Как оформить приказ на основании служебной записки

Опубликовано: 06.07.2024

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

о наименовании предприятия,
дате ее составления,
сотруднике, который пишет записку,
должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако бывают случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Служебная записка как основание для издания приказа

Служебная записка заполняется командированным работником письменно в свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы (чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т. д.).

Если таких документов нет, организация, которая принимает командированного работника, указывает сведения о прибытии. Вписывается следующая информация:

полное наименование предприятия;
даты прибытия и отбытия сотрудника;
причина отсутствия подтверждающих документов (например, потеря);
дата внесения сведения;
подпись должностного лица;
гербовая печать предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если в служебной записке нет документов и сведений от принимающей стороны, сотрудник не вправе получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расходов личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка составляется в свободной форме, так как для ее заполнения не предусмотрено универсального бланка. Но при этом она является бланком строгой отчетности, поэтому к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям ст. 9 закона федерального значения №402-ФЗ в ней должны указываться следующие сведения:

наименование документа;
полное название компании с указанием формы собственности;
персональные данные командированного сотрудника и название занимаемой должности;
задание сотрудника;
дата заполнения;
место назначения командировки и длительность пребывания;
перечень прилагаемых документов;
подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки используется личный автомобиль работника, дополнительно требуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Алгоритм написания служебной записки отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и Ф. И. О. командированного работника, Ф. И. О. должностного лица, которому направляется записка.
Указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
Приводятся причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.

Записка, которая составляется в качестве отчета о командировке, заполняется следующим образом:

Первые два пункта аналогичны инструкции заполнения служебной записки.
В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
Перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

Отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с авансовым отчетом.

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа, он обязательно заверяется директором организации. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Образец заявления на командировку, служащего основанием для издания приказа: Образец служебной записки на командировку, которая используется в качестве отчета:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Объясняет юрист Никита Кумпанич - на первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:
на инициативные;
информационные;
отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
на внешние;
внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дату;
индекс;
место составления;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя;
фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1
Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

Тел./факс (095) 112-56-90

ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

ИНН/КПП 6321732124/632101001
Генеральному директору

О привлечении дополнительных трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный (исходящий номер);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если есть);
адресат;
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2
Внутренняя докладная записка
Отдел продаж
Директору ООО «Ромашка»

О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

Наш совет - чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки. При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке

структурного подразделения Адресат

Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание - если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати, служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:
запрос информации;
выдачу инструкций;
сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5
Служебная записка

Отдел АХО
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4
Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:
на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6
Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа
Регистрационный номер
Вид документа, краткое содержание
Кем подписан документ
Исполнитель
Куда передан
Расписка в получении (подпись, дата)
Отметка о направлении документа в дело

07.04.2014
03-10/14
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.
Начальник отдела кадров
Инспектор отдела кадров
Отдел кадров
Смирнова В.А.
07.04.2014
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание, вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

• время и порядок регистрации;

• правило образования регистрационного номера;

• форма, в которой производится регистрация;

• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

• правила учета движения документов после регистрации;

• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

* ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).

С уважением, начальник юридического отдела ЮЦ "ЗаконЪ" Н.И. Кумпанич

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
Наименование официальной бумаги.
Дата написания и номер.
Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
«Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

описание основной проблемы;
просьба;
отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников;
работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

На обучение сотрудников

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

производственная необходимость;
наличие свободной вакансии;
отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

выполнял работу сверхурочно;
работал в выходные или праздники;
имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови; работника;
в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

повышение уровня нормирования труда;
более оперативное решение определенных задач;
улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.

Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

указание того, кто составил документ;
отметка об адресате;
краткое изложение сути документа;
подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Порядок изложения

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.

Цели написания могут быть следующими:

Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
полная информация об адресате;
описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

для основного текста – 14;
расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

интервал между строками – 1;
выравнивание текста производится «по ширине»;
переносы расставляются автоматически;
расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

эмблемы и герба;
автора;
исходных данных;
заголовка;
утверждения;
адресата;
резолюции;
текста;
подписей и приложений;
согласования и заверения;
отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
повышают имидж компании.

Случаи, когда СЗ не соответствует правилам

Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ. Отказ по заявлениям обычно дается:

анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
наличие нецензурной лексики, оскорблений;
неподдающиеся прочтению;
если ранее ответ по запросу давался многократно;
при необходимости сохранить тайну.

Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений». Несмотря на отсутствие точных указаний, правил переписки, они должны выполняться с соблюдением норм делового общения и традициями бизнес-сообщества.

Примеры

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

Директору ООО «Помещение»

г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

директор фонда _______________________ Иванов И.И.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Еще один пример:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно обращаться к лицу женского пола в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.

Читайте также: