Может ли инвентаризацию проводить не работник организации

Опубликовано: 15.05.2024


К составу такой комиссии теми же Указаниями предъявляются условия:

  • количество членов комиссии – не менее 3-х человек;
  • в комиссии не могут участвовать сотрудники, на которых возложена материальная ответственность.

Сразу отметим, что подобные обстоятельства не являются причиной не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п. 26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.

Выход в таких обстоятельства только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний.

  1. Приостановить инвентаризацию.
  2. Назначить замену отсутствующему отдельным приказом руководства.

Это является грубым нарушением правил ведения бухучета и карается по ст. 15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании. Если же нарушение происходит повторно, то штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет.

Как приостановить деятельность на время инвентаризации

Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации?

Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации. Например, если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время.

На практике пересчет торговой точки часто назначается за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой. Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать.

В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации. Делается это следующим образом:

  • если в ходе инвентаризации что-то поступило на склад (например, пришла машина с товаром), то допустимо, чтобы материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии осуществило приемку поступления. При этом поступление фиксируется в отдельном документе – описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При сличении остатков на начало инвентаризации по документам с фактическими остатками ТМЦ по этой отдельной описи не учитываются;
  • если в ходе инвентаризации требуется что-то отгрузить (например, заказ покупателю, сделанный до начала пересчета), то для такой операции надо оформить письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ также должен производиться матответственным лицом в присутствии членов комиссии. Для выбывших таким образом ТМЦ тоже есть отдельная опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление выбытия матответственным лицом в присутствии комиссии в данном случае приравнивается к пересчету. То есть, результаты отпущенных в ходе инвентаризации ТМЦ могут участвовать в подведении итогов инвентаризации. Например, если товар А на момент отгрузки еще не был пересчитан комиссией, по описи отпустили 5 штук, в инвентаризационную опись внесли после подсчета 10 штук, всего по документам остаток был 15 штук, то по товару А нет ни недостачи, ни излишка.

Обязательно ли присутствие материально ответственных лиц при инвентаризации

Как быть, если матответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин? Можно ли проводить инвентаризацию?

Можно, при соблюдении нескольких обязательных этапов:

1. Матответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей. На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором будут изложены причины, почему он не может быть на инвентаризации.

Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), то составляется акт об его отсутствии.

2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии, руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица.

3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делаются записи о том, что он отсутствует и по какой причине. Каждая такая запись заверяется подписями всех членов комиссии.

4. Разрешается вместо матответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости, например, при оспаривании матответственным лицом результатов инвентаризации, свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.

Какие есть способы проведения инвентаризации 2020

  1. Натуральная инвентаризация заключается в непосредственном наблюдении объектов инвентаризации, их пересчете, измерении, взвешивании и т.п. и установлении их фактического количества.
  2. Документальная инвентаризация представляет собой ревизию документации с целью документального подтверждения наличия/отсутствия объектов инвентаризации.

С приходом в нашу жизнь пандемии COVID-19 появился еще один способ инвентаризации – дистанционная, с помощью средств аудио- и видеофиксации и коммуникационных средств. Разумеется, такая инвентаризация не может быть дистанционной полностью. Кто-то должен находиться, например, на складе или на точке, осуществляя физический пересчет. При этом допустимо, чтобы остальные участники, например, члены инвентаризационной комиссии, наблюдали за процессом удаленно. Тем самым выполняются ограничения, необходимые для противодействия распространению вируса.

Будут ли результаты данной инвентаризации легитимными для составления годовой бухгалтерской отчетности, или состав инвентаризационный комиссии, прописанный в п. 2.2 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", является закрытым?

Инвентаризации активов и обязательств посвящена ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Согласно п. 1 Закона N 402-ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 2).

Согласно п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение N 34н).

Так, например, на основании абз. 3 п. 27 Положения N 34н проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Порядок проведения инвентаризации организациями установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Также в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний).

При этом положения Методических указаний не содержат специальной оговорки о том, что члены инвентаризационной комиссии должны состоять с организацией именно в трудовых отношениях.

Кроме того, следует отметить, что приказ Минфина России N 49, которым утверждены Методические указания, по заключению Минюста России от 19.06.1995 N 07-01-389-95 не нуждается в государственной регистрации. Следовательно, согласно п. 10 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009, данный приказ не устанавливает прав и обязанностей организаций, а носит рекомендательный характер.

Нормативные акты не запрещают включать в состав инвентаризационной комиссии представителей сторонних организаций - аудиторов, экспертов, консультантов. Следовательно, такие представители, полагаем, могут входить в состав инвентаризационной комиссии.

При этом у этих специалистов должны быть доверенности, выданные в установленном порядке той организацией, которая направляет своего представителя для проведения инвентаризации.

Таким образом, состав комиссии определяется организацией самостоятельно, путем включения в нее любых лиц, обладающих необходимыми знаниями и опытом, в частности в качестве председателя.

При этом состав инвентаризационной комиссии в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации.

Отметим, что организация вправе в соответствии с Методическими указаниями, являющимися рекомендательными, установить дополнительные требования к составу инвентаризационной комиссии организации или к её председателю.

К сведению:

Согласно п. 2 правила (стандарта) N 17 "Получение аудиторских доказательств в конкретных случаях" Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 (далее - ПСАД N 17), порядок участия аудиторов в инвентаризации установлен Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Обращаем Ваше внимание на то, что если Ваша организация подлежит обязательному аудиту, и аудитор не присутствовал при инвентаризации (например, когда договор на оказание аудиторских услуг заключен позднее проведения инвентаризации), в заключении, выдаваемом аудиторской организацией, этот факт будет отражен (п. 3 и п. 4 ПСАД N 17).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

30 января 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Почти все работники учреждения являются материально ответственными лицами, соответственно, сформировать инвентаризационную комиссию без включения в нее кого-нибудь из таких лиц не получается. Можно ли включать материально ответственных лиц в инвентаризационную комиссию? Обязательно ли делать нечетным количество ее членов?


Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Действующее законодательство не содержит прямого запрета на участие материально ответственных лиц в составе инвентаризационной комиссии. Однако подобное решение может быть оправдано в том случае, если такое лицо не может повлиять на достоверность результатов инвентаризации.
2. Нечетное количество членов комиссии позволяет избежать ситуации, когда при голосовании количество голосов за противоположные решения будет равным.

Обоснование вывода:
Основные требования к инвентаризации активов и обязательств в учреждениях установлены в разделе 8 федерального стандарта "Концептуальные основы. ". Данные требования не определяют количество членов инвентаризационной комиссии учреждения.
Порядок инвентаризации должен быть установлен учетной политикой учреждения (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Это требование установлено в ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 80 федерального стандарта "Концептуальные основы. ", п. 9 федерального стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" (смотрите также письмо Минфина России от 15.07.2014 N 02-06-10/34544).
При разработке порядка проведения инвентаризации можно использовать положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49), в части, не противоречащей требованиям Закона N 402-ФЗ, федеральных стандартов и Инструкции N 157н (смотрите также письма Минфина России от 27.11.2015 N 02-06-10/69491, от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).
Согласно п. 2.3 Методических указаний N 49 в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний N 49).
Действующее законодательство не содержит прямого запрета на участие материально ответственных лиц организации непосредственно в составе инвентаризационной комиссии.
Однако включение в состав инвентаризационной комиссии материально ответственного лица, у которого находится имущество, непосредственно подлежащее инвентаризации, не рекомендуется, так как одной из основных целей инвентаризации является сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний N 49). Осуществление такой проверки лицом, которым и ведется проверяемая деятельность, может снизить эффективность инвентаризации как одной из процедур внутреннего контроля.
Учитывая, что постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько, в данном случае можно рекомендовать создать как минимум две комиссии для перекрестной инвентаризации материально ответственными лицами друг друга. В таком случае материально ответственное лицо вполне может быть председателем или членом инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию имущества другого материально ответственного лица.
Нормативные акты по организации бухгалтерского учета в организациях бюджетной сферы не регулируют порядок определения количества членов инвентаризационной комиссии. Целесообразно, чтобы оно было нечетным. Это поможет избежать при голосовании равного количества голосов за противоположные решения. По нашему мнению, инвентаризационная комиссия учреждения должна состоять не менее чем из трех человек (председателя и двух членов комиссии). Аналогичное мнение приведено в статье "Инвентаризация, ее документальное оформление и отражение в бухучете", журнала "Российский бухгалтер", N 6, июнь 2015 г.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

19 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Бусыгина Ю. О.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель - проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Бусыгина Юлия Олеговна

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

К ак следует из п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания). В соответствии с положениями Указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственного лица обязательно (смотрите, например, п. 2.4, 2.8, 2.10 Указаний).

Следовательно, по общему правилу инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственного лица. Это подтверждается и разъяснениями Минфина России (смотрите письмо от 15.07.2008 № 07-05-12/16).

Если специфика деятельности организации не позволяет прекратить операции с вверенными материально ответственному лицу ценностями, то на период отсутствия такого лица ценности могут быть переданы другому сотруднику. При этом если в соответствующем подразделении организации работает сотрудник, в должностные обязанности которого входит замещение функций лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и это подтверждается соответствующей должностной инструкцией, то организация вправе заключить с таким работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если же в должностной инструкции работника (принимающего материальные ценности) не предусмотрено обязанности по замещению должности на время отсутствия материально ответственного лица, то необходимо:

  • приказом руководителя внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника – установить обязанность по замещению функций материально ответственного лица в период его отсутствия;
  • ознакомить работника с приказом;
  • заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В силу п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц. Однако представляется, что фактическую (пусть даже и временную) замену материально ответственного лица (изменение состава таких лиц), даже в случае заболевания «основного» работника, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

В то же время на практике часто возникают ситуации, когда материально ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации имущества по состоянию здоровья или другим причинам, а инвентаризация имущества в соответствии с положениями действующего законодательства должна быть проведена.

По нашему мнению, в подобных случаях инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации. С этой целью работодателю целесообразно разработать локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ), определяющий порядок приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц. Принципиальная возможность проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица подтверждается, в частности, положениями некоторых правовых актов.

1. Пункт 6.3 «Указаний. », утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169, предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта норма носит общий характер и может применяться по аналогии не только в торговле.

2. Пунктом 4.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29.08.2001 № 68н, установлено, что в отсутствие материально ответственного лица вскрытие помещений, в которых хранятся драгоценные металлы, производится комиссионно с разрешения руководителя организации, с составлением акта.

3. Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Следовательно, если проведение инвентаризации в соответствии с действующим законодательством обязательно, то решение руководителя о ее проведении будет вполне обоснованным. При этом руководитель организации может установить специальный порядок работы инвентаризационной комиссии, в том числе лично контролировать ее работу.

На инвентаризационных описях (актах) в таком случае необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника (материально ответственного лица) и заверить ее подписями членов инвентаризационной комиссии.

В то же время следует иметь в виду, что в случае выявления недостачи в результате проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица возмещение недостачи за счет этого работника не представляется возможным. В подтверждение данной позиции см., например, Надзорную практику Верховного суда Республики Карелия по гражданским делам в 2005 г., постановление ФАС Поволжского округа от 19.02.2009 № А06-3156/2007. Кроме того, рекомендуем ознакомиться с Бюллетенем судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010 (под редакцией заместителя председателя Омского областного суда Е.С. Светенко), а именно – с разделом «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

Читайте также: