В чем заключается работа администратора в детском центре

Опубликовано: 17.09.2024

Основным назначением должностной инструкции работника администрации медцентра является сбор в одном документе всех полномочий администратора. В чем же заключается его работа? Чаще всего ему приходится организовывать документацию и управлять медрегистраторами. Последние записывают пациентов к докторам, ведут медицинские карточки и так далее. Если в учреждении такой должности нет, то этим должен заниматься администратор. В некоторых случаях он является также кассиром и имеет дело с оплатой медицинских процедур. Все эти тонкости содержит должностная инструкция администратора медицинского центра. Она составляется руководством учреждения, поэтому единого документа не существует. Но за много лет большинство пунктов инструкции все-таки устоялись. Именно о них мы и поговорим.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Образец должностной инструкции администратора медицинского центра

1. Общие положения

1.1. Данный документ содержит информацию о должности администратора медучреждения (название учреждения).
1.2. В должность вступает лицо, окончившее (название учебного заведения).
1.3. Назначение на данную должность и снятие с нее происходит согласно действующему законодательству.
1.4. Администратор должен быть ознакомлен со следующими документами:

• законы государства;
• документы о направлении деятельности учреждения;
• список специалистов больницы и медицинских процедур с ценами, а также список технологий и медицинского оборудования, которые применяются в конкретных процедурах;
• правила телефонного этикета и др.

В случае отсутствия администратора на рабочем месте по уважительным причинам (болезнь, отпуск и т.д.) его временно заменяет уполномоченный работник.

2. Обязанности

2.1. Принимает звонки и ведет диалог по правилам телефонного этикета.
2.2. Заводит медицинские карты новых пациентов.
2.3. Заключает договор с новым пациентом. Один экземпляр вкладывается в карту, а второй остается у пациента.
2.4. Предлагать пациенту присесть во время ожидания визита к доктору.
2.5. Оповещать доктора о приходе пациента.
2.6. Записывает пациентов на приемы к врачу.
2.7. Составляет максимально удобные графики записи к докторам.
2.8. Приглашает пациентов из базы данных на плановые осмотры.
2.9. Звонит пациентам за день до запланированного визита к врачу с целью подтверждения записи.
2.10. Оповещает пациентов из базы данных об изменениях в работе центра в режиме почтовой рассылки.
2.11. Ведет учет страховок пациентов в специальной программе на компьютере.
2.12. Подбирает карты пациентов за день до установленной даты записи.
2.13. Несет ответственность за сохранность документов и кассы.
2.14. Посещает собрания администраторов.
2.15. Контролирует сохранность порядка и чистоты в холле и коридорах.
2.16. Приходит в центр до начала его работы.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями улучшения работы клиники.
3.2. Требовать улучшения условий труда.
3.3. Регулярно получать актуальную информацию о деятельности учреждения.

4. Ответственность

Администратор медицинского центра ответствен за:

4.1. Качественное исполнение обязанностей.
4.2. Выполнение приказов руководства.
4.3. Организацию деятельности подчиненных.
4.4. Нарушение правил учреждения и техники безопасности.

Подробнее об инструкции

Общие положения

В этом разделе вы найдете всю информацию о требованиях к работнику администрации. К ним относятся образование, опыт работы, необходимые для администратора умения. Так как администратор не принимает непосредственного участия в лечении пациентов, чаще всего от него не требуется медицинское образование, но ему никак не обойтись без навыков работы с компьютером и документацией. Также в его кабинете может находиться офисная техника: ксерокс, принтер и другое. Администратор должен уметь ими пользоваться или быть склонным к подобной деятельности, чтобы быстро освоиться и приступить к продуктивной работе. Ему действительно придется постоянно иметь дело с бумагами и файловыми документами на компьютере. Сейчас все заявления, справки, графики, объявления и прочее печатаются на компьютере, поэтому для работника важны не только навыки владения программами (текстовые редакторы, таблицы и специализированные программы для различных случаев), но и скорость набора текста.

В этом же разделе потенциальный работник узнает о своем месте в иерархии медицинского учреждения.

Здесь же дается перечень важных правовых актов и документов, которые пригодятся будущему администратору для работы. Он должен быть с ними ознакомлен перед вступлением в должность.Также будут указаны особенности приема на работу, увольнения и замены работника в различных ситуациях.

Должностные обязанности

• Администратор должен отвечать на входящие звонки. Поскольку пациентам для связи с медучреждением дается номер администрации, этот пункт очень важен. Администратор выступает связывающим звеном между пациентами и докторами. Он не должен игнорировать звонки или каким-либо образом пропускать их. По телефону работник должен говорить в соответствии с правилами речевого этикета и предоставить пациенту всю необходимую информацию.
• Администратор осуществляет и исходящие звонки. Он должен сообщать актуальную информацию пациентам, которые уже обращались в медицинский центр, и напоминать им о профилактических осмотрах. Сюда же относятся звонки пациентам, которые не завершили свое лечение. Также нужно подтверждать запись к специалисту за день до установленной даты.
• В обязанности администратора входит также оповещение медицинского персонала о ходе работы учреждения и изменениях в нем. Помимо телефонного оповещения, администратор занимается почтовой рассылкой. Он также ведет учет страховок в программе на компьютере.
• Когда пациент обращается в клинику первый раз, администратор обязан завести на него медицинскую карточку и только после этого направлять на консультацию к специалистам. После этого администратор должен составить договор в двух экземплярах.
• В обязанности работника администрации медицинского учреждения входит направлять пациента. Он должен не только рассказать ему о деятельности больницы и записать на прием, но и обеспечить комфортное пребывание. Например, пригласить пациента присесть и подождать доктора.
• Администратор также имеет связь непосредственно с докторами. Он должен выстраивать график очередности пациентов и предупреждать специалистов об их приходе. Работая и с пациентами, и с докторами, администратор координирует работу всего заведения, делает ее более быстрой и результативной.
• После прохождения обследования и консультации у врача пациент приходит к администратору, чтобы записаться на дальнейшие приемы. Если он записывается к нескольким докторам, то администратор должен уточнить этот вопрос у лечащего врача.
• Запись пациентов осуществляется с помощью специальных программ на рабочем компьютере. Администратор должен подбирать карты пациентов, которым назначена запись на завтра. Это делается для более быстрой и качественной работы и комфорта больного.
• Работник несет ответственность за документы, а также порядок в здании. Он должен посещать специальные собрания и следовать правилам техники безопасности.

Должностные права

Так как администратор корректирует записи пациентов и их приемы у докторов, он как никто другой видит сильные и слабые стороны действующий системы. Поэтому он имеет право обращаться к руководству с просьбой внести изменения в функционирование учреждения. Это касается не только улучшения деятельности всей больницы, но и личной деятельности администратора.

Работник может требовать помощи и содействия от начальства. Если администратор не справляется со своими обязанностями один, он может попросить о помощнике или медрегистраторе.

Администратор имеет право получать актуальную информацию о работе учреждения и обо всем, что с ней связано. Эти данные позже распространяются среди пациентов и медицинского персонала.

Также работник администрации имеет все права, оговоренные в соответствующих законах государства.

Ответственность

Самым главным, за что администратор несет ответственность, является качественное и своевременное исполнение им своих обязанностей.

Он должен четко выполнять приказы, распоряжения и поручения руководства. Также работник администрации несет ответственность за приказы, отдаваемые своим подчиненным, и качество их выполнения.

В случае несоблюдения вышеизложенных правил администратор может быть привлечен к ответственности различной степени тяжести, включая уголовную.

Должностная инструкция администратора — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.

Должностная инструкция администратора: образец

(подпись) (инициалы, фамилия)

Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений и витрин;
• основы эстетики и социальной психологии;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;
• ______________________________________________________________________.

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) _______________________________________________;
• настоящей должностной инструкцией;
• _____________________________________________________________________

1.5. Администратор подчиняется непосредственно ________________________ (наименование должности руководителя).

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

Должностные обязанности

А дминистратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3.11. ________________________________________________________________ (иные обязанности).

Права

А дминистратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________ (иные права).

Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• — за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________________________ (реквизиты иных актов и документов).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Из всех моих когда-то приличных познаний в немецком языке в голове прочно осталась поговорка “ Selbs tstaendig arbeiten – selbst arbeiten und staendig arbeiten ” . В переводе теряется игра слов и остается совсем не игривый смысл. Он такой: «Работать самостоятельно (на себя, вести свой бизнес) – означает работать самому и работать постоянно».

Эту поговорку я вспоминаю, когда думаю о том, какой образ жизни я вести НЕ хочу.

Я не хочу по 12 часов в день находиться в детском клубе, чтобы самой общаться с клиентами, опасаясь, что мои сотрудники скажут что-то не то родителям, которые привели ребенка на пробное занятие, неправильно рассчитают стоимость абонемента, забудут выложить бахилы, сушки или заказать воду.

Я не хочу отменять тренировку в фитнес-клубе и мчаться на работу из-за того, что в клубе «внезапно» закончилась туалетная бумага, бумага для принтера или сломался принтер, и никто не знает, что делать.

Я не хочу постоянно нервно нащупывать в кармане телефон, потому что мне по любому поводу звонят сотрудники и дают мой номер телефона родителям, которые требуют перерасчета стоимости абонемента из-за болезни ребенка.

Я не хочу постоянно работать сама, как немецкие трудоголики, придумавшие эту поговорку.

Я хочу заниматься развитием бизнеса, а не затыкать бреши.

А когда в детском клубе нет хороших администраторов, вариантов развития событий всего два. Вариант 1. Хозяйка клуба в духе этой поговорки носится как электровеник сама без выходных и перерывов на обед, разрываясь между клиентами, звонками и «Ашанами», раз в пятилетку заглядывая в спортзал и только изредка проводя выходные с семьей. Вариант 2. Клуб становится нерентабельным и закрывается.

Очень часто события развиваются так…

Администратора спрашивают, что дети делают на занятии – она бубнит что-то невнятное и выдвигает одну идею: «в игровой форме», а вообще приходите – увидите. Ребенка записали на пробное занятие, а телефон мамы остался записанным на маленьком листочке, который через два часа потеряется. Администратору нет дела до того, сколько денег на рекламу и своих усилий хозяйка тратит для того, чтобы люди позвонили, отсюда легкомысленное отношение к потенциальному клиенту.

Заболела преподавательница, а предупредили об отмене занятий не всех – родители с детьми потратили время, пришли, а перед ними даже не извинились. Педагогу проводить занятия – нет пластилина. А на рисовании уже полгруппы вторую неделю ходит без абонемента – никто не напомнил об оплате, а родители сами или не помнят, или молчат. Так что зарплату педагогу хозяйка будет платить из своего кармана.

Часто бывает так, что руководитель просто недооценивает роль администратора и берет априори неподходящего человека. Кажется, ну что там администратор? Сиди себе на стульчике, отвечай на звонки, ставь плюсики в журнале. И на должность назначается девочка чуть ли не со школьной скамьи, или чья-нибудь тетя, или соседка.

На самом деле функций у администратора много, и они очень важные.

Функции администратора

Менеджер по продажам

Надо ответить на вопросы потенциальных клиентов так, чтобы им захотелось прийти на пробное занятие. А после пробного занятия, если родители сомневаются, найти нужные слова, чтобы они остановились все-таки на вашем клубе. В его задачи входит обзвон пассивных клиентов – которые когда-то приходили на пробное или регулярные занятия, но сейчас по каким-то причинам не ходят.

Менеджер по работе с постоянными клиентами

Он должен установить с родителями доверительные отношения и ненавязчиво узнавать, что нравится, что не нравится, что еще хотелось бы видеть клиентам в детском клубе, и доносить эту информацию до руководителя.

Кассир, делопроизводитель

Администратор является и кассиром. Он отвечает за всю наличность в клубе – тоже, безусловно, очень ответственная функция. В дополнение к этому в его компетенции – заключение договоров, ведение документации об оплатах и посещениях.

Хозяйственная

Администратор должен следить за порядком в клубе, за наличием достаточного количества расходных материалов, учебных (чаще всего надо докупать акварельную и цветную бумагу, картон, пальчиковые и акварельные краски, гуашь, пластилин), бытовых (бахилы, одноразовые стаканчики, чашки и ложки, чай, сушки, мыло, туалетная бумага, бумажные полотенца, моющие средства), канцелярских (бумага и картриджи для принтера, ручки, карандаши, скобы для степлера).

Эмоциональная

Администраторы – связующее звено в клубе. Они очень сильно влияют на то, какая атмосфера в клубе. Могут сдружить коллектив или, наоборот, рассорить.

Если в роли администратора оказался более или менее адекватный человек, со временем он вживается в свою роль и начинает со многим справляться. Больших ляпов становится меньше, все друг к другу привыкают, как-то срабатываются. Вот варианты развития событий в зависимости от типа администратора, которого вы взяли.

Семь самых распространенных типов администраторов

Тип 1. Девочка-студентка. Она исполнительна и подвижна, нравится деткам, и у нее умеренные запросы по зарплате. Может быть не очень ответственной и аккуратной, теряется в конфликтных ситуациях, может быть неинициативной или, наоборот, чересчур инициативной не по делу. Приходится контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу.

Тип 2. Управляющая хорошо продаёт, нацелена на результат, контролирует дисциплину в коллективе и в клубе, идеально ведет отчётность, собственница освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба. Однако у такого специалиста высокие требования по зарплате, она не хочет заниматься рутиной, понадобятся дополнительные сотрудники. У нее хорошие отношения с сотрудниками и клиентами, и при уходе в соседний клуб она может увести за собой и сотрудников, и детей.

Тип 3. Хозяюшка создаёт доброжелательную атмосферу, искренне любит детей и заботится о посетителях. Клиентам будет жаль менять клуб, т.к. многие будут приходить не только ради развития детей, но и ради общения. В хозяйственных делах и в самом клубе порядок. Собственница клуба освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба, а запросы по зарплате у такого администратора адекватные. Не исключено, что она будет прикрывать недочеты в работе педагогов (она их тоже любит, как своих детей), плохо ведет отчётность (у нее очень многое в голове, а не в таблицах), средние продажи (техники продаж идут вразрез с ее душевным устройством). При штатном развитии событий все неплохо, однако если приходится расставаться (болезнь, переезд, конфликт) клуб рискует потерять часть клиентов и педагогов.

Тип 4. Директор школы всех «построит»: и родителей и педагогов. При ней будет чёткое соблюдение платёжной дисциплины и всех форм отчётностей, которые сама и придумает. С «директором школы» (как и с «управляющей», и с «хозяюшкой») очень приятно начинать работать – они сами берут инициативу в свои руки. Надо – спросит, считает необходимым – введет новый процесс.

Может быть не очень приветлива с посетителями, не станет «нежничать» с годовасиками. Она плохой менеджер по продажам, может не прислушиваться к мнению руководителя, т.к. у неё «опыт». И хозяйке сложновато контролировать происходящее в клубе.

Тип 5. Преподавательница по совместительству аккуратна и исполнительна, приветлива с детьми, грамотно отвечает по телефону и грамотно ориентирует в выборе направления. Она плохой менеджер по продажам, может прикрывать ошибки других педагогов (не будет «закладывать» коллег). В этом случае у вас все «яйца» в одной корзине: и контакты учеников и сами ученики. Если такой педагог-администратор уйдет из клуба, (особенно с конфликтом), можно потерять очень многое.

Тип 6. Бабушка из соседнего подъезда приветлива, готова работать за невысокую плату и приведет знакомых по подъезду. Плохой менеджер по продажам, некомпетентно консультирует родителей по услугам клуба. Придётся контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу. Если уйдёт «с конфликтом», то об этом узнает каждый второй посетитель ближайшей детской площадки.

Тип 7. Апатичная дама надрываться на работе не собирается, «здоровье важнее». Не забывает устроить перерыв на обед, во время работы слушает радио. Сделает то, что ей сказали, но не больше. Плохо запоминает имена детей и родителей, путает расписание. Разговаривая с родителями, может не услышать, что звонит телефон или домофон. Из плюсов: она неконфликтна, приятна в общении, благожелательна и исполнительна.

К сожалению, у каждого из этих типов есть очень и очень существенные недостатки

• Администратор недостаточно компетентный и не инициативный, руководительница должна быть все время «на подхвате», из-за чего сильно затрудняется развитие и движение вперед
• Клуб развивается не очень эффективно – деньги на рекламу тратятся впустую, потому что администратор не очень профессионально обрабатывает звонки и визиты потенциальных клиентов
• Либо администратор «перетягивает» на себя одеяло, на нем завязано слишком многое, он может диктовать свои условия. Уход такого администратора связан с риском потери части бизнеса или даже всего бизнеса.

Вопрос правильной организации работы в детском клубе – очень важный. Если не наладить механизмы работы администраторов, дальнейшее развитие клуба просто невозможно.

Прочувствовав на своем опыте огромную важность правильной организации работы администраторов, мы с Юлией Белоцерковской создали этот курс.

Для того чтобы первые годы жизни ребенка были наиболее продуктивными, родители нередко отдают свое чадо в развивающий детский центр, где опытные и компетентные специалисты работают над личностью и образованием малыша. Причин подобного решения может быть несколько: это и желание максимально развить потенциал ребенка, плотность рабочего графика родителей и, наконец, просто нехватка мест в обычных детских садов по всей стране. Также родителей вдохновляет тот факт, что три четверти детей, которые побывали в подобном центре значительно превосходят своих сверстников в знаниях и общей эрудиции. «Выпускники» детских развивающих центров на протяжении всей жизни отличаются гораздо большей сообразительностью.

Все вышеперечисленные факторы способствуют распространению детских развивающих центров по всей территории РФ. Начинающие бизнесмены понимают, что образование детей является тем, за что родители всегда будут платить неплохие деньги и активно вкладываются в данный сегмент бизнеса.

Специфика бизнеса

Существует особая классификация развивающихся центров, согласно которой они делятся на два следующих типа:

• центры общего развития (в подобных учреждениях педагоги работают на общее развитие детей);
• узконаправленные центры (в данных центрах учителя активно применяют различные методики с целью развития конкретной сферы творчества, к примеру, иностранных языков, рисования, танцев и т.д.).

Также все развивающие детские центры можно условно разделить на центры садового типа, в которых дети остаются на весь рабочий день и заведения, где малыши занимаются несколько часов.

Как правило, работа детского центра длится на протяжении 9 месяцев, так как в летний период родители предпочитают забирать детей на море или лагерь. Однако аренду за помещение вам придется оплачивать на протяжении всего года.

Разумеется, чем больше населенный пункт, в котором вы открываете свой центр, тем большее количество конкурентов будет на рынке. Перед открытием учреждения вам необходимо адекватно оценить существующий спрос на данную услугу в конкретном районе города. Следует также отметить, что наиболее востребованным является общее развитие детей до трех лет, а также обучение их английскому языку.

В среднем, все инвестиции, вложенные в центр, окупаются за 3-6 лет. Основными статьями расходов при этом являются:

• оплата аренды помещения;
• заработная плата сотрудникам;
• охранные услуги;
• оплата налогов.

Еще недавно учредители детских развивающих центров, пытались избежать прямого упоминания об оказываемых образовательных услугах в своем названии и, соответственно, в документации. Это объяснялось крайне просто – для ведения подобной деятельности необходимо было получение лицензии, что влекло за собой лишние хлопоты и гораздо более внушительные расходы. Поэтому подавляющее большинство предпринимателей регистрировалось как ИП (индивидуальный предприниматель), а не как НОУ (негосударственное образовательное учреждение), избегая оформления лицензии. Формально подобные центры числились как досуговые центры, различные клубы, репетиторы. Однако сегодня ситуация изменилась, так как новый Федеральный Закон «Об образовании» утверждает что ИП может проводить образовательную деятельность с учетом найма других преподавателей.

Вы можете начинать Асвою деятельность уже после процесса госрегистрации. Прежде всего, вам необходимо выбрать код ОКВЭД. Среди подходящих вариантов:

• 85.32 – уход и присмотр за детьми;
• 92.51 – организация учреждений клубного типа;
• 93.05 – персональные услуги.

Затем вам потребуется:

• открыть счет в банке;
• встать на учет в налоговой;
• определиться с системой налогообложения – наиболее оптимальным вариантом станет УСН (упрощенная система налогообложения), которая позволит значительно сэкономить на бухгалтерии;
• в случае необходимости заключить договор с различными организациями на предоставление услуг (дезинфекция помещения, утилизация ламп, вывоз ТБО и так далее).

Для оформления лицензии вам потребуется собрать и предоставить департаменту образования следующие документы:

• Договор на аренду помещений или о праве собственности;
• Заключение Санэпиднадзора;
• Заключение Госпожнадзора;
• Справка с подтверждением постановки на налоговый учет;
• Устав;
• Образовательная программа;
• Подтверждение наличия учебных материалов, методической литературы;
• Данные о преподавателях и воспитателях, количестве детей;

Так как получение лицензии является долгим и трудоемким процессом, на стартовом этапе можно открыть исключительно развивающий центр без лицензии.

Оборудование

Данный сегмент бизнеса отличается необходимостью серьезных инвестиций. Одной из наиболее внушительных статей расхода является оборудование. Для открытия собственного развивающего центра вам будет необходимо приобрести:

• детские кровати + постельное (если вы планируете открыть центр садового типа) (12 тыс. руб. штука);
• столы и стулья (около 3 тыс. руб. комплект);
• посуду (180 руб. за комплект на одного);
• развивающие наборы (1 800 руб. штука);
• игрушки (около 500 руб. штука);
• шведская стенка и тренажеры (необязательно) (около 16 тыс. руб.);
• методическое оборудование (130 тыс. руб.);
• столовое оборудование: холодильник, печка, стол, посуда (также нужны для центров садового типа) (70 тыс. руб.);
• офисная и учебная мебель (120 тыс. руб.);
• бытовая техника (130 тыс. руб.).

Также вам понадобится приобрести ковры, оборудование для санузла, элементы декора, книги и т.д. Помните, цены, приведенные выше, являются приблизительными и могут меняться в зависимости от рынка и экономических изменений.

Предпринимателю стоит помнить о том, что детская мебель должна, прежде всего, быть безопасной и надежной. Также стоит просчитать ее размер, ведь он будет напрямую зависеть от возраста ваших учеников. Не стоит экономить и приобретать чересчур дешевую мебель – это непременно выльется в неприятности вроде поломок, или, что еще хуже, в виде травм.

Так как дети предпочитают много времени проводить на полу, позаботьтесь о том, чтобы он был не слишком твердым и достаточно теплым. Наименее затратным для начинающего учредителя будет вариант покупки большого толстого ковра. Кроме того, следует тщательно обдумать процесс обогрева помещения в зимний период. Скорее всего, вам придется приобрести дополнительные отопительные приборы (обязательно должны быть максимально безопасными).

Остальной набор оборудования будет напрямую зависеть от формата вашего развивающего центра. Так, вам могут понадобиться: музыкальный центр, телевизор, пианино, зеркала (если учреждение танцевальное). В большинстве случаев формат центра требует наличие раздевалки. Следует избегать покупки опасных острых игрушек и других предметов.

Месторасположение и помещение

Месторасположение вашего развивающего центра должно напрямую от целевой аудитории, на которую вы делаете упор. Ваше учреждение необязательно должно находиться в центре города (в центре города обычно располагаются центры с большими ценами, евроремонтом, и, соответственно, педагогами с именем), так как альтернативным вариантом является спальный район, где проживает множество семей с детьми. Так вы сможете сэкономить на аренде весьма неплохую сумму.

Для среднего развивающего центра с умеренной платой за занятия подойдет и первый этаж многоэтажного дома. Как уже было сказано выше, находиться это здание должно в спальном районе. Прежде чем выбирать локацию, исключите очень удаленные районы или же места, не подходящие вам по контингенту или платежеспособности. Также следует избегать локаций, уже занятых конкурентами. Открыть детский развивающий центр можно и в офисном здании, и в ТЦ, желательно на первом этаже, чтобы детям не приходилось подниматься.

Площадь помещения вашего центра также будет зависеть от формата заведения и предполагаемого количества учеников. Однако учебная комната должна иметь площадь не менее 30 кв. м.

При выборе надлежащего помещения необходимо сверяться с положениями СанПиН 2.4.1.2660-10 и СП 13130 2009 и следовать таким требованиям:

• высота от пола до потолка должна быть не менее 3 метров;
• стены должны быть максимально гладкими и позволять проводить влажную уборку;
• потолки должны быть побелены или же покрашены водоэмульсионной краской, полы должны быть цельными и не слишком скользкими;
• в комнатах не должно быть скачков температуры (оптимальное считается температура в 19-21 градус по Цельсию);
• все розетки и выключатели должны находится на высоте не менее 1.8 метра.

В помещении обязательно должны быть следующие комнаты:

• учебная комната (она же игровая и комната для занятий);
• комната или кабинет для персонала;
• спальня (если центр садового типа);
• санузел.

В центре также должна быть комната ожидания, хотя некоторые предприниматели стараются сэкономить на данном помещении, тем самым лишая родителей возможности подождать малыша в комфортных условиях. Если им придется ждать по несколько часов на улице, вряд ли их посещение вашего центра продлится долго.

Следует учитывать, что обычно маленькие дети приходят в центр до обеденного сна, дети постарше приходят после 5-6 вечера (после детского сада). Соответственно, период с 1 дня до 5 вечера просто выпадает из рабочего графика. В качестве альтернативного варианта можно предложить клиентам скидки на это время суток, однако вряд ли это решит проблему кардинально, ведь каждая комната помещения, за которую вы платите арендную плату, должна постоянно приносить доход. Именно поэтому не стоит арендовать или приобретать помещение с большой площадью, которой вы попросту не сможете найти применения. Перед выбором помещения лучше заранее составить расписание занятий с оглядкой на занимаемые при этом комнаты.

В целом, учитывая площадь учебных комнат, холла или комнаты ожидания, а также санузла, общая площадь центра должна составлять около 50 кв. м. Если вы не в состоянии оплачивать большое помещение, помните – даже такое учреждение способно приносить доход.

Также подобранное помещение должно соответствовать всем нормам СЭС и Пожарного надзора. Центр категорически нельзя открывать в подвальном, полуподвальном помещении или же на цокольном этаже. Все комнаты должны быть оборудованы вентиляцией, освещены, помещение должно иметь отдельный вход и санузел.

Желательно, чтобы к вашему детскому центру можно было легко подъехать на авто (место для парковки также приветствуется).

Персонал

Специфика данного сегмента бизнеса такова, что едва ли не половина успеха вашего предприятия будет зависеть от правильно подобранного персонала. Вам важны не только педагоги, но и грамотный администратор.

Администратор должен отвечать на звонки, принимать посетителей, составлять расписание. Обычно администраторы работают посменно. В принципе, его обязанности может выполнять и владелец учреждения. Альтернативным вариантом является найм молодых специалистов или даже студентов.

Преподавателей должно быть несколько. Также преподавать может сам учредитель бизнеса. Однако все нанятые сотрудники должны любить и понимать малышей, уметь найти к ним индивидуальный подход и делать урок максимально продуктивным и интересным. Собственно, первая проблема с поиском кадров на данную должность заключается в том, что опытные учителя с высокой квалификацией требуют высокой зарплаты. Но и это далеко не самое страшное. Хуже всего то, что никакой диплом о не сможет гарантировать вам, что нанятый работник действительно будет преподавателем «от Бога», т.е. сможет заинтересовать и поладить с детьми. Нередко случается так, что молодые специалисты справляются с этой задачей гораздо лучше, чем опытные преподаватели советской закалки.

Помните, ни в коем случае нельзя нанимать людей на должность преподавателя дистанционно. Проводите все собеседования лично и старайтесь замечать малейшие детали – от внешности до заинтересованности в работе. Случается, что на подобное место претендуют не профессиональные дипломированные специалисты, а мамы, которые тщательно подошли к изучению вопроса развития ребенка, попробовали множество методик и выявили самые эффективные. Если вы чувствуете, что этот человек поладит с детьми и действительно понимает, что им нужно, его стоит взять даже несмотря на отсутствие соответственного образования.

Реклама

Разумеется, лучшей рекламой для развивающего центра станет кристально чистая репутация и так называемое «сарафанное радио». Если родители будут замечать перемены в ребенке, а также его желание ходить в ваш центр, они, естественно, порекомендуют его своим знакомым. Однако этот метод хорош уже после стартового этапа. Сначала вам нужно, чтобы о вашем центре узнали как можно больше людей.

В начале можно использовать общепризнанные способы рекламирования, а именно, расклейка объявлений в районе, где вы планируете открываться (в частности, на подъездах и столбах), раздача листовок, приглашение на мероприятия в центре, реклама в социальных сетях и соответственных тематических группах, на форумах и тематических же сайтах.

Постарайтесь завлечь клиентов, предоставив им возможность посетить первое занятие бесплатно или с ощутимой скидкой. Так, родители и дети смогут понять, подходит ли им ваша программа и подход.

Также вы можете попробовать внедрить какие-то оригинальные идеи, провести специальные акции, однако, скорее всего, это потребует обращения за помощью в рекламное агентство, что, разумеется, повлечет за собой значительные расходы.

Администратор – это зачастую правая рука учредителя, человек, который контролирует все процессы, пока руководителя нет на месте. Его основная функция – общение с родителями, педагогами и руководителем. Поэтому я считаю, что самое основное качество, которым должен обладать администратор, это эмоциональный интеллект. Это значит, он должен не просто быть милым, вежливым и предупредительным. Он должен чувствовать клиента тонко и попадать в самое «сердце» его основной потребности.

Функции администратора детского клуба

Чувствование с одной стороны, попадание с другой – это то, что подводит нас к важной задаче администратора – продать услугу, которая удовлетворяет клиента.

Как это выглядит на практике:

• Администратор приветствует клиента, когда тот приходит в детский сад или клуб. Он – лицо детского заведения.
• Он улыбается, знает и называет клиентов по имени, спрашивает, как у них дела, в курсе разных событий в жизни клиентов, сочувствует и поддерживает, рассказывает о том, как ребенок провел время в саду.
• Администратор общается с текущими и потенциальными клиентами по телефону, назначает встречи, продает услуги и т. д.
• Администратор контролирует время начала и окончания занятий, налаживает коммуникацию с педагогами.
• Доброжелательно и мягко разрешает спорные вопросы и конфликты.
• Администратор умеет уметь продавать, доносить ценность услуги каждому родителю и довести клиента до покупки абонемента.
• Контактирует с руководителем бизнеса и является ключевым звеном между руководителем и сотрудниками команды.

Можно смело сказать, что администратор – это «человек с улыбкой». На эту должность подходит человек улыбчивый, счастливый, который рад жизни и тому, что он проснулся.

Чему нужно обучить администратора

Учить администратора можно и нужно. Но есть качества, которые должны быть присущи человеку на этой должности априори, и им невозможно научить. Самое главное – это эмоциональный интеллект и любовь к людям. Ответственность – тоже немаловажная черта, ведь родители доверяют сотрудникам дошкольного учреждения самое ценное – своих детей.

Еще обязательно в характере администратора должна присутствовать «хозяйственная жилка» и умеренная строгость, ведь порядок в саду – его забота.

Если чему-то и нужно учить администратора, обладающего этими двумя чертами, то клиентоориентированности, которая служит основополагающей силой для продвижения бизнеса. Люди выбирают товар двумя способами: рационально (какое месторасположение, какая цена, подходит-не подходит) или эмоционально. Эмоциональная составляющая при покупке товара или услуги зачастую является весомее, чем рациональная. То есть, независимо от социального статуса клиента, человек готов платить больше, если он помимо самой услуги получает еще и эмоцию.

От клиентоориентированности, глубокого понимание потребностей клиента, зависит, будет ли наше детское заведение успешным или нет. Ведь, по сути, именно клиент платит всем нам заработную плату, поэтому он – самый главный человек для нашего бизнеса.

Как помочь админу наладить эффективное общение с клиентами

Для того чтобы администратор умел наладить первичную связь с клиентами, необходимо разработать и внедрить скрипты.

Скрипт – это определенный алгоритм разговора, четкий, продуманный, спланированный, потому что у нас есть цель – продать. Это сценарий общения между администратором и клиентом.

Скрипты нужны для того чтобы администратору было легче продать услугу, чтобы он накопил опыт в общении с клиентами, чтобы был готовым ответить на любые их вопросы. Услугу сада, клуба очень сложно продать по телефону, поэтому важно сделать все возможное, чтобы после общения по телефону клиент пришел в гости, познакомился с педагогами, посмотрел на процесс обучения вживую.

«Как я могу к вам обращаться?» – первый вопрос, поскольку имя человека – это его ценность. Администратор выясняет имя клиента, возраст его ребенка. Задает вопросы о потребностях родителя (интересует ли его группа полного дня или на полдня). Нужно подготовить ответы на список самых популярных вопросов, чтобы отвечать на них оптимально. Если клиент задает какой-то необычный вопрос, администратор вносит его в список.

Если администратору неудобно разговаривать с клиентом, он может не взять трубку и перезвонить. Или взять трубку и сказать, что он сможет перезвонить через какое-то время. Разговаривать с клиентом нужно, посвящая ему все свое внимание.

Скрипт разговора предполагает то, как администратор должен отвечать на телефонный звонок. Какие вопросы он задает сначала, какие потом. Также должны быть предусмотрены ответы на спорные вопросы и четко сформулированные правила, чтобы в случае непредвиденной ситуации мы могли объясниться с клиентом, не задевая его чувств, ссылаясь на правила вашей компании.

Помните, что клиенты приходят в детский клуб в том числе и за общением. Для мамочки, которая на данном этапе живет своим ребенком, важно, чтобы это общение было источником вдохновения, радости жизни. Именно поэтому администратору необходимо быть эмоционально отзывчивым и общительным.

В связи с этим при выборе кандидата на должность администратора обращайте внимание и на его человеческие качества. Важно, чтобы на этой должности был по-настоящему «свой» человек.

Чек-лист того, что должен уметь и знать администратор

• Знать все нюансы рабочего процесса сада.
• Встречать и провожать гостей, обеспечивать им необходимую помощь и комфортное пребывание.
• Отвечать на входящие звонки согласно скриптам.
• Оформлять договора с родителями.
• Получать деньги, выписывать абонементы.
• Своевременно рассказывать клиентам о новых предложениях, акциях, мероприятиях, а также всех изменениях и нововведениях.
• Вести клиентскую базу и учет посещаемости детей.
• Организовывать обмен необходимой информацией внутри коллектива.
• Контролировать сохранность документации, кассы и материальной базы.
• Контролировать чистоту помещения.
• Немедленно сообщать руководителю о возникновении непредвиденных ситуаций.

Это – перечень необходимых навыков и функций администратора детского дошкольного заведения. Зная его, можно составить портрет идеального администратора, и тогда поиск и обучение не будут столь долгими и непредсказуемыми.

Вопросы, которые нужно задать администратору при приеме на работу:

• Образование, дополнительное образование
• Опыт работы
• Работает ли еще кандидат
• Семейное положение и наличие детей. Какого возраста дети и есть ли кому позаботиться о них в случае болезни
• Достижения на прошлой работе
• Какими личными качествами и ценностями гордится
• Что хотел бы усовершенствовать
• Где видит себя через год, 5 лет и т. д.

Кроме этого, важно спросить у кандидата, кто принимает решения в семье. Вопросы о личном важны, т. к. работа администратора иногда предполагает выполнение задач не только в рабочее время, но и на выходных, нужно понимать, как семья отнесется к такому формату работы.

Наблюдение из нашей практики

Как правило из администраторов со временем вырастают отличные помощники руководителя, исполнительные директора, управляющие филиалов, проектные менеджеры, HR-специалисты.

В нашей сети детских учреждений «Тотоша» практически весь управленческий состав бэк-офиса состоит из наших бывших администраторов, которых мы затем обучали на более глубоких и профильных курсах. Поэтому при выборе администратора присмотритесь к кандидату с точки зрения перспективы дальнейшего его обучения и назначения на более ответственную управленческую должность.

Если для вас актуальна данная тема и вас интересуют и другие аспекты открытия и управления детского образовательного центра приходите на семинар "Як відкрити та ефективно керувати дитячим закладом", который состоится 20 октября 2018 в Киеве.

Читайте также:

  
• Что такое трудовая доблесть сочинение
  
• Какая зарплата у брокера
  
• Кто имеет право на выслугу лет в 2020 году
  
• Какая зарплата в банке русский стандарт
  
• Работники бюджетной сферы кто это