Может ли работодатель сделать запрос в пфр без согласия сотрудника

Опубликовано: 17.09.2024

Здравствуйте, подскажите, может ли Работодатель запросить у Пенсионного фонда выписку о начислениях Работника за предыдущие периоды. Работник обратился к своему нынешнему Работодателю с просьбой помочь выяснить и восстановить стаж работы, не зафиксированный в трудовой по предыдущему месту работы (10 летней давности).Сам в ПФР идти не хочет, ссылаясь на нехватку времени.

Вопрос относится к городу Санкт-Петербург

Ответы:

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете?

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.

В соответствии с пунктом 8 статьи 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении ее конфиденциальности, и согласно статье 4 названного Федерального закона используются для целей пенсионного обеспечения, обязательного медицинского страхования и обязательного социального страхования.

При этом должностные лица органов ПФР, участвующие в сборе, хранении, передаче и использовании сведений, содержащихся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, обязаны обеспечить исполнение законодательства Российской Федерации по вопросам защиты конфиденциальной информации(персональных данных) и несут ответственность за нарушение режима защиты информации.

Учитывая изложенное, информация о страховом стаже, а также о начисленных за застрахованное лицо (работника) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за какие-либо периоды не может быть предоставлена органами ПФР сторонней организации (в том числе, страхователю, у которого в данный момент работает застрахованное лицо), поскольку данная информация является неотъемлемой частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

В то же время, в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ застрахованное лицо имеет право получить по своему обращению способом, указанным им при обращении, бесплатно один раз в год в органах Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (указанные сведения могут быть направлены ему в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также иным способом, в том числе почтовым отправлением).

В настоящее время реализованы следующие способы получения застрахованным лицом информации о состоянии его индивидуального лицевого счета:

-через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) www.gosuslugi.ruпосле получения кода доступа к «Личному кабинету»;

-через электронный сервис «Личный кабинет застрахованного лица» интернет-портала «Пенсионный фонд Российской Федерации» www.pfrf.ru/eservices/lkzl;

-путем получения выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица на основании заявления, поданного в любое территориальное Управление ПФР. Такое заявление может быть подано застрахованным лицом лично (при себе необходимо иметь паспорт и страховое свидетельство) либо направлено в территориальное Управление ПФР по почте. В этом случае к заявлению необходимо приложить копии паспорта и страхового свидетельства, заверенные в установленном законодательством порядке, а также в заявлении следует указать, каким именно образом застрахованное лицо будет получать выписку (лично или по почте заказным письмом). Если застрахованное лицо выразит желание получить ее по почте, необходимо указать полный почтовый адрес места жительства, по которому в течение 10 дней со дня обращения заказным письмом будет направлена выписка из индивидуального лицевого счета;

- обратившись с запросом о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). При себе необходимо иметь паспорт и страховое свидетельство. В этом случае, учитывая, что в соответствии с законодательством информация, содержащаяся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, относится к информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении ее конфиденциальности, выписка из индивидуального лицевого счета будет сформирована Управлением ПФР и направлена заказным письмом по адресу места жительства застрахованного лица, указанному им в запросе, поданном в МФЦ;

-через операциониста в уполномоченных филиалах ОАО «Сбербанк России». Список уполномоченных филиалов Сбербанка, в которых застрахованное лицо может получить информацию о состоянии своего индивидуального лицевого счета, размещен на странице Отделения, открытой на интернет-портале «Пенсионный фонд Российской Федерации» в разделе «Информация для жителей региона» подраздел «Гражданам» рубрика «Адреса пунктов приема заявлений кредитных организаций (банков), в которых застрахованные лица могут получить информацию о состоянии своего индивидуального лицевого счета».

При этом следует иметь в виду, что информация о страховом стаже и страховых взносах включается в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, которые в соответствии с нормами действующего законодательства обязан представлять в органы ПФР страхователь. Соответственно, органы ПФР располагают сведениями о застрахованном лице (в том числе, о страховом стаже, а также о суммах начисленных и уплаченных за него страховых взносов) только в случае представления страхователем в органы Пенсионного фонда РФ документов индивидуального (персонифицированного) учета на застрахованное лицо за соответствующие отчетные периоды.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Инспектор отдела кадров оформил в ней запись о приеме. Через несколько дней сотрудник сообщил, что на предыдущем месте работы подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Запись о подаче заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке.
Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был ли уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Имеет ли работодатель право запросить в ПФР такие данные по сотруднику? Каким образом работник может подтвердить страховой стаж (ранее выработанный) при трудоустройстве на новое место работы, если он по прежнему месту выбрал электронную трудовую книжку? Может ли работодатель запросить сведения из ПФР по данному застрахованному лицу самостоятельно? Какова периодичность запросов застрахованными лицами сведений из персонифицированных данных ПФР?

С 01.01.2020 в Российской Федерации введена электронная трудовая книжка. Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия гражданина, за исключением лиц, которые впервые будут трудоустроены на работу в 2021 году.
В соответствии со ст. 2 Закона N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ) предусмотрено, что каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
В рассматриваемой ситуации работник трудоустраивается и при этом предоставляет бумажную трудовую книжку, сообщая на словах о подаче заявления по прежнему месту работы о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Иными словами, он сделал выбор электронной трудовой книжки по прежнему месту работы.
В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде "работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Таким образом, факт того, что работник подал заявление о выборе электронной трудовой книжки (далее - ЭТК) по прежнему месту работы, на основании вышеизложенного не подтверждается.
Для того, чтобы уточнить факт того, что заявление на выбор ЭТК, возможно, подавалось по прежнему месту работы, а возможно, работодатель допустил ошибку при оформлении бумажной трудовой книжки, работнику необходимо предоставить при трудоустройстве сведения по форме СТД-Р. Данная форма выдается работникам, которые дали согласие перейти на электронные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Обязанности предоставления указанных сведений работникам, в отношении которых продолжается ведение трудовых книжек на бумажном носителе, ТК РФ не предусмотрено (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). Данная форма выдается при увольнении в день прекращения трудового договора и только лицам выбравшим ЭТК.
В том случае, если работнику необходимо подтвердить страховой стаж либо уточнить имеющиеся в ресурсах ПФР РФ индивидуальные сведения, рекомендуем застрахованному лицу обратиться за получением формы СТД-ПФР. Данная форма и порядок ее заполнения утверждены приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 20.01.2020 г. N 23н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения" (далее - Приказ N 23н).
В соответствии с п. 3.1 Приказа N 23н форма СТД-ПФР заполняется на основании сведений, хранящихся в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. Данная форма содержит сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, а также сведения о дате подачи заявления о выборе ЭТК либо бумажной трудовой книжки. Форма СТД-ПФР выдается по обращению только зарегистрированного лица или через законного либо уполномоченного представителя застрахованного лица. С 14.12.2020 форма СТД-ПФД содержит не только сведения о рабочей деятельности застрахованного лица с 01.01.2020, но и включает сведения до 31.12.2019, конечно, при условии, если таковые сведения имеются в базах ПФР (приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 сентября 2020 г. N 618н "О внесении изменений в приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 января 2020 г. N 23н).
Получить форму СТД-ПФР застрахованное лицо может несколькими способами:
- при обращении застрахованного лица в ПФР;
- через МФЦ;
- сделав запрос на сайте ПФР или через портал "Госуслуги". Обращаем внимание на то, что при обращении через портал "Госуслуги" за получением сведений из ресурсов ПФР необходимо запросить выписку из электронной трудовой книжки, а не форму СТД-ПФР.
В ПФР работник может получить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Для этих целей ПФР разработал "Административный регламент предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете", утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21 января 2020 г. N 46па (далее - Регламент). Данный нормативно-правовой акт не содержит ограничений по количеству возможных запросов застрахованными лицами сведений по своим персонифицированным данным из ресурсов ПФР. Помимо всего прочего, данный Регламент четко определяет круг заявителей, которые могут обратиться за государственной услугой по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете. К таковым относятся только зарегистрированное лицо или законный либо уполномоченный представитель (п. 2 Регламента).

К сведению:
В соответствии с п. 8 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении ее конфиденциальности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дроздова Анжелика

Ответ прошел контроль качества

11 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон

У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.

Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.

Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.

Основная информация о персональных данных:

Глава 14 Трудового кодекса РФ

Закон № 152-ФЗ О персональных данных

Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации

Каких работодателей касаются правила о персональных данных

Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.

Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.

Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.

Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.

Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:

Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.

Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Что будет за нарушение закона о персональных данных

За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.

Административная ответственность: штрафы

Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.

Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.

Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.

Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.

Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику

Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.

Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.

Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.

Уголовная ответственность

В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.

В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.

Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.

Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.

Правила работы с персональными данными работника

Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:

🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.

🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.

🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.

О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.

🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.

🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.

🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.

🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.

Как настроить работу с персональными данными: инструкция

Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.

Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.

2. Назначьте ответственного за персональные данные.

Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.

ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.

3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.

Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.

4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.

Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.

Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.

Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

5. Уничтожайте персональные данные полностью.

Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.

Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.

6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.

По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.

Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.

А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.

Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.

7. Исполняйте требования закона не только формально.

Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.

Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.

Пенсионщики активно призывает работодателей сотрудничать в вопросе заблаговременной работы по назначению пенсий. Это займет у кадровика или бухгалтера не более 15 минут, уверены в ПФР. Как это осуществить, зачем это нужно, и есть ли в чем выгода для сотрудника и работодателя? Ответы дали в региональном отделении ПФР.

Зачем это нужно

Основная цель такого социального партнерства — сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.

Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.

Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение госуслуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.

Так, например, в Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.

Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.

Почему это важно

Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.

Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, зарплаты, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется за границу, тогда ответа приходится ждать от 3 до 12 месяцев.

Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это — залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.

Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.

Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.

Алгоритм действий кадровика

Работодателям необходимо представить в ПФР:

— список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин — в 55, женщин — 50);

— пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.

Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).

В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.

Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.

После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.

Параметры электронных документов

Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.

Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.

Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.

Способы подачи заявления без явки в ПФР

Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.

Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.

В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.

Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.

Как оформить пенсию без документов

Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.

Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже.

Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.

Почему это хорошо для всех

Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по ТКС не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы, уверены в ПФР.

Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.

Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.

Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.

Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.

Что думают бухгалтеры

Не все бухгалтеры и кадровики готовы идти навстречу «пенсионщикам». Многие не спешат заключать соответствующие соглашения несмотря на настойчивость ПФР.

«Клерк» проводил опрос на эту тему, в ходе которого выяснилось, что 90% работодателей не вникают в процесс оформления пенсий своих сотрудников. Соответствующие соглашения с ПФР заключили только 10% опрошенных. 43% клерков получали от ПФР подобное предложение, но предпочли игнорировать его.

ПФР делает честные и недоуменные глаза, когда приходишь за месяц (или подаешь через ЛК) подавать заявление на начисление пенсии и утверждает, что в глаза не видели Ваши документы. Хотя получили их полгода до дня Х и никаких замечаний у них не было.

— Аноним

за полгода ВСЕ документы по их желанию были поданы, начислять/рассчитывать пенсию начали только когда пенсионерке исполнилост 55. И понеслась: предоставьте копии документов, исправьте справку, предоставьте дополнительную справку. ДУРДОМ! Чем они занималиь полгода? ЗАЧЕМ за полгода предоставлять документы? Чтобы половину потерять?

— сова7202

Моя мать работает в реанимации. Один год работы у них приравнивается к полутора — на пенсию они выходят раньше. Дни до пенсии мама не считала, но порой вспоминала, что вот уже скоро. Недавно выяснилось, что это «скоро» наступило не меньше, а то и больше месяца назад. Но ни отдел кадров, ни бухгалтерия об этом не говорили и начислений не производили.

Обязан ли работодатель — в мамином случае больница — контролировать время выхода сотрудников на пенсию, оповещать их об этом и начислять ее? Или только после заявления сотрудника?

Можно ли ей сейчас получить упущенную пенсию?

К сожалению, работодатель не обязан рассчитывать дату выхода сотрудника на пенсию и уведомлять его, когда этот день наступит. Получение пенсии до подачи заявления также законом не предусмотрено.

Но возможно, то, что ваша мама пропустила срок обращения за пенсией, можно переквалифицировать в отложенное право на пенсию и таким образом назначить ее в большем размере. Расскажу обо всем по порядку.

Участвует ли работодатель в оформлении пенсии

Оформление пенсии — это личное дело работника. Право на пенсию, в том числе при достижении пенсионного возраста, — не повод уволить сотрудника, если он сам хочет продолжать трудиться. Работник может одновременно получать и зарплату, и пенсию.

Законодательство не обязывает работодателя уведомлять сотрудника о праве выйти на пенсию и оформить ее. Но по просьбе работника он может помочь собрать необходимый пакет документов.

Работодатель вправе с письменного согласия работника обратиться в территориальное отделение пенсионного фонда, чтобы там установили страховую пенсию, а также выплатили ее работнику. Это право, а не обязанность работодателя — инициатива должна исходить от работника.

Обязанность работодателя заключается только в том, чтобы заполнить и представить в территориальное отделение пенсионного фонда ежегодные сведения о страховом стаже работника — форму СЗВ-СТАЖ .

По форме СЗВ-СТАЖ работодатель отчитывается в фонд один раз в год до 1 марта. Однако при назначении пенсии форма СЗВ-СТАЖ подается в течение трех дней со дня просьбы работника об этом.

Потому и возникла такая ситуация: право выйти на пенсию появилось, работник не в курсе, а работодатель ни в чем не виноват.

Как считается срок для назначения пенсии медицинским работникам

Люди, которые работают на определенных должностях или в определенных условиях, вправе выйти на пенсию досрочно — об этом мы уже писали. Среди тех, у кого есть право на досрочную пенсию, — медицинские работники.

Медработники в России выходят на пенсию раньше предусмотренного законом срока в таких случаях:

Если есть медицинский стаж в сельской местности и поселках городского типа 25 лет, в городах — 30 лет.
Если человек часть времени работал на меддолжности в сельской местности, а часть — в городе, то для досрочного выхода на пенсию нужен стаж 30 лет. Однако год работы в сельской местности засчитывается в стаж как 1 год и 3 месяца.
Если у работника 30 лет чисто медицинского стажа в городской местности и еще часть стажа не медицинская, то, чтобы выйти на пенсию досрочно, достаточно только медицинского стажа. Если по общим правилам работник достиг пенсионного возраста, но медицинский стаж не набрал, получать пенсию он вправе на общих условиях — по достижении пенсионного возраста и при соблюдении других условий статьи 8 закона «О страховых пенсиях». Тогда учитывается не только медицинский стаж, но и время другой работы. А также периоды, предусмотренные статьей 12 закона «О страховых пенсиях», например отпуск по уходу за ребенком до полутора лет после 1992 года.

Существуют списки должностей и медицинских учреждений, на периоды работы в которых распространяется льготный порядок исчисления стажа. В них указано, в каких случаях один год работы в определенных должностях и медицинском учреждении засчитывается за полтора. Например, такой расчет применяется к периодам работы на должности палатной медсестры, в том числе старшей, и медсестры-анестезиста или врача анестезиолога-реаниматолога, в том числе заведующего отделением реанимации и интенсивной терапии больницы.

Пенсионная реформа 2018 года изменила основания и сроки досрочного назначения страховой пенсии по старости. Изменения касаются и медицинских работников. Начиная с 2019 года право на пенсию у них также возникает при наличии специального стажа не менее 25 или 30 лет, а вот назначить пенсию можно не ранее определенного законом периода — от 1 года до 5 лет. Пока работник будет ждать назначения пенсии, он может работать и на других должностях, не обязательно медицинских. Например, если медицинский страховой стаж у медработника полностью сформировался к 1 декабря 2020 года, то право на пенсию он уже приобрел, но назначат ее только через 24 месяца — с 1 декабря 2022 года.

Стаж на других должностях, не перечисленных в списках должностей и учреждений, работа в которых засчитывается в стаж для досрочного назначения пенсии, не влияет на возможность досрочно выйти на пенсию по такому основанию.

Как оформить досрочную пенсию

Страховая пенсия по старости назначается со дня обращения за ней, но не ранее чем со дня возникновения права на пенсию. День обращения за страховой пенсией — это день приема территориальным отделением ПФР заявления со всеми необходимыми документами.

Для медработников предусмотрен такой же порядок оформления пенсии, как для всех остальных. За досрочной пенсией нужно обратиться в отделение ПФР по месту жительства лично или через МФЦ. Также можно подать заявление и документы на пенсию через портал госуслуг. Сделать это можно лично или через своего представителя. Для представителя понадобится письменная нотариальная доверенность.

Образец заявления и перечень необходимых документов для назначения пенсии есть на сайте ПФР. Необходимо подтвердить право на досрочную пенсию. Основные документы, которые понадобятся, — общегражданский паспорт, СНИЛС и трудовая книжка. При необходимости ведомство известит, какие документы представить дополнительно.

После того как ПФР получит полный комплект документов, сотрудники фонда изучают их не более 10 дней.

За прошедший период, когда право на страховую пенсию по старости возникло, но заявление в ПФР работник не направил, пенсия, как правило, выплачиваться не будет.

Кроме того, действующее законодательство не обязывает отдел кадров извещать работников о том, когда у них появляется право на назначение пенсии. Это право отдела кадров, но не обязанность. Работник обязан сам следить за своим страховым стажем, в том числе специальным.

Из вашего вопроса непонятно, есть у вашей мамы только необходимая продолжительность стажа или уже прошел период ожидания пенсии. В первом случае она ничего не потеряла: ей еще надо ждать назначения пенсии. А во втором случае получить упущенную пенсию она уже не сможет, так как сама своевременно за ней не обратилась. Винить больницу и что-то требовать от нее, увы, не получится.

Но если с момента возникновения права на пенсию до момента, когда мама за ней обратится, пройдет 12 месяцев, то пенсию рассчитают с повышающими коэффициентами. Тогда пропуск срока можно переквалифицировать в отложенное право на пенсию и назначить ее в большем размере, чем тот, что был бы установлен при своевременном обращении за пенсией.

Читайте также: