например, если вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение — все об этом знают, и знают, что это делается не из желания наказать, лишить денег и вообще унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей.

  Давайте конкретизируем: какую именно пользу получают руководитель и сотрудники, грамотно организовав контроль персонала .

  
  

  Что дает управленческий контроль

  • Сотрудники выдают предсказуемый результат, ведь у них есть понятные kpi и не менее прозрачные санкции. Работа ведется «под стеклом» и провалить задачу затруднительно.
  • Улучшается культура договоренностей. Компания не срывает сроки и партнеры больше доверяют вам.
  • Контроль сотрудников обеспечивает стабильное качество и четкие сроки работы, что делает компанию конкурентоспособной на рынке. А это приносит выгоду как владельцу, так и персоналу (рост зарплат, уважение бренда работодателя).
  • Контроль помогает проходить кризисы, развивать и менять компанию, ведь судно с отлаженным управлением и надежной командой пройдет любые шторма.
  • Ошибки и проблемы выявляются на ранней стадии. И исправлять их дешевле.
  • Четкие установленные правила и санкции повышают лояльность сотрудников. «Строгий, но справедливый» босс всегда пользуется уважением.
  • Правильный контроль персонала фиксирует в первую очередь успехи, а не промахи. И это мотивирует, личностно и профессионально растит каждого сотрудника. Бесплатный тренинг, который всегда работает.

  Чем еще полезен правильно выстроенный контроль подчиненных

  • Выявляет низкую мотивацию сотрудников. И ее причины, что очень важно.
  • Находит слабые места в планировании рабочих процессов (сроки, объем работ, загрузка конкретных людей).
  • Находит «слабое звено» среди персонала. Выясняется, кто «бьет баклуши», срывает сроки.
  • Снижает воровство денег и других ресурсов компании.
  • Помогает «вычислить» мошенников, авантюристов, шпионов конкурентов, «подрывников».

  Контроль работы персонала: до, во время и после работы

  1. Предварительный контроль — когда дают задачу, четко очерчивают нужный результат, как его измерить, сроки выполнения (дедлайн).
  2. Текущий контроль — когда проверяют по ходу дела, фиксируя определенные этапы, меняя задачи и сроки в зависимости от положения вещей. Особенно популярно в проектной работе, где есть промежуточные точки.
  3. Итоговый контроль — главное, как говорится, результат. Итоговая оценка может сопровождаться как поощрением (премиями), так и санкциями (штрафами, например).

  Основные функции контроля

  1. Мотивация: материальное и нематериальное поощрение.
  2. Принуждение: материальные и нематериальные санкции.
  3. Дисциплина: зная о контроле, люди склонны быть более собранными.

  Базовая формула контроля персонала : грамотное делегирование + открытый и постоянный контроль + качественная обратная связь.

  
  

  Виды контроля работы сотрудников

  Перейдем к основным видам контроля персонала. Виды можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.

  По итоговому результату

  «Не важно, что ты делаешь и когда. Выдай нам результат!»

  Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком отдаете процессы ему. Обещал — сделай в срок. Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке. И получаете, что запланировали. Или нет. Ведь контроль результата имеет большие риски, хотя и соблазняет возможностью не тратить время руководителя и делегировать задачу по максимуму.

  Этот вид контроля персонала хорош для сотрудников, которые жаждут самостоятельности (и способны ее проявлять). Ответственная команда все сделает сама и «выкатит» вам впечатляющий результат. Вам останется только премировать и поблагодарить сотрудников.

  Но безответственные люди завалят сроки, сделают все не так, а вы узнаете об этом в самый последний момент. И тут уже никакие штрафы не помогут, ведь убытки компании могут составить несколько годовых зарплат сотрудника. К тому же такие задачи нужно ставить максимально подробно и прозрачно, четко описывая желаемый результат. Ведь возможности скорректировать промежуточные итоги у вас не будет. В общем, метод для продвинутых компаний.

  По промежуточным результатам

  «Что у нас готово на этом этапе?»

  Разделить контроль на несколько промежуточных этапов — уже менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат гораздо ближе к заявленному изначально. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать как удобнее.

  Руководитель демонстрирует доверие, ведь при таком виде контроля все зависит от сотрудника, именно на его компетенции мы ориентируемся при предварительном контроле работы персонала. Сотрудник получает зону ответственности, «фронт работ», а мы в качестве руководителя наведываемся к нему в «мастерскую» и справляемся, как идут дела и все ли понятно в задаче.

  
  

  Это хороший способ вырастить команду профессионалов, не рискуя результатом. Но эффективен он при решении краткосрочных задач, где сотрудник уже разбирается и готов работать более-менее самостоятельно.

  Промежуточный контроль также эффективен в работе с «процессниками», которые склонны закапываться в нюансы. А мы ждем от них определенные результаты на каждом этапе. Это помогает довести любимый ими процесс до нужного нам результата.

  Коллтрекинг

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

  По срокам

  «Что нужно для того, чтобы макет сайта был готов к 8 октября?»

  Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (в идеале, по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так.

  
  

  Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для работ, где нужно и можно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома можно за условный месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник.

  Чтобы набрать высокий темп работы, можно использовать такой вид контроля персонала как график контроля. Выглядит он так: каждый день в 17:00 у нас отчетная планерка и все должны демонстрировать результат. Этот вид контроля хорош тем, что все знают, когда и что нужно «показать». Но такой график требует много ресурсов и сильно выматывает и руководителя, и сотрудников.

  По произвольно выбранным точкам

  «Будь начеку, мы появимся в любой момент»

  Этот метод подходит для потоковых производств, но и в малом бизнесе его можно творчески переосмыслить. Суть в том, что мы внезапно проверяем сотрудников. Причем в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня смотрим на качество, завтра на технику работы, в понедельник на дисциплину.

  Таким образом мы проверяем выборочно, что экономит время руководителя. Но всегда делаем это неожиданно, что держит в тонусе сотрудников и заставляет следить за всеми аспектами работы. Ключевое слово здесь «заставляет»: этот метод очень стрессовый и выматывает сотрудников, снижает их лояльность. Команду таким проверкам лучше не подвергать.

  
  

  Исключение — предприятия, где критично важно соблюдение стандартов и нормативов: пищевая промышленность, производство медикаментов, «оборонка». Также метод хорош там, где уже пустил корни сорняк систематического нарушения трудовой дисциплины.

  Сквозная аналитика

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

  Основные методы контроля

  Перечислим конкретные методы, с помощью которых можно контролировать сотрудников. Эти методы применяются в зависимости от сферы деятельности компании. В магазины «запускаем» тайного покупателя, на производстве ставим камеры, в отделе продаж вводим отчеты в CRM. Но обо всем по порядку.

  Проведение «планёрок»

  Собираться периодически нужно не только для отчетности. Планерки как метод контроля персонала дают мотивационный заряд, чувство общности, позволяют поделиться успехами. В целом видеть перспективу работы. Не давайте вашим сотрудникам погрязнуть в рутине и сбиться с общего ритма. Проводите планерки, даже если всем ясно, что делать.

  Внедрение «тайного покупателя»

  В торговле и услугах можно незаметно и тщательно проверять качество работы непосредственно «в полях», запуская тайного покупателя. Это подготовленный человек со стороны, который на себе опробует, насколько хорошо и по регламенту работает ваш персонал. Отличный метод контроля, который никак не вредит сотрудникам, а вам предоставляет взгляд на работу компании непосредственно со стороны клиентов.

  Установление ключевых показателей эффективности (KPI)

  Просто и честно: каждый сотрудник знает показатели, на которые он должен «наработать». Выполнил нормативы — молодец. Не выполнил — постарайся. Проблема KPI в их реалистичности. Вы должны установить показатели достижимые, но в то же время мотивирующие делать больше и достигать новых высот. Помогут только доскональное знание бизнес-процессов и доверие вашим профессиональным сотрудникам.

  Фиксация задач и успехов на доске мотивации

  Контроль сотрудников может быть позитивным, верно? Помните, как в американских фильмах рисунки и хорошие оценки детей вешают на холодильник? Так же можно контролировать сотрудников с помощью доски мотивации.

  Отмечайте на доске KPI, планы продаж и так далее. Каждый день или в оговоренный период сотрудники заносят на доску свои достижения. Результаты всегда на виду, и это мотивирует без всяких штрафов. Когда отмечают достижение коллективных целей — это еще и сплачивает команду. Можно сделать доску достижений в CRM, но круче, когда она висит по-старинке, на стене офиса.

  Шпионаж: GPS-наблюдение, видеонаблюдение, программы-шпионы, прослушка

  Контроль может быть тихим. Кажется, что люди работают без надзора, но на самом деле офис напичкан камерами, а компьютеры сотрудников — программами, следящими за расходом трафика и времени персонала. Шпионить за сотрудниками вы можете, только письменно их уведомив и получив разрешение. Таков закон. А инструменты есть самые разные. Расскажем коротко об основных методах.

  
  

  Программы «учета рабочего времени» и наблюдения за рабочим столом

  Идеальны для контроля работы линейного офисного персонала. Множество приложений наблюдают за тем, какие программы открыты на компьютере и сколько в них проводит времени пользователь. Сюда же отнесем программы блокировки соцсетей и развлекательных сайтов. Также с помощью шпионского ПО руководитель может:

  • фиксировать время прихода на работу и штрафовать за опоздания;
  • просматривать рабочий стол сотрудника на предмет того, чем он занят;
  • прослушивать разговоры с клиентами и оценивать эффективность работы;
  • выявлять мошенничество и недобросовестное использование ресурсов работодателя;
  • отслеживать конфликты и утечку корпоративной информации.

  GPS-трекинг для контроля выездного персонала

  Торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузоперевозках и другой разъездной персонал получают на работе планшет и специальный трекер, по которому работодатель отслеживает, где именно находится сотрудник. Следим, занимается он рабочими задачами или поехал по своим делам.

  Видеонаблюдение (открытое и скрытое)

  Камеры в офисе и на производстве ставят для контроля рабочего времени персонала и оценки эффективности труда. Идеально размещение видеокамер с записью звука — так вы проверите и качество работы, например, колл-центра или отдела продаж.

  Камеры дисциплинируют: зная о наблюдении, особо нарушать трудовые нормы и прокрастинировать не получится. Конечно, видеонаблюдение повышает стресс сотрудников, особенно первое время, пока они не привыкнут к «реалити-шоу». Встречаются рекомендации поставить два вида видеонаблюдения: явное и скрытое. Дело в том, что известные им камеры сотрудники научатся обманывать, и тут работодателю поможет парочка скрытых девайсов. Руководствуйтесь законом и правами сотрудников, размещая систему видеонаблюдения. Иначе как минимум получите штраф.

  Прослушивание телефонных звонков

  Запись телефонных звонков — хороший рабочий инструмент контроля работы персонала. Это способствует улучшению качества работы, быстрому обнаружению и исправлению ошибок в скриптах, бизнес-процессах, разрешению конфликтов.

  Правильно, когда записи звонков сохраняются в CRM и прикрепляются к карточке клиента. Вы получаете историю взаимоотношений с клиентом, что удобно для доведения его до сделки.

  
  

  Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC

  Методология DISC берет начало в 1928 году, когда американский психолог Уильям Марстон выпустил труд «Эмоции нормальных людей». В книге он вывел четыре варианта поведенческих реакций, из которых и получилось впоследствии название методологии DISC:

  • dominance (господство);
  • inducement (побуждение);
  • submission (подчинение);
  • compliance (согласие).

  По идеям Марстона в 1970 году вышел классический опросник, по которому начали определять профиль человека: какие качества преобладают в его характере, к чему он наиболее склонен, а что дастся ему с трудом.

  Опросник по типологии DISC используется при профайлинге на собеседовании, но и ваших нынешних сотрудников можно профилировать по DISC, чтобы определить, какие из них:

  • агрессивны, склонны рисковать, любят соревнования и заточены на результат;
  • коммуникативны и энергичны, желают популярности и общения, склонны работать в команде;
  • скромны, медлительны, но надежны и эмпатичны;
  • прекрасно анализируют, просчитывают действия.

  Разбор по DISC помогает формировать рабочие команды, грамотно распределять задачи и подбирать мотивацию, исходя из способностей и поведенческих паттернов сотрудников.

  Отчетность в CRM-системе

  Современный метод контроля персонала — отчетность в CRM-системе. Это не только удобно, но и позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, вести статистику и делать аналитику, непрерывно совершенствуя работу. Вам не нужно ждать от сотрудников отчеты. Вы просто открываете CRM и видите цифры, выполненные задачи, дедлайны и учет рабочего времени. С помощью CRM легко контролировать и удаленных сотрудников. Популярные CRM-системы: Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM.

  Читайте также:

    
  • Какая зарплата у доярки в месяц
    
  • Должен ли работодатель оплачивать такси в ночное время
    
  • Чем занимаются сотрудники уголовного розыска
    
  • Какими качествами должен обладать сотрудник
    
  • Как выполняются работы при отсутствии связи между руководителем работ и сигналистом сдо