Когда работодателю необходимо уведомить работников о проведении эксперимента сдо

Опубликовано: 17.09.2024

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"

Комментарий

Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее – Закон), который определяет правила проведения эксперимента по использованию работниками (в т.ч. поступающими на работу) и работодателями электронных документов, связанных с работой. Цель эксперимента по электронному кадровому документообороту – замена электронными документами документов работодателя, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работник знакомится под подпись.

К таким документам можно отнести, например, положение об оплате труда.

При этом перечень документов, которые будут участвовать в эксперименте, работодатель будет утверждать самостоятельно. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек (в том числе и электронных). Работники и работодатели участвуют в эксперименте добровольно.

Кто будет участвовать в эксперименте?

Уполномоченный орган исполнительной власти в сфере труда. Сегодня это Минтруд России (постановление Правительства РФ от 19.06.2012 № 610 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации").
Работодатели.
Работники (в т.ч. и поступающие на работу). Не участвуют в эксперименте только работники, направленные по договору о предоставлении персонала.

Работники (в т.ч. поступающие на работу) должны выразить свое согласие на участие в эксперименте. Сделать это можно путем подачи заявления о согласии (или об отказе) участвовать в эксперименте. Уведомить соискателя о проведении эксперимента по переходу на электронные документы и о праве отказаться от него работодатель должен при заключении трудового договора.

Работника (в т.ч. поступающего на работу) нужно ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Как работодателю начать эксперимент?

За месяц до эксперимента работодатель должен уведомить письменно каждого работника:

о проведении эксперимента;
о праве работника участвовать или отказаться путем подачи письменного заявления.

При этом работодатель должен сам назначить дату проведения эксперимента с учетом положения о порядке его проведения, которое утвердит Минтруд России.

До начала эксперимента работодатель также:

утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
формирует и утверждает список работников, участвующих в эксперименте;
определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
вносит изменения, связанные с экспериментом, в локальные нормативные акты;
знакомит работников и их представителей под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".
и проч.

Все расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, несет работодатель. Кроме того, до проведения эксперимента в коллективном договоре (при наличии) или в дополнительном соглашении к трудовому договору работодатель должен указать:

права и обязанности работника и работодателя, предусмотренные этим Законом;
сведения об использовании работодателем в эксперименте собственной информационной системы и (или) портала "Работа в России";
утвержденный работодателем перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых проводится эксперимент;
порядок и условия создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой;
сведения об электронных документах, связанных с работой, создание, использование и хранение которых осуществляются с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России".

Аналогичные сведения указываются в трудовом договоре с лицом, поступающим на работу.

Какие гарантии установлены для работников?

Работник (в т.ч. поступающий на работу) может отказаться от участия в эксперименте в любое время.

Такой отказ не может быть основанием для:

отказа в заключении трудового договора (если отказывается соискатель);
изменения условий труда,
увольнения работника по инициативе работодателя,
прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда).

При поступлении на работу работодатель должен получить от работника либо заявление о согласии на участие в эксперименте, либо заявление об отказе от участия. Если работник согласен на участие в эксперименте, работодатель должен оплатить ему получение электронной подписи. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не является основанием для отказа в заключении трудового договора.

Работодатель по-прежнему обязан представить работнику документы, связанные с его работой. Однако в случае проведения эксперимента работодатель представляет такие документы:

в электронной форме, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью;
копии документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии).

При этом способ, которым работодатель должен представить работнику такие документы, должен быть обозначен в заявлении работника. Заявление подается в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя. Документы представляются работодателем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Заметим, что Закон не предусматривает обязанности работника иметь личный кабинет в системе "Работа в России". Так, в трудовом договоре с работником вместо адреса личного кабинета в этой системе можно указать просто адрес электронной почты. При этом направлять работнику или соискателю электронные уведомления, а также знакомить их с электронными документами работодатель может только в рабочее время.

При увольнении работника работодатель должен представить работнику приказ о прекращении трудового договора либо в форме электронного документа, либо в виде заверенной копии на бумажном носителе. При использовании информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России" работнику должны быть обеспечены доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования копий указанных документов на бумажном носителе.

Как будет использоваться электронная подпись?

Работодатель должен заверять электронные документы, участвующие в эксперименте, только усиленной квалифицированной электронной подписью. В частности, усиленная квалифицированная подпись работодателя используется при:

заключении трудовых договоров;
договоров о материальной ответственности;
ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
при внесении в них изменений.

При этом работник может подписывать такие документы как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписью (если такие действия совершаются с использованием информационной системы работодателя). Если такие действия совершаются с помощью портала "Работа в России", то работодатель должен использовать усиленную квалифицированную подпись, а работник – простую электронную подпись.

Весной государство запустило эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. Принять участие можно добровольно. Порядок проведения эксперимента Минтруд утвердил 28 июня. Расскажем, как подать заявление на участие, какие документы переводить в электронную форму и о чем отчитываться перед чиновниками.

В чём суть эксперимента

Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н.

Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:

Бумажная форма является требованием закона.
Работника нужно ознакомить с документом в письменном виде под роспись.

Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Что сделать перед подключением

До начала проведения эксперимента работодатель должен:

утвердить список экспериментальных кадровых документов (трудовые книжки включать нельзя);
выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
сформировать и утвердить список работников-участников;
при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

Наименование организации.
ИНН организации.
Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
Место проведения эксперимента.
Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Как работать с информационной системой

Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Как подписывать электронные документы

Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

1 августа 2020;
1 декабря 2020;
2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Кому задавать вопросы

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru. Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

24 апреля 2020 года подписан Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Кратко прокомментируем этот закон.

Документ разработан в соответствии с национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации», которой предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Цель закона — создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Следует отметить, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций уже был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. В рамках нового эксперимента документы, составленные в электронном виде, на бумажном носителе дублироваться не будут.

Осветим основные моменты.

Дата начала проведения эксперимента в организации

Эту дату работодатель определяет самостоятельно

Срок окончания проведения эксперимента

Эксперимент будет осуществляться по 31 марта 2021 года

Уполномоченный орган исполнительной власти;

лица, поступающие на работу

Кто не является участниками эксперимента

Работники, направляемые работодателями временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу

Могут ли бюджетники участвовать в эксперименте?

Участие в эксперименте работодателей (организаций), финансовое обеспечение которых осуществляется за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и (или) местных бюджетов, будет обусловлено наличием или отсутствием источников финансирования.

В настоящее время в данном эксперименте планируется участие ФСС, при этом дополнительные расходы не предполагаются, поскольку фонд имеет собственный удостоверяющий центр.

Каковы технические условия проведения эксперимента?

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, будет осуществляться работодателем:

— или посредством использования информационной системы работодателя;

— или с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

В отдельных случаях работодатели и работники обязаны будут применять усиленные квалифицированные электронные подписи, в частности при заключении следующих договоров (внесении изменений в них) с использованием информационной системы работодателя:

— договоры о материальной ответственности;

При заключении указанных выше договоров (внесении изменений в них) с использованием электронного сервиса «Общероссийская база вакансий «Работа в России» будут применяться:

— усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя;

— простая электронная подпись работника.

Расходы по ведению электронных документов, связанных с работой, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, будут нести работодатели.

Что должен сделать работодатель до начала проведения эксперимента?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять несколько шагов:

1. Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.

2. Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).

3. Уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте (путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента.

4. Сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте.

5. Принять или внести изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации).

6. Ознакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

7. Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективных договорах (при необходимости).

8. Создать информационную систему либо обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России» (в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой).

В отношении каких документов будет проводиться эксперимент?

Эксперимент будет проводиться в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие обязанности налагаются на работодателя?

1. Обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

2. Обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя — передать электронные документы, связанные с работой, в государственные или муниципальные архивы.

3. Предоставлять по запросу уполномоченных органов (в том числе при осуществлении государственного контроля) соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

4. Предоставить безвозмездно работнику (не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления) электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии)).

5. Предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении, в день прекращения трудового договора.

Какие права есть у работника?

1. Отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели.

2. Дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части — с использованием системы «Работа в России».

3. Обращаться к работодателю с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой.

Юридическая компания «Пепеляев Групп» информирует о разработке Министерством труда и социальной защиты проекта приказа «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»; [1] («Закон об эксперименте») Минтруд РФ разработал проект приказа «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» («Проект»). Сведения о документе размещены на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. На текущий момент Проект находится на этапе прохождения общественных обсуждений и независимой антикоррупционной экспертизы.

Напомним, что эксперимент проводится с 05 мая 2020 года по 31 марта 2021 года. Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем самостоятельно, но не может наступать до истечения 30 дней со дня вступления в силу Закона о проведении эксперимента.

Как и ожидалось, Проект детализирует отдельные процедурные моменты проведения эксперимента, в частности, следующие

Участие в эксперименте

Проектом предусмотрена форма заявления об участии в эксперименте.

С подробной информацией о действиях, необходимых для участия в эксперименте, Вы можете ознакомиться в нашем материале.

В течение эксперимента работодателям необходимо направлять в Минтруд информацию в электронной форме, согласно приложению к Проекту. Такая информация подлежит направлению в Минтруд трижды в течение эксперимента: до 01 августа 2020 года; до 01 декабря 2020 года и до 02 апреля 2021 года. Направлению в Минтруд подлежит, в том числе, следующая информация:

перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент с указанием на реквизиты приказа, которым был утвержден перечень, а также с обоснованием причин выбора документов для проведения эксперимента;
описание порядка и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой
описание иных мероприятий (обучение работников, приобретения устройств для использования работниками, оплата услуг связи работникам и т. п.), проводимых в рамках эксперимента; и др.

Взаимодействие информационных систем

Эксперимент может проводиться как с использованием информационной системы работодателя, так и с использованием системы «Работа в России»[2], а также при одновременном использовании этих информационных систем. Работодателям-участникам эксперимента при выборе используемых информационных систем необходимо определить, какие виды документов, связанных с работой, будут создаваться, использоваться и храниться в их информационных системах, а какие – в системе «Работа в России».

Обращаем Ваше внимание, что эксперимент проводится только в отношении тех документов, которые будут определены самостоятельно каждым работодателем. Примерный перечень таких документов предусмотрен Проектом.

Независимо от использования системы «Работа в России» работодателям-участникам эксперимента необходимо обеспечить взаимодействие информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

Однако с учетом временных ограничений на использование информационной системы «Работа в России» в период ее доработки, до 01 октября 2020 года участие в эксперименте допускается только с использованием информационной системы работодателя.

Осуществление электронного кадрового документооборота в системе «Работа в России» будет доступно для работодателей-участников эксперимента, зарегистрированных в Единой системе идентификации и аутентификации[3], которые получили усиленную квалифицированную электронную подпись работодателя. Работники, принимающие участие в эксперименте, должны иметь подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации.

При использовании работодателем собственной информационной системы предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Подписание электронных документов, связанных с работой, в информационной системе работодателя осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (соискателя).

Обращаем ваше внимание, что усиленная неквалифицированная электронная подпись работника выдается ему работодателем на основании письменного заявления работника. Работник обязан подтвердить получение сертификата такой подписи.

Требования к локальным нормативным актам

В локальных нормативных актах организации, регламентирующих использование работодателем и работником электронной подписи, а также проведение эксперимента, рекомендуется отражать, например, следующие вопросы:

перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, а также порядок и способы хранения и проверки электронной подписи;
порядок обеспечения работников электронной подписью;
порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
обязанности работников по соблюдению установленных правил безопасности работы с ключами электронной подписи, компьютерами и мобильными устройствами;
порядок хранения и уничтожения электронных документов;
порядок направления работниками запросов на получение электронных документов удобным им способом и порядок предоставления им таких документов; и др.

О чем подумать, что сделать

Организациям и индивидуальным предпринимателям, планирующим принять участие в эксперименте, рекомендуется ознакомиться с Проектом и следовать ему после его утверждения Министерством труда и социальной защиты РФ.

Помощь консультанта

[1] Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»

[2] Информационно-аналитическая система «Работа в России» создана в соответствии со статьей 16 2 Закона РФ от 19 апреля 1991 года № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Размещена в сети Интернет по сайту https://trudvsem.ru/

[3] Федеральная государственная информационная система, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2011 года № 977 «О федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (вместе с «Требованиями к федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»)

В 2018 г. эксперимент по использованию электронных документов проводился на площадках таких крупных работодателей, как ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВАЗ», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс». Им было поручено проведение определенных кадровых мероприятий в электронном формате: оформление служебных командировок, извещение работников о составных частях заработной платы, ознакомление с графиками отпусков и локальными актами, заключение трудовых договоров и др.

5 мая 2020 г. стартовал аналогичный эксперимент. К участию в нем допускается любой желающий. На этот раз эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой, оформление на бумажном носителе которых или ознакомление с которыми работников в письменной форме предусмотрено действующим трудовым законодательством (кроме трудовых книжек) 1 .

В чем суть эксперимента и какая польза от участия в нем?

Сколько продлится эксперимент и кто может принять в нем участие?

Эксперимент проводится до 31 марта 2021 г. Заявления на участие в нем будут приниматься до 1 декабря 2020 г. Дату начала проведения эксперимента участники определяют самостоятельно. Участниками могут стать как работодатели и работники, так и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное согласие на участие. К участию в эксперименте не допущены лишь лица, работающие по договорам о предоставлении труда работников (персонала), и дистанционные работники.

В отношении каких документов проводится эксперимент?

Рекомендуемый перечень документов приведен в действующем с 28 июня 2020 г. Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденном Приказом Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н (далее по тексту – Положение). Конкретный перечень документов для эксперимента определяет работодатель. В него могут быть включены:

коллективные договоры;
трудовые договоры и отдельные соглашения к ним;
соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
локальные нормативные акты;
графики отпусков (сменности, работы на вахте);
договоры на получение образования (без отрыва или с отрывом от работы);
ученические договоры;
письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
приказы (распоряжения) о приеме на работу / о прекращении трудового договора;
отказы (в том числе мотивированные);
требования;
предупреждения;
уведомления;
ознакомления;
распоряжения;
объяснения;
заявления;
извещения;
согласия;
предложения;
соглашения;
обращения;
приглашения;
просьбы;
сообщения;
обязательства.

Как стать участником эксперимента?

Для участия в эксперименте потребуется:

1) издать приказ об участии в эксперименте, утвердить дату начала эксперимента и перечень видов документов, в отношении которых он будет проводиться;

2) подать заявление в Минтруд по форме, предложенной в Положении. В заявлении в обязательном порядке указываются ИНН организации, основной вид деятельности, штатная численность работников, предварительная численность работников – участников эксперимента, наличие профсоюзной организации и место проведения эксперимента;

3) за месяц уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента и праве путем подачи письменного заявления работодателю отказаться от участия в эксперименте или выразить свое добровольное согласие на участие;

4) утвердить список работников и структурные подразделения, участвующие в эксперименте;

5) подготовить для использования в эксперименте информационную систему, обеспечив возможность ее взаимодействия с системой «Работа в России». Можно напрямую использовать ресурсы системы «Работа в России», но предварительно потребуется пройти специальную регистрацию;

6) включить в трудовые договоры с участвующими в эксперименте работниками сведения и условия, предусмотренные ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 122-ФЗ, путем заключения дополнительных соглашений или отдельных соглашений к трудовым договорам, а также внести в договоры о материальной ответственности, ученические договоры и договоры на получение образования сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы или системы «Работа в России»;

7) подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников необходимые изменения в коллективный договор в связи с проведением эксперимента;

8) принять специальные локальные нормативные акты или внести изменения в действующие в соответствии с положениями ч. 2 и 3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ.

Информационные системы для эксперимента

Для проведения эксперимента задействовали государственную информационную систему «Работа в России». С 20 июля по 4 сентября 2020 г. осуществляется ее опытная эксплуатация. Заинтересованным работодателям и работникам (соискателям) она будет доступна с 1 октября 2020 г. Для ее использования нужно будет зарегистрироваться в Единой системе индентификации и аутентификации (ЕСИА).

Работодатель может создать собственную информационную систему или адаптировать для использования в эксперименте уже действующую, но потребуется обеспечить техническую возможность их взаимодействия с системой «Работа в России».

Эксперимент может проводиться с одновременным использованием системы работодателя и системы «Работа в России». В таком случае необходимо определить, какие документы будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие – в системе «Работа в России». Потребуется также получить письменное согласие работника на хранение его документов в системе «Работа в России».

Электронные подписи

Для осуществления электронного документооборота в системе «Работа в России» работодателю придется получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Работникам достаточно зарегистрироваться в ЕСИА.

При использовании собственной информационной системы создавать и подписывать электронные документы можно с помощью УКЭП работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) работника, которая выдается ему с его письменного заявления и с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

Локальные нормативные акты, связанные с экспериментом

Работодатель должен будет разработать и утвердить:

Положение об использовании электронной подписи работодателем и работником;
Положение о порядке обработки электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Также потребуется внести изменения в иные локальные нормативные акты, связанные с экспериментом. Минтруд рекомендует вносить в локальные акты следующие сведения:

виды электронной подписи, применяемые при проведении эксперимента, порядок обеспечения ими работников и способы их хранения, порядок соблюдения правил безопасности работы с ключами;
права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента, работе с электронными документами и личными кабинетами, хранении и уничтожении документов, обработке содержащих персональные данные документов;
порядок направления запросов на получение электронных документов и их предоставления, ознакомления работников с локальными нормативными актами по эксперименту, обучения по вопросам его проведения, разрешения спорных ситуаций.

Какие риски несет работодатель – участник эксперимента?

Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, возлагаются на работодателя.

Хранить электронные кадровые документы нужно будет в течение сроков, предусмотренных законодательством об архивном деле. Ответственность за хранение также возлагается на работодателя.

Работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент, уведомив об этом работодателя за две недели. В таком случае придется перенести все его документы на бумажные носители.

Нельзя изменить условия труда работника, уволить его по инициативе работодателя или прекратить трудовой договор в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в случае его отказа от участия. Не допускается отказ соискателю в заключении трудового договора в случае его нежелания принять участие в эксперименте или отсутствия у него электронной подписи. Суд может признать такие действия незаконными, и работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

(Об эксперименте, который позволит предпринимателям в досудебном порядке оспорить проведение проверки и ее результаты, а тем самым защитить свои права и избежать расходов на судебное обжалование, – читайте в статье «Юрлица и ИП смогут обжаловать решения контролирующих органов без суда»)

1 Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Читайте также: