Как в табеле рабочего времени отразить командировку

Опубликовано: 17.09.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации используется табель учета рабочего времени формы N Т-13. При направлении работника в командировку в выходной день в табеле этот день отмечается как "К/РВ". Соответственно, в колонке "Данные для начисления заработной платы по видам. " указывается количество дней, которые работник отработал в свой выходной день ("РВ"), а в колонке "Неявки по причинам" - количество дней, в которые он был в командировке ("К"). Таким образом, один и тот же день указывается дважды.
Правильно ли это?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В графах раздела "Неявки по причинам" табеля учета рабочего времени указывать количество дней, в которые работник был в командировке и одновременно привлекался к работе в свой выходной не нужно.

Обоснование позиции:
В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Форму первичного учетного документа, используемого при выполнении этой обязанности, организации частного сектора должны определить самостоятельно, что следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом не запрещено разработать собственную форму на основе одной из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), либо же установить, что для учета рабочего времени используется форма N Т-12 или форма N Т-13 без изменений.
В унифицированной форме табеля учета рабочего времени формы N Т-13 (далее - также Табель) для обозначения времени командировки установлены буквенный код "К" и цифровой код "06". Отметки в Табеле о причинах неявок на работу производятся на основании приказа о направлении работника в командировку, в котором зафиксирован период служебной поездки работника в календарных днях, а также на основании проездных документов. В табеле учета рабочего времени все дни командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, отмечаются кодом "К" или "06". В противном случае (если отмечать как дни командировки только рабочие дни) из Табеля не будет видно, что это единый период командировки. Выполнение работником служебного поручения в выходные или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период командировки, работодателю также необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Как следует из вопроса, работодателем в этом случае используется код "К/РВ".
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением N 1, не содержат информацию о том, каким образом заполняются графы в разделах Табеля "Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат" и "Неявки по причинам" в случае, если работник в выходной день был в командировке и привлекался в этот день к работе. Нормативными правовыми актами этот вопрос не урегулирован. Разъяснений компетентных органов по этому вопросу нам обнаружить не удалось.
Вместе с тем, на наш взгляд, при заполнении этих разделов Табеля следует учитывать следующее.
Трудовое законодательство различает рабочее время и время отдыха. Исполнять свои трудовые (должностные) обязанности работник должен в течение рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора (ст.ст. 21, 56, 91 ТК РФ). А время отдыха - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Иными словами, в дни, которые не являются для работника рабочими, он не обязан являться на работу для исполнения своих обязанностей. Соответственно, неявки возможны лишь в рабочее время.
Поэтому полагаем, что при определении количества дней (часов) неявок должны учитываться только дни отсутствия работника в рабочие по его графику дни. Соответственно, в Табеле в графах раздела "Неявки по причинам" указывать количество дней, в которые работник был в командировке и одновременно привлекался к работе в свой выходной, на наш взгляд, не нужно*(1).
Количество таких дней указывается только в разделе "Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат" (код вида оплаты - "РВ"). Оплачиваются такие дни по правилам ст. 153 ТК РФ*(2).
Также отметим, что информация о том, что работник в этот день был в командировке, в любом случае зафиксирована в табеле учета рабочего времени. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в том числе за выходной день, начисляются на основании приказа о направлении работника в командировку, а не на основании указанного документа. Таким образом, отсутствие в графе раздела "Неявки по причинам" указанных в вопросе дней не является основанием для неначисления работнику за такие дни денежных средств и не несет никаких правовых последствий.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

30 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Примеры заполнения табеля с учетом такого подхода встречаются и в профессиональной литературе (смотрите, например, материалы: Учет рабочего времени (О.Берг, "Кадровый вопрос", N 3 март 2012 г.); Образец табеля учета рабочего времени (при командировке с привлечением к работе в выходные или нерабочие праздничные дни) (Курушин А.А. Кадровый документооборот в современных условиях. - Специально для системы ГАРАНТ, 2010-2011 г.)).
Вместе с тем в литературе встречаются и примеры заполнения табеля, из которых следует, что количество дней работы в выходной, приходящееся на период командировки, указывается дважды: в разделе "Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат" и в разделе "Неявки по причинам". При этом автор подчеркивает, что такой пример заполнения табеля лишь рекомендация, порядок заполнения табеля в указанных ситуациях не регламентирован, поэтому следует заполнять так, как это установлено в организации (Топ-10 ошибок при учете командировок (Е. Шушакова, Журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 10, октябрь 2015 г.)).
*(2) Более подробно об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. Оплата выходных и праздников, приходящихся на период командировки.

Документы 1С для регистрации командировок

Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Командировка . Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме №Т-9.

Для оформления приказа на группу сотрудников (форма №Т-9а) используется документ Командировка группы . Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует, и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа. Предполагается, что сначала вводится групповой документ Командировка группы , а затем автоматически создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.

Ввести документы Командировка и Командировка группы в разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников .

Документ «Командировка»

Документ Командировка является кадрово-расчетным, т.е. если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Командировка вводит пользователь с профилем Кадровик , указывая в нем данные, необходимые для оформления приказа, а затем пользователь с профилем Расчетчик в этом же документе рассчитывает оплату за время командировки и утверждает документ. В этой публикации рассмотрим работу с документом Командировка от имени пользователя с профилем Кадровик.

Месяц и дата документа

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.

Срок командировки

Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п. 4 Положения о командировках.

Например, работник едет в командировку на поезде. Согласно проездным документам, поезд отправляется в 23:59 5 июня, а в место командирования прибывает в 08:00 уже 6 июня. Дата начала командировки в этом случае – 5 июня.

Обратно из места командирования поезд отправляется в 16:05 8 июня, а прибывает в 00:01 9 июня. Дата окончания командировки – 9 июня:

Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае вместо периода командировки указываются дата и количество часов командировки:

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник. Подробно этот механизм рассматривается в публикации «Временное освобождение ставок штатного расписания».

Данные для печати

На вкладке Дополнительно указываются данные для формирования печатной формы приказа.

Например, сотрудник организации ООО «Барбарис» Пионов О.И. едет в командировку в организацию ООО «Лютики», расположенную в городе Рязани, с целью закупки оборудования. Командировка финансируется за счет собственных средств организации ООО «Барбарис».

В этом случае Данные для печати заполняются следующим образом:

Введенные данные будут отражены в печатной форме Приказа о направлении сотрудника в командировку :

Стаж ПФР

Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию. На вкладке Стаж ПФР можно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.

Подробно этот вопрос рассматривается в публикации «Учет стажа для персонифицированного учета ПФР».

Печатные формы документа

Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:

Приказ о направлении в командировку (Т-9) – пример в PDF;
Командировочное удостоверение (Т-10) – пример в PDF;
Служебное задание (Т-10а) – пример в PDF.

Документ «Командировка группы»

Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.

Сначала в табличную часть документа вносятся сведения о сотрудниках, направляющихся в командировку:

Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.

В результате в табличной части надпись Оформить отсутствие меняется на Отсутствие учтено , по нажатию на которую можно открыть соответствующий документ Командировка .

Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а – пример в PDF.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени рабочие дни, приходящиеся на период командировки отражаются буквой К :

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Работница находится в отпуске по уходу за ребенком. Ей выплачивается пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. При этом она работает по графику неполной рабочей недели (понедельник, вторник, среда - рабочие дни). Выходные дни данной сотрудницы по графику неполной рабочей недели - четверг, пятница, суббота и воскресенье. Работодатель направляет ее в командировку со вторника по воскресенье.

Как следует отразить в табеле учета рабочего времени, а также оплатить дни нахождения работницы в командировке?

Командировка при работе неполный рабочий день

Возможность работы на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, предусмотрена частью третьей ст. 256 ТК РФ. При этом неполным считается рабочее время продолжительностью менее 40 часов в неделю (часть вторая ст. 91 ТК РФ, письмо Роструда от 08.06.2007 N 1619-6). Согласно ст. 93 ТК РФ неполное рабочее время может устанавливаться в виде неполного рабочего дня или неполной рабочей недели. При этом работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работника каких-либо ограничений, касающихся его трудовых прав, в том числе в части привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни (часть третья ст. 93 ТК РФ).

Из изложенного следует, что женщина, работающая на условиях неполного рабочего времени в течение трех дней в неделю и не прервавшая при этом свой отпуск по уходу за ребенком, так же, как и другие работники, выполняет свою трудовую функцию. Следовательно, она может быть направлена в служебную командировку, которая в ст. 166 ТК РФ определяется как поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом на направление в такую командировку необходимо получить письменное согласие указанной работницы (часть вторая ст. 259 ТК РФ, п. 14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1 "О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних").

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Из изложенного следует, что определение дней, в течение которых работник будет находиться в командировке, не зависит от его рабочего графика. Однако следует учитывать, что порядок оплаты дней командировки, приходящихся на рабочие и выходные дни работника, будет различаться.

Так, согласно ст. 167 ТК РФ на время командировки за работником сохраняется средний заработок по его должности. При этом п. 9 Положения N 749 разъясняет, что такой заработок выплачивается работнику за все дни командировки, а также за дни его нахождения в пути к месту командировки и обратно, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

При этом имеется в виду не график работы, общий для всех работников организации, а именно график работы конкретного сотрудника, направляемого в командировку. Ведь средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных сотрудником в этот период дней (п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Иными словами, поскольку заработанная сумма делится на фактически отработанные дни, средний дневной заработок в такой ситуации представляет собой среднюю стоимость одного рабочего дня конкретного сотрудника, а не календарного дня. Поэтому и умножать его нужно на количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате. Такой вывод подтверждается решением Верховного Суда РФ от 25.05.2006 N ГКПИ06-366.

Следовательно, в рассматриваемом случае исходя из среднего заработка работнице должны быть оплачены вторник и среда, являющиеся ее рабочими днями по графику неполного рабочего времени. Четверг, пятница, суббота и воскресенье как выходные дни работницы подлежат оплате в соответствии с общими положениями трудового законодательства РФ (п. 5 Положения N 749).

Правила оплаты труда работника, привлеченного к работе в его выходной день, определяются ст. 153 ТК РФ. В соответствии с частью первой указанной статьи работа в выходной день подлежит оплате не менее чем в двойном размере (в зависимости от способа оплаты труда: по двойным сдельным расценкам, двойной часовой или тарифной ставке, двойной часовой или дневной ставке, представляющей собой часть оклада за день или час работы).

Кроме того, по желанию работника, работавшего в выходной день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (часть третья ст. 153 ТК РФ).

Следует также отметить, что работница выполняет в командировке служебное задание работодателя, то есть осуществляет работу в рамках трудового договора. Тот факт, что она находится в командировке, как видно из вышеизложенного, не меняет режима ее работы и не отменяет того, что она работает на условиях неполного рабочего времени. Поскольку для получения пособия по уходу за ребенком необходимо находиться в соответствующем отпуске и работать на условиях неполного рабочего времени, а при направлении в командировку эти условия сохраняются, за работницей на период такой командировки сохраняется также и право на указанное пособие.

Табель учета рабочего времени

В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Форма табеля учета рабочего времени (формы NN Т-12 и Т-13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Этим же постановлением утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (далее - Указания по заполнению), в соответствии с которыми заполняются табели по формам N Т-12 и N Т-13*(1).

Указаниями по заполнению специально не установлен порядок проставления в табеле отметок о направлении в командировку сотрудницы, работающей на условиях неполного рабочего времени в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком. О наличии разъяснений уполномоченных государственных органов по этому вопросу нам также неизвестно. В то же время и фактически отработанное время, и период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком подлежат отражению в табеле.

Отметим, что Указаниями по заполнению предусмотрено право работодателя при необходимости увеличивать в табеле количество граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени.

В связи с этим мы полагаем, что работодатель может увеличить в табеле количество граф для каждого числа месяца с целью одновременного отражения нахождения работницы в отпуске по уходу за ребенком и в командировке. В одной графе делается отметка о неявке на работу с указанием условного буквенного или цифрового обозначения для командировки ("К" или "06") в верхней строке, нижняя строка при этом остается незаполненной. В другой графе за это же число ставится отметка "15" или "ОЖ", при этом нижняя строка этой графы также остается пустой.

Какие тонкости нужно учитывать бухгалтеру, если командировка сотрудника выпадает на выходные дни? На что обратить внимание, если сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее в выходной день? Об этих и других нюансах рассказывает руководитель направления обучения бухгалтерскому учету Школы СКБ Контур Юлия Бусыгина.

Напомним, что за время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок. А как быть, если сотрудник находится в командировке в выходной день? Случаи исчисления среднего заработка были рассмотрены Юлией Бусыгиной более подробно на бесплатном видеоуроке Школы СКБ Контур. Все слушатели смогли скачать методические материалы, чтобы закрепить пройденный курс.

Выходной день в командировке

Когда сотрудник находится в командировке в выходной день, решающим фактором становится, привлекался он в этот день к работе или нет. Если, находясь в служебной командировке, работник привлечен к работе в выходной день (и существует приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день во время командировки), такой день оплачивается в соответствии с положениями статьи 153 ТК РФ.

Например, сотрудник отправляется в командировку в обособленное подразделение. В головном отделении организации выпускается приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день (работать сотрудник будет в обособленном подразделении). На основании приказа можно сделать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени и произвести оплату (ст. 153 ТК РФ).

Обратите внимание, Минтруд придерживается следующего мнения по поводу отражения случая привлечения сотрудника к работе в выходной день в табеле учета рабочего времени (Письмо Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). В табеле учета рабочего времени организации (формы № Т-12 и Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) отмечаются дни командировки, включая выходные. Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Начало или конец командировки выпадает на выходные

Не редкость, когда сотрудники отправляются в командировку или возвращаются из нее в выходной день. В связи с этим возникает ряд вопросов. Например, должен ли этот день оплачиваться работнику? Или нужно предоставить сотруднику дополнительный выходной день?

В одних организациях эти дни оплачивают по нормам статьи 153 ТК РФ (в двойном размере), в других — за эти выходные дни выплачивают сотрудникам средний заработок. Или предоставляется дополнительный выходной день. Ситуация неоднозначна — давайте разбираться.

Во-первых, можно ли заплатить средний заработок за этот день? Напомним, что средний заработок — это возмещение сотруднику его фактического заработка. Но в выходной день сотрудник и не должен работать. Однако работодателю не запрещается улучшать положение сотрудников. Поэтому можно закрепить в локальных нормативных актах компании условие о выплате среднего заработка за выходные дни, в которые сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее.

Во-вторых, можно ли платить зарплату за этот день? Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Так как заработная плата начисляется работнику за фактически выполненную работу и на основании документа, в котором ведется учет рабочего времени (табель учета рабочего времени), то не понятно, как за эти выходные дни выплатить заработную плату.

Третье, можно ли предоставить дополнительный выходной день? По просьбе сотрудника можно предоставить дополнительный выходной день. Согласно п. 8 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в выходной день в командировку, по возвращении ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Обратите внимание, данный документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Как же быть работодателю? По данному вопросу существуют разные мнения специалистов, с некоторыми из них вы можете ознакомиться в конце статьи.

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

ведут учет среднесписочной численности;
считают и начисляют зарплату;
рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
начисляют социальные пособия;
контролируют уплату НДФЛ и взносов;
формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Читайте также: