Как закрепить автомобиль за сотрудником

Опубликовано: 06.07.2024

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужен документ

Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).

Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.

Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.

Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.

Образец документа

При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.

В «шапке» документа надо указать:

наименование предприятия;
название и номер документа – с коротким обозначением сути;
место (населенный пункт) и дату его составления;
обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);

Далее пишется основная часть, в которой указывается:

марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
лицо, отвечающее за исполнение приказа;
все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации издан приказ о допуске к управлению служебным транспортом, которым разрешено управление служебным транспортом в рабочее время в основном руководящему составу и специалистам. Необходимо ли оформлять совмещение по профессии водителя и применять соответствующие нормы о медосмотрах, стажировках и т.д., или же нет такой необходимости?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Поскольку в рассматриваемой ситуации использование работниками служебного транспорта не влечет изменения их трудовой функции, то издания работодателем приказа о допуске этих работников к управлению служебными автомобилями достаточно. При этом полагаем, что указанные работники обязаны проходить предрейсовый медицинский осмотр.

Обоснование вывода:
Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ).
Как следует из вопроса, управление автомобилем в рассматриваемом случае будет представлять собой не трудовую функцию работников, а способ выполнения ими своих трудовых обязанностей. Иными словами, работники получают право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением их трудовой функции по занимаемым должностям. Само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работники начинают осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894). Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от содержания его трудовой функции.
Предоставление работнику для исполнения им трудовой функции принадлежащего работодателю имущества с точки зрения трудового законодательства не требует какого-либо специального оформления. Работник в силу закона (часть вторая ст. 21 ТК РФ), обязан бережно относиться к этому имуществу. Нарушение этой обязанности может повлечь дисциплинарную или материальную ответственность. Поэтому в такой ситуации потребуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником. Трудовому законодательству это противоречить не будет. При этом работник, в трудовые обязанности которого не входит управление транспортными средствами, вправе совершать служебные поездки на общественном транспорте, отказавшись от автомобиля работодателя (ст. 60 ТК РФ).
Как следует из части первой ст. 213 ТК РФ, работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы.
Помимо этого Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены) (часть третья ст. 213 ТК РФ).
Так, в соответствии с абзацем шестым п. 1 ст. 20, пунктом 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ) обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб*(1). Указанные осмотры проводятся за счет средств работодателя.
При этом в целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем следует считать не только лицо, выполняющее трудовые обязанности по должности водителя. Водителем транспортного средства признается любое лицо, управляющее транспортным средством. Как следует из ст. 2 Закона N 196-ФЗ, водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Методическими рекомендациями "Медицинское обеспечение безопасности дорожного движения. Организация и порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств", утвержденными Минздравом Российской Федерации и Минтрансом Российской Федерации 29.01.2002 (далее - Методические рекомендации), на основании письма Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 определен порядок проведения таких осмотров. В Приложении 2 к Методическим рекомендациям приводится Типовое положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств (далее - Типовое положение), п. 1.5 которого установлено, что предрейсовые медицинские осмотры водителей должны проводиться в организациях всех форм собственности, имеющих автомобильный транспорт.
В разделе "Организация проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств" Методических рекомендаций отмечается, что перед началом рабочей смены водителей (выпуском в рейс) производится предрейсовый медицинский осмотр. Водители автотранспортных средств должны явиться на предрейсовый медицинский осмотр с путевым листом. При отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе. В этом случае медицинский работник в путевом листе ставит штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр" (п. 2.5 Типового положения).
Таким образом, обязанность по организации предрейсовых медосмотров лиц, управляющих транспортным средством, возникает у любого юридического лица, имеющего автотранспорт, в том числе и легковой (смотрите, например, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2011 N 17АП-13472/2010, решение Арбитражного суда Самарской области от 05.05.2014 по делу N А55-4699/2014). Даже если организация не является транспортной организацией и не оказывает возмездных услуг по перевозке грузов и пассажиров, она обязана выполнять требования вышеназванных актов законодательства при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией автотранспортных средств, в том числе и при эксплуатации легкового автотранспорта не только водителями, но и иными сотрудниками, выезжающими по служебным вопросам и управляющими транспортными средствами (смотрите, например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2011 N 15АП-12568/11, решение Арбитражного суда Самарской области от 01.10.2013 по делу N А55-17179/2013).
Соответственно, полагаем, что в рассматриваемом случае работники должны проходить предрейсовый осмотр, а организация-работодатель обязана обеспечить его проведение.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

18 августа 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Никогда не упускайте этот момент. Закрепляя водителя за конкретным автомобилем, вы определяете ему рабочее место за которое он несет ответственность и вы можете с него законно спросить. И хотя водитель не может нести полную материальную ответственность, но по Трудовом законодательству с него все-таки возможно взыскать убытки в случае порчи этого имущества (не дай бог).

ЗАКРЕПЛЕНИЕ ВОДИТЕЛЕЙ. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ.

Закрепление водителя или водителей за конкретным автомобилем обязательно. Оформлять закрепление необходимо соответствующим Приказом, с оформлением акта приема-передачи. К слову говоря, эти Приказы и акт (образцы) входят в наш комплект.

CАМЫЕ ОБСУЖДАЕМЫЕ СТАТЬИ:

комментариев 12

Здравствуйте.А как быть с наемными водителями,не штатными?

Неважно кто управляет (штатный или не штатный или наемный) сотрудник. Важно то, что он управляет вашим автомобилем. Автомобиль это источник повышенной опасности, так же как станок на производстве является опасным производственным объектом. И на тот же станок, чтобы допустить специалиста с другой организации или наемного со стороны, с ним проводят все процедуры по охране труда. Здесь то же самое: управляют вашим автомобилем, значит вы должны обеспечить безопасность дорожного движения. И значит вы должны провести все мероприятия с водителем, который будет управлять вашим авто.

Добрый вечер! У нас на одном автомобиле ездят два тренера на соревнования по разным городам. Как быть с закреплением автомобиля сразу за двумя? Тренера по распоряжению Минтруда не являются МОЛ.Как нам быть?

Классический подход: закрепляете Приказом каждого водителя (тренера) за одним автомобилем. Передаете автомобиль по акту приема-передачи. Если два водителя передают друг другу авто по смене, то передача авто между ними идет либо по акту приема-передачи, либо хотя бы заводите журнал, где они будут указывать на недостатки при передаче и ставить подписи (передал-принял). Это нужно чтобы в случае обнаружения повреждения на автомобиле (или утрате инвентаря с авто) всегда можно было найти виновного.
МОЛ-ом может быть руководитель (начальник, зам. директора и т.д.). Именно первичный акт приема-передачи от МОЛ-а закрепленному водителю передает ответственность за утрату, утерю или повреждения авто.

Автомобиль передан в другую организацию.Учредитель один. Водителя сократили.Правомерно ли сокращение водителя? Или автомобиль передаётся с водителем? Учреждения все являются муниципальными.И автомобиль передается в оперативное управление. Не подаст ли на суд водитель что его незаконно сократили?

Прошу прощения, но ваш вопрос лежит вне поля деятельности обеспечения БДД. Это в чистом виде кадровый вопрос.

Добрый день, Константин.
Скажите пожалуйста, какой Федеральный нормативный документ регламентирует закрепление автомобиля за водителем?

Согласно ст. 209 ТК РФ, рабочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Автомобиль является рабочим местом и одновременно оборудованием повышенной опасности, а также Основным средством (имеющий материальную ценность). Поэтому каждый из работодателей для себя определяет, кто будет нести ответственность за сохранность оборудования на предприятии (в организации).

В интересах работодателя закрепить водителя за конкретным рабочим местом (автомобилем). Таким образом конкретный водитель будет отвечать за сохранность авто.

В таком случае, сколько автомобилей можно закрепить за водителем?
И сколько водителей можно закрепить за одним авто?

Ровно столько, сколько требуется для ведения деятельности вашей организации

Если водитель закреплен за одним авто, вправе ли он отказаться от работы на другом авто, на котором нет закрепления?

Отсутствие закрепления не повод отказаться от работы, если эти тонкости не прописаны в должностной инструкции. Любой работник действует только в рамках должностной инструкции. Если в должностной инструкции нет четкой привязки к конкретному автомоиблю и в трудовом договоре не закреплен конкретный авто как рабочее место, то водитель не вправе отказаться. В интересах работодателя закреплять водителя за автомобилем и проводить стажировки на кокнркетном типе авто.

А втомобиль является источником повышенной опасности (ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ), поэтому допуск сотрудника к его управлению должен быть надлежащим образом оформлен. При крупном ДТП компетентные органы могут запросить у работодателя бумаги, оформленные для предоставления автомобиля сотруднику. Кроме этого, правильно составленные документы помогут взыскать с работника нанесенный транспортному средству ущерб.

Посмотрим, что работодателю необходимо подготовить.

1. Издать приказ о допуске к управлению автомобилем. Перечень сотрудников, имеющих допуск к управлению автомобилями компании, можно закрепить в приказе.

С таким приказом следует ознакомить работников, допущенных к управлению, под личную подпись (Пример 1).

2. Оформлять акт приема-передачи автомобиля (Пример 2) или вести журнал его использования (Пример 3). Каждый случай использования автомобиля следует фиксировать, составляя акт или записывая в специальный журнал. В журнале следует предусмотреть графу «подпись работника об использовании автомобиля». Такой учет пригодится при попадании автомобиля в какое-либо происшествие. По журналу можно будет отследить, какой работник был за рулем автомобиля, и привлечь его при необходимости к ответственности.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Свежие
Посещаемые

Если автомобиль используется для перевозки пассажиров и грузов

В прошлом номере журнала мы рассказали про документальное оформление допуска работника к служебному автомобилю, а также об обязанностях работодателя по отношению к работнику, совмещающему должность водителя. Теперь поговорим о ситуации, когда автомобиль нужен для перевозки пассажиров и (или) грузов, а также о категориях автомобилей, при использовании которых работодатели несут дополнительные обязанности. Приведем образцы заполнения журналов учета ДТП, нарушений ПДД; приказов о назначении лица, ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, о проверках выполнения мероприятий по обеспечению безопасности дорожного движения; акта проверки выполнения указанных мероприятий.

Журналы регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве

Ранее мы рассказали вам про правила ведения и заполнения обязательных для компаний книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Однако в перечне обязательных журналов присутствуют еще три, без которых некоторым работодателям нельзя обойтись. На особенностях их ведения мы остановимся сейчас.

Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: что должен знать кадровик

В прошлом номере мы начали рассматривать обязательные журналы и книги учета, которые связаны с кадровой работой. В первой статье мы рассказали про книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Теперь изучим приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Она должна вестись бухгалтерией (или генеральным директором при отсутствии бухгалтера), но отдел кадров запрашивает бланки и получает их для работы, поэтому рассмотрим основные правила ее ведения и хранения.

Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.

Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника. В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку.

Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.

Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.

В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.

Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником. В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.

Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре.

Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен

В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.

В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях.

Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.

Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.

В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.

При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.

Читайте также: