Как заверить подпись работника в отделе кадров

Опубликовано: 15.05.2024

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  3. Подпись лица, заверяющего документ.
  4. Указание даты заверения.
  5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.


Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

Как правильно заверить копии документов для работника?

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.
Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

12.03.2018
Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна». Зачем это нужно? Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности. Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта. Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Заверение подписи работника

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью. В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено.

При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы. По закону Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее. В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003.

Стоимость заверения подписи

Цена на удостоверение подлинности росписи зависит от:

  • формы представительства обратившегося лица (документы, поступившие от физлиц и юрлиц, тарифицируются различно);
  • установленного тарифа;
  • наименования документа и его характера, направленности;
  • количества нуждающихся в заверении росписей (объем работы);
  • количества листов в документе (при условии, что на каждом стоит подпись).

Цена на удостоверение подлинности росписи


Так, примерная стоимость документа, поступившего от гражданина (не ИП) и предназначенного для передачи в ИФНС, составляет вместе с тарифом и стоимостью правовой и технической работы, порядка 800-900 рублей в Москве. При этом организации придется заплатить от 1200 до 1600 рублей, а переводчику всего лишь 200-300 рублей. Конечная сумма увеличивается, если на документе стоит несколько подписей, каждую из которых нужно заверить. В этом случае за каждую подпись на каждом листе берут отдельную плату.

Может ли сотрудник отдела кадров заверить подпись работника и поставить печать?

Копия верна,подлинник находится в ООО «Ретро» Руководитель кадровой службы И.А. Иванова М. П. 3 ноября 2011 г. СОВЕТ При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009. Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <�илиотдельно заверить каждый лист копии;
  • <�илипрошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати.

Какие документы может заверять отдел кадров?

Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <�иликопии собственных документов;
  • <�иликопии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии 7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.30-2003 Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АКУказание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен Приведем пример заверения копии.

Свидетельствование отделом кадров подписи работника

Фамилия Дата Если копия документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью. Если копия используется внутри организации, печать не ставится.

Таким образом, например, заверяют копии документов кадровики, если эти копии они помещают в личное дело работника (копию диплома об образовании, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.). Таким же образом заверяются копии приказов по основной деятельности, рассылаемые в структурные подразделения.

Однако здесь возможны варианты.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Доверенности, выдаваемые гражданами, могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель, Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника. Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение.

Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <�илиглавой местной администрации;
  • <�илиспециально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах.

Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п.

Как правильно заверяются документы в организации?

Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять? Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати. Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные.

Однако, это правило действует только в отношении доверенности на представление гражданина в суде иным лицом. Это следует по общему смыслу статей 1, 2, главы 5 Гражданско-процессуального кодекса РФ.

Также действующим законодательством предусмотрено, что к нотариально удостоверенной доверенности приравнивается доверенность удостоверенная организацией, где гражданин работает (ч. 3 ст. 185.1 ГК РФ):

  • на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями;
  • на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий;
  • на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции.

Статья об отмене печати поможет вам не допускать ошибок в работе. Для всех остальных случаев уполномочивания работником иных лиц, заверение доверенности работодателем не может приравниваться к нотариально заверенной доверенности.

Как заверить подпись сотрудника в отделе кадров

Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати. Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее.
По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные.

Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр.

При этом в расчет берется заработная плата с учетом всех надбавок и увеличивающих коэффициентов. 6-НДФЛ: налоговики обновили разъяснения по отражению зарплаты Если сентябрьская зарплата выдана работникам 30.09.2019, то в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев эту операцию нужно будет отразить только в разделе 1.

Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица ( например, начальника кадровой службы или специалиста по кадровой работе) и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). Компетенция начальника отдела кадров зависит от полномочий переданных ему руководителем организации. Полномочия работника отдела кадров на право заверения копий должны быть закреплены в локальном нормативном акте и соответствующем приказе руководителя.

Также эти полномочия могут подтверждаться доверенностью.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г.

Заверение профессиональными участниками рынка ценных бумаг подлинности подписи физического лица на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами, осуществляется в случае, если соблюден следующий порядок заверения подписи: 1) идентификация (установление личности) лица, обратившегося за заверением подлинности своей подписи, осуществлялась на основании предоставленного документа, удостоверяющего его личность, предусмотренного законодательством Российской Федерации; 2) лицо, обратившееся за заверением подлинности своей подписи, совершило собственноручно передаточную надпись и проставило собственноручную подпись в присутствии работника профессионального участника рынка ценных бумаг, заверяющего подпись. Проставление (совершение) заверительной надписи на документах лица, обратившегося за заверением подлинности подписи, осуществляется работником профессионального участника рынка ценных бумаг, заверяющего подпись, с указанием его фамилии, имени, отчества и должности. 3.2117; N 22, ст. 2563; N 41, ст. 4845; N 50, ст.

6247, 6249; 2008, N 44, ст. 4982; N 52, ст.

6221; 2009, N 1, ст. 28; N 7, ст.

2770; N 29, ст. 3642; N 48, ст. 5731; N 52, ст.

6428) и Положением о Федеральной службе по финансовым рынкам, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N317 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст.

Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено.

По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. К документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Подскажите пожалуйста может ли работник отдела кадров заверить подпись сотрудника и поставить печать оргенизации на доверенности (не касается деятельности предприятия) выписанной сотрудником третьему лицу Также действующим законодательством предусмотрено, что к нотариально удостоверенной доверенности приравнивается доверенность удостоверенная организацией, где гражданин работает (ч. 3 ст. 185.1 ГК РФ):

  • на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями;
  • на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий;
  • на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции.

Статья об отмене печати поможет вам не допускать ошибок в работе. Для всех остальных случаев уполномочивания работником иных лиц, заверение доверенности работодателем не может приравниваться к нотариально заверенной доверенности.

Подробности в материалах Системы Кадры: Нормативная база: Извлечение из Гражданского кодекса РФ.

Статья 185. Общие положения о доверенности 1.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.267 2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители.2 5.

В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6.

Статья 185.1. Удостоверение доверенности 2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются: 3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, которые удостоверены администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения. 4.

Как заверить подпись работника образец

Как заверить подпись на отзывах и рекомендательных письмах?

В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6. Правила настоящей статьи соответственно применяются также в случаях, если доверенность выдана несколькими лицами совместно. Статья 185.1. Удостоверение доверенности 2.

Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

Как заверить подпись на отзывах и рекомендательных письмах? Глубокоуважаемый Юрий Витальевич! Прошу разъяснить новый порядок заверения подписей сотрудников СПбГУ на отзывах на авторефераты диссертаций, а также рекомендации и отзывы на научные работы статьи, грантовые проекты и. Раньше такого рода подписи заверялись в Отделе кадров.

трудовая книга

Копия трудовой книжки может потребоваться каждому человеку и объясняется это тем, что сам оригинал этого документа на протяжении всего срока трудоустройства человека не может выноситься из стен организации. Поэтому при возникновении необходимости предоставления дубликата трудовой работник должен обратиться в отдел кадров организации, при отсутствии же такого подразделения на предприятии эта задача выполняется самим руководителем организации, в чьем ведении и находится ведение, внесение записей и хранение трудовых книг работников.

Как и к другим документам, к ксерокопии трудовой книжки предъявляются определенные требования. Для того чтобы дважды не исправлять ошибки, тем самым тратя на это личное время, каждый человек должен знать, как именно должна быть оформлена ксерокопия трудовой, об этом и пойдет речь в данной статье.

Образец заверения трудовой книжки

В случае возникновения необходимости предоставить заверенную копию трудовой, прежде чем обращаться за ее получением к кадровику по месту работы лучше ознакомиться с образцами подобных копий и обратить внимание, как именно ксерокопия должна быть оформлена, какие надписи обязательны и каким образом должны быть проставлены печати.

Образец заверенной трудовой книжки нотариусом

Оптимальным способом будет более подробно уточнить о требованиях к дубликату трудовой и ее заверению по месту требования, такой подход позволит сэкономить как время работника, так и кадровика.

Копия трудовой книжки

При начале трудовой деятельности гражданином на первом месте работы кадровым отделом заводится на нового работника трудовая книжка. В этот документ вносится не только сведения о принятии на работу, но и другие отметки, такие как:

  • Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
  • Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
  • Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.

Таким образом, вполне допустимо назвать трудовую книгу, паспортом гражданина на месте работы. Поэтому и копия этого документа не может быть просто отксерокопирована, она должна быть соответствующим способом заверена.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки

Очень часто в жизни могут возникнуть ситуации, когда в той или иной государственной инстанции или в каком-то учреждении для оформления документов может потребоваться ксерокопия трудовой книги, так ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
  • Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
  • Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.

Как видно из данного перечня, случаев запроса копии трудовой предостаточно, а если учесть, что в учреждениях часто бывают большие очереди, как, например, при оформлении загранпаспорта, лучше будет человеку знать каким образом должен быть оформлен дубликат, в этом случае это позволит значительно сэкономить время.

Формат копии

Очень часто на практике встречаются случаи снятия ксерокопии с трудовой в виде четырех страниц документа на одном офисном листе бумаги стандартного формата, объясняется выполнение ксерокопирование таким образом элементарно- экономией бумаги. Но такой вариант многими организациями не принимается и возвращается с требованием предъявления ксерокопии подобно оригиналу, то есть одного разворота на одном листе офисной бумаги.

Нельзя не упомянуть и о желательном оформлении копии схоже оформлению книги, так как оно более удобно для прочтения и восприятия информации, изложенной на этом носителе информации, в отличие от альбомного. Если учесть, что данный бумажный носитель в дальнейшем будет подшит к делу, то оформлении копии подобно книге избавит от необходимости переворачивания документа, что не всегда бывает удобно.

Отметка о копийности

Как уже упоминалось выше дубликат трудовой книги это непросто скопированная бумага, он в обязательном порядке подлежит соответствующим образом заверению, то есть на каждом листочке обязательно проставление пометки, свидетельствующей о том, что это копия.

Однако, вот в этом пункте и есть двоякость, так как единственный ГОСТ, в котором прописываются правила заверения документа, гласит о том, что достаточно на каждой страничке поставить пометку «Верно», но во многих инстанциях требуют дубликата, на котором сделана надпись «Копия верна».

С одной стороны, это можно признать за противоречие между практикой и нормативными требованиями, но с другой, если учесть, что этот ГОСТ относится ко всем видам документов, а не только к ксерокопиям трудовых книг это вполне объяснимо.

К тому этот нормативный документ носит необязательный, а рекомендательный характер, то намного проще еще на этапе заверения отксерокопированных листов упомянуть о желаемой отметке это избавит и секретаря от повторной работы и человека, обратившегося за дубликатом, от лишних временных потерь.

Подпись заверяющего лица

На дубликате трудовой книги кроме отметки о том, что данный документ является копией, должна присутствовать и подпись сотрудника организации, который уполномочен заверять такого рода бумаги. При наличии в организации отдела кадров, это – подпись заведующего этого подразделения, если же по тем или иным причинам такого в организации нет, то ксерокопия трудовой должна быть заверена подписью руководителя организации.

Печать

Сверху подписи, заверившего ксерокопию трудовой обязательно присутствие печати, таким образом, документ будет иметь большую защищенность от подделок. Штамп на дубликат может быть поставлен как руководителем преприятия, так и заведующим отдела кадров, если копия заверяется данным отделом. Нужно учесть один немаловажный момент, печать ни в коем случае не должна закрывать надпись о том, что это копия и в то же время не должна располагаться на пустом месте.

На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.

Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.

Срок действия копии трудовой книжки

Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.

Но учреждения, в которые предъявляются эти копии, могут и сократить этот срок, так часто в требованиях банков можно встретить цифру в 14 дней. Это не является нарушением, а вполне правомочное явление.

Отметка о подлиннике

Сведения о местонахождении самого документа необязательно должны быть указаны, поэтому на практике можно встретить двоякое оформление данного пункта. Объясняется же это тем, что трудовая книга не может быть выдана на руки работнику на всем протяжении времени работы в этой организации. Получить сам оригинал можно только при увольнении, при завершении последнего рабочего дня. Поэтому и сведений об оригинале в большинстве случаев на отксеренных бумагах не содержится.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Для заверки ксерокопии основного трудового документа нужно сделать ксерокопию всех страничек трудовой книги. Ксерокопия должна быть качественной, не следует менять масштабность на аппарате, после того как все листы документа, на которых имеются записи, будут отксерокопированы. Их нужно заверить.
На последней отксеренной странице должны быть указаны следующие сведения:

  • Номер исходящей записи.
  • Прописано, то что работник по сегодняшний день является таковым.
  • Точная дата оформления копии.
  • ФИО, заверившего эту копию, с указанием занимаемой им должности.
  • Штамп организации.

Кроме этого, внизу каждой странички копии должно быть указано, что это копия, кем и когда она выдана, и обязательно наличие печати. Печать проставляется не на пустом чистом месте листа, а если учесть размер трудовой и размер офисной бумаги, то пустого пространства там будет достаточно. Штамп же должен быть поставлен именно на трудовой.

Способы заверения

В делопроизводственной практике можно встретить два способа заверения копий основных трудовых документов граждан:

  • постранично. .

Разница между этими способами заключается в том, что в первом случае вся информация о факте заверки проставляется на каждой страничке копии, во втором же сведения о дубликатности и заверке записываются только на последний лист, то есть на подшитый дополнительный листок.

Второй способ является менее гарантирующим подлинность, так как при желании листы копии трудовой могут быть с легкостью заменены, поэтому большую популярность получала постраничный способ заверки.

Дополнительные надписи

Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.

В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.

Штампы

На предприятиях с большим числом работников для ускорения процесса заверки дубликатов трудовых используются штампы, то есть своеобразная печать , в которой уже присутствуют все пометки, необходимые для того, чтобы снятая ксерокопия трудовой считалась действительной, а вручную же работнику при их использовании нужно поставить только лишь свою подпись.

В нынешнее время признаются действительными как ксерокопии, заверенные вручную, так и проштампованные. Поэтому увидев штамп, на ксерокопии трудовой не стоит опасаться.

Заверенная копия трудовой довольно востребованный документ, если учесть, как часто люди в нынешнее время обращаются за кредитами или оформляют загранпаспорта.

Во всех этих и во многих других случаях обязательно среди других документов должен присутствовать и этот, поэтому не стоит относиться к нему как к обычной отксерокопированной бумаге, а желательно знать каким образом он должен быть оформлен. Это позволит избежать лишних затрат времени на решение бюрократических задач.

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек 1 (далее – Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований ­прекращения (расторжения) трудового договора.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей 2 (далее – Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ­подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно – он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель – юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется – вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).

Индивидуальный предприниматель также может назначить ответст­венным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).



Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.

Как должна выглядеть ваша подпись?

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:


Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. ­Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

ответственного за ведение трудовых книжек

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).


«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов 3 .

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации 4 . Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и ­заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть ­неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:

Читайте также: