Можно ли командировочные расходы перечислять на зарплатную карту

Опубликовано: 17.09.2024

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

цель получения подотчетных денег;
сумма запрашиваемого подотчета;
банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
период, на который предоставляются подотчетные деньги;
разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
подпись подотчетного лица;
дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту. Вы можете скачать их бесплатно:

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее __ рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

ВНИМАНИЕ! Требование об обязательном сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х дней с 30.11.2020 отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Может ли организация перевести деньги на зарплатную карту сотрудника для возмещения понесенных им командировочных расходов?

Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении ЦБР от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".
Банковские карты являются видом платежных карт и инструментом безналичных расчетов. Банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами (п. 1.4, п. 1.5 Положения).
Перечисление денежных средств, не относящихся к заработной плате, на расчетные (дебетовые) банковские карты ("зарплатные" карты) работников сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц.
Во избежание подобного развития событий необходимо документально оформить командировку сотрудника в строгом соответствии с законодательством. В частности, для подтверждения факта командировки у организации должны быть в наличии: приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), командировочное удостоверение (форма N Т-10 утверждена тем же постановлением), документы о найме жилого помещения, транспортные и другие оправдательные документы.
Ранее в письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 специалисты ЦБР указали, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. В качестве аргумента приводился тот факт, что в соответствии с пунктами 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40, выдача наличных под отчет производится из касс предприятий.
Однако в настоящее время этот документ утратил силу, с 1 января 2012 года действует новое Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", в котором отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс предприятий.
Кроме того, позже ЦБР изменил свою позицию и в новом письме от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования Порядка ведения кассовых операций. В этом письме также отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (смотрите также письмо Федерального казначейства от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500).
Действительно, согласно ст. 168 ТК РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт работников трудовое законодательство не содержит.
Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам подтверждается и позицией арбитражных судов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007).
По нашему мнению, для использования безналичного метода выдачи подотчетных средств и возмещения произведенных расходов необходимо:
1. Наличие возможности перечислять денежные средства на карты работников в договоре с обслуживающим банком.
Если условиям договора с банком предусмотрено только перечисление заработной платы, то перечисление на пластиковую карту других сумм противоречит целям использования такой карты и, соответственно, банк может не пропустить платежное поручение на перечисление данной суммы, если в нем будет указано другое назначение.
2. Издать приказ о выдаче денежных средств таким способом.
3. Издать приказ, в котором будет содержаться перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.
4. Командировка должна быть надлежащим образом оформлена.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение Банка России, содержащееся в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. По их мнению, держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения, утвержденного Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено.

Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными. Однако это далеко не бесспорно.

Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.

В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом. Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ. Выходит, что учреждение вправе перечислить на зарплатную карту работника подотчетные суммы лишь в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что учреждение при направлении работника в командировку все же может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на зарплатную карту работника. Работник в свою очередь может рассчитываться картой или наличностью (предварительно сняв деньги с кассы).

Кроме того, Федеральное казначейство выпустило письмо, где оно наконец-то согласилось, что у чиновников их ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных на зарплатные карты работников. И это они подтвердили в письме от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Если руководствоваться указанным письмом, то следует помнить следующее. Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения № 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 и 24 Положения № 749).

Следовательно, коллективным договором (локальным нормативным актом) бюджетного учреждения должны быть определены не только нормы возмещения командировочных расходов, но и дополнительные затраты, связанные с оплатой командировочных расходов с банковской карты (комиссия банка). Это связано с тем, что если командированному работнику на его личный банковский карточный счет учреждением перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы, то при расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взимается банковская комиссия.

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

– Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу;

– Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

Согласно пункту 3.1 Положения № 266-П, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.

Пример.
Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета:

– расходы на наем жилого помещения – 2200 руб.;

– расходы на проезд к месту командировки и обратно – 3000 руб.;

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили:

– по найму жилого помещения – 2000 руб.;

– по проезду к месту командировки и обратно – 3000 руб.;

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 – 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

>|Бюджетные учреждения, которые не изменили тип в рамках бюджетной реформы, ведут учет в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов по бюджетному учету (так же, как и казенные учреждения).|<

Денежные средства под отчет перечисляются на "зарплатную" карточку работника. Работник получил под отчет сумму на командировочные расходы, но в командировке ему не хватило этих денег, так как появились непредвиденные расходы. Можно ли ему перечислить на карточку под отчет еще сумму?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе перечислять дополнительные денежные средства под отчет, необходимые для покрытия возникших затрат в командировке, на "зарплатные" карты своих сотрудников.

Такой способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

Общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание).

В соответствии с Указанием выдача наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных (абзац третий п. 6.3 Указания). Иными словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2014 N 09АП-47028/13).

Однако данная норма предусмотрена для осуществления наличных денежных расчетов и не регулирует вопросы проведения безналичных расчётов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами (косвенно данный вывод подтверждается письмами Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им денежным средствам.

В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (смотрите вышеуказанные письма Банка России).

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (часть вторая ст. 166 ТК РФ).

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Кроме того, п. 11 Положения устанавливает, что работникам возмещаются, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Из анализа норм ст. 167, ст. 168 ТК РФ, п.п. 10, 11 Положения следует, что работодатель должен выдать работнику сумму аванса в размере, который позволит компенсировать ему понесенные в командировке расходы. Следовательно, если у работника возникают дополнительные затраты, которые не были изначально предусмотрены, работодатель обязан обеспечить работника необходимыми денежными средствами для покрытия этих затрат. При этом требовать от работника расходования на эти цели его личных средств (с последующим их возмещением) работодатель не вправе (Апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу N 33-1595/2013).

Таким образом, компания вправе выдать работнику перед его отъездом в командировку аванс, а также перечислить ему в безналичном порядке дополнительные денежные средства, необходимые для покрытия возникших затрат. При этом выдача денег под отчет до командировки и во время командировки является частями одного аванса.

Отметим, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно (смотрите также постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А). Порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке (в том числе при перечислении дополнительных сумм), а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).

Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Горностаев Вячеслав

8 декабря 2015 г.

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Читайте также: