Как проводить планерки с сотрудниками в качестве руководителя

Опубликовано: 17.09.2024

Бытует мнение о том, что планерка как процесс сбора людей воедино для расстановки приоритетов работы и определения главных стратегических задач — не более чем пережиток прошлого. Но чтобы согласиться с этим утверждением, необходимо четко разобраться в самой сути понятия и определиться, на какие же виды и подвиды можно разделить сей процесс.

Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.

По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).

По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.

По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)

Зачем проводить планерку?

Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.

Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?

Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».

Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.

В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.

Регламент

У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).

Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос

Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.

В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:

+ возможность утренней мотивации сотрудников;

+ четкая постановка целей и задач;

+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;

- затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;

- нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Решения / Задачи совещания от дд.мм	Сроки	Ответственные	Отметка о выполнении

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Совещания проводятся нерегулярно.

Совещания назначаются внезапно (неожиданно, как срочное объявление ТАСС).

Не задана тема. Нет регламента. Участники не знают заранее, что будет на собрании. Сам руководитель не знает точно, чего хочет.

Дублирование повестки на разных совещаниях. Пережевывание всем известной информации.

Руководитель знает, что хочет сказать, но не продумал, как это эффективнее сделать. В результате — искажается информация, возникают непонимание, лишние споры, решения исполняются некачественно или не исполняются вовсе.

Совещание проходит не в полном составе.

Руководитель часто переносит совещания, начинает не вовремя, проводит не по регламенту.

Участники не укладываются в регламент. Как вариант: отвлекаются, не следуют таймингу, перескакивают с темы на тему, перебивают друг друга.

Ведущий говорит, говорит. Участники скучают, думают о своем, переговариваются.

Руководитель первым высказывает свое мнение по обсуждаемому вопросу. Сотрудники понимают, что их мнение уже не важно.

Руководитель не высказывает свое мнение. Не реагирует на цифры. Не анализирует факты. Совещание становится вялым и бесцветным. Теряются цель и смысл. Никаких решений, стимулов — зря потратили время.

Обсуждение горячих вопросов (зарплата, штрафы, т. д.) превращается в «базар».

На совещании происходит «публичная казнь».

Сотрудник должен рассказать о каком-то вопросе на собрании. Вы ему это поручили, но не проверили, как он понял задание и что собирается сказать. И вот он говорит, а вам становится дурно.

Принятые решения не контролируются, не проверяются, не внедряются.

Руководитель не анализирует свои ошибки в проведении совещания.

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Определите цели и задачи совещания. Какие вопросы нужно решать? Какую информацию отслеживать? Какие выводы делать? Как удачнее структурировать задачи?

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Зачем проводить планерки

Планерку проводят для общения с сотрудниками организации и обсуждения важных тем по которым нужно проконсультировать персонал или получить от них обратную связь.

Во время планерки решаются следующие вопросы:

разбор рабочих процессов;
рассматриваются текущие дела, предлагаются варианты действий;
осуществляется взаимодействие отделов организации, что позволяет увидеть общее положение дел;
делятся обязанности среди работников и назначаются ответственные за конкретные задачи;
обсуждаются и анализируются трудности, рассматриваются способы их решения;
премируются работники, проявившие себя в деле.

Типы и виды планерок

Прежде чем составить регламент планерки, нужно определиться к какому виду она относится. Классифицируются планерки по следующим признакам.

По временным критериям:

КАКИЕ ТЕМЫ РАЗБИРАТЬ НА ПЛАНЕРКЕ С СОТРУДНИКАМИ

По тематике организации и проведения планерки можно разделить следующим образом:

информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
планерки с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
обучающие планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы с клиентами, происходит обмен навыками.

Основные принципы проведения планерок

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения. Важно для проведения планерки в коллективе:

1. Встреча должна быть четко регламентирована, на повестку дня должны быть поставлены вопросы, требующие рассмотрения. При отхождении участников от тематики собрания, прерывать их, и возвращать к обсуждению поставленного вопроса.

2. Довести до сведения всех участников поставленный регламент, чтобы каждый понимал цель своего участия в этом событии.

3. Не нужно обсуждать вопросы поверхностно. Лучше ежедневно посвящать по 15-20 минут конкретной проблеме отдельно. Следите за таймингом.

4. Строго отслеживать временные рамки проведения данного мероприятия, при необходимости назначить ответственное лицо за ведение этого вопроса.

6. Для фиксирования основных моментов совещания, необходимо выбрать секретаря, который в виде протокола запишет основные тезисы на бумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Грамотный управленец не будет все взваливать на свои плечи, а грамотно делегирует часть сотрудникам. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Порядок проведения планерки для подчиённых

Советы руководителю в подготовке:

заранее составьте список вопросов на обсуждение
распределите сколько по времени будет освещаться каждая тема
составьте себе шпаргалку с темами, чтобы не забыть важное
продумайте и порепетируйте речь в начале и в завершении собрания ведь вы задаете своими словами настроение в отделе.
определите кто ведет записи самых важных моментов(протокол) на собрании

Пример планерки для менеджеров отдела продаж

Приблизительный план может быть таким:

повестка дня, временные рамки собрания;
анализ отработанного периода, обсуждение количества продаж;
рассмотрение вопросов по эффективности продаж;
поощрение сотрудников, отличившихся в отчетном периоде;
выявление ошибок не справляющихся сотрудников;
введение в работу новых изменений, способствующих привлечению клиентов;
целеполагание на следующей период.

образец протокола планерки

Пример планерки с руководящим составом структурных подразделений

Образец структурного плана проведения планёрки:

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Как выявить эффективность проведенной планерки

Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?

Можно опираться на следующие показатели:

пример постановки задач и целей сотрудникам на планерке

Совет: Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации с целью узнать их мнение по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи. А в видео примере ниже вы можете увидеть, как надо эффективно вести коммуникацию с менеджерами отдела продаж, чтобы команда развивалась.

Причины непродуктивности планерок

Во всех организациях свои основные моменты, провоцирующие отсутствие эффективности проводимого мероприятия. Зачастую сами руководители просто не заработали авторитет в коллективе. Но все же есть пункты по которым можно наблюдать непродуктивность в организации планерок у многих:

1. Нет четкой системы и порядка. Сотрудники непунктуальны, у них не сформировано осознание важности проводимого мероприятия. Для устранения этой проблемы стоит ввести мотивацию для своевременного посещения планерок, исключить беспорядок, лишние разговоры и наладить обратную связь от участников совещания.

2. На собрании присутствуют все работники предприятия. Чтобы встреча прошла максимально продуктивно, лучше всего приглашать целевую аудиторию, чтобы каждый из участников понимал, зачем он здесь находится.

3. Подготовка к собранию не проведена и повестка придумывается по ходу совещания. У подобных планерок эффективность находится буквально на нуле. Чтобы избежать этого, нужна предварительная подготовка, отступлений от запланированных вопросов быть не должно.

4. Монотонное, неинтересное и затянувшееся собрание, нет акцента на важных моментах, в итоге, участники не усваивают информацию. Протоколы мероприятия содержат большое количество страниц, которые никто не читает.

Как сделать планерку максимально полезной

Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.

1. Встречи лучше проводить в благоприятной обстановке. Не имеет смысла искать виноватых в сложившейся критической ситуации, оптимальное решение в этом случае, искать выход из нее. Возможно сотрудники предложат интересные способы.

2. Метод поощрения и мотивирования сотрудников посещать планерки. Премирование работников за добросовестное посещение собраний может дать положительный результат и мотивировать других к дисциплинированности.

3. Строгий контроль за временными рамками совещания. Следить за тем, чтобы каждый выступающий укладывался в строго отведенное для его выступления время. Правило должно касаться всех, в том числе и руководящий состав предприятия.

5. Количество, проводимых мероприятий, должно определяться состоянием дел на данный момент. Если надобности в ее проведение нет, то не имеет смысла отвлекать сотрудников от работы. Ежедневная планерка актуальна для компаний, где возникла напряженная ситуация, которая требует оперативности проведения мероприятий.

6. Не забывайте благодарить участников за проведенную работу. Такая формальность имеет огромное значение для участников процесса.

образец регламента планерки

Можно ли обойтись без организации планерок в отделе

Чтобы этого избежать, нужно продумывать четкий план проведения планерки, определиться с частотой ее проведения, мотивировать сотрудников к проявлению инициативы вынесения вопросов на совещание. Установить постоянный контроль за эффективностью проводимых встреч путем анализирования итоговой работы.

Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.

Зачем нужна планерка

Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.

Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.

Вопросы, которые могут подниматься на планерке:

корректировка рабочих процессов;
текущие дела и варианты их решений;
общая коммуникация отделов компании, которая помогает оценить общую картину в компании;
распределяются ответственные на выполнение конкретных задач;
анализ возникающих трудностей и поиск путей их решения;
премирование специалистов.

Виды планерок

Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию:

Ежедневные — проводятся перед началом рабочего дня, длительность — от 5 до 15 минут.
Еженедельные — проводятся либо в начале, либо в конце недели и посвящены подведению итогов и постановке задач на следующий отчетный период.
Ежемесячные — их длительность чуть больше, чем у планерок предыдущих видов. Здесь проводится анализ показателей и подводятся итоги всего месяца.
Внеплановые — такие планерки тоже можно проводить. Это экстренные встречи, когда требуется быстрое вмешательство в рабочие процессы и стабилизация вышедшей из-под контроля ситуации.

Правила проведения

Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:

Встреча должно быть регламентирована. Во главе угла должны быть обязательные к обсуждению вопросы, никаких дополнительных тем во время собрания поднимать не стоит. Если участники отклонились от регламента, необходимо прервать их и вернуть к изначальной повестке собрания.
Каждый участник должен понимать, что будет обсуждаться. Для этого еще до начала собрания их следует оповестить о повестке дня.
Каждый вопрос должен быть проработан детально. Поверхностное обсуждение должного эффекта не принесет. Лучше каждый день тратить по 15 минут на проработку каждой проблемы отдельно, чем потратить целый час на рассмотрение всех вопросов сразу.
Важно следить за временем — лучше чтобы это делал один ответственный за это человек.
Важно выслушивать мнение всех участников планерки, не допуская излишней активности одного и того же специалиста.
На совещании должен присутствовать секретарь или другое ответственное лицо, которое будет протоколировать основные тезисы.
По итогу планерки должен быть составлен план действий и список тех, кто будет работать над его воплощением в жизнь. Не стоит возлагать ответственность на одного специалиста, важно уметь делегировать задачи и посвящать в дела всех сотрудников компании, даже если они не имеют отношения запланированным работам.

План проведения: пример планерки

План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.

Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:

составьте перечень вопросов, необходимых к обсуждению;
подготовьте тайминг, в котором пропишите, сколько времени отводится на обсуждение каждой темы;
выпишите тезисы по каждому вопросу — так вы не забудете ни одной важной детали;
подумайте, о чем хотите сказать в начале и в конце собрания;
определите круг лиц, которые будут помогать в проведении планерки, например, вести протокол.

Примерный план проведения планерки может быть следующим:

повестка дня и длительность встречи;
анализ результатов, достигнутых за отчетный период, подведение итогов;
предложения по повышению эффективности работы отделов или компании;
премирование сотрудников;
выявление ошибок отдельных сотрудников и поиск путей повышения их производительности;
введение изменений в работу компании;
постановка целей на новый отчетный период.

Проведение виртуальных планерок

Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае?

Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:

Для удаленной связи должен быть хороший стабильный интернет, который не будет прерывать собрание. Чтобы убедиться в качестве связи, проведите тестовый звонок за полчаса до собрания. Обратите внимание на звук, изображение и другие моменты.
Если есть технические неполадки, собрание лучше перенести до устранения ошибок. Если собрание срочное, лучше поискать варианты оперативного устранения ошибок или выбрать другой способ связи.
Чтобы представить информацию наглядно, проводить совещание лучше с помощью презентации.
В ходе совещания задавайте уточняющие вопросы, чтобы понимать, слушают ли вас участники совещания или им пришлось его покинуть из-за проблем со связью.
Не забывайте про время. Формулируйте вопросы четко и коротко, ведь на каждый из них отведено определенное время. Включайте слушателей в беседу — монолог быстро утомляет, а значит внимание слушателей быстро рассеивается.

Как проверить эффективность собрания

Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи?

Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:

все задания распределены между отделами и отдельными сотрудниками, сроки их выполнения установлены, все понимают, в чем заключается их работа, как получить результат;
задачи решаются уже к следующему собранию: про них не забывают — это обязательное условие;
персонал активно взаимодействует друг с другом как в ходе планерки, так и после ее завершения, вопросы обсуждаются активно и всеми членами коллектива;
все вопросы, которые были в плане совещания, удалось рассмотреть;
сотрудники используют протоколы собрания в своей работе, они помогают им в получении важной информации.

Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.

Причины неэффективности планерок

Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:

Проведение собрания не систематизировано. Сотрудники опаздывают на встречу, они не понимают, зачем это собрание нужно. Чтобы решить эту проблему, нужно замотивировать персонал и прислушиваться к обратной связи.
На планерки присутствуют сотрудники, которых обсуждаемые вопросы не касаются. Из-за этого лица, чьем мнение значимо, не успевают высказаться эффективность собрания падает. Лучше приглашать только целевые отделы и специалистов — так продуктивность встречи повысится в разы.
Нет подготовки. Тема придумывается на ходу, а сама планерка проводится лишь ради планерки. Если вам нечего сказать — лучше обойтись без собрания. Если же какие-то вопросы нужно обсудить, стоит подготовить их перечень до начала проведения мероприятия.
Собрание долгое, скучное и неинтересное. Монотонная речь утомляет, сотрудники начинают дремать и информация проходит мимо. Лучше сделать посыл кратким и емким, акцентируя внимание участников на важных моментах — 20 листов протокола зачитывать не нужно, это никому не пригодится.

Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.

Увеличить пользу планерки

Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:

Считается, что даже полчаса живого обсуждения поставленных задач может заменить недельную переписку в мессенджерах. Даже если менеджеры по продажам работают удаленно, руководитель обязан регулярно проводить планерки – например, с помощью видеоконференций в вебинарной комнате.

Короткие совещания необходимы по нескольким причинам:

регулярные планерки – отличный способ внедрить в работу цикл Деминга. Это продуманный порядок действий, во время которого менеджеры сначала планируют свои действия, потом делают, затем проверяют и вносят изменения. Во время планерок РОП вместе с сотрудниками анализирует их действия и вовремя внедряет изменения;
они дисциплинируют работников. Если проводить планерки ежедневно, то уменьшится количество опозданий, а сотрудники с самого утра будут включены в рабочий процесс. Утром можно поставить цели и задачи на день, а также подвести итоги по выполнению вчерашних планов;
появляется возможность показать менеджерам результаты коллег. Это можно сделать, если в план совещания включить отчетность.

Классификация планерок

Оргсобрания можно классифицировать по виду и по времени. В первом случае будет три типа планерок:

отчетные – короткие совещания, во время которых менеджеры рассказывают о проделанной работе;
дискуссионные – отдел продаж совместно решает, как достичь поставленного плана, обучается новым техникам продаж и отрабатывает их;
мотивационные – совещания, во время которого руководитель распределяет задачи и назначает ответственных за их решение.

Если распределять планерки по времени, то получится следующая классификация:

ежедневные – РОП проводит планерки длительностью до 30 минут один раз в день. В идеале команда собирается утром, чтобы поставить планы на день и отчитаться по вчерашней работе;
еженедельные планерки длиной до одного часа. Задача руководителя – проконтролировать выполнение промежуточного недельного плана по продажам и поставить перед работниками цели на следующую неделю;
пятиминутки – короткие совещания по 5–10 минут, которые проводятся по 2–3 раза в день, обычно в 11:00, 14:00 и 16:00. Необходимы, чтобы РОП всегда держал руку на пульсе и мог вовремя скорректировать неправильные действия продавцов.

Также иногда планерки классифицируют по количеству присутствующих. В некоторых собраниях могут участвовать все менеджеры отдела, в других – ограниченное число участников. Например, планерки для самых слабых менеджеров с целью провести короткое обучение. Однако наиболее эффективными считаются планерки, на которых собирается вся команда. Когда менеджер знает, что все его успехи и неудачи станут известны коллегам, он работает лучше.

Подготовка к планерке

Затем определяется тайминг, ориентируясь на количество вопросов для обсуждения. Оптимальное время планерки – от 30 до 60 минут. Если будет короче, есть риск не успеть обсудить все вопросы. Если слишком длинная, у работников будет рассеиваться внимание. При редких накапливается много вопросов, можно запланировать собрание больше чем на час. Тогда в тайминг нужно заложить перерывы: на один час обсуждений 5–7 минут отдыха.

Следующий шаг – изучение материалов с прошлого собрания. В плане собрания обязательно нужен блок, связанный с прошлым собранием. Это обсуждение успехов, неудач и поставленных ранее планов.

Последний шаг заключается в подготовке документов. Для обсуждения некоторых вопросов могут потребоваться распечатанные отчеты, приказы, другие материалы. Распечатать материалы в нужном количестве копий необходимо до начала собрания, чтобы не прерывать обсуждение.

Только когда выполнена подготовительная работа, можно приступать к составлению плана собрания.

Проведение планерки в соответствии с методикой DCPA

Порядок проведения планерок отличается в зависимости от их типа – ежедневная, еженедельная или пятиминутная планерка состоят из обсуждения разных вопросов.

Ежедневное собрание

Конкретный план собрания определяется, исходя из специфики бизнеса. Но есть универсальный шаблон. Руководитель отдела продаж может адаптировать его под сферу деятельности своей компании.

Начинать собрание лучше с темы собрания и тайминга. Это необходимо, чтобы сотрудники сразу включились в работу и планировали свое рабочее время. Если руководитель хочет обсудить на планерке несколько тем, то стоит сначала говорить о самых значимых, постепенно переходя к менее значимым.

Вот как выглядит универсальный ход собрания по циклу Деминга:

Обсуждение прошлого периода.
Обсуждение и постановка планов на новый период.
Анализ результатов за вчерашний день, поиск причин неудачи или успеха.
Итоги по промежуточным показателям.

В соответствии с методикой PDCA отдел должен обсудить прошлый период. Например, поделиться успехами за вчерашний день. Чтобы планерка была результативнее, РОПу необходимо пройтись по результатам каждого менеджера в формате «План/Факт», то есть сравнить планы, поставленные перед менеджерами и их реальные успехи. Обычно в этот же блок РОПы включают поощрение отличившихся сотрудников.

После обсуждения прошлого периода руководитель должен поставить план на текущий период. В этом блоке необходимо распределить задачи между персоналом, рассказать об индивидуальных поставленных планах.

Следующий блок – обсуждение причин вчерашнего успеха или неудачи. Если РОП это сделает, у сотрудников будет понимание, что не нужно делать сегодня, чтобы не повторить вчерашние низкие показатели. Обязательно следует обсуждать нововведения, которые способствуют выполнению планов. Например, новая техника продаж или скрипт разговора.

Последний блок – подведение итогов относительно месячного плана. Если до этого РОП оценивал только успехи работников за вчерашний день, то сейчас нужно подсчитать продажи, начиная с первого числа месяца вплоть до вчерашнего дня.

Еженедельные собрания

Во время еженедельного собрания главная задача руководителя отдела – проконтролировать итоги недели. В соответствии с циклом Деминга РОП сначала озвучивает результаты работы всего отдела и каждого менеджера в формате «План/Факт», затем разбираются ошибки. По каждому конкретному случаю РОП должен дать совет менеджеру, чтобы на будущей неделе он не совершал аналогичных ошибок.

Рекомендуется проанализировать воронку продаж и дать обратную связь по звонкам. Так как длительность еженедельной планерки составляет час, РОП может успеть рассмотреть конкретные телефонные разговоры, проведенные менеджерами, и оценить их. Важно донести до менеджеров, что именно в разговоре привело к сделке или к отказу клиента от покупки. Зная свои ошибки, менеджеры смогут корректировать свои действия.

Также на недельной планерке необходимо поставить план на неделю по ключевым показателям. Кроме общей выручки рекомендуется поставить перед менеджером план по количеству обслуженных клиентов и по количеству проведенных оплат.

Еженедельная планерка – возможность обсудить рабочие вопросы, не связанные с выполнением плана. Например, итоги внутренних конкурсов или обучения.

Ведение протокола

Чтобы закрепить результаты собрания, рекомендуется вести протокол. Это документ, в котором записано все, что произошло во время планерки. Вот что следует туда включить:

дату собрания. Когда руководитель или менеджеры посмотрят на протокол, они должны вспомнить, когда обсуждались эти вопросы;
перечень задач. Все поручения, даже самые незначительные, необходимо заносить в протокол. Во-первых, это не позволит забыть о выполнении поручения. Во-вторых, в случае недопонимания можно будет вернуться к протоколу и уточнить суть поручения;
список лиц, ответственных за каждое поручение. Удобно, если список дел и ответственные лица занесены в таблицу;
сроки выполнения задачи. Если задачу нужно выполнить до следующего планового собрания, то срок можно не проставлять, ведь он очевиден. Однако если на задачу дается больше и меньше времени, лучше в той же таблице указать дату. Руководителю отдела рекомендуется не ставить крайний срок, всегда оставлять запас, если работник не успеет выполнить задачу или будет ее переделывать;
подписи. Подписи всех присутствующих – это гарантия, что человек ознакомился с ходом собрания. Если возникнут конфликтные ситуации, менеджер начнет делать вид, что не знает о задаче, наличие его подписи поможет доказать правоту.

Кроме того, рекомендуется записывать все, что говорят на собрании менеджеры. Например, менеджер отчитывается о проделанной работе за вчерашний день: количество заказчиков, которым он позвонил, количество готовых внести оплату, дата планируемой оплаты по каждому клиенту, стадии переговоров разных сделок. Во время следующего ежедневного собрания РОП сможет обратиться к этим записям и наглядно увидеть продуктивность менеджера.

Выявление эффективности

Чтобы собрания проходили эффективно, руководитель отдела должен анализировать результаты встреч. Однако объективно измерить результат планерки не получится. РОП может ориентироваться на это:

Читайте также: