Как оформить приложение к делу

Опубликовано: 03.10.2024

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

- если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

- если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

- об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

- о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

- об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

- о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Во всех научных работах: реферате, курсовой, дипломе, диссертации приложения оформляются совершенно одинаково согласно ГОСТ 2.301 и ГОСТ 2.105-95. В статье подробно, что и как оформить вставить в приложение.

Что такое приложение?

В приложение выносятся все материалы, которые из-за большого объема (А4 и больше) не размещают в тексте работы.

Приложение носит информационный или справочный характер. Оно подтверждает указанные в работе тезисы.

В случае, если возникают разногласия по поводу выводов, сделанных автором работы, подробные данные из приложений помогут прояснить ситуацию.

Например, у членов комиссии на защите появились вопросы, почему автор пришел к определенным выводам на основе проведенного анкетирования.

Объем приложения не учитывается в общем объеме научной работы. Если требуемый объем составляет 60 страниц, значит работа без приложений должна составлять 60 страниц.

К самому приложению требований по объему не предъявляется, оно может состоять из 1 или 100 страниц.

Закажите работу от 200 рублей

Если вам нужна помощь с работой, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 экспертов готовы помочь вам прямо сейчас.

Общие требования к оформлению приложений

Заголовок «Приложения» располагают по центру первой страницы раздела.

Каждое приложение должно иметь свой номер. Его располагают вверху страницы (например, Приложение 1). Можно именовать, используя римские или арабские цифры, латинские или русские буквы.

В разных вузах требования к оформлению приложений могут различаться. Это касается расположения нумерации и оформления заголовков.

Таблицы в приложении

Пример оформления приложения

Каждое приложение размещается на отдельном листе, даже если он не занимает всю страницу целиком.

В конце страницы вставляют «разрыв страницы», чтобы приложения не смещались при открытии файла в другой версии Microsoft Word.

Перенос таблиц в приложении

Если файл больше одного листа, его продолжение переносят на следующий лист, приписывая при этом «продолжение приложения №…». Это касается, в первую очередь, таблиц.

В них при переносе на следующую страницу дублируют головную часть. Это делается для удобства чтения таблицы на следующей странице.

При переносе таблицы указывают «продолжение таблицы №…»

Пример оформления продолжения таблицы на следующей странице с продублированной головной частью

Изображения и иллюстрации в приложении

К изображениям относятся и отсканированные документы. Сканируя готовые материалы, проверяйте, как отображаются все символы — они должны хорошо читаться.

Тоже самое касается и обычных изображений. Они должны быть в высоком разрешении и без водяных знаков.

Каждое изображение подписывают (рис.1, рис. 2). В приложении они размещаются в порядке упоминания в тексте.

Примеры оформления изображений в приложении.

Оформление приложений крупных форматов

В зависимости от дисциплины приложения оформляются не только на листах формата А4, но и больших — А3, А4*3, А1, А4*4.

Крупные форматы используются в точных дисциплинах, где необходимы чертежи, которые делают от руки или в специальных программах (например, AutoCad).

Пример оформления на листе большого формата

Приложение в оглавлении

В оглавлении раздел «Приложения» идет в конце списка, нумеруется 1 раз. Не нужно писать «Приложение 1, Приложение 2» и т. д.

Пример оформления приложения в содержании

Как сделать ссылки на приложение

Располагаются приложения в таком же порядке, в каком они упоминаются по тексту.

В тексте вынесенные в приложения материалы помечаются ссылками «См. Приложение №…».

Пример оформления ссылки на приложение в тексте

Рекомендуется составлять список приложений по ходу написания работы. Например, упомянули в тексте о проведенном анкетировании, сразу же заносите в список приложений пустой бланк анкеты и методику ее обработки (если есть). Когда работа будет закончена, по такому списку можно легко собрать все материалы для приложения.

Заключение

Приложение — не менее важная часть научной работы, чем любая другая.

Приложение состоит из материалов, которые из-за своего размера не помещаются в основной текст работы. Это могут быть изображения, таблицы, анкеты, опросники, схемы, расчеты, чертежи.

Все они должны быть хорошего качества, располагаться в соответствии с упоминанием в тексте. Из-за неправильно оформленного приложения всю работу могут не принять.

А качественно выполненное приложение показывает серьезный подход студента, глубину понимания темы, умение работать с информацией и повышает ценность всей работы. Оно может добавить пару баллов к работе или стать причиной снижения оценки.

Приложения к проектной работе оформляется так же, как и основной текст проекта, приложения – это дополнительный материал, но при оформлении текста, картинок, рисунков и таблиц расположенных в приложении есть и отличия от основного текста.

Оформление заголовка приложения

Если в проектной работе от 1 до 5 приложений, то каждое приложение начинается с нового листа, а заголовок помещается в начале листа с выравниванием по центру, записывается прописными буквами, полужирным начертанием и обозначается заглавной буквой русского алфавита (ПРИЛОЖЕНИЕ А, ПРИЛОЖЕНИЕ Б и т.д.). При этом нельзя использовать буквы: Ё, З, Й, О, Ъ, Ы, Ь.

Все приложения необходимо включить в содержание проектной работы, в содержании указывается буква приложения и с какой страницы оно начинается (подробнее о том, как сделать содержание проекта можно прочитать на странице «Оформление содержания проектной работы»).

Обозначение приложений в содержании проектной работы

Если в проектной работе более 5 приложений, в таком случае после списка литературы, посередине следующего листа необходимо сделать заголовок «ПРИЛОЖЕНИЯ» (как показано на рисунке ниже), далее все приложения оформляются как в предыдущем примере. Ещё одним отличием является то, что в содержание проекта необходимо выносить не все приложения с буквенными обозначениями, а лишь слово «ПРИЛОЖЕНИЯ» и указать номер страницы с которого начинаются приложения.

Оформление раздела с приложениями проектной работы

Название приложения в проектной работе

Все приложения должны иметь название, оно располагается по центру листа через 1 пустую строку от заголовка, записывается тем же шрифтом, что и весь текст работы, с первой прописной, может выделятся полужирным начертанием.

Пример оформления заголовка приложения проектной работы

Текст в приложении проектной работы – оформление и особенности

В отличие от текста в основной части проекта текст в приложении можно записывать меньшим шрифтом (до 12 pt) и использовать одинарный интервал (делать это не обязательно, но при большом объёме приложений рекомендуется). Во всём остальном оформление текста в основной части и в приложении ничем не отличается.

Оформления текста в приложении проектной работы

Также необходимо помнить, что необходимо придерживаться единого оформления для всех приложений, например, если текст в ПРИЛОЖЕНИЕ А оформлен через один интервал 14 шрифтом, то и последующие приложения должны быть оформлены в таком же стиле.

Оформление таблиц и рисунков в приложении проекта

При оформлении таблиц и рисунков в приложениях необходимо ориентироваться на их оформление в основной части проектной работы, но есть и отличия их мы и рассмотри:

Рисунки и таблицы в каждом приложении должны нумероваться заново.
Перед номером таблицы или рисунка необходимо указывать буквенное обозначение приложения, например: Таблица Б.3 (третья таблица ПРИЛОЖЕНИЯ Б), Рисунок В.2 (второй рисунок ПРИЛОЖЕНИЯ В).

Пример ссылки на рисунок в приложении проектной работы

Ссылки на приложения в проектной работе

На все приложения, представленные в проектной работе, должны быть ссылки. Если в приложении есть таблицы или рисунки и на них ставится ссылка, правильно ссылаться не на все приложение, а на конкретную таблицу или рисунок, сделать это необходимо так:

… в Приложении А на Таблице А.1 представлено…
(Приложение Г, Рисунок Г.2).

Пример ссылкок на приложение проектной работы

Таким образом, оформление приложений проектной работы особо не отличается от оформления основной части проектно-исследовательской работы, но необходимо обязательно учитывать особенности оформления приложений при написании проекта, так, например, неправильные ссылки на таблицы и рисунки приложений могут запутать учителя или преподавателя, что в итоге скажется на итоговой оценке работы.

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Любая академическая работа студента требует знаний не только теоретико-практической направленности. Чтобы материал без проволочек и доработок принимался преподавателем или куратором проекта, требуется уделять серьезное внимание вопросу правильного оформления в целом и частности. В центре внимания сегодня – приложения.

Суть приложений

Даже первокурсник знает, что финишной чертой любого этапа обучения будет работа, направленная на демонстрацию знаний, умений и навыков в формате письменного материала. И если первая курсовая работа должна продемонстрировать понятие базовых навыков научной работы, то диплом – это уже самостоятельная творческая работа, выполненная по всем правилам научного исследования. Магистерская диссертация – оригинальное научно-практическое исследование, по итогам которого соискатель может получить звание или ученую степень.

Какой бы сложности не была академическая работа, она требует соблюдения норм и рекомендаций по ее оформлению. Имеет особенности оформления специальный раздел с материалами, размер которых соизмерим или превышает формат листа А4, и не позволяет их расположение непосредственно в тексте работы. Этот раздел носит название «Приложения», а сосредотачиваются в нем материалы графического и табличного формата, формулы, рисунки, карты, документы, расчеты, опросники, т.е. наглядная иллюстрация теоретических или практических данных. Приложения важны, что подтверждается возможностью представления через них авторских выводов и содержания всего исследования.

Несмотря на авторское видение вопроса, не только текст любой академической работы, но и приложения должны оформляться в соответствии с профильными ГОСТами (2.301, 2.105-95) – правилами, разработанными и утвержденными Госстандартом России. Отклонения от норм признается упущением автора, из-за чего работа отправляется на доработку.

Приложения обладают собственным характером – информационным или справочным. Их использование необходимо для обоснования положений, рассмотренных в материале. Спорные авторские выводы могут проясняться, доказываться или опровергаться именно информацией, представленной в приложениях.

Особенностью приложений может считаться тот факт, что их объем не принимается в расчет при подсчете общего объема материала, т.е. при заявленных в методической информации 45 страницах текста, они будут полностью отведены под исследование. Численность листов, отводимых под раздел «Приложения», точно не обозначается.

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

Правила оформления

В разделе на странице первой располагается заголовок, которому отводится место по центру (сверяться с методичками). Последующий иллюстрационный материал нумеруется, посредством установления порядковой цифры рядом с заголовком, например, «Приложение 1». Наименования могут быть представлены в формате цифр римских/арабских, а также букв алфавита латинского/русского.

Для оформления заголовка шрифт используемый – Times New Roman, полужирный, размер – 14.

Стоит заметить, что различия в правилах, предлагаемых по отношению к процессу создания «Приложения» (нумерация, расположение), требуют внимательного изучения методических рекомендаций.

Таблицы

Представляемые в форме таблиц материалы признаются самыми тяжелыми по исполнению. Их рекомендуется изначально оформлять отдельно на целом листе, чтобы в процессе копирования не происходило смещение.

Как должна выглядеть таблица в научной работе?

Каждое последующее приложение помещается на лист отдельно вне зависимости от занимаемого им объема с «разрывом», между страницами, для сохранения параметров и информации в изначальном виде при их открытии в текстовом процессоре иной версии. На одну страницу могут помещаться приложения, обладающие тематической связью.

Таблицы, размер которых превышает стандартный объем листа формата А4, разделяются посредством переноса не вместившегося материала на следующий лист. Заголовком, в данном случае, становится следующая запись: «Продолжение приложения (№)…». То есть, заголовок дублируется для удобства и понимания.

Приложения: изображения и иллюстрации

Наряду с обычными изображениями в приложениях курсовых и дипломных работ могут находиться сканы документов. В любом случае в подобном материале важно хорошее качество, читаемость и отсутствие водяных знаков.

Отсканированные документы тоже могут прилагаться к Вашей работе

Изображения в разделе размещаются в последовательности их внесения в текст и подписываются соответствующим образом: рис.1, … рис. 10.

Изображения и диаграммы

Каждая подписанная иллюстрация получает свое наименование, при необходимости комментируется.

Важны ссылки на источники скачивания иллюстрационного материала, что продемонстрирует знание такого фактора как авторское право.

Приложения: формат

Приложения, при написании работ по разным дисциплинам, создаются в формате А4, а также от А1 до А4*4. С превышением объема стандартного листа создаются чертежи от руки, как и посредством специализированных программ типа систем автоматизированного проектирования (например, AutoCad и его аналоги FreeCad, T-FLEX CAD, DraftSight Free CAD, nano CAD free, QCAD Community Edition, CADE, LibreCAD). Особенности оформления приложений подобного формата отражаются в методических пособиях.

Создание чертежа от руки

Оглавление и местоположение «Приложения»

Курсовая, дипломная или магистерская работа должны быть структурированы в соответствии с требованиями ГОСТов. В перечне структурных элементов, наряду с титульным листом, заданием на выполнение работы, содержанием, введением, основной частью, заключением и списком литературы, «Приложения» занимают заключительную позицию, что позволяет именно в этот раздел включить все обширные материалы, по своим характеристикам не помещающиеся в рабочий текст исследования. В содержании данный раздел подлежит нумерации, но только однажды.

Содержание научного труда

Приложения и ссылки

Порядок расположения материала, выносимого в «Приложения», требуется соотносить с порядком внесения в текст, где и оформляются ссылки, которые выглядят так: «см. Приложение №…».

Как оформить ссылку на приложение в тексте работы

Для облегчения работы с приложениями и ссылками, стоит позаботиться о составлении списка приложений непосредственно в процессе написания материала.

В приложения, для иллюстрации рассуждений и выводов авторов, демонстрации глубины восприятия и точности, выносятся основные, смысловые иллюстрации, дополняющие и поясняющие суть озвучиваемых суждений.

Важность приложений не стоит недооценивать. При оформлении этого раздела важно не только количество, но и качестве выносимой информации и правильности оформления. Качественная сторона раздела способна продемонстрировать личностные и профессиональные качества студента или дипломанта (серьезность, понимание, владение и т.п.).

Некоторые нюансы

Для курсовых работ тех дисциплин, где исследования не могут продемонстрировать теоретические рассуждения и размышления (журналисты, филологи и т.п.), раздел «Приложения» не характеризуется обязательностью.

В магистерской работе «Приложения» не являются обязательным элементом и используются в соответствии с авторским видением необходимости систематизировать, иллюстрировать и расширить текстовый материал без добавления второстепенной информации. Раздел способен продемонстрировать грамотность подхода подбора иллюстраций, необходимых для раскрытия темы.

При оформлении схем и диаграмм требуется выбор вида (гистограмма, радиальная, круговая и т.п). В методических разработках, обычно, указывается предпочтительный вариант изображения. Для создания и работа со схемами и диаграммами необходимо уметь работать в ВОРДе (панель инструментов, вставка, иллюстрация…).

Приложения, так же, как и вся работа, проверяются на плагиат. Но обработке подвергаются только текстовые материалы, рисунки не проверяются. Скаченные изображения легко проверяются в популярных поисковиках Yandex и Google, что обуславливает необходимость создания ссылки на источник скачивания.

Требуется избегать непроверенных данных или изображений, не обладающих должным видом. Запрещено дублировать изображения. Данные должны характеризоваться точностью, доказанностью, без теоретических выкладок.

Вне зависимости от сложности работы (курсовая, дипломная, магистерская), привлечь к ней внимание можно не только раскрытием сложной темы или проведением экспериментальных изысканий, но и аккуратностью исполнения наглядного иллюстрационного материала.

Читайте также: