Как отказаться от совещания на работе

Опубликовано: 29.04.2024

В мире бизнеса и стартапов люди назначают множество встреч с самыми разными людьми. Встречи эти бывают посвящены самым разным поводам, но чаще всего из двух сторон кому-то одному данная конкретная посиделка в «Старбаксе» нужнее, и он что-то хочет получить от своего собеседника.

Что делать, если вы тот, кто проявляет инициативу, в принципе, ясно — всеми доступными (желательно, оставаясь в рамках приличий) способами добиваться своей цели — встречи с нужным человеком.

Но как быть, если это именно вам предлагают потратить свое время на какие-то неочевидные разговоры за кофе? На Quora как раз недавно обсуждался вопрос «Как вежливо отказаться от встречи?», и самый исчерпывающий ответ на него дал знаменитый техноблогер Роберт Скобл. Вот 11 его советов.

Так случилось, что я получаю такое количество просьб о встрече, какое при всем желании не могу переварить. Вот что мне помогает в случаях, когда надо отказать человеку:

Я настроил в Gmail-ящике автоответ, в котором прямо прописал свое право не отвечать на письма. Там прямо так и написано — «если я вам не ответил, это автоматически означает “нет”». Вот это мегаписьмо, которое позволяет мне не отвечать на неинтересные предложения и при этом не быть засранцем.

Спасибо за то, что потратили время на письмо, мне очень жаль, что я не могу ответить.

Сейчас мне приходит столько почты, что я физически не могу ответить каждому. Это автоответ на ваше письмо, отправленное на ящик scobleizer@gmail.com.

Я приложу максимум усилий, чтобы суметь вам ответить, особенно если в вашем послании речь идет о какой-то крутейшей технологии, способной изменить мир, или если вы создаете контекстный софт или сервисы — на эту тему я написал целую книгу в соавторстве с Шелем Израэлем (Shel Israel).

Также, благодаря своей должности в Rackspace, я интересуюсь различными сервисами, которые помогают людям делать бизнес на основе облачной инфраструктуры.

Я читаю все письма без исключения, но ответить могу процентов на пять из них, прошу прощения. Поэтому, если я не ответил вам в течение трех дней, к сожалению, это тоже самое, что услышать «нет».

У вас должна быть своя философия, то есть всем должны быть известны ваши интересы. Я, к примеру, фанат контекстных вычислений, соответственно, если вы в этой области полный ноль, то будете мне не особенно интересны. Это дает мне возможность вежливого отказа: «Извините, в 2014 году мне интересно общение только с определенным типом людей, к сожалению, вы к нему не относитесь».

В случаях, когда нужно отказаться от встречи, очень помогает наличие строгого начальника, у которого есть куча идей насчет того, как бы вам потратить свое время. Босс не обязательно должен быть каким-то человеком с работы.

Например, мои дети и жена распоряжаются моей жизнью и моим временем также успешно, как и другие люди. Поэтому сказать что-то типа «Мы с женой уже запланировали кое-что на эти числа, так что я никак не смогу у вас выступить» или «Я своих детей уже месяц не видел, я обязан провести время с ними, и у меня не получится быть на этом обеде» — это вполне нормальный ответ.

И работает также хорошо, как фраза типа «Мой босс в Rackspace отправляет меня выступать на другой конференции в это же самое время».

Надо знать, чего вы хотите от жизни. Я бы вот хотел пообедать в большем количестве ресторанов с тремя звездами «Мишлен», так что, если вы назначите мне встречу в таком заведении, отказаться будет довольно тяжело. Еще было бы интересно пообщаться с создателями какого-то нового крутого продукта, особенно если это компания с командой в составе пары человек.

Даже в случае отказа совсем необязательно вести себя агрессивно и вызывающе. Можно просто попробовать помочь человеку каким-то другим способом, нежели тратой на него собственного времени.

Эй, никак не получится сделать то интервью, что вы хотели бы, потому что эта неделя уже вся забита, но могу дать вам контакт других журналистов, которые справятся не хуже. Подойдет такой вариант?

Предложите человеку не звать вас на кофе, а организовать встречу для питча — наверняка он это все равно и планировал сделать, только хотел быть вежливым, потому зазывал «попить кофе». Однако занятые люди совсем не склонны тратить время на посиделки с кем попало, а вот предложение, которое потенциально может сулить какую-то выгоду — это уже другое дело.

Бывает и так, что кому-то удалось вас достаточно заинтересовать, но специально выделять время все равно неудобно и не хочется. В таком случае можно предложить пообщаться на грядущем мероприятии. Что-нибудь типа «Привет! Я вот тут еду в Вегас на CES, может быть вы сможете быть там или на SXSW в марте?»

Если вы и правда заняты, что тут сделаешь? Например мой календарь обычно забит на месяц вперед. Могу продемонстрировать скриншот Google Calendar в качестве доказательства. Так что фраза «Извини, до февраля вообще никак» вполне может оказаться правдой. А раз так, то это вполне вежливый способ отказать человеку.

Не всем легко даются отказы. При этом, наверняка у вас есть знакомый человек или коллега, который отказывает запросто и не видит тут никаких проблем. Например у меня есть продюсер Рокки Барбаника — этот парень куда более склонен говорить «нет», нежели я. Поэтому, когда мне не очень хочется самому отказывать человеку, я перенаправляю его к Рокки, а уж если вам удалось прорваться через него, то это хорошая заявка на попадание в мой календарь.

Перенаправлять людей можно и в социальные сети. Мне нравится это делать потому что я всегда за масштабируемость всего и вся, а ответ на условный вопрос на Quora может помочь тысячам людей, в то время как ответ на один мейл, поможет только его отправителю. Поэтому сказать что-то типа «задайте вопрос на Quora» — это хороший способ отказаться от встречи. Умные люди используют Facebook, чтобы понять, когда я онлайн — пообщаться в чате мне часто проще, чем ответить на письмо.

Как-то раз один мой друг Лоик Ле Мёр (Loic Le Meur) отказался со мной встретиться, сказав: «Я в то время буду на острове Некер» (а этот остров принадлежит Ричарду Брэнсону). Это можно описать как отказ, когда у вас действительно есть планы куда круче и веселее, чем какая-то встреча.

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.

Стоит ли сообщать, что не готовы работать в компании

Каждый, кто ищет работу, иногда принимает решение не приходить на назначенные рекрутерами встречи, например, почитав о компании негативные отзывы, ожидая другое место или по иным причинам. Стоит ли сообщать об этом или достаточно просто не явиться?

Или другая ситуация: встреча с работодателем прошла успешно, но что-то вас не устроило, или вы получили более выгодное предложение. Что делать в этом случае?

Некоторые соискатели считают, что задумываться о правильном отказе не имеет смысла. Рекрутеры часто не находят времени сообщить соискателю, что он не подходит. Так зачем же это делать кандидату? Но такая точка зрения не соответствует нормам деловой этики.

Сообщить о своем отказе стоит, и вот почему:

вы сможете сохранить «лицо» и репутацию;
грамотный и корректный отказ убережет вас от попадания в черные списки соискателей, а пригласившей вас компании позволит, не теряя времени, начать поиск нового кандидата;
в случае необходимости вам проще обратиться в компанию, сотрудники которой запомнили вас как вежливого и обязательного человека, знакомого с правилами делового этикета.

Как сообщить работодателю о неготовности принять предложение о работе

В современном мире большинство компаний для поиска сотрудников широко используют специальные рекрутинговые интернет-порталы.

Если вас пригласили на встречу с помощью такого портала, то придумывать вежливые варианты отказа работодателю до собеседования нет необходимости. Для этого существуют специально разработанные формы с готовыми формулировками, вам достаточно лишь выбрать наиболее подходящую и нажать кнопку.

Если вы ведете общение через сайт компании, то доступна и такая возможность как отказ от собеседования по электронной почте. Для этого достаточно написать ответное письмо на приглашение:
Спасибо, что заинтересовались моей кандидатурой, но обстоятельства складываются так, что сейчас я не готов вести переговоры о работе в Вашей компании. Желаю вам подобрать подходящего менеджера. Удачного дня.

Если вас пригласили по телефону, то и отменять встречу логичнее таким же способом. Достаточно пары общих фраз типа:
К сожалению, в данное время я не готов рассматривать предложения о трудоустройстве в Вашу компанию.

или:
Здравствуйте! Спасибо за приглашение на вакансию «Офис-менеджер». В настоящий момент я не готов рассмотреть Ваше предложение.

Сложнее сориентироваться, как вежливо отказать работодателю после собеседования, проходившего в несколько этапов. Ведь уже потрачено немало сил и времени на переговоры, да и компания рассчитывает на вас. Возможны следующие варианты:

1. Вы еще на встрече поняли, что не хотите работать в этом месте. Целесообразно сразу же сообщить об этом работодателю. Можете использовать такие формулировки:

Я трезво оценила свои возможности и вынуждена отказаться от Вашего предложения, так как мне неудобен предлагаемый график работы.

Большое спасибо Вам за предложение, но, к сожалению, эта вакансия мне не совсем подходит, это не то, что я ищу в данный момент.

2. Вы взяли таймаут для дальнейших размышлений. Перед тем, как отказаться от работы после собеседования, необходимо трезво оценить плюсы и минусы предложенной вакансии. Вы все же приняли решение не принимать предложение работодателя? Уведомите об этом одним из двух способов.

По телефону

Такие разговоры не слишком приятны, поэтому к ним стоит готовиться заранее, в том числе прорабатывать ответы на возможные возражения со стороны эйчара.

Благодарю, что вынесли положительное решение по моей кандидатуре, но хочу сообщить, что я подыскал более подходящую мне вакансию в другой компании, поэтому вынужден отказаться от Вашего предложения. Желаю успехов в поисках сотрудника.

В письменной форме

Этот способ предпочтительнее для многих соискателей, т. к. не подразумевает ответной реакции. Вдобавок он становится единственно возможным, когда предложение о работе получено в виде официального документа — джоб оффера (job offer — англ., предложение о работе). Раздумывая, как отказаться от вакансии после собеседования письменно, учтите следующие моменты:

Обращение. К рекрутеру обращайтесь по имени. Нелишне поблагодарить за уделенное вам время.
Причины отказа. Излагайте их правдиво, но корректно. Не стоит заострять внимание на особенностях личности директора или других сотрудниках, интерьера офиса и пр.
Пожелание успехов в дальнейшей работе позволит закончить общение на позитивной ноте и оставить о себе приятное впечатление.

Чтобы проиллюстрировать, как правильно отказать работодателю после собеседования в письменной форме, приведем примеры таких сообщений.

Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «инженера». После тщательного рассмотрения я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.

Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.

Желаю Вам всего наилучшего.

Глава LinkedIn Джефф Вейнер в очередном посте расправляется с главным “убийцей” рабочего времени и продуктивной работы: бесконечными совещаниями. Что нужно сделать руководителю, чтобы свести к минимуму бессмысленные часовые прослушивания презентаций, во время которых сотрудники от скуки играют в “булшит бинго”?

Спросите у своей команды: что бы они назвали среди “убийц” рабочего времени и эффективности работы? Почти наверняка всплывут на поверхность две вещи: разгребание рабочей почты и рабочие заседания. Первому я посвящу отдельный пост в будущем, сейчас бы я хотел сфокусироваться на том опыте, который получила команда LinkedIn в организации рабочих встреч. Мы вообще отказались от презентаций. Вместо этого, материалы, которые обычно включаются в презентации, рассылаются участникам совещания за 24 часа до встречи, так что люди успевают ознакомиться с их содержанием.

Конечно, если материалы были высланы, это не означает, что они будут прочитаны. На каждой нашей встрече первые 5-10 минут даются на то, чтобы участники могли еще раз перечесть материалы и освежить память. Если идея начинать встречу с 10-минутного молчания кажется вам странной, вы не одиноки. Первый раз когда я прочел об этой практике, мне на ум пришли библиотека, или же учебный зал. Но после того, как вы попробуете так сделать несколько раз, это перестанет казаться неловким моментом, а станет желанной практикой. Совещание быстро закончится, а участники действительно будут считать, что провели время с пользой.

Когда участники встречи дочитали материалы, время начинать обсуждение. Никаких презентаций. Важно твердо стоять на этом пункте, ведь большинство людей, которые подготовили материалы ко встрече, рефлекторно начнут презентовать их. С вычетом презентаций встреча будет сфокусирована на самом обсуждении: участники могут глубже рассмотреть тему, обменяться данными или идеями, и, что важнее всего, провести осмысленные дебаты по теме. Ведь мнения участников встречи важнее, чем бесконечное прослушивание пунктов и перечислений данных, которые могут быть нерелевантны или попросту неинтересны.

Если материалы были подготовлены тщательно и изложены простым доступным языком, времени на выяснение деталей практически не понадобится. Вас приятно удивит, что встреча, на которую был отведен час в расписании, займет 20-30 минут.

Ниже – несколько советов о том, как проводить совещания эффективнее:

1. Откажитесь от презентаций по причинам, описанным выше.

2. Сразу определите цель обсуждения. В начале собрания задайте один простой вопрос: “Какая цель встречи?”. Это поможет выяснить: все ли понимают, о чем будет идти речь. Некоторые компании выносят цель встречи в заголовок материалов, подготовленных к ней.

3. Определите, кто будет вести встречу. У каждого собрания должен быть только один модератор. Основная его задача – следить за тем, чтобы разговор касался релевантных тем, не выходил за рамки тематики встречи.

4. Уделите время тому, чтобы определить ключевые принципы и семантику обсуждения. Часто участники встреч уводят обсуждение далеко от основной темы только потому, что по-разному понимают значение обсуждаемых вопросов. Уделите немного времени тому, чтобы прояснить ключевые слова, фразы и концепции, которые будут обсуждаться на встрече.

5. Назначьте кого-то делать заметки по встрече. Конечно, речь не идет о том, чтобы этот человек выполнял объем работы секретаря суда, записывая каждое произнесенное слово. Выберите кого-то, кто хорошо разбирается в тематике встречи, кто сможет занести на бумагу только ее ключевые моменты. Так будет легче выяснить в итоге: что обсуждалось и к какому решению пришли участники. Эти заметки также помогут тем, кто не смог прийти.

6. Подводите итоги встречи. Не заканчивайте встречу, не подводя ее итогов, кратко пройдитесь по основным выводам, по тому, кто назначен ответственным за выполнение тех вещей, о которых вы договорились. Такие итоги, как правило, первое, от чего отказываются, когда встреча затягивается и участники начинают разбегаться на следующее запланированное рабочее мероприятие. Но это, как правило, один из самых важных этапов встречи.

7. Собирайте впечатления от встречи. Спрашивайте участников о том, что бы вы могли сделать лучше при организации встречи в следующий раз. Такой опрос – лучший способ также выяснить, нужна ли вообще запланированная встреча вашим сотрудникам. Если нет, лучше либо поменять цель и формат встречи, либо вообще убрать ее из календаря.

Проведите эксперимент. Встаньте посреди офиса и громко объявите: «Совещание!» Что вы услышите в ответ: «Ура-ура-ура!» или «Ууууууу»?

Мне кажется, я знаю ответ. Слово «совещание» ни у кого не вызывает громкого восторга – наоборот, при его упоминании по офису обычно проносится разочарованный гул голосов. Неудивительно, что у совещаний такая плохая репутация – ведь они часто затягиваются на часы, без всяких перспектив на обед или конец рабочего дня (да что уж там, порой даже если приспичит – и то не выйти). Собираются там совершенно разные люди, и непонятно, о чем они могут совещаться, не будучи даже знакомыми между собой. Иногда под конец никто не помнит, с чего все начиналось и что вообще нужно делать.

Тем не менее, для руководящего состава совещания – это неотъемлемая часть офисной жизни, пожирающая львиную долю рабочего времени. Причем чем выше ваша должность, тем больше времени вы будете проводить на подобных мероприятиях – большинство бизнесменов проводят сутки в неделю на совещаниях, а исполнительные директора – до 60% своего времени. Так что можете смело забивать в свои СМС-шаблоны «Дорогая, не жди меня, я сегодня буду поздно», «Ребята, пиво пока поставьте в холодильник, я еще не скоро» или «Поход в кино сегодня отменяется».

Только вот почему так получается? Разве совещания не должны быть продуктивными? Ведь, по идее, это должен быть важный разговор между людьми, позволяющий принять какое-то решение, прийти к каким-то выводам и решить какие-то проблемы, так? Да, именно для этого совещания и затеваются. Однако тут притаилось большое и наглое «НО»! В реальной жизни оказывается, что во время совещания люди зачем-то занимаются чем угодно, но только не конструктивным решением проблем. Все эти обсуждения командной работы, сотрудничества и мозговых штурмов – они, конечно, вызывают энтузиазм, но когда вы начинаете говорить о «совещании», где все эти чудеса должны происходить, все меняется. Наверное, совещаниям надо устроить крепкий ребрендинг. А может, не будем сваливать вину непонятно на кого и признаемся, что виноваты люди, проводящие или участвующие в совещаниях?

Есть такие типы людей, которым противопоказано появляться на совещаниях и вообще собираться группами больше двух человек: это скептики, лентяи и умники. Вообще, придурков в мире бизнеса хватает: сведите их вместе и дайте зацепиться языками – и все, можете смело писать пропало.

Не будьте врагами самим себе – прочитайте о семи способах гарантированно провалить совещание и потратить впустую несколько часов своего времени, которое уже никогда не вернуть. И пообещайте так никогда не делать.

1. Ненужные совещания по расписанию

Установленное расписание совещаний – худшее, что можно придумать. Кто-то пять лет назад придумал проводить ежемесячные совещания «по результатам работы какого-нибудь отдела», а вы так и ходите на них как привязанные – каждый месяц, несмотря на то, что отдела уже нет или обсуждать в его работе нечего. Чаще всего такими ничего не значащими встречами создается видимость работы, за которую всегда всех хвалят. Ну правильно, кто же будет отменять такие совещания?

2. Совещание вместо простого разговора

Некоторые любят раздувать из мухи слона и собирают три десятка людей на совещание, чтобы обсудить вопрос, для решения которого было бы достаточно минутного диалога. И правда, не каждый вопрос требует группового обсуждения или мозгового штурма. Если он может решиться после получасового препирания Васи с Сашей, то пусть так и будет. Остальным совершенно необязательно при этом присутствовать. Просто попросите Васю сообщить вам о принятом решении и информируйте всех, кого сочтете нужным.

3. Лишние люди

Совещания, на которые приглашаются все, кто хоть как-то причастен к обсуждаемой теме, обречены на провал еще до назначения места и времени его проведения: «Может, Леша сможет что-нибудь добавить по этому вопросу?» или «Давайте позовем Петю – это же вроде бы изначально была его идея». Когда список приглашенных раздувается до невероятных размеров, нужно трезво оценивать вместимость конференц-зала и способность всех этих людей понимать друг друга и адекватно взаимодействовать. Проще говоря, меньше народа – больше кислорода для мозгов, которым нужно работать во время совещания. Приглашайте только тех, кто действительно имеет отношение к делу и полномочия принимать решения. Остальным сделайте бесценный подарок – время, которое вы не станете у них красть.

4. Отсутствие повестки дня

Отличный способ развязать всем руки и языки – пускай все обсуждают те вопросы, которые волнуют лично их. Правда, об этом с тем же успехом можно поговорить за обедом или в курилке. Продумайте план действий заранее, а не тогда, когда вы заходите в переговорную комнату или набираете номер для селекторной связи. Спланируйте, какие пункты следует обсудить, чтобы комплексно осветить проблему, и расскажите всем о своем плане. Так вам будет намного легче сказать: «Ребята, вчерашний матч – отличная тема для обсуждений, но давайте-ка отложим ее на после работы».

5. Отсутствие секретаря

Вам нужен человек, который будет контролировать ход проведения совещания. Конечно, это можете быть и вы сами, но не все умеют юлийцезарствовать и одновременно следить за часами и собственной мыслью, растекающейся по древу. Просто попросите кого-нибудь следить за временем, отмечать вопросы, возникающие у присутствующих, и подсказывать вам, что такими темпами из трех пунктов повестки дня вы сегодня не успеете обсудить даже одного. В конце совещания не забудьте подвести итоги и напомнить всем, кто и что должен сделать.

6. Опоздания

Если совещание было назначено на два часа, а вы в четверть третьего все еще продолжаете рассаживать и консультировать непрекращающийся поток опоздавших, то те, кто пришел вовремя, потянутся в обратном направлении – за дверь. Лучший способ убить время – «подождать еще минуточку, ведь Мария Петровна еще обещалась, а даже не позвонила, что задержится». А как только Мария Петровна наконец-то соизволит явиться – повторить ей то, что собравшиеся прослушали уже десять раз. Независимо от причины опоздания, не позволяйте таким людям создавать проблемы вам и остальным присутствующим. Ну а если вы опаздываете сами, то не удивляйтесь, что совещание пойдет наперекосяк с самого начала.

7. Многозадачность

Если на совещание все пришли со своими ноутбуками и смотрят в мониторы, слушая вас краем уха, то… у вас проблема. Собравшиеся не считают совещание важным событием, не уважают вас или остальных, и вам придется повторять одно и то же по десять раз, чтобы донести до всех смысл беседы. Если вы присутствуете на совещании лично или по видеосвязи, то проявите себя как успешный оратор: попросите внимания аудитории для более эффективного и более быстрого совещания.

Будьте уверены – у вас будет навалом и других проблем: с непониманием присутствующих, с невозможностью прийти к единому мнению, со сменой приоритетов и, возможно, даже с обливанием водой и ударами кулаком/ботинком по столу, так что просто постарайтесь организовать совещание правильно. И научитесь этому побыстрее, пока после разочарованного «Ууууууу» все участники совещания не начали быстренько растекаться по домом или неотложным встречам, лишь бы не приходить на очередное унылое «бла-бла-бла» в конференц-зале.

Читайте также: