Как попросить коллегу выйти за тебя на работу

Опубликовано: 11.05.2024

С работой дела обычно обстоят так: чем больше вы на себя берете, тем больше на вас сваливается. Так вас рано или поздно завалит трудовыми обязанностями, и ни один кадровик вас не сможет потом откопать под этими завалами. Но вы не переживайте, пока еще не поздно, мы спешим на помощь! И вот что мы вам скажем: надо бы вам от части своих дел избавиться. А куда же их деть? Ну конечно же доверить коллегам. Они же вам не только для того, чтобы ходить по пятницам в бары, нужны! Мы вас уже как-то учили делегировать полномочия со строгим видом. Но надо ведь иногда и менять тактику. Так что мы теперь в подробностях расскажем, как с чувством, толком и (по необходимости) слезами на глазах просить о помощи (читать как: умолять сделать за вас вашу работу). Да так, чтобы никто не посмел вам отказать.

Иностранные СМИ рассказали, чего нельзя делать бизнесменам в России

Сразу переходите к делу

Вспомните-ка последний раз, когда вас о чем-нибудь просили.

«Привет, мой любимый коллега, как твои дела? Все хорошо? Как дети? Как твой амбициозный проект? Я, конечно, удивлен, что тебя еще 3 года назад не сделали начальником отдела. По-моему, более достойных кандидатур нет и быть не может. Ну а вообще дела как? Круто все? Ну и у меня. А что ты делаешь в пятницу вечером? Возможно, ничего? О, а не согласишься ли ты помочь мне с годовым отчетом?»

Вряд ли мы смогли дословно угадать последнюю просьбу, что вы слышали. Но что-то общее, наверняка, есть. Обычно все просьбы объединяет длительная и бессмысленная прелюдия. А зря. Пока вы пытаетесь узнать, как дела у жертвы, на которую пытаетесь навесить свои обязанности, она уже начинает что-то подозревать и готовиться к бегству. А вы даете время обдумать пути к отступлению. Чтобы не дать жертве улизнуть, надо сразу переходить к делу. Неудобно? Забудьте! Обескуражьте своим вопросом, и человек от неожиданности возьмет и согласится. Если уж вы никак не хотите покидать общество поборников морали, потом спросите, как дела, и объясните, что к чему.

Льстите

Ну да, лесть – это плохо. Но вы же не хотите утонуть в океане свалившихся на вас обязанностей. Так что забудьте о том, что плохо. Тот, к кому вы обратились за помощью, должен быть уверен, что вы молите его помочь лишь потому, что лучшего специалиста в данной области вам на всей планете (а может, и за ее пределами) не сыскать. Даже если это совсем не так, придется его в этом убедить. Тут лесть, возможно, перерастет в наглую ложь, но жизнь сурова, что поделаешь. Не признаваться же ему, что вы к нему обратились лишь потому, что других дураков, согласных выполнять чужую работу, в офисе (почему-то) нет.

Прибедняйтесь

Как действовать, если вам необходимо уволить сотрудника

Коллегу вы похвалили, это вы молодец. Теперь объясните, что у вас с отчетами всегда были проблемы. Можете даже жалобно попросить не рассказывать боссу, а то тот как узнает, обязательно вас уволит, а у вас дома пятеро детей, жена, вечно требующая лабутены (это туфли такие, не из дешевых), и три бабушки на иждивении. На этом моменте можете разрыдаться. Тут уже, как говорится, овощ в помощь. В вашем случае – порезанный и умело спрятанный в карман пиджака лук. Но сильно голову пеплом не посыпайте, слава офисного кретина вам ведь тоже ни к чему.

Не переусердствуйте

Лесть и умаление собственных способностей – это, конечно, хорошо, но… ой, это, конечно же, очень плохо. Но в данной конкретной ситуации очень даже к месту. Ну вы поняли. Только сильно не перегибайте палку. Что-нибудь вроде «если ты согласишься мне помочь, я буду твоим самым лучшим другом на всю оставшуюся жизнь и отдам тебе своего первенца» не сделает вашу речь убедительнее. А вот вам придаст неповторимый оттенок идиотизма. Так что знайте меру.

Цените помощников

В общем, если уж все ваши уговоры не прошли даром и кто-то все-таки согласился вам помочь, и не просто согласился, а действительно помог, вы уж тоже в долгу не оставайтесь. Надо этого святого человека как-нибудь отблагодарить. И чем лучше вы его отблагодарите, тем больше вероятность, что он еще когда-нибудь согласится за вас поработать. Ну про благодарности мы вам уже рассказывали. Вот почитайте, как не оплошать.

Мы прямо уже вам завидуем, ведь вы сейчас избавитесь от работы и сможете отдыхать большую часть дня, пока коллеги вкалывают. А собственно, зачем же мы завидуем, мы ведь и сами все знаем. Пойдем и сделаем то же самое, что и вы, и тоже будем отдыхать.

Исследования в области нейробиологии и психологии показывают, что страх попросить о помощи часто связан с чувством неопределенности, с риском быть отвергнутым, лишиться статуса и, возможно, независимости. Эти чувства активируют в мозге те же зоны, что и физическая боль. Однако современный бизнес устроен так, что кросс-функциональные коллективы, адаптивные технологии управления проектами и матричные или плоские структуры так или иначе подразумевают постоянное взаимодействие с руководителями, коллегами и подчиненными. Не только результаты работы, но и продвижение по карьерной лестнице зависят от умения обращаться за советом, рекомендациями и ресурсами. По некоторым оценкам, в от 75 до 90% случаев люди помогают друг другу именно в ответ на просьбу.

Издержки и выгода

Простейший способ научиться обращаться за поддержкой – понять, что, как ни странно, большинство готово протянуть нам руку помощи. Проанализировав результаты собственных давних экспериментов, профессор Корнелльского университета Ванесса Бонс выяснила: незнакомцы на 48% чаще, чем ожидается, откликаются на просьбы о помощи. Кроме того, согласно исследованиям, мы не понимаем, как много усилий они готовы приложить, чтобы поддержать нас. Опубликованное в 2017 г. исследование швейцарских ученых показало: люди, решившие потратить даже небольшую сумму на других, чувствуют себя счастливее тех, кто планирует потратиться только на себя.

Если хотите, чтобы на вашу просьбу откликнулись, переключите внимание человека. Ваш визави должен почувствовать: он помогает по собственной воле, а не по принуждению. Поэтому избегайте намеков на то, что помощь – это обязанность или чье-то указание. Не говорите «Я могу попросить вас об одолжении?», после чего люди чувствуют, что их загнали в угол. Не извиняйтесь: «Мне ужасно неловко вас напрягать. » – потому что помощь выглядит как нечто тягостное. Не делайте акцент на взаимности услуги («В следующий раз я вам помогу»): никто не любит быть в долгу и работать по бездушной схеме «ты – мне, я – тебе». Не пытайтесь преуменьшить свои потребности фразами «Я вообще редко прошу о помощи» или «У меня совсем незначительная просьба» – они намекают на то, что помощь не очень нужна. Вместо этого произносите подкрепляющие фразы-ключи, встраивая их в конкретные просьбы. Эти фразы можно использовать и в повседневном общении, чтобы заранее «запрограммировать» людей на отзывчивость.

Три ключа

Чувство локтя. Прежде всего покажите потенциальному помощнику: вы в одной команде – и эта команда очень важна. У всех есть потребность принадлежать к некоей социальной группе и поддерживать друг друга. Апеллировать к этой потребности можно по-разному. Например, исследование Приянки Карр и Грега Уолтона из Стэнфордского университета показывает: даже одно слово «вместе» может произвести впечатление на человека. Участники эксперимента, которым говорили, что в других комнатах люди выполняют такие же задания (собирают головоломки) и с ними можно будет обменяться опытом, работали на 48% дольше, получали лучшие результаты и меньше уставали, чем те, кто считал, что трудится в одиночку.

Упомяните общую цель, общего врага или общую черту вашего коллектива – например, желание перевыполнить план, обойти отраслевых конкурентов или стать похожими на супергероев. Но лучший способ объединить людей – напомнить об общих впечатлениях, идеях, мыслях и чувствах. Если, скажем, в руководстве компании всего две женщины, не стоит просто говорить «Нас двое» – лучше спросить: «Вы заметили, что нас все время перебивают?» Так вы подчеркнете не общую черту, а схожий опыт.

Что нужно помощникам

Положительный образ. Второй вариант – рассказать или напомнить потенциальному помощнику, что его качества или должность дают ему уникальную возможность оказать вам поддержку и что он не просто случайная фигура, а щедрой души человек, который всем приходит на помощь. Например, исследования выявили, что люди больше дают на благотворительность, если их просят не просто «пожертвовать», а «пожертвовать щедрой рукой», и что уже в возрасте трех лет дети чаще доделывают дела до конца (скажем, убирают кубики), если им предлагают не «помочь», а «стать помощником».

Еще один способ заставить помощника хорошо о себе думать – поблагодарить его. Недавно Boomerang, компания – производитель софта, проанализировала 350 000 цепочек электронных писем и пришла к выводу: на послания, заканчивавшиеся на «Заранее благодарю» или «Спасибо», люди отвечали гораздо чаще, чем на письма с простыми «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Даже если благодарить пока не за что, выражение признательности пробуждает желание помочь – при условии, что вы делаете упор на щедрость, благородство и прочие качества адресатов, а не на то, какую пользу принесет их помощь вам.

Как правильно обратиться за помощью. Для многих людей нет ничего сложнее, чем обратиться за помощью. Они могут не контролировать ситуацию и осознавать, что сами они не справятся. Но признаться в этом себе и обратиться за помощью к окружающим – это неодолимая тяжесть для них.

Как правильно обратиться за помощью

«Не верь, не бойся, не проси» — поговорка, популярная в узких кругах, устарела. Гораздо актуальнее звучит народная мудрость «Спрос не грех, отказ не беда». Чтобы добиваться своих целей, можно и нужно привлекать других людей.

У многих сложилось мнение, что просить кого-то о чем-то

неудобно,
неловко,
недостойно,

потому что

или человек обязательно потребует что-то взамен,
или вы не поддерживали контакт уже год
или же персона настолько высокого уровня, что вам попросту нечего дать взамен.

Просить можно и нужно, но стоит при этом соблюдать некоторые правила.

Мотивация

Поймите мотивацию человека, к которому вы хотите обратиться.

Мы часто забываем, что кроме товарно-денежных отношений существует еще и эмоциональный обмен.

Если вам кажется, что вы ничего не можете предложить человеку, сядьте и подумайте еще раз.

Одна из главных потребностей человека — отдавать.

Вспомните, например, как приятно делать подарки. Некоторые люди больше любят дарить подарки, чем получать. Вспомните свои ощущения, когда вы помогли коллеге разобраться с несложной задачей. Родители, объясняющие детям, как надо и как не надо, получают ощущение удовлетворенности и собственной значимости.

Нет ничего страшного в том, чтобы попросить своего знакомого представить вас другу или коллеге, встреча с которым для вас может быть очень ценной. Ведь, как правило, сделать это очень просто: например, он может написать письмо и поставить в копию вас или создать чат на троих в Facebook. А если вы подготовите для него черновик текста, то его задача сведется к минимуму.

Помогать самим — не зазорно

Сделайте что-то сами для другого человека и не ждите мгновенного результата. Это первое правило нетворкинга — искусства налаживания связей. Работайте на будущее. Оказывайте помощь коллегам и знакомым. Делайте одолжения. Сами предлагайте помощь, особенно, если обладаете знаниями, ресурсами или связями.

Но не думайте потом: «Все, теперь он — мой должник». Это не продуктивно. Если вы не получите ничего взамен, не расстраивайтесь. Лучше рассматривайте вашу помощь другому, как подарок с вашей стороны. И наслаждайтесь ощущением, что вы молодец.

Если вы сделали что-то хорошее для человека, то в будущем у вас могут появиться три перспективные возможности:

этот человек сам захочет вас отблагодарить;
благое дело улучшит вашу карму и аукнется с такой стороны, откуда вы и не ожидали;
вам будет психологически легче попросить о чем-то человека, которому вы уже оказали услугу.

Пробуйте, просите и получайте.

Следует осознать, что помощь – это то, что необходимо не только вам. Когда человек оказывает кому-то помощь, это хорошо для него самого, а не только для того, кому он помогает. Но помощь хорошая только тогда, когда она делается от всей души. Чтобы вам смогли помочь от души, просите о помощи соответственно. Нельзя требовать, угрожать, скандалить и так далее.

Определитесь, какая конкретно помощь вам необходима. Здраво оцените сложившуюся ситуацию и подумайте, о какой помощи вы хотите попросить.

Когда вы обратились с просьбой к человеку, объясните свою ситуацию. Объясните так, чтобы ее можно было понять.

Всегда надо внятно и спокойно рассказать, что с вами случилось и почему именно этот человек может вам помочь. Так вы,

во-первых, передадите целостную картину произошедшего и дадите возможность собеседнику проявить эмпатию,
а во-вторых, повысите значимость человека в его собственных глазах. Раз вы просите его, а не кого-то другого.

Четко сформулируйте просьбу.

Сформулируйте свою просьбу максимально четко,
подумайте, сможет ли человек выполнить ее,
и убедитесь, что его помощь наверняка облегчит ваше положение.

Только после этого приступайте к серьезному разговору, иначе рискуете получить отказ.

Даже самые близкие люди совсем не обязаны помогать друг другу с каждой проблемой — это надо принять как факт.

Обратившись к человеку за помощью, старайтесь выбирать слова.

В вашем обращении не должно быть ноток требовательности, как будто вы приказываете. Даже самые близкие люди совсем не обязаны помогать друг другу с каждой проблемой — это надо принять как факт.
Но и слов моления тоже не нужно. Помощь не предполагает того, что тот, кто обратился за помощью, должен быть униженным.

Никто и никому ничего не должен. Не надо требовать помощи. О ней надо просить — максимально вежливо и корректно.

Это не только позволит вам избежать конфликтов и обид,
но также даст возможность человеку сделать доброе дело по собственному желанию.

А это куда приятнее, чем выполнять чей-то приказ. Будь то приказ любовного партнера, родителя или близкого друга.

Выразите свою признательность и расскажите о результатах помощи. Вежливым стоит быть

не только в момент просьбы,
но и в процессе дальнейшего общения.

Зачастую люди, получившие помощь, потом просто пропадают. И это не может не огорчать того, кто оказал какую-то услугу из лучших побуждений.

Поверьте, если вы расскажете, как в итоге разрешилась ваша трудная ситуация благодаря своевременной помощи вашего собеседника, это его обрадует

чувствовать, что совершил хороший поступок, и правда очень приятно.

Подобный подход «вовлечет» его в вашу историю и позволит вам и в дальнейшем не раз обратиться к человеку за помощью. Он, в свою очередь, не будет это принимать за навязчивость или давление. Поэтому не стесняйтесь делиться новостями и своими успехами .

Как правильно обратиться за помощью

Если вы просите помощи у мужчины, то старайтесь говорить четко и ясно, предоставляя факты.

Если обратились к женщине, то можете показать больше эмоций. Просто женщины скорее поймут ваши чувства и осознают, что вам требуется помощь посредством сопереживания.

Когда просите человека о помощи, дайте ему шанс отказаться.

Помощь не должна быть выпрошенной. И если вам оказывают помощь, то это должно происходить не потому что вы поставили человека в неудобные условия своими действиями. Если у вас есть такая привычка, то вы рискуете остаться без родных и близких, поскольку мало кто оценит подобное обращение.

Будьте готовы к отказу — и не конфликтуйте из-за него.

К сожалению, даже в сложных ситуациях мы не всегда можем рассчитывать на помощь со стороны. И дело не только в том, что наши близкие «бессердечны» и не хотят помогать. Бывает и так, что они правда не имеют возможности сделать этого, у них есть объективно более важные дела — как бы нам ни было больно осознавать это. Не стоит отказ превращать в настоящий открытый конфликт — этим вы вряд ли добьетесь помощи, а вот негатив получите наверняка. Так что спокойно сделайте для себя выводы относительно конкретного человека, не держите обиды на весь мир и идите дальше — скорее всего, найдется тот, кто не откажет вам и сможет помочь.

Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно. », а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

У каждого были ситуации, когда коллега или начальство просили вас что-то сделать, а вы не могли отказать (и речь тут не только про рабочие обязанности). Потом вы ругали себя за то, что согласились и потратили впустую время и силы, возможно, даже в ущерб вашей работе. Как же научиться говорить «нет»?

Не обесценивайте себя

Говорить «нет» станет легко и просто, когда вы определитесь с одним нюансом. Когда вы соглашаетесь делать то, что вам претит, вы обесцениваете себя и таким образом цените другого человека больше, чем себя. «Ведь ему навстречу вы идете против самого себя, своей воли и желаний, – поясняет мастер НЛП, психолог Олег Зобнин. – Если рядом с кем-то находится шея, на которую можно повесить ярмо, многие этим воспользуются».

Как же научиться говорить «нет»? Это делать будет легче, если вы выстроите собственную систему ценностей. В этом случае вы определите для себя свои собственные границы. «Приведу вам один пример для разминки, – продолжает Олег Зобнин. – Научитесь для начала говорить магические слова “не хочу”. Человек не обязан все хотеть: что-то он может очень хотеть, а что-то очень не хотеть». И это абсолютно нормально. Научитесь говорить «не хочу» с чего-то мелкого и незначительного, как самому себе, так и окружающим. И увидите реакцию. Затем вы уже научитесь говорить «нет» в более существенных ситуациях. Потренировавшись, почувствуйте удовольствие от того, что вы во всеуслышание заявляете миру, чего вы хотите, а чего нет.

Безотказная серая мышка

Люди, которые не умеют отказывать, часто становятся жертвами манипуляторов и на работе, и в личной жизни.

Татьяна Смирнова работала помощником директора в средней компании. Еще в школе учителя называли ее тургеневской девушкой: она была тихая, скромная домоседка, зачитывающаяся романтичными романами о неразделенной любви. В институте она посещала все лекции, и однокурсники, которые проводили время более весело, затем без зазрения совести переписывали их. «Моя проблема – неумение говорить “нет“, мне все время как-то неудобно отказать, – рассказывает Татьяна. – В итоге коллеги постоянно просят меня распечатать документы, сходить к кофе-машине за горячим напитком или добежать за утренними газетами к киоску. И я все это делала, хотя понимала, что меня используют, до тех пор, пока не услышала, как моя молодая начальница сказала про меня в курилке: “Если родилась серой мышью – так ей и умрешь”. Татьяне было очень больно и обидно. Получается, что она делала людям добро, а они считали ее бесхребетным существом.

Научитесь не поддаваться психологическому давлению

Как отражать атаки манипуляторов? Можно использовать методику психологического айкидо, разработанную психологом, психотерапевтом, кандидатом медицинских наук Михаилом Литваком. Это если человек говорит вам: «Ты у нас такая ответственная – помоги мне, пожалуйста, закончить вовремя проект – я не успеваю». И вы, не боясь потерять репутацию «хорошей девочки», отвечаете: «Извините, у меня самой много работы – я не могу вам помочь». То есть не бойтесь того, что о вас подумают. Фраза вашего оппонента уже началась с манипуляции, на вас повесили ярлык: «вы исполнительная, поэтому не сможете отказать». Не бойтесь быть для кого-то плохой.

Если ранее вы редко отказывали, быстро коллеги и начальство вас не отпустят. Они начнут вами манипулировать, обвиняя. Вы должны принять все обвинения. Более того, вы должны повторять их слово в слово. В этом и состоит суть «психологического айкидо», когда слова (удары) манипулятора бьют не по вам, а попадают в воздух. Используя данную технику, вы должны согласиться со словами в своей адрес и затем высказать свое мнение.

Например, на ваш отказ коллега говорит: «Какая ты у нас стала непослушная и занятая – даже за кофе сходить не можешь!» Отвечайте: «Да, я непослушная. И я действительно сейчас занята».

Сначала преодолеть барьер, перерасти из безотказного человека в человека со своим мнением и стержнем будет сложно, но вы должны изо дня в день преодолевать свои страхи и комплексы. Делать эту работу, тренироваться вы можете и дома, и на улице, и сами с собой. Начните отказывать в мелочах. Научившись, вы сможете отказывать и по значительным моментам. А вскоре это войдет у вас в привычку.

По словам Татьяны, процесс преобразования шел долго и мучительно. «Но мне все же удалось избавиться от своего клише “серой мышки”. Раньше мне было важно быть хорошей и правильной, а сейчас я от этого комплекса освободилась. Меня волновало, что обо мне подумают другие. А сейчас мне стало жить гораздо проще и ярче – у меня появилось много свободного времени на любимую работу и себя».

Не оправдывайтесь

Еще один совет от психологов: отказывая, никогда не оправдывайтесь. Вы можете объяснить причину отказа, но опять же не нужно срываться на эмоции.

«Говорите “нет” спокойным, уверенным тоном, не надо эмоционировать, – рассказывает психолог Ольга Григорьева. – Люди должны видеть, что вы отказываете твердо и уверенно, а не со слезами на глазах или истошными криками». Уверенность придаст вашему отказу основательность. И не будет восприниматься враждебно.

Потренируйтесь перед зеркалом: смотрите себе в глаза и тренируйте тон, которым вы отказываете.

Повод отказаться

Конечно, мы не призываем говорить «нет» всегда и везде. Порой можно и помочь. Взаимопомощь еще никто не отменял. Особенно если человек обращается к вам редко и по делу. Но дайте понять «просителям», что и вы можете обратиться к ним с просьбой.

Например, вы помогли коллеге с отчетами. Через пару недель он обращается к вам с новой просьбой. В ответ попросите его помочь с вашей работой. И если он вам откажет – у вас будет повод отказать и ему.

Извиняйтесь, но отказывайте

Есть такие коллеги, которые, придя на работу, начинают рассказывать вам о своих домашних радостях и проблемах – теща замучила, ребенок хулиганит, муж не звонит и так далее. Порой вы и сами не прочь отвлечься и обсудить любимый сериал или новую офисную сплетню. Но не все время! Такие люди отнимают ваше время, силы, энергию.

Сошлитесь на занятость и объясните, что подобные разговоры отвлекают вас от дел, что отражается на их качестве. И вы бы не хотели получить замечания от руководства. Если коллега не реагирует на ваши слова – будьте более принципиальной. Скажите, что вы в рабочее время работаете, а не обсуждаете личную жизнь.

Если вас опять не услышали – скажите, что данная информация вам неинтересна. Не бойтесь показаться невежливым человеком. Говорить надо уверенным тоном, без злобы и агрессии. Можете начать фразу со слов «извините»: «Извините, но я не могу сейчас выслушать вас – накопилось много работы».

Как отказывать начальнику

Если с просьбой к вам обращается начальник, тут немного сложнее. Но если задание не относится к вашим обязанностям, то вы можете мягко сказать об этом. При этом предупредив, что сейчас вы загружены текущей работой. И если вы отвлечетесь на новые поручения, можете не успеть выполнить важные задачи в срок.

Если вас просят стать наставником или дают другое профессиональное задание, которое может придать вам статуса, даст новый опыт, уважение среди коллег, – возможно, вам и стоит согласиться. Ведь от этого вы только выиграете.

Если вам предлагают что-то новое, вы имеете право взять время на обдумывание.

См. шутливую статью «Как свести работу к минимуму и сохранить благосклонность начальства» журнала № 4′ 2018

Наиболее сложный вариант – это отказать руководителю. Если вы сильно заняты, а начальник просит вас сделать «еще одно небольшое дело как можно быстрее», самый простой вариант – это показать ему ваш список дел (для этого его необходимо иметь или быстро написать). И затем предложить руководителю выбрать, какое из дел наиболее важно в данный момент (то, которым вы занимались до этого, например, написание отчета к совету директоров, или то, которое он только что поручил – срочно найти необходимую информацию по проекту «Дельта»). Таким образом, вы снимаете ответственность с себя и перекладываете ее на руководителя. Если он скажет вам, какое дело выбрать – значит, он не сможет с вас требовать немедленных результатов по тому делу, которое вы по его требованию отложили. Если же он скажет вам: «Решите сами», то в этом случае он будет знать, что вы сильно заняты, и это послужит оправданием в случае, если другое дело, которое пришлось отложить, будет выполнено позднее, чем ожидалось. Однако этим приемом не стоит злоупотреблять, иначе руководитель может решить, что без него вы не в состоянии принимать простые решения.

Если руководитель требует чего-то, что выходит за рамки того, что для вас дозволено (например, выходные вы хотите проводить с семьей, а не на работе, и не согласны уступать в этом вопросе) – проявите жесткость, уверенно скажите «нет». Это можно сделать тогда, когда не было предварительной договоренности о сверхурочной работе. Если же при приеме на работу вы обещали все, что угодно, то проявить жесткость уже не получится, надо было думать раньше, прежде чем соглашаться на подобные условия.

Четыре секунды на принятие решения

Прочтите книгу Питера Брегмана «Правило четырех секунд». Автор рассказывает о четырех секундах, которые нужны вам, чтобы принимать продуктивные решения вместо неправильных. Также там вы найдете советы о том, как побороть свою податливость.

Чувство вины, излишняя мягкость, страх заставляют вас помогать всем и каждому. Имейте в виду, что если вы не научитесь отказывать, то к вам так и будут тянуться манипуляторы, лентяи и энергетические вампиры, тратя ваши силы, время, нервы. А это уже прямой путь к психологической усталости и выгоранию. Слабохарактерных людей в коллективе не уважают – ими пользуются. Поэтому так важно научиться говорить «нет».

Инна Иголкина, бизнес-тренер, психолог, руководитель тренинговой компании «Таймсейвер»

Прежде чем отказать, необходимо подумать о последствиях отказа. Нередко можно найти вариант «выигрыш-выигрыш». В отличие от компромисса, здесь выигрывают обе стороны, например, вы помогли коллеге закончить проект, а взамен он закончил другой проект за вас.

Иногда мы боимся оценки со стороны других людей (что они подумают). В этом случае стоит помнить о поговорке «На чужой роток не накинешь платок». Сегодня коллеги думают о вас одно, завтра – другое. Необходимо выстраивать свой собственный имидж и заниматься своим PR-ом в их глазах, чтобы мнение окружающих из стихийного стало устойчивым. Если вы понимаете, какое впечатление на них хотите произвести (специалиста, человека, уверенного в себе, и т.д.), то это будет точкой опоры для принятия правильного решения – согласиться или отказать.

Иногда причина отказов (или не отказов) в том, что мы не умеем принимать правильные решения. Обычно это случается тогда, когда есть много переменных, и мы точно знаем, что не можем учесть их все. Например, если сегодня вы откажете, то завтра он вам не поможет. Или поможет? При каких условиях? А если случится аврал и у вас, и у него?

Необходимо помимо собственного позиционирования смотреть на ситуацию и с точки зрения руководителей компании. Обычно руководство не любит разбираться в конфликтах между сотрудниками, поэтому желательно решать проблемы так, чтобы они не оставляли следов в виде затяжных обид на вас у других людей.

Часто мы не можем подобрать для отказа правильные слова, чтобы не обидеть человека. Т.е. решение отказать уже принято, но как это сделать? Подумайте об отказах как о целой палитре возможностей: от «Еще чего!» до «Я подумаю». Привычка думать в двоичной системе «да – нет» нас сильно ограничивает. На самом деле вариаций между согласием и отказом множество, и в зависимости от своей ситуации вы можете принимать разные решения. Посмотрим на разновидности отказов:

1. Жесткий отказ, без объяснения причин: «Нет!». Вы не поверите, но во многих ситуациях достаточно просто уверенным тоном сказать «Нет», чтобы человек с этим согласился и ушел. При этом часто вам даже не будут задавать никаких дополнительных вопросов.

2. Мягкий отказ. Как только вы добавите хотя бы одно слово к «нет», отказ сразу становится мягким. Это как будто кто-то вставил ногу в дверь, и вы не можете просто так ее закрыть. Вы втянулись в диалог, и теперь вам надо вспоминать правила аргументации, чтобы выиграть спор.

3. Завуалированный отказ (обман). «Позвоните завтра», «Его нет на месте», «Я подумаю об этом позже» и т.д. С одной стороны, такой отказ дает возможность потянуть время. С другой стороны, как только человек позвонил 3, 4, 5 и более раз, с каждым звонком он чувствует, что все более и более может рассчитывать на ваше согласие. Если вы изначально не планировали соглашаться, не стоит использовать этот вариант, кроме случаев, когда вы пока не можете принять окончательное решение и ваше мнение может измениться.

4. «Да», но при невыполнимом условии. В этом случае вы придумываете такое условие, которое для человека, который вас о чем-то просит, является в данный момент невыполнимым. Например, у вас есть вакансия, на которую этот человек хотел бы устроить свою дочь. Но она не знает английского языка. «Вот если бы знала, то… Но сейчас, извините, нет».

5. «Да, но…» – игра по Эрику Берну. В этом случае вы тянете время. На каждый вариант, который вам предлагает собеседник, вы находите логичное возражение. Например:

6. Другие виды отказов. Наблюдайте за людьми вокруг вас. Смотрите, как они отказывают. Вы удивитесь, когда обнаружите, что в принципе они пользуются теми видами отказов, которые были перечислены выше, но некоторые люди делают это виртуозно, а у кого-то это получается плохо и собеседнику удается этого человека переубедить.

Научиться говорить «нет» можно даже тогда, когда вы сами и окружающие считаете себя мягкотелым и бесхребетным. Просто начните упражняться. Сначала тогда, когда другие сотрудники перекладывают на вас свою работу, потом – в тех случаях, когда это действительно требуется по ситуации. Но не злоупотребляйте отказами. Работа в команде держится на взаимовыручке. Если вы отказываетесь помогать другим сегодня без должных оснований, завтра они могут отказать вам в поддержке и уважении.

В следующем номере расскажем, как правильно и эффективно отдыхать вечером после работы, на выходных и в отпуске.

Читайте также: