Как заполнить личную карточку работника

Опубликовано: 16.05.2024

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

очередной ежегодный отпуск;
отпуск без содержания;
отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).

И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.

Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.

Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:

наименование организации;
код ОКПО;
дату заполнения;
табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
ИНН;
СНИЛС;
первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
пол.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения.
Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
Данные паспорта.
Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Сведения о воинском учёте

Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:

Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.

Приём на работу, переводы на другую работу

Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

Дату принятия на работу.
Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
Тарифную ставку или оклад, премию.
Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Подпись сотрудника.

При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.

Аттестация

Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.

Повышение квалификации

Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе. В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства. Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.

Профессиональная переподготовка

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).

В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.

Награды (поощрения), почётные звания

В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.

Отпуск

В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:

Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Количество дней отпуска.
Дата начала и окончания отпуска.
Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

Социальные льготы

Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.

Дополнительные сведения

В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Основание прекращения трудового договора

Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.

Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.

В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно. Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки. Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.

Данная унифицированная форма является обязательным элементом кадрового делопроизводства. С каждой внесенной в эту форму записью работник знакомится под подпись.

Для чего нужна форма Т-2

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2, которая представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом на основании представленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

для ознакомления с записями в трудовой книжке;
для учета военнообязанных.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Работник расписывается в личной карточке минимум три раза:

за достоверность сведений при приеме на работу;
при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Как заполнять

Пункт 1. Заполнение шапки

Заполнение личной карточки начинается с шапки или основных реквизитов организации:

вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН.

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Свой код ищите в интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

В личной карточке сотрудника допускается указывать степень знания иностранного языка:

читает и переводит со словарем;
читает и объясняется;
владеет свободно.

Далее производим заполнение сведений об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

в аппарате Совета Обороны РФ;
в Администрации Президента РФ;
в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 №808).

Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки по форме Т-2 с пояснениями содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать это карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

никогда не был(а) в браке;
брак зарегистрирован;
брак не зарегистрирован;
вдовец или вдова;
разведен(а) официально;
разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.

В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, получится позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный пункт в этом документе. Расскажем, как заполнить карточку Т-2 по каждому пункту этого раздела. Его заполнение происходит на основании:

удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
третий пункт заполняется без сокращения, например состав (профиль) — командный или солдаты;
в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняем личную карточку Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе);
Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник расписывается.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

Наш работник только устроился, поэтому это поле пока остается чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

ежегодных;
учебных;
без сохранения заработной платы;
дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, также требуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не производится.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке Т-2.

Хранение Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе). Карточки должны храниться таким образом, чтобы посторонние не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

С 1 января 2013 года действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с ч. 4 ст. 9 этого закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В частности, в рамках утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Госкомстатом была разработана и форма личной карточки работка (Т-2). Как показывает практика, применение данной формы контролирующие органы и суды также не считают обязательной.

Иллюстрацией данного тезиса может служить недавнее определение Санкт-Петербургского городского суда. Суд рассматривал спор о правомерности увольнения работника в связи с сокращением. Пытаясь доказать нарушение работодателем порядка увольнения, работник ссылался в том числе на то, что ему не была предложена одна из имевшихся у работодателя вакансий, а на нее был переведен другой работник (Определение Санкт-Петербургского горсуда от 18 августа 2020 г. по делу № 33-11310/2020).

Однако, как было установлено судом, соответствующая штатная единица была введена в штатное расписание уже после увольнения истца и тогда же на нее был переведен другой работник. В подтверждение данного факта работодатель, помимо прочих документов, представил личную карточку этого работника с указанием даты перевода.

Истец пытался оспорить допустимость указанного доказательства, ссылаясь на некорректную форму личной карточки. Но суд пояснил, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и работодатель был вправе утвердить свой вариант личной карточки в электронном виде.

Тезис о необязательности ведения личной карточки именно по форме Т-2 встречается и в других судебных актах и разъяснениях органов власти (определения Архангельского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-1103/2019, Самарского облсуда от 30 июня 2017 г. № 33а-8380/2017, Орловского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-370/2019, Владимирского облсуда от 12 ноября 2013 № 33-3781/2013, решение Железнодорожного райсуда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22 января 2018 г. № 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письмо Роструда от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Этот вывод справедлив и для организаций бюджетной сферы. Хотя такие организации и должны применять определенные на нормативном уровне формы первичных учетных документов, но личная карточка в состав установленных для применения унифицированных форм не включена (см. письмо Минфина России от 26 января 2017 г. № 02-07-10/4004).

Отметим, что в судах встречается и мнение о необязательности ведения работодателем личной карточки работника как таковой (определение Московского облсуда от 29 сентября 2014 г. 33-21327/2014, решения Северодвинского горсуда Архангельской области от 27 ноября 2018 г. № 2-3816/2018, Вышневолоцкого горсуда Тверской области от 1 апреля 2019 г. № 2-412/2019). Однако такой вывод представляется не вполне справедливым. Дело в том, что на сегодняшний день указание на необходимость отражения определенной информации именно в личной карточке работника содержится в двух нормативных актах:

Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. Работник должен поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки при увольнении (п. 12, п. 41 Правил).
В силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников.

Однако следует признать, что уже сегодня есть ряд категорий работников, в отношении которых работодатель не ведет ни трудовые книжки, ни воинский учет. Это могут быть невоеннообязанные или трудящиеся у индивидуальных предпринимателей дистанционные работники, совместители или сотрудники, отказавшиеся от ведения бумажной трудовой книжки. Полагаем отказ от ведения личных карточек таких работников законным, поскольку это не приведет к нарушению каких-либо нормативных требований. Причем, очевидно, в будущем число работников, в отношении которых невозможно будет законодательно обосновать необходимость ведения личных карточек, будет только увеличиваться: с 2021 года на впервые принимаемых на работу работников бумажные трудовые книжки вообще не будут заводиться. А Минобороны России планирует отказаться от использования для целей ведения воинского учета личных карточек работника и перейти на отдельные карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.

1. Каким документом утверждена личная карточка?
Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки - утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?
Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.
Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

5. У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?
Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников. Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.

6. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?
Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

трудового договора, заключенного с работником;
приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
сведений, сообщенных о себе работником.

7. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?
Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.
Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

8. Сколько лет должны храниться личные карточки?
75 лет

Читайте также: