Кто подписывает штатное расписание если в штате только директор

Опубликовано: 03.10.2024

Штатным расписанием называется документ, который определяет обязанности сотрудников и устанавливает для них условия по оплате труда.

Однако в организациях, особенно в только что созданных, может оказаться так, что имеется лишь один сотрудник – сам руководитель.

Нужно ли в этом случае составлять штатное расписание? И если да, то как оно должно выглядеть? Об этом далее в статье.

Как быть, если работает только генеральный?

Количество сотрудников в ООО может быть любым – закон здесь не устанавливает обязательных требований. Однако может быть и так, что в фирме работает только один человек – директор. Он единственный, без кого организация не может существовать. Такое возможно в следующих случаях:

ООО было создано недавно, фактически финансово-хозяйственная деятельность пока не ведётся, и сотрудники пока ещё не наняты.
Род деятельности фирмы таков, что для него достаточно только одного человека (например, коммерческое посредничество, когда организация занимается только тем, что сводит друг с другом заказчиков и исполнителей или продавцов и покупателей).
ООО создано затем, чтобы вести коммерческую деятельность, но учредитель хочет избежать личной материальной ответственности, которую ГК РФ предусматривает для ИП. Ради этого он готов выполнять и требования по налоговой отчётности, которые для ООО куда серьёзнее, чем для ИП.

В любом случае, ситуация, когда в штате организации имеется лишь один сотрудник, встречается не так уж редко.

Возможна и ситуация, когда даже директор не является работником. Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор заключается между работником и работодателем – однако если единственный учредитель одновременно выступает и как директор, то он не может подписать трудовой договор сам с собой, и нормы трудового права на него не распространяются (ст. 273 ТК РФ).

Нужен ли документ?

Прежде всего, необходимо определить, является ли штатное расписание вообще обязательным документом. Оно относится к первичной документации, и, согласно п. 4 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте», его форма может быть разработана на предприятии самостоятельно. Напрямую ТК РФ нигде не содержит указания на то, что расписание требуется обязательно, однако ст. 15 Кодекса определяет трудовую функцию среди прочего как работу по должности, установленной штатным расписанием.

Наконец, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что при отсутствии перечня должностей может быть поставлена под вопрос правомерность сокращения штата или численности работников.

Таким образом, можно сделать вывод: хотя напрямую необходимость иметь расписание в законе не указана, тем не менее на этот документ имеются ссылки в статьях ТК РФ. Кроме того, Роструд в пояснительных письмах и комментариях рекомендует составлять этот документ в любой организации. Следовательно, даже в том случае, когда в ООО имеется лишь один сотрудник, для подстраховки лучше иметь штатное расписание.

Необходимо учитывать, что штатное расписание может охватывать не только имеющиеся должности, но и те, которые планируется ввести. В этом случае у ООО будут иметься вакансии, которые могут быть заполнены в будущем. Такой вариант актуален для недавно открытых фирм, где директор ещё не успел набрать штат сотрудников.

Как составить: содержание

В том случае, если в ООО имеется лишь один сотрудник, штатное расписание может быть составлено в двух вариантах:

Если набор персонала не планируется, в документе будет отражена только одна должность – сам директор.
Если планируется наём работников, то в расписании заранее могут быть указаны должности, которые будут введены по мере заключения трудовых договоров с кандидатами.

Разница между этими вариантами состоит лишь в количестве позиций в расписании. В первом случае она будет одна, во втором – столько, сколько сотрудников планируется нанять на момент составления документа. Нужно также помнить, что расписание может корректироваться приказом директора.

Содержание же штатного расписания проще рассмотреть на основе унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Она больше не является обязательной, но, поскольку этот бланк удобен в использовании, он широко применяется до сих пор в большинстве организаций.

Т-3 включает в себя следующую информацию:

Перечень подразделений организации. Для ООО, где не планируется увеличение числа сотрудников, это не обязательно, хотя может быть указано такое подразделение, как «Администрация».
Название должности.
Количество единиц штата.
Размер трудовых выплат работнику (в том числе по организации в целом).

При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:

Как заполнить каждый пункт?

Заполнение при использовании бланка Т-3 производится следующим образом:

Подразделения, если они есть, указываются по алфавиту.
Коды (графа 2) обязательны только для государственных организаций, но в ООО директор может ввести их самостоятельно.
Название должности должно быть указано согласно Общероссийскому классификатору профессий. При этом если директор делает себе запись в трудовую книжку, то в ней название должно совпадать с тем, какое указано в штатном расписании.
Количество единиц (графа 4) может быть не целым. Если в ООО работает только директор, он может оформить самого себя на половину или четверть ставки, и тогда в расписании будет стоять число «0,5» или «0,25» соответственно.
Оклад указывается либо в рублях, либо в других единицах согласно системе оплаты (в виде процентов, коэффициентов и т. д.).
Надбавки (графы 6 – 8) указываются лишь при их наличии. Если на предприятии они не действуют, в графах ничего не ставится.
В графе 9 указывается общий размер выплат (сумма значений из граф с 5 по 8, умноженная на значение из графы 4).
Графа 10 предназначена для примечаний, если они есть. Её можно не заполнять, если нет важной информации.

Количество строк должно соответствовать количеству разных должностей. В последней строке указывается сумма по графам 4 (количество единиц) и 9 (размер выплат, общий фонд оплаты труда).

Сам документ подписывается директором. Если в ООО он один, то он же подписывает и в качестве главбуха, поскольку лично отвечает за ведение бухучёта на предприятии.

Таким образом, можно сделать вывод: штатное расписание желательно иметь даже там, где в фирме имеется лишь один руководитель. При этом документ может составляться с помощью как собственных форм, разработанных в организации, так и с использованием бланка унифицированной формы Т-3.

Штатное расписание – важный кадровый документ. Его наличие, на первый взгляд, дело добровольное, однако за отсутствие штатного расписания инспекция по труду может наложить на организацию штраф. Рассмотрим вопросы, связанные с составлением и использованием штатного расписания.

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором приводятся структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание выполняет ряд важных функций:

позволяет четко проследить организационную структуру учреждения;
закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
позволяет проследить систему оплаты труда работников;
устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;
облегчает отслеживание вакансий;
позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;
является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для зарплаты.

Прямого требования о наличии в каждой организации штатного расписания в ТК РФ нет, но, как следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, данный документ необходим. А в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности. Но данная норма носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, советуем применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Кроме того, из норм ст. 15 ТК РФ следует, что сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору (как на основное место работы, так и по совместительству) только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. Нет штатного расписания – трудовой договор может быть расценен как недействительный. В качестве примера можно привести Апелляционное определение Тюменского областного суда от 17.10.2012 по делу № 33-4476/2012.

Что нужно включать в штатное расписание?

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) устанавливает перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые нужно использовать при составлении формы штатного расписания (п. 2). К ним относятся:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни ;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных идентификационных реквизитов.

На базе обязательных реквизитов работодатель вправе создать свою форму штатного расписания. Но можно взять за основу унифицированную форму, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Хотя есть некоторые отраслевые законодательные акты, содержащие формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности. Например, Приказ МЧС РФ от 24.09.2008 № 563 «О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России» приводит типовую форму штатного расписания, которую должны использовать учреждения МЧС и спасательные воинские формирования МЧС. В приложение 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 № 24 «Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции» утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции. Примерные формы штатных расписаний различных учреждений здравоохранения рассмотрены в приложении 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденному Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 № 16.

Как заполнять форму штатного расписания?

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель, кадровик, бухгалтер). Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписанияТ-3. Сведения в форму Т-3 вносятся по определенным правилам.

Штатное расписание должно быть утверждено руководителем или уполномоченным на это лицом.

Сначала заполняется шапка документа, в которой указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно приводится в скобках ниже полного или за ним.

Далее указывается код по ОКПО. Данные о нем можно уточнить из информационного письма органа госстатистики.

Необходимо заполнить поле «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер 1, а потом применяется сквозная нумерация.

Далее ставится текущая дата составления документа.

В строке «На период» обозначается период действия штатного расписания, дата его ввода в действие.

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо привести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате, то есть заполнить 10 граф табличной части штатного расписания:

– графу 1 «Наименование структурного подразделения». Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха и т. п. Заполнение этой графы обычно начинается с указания руководящих подразделений, и далее в порядке подчинения;

– графу 2 «Код», в которой указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

– графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей;

– графу 4 «Количество штатных единиц». В данной графе указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в организации, в том числе неполных;

– графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и т. п. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1; далее – Указания);

– графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.». Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Если величина надбавки периодически меняется, например, в зависимости от стажа, то лучше ее не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку;

– графу 9 «Всего в месяц». В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма приводится либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и т. д.). Если же оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, что создает трудности при подсчете, в графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, определяющие эти надбавки;

– графу 10 «Примечание». В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Штатное расписание по форме Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты приказа (номер и дата) проставляются в грифе штатного расписания. Печатью организации заверять расписание не нужно.

Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзной организацией?

Как правило, ЛНА содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц, – это правила, положения и инструкции. Штатное расписание иногда тоже относят к ЛНА, так как оно составляется и утверждается работодателем (ст. 8 ТК РФ). Роструд относит штатное расписание к числу ЛНА (см., например, п. 1 Письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Однако ЛНА устанавливает правила поведения в организации – это его главный признак, а штатное расписание данного признака не имеет. Согласно Указаниям, оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации.

Судебные органы считают, что штатное расписание с профорганизацией согласовывать не нужно, а сокращение штатного расписания согласования требует. Однако если профорганы в установленный законом период не отвечают на запрос согласования, то работодатель может принять решение самостоятельно. Рассмотрим Определение Верховного суда Республики Карелия от 04.09.2012 по делу № 33-2652/2012.

Приказом директора заповедника (являющегося бюджетной организацией) были утверждены штатное расписание и должностные инструкции, сокращены вакантные должности. Профорганизация заповедника посчитала указанные действия неправомерными.

Позиция профсоюзной организации

Введение в штатное расписание новых должностей, новых должностных инструкций пересматривает нормы труда, изменяет условия оплаты труда сотрудников. Учет мотивированного мнения выборного органа перед принятием решения об изменении системы оплаты труда предусмотрен коллективным договором, положением об оплате труда. Так как штатные расписания, введенные приказами администрации учреждения, сокращают штат, изменяют оплату труда, по этим нормативным актам должно быть получено мотивированное мнение профсоюзной организации.

Работодателю не предоставлено право изобретать новые должности, которые не предусмотрены нормативными документами федерального, ведомственного и локального уровней и федеральными законами, нормативными актами Минприроды, положением о заповеднике.

Позиция суда

В соответствии с ч. 1 ст. 370 ТК РФ профсоюзы вправе контролировать соблюдение работодателями трудового законодательства, выполнение им условий коллективных договоров, соглашений.

Суды отметили, что заповедник действует в соответствии с положением и уставом, утвержденными Минприроды.

Согласно данному положению структура и штаты отделов определяются директором заповедника, форму, систему и размеры заработной платы и материального стимулирования работников работодатель устанавливает самостоятельно.

На основании устава директор учреждения по согласованию с Минприроды утверждает штатное расписание.

Организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании, могут самостоятельно определять структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий.

Организациям и учреждениям, находящимся на бюджетном финансировании, предоставлено право самостоятельно устанавливать формы и системы оплаты труда, определять размеры надбавок, доплат, премий и других выплат стимулирующего характера, а также структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий (п. 2 Указа Президента РФ от 15.11.1991 № 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений»).

Согласно Указаниям штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Следовательно, штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который не содержит информации о заработной плате и других персональных данных конкретных работников предприятия, работодатель не получает от работников сведения, вносимые в штатное расписание. Соответственно, оно является документом самого работодателя, то есть принимается работодателем единолично.

Суд указал, что утверждение штатного расписания с учетом мнения представительного органа работников трудовым законодательством не предусмотрено.

Утверждение штатного расписания с учетом мнения профсоюза трудовым законодательством не предусмотрено.

Должен ли работодатель согласовывать с профсоюзами изменения в штатном расписании?

Суд отметил, что вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации – прерогатива работодателя.

Довод профорганизации о неправомерном введении в штатное расписание наименований должностей, не предусмотренных Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (носит рекомендательный характер), утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, судебные органы сочли несостоятельным. Согласно п. 4 Общих положений справочника квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки должностных инструкций.

Однако работодатель вправе, руководствуясь спецификой деятельности организации и ее потребностями, устанавливать в должностной инструкции дополнительные требования к образованию и квалификации работника, с учетом того, что с данной должностью не связано наличие предусмотренных законодательством компенсаций, льгот и ограничений.

В соответствии с ч. 1 ст. 11 Закона о профсоюзах профсоюзы представляют и защищают права и интересы членов профсоюзов по вопросам индивидуальных трудовых и связанных с трудом отношений, а в области коллективных прав и интересов – указанные права и интересы работников независимо от членства в профсоюзах в случае наделения их соответствующими полномочиями.

Коллективным договором заповедника предусмотрено, что ЛНА, вводящие, заменяющие и пересматривающие нормы труда, изменяющие условия оплаты труда, принимает руководитель с учетом мнения профкома. Нормы труда – устанавливаемые нормы выработки, времени, нормативы численности и т. д. (ст. 160 ТК РФ). Нормы труда могут быть пересмотрены по мере развития производства.

Вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации – прерогатива работодателя.

Суд, руководствуясь ст. 30, 370, 372 ТК РФ, положениями устава заповедника, пришел к выводу, что оспариваемые приказы были приняты работодателем в соответствии с его полномочиями.

Сколько времени нужно хранить штатное расписание?

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этим приказом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень). В соответствии с пп. «а» п. 71 Перечня штатные расписания организаций по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

В связи с тем, что некоторые учреждения из-за большой численности составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, то все предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее 5 лет. В течение такого же времени нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится 3 года (п. 73 Перечня).

Какова ответственность за отсутствие штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы часто расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, поэтому согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

В качестве примеров приведем решения госинспекции труда в Республике Коми. По результатам плановой выездной проверки за 05.08.2011 ООО «АЗ-Север» выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Также по результатам проверки ООО «Сфера» (Усинск), проведенной 13.10.2011, составлены акт, предписание, протокол, выписано постановление о штрафе на сумму 2 000 руб. Одна из причин санкций – отсутствие штатного расписания.

Но в силу того, что обязанности работодателя по ведению штатного расписания в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно оспорить в судебном порядке.

Подведем итоги

Штатное расписание считается одним из основных документов по кадровой работе в организации, поэтому при проведении проверок (особенно если проверяются основания начисления заработной платы) контролирующие органы желают с ним ознакомиться.

При индивидуальных трудовых спорах штатное расписание может выступать в качестве доказательства, поэтому суды могут запросить этот документ, особенно при оспаривании законности увольнений, переводов, взыскании задолженности по заработной плате.

Штатное расписание позволяет эффективнее вести кадровую политику, отслеживать вакансии, оптимально использовать трудовые ресурсы.

Исключение составляют формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (п. 1.2 Постановления Госкомстата РФ № 1), которые не применяются в работе бюджетных учреждений.

Факт хозяйственной жизни – действие или событие в хозяйственной деятельности экономического субъекта, включающее в себя хозяйственные операции, изменяющее состав его активов, пассивов или финансовых результатов.

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

ТК РФ в статье 15;
ТК РФ в статье 57;
Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
Данные о структуре компании, если она имеется;
Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
Иные сведения.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
Нужно указать сведения о структуре компании;
Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
Ставить печать на ШР не нужно;
Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

Появились новые или были упразднены старые должности;
Названия должностей изменились;
Претерпела изменения внутренняя структура компании;
Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.

Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.

Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.

Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2021 года, составленного по форме Т-3.

Как заполнить форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Как правильно оформить штатное расписание на 2021 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

название организации или имя ИП-работодателя;
код по ОКПО;
номер документа и дату его составления;
период действия (обычно до одного года);
реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.

Штатное расписание на 2021 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Как заполнить форму № Т-3, рассмотрим. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

— Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

— Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один — на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);

утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник. Например, в ООО «Рассвет» заместителю генерального директора кроме оклада в размере 20 000 руб. положена надбавка 20% за ненормированный рабочий день, то есть 4000 руб. (20 000 руб. х 20%), и 15% за интенсивность работы — 3000 руб.

В организации в этой должности трудятся два сотрудника. Одному руководитель компании предоставляет все надбавки и работник получает сумму вознаграждения в размере 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А другому — только одну надбавку за интенсивность работы — 3000 руб., поэтому выплата в этом случае составит 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. Рассмотрим заполнение графы 9 на примере штатного расписания ООО «Рассвет» (образец в приложении 1).

Так, должностной оклад секретаря (две единицы) составляет 9000 руб., по этой должности установлена надбавка за интенсивность работы в размере 10% должностного оклада (900 руб.) и надбавка за знание иностранного языка — 1500 руб. Просуммировав эти значения и умножив результат на количество штатных единиц, получаем:

(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) х 2 = 22 800 руб.

Эту сумму и нужно указать в графе 9.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая — если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.

И вторая ситуация — когда в компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Итак, графы 1—10 заполнены. В самом конце таблицы есть строка «Итого». Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого существует два способа.

Первый — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец смотрите ниже). Такой вариант удобен, если они незначительны.

Второй — более масштабный. Если в организации происходят значительные перемены, лучше издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Обратите внимание: при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Штатный список (Расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

На мой взгляд, за основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Читайте также: