Как попасть к генеральному директору на прием

Опубликовано: 11.05.2024

Оформление генерального директора на работу – это процедура, которая должна выполняться в полном соответствии с ТК РФ. Процесс несколько отличается от оформления обычного сотрудника, так как гендиректор – это лицо с расширенными полномочиями. Этот специалист может как быть учредителем, так и не быть. Однако вне зависимости от степени участия директора в организации, ему начисляется зарплата.

Полномочия генерального директора

Гендиректор является одним из ключевых лиц в обществе. Это единственное лицо, которое может действовать от лица всей организации без оформленной доверенности. Так как директор обладает расширенным перечнем полномочий, к нему предъявляются высокие требования. Рассмотрим функциональные обязанности специалиста:

Полный контроль над функционированием организации.
Координация работы филиалов.
Обеспечение продуктивной деятельности всего штата.
Формирование плана работы общества.
Создание стратегий развития компании.
Контроль над исполнением поставленных целей.
Контроль над документооборотом.
Воплощение спланированных мероприятий.
Составление плана бюджета.
Аналитические мероприятия для установления результатов деятельности.

ООО может создаваться одним учредителем. В этом случае он же будет являться генеральным директором. Подобная позиция имеет как минусы, так и плюсы. Среди преимуществ можно отметить отсутствие необходимости отчитываться перед вышестоящими лицами. Однако есть и минус: наличие повышенной ответственности. Учредитель должен обладать всеми соответствующими знаниями. Главная функция гендиректора – это контроль над всеми направлениями деятельности организации. Специалист решает приоритетные задачи. Второстепенная работа делегируется другим сотрудникам.

Требования к кандидату

Кандидат на должность гендиректора должен соответствовать этим требованиям:

Оконченное высшее образование. К примеру, это может быть экономическое или юридическое образование. Это стандартные условия. Однако общество может оказывать особые услуги. К примеру, медицинские. В этом случае имеет смысл оформлять на работу директора с медицинским образованием.
Опыт работы. Данное условие не прописано в нормативных актах, однако обычно работодатели рассматривают соискателей с опытом. Эффективное решение задач возможно только при наличии практического опыта. Как правило, желательный опыт – это 3 года на руководящей должности.
Отсутствие судимости. Нельзя нанимать лиц, которые осуждены за экономические преступления и получили ограничения на устройство на руководящие должности.
Возраст. Как правило, работодатель нанимает сотрудников в возрасте 30-50 лет.

Это лишь примерный перечень. Он может меняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако требования к соискателю не могут противоречить закону. В частности, не может быть ограничений по половому, расовому и возрастному признаку. Если работодатель неправомерно установил ценз, он привлекается к юридической ответственности.

Оформление гендиректора: пошаговая инструкция

Законное оформление гендиректора позволяет избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.

Прием на работу гендиректора подразделяется на эти этапы:

Проверка кандидата на предмет профессиональных ограничений.
Рассмотрение предоставленных документов.
Организация учредительного заседания, по результатам которого принимается соответствующее решение.
Ознакомление принятого директора с регламентом деятельности и локальными документами.
Оформление трудового соглашения.
Издание приказа о приеме специалиста.
Внесение данных в трудовую книжку.
Заполнение личной карты директора.
Извещение налоговой о том, что кадровый состав общества изменился.
Оформление акта о передаче дел.

Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Утверждение кандидата

Должность гендиректора является выборной. То есть процедура приема сотрудника отличается рядом нюансов. Соискатель утверждается в процессе заседания участников общества. Только при наличии решения, принятого на этом заседании, можно назначить директора на должность. Заключительное решение принимается на учредительном собрании по итогам изучения резюме соискателей, приложенных документов. Если резюме прислал только один кандидат, то принцип выборности не используется. В этом случае факт утверждения фиксируется в протоколе.

Документальное сопровождение

Для приема на работу у соискателя нужно обязательно запросить эти документы:

Автобиографию.
Копии страниц паспорта.
Трудовую книжку.
Копии свидетельства о получении образования.
Пенсионное свидетельство.
Военный билет.

Иногда работодатель может запросить дополнительные бумаги:

Документ о прохождении медицинского осмотра.
Характеристику с прошлого места службы.
Свидетельство о присвоении налогового номера.

При приеме на работу гендиректора ему не нужно подавать заявление.

Заключение трудового соглашения

Между работодателем и гендиректором оформляется трудовой договор. В документе указывается эта информация:

Перечень полномочий.
Права и обязанности.
Размер оклада.
Ответственность при невыполнении условий.
Внутренние правила распорядка.
Обязательства.

Даже в том случае, если единственный учредитель исполняет роль гендиректора, нужно оформлять трудовое соглашение.

Приказ о приеме на работе

В дату вступления специалиста в должность нужно издать приказ о его приеме на работу. В документе содержится эта информация:

Информация о специалисте.
Дата выдачи документов.
Основания назначения на должность (номер и дата протокола).

На документе проставляются подписи работодателя и сотрудника.

ВАЖНО! Гендиректор также должен проставить свою подпись на должностной инструкции и в договоре о материальной ответственности.

Внесение информации в трудовую книжку

При вступлении специалиста в должность нужно внести запись в трудовую книжку. Занимается этим представитель кадрового отдела. Запись включает в себя эти реквизиты:

Дату вступления в должность.
Наименование должности.
Номер документа, являющегося основанием приема на работу.

Запись вносится в обязательном порядке.

Извещение налоговой

Оформление акта передачи дел

Акт передачи дел включает в себя эти сведения:

Наименование общества.
Информацию о председателе собрания.
Дату и место оформления бумаги.
Перечень передаваемых документов.
Информацию о присутствующих при передаче лицах.
Печать и подпись.

Акт составляется в двух экземплярах. Один из них передается гендиректору.

Дополнительные нюансы

Гендиректору может быть назначен испытательный срок. Его продолжительность составляет не более 6 месяцев. Исключение – прием специалиста по переводу. В этом случае испытательный срок не назначается. При исчислении испытательного срока не учитываются эти периоды:

Заболевания.
Воинский учет.
Участие в общественных мероприятиях.

В процессе прохождения испытаний специалист получает зарплату на общих основаниях.

Руководителя ООО обычно называют генеральным директором, но встречаются и другие варианты: директор, президент. Различия в наименовании не влияют на его статус – это единоличный исполнительный орган общества. Он представляет интересы организации и подписывает документы, связанные с ее деятельностью.

Рассмотрим, как назначить человека на должность директора ООО и какими документами это оформить.

Основание для приема на работу

Согласно статье 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» выбирают и назначают директора на должность участники общества. Для этого на общем собрании они должны большинством голосов принять решение об избрании руководителя. Сделать это может и совет директоров (наблюдательный совет), если это закреплено в уставе.

Директора выбирают из числа учредителей или приглашают со стороны.

Внимание! Нельзя нанимать на должность директора дисквалифицированных лиц. Проверьте заранее, что будущий руководитель не значится в Реестре дисквалифицированных должностных лиц. Для этого можно воспользоваться сервисом на сайте ФНС.

Решение о назначении на должность оформляют протоколом общего собрания. Это будет основанием для заключения трудового договора. Заявление при принятии на работу директору писать не нужно.

Если же в ООО только один собственник, то он может возложить полномочия руководителя сам на себя или привлечь наемного работника. В этом случае директор будет принят в штат на основании решения единственного учредителя общества.

Оформление трудового договора

Генеральный директор – такой же штатный сотрудник, как все остальные. И оформляют его по общим правилам. Он должен предъявить в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, военный билет и другие документы, необходимые для приема на работу. После этого с ним подписывают трудовой договор, который должен содержать условия, указанные в ст. 57 ТК РФ. Перед подписанием договора директора нужно ознакомить под подпись с внутренними документами организации.

Законодательство не ограничивает срок, на который принимают руководителя. Генерального директора можно принять в штат как по срочному трудовому договору (не более 5 лет), так и на неопределенный срок. Это можно указать в уставе или в решении.

Трудовой договор с гендиректором со стороны организации подписывает кто-либо из ее уполномоченных представителей (п. 1 ст. 40 Закона об ООО ):

председатель общего собрания участников или совета директоров (наблюдательного совета);
единственный собственник общества;
другой уполномоченный участник ООО.

Дата трудового договора с директором совпадает с датой принятия единственным учредителем или общим собранием участников решения о назначении.

Приказ о приеме на работу

После заключения трудового договора, в трехдневный срок издают приказ о приеме на работу директора. В нем он расписывается дважды: как руководитель организации и как работник, который ознакомился с приказом. Документ регистрируют в журнале учета приказов о приеме на работу, оформляют личную карточку сотрудника.

При этом можно оформить еще один приказ – о вступлении директора в должность. Заполняется он в свободной форме. Приказ подпишет тот же участник ООО, который уполномочен подписать трудовой договор с руководителем.

Запись в трудовую книжку

Сведения о работе в трудовую книжку руководителя вносят в общем порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Запись делается только в случае, если он принят на основное место работы. Если директор работает по совместительству, запись в трудовой не делают.

В графу 4 вписывают реквизиты одного из документов:

протокола общего собрания участников ООО;
протокола совета директоров (наблюдательного совета);
решения единственного участника;
приказа о вступлении в должность.

Такие разъяснения дал Роструд в письме № 2894-6-1 от 22 сентября 2010 г.

В графе 3 лучше написать «избран» или «назначен», а не «принят».

Заполняет трудовую книжку специалист, который ведет кадровую документацию или сам директор, если он единственный сотрудник в компании.

Если директор – единственный учредитель

Если функции руководителя взял на себя единственный участник (учредитель) общества, то оформлять с ним трудовой договор не нужно. Об этом сказано в письме Роструда № 2262-6-1 от 28.12.2006.

Однако это спорный момент: встречается противоположная точка зрения о том, что трудовой договор с директором – единственным учредителем – все-таки не запрещено заключать в общем порядке.

Передача сведений о директоре в ИФНС

Сведения о новом руководителе ООО нужно передать в налоговую инспекцию, чтобы их внесли в ЕГРЮЛ. На это дается 3 рабочих дня с момента его назначения.

Если директор был избран еще до госрегистрации ООО, то отдельно об этом в ИФНС не сообщают.

Чтобы передать информацию, заполняют заявление по форме № Р14001 . Предоставить его можно несколькими способами:

Если пропустить сроки (или вообще не представить сведения), руководителя организации ждет штраф в размере 5 000 рублей согласно ч. 3 ст. 14.25 и ст. 23.61 КоАП РФ.

Часто продажнику нужно пробиться через колл-центр и переговорить с лицом, принимающим решение (ЛПР). Как это сделать, не зная, кто из сотрудников этим лицом является? Работники колл-центра просто отправят вас на стандартный ящик компании info @. ru, потому что корпоративные правила не позволяют соединять напрямую, а за нарушение они получат взыскание.

Как выйти на лпр

Один из вариантов — попробовать в других подразделениях, в которых не наказывают за соединение не с теми людьми. Например, отдел продаж — через него уже проще выйти на нужного сотрудника. Конечно, существуют специфические компании, где трудно выйти даже на сам отдел продаж. Но самый простой способ — найти ФИО в любом сервисе по компаниям и пробовать выйти на этого человека. Если с ним не соединяют — найти ответственного. Принцип такой: если мы на кого-то в компании ссылаемся, это увеличивает шансы на контакт.

Вот еще 14 способов пробиться через секретаря, выйти на нужного сотрудника и предложить ему свой продукт или услугу:

1. Вы мне звонили

Когда вы не знаете, кому звонить, можете сделать вид, что в вашу компанию кто-то звонил. Пример:

«Здравствуйте. От вас был звонок. Видимо, по вопросу закупки запчастей для конвейера. Кто бы это мог от вас звонить. Обычно это главный механик или снабженец. Соедините меня с ним».

Такой прием работает с небольшими и средними компаниями. С крупными можно попробовать, но срабатывает далеко не всегда.

2. Мы раньше уже общались

Создать впечатление, что вы уже общались с нужным вам специалистом компании. Пример:

«Здравствуйте, а снабженец на месте? Соедините меня с ним, пожалуйста».

3. Путаница с именем

«Соедините меня с Павлом Иванычем. Как, кто это? Главный механик. Нет такого? Это компания “Х”? Странно. Мне передали, что звонили из вашей компании по поводу комплектующих для конвейера. Наверное, неправильно записали имя-отчество. А как правильно зовут главного механика? Семен Петрович? Соедините, пожалуйста».

4. Разъединилось

Способ для работы со средними компаниями.

«Здравствуйте, соедините, пожалуйста, еще раз со снабжением, а то разъединилось».

Конечно, могут спросить, с кем именно вы разговаривали.

«Да толком еще и познакомиться не успели, только начали разговор и он прервался».

5. Как правильно пишется

Если вы стандартно просите соединить вас с директором или уточняете, кто в компании отвечает за нужное вам направление, сотрудник на том конце провода или мягко предложит написать на рабочий ящик — «Мы посмотрим предложение и свяжемся с вами», или в жесткой форме скажет: «Ничего не нужно» и завершит разговор. Поэтому нужно уметь нестандартно начать диалог. Ваша задача — отличаться от всех остальных звонящих.

«Подскажите, где вы находитесь? (С таким вопросом звонят часто: водители, курьеры, менеджеры. Обычно на него отвечают — дают адрес, email). Я сейчас готовлю письмо для вашего начальника ОМТС. Подскажите, как правильно пишется его имя, отчество (Если человек уже помог вам в чем-то, есть вероятность, что он и эту информацию скажет). А он на месте сейчас? Соедините».

Этот прием похож на диалог из третьего способа, но он увеличивает конверсию по сравнению с обычным заходом. Однако, если у сотрудника на телефоне есть задача блокировать, пробиваться менеджеру все равно будет сложно.

6. Звонить напрямую или под легендой

«Здравствуйте, выставка “ПродЭкспо”. Хотели выслать бесплатные приглашения. Подскажите ваш почтовый адрес (Ваш почтовый адрес Ленина, 21?).Подскажите, как ФИО главного инженера пишется?

Звоните через день — вас уже никто не вспомнит. Его еще называют «метод звонка через выходные», когда уже точно никто не вспомнит.

7. Можем их соединить

Способ, который обыгрывает общение между генеральными директорами и взаимодействие их помощников. Работать нужно в паре, роль персонального ассистента выполняет, например, девушка.

«Здравствуйте, меня зовут Анна. Я персональный ассистент Сергея Иванова из “АльфаСнаб”. У него запланирован разговор с Иваном Ивановичем, можем их соединить?».

Работает игра словами: вы же не лжете, когда говорите: «Здравствуйте, мой руководитель поручил мне связаться с Иваном Ивановичем по обсуждению технических вопросов. Он на месте, можете соединить?». Поручил — не значит, что ведутся переговоры, но слова создают впечатление, что общение уже идет. И повышают вероятность того, что вас соединят.

8. Метод стелс

Когда задают вопрос: «Кто вы и по какому вопросу», продажники используют метод «стелс» — лететь, не попадая под радары разоблачения холодного звонка, не использовать слова «менеджер», «поставщик», «сотрудничество». Надо произвести впечатление, что мы уже работаем вместе. Один из способов — «Акцепт».

«Мы уже выставили вам оферту, теперь ждем акцепт».

Некоторые будут копать, что за оферта и какой акцепт, а некоторые соединяют.

9. Наследство

«Я из компании “Х”, мне в наследство от коллеги досталась клиентская база с вашей компанией. По записям вижу, что сотрудничество шло. Звоню, чтобы продолжить работу. Соедините с Иваном Петровичем».

Слово «наследство» и подробности увеличивают вероятность контакта. Есть женский вариант:

«Я вышла из декрета и сейчас восстанавливаю контакты. Соедините с Иваном Петровичем».

10. Потерял

«Я потерял (утопил) мобильник с номером вашего начальника, теперь восстанавливаю контакты. Напомните, как главного механика зовут? Точно! Он сейчас на месте? Соедините».

11. Повествовательный характер

Когда вас «послали на почту», то есть предложили выслать предложения на почту, вероятность, что соединят с нужным человеком, снизилась. Все равно есть варианты (с использованием артистизма, нахальства).

«Да я не с предложением! Мой звонок носит более повествовательный характер. Соедините со снабжением».

12. Ждет звонка

Вы не говорите по существу, задача — подтолкнуть к нужному действию.

«А вдруг мы те самые, звонка которых он ждет? Соедините с Иваном Ивановичем».

13. Давление

Есть вариант с давлением, но он применим, только если вы умеете применять такую стратегию поведения — давить на окружающих для достижения своих целей.

«Правильно ли я понимаю, что это вы занимаетесь покупкой комплектующих для конвейера? Нет? Ну так соедините меня с главным механиком!»

По большому счету, дело здесь не словах, а в том, насколько эмоционально вы можете это сделать. Иначе метод будет неубедительным. Кейс: менеджер по продажам в компании, продающей стальные трубы, долго пробовал выйти на ЛПР строительной фирмы. Когда он звонил, бухгалтер его не пропускала. Однажды он позвонил так:

«У меня на объекте машина застряла с трубами! Дай телефон прораба».

Давил в диалоге так, что телефон ему дали и он договорился о встрече.

14. Прием-забалтывание «Вышлю»

«Да, конечно, я вышлю информацию, как только ваш главный механик скажет: “Мне это интересно, присылайте”. А иначе, сами понимаете, спама в компьютере и без меня хватает. Разговор займет буквально три минуты. Кстати, как его зовут? Соедините меня с ним».

Как выходить на ЛПР в крупных компаниях

При работе с более бюрократизированными крупным бизнесом или государственными компаниями бывает проще следовать установленной процедуре. Написать письмо на имя генерального директора, узнать у секретаря, какой у письма входящий номер, кому его отписали, и выходить на этого человека.

Второй подход, его называют директ мэйл, — отправка «физического» письма, которое доставляет курьер. Желательно знать ФИО контактного лица, приложить материалы. Почему это работает? Ну сколько бумажных солидных писем приходит в среднем за неделю в компанию? А электронных очень много. Представьте: приехал курьер службы доставки, привез письмо — иногда оно неоткрытым добирается до первого лица. А в этом случае оно как минимум привлекает внимание. Поэтому при продаже больших дорогих проектов это один из действенных способов выхода на лиц, принимающих решения, и инициации первичного контакта.

Бланк подготовки холодного звонка

Менеджеру перед звонком лучше составить для себя «бланк подготовки холодного звонка». В нем определить главную цель звонка с точки зрения продаж — выяснить ФИО контактного лица, принимающего решения по данному направлению, договориться об отправке общей презентации, о встрече, понять потребности (имеются ли планы по закупке, объект, который нуждается в продукте. И далее прописать фразы (по скрипту или свои), которые он будет использовать.

Статья подготовлена на основе лекции эксперта в управлении продажами Максима Горбачева, преподавателя Русской Школы Управления.

О техниках общения, которые позволяют обойти секретаря, рассказывает наш эксперт, бизнес-тренер Виталий Кравчук. Приемы пригодятся не только менеджерам по продажам, но и всем специалистам, которые хотят дозвониться до лица, принимающего решения.

Фото с сайта vmnews.ru

– Распространенное заблуждение, что секретарь – естественный враг всех менеджеров по продажам. И, соответственно, его нужно победить любым способом – «на войне как на войне».

Это происходит потому, что уровень общения многих людей, которые звонят в приемную, оставляет желать лучшего. И у секретарей выработалась устойчивая отрицательная реакция на любые холодные звонки.

Истинная цель секретаря – оградить руководство от непрофессиональных предложений и разговоров. Задачей же менеджера является максимальное сокращение затрат времени и усилий на разговор с секретарем.

promodj.com

Техники прохода секретаря делятся на две большие группы.

Мы не знаем имя лица, принимающего решение

1. Простой вопрос. Очень простая техника и поэтому эффективная. Отлично работает, если мы заранее знаем должность специалиста, который нам нужен.

Мы просто звоним в приемную, просто спрашиваем телефон сотрудника. Мы не говорим секретарю, что хотим что-то продать или предложить. И у нее в голове не срабатывает схема – отказать/сказать «высылайте на е-мейл».

Если это не секретная военная база, то у секретаря, как правило, нет установки не давать телефон сотрудников. Раз мы спрашиваем номер конкретного специалиста – значит, нужно. Возможно мы партнеры, возможно клиенты, возможно проверка – масса вариантов. Секретарю гораздо проще ответить на вопрос, чем начинать думать и выяснять, кто бы это мог быть.

Диалог состоит из:

Приветствие
Краткое представление (имя, фамилия, компания)
Простой вопрос

«Добрый день, меня зовут Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, пожалуйста, как дозвониться до вашего начальника ИТ?».

2. Урезанный простой вопрос. Можно выбросить краткое представление: «Добрый день, подскажите, как дозвониться до начальника ИT?».

Если для очистки совести секретарь спросит «а кто вы?» – в ответ мы просто представляемся в формате имя, фамилия, компания. Для значимости можно добавить и отчество.

Большинству секретарей этого будет достаточно («Я свою работу выполнила, всем подряд телефоны не раздаю»). И даст контакт или переключит на нужного специалиста.

Также секретарь может спросить: «А по какому вопросу?». Отвечаем с достоинством: «По рабочему». Дальнейший диалог уже будет похож на допрос, поэтому только особо настойчивый секретарь продолжит их задавать.

Фото с сайта nnm.ru

3. Этого будет достаточно. Прием как раз для особо настойчивых секретарей. Важно говорить уверенно, с чувством собственного достоинства: «Скажите директору, что звонит Виталий Кравчук, этого будет достаточно».

4. Уточнение с альтернативой. Похоже на технику простых вопросов. По моим наблюдениям, очень эффективно работает на уровне технических специалистов, нормально – на уровне топ-менеджеров. Стоит применять, когда мы примерно знаем круг должностных лиц, которые могут заниматься нужным вопросом.

Диалог состоит из:

Приветствия
Краткого представления (имя, фамилия, компания)
Уточнение с альтернативой

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, кто у вас ответственный за обслуживание систем кондиционирования – главный инженер или главный энергетик? Главный энергетик? Соедините, пожалуйста».

5. Просьба о помощи. Мы все любим помогать, если нас об этом правильно просят. Секретари не исключение. Практика показывает, что техника отлично работает на уровне технического специалиста. На фоне менеджеров, которые считают секретарей врагами, мы выглядим гораздо позитивнее.

Фото с сайта delcinfo.ru

Вас будут и соединять чаще, и не возражать жестко.

Диалог состоит из:

Стандартное приветствие
Краткое представление
Просьба

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Помогите, пожалуйста. С кем я могу у вас поговорить по разработке сайта? Ваши службы адресуют одна на другую, а толку нет».

6. Маркетинговое исследование. Техника позволяет переместить нас из роли продавца в роль Исследователя, у секретаря нет причин не дать нам контакт нужного специалиста. Но мой опыт показывает: на уровне топ-менеджмента работает плохо.

Звучит это так: «Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Проводим исследование рынка по работе системы продвижения. Кому я могу задать три вопроса? Как правило, это специалист, который отвечает за маркетинг в вашей компании».

Фото с сайта blog.anketolog.ru

7. Кто от вас мог звонить в нашу компанию? Если мы хотим точно и быстро узнать, кто занимается нашим вопросом на уровне исполнителя – это одна из лучших техник, хоть и с элементами манипуляции фактами. Фишка техники – мы представляемся и очень подробно объясняем, чем занимаемся. Чтобы секретарь не дай бог не ошибся и не дал не тот контакт:

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Занимаемся внедрением CRM систем для интеграции работы отделов продаж, маркетинга и производства. Коллега оставил на столе записку с вашим телефоном – ему кто-то звонил недавно, интересовался нашей программой, но не успел представиться и разговор оборвался. Кто из сотрудников вашей компании мог нам звонить?».

Остается только записать контакт.

Фото с сайта akademichesky.mos.ru

Мы знаем имя лица, принимающего решение

Многие из этих техник еще лучше работают, если мы знаем имя, фамилию и должность ЛПР. Зачастую узнать это можно из Интернета. Если на сайте данных нет, можно использовать следующие способы.

Как правильно. Обычный звонок в приемную или любой другой отдел с вопросом «Как правильно имя, отчество вашего директора?». Или звонок с просьбой: «Напомните, пожалуйста, отчество вашего директора». Тем самым создается иллюзия знакомства с директором.
Ссылка на письмо: «Добрый день, подскажите, пожалуйста, имя отчество ЛПР. Для официального письма».

Вот техники, которые я использовал для выхода на уровень топ-менеджмента. Туда, как известно, просто так не пускают.

1. Самый замечательный. Техника выглядит очень просто. Позитивным, энергичным голосом говорим: «Соедините меня, пожалуйста, с вашим самым замечательным генеральным директором Александром Константиновичем!». Не углубляясь в дебри анализа, просто скажу, что работает на порядок лучше, чем стандартная просьба.

Фото с сайта bobr.by

2. Иллюзия знакомства. Техника работает абсолютно с любыми контактами, вплоть до директоров. Диалог состоит из двух блоков: приветствие и вопрос.

«Добрый день! А Павел Алексеевич на месте, никуда не убежал?». Все! У секретаря создается впечатление, что мы знакомы и недавно говорили. И секретарь без проблем соединяет с руководителем или говорит, как его найти.

3. Иллюзия важности и срочности. Техника работает отлично. Однако предостерегаю: как вести себя потом с ЛПР, непонятно.

Суть в том, что мы предотвращаем возможные возражения формата «отправьте на электронную почту, директор занят» и давим срочностью и авторитетом. Обязательно называем солидную должность, вроде «Директор департамента по продажам ключевым клиентам».
После представления говорим секретарю: «Завтра будем у вас в городе, выбираем партнеров по стратегическому сотрудничеству, времени отправлять предложение и перезванивать нет, соедините с директором».

Рекомендую использовать технику в самом крайнем случае.

Опыт работы в активных продажах 8 лет.

Ключевые компетенции: построение и апргейд отдела продаж для компаний B2B. Внедрение в бизнес корпоративной книги продаж. Обучение торгового персонала в сегменте B2B.

Новая работа — всегда стресс, даже для руководителя. И если вы знаете часть команды, многое всё равно остаётся неизвестным и новым: нет чёткого понимания, как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Поделюсь простыми и важными шагами, которые помогут понять обстановку, в которой предстоит работать, и организовать рабочие процессы в новой команде.

Сергей Шульга

Ex-HRD ВКонтакте, бизнес-консультант

Шаг 1. Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Шаг 2. Познакомьтесь с командой

Это один из важнейших шагов, — ведь вы будете проводить большую часть дня с этими людьми.

На новом месте важно провести первую встречу с командой для знакомства. Если команда очень большая, состоящая из нескольких групп, то можно провести несколько встреч с разными группами.

Кратко расскажите о себе: как пришли к этой должности и какие ближайшие мероприятия ожидают сотрудников. По возможности проведите ещё и личные встречи с каждым членом команды: если структура большая, можно ограничиться руководителями и лидами небольших команд.

Узнайте у каждого сотрудника:

какие задачи решает;
что нравится и не нравится в текущей работе;
что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
какие проблемы видит в команде;
какие сложности видит в компании в целом;
чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.

Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, — и то, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.

Если такие встречи не проводить, то команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и в целом демотивацией команды.

Коллеги поделились кейсом: новый руководитель не уделил должного внимания знакомству с командой, — начал раздавать задачи на своё усмотрение. Упала эффективность и мотивация сотрудников. Большая часть команды просто уволилась.

Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов

Разберитесь в структуре компании, — важно понять основные бизнес-процессы, которые будут происходить под вашим руководством или при вашем участии. Эту информацию компании обычно хранят на корпоративных порталах и других базах знаний. При этом изучение документов не даст такой глубокой картины, как личные встречи с руководителями других отделов. Благодаря таким встречам вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.

Встречи можно и не проводить, но тогда есть риск, что вы не получите важную информацию, — а в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.

Проводя такие встречи на моём прошлом месте работы в iConText Group, удалось на старте найти натянутые — и неочевидные на первый взгляд — отношения между командами, дублирование части процессов. Что помогло оперативно решить проблемы.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Так ваша команда почувствует причастность к общему делу, увидит зоны роста и понимание целей компании. Непонимание целей компании, общей стратегии и целесообразности задач демотивирует сотрудников.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Шаг 5. Создайте новую структуру отдела

На основе новой сформированной стратегии у вас и вашей команды есть детальный план с задачами. Вы должны понимать,какими ресурсами можно его реализовать и какова будет новая структура отдела:

какие задачи необходимо распределить между текущими сотрудниками;
кого из команды перевести на другую роль, если нужно назначить лидов команд (на основе их пожеланий и возможностей);
каких специалистов нужно ещё найти.

Тем самым вы перераспределяете нагрузку и даёте членам команды шанс проявить себя. Новые задачи и назначения вдохнут энергию в команду.

Если же вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риски, что перегрузите сотрудника или получите человека-оркестр. Такие сотрудники могут быстро перегореть и уйти.

Шаг 6. Организуйте регулярные встречи

Рекомендую два эффективных формата встреч: еженедельный статус команды и встречи один на один. Далее по ходу работы можете уже изменять, пробовать другие форматы, в зависимости от предпочтения команды и эффективности таких встреч.

Еженедельный статус

Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с лидами команд, где каждый делится статусом по текущим задачам: что в работе, что сделано, что нет, что мешает в работе.

Отличный инструмент для того, чтобы все понимали общую картину задач по отделу и кто чем сейчас занимается.

Встречи один на один

Раз в две недели руководитель и сотрудник общаются один на один, где обсуждается всё, что накипело; какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться. Такие встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.

К сожалению, новые руководители не всегда использую эти инструменты коммуникации с командой и, в результате, теряют ценных сотрудников. Кто-то начинает перегорать, кого-то может что-то не устраивать, а выяснить это не удавалось.

Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами

Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.

Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.

Так вы и вся команда сможете видеть весь процесс и зафиксированные договорённости, а также любые изменения по проектам или задачам. CRM-системы полезны при масштабировании задач и погружении новых сотрудников из других команд или отделов.

Курс

Soft Skills для руководителя

Узнать больше

Научитесь управлять командой и мотивировать подчинённых
Узнаете, как договариваться со своими подчинёнными и коллегами
Сможете проводить конструктивные встречи и оптимизировать их количество

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше. Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды.

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки.

Читайте также: