Как оценить работу бухгалтера

Опубликовано: 17.09.2024

Практика показывает: правильность учета зависит от опыта и квалификации бухгалтера. Но важны и внешние критерии качества работы:

Правильность ведения регистров бухучета.
Своевременная и быстрая обработка первичных документов, формирование проводок и подготовки налоговой и бухгалтерской отчетности.
Правильное заполнение налоговой и бухгалтерской отчетности, отсутствие замечаний со стороны налоговой.
Соблюдение трудовой дисциплины, предложения по улучшению работы бухгалтерии.

Если руководитель не разбирается в бухучете, ему придется либо проверять своего бухгалтера косвенным образом, либо постепенно вникать в тонкости бухгалтерии. Еще можно ввести нормативы выполнения бухгалтерских задач, чтобы оценить агруженность бухгалтера.

Порядок в бухгалтерии как показатель качества работы

Большинство директоров отказываются от личного контроля бухгалтерской работы. Считается, что показатель качества бухгалтерского обслуживания — это порядок и спокойствие в бухгалтерии. Когда учетный сотрудник вовремя и без ошибок рассчитывается с клиентами, считает налоги и взносы, составляет и в срок отправляет отчетность, это говорит о правильном ведении учета. Косвенный признак — отсутствие жалоб со стороны контрагентов и сотрудников предприятия, отсутствие штрафов, пеней и претензий со стороны контролирующих органов и фондов.

Проверка и оценка бухгалтера с помощью сторонних специалистов

Директор может пригласить профессионала, который устроит контрольную проверку в бухгалтерии и проведет аудит. Главное — уверенность в экспертности приглашенного ревизора, который проверит, насколько правильно и аккуратно ведется отчетность и заполняются документы.

Некоторые директора идут дальше и используют искусственный метод проверки: присылают «подставных» инспекторов, которые имитируют налоговую проверку. Это помогает выявить возможные ошибки в учете и понять, как ведет себя бухгалтер в такой неожиданной ситуации.

И еще один метод проверки — отправлять бухгалтера на тестирования и курсы повышения квалификации.

Проверка в ходе регулярных бесед

Стандартный и действенный метод — рабочие беседы директора с бухгалтером. В ходе этих «финансовых коммуникаций» решаются задачи:

Руководитель знакомится с бухгалтерским балансом, налоговой отчетностью и понимает значение цифр из них, а бухгалтер дает разъяснения по суммам, которые вызвали вопросы.
Руководитель просит готовить для него документы, нужные для финансового анализа: оборотно-сальдовую ведомость, отчет о прибылях и убытках и остальное. Бухгалтер поясняет значение каждой строки, и у руководителя появляется информация для управленческого учета и планирования.
Директор выясняет, как сам бухгалтер оценивает результаты своей работы, какие встречает проблемы, из-за чего они возникают и способы их решения. Это дает понять, как можно помочь развиваться бухгалтеру, чтобы в дальнейшем доверять задачи посложнее. Еще в ходе бесед становится очевидно, справляется ли бухгалтер с обязанностями, нужна ли помощь и на какую зарплату он рассчитывает.
Директор и бухгалтер намечают важные задачи и ставят цели на будущее. Это помогает оптимизировать оргпроцессы в компании и эффективнее работать.

Проверка с помощью введения нормативов

Для оценки загрузки бухгалтера руководителю не избежать введения нормативов. Обработка документов и составление проводок — трудоемкий процесс в учете. Поэтому стоит рассчитать трату времени бухгалтера на работу с документами. Что можно сделать для этого:

Найдите нормативы в открытых источниках с результатами иследований по нормированию труда.
Самостоятельно проведите замеры с бухгалтером: засеките время работы с бухгалтерской программой или запросите эти данные у сотрудника.

Так же поступите с другими процессами, которые выполняет бухгалтер. Но помните, что бухгалтер тоже человек, и точно оценить его трудозатраты по всем видам работ не получится.

Надеемся, практика и внимательное отношение к задачам учета помогут вашему предприятию сформировать собственные методы оценки, и это оптимизирует работу бухгалтерии!

Перед каждым руководителем рано или поздно встает вопрос о том, насколько эффективно работает его бухгалтерская служба. Рациональность распределения обязанностей, установка нормативов для выполнения конкретных полномочий, делегирование части функций другим отделам компании и т. д. – это лишь небольшая часть инструментов, позволяющих определить, соответствует ли квалификация кадров желаемым требованиям, а также выявить количество бухгалтеров, которое необходимо организации при конкретном положении дел.

Объективные условия оценки

Существуют определенные критерии, на основе которых можно оценить, насколько эффективно трудится бухгалтерский отдел.

Своевременная сдача всех форм отчетности и отсутствие пеней и штрафов по ней.
Своевременное выставление документов для контрагентов.
Отсутствие просроченной кредиторской и дебиторской задолженности (по зависящим от бухгалтерии причинам).
Эффективное взаимодействие с другими подразделениями компании.
Наличие положительного заключения аудиторов (учитывается, когда проверки проводятся регулярно).

Если все эти условия выполняются в совокупности, можно говорить, что бухгалтерия успешно справляется с возложенными на нее обязанностями. Когда хотя бы один из критериев на регулярной основе не соблюдается работниками-бухгалтерами, это может послужить сигналом для руководителя о необходимости скорректировать работу отдела.

Методы для определения эффективности бухгалтерских процессов

Для правильной оценки используется система нормативов. Если возникает необходимость определить эффективность, значит, фактические трудозатраты следует сравнить с идеальными. В качестве идеальных используются нормативы времени выполнения той или иной бухгалтерской операции. С этой целью вовсе не обязательно проводить аналитические мероприятия и выявлять расчетным путем время выполнения конкретной задачи. Если фирма небольшая и не имеет возможности разрабатывать систему нормативов индивидуально для своей компании, можно воспользоваться доступной информацией на примере других организаций.

В том случае, когда руководитель принял решение о разработке системы нормативов, реализовать это можно несколькими способами:

поручить сотрудникам бухгалтерии фиксировать время выполнения каждой бухгалтерской операции;
внедрить программное обеспечение, отслеживающее затраты времени для отдельных обязанностей. Также на таких платформах руководитель может создавать поручения для сотрудников и контролировать время их выполнения;
взять за основу данные специализированных учреждений, занимающихся проблемами нормирования труда.

Следует отметить, что чем больше участия принимает работник в определении временных затрат на выполнение своих профессиональных обязанностей, тем менее рациональный норматив получает компания.

Очень популярным сегодня является хронометраж рабочего времени, благодаря которому отслеживается время, затраченное на выполнение отдельной операции. Применительно к бухгалтерии можно также использовать «фотографию рабочего дня».

К каким задачам бухгалтера применяются нормативы

Может показаться, что труд бухгалтера сложно нормировать, так как не все процессы можно измерить, но на самом деле это не так. Выделим основные обязанности бухгалтера, выполнение которых можно ограничить нормативом рабочего времени:

выставление первичных документов для контрагентов;
отражение входящей первички в учете;
сбор и подписание актов сверки с контрагентами;
начисление заработной платы;
подготовка кассовой книги;
оплата счетов в системе Клиент-Банк;
разнесение выписок банка;
составление отчетности.

Это типовые операции, и перечень может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности компании и степени налаженности учета. Таким образом, для каждой отдельной обязанности бухгалтера может быть введен норматив выполнения с учетом уровня сложности.

Если в процессе анализа в организации выявлено значительное несоответствие фактически затраченного времени выполнения и установленного норматива, руководитель принимает решение о мерах воздействия и контроля.

Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.

Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.

Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.

Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.

Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.

Что брать за показатели эффективности

За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.

Наградить бухгалтера можно за:

отсутствие претензий налоговых органов;
вовремя сданную отчетность;
отсутствие штрафов или штрафы не больше оговоренной суммы (иногда без штрафов не обойтись);
отсутствие ошибок в первичных документах;
вовремя выставленные счета-фактуры;
правильно начисленную заработную плату и т.д.

Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.

Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.

Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.

Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.

Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.

Пример из практики

У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?

Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.

Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.

Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера

Показатель

Вес

Процент выполнения

Итого с учетом веса

В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.

Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.

Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.

Вы можете включить в список:

внеурочную работу;
исправление ошибок в документах других подразделений;
обучение и наставничество;
выполнение дополнительных функций и т.д.

Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.

За что можно премировать главного бухгалтера

Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.

Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:

Соблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности.
Отсутствие или допустимое количество ошибок в отчетной документации.
Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы.
Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов.
Результаты налоговой оптимизации.
Сокращение издержек.
Отсутствие или минимально допустимая сумма штрафов.
Сокращение дебиторской задолженности и т.д.

Как оформить премию бухгалтеру

Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.

1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.

KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.

В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.

«Нормирование работы бухгалтера. Или из чего складывается зарплата буха. Я всего лишь руководитель, хочу платить хорошие зарплаты за работу, а не протирание кресел, но ответ о том, как нормировать труд бухгалтера так и не нашел. Возможно у многих есть вопросы по этому моменту, а у кого-то есть ответы. Пока что тупо использую фотографию рабочего дня, а в совокупности со средними зарплатами по региону вывожу оклад. Кричу всем-поделитесь, как же сделать правильно?!».

Некоторым бухгалтерам подход с «фотографией рабочего дня» не понравился от слова совсем:

«Мне как-то делали фотографию рабочего дня, так я в тот день проверяла материальные отчеты экономистов, заносила их в программу и формировала фактическую себестоимость продукции. Получалось что я эти отчеты по несколько раз в руки брала. В отчете экономиста по труду, я просто занималась перекладыванием бумаг, не знаю насколько информативна фотография рабочего дня, если человек который ее делает, не понимает работу бухгалтера».

Кто-то отзывается еще более резко в отношении автора поста:

«Не информативно:-) Автор не понимает что такое фотография рабочего дня, для чего и где она применяется. Автор вообще не понимает сути работы бухгалтера:-) Вот сейчас тотальное изменение законодательства. Когда бухгалтер нормативку изучать будет? А в фотографии будет отражено — целый день читала?:-). Отношение к бухгалтерам — как к примитивным счетоводам».

И еще мнение по поводу такого способа оценить работу бухгалтера:

«Ага, а когда полдня ищешь какую-то ошибку и думаешь как правильно сделать, тупо пялишься в монитор или думаешь 🤦🏼&zwj;♀️».

Еще предлагают по числу кликов мышкой оценку давать. И по тому, в каком виде будет предприятие после ВНП:

«Считайте количество нажатий на клавиатуру и кнопку мыши. Самое точное количественное измерение. А качество подтвердится тогда, когда после ВНП предприятие живо останется. Удачи в Вашем нелегком труде».

Кто-то пишет, что по количеству нажатий точно всех победит:

«По количеству нажатий я, как бывшая пианистка и любитель игр на скорость, всех победю:-)».

А вот более развернутый комментарий по поводу того, из чего строится зарплата бухгалтера.

«О, работа бухгалтера в консалтинге (особенно) связана с желаниями руководителя и знанием законодательства, умением проконсультировать в нужное время, снизить риски сделки, оптимизировать налоги, и отчитаться . О отчеты, это особая тема. Вы можете сделать все сами или поручить бухгалтеру. ЗП бухгалтера — это знания и опрелеленные навыки, способность легко обучаться, умение общаться с официальными органами и многое другое.Современный главный бухгалтер — это и бухгалтер и налоговый консультант и кадровик и др. Вот и вся составляющая ЗП».

В общем, не любят бухгалтеры, когда над ними стоят с неким «измерителем», и пытаются понять, чем же он таким занимается, и стоит ли ему за это платить? Или просто в монитор пялится весь день?

При этом, такая модная в последнее время вещь, как управленческий учет некоторыми бухгалтерами тоже воспринимается как нечто дополнительное к их обязанностям, коих и так немало. Скорее всего, это проблема руководителя, который, не желая сам вникать в нечто новое (но, по словам консультантов, очень полезное), быстренько со словами «тыжбухгалтер!» перекидывает эти обязанности на бухгалтера. А если не успевает — начинается измерение рабочего дня, «а точно ли он не успевает, или просто чай с тортиком пьет?». Со справедливым возмущением со стороны бухгалтера.

Курс не привязан к датам и временным рамкам, вы учитесь только тогда, когда вам это удобно. Всего 6 лекций, а в конце — сертификат. И самое главное, он сейчас предлагается со скидкой 30%!

Этот курс полезен не только бухгалтерам, но и руководителям всех рангов, а также предпринимателям и собственникам бизнеса.

Самое в нем главное — не только и не сколько получение понимания о финансовом состоянии компании, а правильное взаимодействие между подразделениями. Чтобы не вышла ситуация, как в басне «Лебедь рак и щука», тянущие воз в разные стороны.

Записывайтесь прямо сейчас! Скидка 30%. Чтобы ее получить, оставляйте контакты ниже:

Профессия бухгалтера является довольно специфической для его нанимателя. Такой сотрудник не участвует в производственных процессах, не выполняет план продаж, а, соответственно, напрямую не приносит компании прибыль. При этом специалисты финансового отдела регулярно получают достойную заработную плату. Поэтому большинство руководителей скептически относятся к заявлениям бухгалтера о высокой загруженности и просьбам повысить оплату труда или начислить премию.

Как в таком случае топ-менеджеру компании, не владеющему всеми тонкостями бухгалтерского дела, объективно оценивать работу своих сотрудников, справедливо начислять им заработную плату, а при необходимости применять систему штрафов или премирования? Целесообразным решением будет выделение ключевых показателей эффективности бухгалтера и контроль их выполнения на практике.

Основные обязанности бухгалтера

Бухгалтерская служба любой организации призвана повышать ее финансовую эффективность. Для этого в должностные обязанности таких сотрудников входит целый ряд функций:

Выполнение расчета себестоимости производимой продукции с определением основных источников затрат
Подготовка мероприятий, направленных на предупреждение и сокращение основных расходов
Ведение учета торгово-материальных ценностей, основных средств, затрат на производство и других направлений финансовой деятельности компании
Осуществление всех налоговых отчислений в федеральный и местный бюджеты, выплата страховых взносов, расчет и начисление заработной платы работникам предприятия
Правильное ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством
Предоставление аудиторам, кредиторам, инвесторам достоверной информации по конкретным счетам и направлениям деятельности компании

В зависимости от размера фирмы, ведение ее бухгалтерского учета может потребоваться один сотрудник либо целая команда специалистов, которой руководит главбух. Во втором случае на плечи главного бухгалтера ложится вся ответственность за работу целого отдела. Соответственно, оплата труда такого работника будет пропорциональна выполняемому объему работы.

Критерии определения эффективности работы бухгалтера

Так как бухгалтерская служба не участвует в производственных процессах и не приносит (но рассчитывает и фиксирует) прибыль предприятию, то определить качество ее работы довольно сложно. Для этого нужно выделить основные критерии оценивания бухгалтера:

Правильность ведения бухгалтерского учета и своевременное предоставление отчетной документации в контролирующие органы
Отсутствие ошибок при составлении отчетной документации
Своевременное и оперативное перечисление средств клиентам, контрагентам, банковским учреждениям и другим участникам внешней финансовой деятельности компании
Эффективность мероприятий, проводимых службой бухгалтера по сокращению расходов компании на примере конкретных результатов (в числах, процентах)
Своевременное начисление ЗП сотрудникам и отчисление налоговых, социальных платежей

Как и для любого подразделения компании, эффективность работы бухгалтерского отдела оценивается отношением финансовой выгоды, которую он приносит, к расходам, связанными с его содержанием. Только в данном случае необходимо брать во внимание не прямую прибыль от выполняемых бухгалтером функций, а косвенное влияние отдела на развитие компании.

Как определить KPI для бухгалтерии

Сегодня практически на каждом предприятии внедрена система KPI. С ее помощью определяются ключевые показатели эффективности работы сотрудников и производится контроль их выполнения. Так, например, для отдела продаж можно установить план по привлечению новых клиентов, количеству выполненных заказов и отсутствию невынужденных ошибок в ходе работы

Для бухгалтера определить четкие KPI непросто. Тем не менее, существует ряд критериев, применимых к бухгалтерскому отделу:

Своевременная сдача бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Это один из ключевых показателей эффективности работы сотрудника, от которого зависит легитимность работы компании и отсутствие штрафных санкций
Выполнение бюджета предприятия без выхода за его рамки
Своевременное выставление счетов и отображение их в электронных бухгалтерских системах
Отсутствие жалоб и претензий со стороны клиентов, контрагентов
Сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать назначенную

Таким образом, для средней по величине компании можно определить следующие KPI бухгалтера:

Своевременная подготовка и сдача бухгалтерской отчетности
Количество ошибок при оформлении отчетной документации – не более 1 в квартал
Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы
Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов
Сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать 20 тысяч рублей в квартал (для примера)

При выполнении всех перечисленных требований, бухгалтер может рассчитывать на квартальную премию или другое поощрение со стороны руководства. И наоборот – при несоответствии результатов работы сотрудника назначенным KPI руководитель имеет право применить систему штрафов по отношению к бухгалтеру.

Выводы!

Если бухгалтерский отдел регулярно выполняет свои обязанности в рамках установленных руководителем KPI, это еще не означает, что каждый сотрудник службы работает максимально эффективно. Для оптимизации и развития компании необходимо определить степень загруженности каждого бухгалтера. В этом поможет проведение анализа работы службы:

Определение численности работников бухгалтерского отдела
Определение функциональной загруженности каждого сотрудника и их взаимозаменяемость
Оперативность проведения отчетности
Определение расходов на содержание службы

Регулярный мониторинг деятельности бухгалтерского отдела, правильное составление KPI позволяют, при необходимости, сократить штат сотрудников, повысить эффективность их работы и улучшить финансовый потенциал компании.

Читайте также: