Как распределить обязанности между сотрудниками канцелярии

Опубликовано: 15.05.2024

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре.

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

  1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
  2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
  3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга. Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

  1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
  2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
  3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний?

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос - как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров - специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый - подбора и обучения, второй - учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников. Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива. Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Автор: Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Кадровое дело", август 2009 г.

ООО «Ваш маршрут» — транспортная компания. Во-первых, она занимается грузоперевозками по России. Во-вторых, предоставляет услуги грузчиков.

Примерно 70 процентов клиентов «Вашего маршрута» — юрлица. Большинство — постоянные покупатели. Остальные организации и частные лица заказывают офисные, квартирные и дачные переезды, разовые доставки.

Всего в автопарке ООО «Ваш маршрут» 50 рабочих машин, в основном микроавтобусы и полуторатонные «Газели». Обычно в летний период этого количества не хватало, так что приходилось передавать заказы на исполнение другим транспортным предприятиям. Также «Ваш маршрут» регулярно заключает договоры подряда с предпринимателями — владельцами транспорта грузоподъемностью до 20 тонн.

С тех пор как грянул кризис, заказов стало меньше. Так что летом ООО «Ваш маршрут» планирует обойтись своими силами и к перевозкам грузов до 1,5 тонны партнеров не привлекать.

Пока катастрофических убытков у компании нет. И все же с января она начала сдавать свои площади в аренду.

Что касается работников, то на данный момент в штате «Вашего маршрута» числится 200 человек.

Знакомьтесь: сотрудники бухгалтерии

В докризисные времена бухгалтерией ООО «Ваш маршрут» занимались шесть человек (включая главбуха). Но в ноябре 2008 года директор решил оптимизировать затраты, в том числе на персонал. В результате из бухгалтерии были уволены две работницы с узкой специализацией и небольшой нагрузкой. Одна дама занималась расчетами с клиентами-физлицами и страхованием грузов. Другая — учетом топлива и предпринимателями на договорах подряда. У главбуха осталось трое подчиненных.

СПЕЦИАЛИСТ СТАРОЙ ЗАКВАСКИ
Нина Борисовна, старший бухгалтер.

В предпенсионном возрасте — ей 54 года. Это специалист еще советской закваски: за свой 30-летний стаж сменила совсем немного мест работы. Карьеры у нее не получилось. Когда-то после института начинала счетоводом, дослужилась до старшего бухгалтера и дальше не потянула: замужество, декреты, хозяйство.

Последние 11 лет трудится в ООО «Ваш маршрут». Нина Борисовна пересидела в компании не одного директора, много раз вводила в курс дела главбухов, знает все порядки, помнит историю компании с первых дней.

В «Вашем маршруте» старший бухгалтер получает 30 000 руб. В обязанности входят расчеты с другими транспортными предприятиями и заказчиками-юрлицами. Работает не очень проворно, но зато обстоятельно, почти без ошибок. У нее лучше других получается общаться с налоговыми инспекторами: их Нина Борисовна достает дотошностью, подробными рассказами о своих болезнях и частыми тяжкими вздохами.

Сверхурочно не засиживается, на дом работу не берет — там полно своих забот. Повышение квалификации считает занятием для выскочек. Мол, жизнь заставит — со всем разберусь по ходу дела. К своим коллегам Нина Борисовна относится снисходительно, упорно не доверяя «девчонкам» и тайком пересчитывая выкладки главбуха.

Нина Борисовна замужем и уже дождалась внуков. Супруг на пенсии, дочки живут своими домами. Естественно, старший бухгалтер и ее муж заядлые дачники.

БОЙКАЯ ДАМА
Людмила, бухгалтер. Бойкая 40-летняя дама. Бухгалтерский стаж — 10 лет, потому что Людмила училась на заочном в педвузе и преподавала в школе. В 90-х годах в поисках лучшего места сменила несколько профессий, но потом окончила бухгалтерские курсы и успокоилась. Главным бухгалтером Люда стать хочет… через день. Плюсы должности в ее глазах — это высокий оклад и наличие подчиненных. Минусы — ненормированный рабочий день и большая ответственность.

В ООО «Ваш маршрут» Людмила с 2005 года. Должностной оклад — 20 000 руб., обязанности — начисление зарплаты и кассовые операции. Работает она неровно. Часто оставляет все на последний момент, но умеет находить общий язык с сотрудниками. Может несколько дней показывать стахановский темп, но может и допускать обидные ошибки исключительно по легкомыслию.

Вообще-то свою работу Людмила считает скучноватой — ей нравится, когда жизнь бьет ключом. Но Люду пугает мысль о нестабильности; регулярная неплохая зарплата примиряет ее с бухгалтерией. Дежурная мечта — прибавка и собственная квартира. Но стараться лень, хотя выговоры легко доводят ее до слез.

Впрочем, Людмила нашла отдушину: она одна из главных сплетниц в компании и может бесконечно обсуждать чужие карьеры, оклады и романы. Сама Люда в разводе, ее ребенка воспитывает бабушка. Поэтому ровно в 18.00 Людмила улетает из офиса устраивать личную жизнь и общаться с миллионом своих подружек.

ИЗ МОЛОДЫХ, ДА РАННИХ
Наталья, бухгалтер. Из молодых, да ранних. Всего 23 года, но ее уже вполне можно ставить на одну доску с другими сотрудниками бухгалтерии. Еще немного — и при небольшом опыте Наталья как специалист перегонит Людмилу, за что последняя платит ей явной неприязнью. Тем более что оклад у них одинаковый — 20 000 руб.

Наталья окончила сильный экономический вуз и рвется вверх по карьерной лестнице. Еще на пятом курсе она пришла в «Ваш маршрут» стажером и на сегодняшний день отработала здесь год.

Ее вотчина — учет основных средств и материалов. Работает увлеченно, чем дальше — тем лучше. В сроки укладывается впритык, потому что обожает планировать. Каждую допущенную ошибку Наташа глубоко переживает и изгоняет навсегда. Нередко остается допоздна, изучает прессу, что-то ищет в справочных базах.

При этом коллегам Наталья помогает без энтузиазма, только по приказу начальства. Ее кредо на работе: каждый занимается своим делом и отвечает за свои ошибки. В оставшиеся от работы вечера изучает испанский и посещает автошколу.

Однако время на личную жизнь все же остается: пока Наташа живет с родителями, но летом собирается выйти замуж. В связи с этим шансов наладить отношения с Людмилой у Наташи нет никаких.

Какие «ключики» подойдут к сотрудникам

РЕКОМЕНДАЦИИ СПЕЦИАЛИСТА
Вадим МУЗЫЧЕНКО, бизнес-консультант, профессор, действительный член Американского Общества HR-менеджеров (SHRM):

Прежде всего отмечу, что описанная выше ситуация весьма типична.

Итак, первая задача главного бухгалтера ООО «Ваш маршрут» — распределить между тремя оставшимися сотрудниками работу, которой раньше занимались пять человек. Плюс нагрузка, появившаяся из-за финансовой нестабильности. Предположим, что заинтересовывать людей деньгами можно. Но на серьезное увеличение фонда оплаты труда директор, конечно, не пойдет.

Далее я посоветую, как распределить обязанности, а также какую линию поведения избрать по отношению к каждому из трех сотрудников с учетом их личностных особенностей. Ведь такие люди почти наверняка есть в вашей бухгалтерии. Прикиньте, подходят ли их черты к кому-нибудь из ваших подчиненных, независимо от возраста и пола.

Нина Борисовна — «Завершитель работ»

Тип людей, к которому принадлежит старший бухгалтер, называется Завершитель работ (Типы сотрудников ООО «Ваш маршрут» определены по классификации Мередита Белбина, доктора психологических наук, основоположника теории командных ролей, популярной в западных корпорациях.).

Основные черты: организованный, добросовестный, осмотрительный специалист, заботится о деталях, не отступает от графика, работает с огромной точностью, никогда не начинает того, чего не может завершить.

Сильные стороны: пунктуальный, усердный, старательный работник, способный контролировать процесс и доводить дело до конца. Стремится к совершенству.

Слабые стороны: человек нетерпимый и недоверчивый, зануда, часто волнуется, есть склонность уделять чрезмерное внимание мелочам, не желает ограничиться удовлетворительным вместо лучшего, неохотно делегирует свои дела.

Оптимальное распределение обязанностей. Старые обязанности: расчеты с заказчиками-юрлицами. Сделками с транспортными компаниями — партнерами заниматься пока не нужно.

Новые обязанности: расчеты с покупателями — «физиками», страхование грузов, анализ дебиторской задолженности, составление претензий контрагентам (приходится «выбивать» долги — подойдет ее упорство и умение «доставать»).

Рекомендации главному бухгалтеру. Такие люди, как Нина Борисовна, — «золотой фонд» любой компании. Измените название ее должности (например, на «ведущий бухгалтер-эксперт») и немного повысьте зарплату (пусть только на несколько процентов). Это станет для нее явным признаком уважения. А если еще добавить ежегодную оплату страховки дачного домика, то ее лояльность будет безмерна. Нина Борисовна с удовольствием примется выполнять двойную порцию обязанностей.

Людмила — «Разведчик ресурсов»

Весьма распространенный (часто женский) тип — Разведчик ресурсов. Основные черты: экстраверт, веселый, коммуникабельный, пробует новые возможности и развивает контакты, имеет навыки в отборе приемлемых для выполнения вариантов, хорошо ведет переговоры, умеет получать от окружающих информацию и поддержку, легко подхватывает идеи других и развивает их.

Сильные стороны: способность контактировать с людьми и узнавать новое, энтузиазм, пытливость и любознательность.

Слабые стороны: такие сотрудники часто теряют интерес сразу после того, как проходит первый всплеск энтузиазма, не являются устойчивыми источниками идей.

Оптимальное распределение обязанностей. Старые обязанности: начисление выплат работникам компании, кассовые операции.

Новые обязанности: расчеты с владельцами большегрузного транспорта, с которыми ООО «Ваш маршрут» оформляет договоры подряда.

Рекомендации главному бухгалтеру. Не надо ругать и наказывать Людмилу. Наоборот, следует всячески поощрять ее успехи. За оплошности не нужно штрафовать, так как это вызовет только слезы и раздражение. Лучше определить количество ошибок, из-за которых она не получит ежемесячный бонус. Это для Людмилы понятный и серьезный аргумент. Весьма ценным является ее умение ладить с людьми. Для коллектива бухгалтерии это может быть одним из источников информации о положении дел в компании.

Наталья — «Исполнитель»

Основные черты этого типа: человек обязательный, преданный, предсказуемый, надежный, компетентный, энергично берется за работу и всегда выполняет ее, разрешает проблемы, имеющие систематический характер.

Сильные стороны: дисциплинированный трудолюбивый сотрудник, обладает практическим здравым смыслом и высокой квалификацией.

Слабые стороны: консервативность, некоторая заторможенность, недостаток гибкости, медленная реакция на новые возможности (ведь помощь коллеге может быть твоим шансом), отсутствие спонтанности, непосредственности.

Оптимальное распределение обязанностей. Старые обязанности: учет основных средств, материалов.

Новые обязанности: учет топлива, расчеты с арендаторами (новый вид деятельности), неденежные формы расчетов и прочие новые механизмы, которые придется освоить бухгалтерии в связи с кризисом.

Рекомендации главному бухгалтеру. Освоение новых «антикризисных» операций — это как раз для Натальи. Ее амбициозность и неодолимое стремление к обучению следует использовать. Обратите внимание Натальи на то, что новые обязанности — это повод для совершенствования, повышения ее рыночной стоимости в кризисное время.

Главбуху нужно сыграть роль «Координатора»

Могу сказать, что три сотрудника бухгалтерии «Ваш маршрут» как три типа неплохо дополняют друг друга. Но команда будет работать действительно эффективно, если главбух станет играть роль Координатора.

Для этого будьте спокойным, уверенным, целеустремленным, старайтесь контролировать себя. Призывая других к работе, ссылайтесь на общие цели.

Важно постоянно присматриваться к людям, чтобы улавливать их настроение и видеть способности, которые можно использовать. Очень важна готовность рассмотреть и использовать любые здравые предложения подчиненных. Не гордитесь, оставайтесь в добрых отношениях с коллективом, чтобы заслужить доверие и уважение. И конечно, Координатор должен уметь довольно быстро анализировать ситуацию и принимать решение.

Еще несколько способов наименее болезненно увеличить нагрузку

1. Сократить зарплату топ-менеджерам и объ явить об этом публично. Или также публично взять на себя дополнительные обязанности. Личный пример почти всегда является необходимым условием для достижения цели. Такая жертва со стороны начальства снизит ощущение несправедливости у сотрудников, которым отныне придется работать за двоих за те же деньги.

2. Объяснить людям, что если не делать больше, то потеряют работу все. Вся компания перестанет существовать. Поэтому всем следует потуже затянуть пояса. Таким образом, в условиях кризиса вы обещаете человеку защиту от увольнения. Это отличный мотивационный фактор. И вы четко указываете, что конкретно надо сделать, чтобы не стать безработным. Это внушает оптимизм, поддерживает готовность трудиться, нивелирует депрессивный настрой.

3. Если есть возможность, регулярно дарить продукцию предприятия (ООО «Ваш маршрут» может организовать бесплатный проезд). Ну или небольшое финансовое поощрение — за то, например, что человек не опаздывает на работу, не совершает ошибок. Как показывает практика, такие методы неминуемо окупаются повышением производительности труда.

4. Не жалеть времени на информирование сотрудников о нововведениях. Большинство людей не радуются новым правилам. Любым. Они беспокоятся, что перемены разрушат сложившиеся психологические и социальные отношения, потребуют отказа от привычек. Поэтому имеет смысл подробно информировать сотрудников и учитывать их личные интересы. Инструменты — беседы с персоналом для снятия напряженности в коллективе, демонстрация личной выгоды сотрудников от происходящего, вовлечение в групповую, командную работу. Все это поможет преодолевать сопротивление изменениям.

5. Заразить сотрудников стремлением к спасению компании. Поверьте сами, что окружающие вас люди — замечательные и удивительные, они обязательно придут вам на помощь. Как говорил выдающийся менеджер ХХ века Ли Якокка: «Большинство людей откликаются на призыв о поддержке, во всяком случае, когда они убеждены, что их не обводят вокруг пальца».

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Д ействительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

См. статью «Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация» в № 7' 2020

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, ­закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.

Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать ­обязательными для применения:

  • в государственных органах и
  • органах местного самоуправления,
  • в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих ­государственную или муниципальную собственность,
  • а также во внебюджетных фондах.

Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к ­образованию и опыту работы.

Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.

Это тонкая материя, часто незаметная для тех секретарских работников, которые приходят в уже сложившийся коллектив с определенным кругом обязанностей для каждого и как бы вплетаются новой ниточкой в уже имеющийся узор. Зато для тех секретарей, которые вынуждены организовывать работу с нуля, создавать службы делопроизводства и отделы канцелярии, да еще в постоянно меняющихся внешних условиях, распределение обязанностей и взаимозаменяемость сотрудников отдела – вопрос сложный и болезненный.

Взаимозаменяемость – это не пустой звук. Как иначе вы сможете уйти в очередной или административный отпуск или на больничный? Если после вашего ухода начались сбои в работе офиса и в работе с документами, то виноваты в этом только вы сами, а не руководство предприятия и не марсианские захватчики. Потому что это именно вы вовремя не продумали дублирующие схемы и маршруты прохождения документов и не подготовили должным образом себе замену.

Но в утешение хочу сказать, что даже при наличии основательно подготовленной вами замены накладок все равно не избежать, как бы вы ни старались. Ваша задача – сделать так, чтобы они были минимальными, несущественными и впоследствии легко исправимыми.

Поделюсь с вами личным опытом организации работы канцелярии на достаточно крупном и постоянно растущем производственном предприятии.

Начнем с определения формы делопроизводства, сложившейся в вашей организации. Делопроизводство может быть:

Централизованная форма организации делопроизводства предполагает, что все операции по обработке документов сосредоточены в едином центре, который выполняет полный цикл операций по обработке документов от момента получения до сдачи в архив. Централизованную форму организации делопроизводства выбирают, как правило, небольшие организации.

Децентрализованная форма делопроизводства подразумевает, что каждое структурное подразделение организации имеет свою службу, которая выполняет полный цикл операций по обработке и хранению документов. Таким образом, децентрализованная форма делопроизводства представляет собой полную противоположность централизованной. Эта форма организации документооборота характерна для крупных организаций, структурные подразделения которых территориально разобщены.

Смешанная форма делопроизводства – самая распространенная, при которой, как правило, регистрация входящей и исходящей документации и архивное хранение остаются в ведении специализированного подразделения, а создание, систематизация и обработка документации перед сдачей в архив выполняются в каждом структурном подразделении.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Централизованная форма ведения делопроизводства предполагает сосредоточение обработки, регистрации, отправки, контроля исполнения, учета и хранения документов организации до передачи их в архив в руках одного подразделения (секретариат, канцелярия и т.д.) или одного человека (секретаря).

Централизованный документооборот имеет весомые преимущества:

• единство документационного обеспечения организации;

• универсальность и взаимозаменяемость сотрудников, занимающихся документационным обеспечением.

Однако централизованная форма ведения делопроизводства в чистом виде возможна только в относительно небольших организациях, чей документооборот не превышает 10 000 документов в год.

При централизованной форме, как правило, внутри отдела существует четкое распределение обязанностей, при котором возможны два варианта взаимозаменяемости сотрудников:

• Все функции отсутствующего сотрудника переходят к одному человеку.

• Обязанности отсутствующего берут на себя по частям несколько человек (этот вариант менее предпочтителен, поскольку ответственность разделена).

Вариант 1. Передаем дела напарнику

Отдел разбивается на пары – так называемые тандемы. Графики отпусков и отгулы планируются таким образом, чтобы один сотрудник из тандема присутствовал на работе обязательно.

Плюсы очевидны:

• сотруднику, чтобы уйти в отпуск, необходимо договориться только со своей «парой»;

• при внезапном невыходе на работу одного из сотрудников его напарник без дополнительных указаний будет знать, что делать;

• одновременно могут отсутствовать столько сотрудников, сколько существует тандемов, и при этом отдел сохранит полную работоспособность, как космический корабль в условиях дальнего космоса: «Правый борт – капитан, боец, навигатор, левый борт – второй пилот, врач, энергетик. При поражении любого из бортов экипаж продолжает функционировать…» (С. Лукьяненко. Геном);

• каждому из сотрудников нужно хорошо знать объем работ только своей «пары» и свой (согласитесь, это проще и эффективнее, чем каждый раз заменять разных сотрудников, у каждого из которых свои функции и специфика);

• каждый сотрудник и руководитель отдела будут точно знать, с кого спросить за «косяки» в работе, накопившиеся за время замещения;

• сотрудники других подразделений, которые привыкли, что каждый ведает своим объемом работ, точно знают, к кому им обращаться во время отпуска того или иного сотрудника канцелярии;

• руководству не нужно ломать голову в попытке определить коэффициент трудового участия каждого сотрудника в деле замещения одного отпускника, а значит, не будет обиженных и недовольных – каждый получит компенсацию за замещение своего напарника в тандеме (если это практикуется в вашей организации).

Минус:

• большой объем работы, периодически наваливающийся на каждого из сотрудников.

Рассмотрим распределение обязанностей по тандемам на примере гипотетической службы ДОУ[1] (или канцелярии) со следующим личным составом и набором исполняемых обязанностей.


Анализируем распределение обязанностей при централизованном типе делопроизводства.

Определяем степень и характер загруженности каждого сотрудника. Например, при определенных условиях – территориальная разобщенность подразделений компании, напряженная архивная работа, планируемая череда конференций или иных мероприятий, связанных с прибытием делегаций, – трудно будет сочетать функции сотрудников № 1 и № 3 в одном лице, поскольку дистанционная поддержка командированных работников и организация визитов требуют постоянного присутствия на рабочем месте или неподалеку от гостей, а функция курьера требует как раз прямо противоположного – долгих пеших прогулок с охапкой документов по территории предприятия и по этажам здания.

Таким образом, сотруднику № 1 в тандем предлагаю поставить сотрудника № 4 или № 2.

Проведя подобный анализ функций сотрудника № 3, выбираем ему пару из тех же сотрудников № 2 и № 4.

Исходя из своего опыта, я бы назначила тандемы так, как обозначено на схеме красными стрелками: «1–2» и «3–4». Но, повторяю, можно и «1–4», и «2–3».

Труднее определиться с замещением начальника секретариата. В любом случае это должен быть официальный заместитель. Обычно это делается в схеме замещения, которая утверждается приказом.

Первым лицом, замещающим руководителя подразделения по схеме замещения, назначается наиболее опытный и ответственный сотрудник из числа работников отдела. Предположим, в нашем отделе это сотрудник № 1 (пометим эту связь красной стрелкой).

Таким образом, мы видим, что начальник не может отсутствовать одновременно с сотрудниками № 1 и № 2.

Следует отметить, что начальник канцелярии в экстренных случаях, когда несколько его сотрудников отсутствуют незапланированно, может и обязан взять на себя все или часть их функций, поскольку он должен быть гораздо более квалифицированным, чем его подчиненные, – noblesse oblige[2].

Вариант 2. Распределяем между сотрудниками

Функции отсутствующего сотрудника делятся между оставшимися работниками. Тут все понятно и без схем.

Плюс:

• объем работы, приходящийся на каждого сотрудника, возрастает незначительно.

Минусы:

• велика вероятность, что при распределении дополнительных обязанностей могут возникнуть конфликтные ситуации;

• труднее выявить ответственного за совершенные ошибки и упущения в работе;

• сложнее контролировать выполнение работы;

• сотрудникам из других подразделений сложно ориентироваться в той схеме распределения обязанностей, которую вы придумали.

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает, что работа с документами ведется в каждом подразделении компании самостоятельно, силами своего секретаря или иного ответственного сотрудника, на которого возложены соответствующие обязанности.

Как правило, такую форму документооборота избирают территориально разобщенные организации или те, у которых документооборот в структурных подразделениях имеет свои особенности.

Часто такая форма работы с документами применяется в организациях, где высок уровень секретности.

При децентрализованной форме ведение делопроизводства осуществляют не сотрудники канцелярии или службы ДОУ, а сотрудники подразделений, подчиняющиеся своим руководителям. Соответственно, пусть они и берут на себя все заботы, связанные с распределением обязанностей и замещением отсутствующих.

Как правило, они выбирают тот вариант, при котором все функции отсутствующего сотрудника передаются одному человеку.

СМЕШАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

На практике организации чаще всего избирают третий путь, а именно – смешанную форму ведения делопроизводства. Это означает, что часть операций по обработке и хранению документов сосредоточена в руках центральной службы делопроизводства или канцелярии (как правило, это прием и регистрация входящих документов, отправляемых документов, контроль исполнения документов и т.п.).

В свою очередь, за структурными подразделениями закреплены обязанности по созданию, учету и оперативному хранению документов, находящихся в их компетенции.

Преимущества смешанной формы:

• Делопроизводство становится гибким, подстраивается под потребности каждого конкретного подразделения.

• При должной организации процесса сохраняются все преимущества централизованной формы:

– единство документационного обеспечения;

– полная взаимозаменяемость сотрудников.

Смешанная форма может быть представлена разными вариантами.

Один из оптимальных и часто применяемых, на наш взгляд, вариантов – когда все операции с документами осуществляют только сотрудники канцелярии, как при централизованной форме. Но часть сотрудников канцелярии может базироваться отдельно в многочисленных подразделениях компании, где и осуществляет полный набор обязанностей по ведению документооборота. В этом случае не стоит «распылять» часть важных функций. Например, регистрацию входящей корреспонденции лучше оставить в одних руках.



На схемах видно, что вполне допустима взаимозаменяемость сотрудников № 3 и № 5, № 4 и № 8, № 6 и № 7 (отмечены красными стрелками).

Кроме того, начальник канцелярии как руководитель подразделения может и обязан экстренно заменить любого сотрудника если не на 100 %, то на 75 % точно.

Таким образом, мы вернулись к тому же принципу взаимозаменяемости по тандемам. Сотрудник № 1 заменяет сотрудника № 2, а также любого из отсутствующих работников канцелярии (в случае непредвиденного отсутствия обоих коллег, работающих в тандеме).

Таким образом, наш отдел снова сохраняет работоспособность даже при отсутствии 50 % численного состава. А при достаточно высоком качестве организации труда непродолжительное время (1-2 дня) отдел может функционировать и при отсутствии 75 % сотрудников – в нашем случае достаточно будет присутствия трех человек: по 1-2 на каждом этаже.

Как вы понимаете, красными стрелками обозначен не единственный вариант взаимозаменяемости. Вполне допустима работа тандемов «1–3», «2–5», «4–6», «7–8».

Допустима, хотя и менее удобна, работа тандемов тех сотрудников, чьи рабочие места территориально удалены друг от друга.

В моей практике был случай, когда заболевшую сотрудницу в течение двух рабочих дней заменяла другая, находящаяся в полукилометре от обслуживаемого подразделения – по телефону, электронной почте, через сервер и компьютерную сеть

Основные принципы построения полноценной взаимозаменяемости сотрудников

Это необходимо для того, чтобы отсылаемые с общего ящика электронные письма можно было впоследствии идентифицировать.

При отсутствии кого-либо из сотрудников нетрудно будет найти в общей базе любые сообщения и документы, которые были получены или отосланы этим сотрудником.

Также рекомендую объединить все сканеры, находящиеся в распоряжении сотрудников канцелярии в разных подразделениях, в единую сеть таким образом, чтобы результаты сканирования были доступны только сотрудникам канцелярии. Это немаловажно при работе в условиях соблюдения коммерческой тайны, поскольку позволяет исключить несанкционированный доступ посторонних лиц к материалам коммерческого характера.

В этом случае при отсутствии секретаря данного подразделения также можно будет удаленно пересылать скан-копии, сделанные на любом из сетевых сканеров канцелярии.

При наличии такой должным образом организованной базы замещение сотрудников значительно упрощается.

Если территориально рядом («дверь в дверь», «наискосок по коридору») находятся несколько подразделений, то без особых хлопот секретари, в них работающие, могут заменять друг друга.

В удаленные и обособленные отделы (деваться некуда!) придется отправлять замещающего сотрудника.

Обратите внимание

При подобном смешанном типе ведения делопроизводства распределение функций отсутствующего сотрудника между его коллегами исключается.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ

Не переусердствуйте со взаимозаменяемостью: увидев, что вы сносно и малым составом справляетесь с возложенными на вас обязанностями, численность отдела могут сократить!

Вариантов распределения обязанностей существует великое множество. Главное – это разумный подход, максимальная унификация и единство информационной базы.

[1]ДОУ – служба документационного обеспечения управления.

Читайте также: