Может ли быть командировка в пределах одного города

Опубликовано: 17.09.2024

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

  • расстояния до места выполнения служебного поручения;
  • реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
  • объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

  1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
  2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • на проезд;
  • по найму жилья;
  • суточные;
  • иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

Средний заработок: меньше или больше?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?

Командировкой не являются

. служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Например, работа водителей и курьеров.

Признается ли однодневная поездка командировкой?

Определение служебной командировки приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ - это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

При этом конкретный срок командировки (ни минимальный, ни максимальный) не определен. В принципе возможна и однодневная поездка.

Как оформлять однодневные командировки?

А вот выписывать командировочное удостоверение на однодневные командировки необязательно. Это следует из пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР"). Она применяется до сих пор, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

И конечно же, вернувшись из командировки, работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, документы на провоз багажа и т. д.)x.

Оплата расходов по однодневной командировке

По общему правилу, прописанному в статье 168 Трудового кодекса РФ, командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- произведенные работником с разрешения работодателя.

Конечно, при однодневной командировке этот список несколько сокращается, к примеру, работнику не будет оплачиваться жилье. Но давайте разберем все по порядку.

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД

В пункте 12 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" прописано, что расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются работнику только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.

А в пункте 13 этой Инструкции указано, что, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом. Например, чтобы проезд обошелся дешевле, предложить ему поехать на электричке, а не на маршрутке.

При этом Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР" не разрешает оплачивать работнику проезд на такси (прямой запрет на это - в п. 12). Хотя Трудовой кодекс РФ такого ограничения не устанавливает.

Нет его и в Налоговом кодексе РФ. В частности, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли принимаются все расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно.

Тем не менее Минфин России в письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 также указывает на то, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются. Хотя стоит напомнить, что несколько лет назад он придерживался иной точки зрения. Так, в письме от 14 ноября 2001 г. № 04-04-06/472 минфиновцы указывали, что проезд на такси можно отнести к компенсационной выплате командированному работнику и, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не удерживать с такой оплаты налог на доходы физических лиц. В принципе выводы, приведенные в этом письме, хотя они касались налога на доходы физических лиц, справедливы и для налога на прибыль, и для ЕСН (а также для страховых взносов в ПФР). База для начисления взносов в ПФР та же, что и по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Как лучше оформить поездку на личной машине

Если сотрудник решил воспользоваться в командировке личным транспортом, с ним следует заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования его автомобилем. Тогда бухгалтер турфирмы сможет включить стоимость бензина и ГСМ, израсходованных за время командировки, в состав прочих расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли. Такую операцию можно оформить и как использование личного транспорта работника в служебных целях. В этом случае работнику положена фиксированная компенсация, которая принимается в целях налогообложения прибыли по нормам, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Отметим, что эти выводы справедливы и для турфирм, применяющих "упрощенку" (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Но здесь есть одно существенное "но". Даже если вы решите руководствоваться ранней позицией Минфина России, вам необходимо документально подтвердить проездные расходы работника: квитанциями, кассовыми чеками, билетами.

Поэтому если работник воспользовался услугами частника, который, конечно же, не выдаст ему никаких документов об оплате проезда, тогда не может идти речи и о том, чтобы в целях налогообложения считать такие выплаты компенсационнымиx.

Пример

Сотрудники турфирмы "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина были направлены в однодневную командировку из Кургана в Тюмень. Туда и обратно они были доставлены на такси фирмы "Городок". У бухгалтера турфирмы "Мир" имеется договор с фирмой "Городок", а также акт об оказании транспортных услуг и кассовый чек, подтверждающий оплату за проезд на такси. Его стоимость составила 3000 руб.

В учете турфирмы "Мир" бухгалтер отразит данную операцию следующими проводками:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 руб. - выданы подотчетным лицам деньги на такси;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - отражены расходы на проезд в такси в составе командировочных расходов работников (после утверждения авансового отчета).

Без счета-фактуры НДС с расходов к вычету из бюджета не принимается.

СУТОЧНЫЕ

Как следует из пункта 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", если работник направлен в однодневную командировку, суточные ему не выплачиваются. Если же они были выплачены, их сумму следует включить в совокупный доход работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц (как его дополнительный доход). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов. Разбираемся, каков размер суточных в 2019 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

personal photo

Бухгалтеру, в чьи дополнительные обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и рекрутинг персонала хорошо известно, что на рынке труда можно с легкостью найти множество вакансий, предполагающих работу разъездного характера. Если, например, с курьерами и доставщиками пиццы все более-менее понятно, то например, с менеджерами по продажам, у которых график работы 50/50 (половина в офисе, половина «в полях») может быть невдомек, считать ли эти «полевые» рабочие часы, как командировку? Или как расценивать поездку инженера для работы за рубежом, при этом оставаясь налоговым резидентом Российской Федерации? А как быть, если «удаленного» работника вызвали в офис, который расположен в другом городе? Тема нашей сегодняшней статьи как раз посвящена тонкостям этих вопросов, ибо в последнее время наши клиенты по услуге «1С через интернет» стали на удивление активно этим интересоваться. Попробуем рассмотреть эти примеры и на их основе прийти к определенным выводам.

Ситуация №1: «Полевой» менеджер по продажам выезжает за пределы города»

Достаточно обыденное явление. У менеджера по продажам есть несколько потенциальных клиентов, которые находятся за пределами города его постоянного проживания и фактического места работы (эти данные указываются в трудовом договоре). Руководство организации, понимая, что без личной встречи с предполагаемыми заказчиками не обойтись, направляют к ним своего «бойца». Территориально они расположены, например, в Тульской области, тогда как место работы нашего героя – Тула. Здесь возникает, как минимум, три вопроса:

Как долго сотрудник предполагает находиться за пределами своего города?

Сколько времени ему потребуется на дорогу туда и обратно?

Ввиду этого, за чей счет ему питаться и, если того потребует необходимость, где остановиться переночевать?

Представим, что его поездка суммарно должна составить не более 8 часов, время на дорогу составит около трех часов. В этом случае данная поездка командировкой считаться не будет. Есть соответствующее Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, где Законодатель определяет, какие именно поездки можно и нужно относить к разряду командировок. Фактически менеджер по продажам не покидает пределы своего субъекта Российской Федерации, а также время на его поездки ограничивается стандартным рабочим днем. Ввиду этого, необходимость где-то переночевать отпадает автоматически, а затраты на питание не могут быть отнесены к компенсационным выплатам со стороны работодателя (хотя бы официально). Если представить себе другую ситуацию, когда наш менеджер по продажам уехал к клиенту на сутки ввиду сложности переговоров, то его рабочий день априори будет увеличен на больший срок. Здесь же потребность в ночлеге актуализируется, следовательно, это уже будет являться командировкой. Плюс сюда же отнесем расходы на питание, которые уже работодатель обязан выплатить. Однако переговоры могут затянуться абсолютно неожиданно для каждой из сторон. Причины для этого могут быть самыми разными. К примеру, потенциальные заказчики существенно опоздали на встречу или же транспортное средство сотрудника вышло из строя по пути на встречу. В этой ситуации компенсационные выплаты должны быть сделаны постфактум и командировкой такая поездка также считаться обязана.

Такой точки зрения придерживаются многие эксперты в области трудового права. Стоит отметить, что она небезосновательна. В частности, согласно статье 168.1 ТК РФ, руководитель организации имеет право самостоятельно определять, какая из должностей в его компании будет предполагать «разъездной» характер. При этом он обязан указать соответствующую информацию в трудовом договоре с работником, что следует из абзаца 14 статьи 57 ТК РФ. Более того, первый вариант описанной нами поездки будет квалифицирован не в качестве командировки, а в качестве служебной поездки, что автоматически освобождает работодателя от дополнительных финансовых расходов. Данное утверждение полностью находит отклик в абзаце 1 статьи 166 ТК РФ только в том случае, если наш менеджер по продажам, работая в штатном режиме, и так совершает выезды к клиентам на регулярной основе, хоть и в пределах своего города.

Ситуация №2: «Отправили сотрудника работать за рубеж»

Каким образом необходимо считать его заработную плату, будет ли ему выплачиваться должностной оклад?

Как быть с налогообложением, в частности, с НДФЛ?

Будет ли его нахождение за пределами РФ считаться командировкой или же это очередная «служебная поездка», о которой шла речь выше?

На эти вопросы отчасти дает ответ письмо Минфина России от 30 августа 2011 г. № 03­04­06/6­194, где Ведомство недвусмысленно сообщает, что если компания направляет сотрудника за рубеж для выполнения трудовых обязанностей, то эта поездка также не является командировкой. Несмотря на это бухгалтера часто допускают здесь ошибки. Чтобы избежать недоразумений при расчетах с работниками (а ошибки всегда ведут и к нарушениям при налогообложении), следует иметь в виду следующее:

Если работник едет за рубеж не на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения, а для выполнения своих служебных обязанностей, то это – не командировка;

Работнику за этот период начисляется зарплата, а не средний заработок, поскольку это вознаграждение за выполнение обязанностей на территории иностранного государства, относящееся к доходам от источников за пределами Российской Федерации;

Если работник трудится за рубежом в течение длительного времени и по итогам года (налогового периода) теряет статус налогового резидента, то выплаты в его пользу не подлежат обложению НДФЛ (пункт 1 статьи 207 НК РФ).

К слову сказать, может случиться такая ситуация, когда сотрудник, потеряв статус налогового резидента Российской Федерации, может не известить об этом своего работодателя заблаговременно. В этом случае может возникнуть проблема, когда НДФЛ за такого сотрудника будет считаться излишне уплаченным, что также должно привести к изменению налоговой базы. Будьте бдительнее и старайтесь поддерживать доверительный контакт со своим «иностранцем».

Ситуация №3: «Удаленного» сотрудника вызвали в город присутствия работодателя»

Еще один интересный случай. Предположим, гражданин Смирнов осуществляет свою деятельность на основании трудового договора с компанией, которая территориально находится в другом городе. Случилась ситуация, когда Смирнова вызвали в офис для участия в совещании с руководством. Обойтись средствами связи по неопределенным причинам невозможно, ввиду чего наш «удаленный» сотрудник собирает вещи и летит на самолете в соседний город. Можно ли считать такую поездку командировкой? С точки зрения трудового законодательства, да, однако здесь необходимо учесть несколько нюансов. Во-первых, важно понимать, какое именно место работы указано у гражданина Смирнова в договоре. Если это адрес постоянной регистрации – то расценить поездку в качестве командировки будет необходимо. Если место работы совпадает с юридическим адресом компании, то командировкой это являться не будет. Более того, в трудовом договоре не должно быть никаких указаний на то, что гражданин Смирнов обязан определенное количество раз посещать офис организации. Наличие такой записи может лишить нашего работника возможности ожидать командировочных выплат со стороны организации.

Рекомендуем вам отдельно ознакомиться с правилами и особенностями приема «удаленных» сотрудников на работу.

На заметку

Возможно, и не было бы необходимости нам разбирать подобные вопросы, однако наш законодатель по своему обыкновению пишет различного рода разъяснения к нормативным документам тогда, когда у налогоплательщиков начинают возникать вопросы или же совершаются ошибки. Касаемо нашей темы, надо отдать должное, Законодатель дал разъяснения уже давно, за что ему выражаем отдельную благодарность. Но несмотря на это наша повседневная деловая жизнь полнится неоднозначными и нетиповыми ситуациями, что другой раз их просто невозможно «приписать» к какой-то определенной статье или же постановлению. Возможно еще и поэтому в нашей стране так много юридических фирм, оказывающих консультационные услуги физическим и юридическим лицам. Жаль, но перспектив к изменению сложившегося порядка вещей не наблюдается по крайней мере в ближайшее время. Что ж, будем разбираться с каждым отдельно взятым вопросом по мере их поступления.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчет (инструкция);
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Виды отчетных документов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Читайте также: