Можно ли использовать эцп должностного лица в личных целях

Опубликовано: 17.09.2024

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Microsoft Office

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

USB-токен

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

В рамках внутреннего документооборота компании.
Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Флеш-накопитель.
Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
Установленный личный сертификат.
Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Для удалённой подачи документов.

Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.

Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Статья 17.2. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных организаций, а также нотариусов

1. В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, за исключением юридических лиц, использование квалифицированной электронной подписи при правоотношениях с которыми регулируется частями 2 и 3 настоящей статьи:

1) применяется квалифицированная электронная подпись юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц, в установленном уполномоченным федеральным органом порядке с указанием в качестве владельца квалифицированного сертификата также физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности. Указанный в настоящем пункте порядок должен включать в себя в том числе возможность идентификации заявителя без его личного присутствия с использованием квалифицированной электронной подписи при наличии действующего квалифицированного сертификата;

2) в случае, если от имени юридического лица действует лицо, не являющееся уполномоченным на действия от имени юридического лица без доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью физического лица, являющегося таким представителем юридического лица, и одновременно представляется также доверенность юридического лица, выданная его представителем, действующим от его имени без доверенности в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. Данная доверенность в электронной форме должна быть подписана квалифицированной электронной подписью, указанной в пункте 1 настоящей части. Представление доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок представления такой доверенности не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой или нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, принятыми в соответствии с требованиями к таким нормативным правовым актам, которые вправе устанавливать Правительство Российской Федерации;

3) квалифицированный сертификат, который содержит указание на физическое лицо, являющееся нотариусом, в качестве владельца квалифицированного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц, в установленном уполномоченным федеральным органом порядке;

4) в случае прекращения осуществления физическим лицом, действующим от имени юридического лица без доверенности, полномочий представителя такого юридического лица квалифицированный сертификат, выданный такому юридическому лицу в соответствии с настоящей частью удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц, прекращает свое действие в порядке, предусмотренном частью 7 статьи 14 настоящего Федерального закона, по обращению в удостоверяющий центр лица (лиц), уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий представителя юридического лица;

5) в случае, если квалифицированная электронная подпись применяется только для автоматического создания электронной подписи в электронном документе и (или) автоматической проверки электронной подписи в электронном документе, используется только квалифицированная электронная подпись юридического лица, которое осуществляет функции оператора соответствующей информационной системы. Квалифицированный сертификат, который содержит указание только на юридическое лицо в качестве владельца данного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц, в установленном уполномоченным федеральным органом порядке.

2. В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности, должностных лиц Центрального банка Российской Федерации:

1) применяется квалифицированная электронная подпись кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности. Квалифицированный сертификат ключа проверки данной электронной подписи, который содержит указание также на физическое лицо, действующее от имени соответствующей кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя без доверенности в качестве владельца данного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром Центрального банка Российской Федерации в установленном Центральным банком Российской Федерации порядке. Указанный в настоящем пункте порядок должен предусматривать в том числе возможность идентификации заявителя без его личного присутствия с использованием квалифицированной электронной подписи при наличии действующего квалифицированного сертификата;

2) в случае, если от имени кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя, осуществляющих виды деятельности, указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", действует представитель по доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью физического лица, являющегося таким представителем по доверенности. Одновременно таким представителем по доверенности представляется также доверенность кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с гражданским законодательством. Данная доверенность в электронной форме должна быть подписана квалифицированной электронной подписью, указанной в пункте 1 настоящей части. Представление доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иное не предусмотрено требованиями к порядку ее представления, установленными Центральным банком Российской Федерации;

3) в случае, если квалифицированная электронная подпись применяется только для автоматического создания электронной подписи в электронном документе и (или) автоматической проверки электронной подписи в электронном документе, используется только квалифицированная электронная подпись кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя, осуществляющих указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности. Квалифицированный сертификат, который содержит указание только на кредитную организацию, оператора платежной системы, некредитную финансовую организацию или индивидуального предпринимателя, осуществляющих указанные виды деятельности, в качестве владельца данного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром Центрального банка Российской Федерации в установленном Центральным банком Российской Федерации порядке;

4) применяется квалифицированная электронная подпись должностного лица Центрального банка Российской Федерации. Квалифицированный сертификат ключа проверки данной электронной подписи, который содержит указание на физическое лицо, являющееся должностным лицом Центрального банка Российской Федерации, в качестве владельца данного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром Центрального банка Российской Федерации в установленном Центральным банком Российской Федерации порядке;

5) в случае, если от имени Центрального банка Российской Федерации действует должностное лицо Центрального банка Российской Федерации в качестве представителя по доверенности, документ подписывается квалифицированной электронной подписью такого представителя и одновременно представляется также доверенность от Председателя Центрального банка Российской Федерации, подписанная квалифицированной электронной подписью, указанной в пункте 1 части 3 настоящей статьи;

6) в случае прекращения осуществления полномочий представителя кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя, осуществляющего указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности, действующего от имени таких кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации и индивидуального предпринимателя без доверенности, в случае прекращения осуществления полномочий должностного лица Центрального банка Российской Федерации квалифицированный сертификат, выданный такому лицу в соответствии с настоящей частью удостоверяющим центром Центрального банка Российской Федерации, прекращает свое действие в порядке, предусмотренном частью 7 статьи 14 настоящего Федерального закона, по обращению в удостоверяющий центр лица, уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий представителя кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, индивидуального предпринимателя, осуществляющего указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности, по обращению Председателя Центрального банка Российской Федерации либо лица, уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий должностного лица Центрального банка Российской Федерации, или представителя лица, уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий должностного лица Центрального банка Российской Федерации.

3. При участии в правоотношениях лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных учреждений и иных организаций, определенных в соответствии с пунктом 4 настоящей части:

1) применяется квалифицированная электронная подпись лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, государственную должность субъекта Российской Федерации, должностного лица государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица подведомственной государственному органу или органу местного самоуправления организации. Квалифицированный сертификат, который содержит указание на физическое лицо, замещающее государственную должность Российской Федерации, государственную должность субъекта Российской Федерации, являющееся должностным лицом государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицом учреждения, подведомственного государственному органу или органу местного самоуправления, или иной организации, в качестве владельца данного сертификата, создается и выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, в установленном этим федеральным органом исполнительной власти порядке, согласованном с уполномоченным федеральным органом;

2) в случае, если должностное лицо государственного органа, органа местного самоуправления, подведомственной государственному органу или органу местного самоуправления организации действует перед третьими лицами от имени и в интересах соответствующих государственного органа, органа местного самоуправления или организации, одновременно с документом, подписываемым квалифицированной электронной подписью такого лица, представляется также доверенность от руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, учреждения или организации, подписанная квалифицированной электронной подписью, указанной в пункте 1 настоящей части;

3) в случае прекращения осуществления физическим лицом полномочий должностного лица государственного органа, органа местного самоуправления, подведомственной государственному органу или органу местного самоуправления организации квалифицированный сертификат, выданный ему удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, прекращает свое действие в порядке, предусмотренном частью 7 статьи 14 настоящего Федерального закона, по обращению в удостоверяющий центр исполняющего обязанности руководителя соответственно органа государственной власти, органа местного самоуправления, подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления учреждения или организации либо лица, уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий должностного лица, или представителя лица, уполномоченного на принятие решения о прекращении полномочий должностного лица;

4) виды юридических лиц и подведомственных им организаций, которым и работникам которых создаются и выдаются квалифицированные сертификаты удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Ответ: В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 27 декабря 2011 г. N 795 "Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи" сертификат ЭП содержит сведения о владельце сертификата. В вашем случае владельцем сертификата будет являться ваша организация. Соответственно сертификат, помимо прочих реквизитов, содержит ИНН компании, а не ваш личный. Исходя из этого, считаю некорректным использование данного сертификата в личных целях на портале Госуслуг, поскольку это может помешать идентифицировать подписанта из-за другого ИНН.

В любом случае, вы можете проверить возможность использования сертификата ЭП на Госуслугах в профиле пользователя, выбрав "Подтверждение личности с усиленной квалифицированной электронной подписью".

За дополнительными разъяснениями вы можете обратиться в поддержку сайта госуслуг https://www.gosuslugi.ru/help.

Для идентификации гражданина в качестве гражданина и/или должностного лица организации в квалифицированном сертификате (не для автоматизированной подписи) используется СНИЛС (а не ИНН ФЛ), т.е. технически работает на ЕПГУ. Но в других информационных системах может не работать, т.к. могут быть юридические и технические особенности разных ИС (в т.ч. из-за ИНН ЮЛ).

Требуется получение сертификата ЭЦП физического лица.

Задам связанный вопрос. Александр, если будет возможность ответить, будет здорово! Согласно ТК РФ дистанционные работники имеют право обмениваться с работодателем документами в электронном виде. В т.ч. они могут подписать трудовой договор, используя ЭП. В данном случае будущий работник обязан самостоятельно приобретать сертификат ЭП или же за него это может сделать работодатель? Соль вопроса в том, что после подписания трудового договора физическое лицо становится сотрудником организации. Но до подписания договора он в большинстве случаев ещё не является сотрудником. И если ЭП все-таки приобретает работодатель, то это должна быть ЭП физ.лица или можно купить ЭП сотруднику как должностному лицу?

1. По логике трудовой договор заключается именно с физ.лицом, а не с сотрудником => у него и не должно быть возможности подписать сертификатом, в котором он указан как сотрудник. Здесь либо сотрудник использует КЭП физического лица, либо неквалифицированный сертификат ЭП, либо подписывает договор на бумаге.

2. Если сотруднику нет необходимости подписывать документы от имени организации, то для обмена со своим работодателем достаточно будет сертификата физического лица.

Что касается самостоятельности, то в соответствии с нормами 63-ФЗ (и логики), сотрудник организации так и ли иначе должен лично обратиться в удостоверяющий центр при выпуске сертификата ЭП. Оплатить выпуск сертификата сотрудника было бы разумно (хоть и не обязательно) именно работодателю.

Александр, добрый день! Подскажите пожалуйста , можно ли выпустить ЭЦП привязанную к организации на физ. лицо, которое не является сотрудником данной организации. Такой выпуск законен ?

Мария, в данном случае владельцем сертификата будет организация, подписантом - физическое лицо.

При этом в соответствии с нормой ст.14, 63-ФЗ "Об электронной подписи" в сертификате необходимо указать физ.лицо: "В случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности".

При заказе сертификата КЭП в удостоверяющем центре для подписанта, отсутствующего в учредительных документах, обязательно предъявить доверенность от организации, ст.18, 63-ФЗ "Об электронной подписи":
"7) доверенность или иной документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени других лиц".

Надо учесть полномочия, которыми наделяется физ.лицо (какие документы имеет право подписывать) - они должны быть прописаны в доверенности для получения сертификата и сам сертификат КЭП должен иметь соответствующие ограничения.

Итог:
С точки зрения закона, возможен выпуск сертификата, при соблюдении правил, и бухгалтерия на аутсорсе использует такие сертификаты. Но необходимо уточнять данную возможность в удостоверяющем центре, т.к. это может отразится на свойствах сертификата.

Изготовление такого квалифицированного сертификата возможно. В этом случае в поле Должность сведений о владельце будет записано что-то вроде "представитель юридического лица по доверенности". Такая доверенность должна быть выдана этому гражданину бессрочно (как минимум более срока действия изготавливаемого сертификата) на любые действия (квалифицированный сертификат может использоваться для любых взаимоотношений, а ограничить сферу применения нереально). Редкое юрлицо готово дать такую доверенность. И не каждая информационная система будет готова принять такой сертификат (нужно дополнительно прикладывать эту доверенность).

В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.

В России используют три вида электронной подписи:

простую,
усиленную неквалифицированную,
усиленную квалифицированную.

Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.

Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.

Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.

Использование ЭП в работе

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Отчетность в ЕГАИС ФСРАР

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Электронный документооборот

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Рассказываем тонкости

Какая подпись нужна

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Электронная подпись для сотрудников

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Частые вопросы

У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей. с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. » (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда. »).

«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

Читайте также: