Может ли работодатель заверить копию диплома об образовании

Опубликовано: 17.09.2024


Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

Как правильно заверить копии документов для работника?

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.
Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Конюхова Е. В.

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.


Многие выпускники уверены, что при трудоустройстве им понадобится заверенная копия диплома о высшем образовании. Это не всегда так: чаще всего работодатель проверяет оригинал и принимает обычную копию. Чтобы вы не тратили лишние деньги на услуги нотариата, мы расскажем, нужно ли заверять копию диплома и каким способом это сделать.

Больше крутых лайфхаков для студентов и выпускников мы подготовили в одном из наших телеграм-каналов. А во втором собрали скидки и выгодные предложения.

Как правильно заверить диплом

Перед тем как описать процедуру, разберёмся, в каких случаях понадобится нотариально заверенный диплом о высшем образовании.

Для чего нужен нотариально заверенный диплом

Чаще всего диплом предъявляют при получении образования следующего уровня (например, диплом бакалавра, чтобы поступить в магистратуру) или трудоустройстве (чтобы подтвердить квалификацию). Если по каким-то причинам выпускник не может показать оригинал документа, можно продемонстрировать нотариально заверенную копию диплома.

Иногда нотариальную копию делают, чтобы она стала «страховкой»: на случай утери документа, пока не изготовят дубликат.

Если вы собрались продолжить обучение или строить карьеру за рубежом, понадобится пройти более сложную процедуру: сделать в нотариальной компании перевод и поставить на диплом апостиль.

Как заверить диплом у нотариуса

Чтобы получить нотариальную копию диплома, нужно:

  1. Выбрать нотариуса.
  2. Прийти к нему с паспортом, оригиналом и копией документа об образовании.
  3. Заплатить взнос.

Обратите внимание: нотариус вправе отказать в заверении диплома, если:

  • на документе отсутствуют подпись ректора или печать вуза;
  • нарушена прошивка приложения;
  • номер приложения не совпадает с номером диплома.

Сколько стоит заверение диплома у нотариуса

Стоимость может отличаться в зависимости от региона РФ и услуг конкретных контор. В среднем нотариусы берут по 100 рублей за каждую страницу документа (в Москве это может обойтись дороже, от 150).

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

Как правильно заверить копию диплома в вузе

Если вы не хотите тратить деньги на услуги нотариуса, то можете заверить документ об образовании в университете. На каждой странице такой копии должна стоять печать учебного заведения, подписи ректора и ответственного секретаря, а сам документ обязательно прошивают.


Копия диплома, заверенная работодателем, нужна для участия в судебном процессе

Нужно ли заверять копию диплома в суд

Отдельного внимания заслуживает вопрос, как заверить диплом для суда: ведь представителями на процессах могут быть только лица с юридическим образованием.

Может ли работодатель заверить диплом работника-юриста

Для участия в процессе необязательно предъявлять оригинал диплома. В этом случае подойдут:

  • документ, заверенный нотариусом или вузом;
  • копия диплома, заверенная работодателем;
  • копия, заверенная судьёй.

Как заверить копию диплома для суда работодателем

Сотрудник, который хочет получить в организации нотариальную копию диплома для суда, обращается в отдел кадров. Там сделают копию документа об образовании, прошьют её, а после того, как руководитель и начальник отдела заверят листы своими подписями, проставят печать.

Прежде чем оформлять заверенную копию диплома, необходимо получить сам документ о высшем образовании. Сделать так, чтобы в нём были только отличные оценки, поможет студенческий сервис. Там работают эксперты, которые объяснят непонятную тему и научат правильно оформлять любые учебные работы: от реферата до дипломного проекта.

  • Контрольная работа от 1 дня / от 100 р. Узнать стоимость
  • Дипломная работа от 7 дней / от 7950 р. Узнать стоимость
  • Курсовая работа 5 дней / от 1800 р. Узнать стоимость
  • Реферат от 1 дня / от 700 р. Узнать стоимость

Карина – противоречивая натура: любит фильмы Ларса фон Триера и песни Михаила Шуфутинского. В активе – два высших образования и тысяча прочитанных книг.

Если специфика направления деятельности лица в рамках его будущих должностных обязанностей подразумевает получение им специальных знаний по определенной учебной дисциплине или работодатель установил повышенные требования к квалификации работников (например, чтобы средний балл по результатам аттестации был не ниже определенного значения), то для подтверждения факта успешности освоения знаний по определенной учебной дисциплине или по специальности работодатель вправе потребовать представления не только диплома о получении высшего образования, но и приложения к нему.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю документы, в том числе документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Какие-либо требования к форме и содержанию документа об образовании работника трудовым законодательством не установлены.

Согласно п. 1 Описания документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним (приложение N 13 к приказу Министерства образования и науки РФ от 01.10.2013 N 1100) документ о высшем образовании и о квалификации (далее - диплом) состоит из титула диплома и приложения к диплому (далее - приложение).

Заполнение приложения осуществляется в соответствии с п. 7 Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов (утвержден приказом Министерства образования и науки РФ от 13.02.2014 N 112; далее - Порядок).

При этом, как отмечается в п. 33 Порядка, диплом (дубликат диплома) без приложения к нему действителен. Приложение к диплому недействительно без диплома. Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.

Анализ положений указанных нормативных актов позволяет сделать вывод о том, что приложение является вспомогательной частью основного документа - диплома, которая помогает уточнить и идентифицировать полученное образование. Однако названные нормативные акты не говорят о приложении к диплому как о неотъемлемой части диплома. Норм, указывающих на то, что диплом о высшем профессиональном образовании не является действительным без его приложения (так называемого "вкладыша"), действующее законодательство не содержит.

В то же время, как разъяснил Верховный Суд РФ в своем решении от 23.04.2012 N АКПИ12-246, сведения о результатах аттестации при получении образования являются неотъемлемой частью документа о соответствующем уровне образования и отражаются в приложении к диплому. Обязанность представления этого документа работодателю является одновременно и гарантией лица на получение работы, соответствующей его профессиональному опыту и уровню квалификации.

Со своей стороны отметим следующее.

Согласно ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Как следует из этой нормы, отказ в приеме на работу является обоснованным, если работодатель отказал по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника.

Пленум Верховного Суда РФ в п. 10 постановления от 17.03.2004 N 2 (далее - Постановление Пленума N 2) разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

Как указано в п. 10 Постановления Пленума N 2, работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения, в том числе на этапе подбора и расстановки кадров.

По нашему мнению, в целях повышения эффективности экономической деятельности работодатель вправе устанавливать и повышенные требования к квалификации работников, в частности, чтобы средний балл по результатам аттестации был не ниже определенного значения. Кроме того, специфика направления деятельности лица в рамках его будущих должностных обязанностей может подразумевать получение им специальных знаний по определенной учебной дисциплине. Полагаем, что в таких случаях для подтверждения факта успешности освоения знаний по специальности или по определенной учебной дисциплине работодатель вправе потребовать предоставления не только диплома о получении высшего образования, но и приложения к нему. Аналогичный подход представлен в консультации с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ".

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Оформление и учет организационно­распорядительной документации: приказы, письма, акты, договоры» , которая проходила 12 февраля 2008 г.
Беседу вел Андрей Николаевич Сукач — научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно­исследовательского института документоведения и архивного дела.

Нужно ли заверять печатью или другим способом ксерокопии документов, включаемых в личное дело, в частности, копии документов об образовании?

Общий порядок заверения копий описан в п. 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее — Примерная инструкция по делопроизводству). 1

Согласно данному документу организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Однако из этого правила Примерная инструкция делает исключение, согласно которому разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Таким образом, Примерная инструкция разрешает организациям делать и заверять копии документов об образовании и иных документов, включаемых в состав личного дела работника при его формировании.

Помимо Примерной инструкции по делопроизводству порядок формирования личных дел описан в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 2 , где в п. 15 указано, что копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке. Так как подобный порядок Инструкцией о порядке формирования личных дел не установлен, следует руководствоваться соответствующими положениями Примерной инструкции по делопроизводству.

По общему правилу все копии заверяются путем проставления отметки о заверении копии по следующей форме:

Инспектор отдела кадров Подпись К.Д.Дмитриевский

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ. Однако если копия воспроизводит факсимильную подпись подлинника, то печать на ней не ставится.

К факсимильным копиям (т. е. воспроизводящим изображение документа целиком, включая изображение подписи (факсимиле)) относятся и копии, изготовленные при помощи ксерокса и факса.

Таким образом, ксерокопии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, заверения с помощью печати не требуют.

При оформлении документации на компьютере каким должен быть размер шрифта реквизита «Виза» в организационно­распорядительном документе (положение, инструкция, приказ, решение и др.)? Каким должен быть размер шрифта реквизита «Гриф согласования» в случаях, когда он располагается ниже реквизита «Подпись»?

В соответствии с п. 5.22 Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизит «Виза» располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из наименования должности визирующего, личной подписи, ее расшифровки и даты. Виза может оформляться как от руки, так и машинописным способом (если заранее известно, кто должен завизировать соответствующий документ).

Согласно п. 6.2 СТБ 6.38–2004 при оформлении документа на компьютере многострочные реквизиты (кроме реквизита «Текст») печатают с интервалом «точно 14 пт». В том числе это относится и к реквизиту «Виза».

Размер шрифта в реквизитах «Виза» и «Гриф согласования» определяется требованиями абзаца 2 п. 6.1 СТБ 6.38–2004: Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт.

Следует учитывать, что реквизит «Гриф согласования» в организационно­распорядительных документах всегда располагается ниже реквизита «Подпись».

Читайте также: