Может ли ооо отправить ип в командировку

Опубликовано: 17.09.2024

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ИП, оказывающий услуги по реализации железнодорожных и авиабилетов, а также по организации заграничных поездок, отправляется в командировку в Китай - в ознакомительный тур. ИП применяет УСН с объектом "доходы минус расходы".
Может ли ИП сам себе начислять суточные по нормам для командировок по РФ и за границу?
Имеет ли право ИП учесть при налогообложении стоимость ознакомительного тура, а также командировочные расходы (проживание, питание, проезд)?

Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, вправе учесть при налогообложении расходы на командировки, в частности на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;

суточные или полевое довольствие;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В силу ст. 2 ГК РФ предпринимательской деятельностью признается самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

В связи с тем, что индивидуальные предприниматели являются лицами, не состоящими с другими лицами в трудовых правоотношениях, совершаемые ими деловые поездки в процессе осуществления предпринимательской деятельности не могут быть признаны служебными командировками.

Командировочные расходы подлежат учету в составе указанных расходов только в том случае, если они связаны со служебными командировками физических лиц, состоящих с индивидуальными предпринимателями в трудовых правоотношениях.

Таким образом, индивидуальный предприниматель не вправе учесть в составе затрат произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, равно как и наем жилого помещения, суточное или полевое довольствие.

Такой точки зрения придерживаются специалисты финансовых и налоговых органов (письма Минфина России от 05.07.2013 N 03-11-11/160, УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/077400@, п. 4 письма УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

Однако существует и иная точка зрения.

Так, в письме Минфина России от 07.09.2010 N 03-11-11/235 был дан ответ на вопрос о праве индивидуального предпринимателя, применяющего УСН, признать расходы на поездки и проживание самого ИП, произведенные в интересах производства. Представители финансовых органов напомнили, что в соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики вправе при определении налоговой базы по налогу учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения и суточные. Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ. Далее последовал вывод, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, расходы на наем жилого помещения.

А в п. 2 письма УФНС по Ленинградской области от 12.05.2005 N 07-06-2/04575@ говорится, что, поскольку задавший вопрос налогоплательщик является индивидуальным предпринимателем, не состоящим в трудовых отношениях, его поездки при осуществлении предпринимательской деятельности не являются командировками. Выплата "суточных" не включается в состав расходов. В то же время сказано и о расходах предпринимателя на проезд в общественном транспорте к месту оценки и обратно (ИП осуществлял деятельность по оценке ущерба), наем жилого помещения, которые согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, включаются в состав расходов при условии обоснованности и документального подтверждения.

Мнение о том, что индивидуальный предприниматель вправе учесть при определении налоговой базы по налогу при УСН расходы в виде оплаты своего проезда к месту командировки и обратно, а также по найму жилого помещения и суточные, высказал в своем интервью заместитель начальника отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России господин Ю. Подпорин (смотрите материал "Спорные вопросы применения УСН" "Арсенал предпринимателя", N 12, декабрь 2011 г.).

Судебные органы также поддерживают предпринимателей.

Так, в постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 N 12АП-4368/13 отмечено, что индивидуальный предприниматель имеет право на направление в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, принятых на работу по трудовому договору, в том числе и себя лично, и не может быть лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно.

Вывод налоговой инспекции о том, что суточные не подлежат выплате предпринимателю, поскольку он не является наемным работником, основан на неверном толковании норм ст. 166 ТК РФ, и при этом изложенное не означает, что предприниматель, осуществляющий деятельность без образования юридического лица, и в силу закона имеющий право быть работодателем для наемных работников, лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно, сделан судьями в постановлении ФАС Уральского округа от 04.07.2011 N Ф09-4120/11 по делу N А07-14822/2010.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2011 N Ф07-9247/09 по делу N А66-7842/2007 также указано на то, что отсутствие правовых оснований для выплаты суточных лицам, оказывающим услуги заказчику (в данном случае - Предпринимателю) на основании заключенных гражданско-правовых договоров, в то же время не лишает индивидуального предпринимателя права на направление в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, принятых на работы по трудовому договору, в том числе себя лично.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.2007 N А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07 говорится о возможности отнесения предпринимателем к расходам за время командировки выплаты суточных самому себе. А в постановлениях ФАС Уральского округа: от 06.06.2011 N Ф09-513147/11-С3, от 16.05.2011 N Ф09-819/09-С3, от 06.07.2011 N Ф09-2831/10, от 04.07.2011 N Ф09-4120/2011 выводы касаются в том числе возможности признания поездки предпринимателя в целях участия в судебных заседаниях служебной командировкой, с возможностью претендовать на взыскание судебных расходов с инспекции в случае выигрыша.

Несмотря на то, что расходы ИП не являются командировочными, нормы по суточным расходам он должен соблюдать. Об этом сказано в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 05.04.2006 N Ф03-А73/06-2/628.

Учитывая такие мнения, а также судебные решения, мы предполагаем, что наибольший риск возникает в части учета в составе расходов суточных, выплаченных себе предпринимателем, поскольку согласно нормам ТК РФ они выплачиваются именно работнику. Что касается проезда и проживания, то при условии соответствия требованиям ст. 252 НК РФ такие расходы ИП могут быть учтены. Однако отсутствие единой позиции по проблеме свидетельствует о том, что если ИП, применяющий УСН, планирует учесть в составе расходов на командировку (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) затраты на проезд, проживание и суточные в период ознакомительного тура, ему следует быть готовым отстоять свою точку зрения в суде.

Но на наш взгляд, это не означает, что расходы не могут быть учтены вовсе. Напомним, согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. По нашему мнению, в данном случае подтвержденные затраты ИП по ознакомительному туру, на проезд и проживание можно отнести частично либо полностью к следующим видам расходов:

- если поездка индивидуального предпринимателя предпринята с целью развития нового бизнеса и заключены договоры на выполнение того или иного заказа, в результате выполнения которого будет получен доход, то расходы по ознакомительному туру можно отнести к расходам на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов и т.д. на основании пп. 21 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. На основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ при упрощенной системе налогообложения данный вид расходов учитывается по правилам, которые содержатся в пп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль:

- если в процессе ознакомительного тура были приобретены МПЗ, то такие расходы можно включить в состав материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;

- если предпринимателем произведены расходы на юридические услуги, то можно учесть их в составе расходов на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги в соответствии с пп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;

- если в деловой поездке были заключены договоры поручения, либо агентские договоры, то расходы по ознакомительному туру можно признать в составе расходов на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Однако и в этих случаях полностью исключить возможные претензии со стороны налоговых органов нельзя.

Итак, индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, может учесть в расходах как затраты, связанные с проживанием и проездом, так и расходы по ознакомительному туру. При этом необходимо уделить внимание на документальное обоснование расходов (ст. 252 НК РФ) и быть готовым защитить свои права в суде.

Физическое лицо, не являющееся сотрудником организации, направляется в командировку от ИП (ЮЛ) по судебным вопросам.

Вопрос.

Как правильно оформить командировку лицу, не являющемуся сотрудником организации

Ответ.

Поскольку в данном случае физическое лицо не является работником организации, то данная поездка лица не является командировкой.

Конкретных разъяснений о том, как оформить данную поездку, не найдено.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

ст. 166, "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016)

Оплата за физических лиц, не являющихся сотрудниками организации, стоимости проезда к месту командирования и обратно является их доходом, полученным в натуральной форме и облагаемым НДФЛ.

Перечень освобожденных от НДФЛ компенсационных выплат установлен п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. Не облагаются НДФЛ и суммы возмещения командировочных выплат лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации.

Когда речь идет о возмещении расходов на проезд к месту командирования несотрудникам компании, то "освобождающая" норма п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ на данные выплаты не распространяется. Ведь лица, не находящиеся с фирмой в трудовых отношениях, не являются ее сотрудниками.

Судебная практика показывает следующее.

Инспекторы доначисляют НДФЛ, если фирма не удерживает его из сумм, выплачиваемых физическому лицу, не являющемуся работником, в возмещение командировочных расходов.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

На основании ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.

Поэтому положения п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ в части компенсационных выплат расходов по проезду и проживанию распространяются на физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с организацией на основании заключенных с ними трудовых договоров. В рамках иных договорных отношений, в том числе гражданско-правовых, суммы таких расходов не являются компенсационными и подлежат обложению НДФЛ (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.06.2009 N А12-15743/2008).

Аналогичный вывод о том, что компенсация оплаты проезда лиц, не являющихся работниками организации, признается доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ, представлен в Постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.08.2014 N А12-1984/2014. Так, суд апелляционной инстанции признал, что если оплата расходов физических лиц по их проезду и проживанию при оказании услуг по гражданско-правовым договорам осуществляется в интересах этих физических лиц, в том числе если такая оплата является частью вознаграждения физлица за выполненные работы (работы, услуги), то оплата этих затрат признается доходом, полученным в натуральной форме, а суммы такой оплаты подлежат обложению НДФЛ.

Вопрос: Об учете расходов на услуги сторонних организаций в целях налога на прибыль; о применении налога на прибыль, НДС и НДФЛ при возмещении командировочных расходов членам экспертной комиссии, не являющимся сотрудниками организации. (Письмо Минфина России от 24.09.2015 N 03-03-06/1/54684)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, апрель 2017 г.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
заполнить авансовый отчет (инструкция);
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Виды отчетных документов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Читайте также: