Можно ли начислить зарплату задним числом

Опубликовано: 29.04.2024

Опасно ли оформлять задним числом приказы, акты и другие кадровые документы

Оформление кадровых документов задним числом стало обычной практикой. Её не афишируют, поэтому оценить реальные масштабы сложно. И, вроде бы, ничего страшного — простая формальность. Но когда дело доходит до конфликтов и судебных споров, такая «формальность» превращается в явное нарушение. За нарушения наказывают. А сам документ, который де-факто содержит ложные сведения, признается недействительным. Разберём, в чём именно опасность и каких последствий ждать.

Что не так с документами, оформленными задним числом

Кадровые документы (приказы, акты и прочее) — это юридически значимые документы. Они порождают права и обязанности, официально фиксируют какие-то факты, их используют как судебные доказательства и официальные подтверждения. Все такие документы имеют обязательные реквизиты, и дата — как раз такой реквизит.

Если говорить простым языком, то составление, например, приказа задним числом — это подделка документа. Уже только за это есть и административная по ст. 19.23 КоАП, и уголовная по ст. 327 УК ответственность. И хотя до привлечения по этим статьям, как правило, дело не доходит, другие негативные последствия — тоже серьёзная опасность. Её проще показать на конкретных примерах.

Приём на работу

Основные причины оформления задним числом:

1. Некогда, заболел, отсутствует кадровик, не работает программа и т.п.

2. Надо сначала проверить работника в деле, а потом уже определиться с оформлением.

3. Работник трудится неофициально, но грядёт проверка, и надо его легализовать.

4. Идёт административная проверка или судебный процесс, и нужно представлять документы, которых нет.

Причины важны. Они определяют мотивы и обстоятельства составления документа задним числом. А это влияет на оценку ситуации и ответственность. И ещё один важный момент — сроки, которые прошли от фактического допуска к работе до легализации трудоустройства.

Чем грозит оформление приёма на работу задним числом:

1. Если работник не учитывался при исчислении налогов и взносов, при сдаче отчётности — ждите претензий со стороны налоговиков. Конечно, если факт составления документов задним числом будет выявлен или об этом «расскажут» начисления и отчёты.

2. Если условия трудового договора не совпадут с ожиданиями работниками, он сам может оспорить своё оформление задним числом. Или отомстить работодателю, сообщив о нарушении в трудовую инспекцию. В этом случае проверки не избежать, а значит, могут найти и другие нарушения трудового законодательства. Выявят — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции разные — от предупреждения до штрафа. Максимум — 100 тыс. рублей, при повторном нарушении — до 200 тыс. рублей.

3. Фальсификация доказательств по гражданским или административным делам — ст. 303 УК РФ. Ответственность наступит, если документы, оформленные задним числом, будут представлены в качестве доказательств, а фиктивная дата — иметь значение для разрешения спора.

Отчётность и расчёт налогов для ИП

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Приказы по работе и увольнению

В этой сфере больше всего нарушений. Как правило, при оформлении задним числом приказов и актов о взысканиях и увольнениях. И эти ситуации явно провоцируют конфликт.

Первая угроза — документ может быть оспорен. Даже особых доводов приводить не потребуется. Достаточно указать, что дата в документе не соответствует реальной дате его издания. Для подтверждения не нужно личного признания. Помогут свидетельские показания, другие (достоверные) документы и (или) экспертиза.

Оспаривание может повлечь разные последствия:

1. Когда вопрос только в юридической силе, недостоверные сведения — основание для признания документа недействительным. Приказ о взыскании отменят, при увольнении — восстановят на работе, если истец этого требует, и обяжут выплатить зарплату. Возможно и возмещение морального вреда.

2. Если в действиях работодателя усмотрят нарушения трудового законодательства, а их, как правило, несложно выявить, то не избежать ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

3. Если документ используется как доказательство — его не примут.

4. Если составлялся как доказательство — грозит уголовная ответственность по ст. 303 УК РФ.

Оспорить приказ можно только при условии, что он нарушает права заявителя. Если этого нет, то оформленный задним числом документ не будет поводом для обращения в суд. Более того, в такой ситуации появляется возможность использовать сильный аргумент — оформление задним числом не нарушало, а восстанавливало нарушенные права. Но, с другой стороны, в таких делах приказы и акты — это лишь свидетельства нарушения, а оспаривается, как правило, сам порядок наложения взыскания или увольнения. Выявленные при этом нарушения, в итоге, становятся основаниями для отмены приказа.

Крайне опасно оформлять документы задним числом для их представления в суд или в контролирующие органы. Здесь прямая угроза уголовной ответственности. Но даже если суд просто не примет такие доказательства, поставит их под сомнение — это уже высокая вероятность проигрыша дела для техтем, кто их представил.

Коротко:

1. Дата в приказе, акте и т.п. документе — обязательный реквизит. Если он не соответствует действительности — документ фиктивный.

2. Фиктивный документ можно оспорить.

3. За подделку документов есть административная и уголовная ответственность.

4. Для оценки опасности оформления задним числом кадровых документов нужно анализировать, как и для чего будет использоваться документ, а также возможные последствия. Но в 99% случаев риск не оправдан.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплата выдается не реже, чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные сроки в законодательстве не установлены: они должны быть указаны в локальных нормативных актах работодателя: коллективный договор, трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка. С учетом требований кодекса нужно выплачивать:

зарплату за первую половину месяца — не позднее 30 (31) числа текущего месяца;
за вторую половину месяца — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Выплата зарплаты каждые полмесяца и два раза в месяц — не одно и то же. Например, выплачивая зарплату 5-го и 18-го числа, вы платите зарплату дважды в месяц, но нарушаете допустимый промежуток между выплатами — 15 дней.

Правильный вариант: зарплата за первую половину месяца выплачивается 25-го числа, а за вторую половину месяца — 10-го числа следующего месяца. В таблице мы собрали соотношение дат аванса и зарплаты.

Аванс в текущем месяце	Зарплата в следующем месяце
16	1
17	2
18	3
19	4
20	5
21	6
22	7
23	8
24	9
25	10
26	11
27	12
28	13
29	14
30	15
31	16

Если у организации есть обособленные подразделения или большой штат сотрудников, то в каждом из подразделений или отделов можно утвердить разные даты выплаты зарплаты. Главное не нарушать промежуток в 15 дней.

Если дата выплаты зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному. В иных случаях нельзя выплачивать зарплату раньше установленного срока. Хоть права работников и не нарушаются, трудовая инспекция может с небольшой вероятностью начислить за это штраф. Проблема в том, что может произойти нарушение 15-дневного периода, а кроме того локальные нормативные акты не будут соответствовать фактическим порядкам компании.

Правила статьи 136 Трудового кодекса обязательны для всех. Их нельзя нарушать даже по письменной просьбе работника, который хочет получать зарплату один раз в месяц всей суммой.

Трудовой кодекс устанавливает обязанность выдавать зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Это значит, что реже платить нельзя, а вот радовать работников еженедельными или даже ежедневными выплатами можно без ограничений. Главное закрепить это в локальных документах: правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре.

При этом срок выдачи зарплаты фиксировать в трудовом договоре необязательно. Достаточно зафиксировать график выплат в правилах внутреннего распорядка, с которыми под роспись ознакамливается каждый сотрудник. Об этом сказано в письме Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004-6-1 .

Выдавать зарплату можно переводом на банковскую карту или наличными. При наличном расчете сотрудник может не забрать зарплату вовремя. Например, из-за болезни. В таком случае ее нужно депонировать. Поэтому все большее распространение получает безналичный способ выдачи зарплаты.

Зарплата за первую половину месяца

В ТК отсутствует понятие «аванс». В соответствии с позицией Роструда (письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6), при выплате заработной платы за первую половину месяца нужно руководствоваться сведениями табеля учета рабочего времени и начислять заработную плату согласно фактически отработанному времени.

Такой порядок выплаты вызывает сложности, т.к. в соответствии с Налоговым кодексом и с позицией Минфина, НДФЛ нужно рассчитывать по итогам за месяц с учетом предоставления стандартных вычетов. Кроме того, другие удержания (например, алименты ) тоже рассчитываются с зарплаты за весь месяц. Поэтому получается, что если вы делаете выплаты за первую половину месяца согласно фактически отработанному времени, но без учета удержаний из з/п, то зарплата за вторую половину месяца будет меньше, т. к. при расчете нужно будет учесть удержания с зарплаты за весь месяц.

Поэтому большинство бухгалтеров рассчитывают зарплату за первую половину месяца в виде аванса: устанавливают каждому сотруднику сумму, которая составляет примерно половину от суммы к выплате за месяц (с учетом удержаний) и выплачивают её, не разделяя на конкретные доплаты, надбавки и не удерживая подоходный налог. А уже после окончания месяца рассчитывают все виды начислений и удержаний, определяют общую сумму к выплате за месяц и вычитают из нее уже выплаченный аванс. Это зарплата за вторую половину.

Подходите к каждому сотруднику индивидуально. Если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца, выплачивать аванс ему не нужно, потому что он уже получил отпускные за этот период. Если сотрудник не работал по какой-то причине или отработал меньше времени, то сумму аванса нужно уменьшить.

Ничего не упустишь в начислении зарплаты

« Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Налоги сами рассчитываются. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам » .

Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.

Ответственность за нарушение сроков выплаты аванса и зарплаты

Опоздание с выплатой

Статья 236 ТК РФ предусматривает материальную ответственность за невыплату заработной платы в срок. С суммы, которая была задержана, ежедневно начисляются проценты. С 3 октября 2016 года их размер был увеличен до 1/150 учетной ставки ЦБ РФ в день, включая день после установленного срока выплаты и день фактического расчета. Это минимальный размер компенсации, но работодатель может ее увеличить по своей инициативе. Компенсация выплачивается вместе с выплатой задержанной суммы.

Кроме материальной, за задержку зарплаты предусмотрена административная ответственность — предупреждение или штраф.

Кого оштрафуют	Первичный штраф	Повторный штраф
Должностное лицо	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновный ИП	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновное юрлицо	30 000 — 50 000 рублей	50 000 — 70 000 рублей

Повторным нарушением считается невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе. Кроме этого к должностному лицу может быть применена дисквалификация на срок от 1-го года до 3-х лет. Все штрафы перечислены в ст. 5.27 КоАП РФ .

Сотрудник имеет полное право бойкотировать нерадивого работодателя. Статья 142 ТК РФ при задержке зарплаты более чем на 15 дней работник может прекратить исполнять свои должностные обязанности, например, перестать ходить на работу или бездельничать на рабочем месте. Единственное условие — работник должен письменно уведомить об этом работодателя.

На работу нужно вернуться не позднее следующего рабочего дня после того, как работодатель письменно сообщит, что готов выплатить зарплату в день возвращения сотрудника.

Не каждый работник может позволить себе такое поведение. Есть ситуации, когда приостановление работы не допускается:

нельзя прекратить работать в периоды ЧП;
не могут перестать выполнять свои обязанности сотрудники Вооруженных Сил РФ, госслужащие, работники оборонных предприятий, правоохранительный органов;
нельзя отказаться от работы в организациях, обслуживающих особо опасные виды производств;
не могут перестать работать сотрудники, деятельность которых связана с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечение, отопление, водоснабжение и так далее).

Согласно ст. 142 ТК РФ , на время приостановки работы за сотрудником сохраняется средний заработок. Поэтому руководитель должен оплатить рабочему ещё и время простоя.

Выплата раньше срока

Если работодатель безосновательно выплачивает зарплату раньше срока, то нарушает статью 142 ТК РФ . Это может оцениваться как нарушение трудового законодательства и наказываться в соответствии с ч.1 ст. 5.27 ТК РФ , аналогично задержке зарплаты.

Кого оштрафуют	Первичный штраф	Повторный штраф
Должностное лицо	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновный ИП	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновное юрлицо	30 000 — 50 000 рублей	50 000 — 70 000 рублей

Вероятность привлечения к ответственности за такое нарушение крайне мала, потому что ничьи права не нарушаются. Если ваши работники вас не ненавидят, то точно не станут жаловаться. Но во избежание нарушения положений ТК РФ, рекомендуем перечислять зарплату строго в даты, установленные локальными нормативными актами.

Ошибки при расчете заработной платы возникают из-за большого количества нормативных документов, регулирующих эту сферу учета, а также факторов и показателей, которые нужно принимать во внимание при определении размера выплаты, начислений на ФОТ, налоговых и иных платежей.

Распространенные ошибки работодателей при расчете ЗП

Понятие термину заработная плата дано в Трудовом кодексе нашей страны. Статья 129 это нормативного документа четко определяет, какие выплаты сотруднику являются его заработной платой. К ним относятся:

Денежные средства, которые получает сотрудник за выполнение своих обязанностей на рабочем месте. Размер выплаты зависит от уровня квалификации наемного работника, сложности поставленных перед ним трудовых задач и их объема.
Компенсационные выплаты. В состав ЗП включаются суммы, которые выплачиваются сотруднику за работу в особых условиях. Речь идет о работе в северный районах страны, на объектах, где сотрудник подвергается радиоактивному излучению или иному вредному воздействию. Выплаты этого типа устанавливаются общегосударственными и местными нормативными документами.
Стимулирующие выплаты. Наиболее распространенной является премия по результатам работы. Однако трудовым законодательством предусмотрены также другие выплаты, которые мотивируют сотрудника лучше выполнять свои служебные обязанности.

увеличен размер МРОТ, теперь он составляет 12 130 рублей,
изменен предельный размер базы для начисления страховых взносов — 1 292 000 рублей (на ОПС) и 912 000 рублей (на ОСС)

Ошибки при расчете зарплаты чаще все обусловлены тем, что бухгалтер неправильно определяет размер выплат, которые входят в ЗП, и, соответственно, делает ошибки при вычислении среднего размера оплаты труда за предыдущие месяцы.

Порядок расчета средней ЗП строго регламентирован Постановление 922, принятым в 2007 году. Согласно этому нормативно-правовому документу в состав выплат, которые нужно учитывать при расчетах, включается:

Выплаты сотруднику, которые сделаны за выполнение им служебных обязанностей. Они могут начисляться в виде оклада или в виде оплаты сдельной работы. Также сюда включаются доплаты, которые начисляются как процент от реализации товаров и услуг либо комиссия за реализованные сделки.
Выплаты сотруднику, который не исполняет свои прямые трудовые обязанности из-за того, что занимает некоторые государственные должности в федеральных или местных органах государственной власти.
Выплаты, которые получают муниципальные работники за выполнение ими своих обязанностей.
Гонорары, которые получают авторы литературных и иных произведений. Также при расчете средней зарплаты учитываются денежные вознаграждения авторам, которые официально работают в СМИ или других подобных организациях.
Выплаты, которые педагоги в различных учебных заведениях за преподавательские часы сверх нормы по итогам отчетного периода.
Выплаты, которые сотрудник получает после завершения календарного года. Но при этом они начислены за результаты работы в прошлом году согласно внутренним нормативным документам компании или общегосударственным законодательным актам.
Выплаты в виде надбавок к основной зарплате сотрудника за стаж работы, классность, руководство коллективом сотрудников, совмещение функций нескольких сотрудников и так далее.
Премиальные выплаты, которые получает сотрудник согласно положению об оплате труда, принятому на предприятии.

Обратите внимание, что сотрудники на предприятии могут получать компенсационные выплаты согласно отдельным нормативным документам государства. Однако они не являются заработной платой и не включаются в фонд оплаты труда. Следовательно, их нельзя использовать для расчета средней ЗП для целей учета.

Аналогичная ситуация возникает и с премиями. Если поощрительная выплата предусмотрена трудовым договором или коллективным соглашением, она включается в зарплату. А если денежная премия выписывается сотруднику к празднику, ее нельзя учитывать в расчете средней ЗП.

Использовать дополнительную выплату в расчете средней ЗП можно только в том случае, если ее получение предусмотрено трудовым соглашением с сотрудников. В противном случае подобные действия запрещены и приводят к появлению ошибки при расчете заработной платы.

Расчетный период, который принимается во внимание при расчете средней ЗП, также определяется согласно Постановлению 922.

При выполнении расчетов из расчетного периода исключаются определенные промежутки времени в таких случаях:

Сотрудник компании не выполнял свои функции, но получал среднюю заработную плату. Исключение составляет только время, которое работница тратила на кормление новорожденного.
Работница компании получала выплаты по листку нетрудоспособности или находилась на больничном в связи с беременностью и рождением ребенка.
Сотрудник получал заработную плату, но не работал по независящим от него причинам или по вине самой компании;
Работник не принимал участие в забастовке сотрудников компании, но из-за этого мероприятия не имел возможности выполнять свои служебные обязанности, поэтому имеет право на получение зарплаты.
Работник получал денежные средства, но находился дома по причине ухода за детьми с ограниченными возможностями.
Другие случаи освобождения сотрудника от выполнения им основных обязанностей, при которых он продолжал получать зарплату.

Обратите внимание, что если при выполнении расчетов по работнику существуют невыясненные обстоятельства (например, он не явился на работу, но причина отсутствия не выяснена), этот период не исключается из расчетного промежутка времени.

Во избежание появления ошибок и неточности при вычислении ЗП рекомендуется следовать нескольким правилам:

Разграничивать заработную плату сотрудника и выплаты, которые учитываются при расчете средней ЗП;
Учитывать при выполнении расчетов требования местных нормативных документов и внутренних документов компании;
Правильно заполнять табель рабочего времени и указывать коды в соответствующих графах.

Понятие счетной ошибки не встречается в законе. Однако в определении Высшего административного суда и Письме Роструда указывается, что под этим термином понимают ошибки, допущенные из-за неправильного выполнения арифметических действий при начислении зарплаты.

Сейчас расчетчики и бухгалтера выполняют расчеты и составляют отчетные документы с помощью компьютеров, а не вручную. Поэтому неправильный результат арифметических действий исключен. Ошибки при расчете заработной платы происходят из-за неправильного ввода данных в приложение. Но эти действия также относятся к счетным ошибкам, о чем свидетельствует определение Московского суда апелляционной инстанции.

Согласно решению 33−5026/2019 суд поддержал апелляцию работодателя и отверг довод работника компании о том, что неправильное внесение информации в таблицу программы 1С Бухгалтерия не является счетной ошибкой.

Еще одна причина выплаты зарплаты сверх нормы — это сбои в программном обеспечении, которые приводят к ошибкам в вычислениях даже при правильно введенных данных. Например, используемое приложение дважды начислило ЗП, что привело к выплате денег за два месяца. Это действие также считается счетной ошибкой, что указано в судебном решении Хабаровского краевого суда.

Таким образом, счетной ошибкой являются:

Неточности, допущенные из-за неправильного совершения арифметических действий;
Ошибки, произошедшие вследствие неправильного ввода данных в учетное приложение на компьютере;
Сбои в используемом программном обеспечении.

По мнению этих судебных органов счетными не считаются такие ошибки:

Технические ошибки, совершенные по виде расчетчика;
Ошибки в используемом программном обеспечении;
Неправильное применение нормативно-правовых актов, регулирующих начисление ЗП.

Удержать из зарплаты сотрудника деньги, выплаченные вследствие счетной ошибки при начислении зарплаты, можно при соблюдении двух основных условий:

С момента выплаты денег не прошло месяца;
Работник дал согласие на удержание излишне выплаченной суммы и его зарплаты.

Также при удержании суммы необходимо удостовериться, что размер удержания не превышает 20% от общего размера ЗП. Таким образом, если выплачена двойная зарплата, можно удерживать сумму несколько месяцев.

Помимо удержания излишне выплаченных денег, из ЗП могут удерживаться:

Суммы аванса, который был выплачен работнику, но не отработан до конца;
Для погашения подотчетных сумм, которые не были возвращены в кассу;
В качестве компенсации части отпуска, который был использован, но не отработан.

Исправление ошибок в случае недоплаты

Трудовое законодательство гарантирует всем работникам компании ежемесячную выплату зарплаты в полном объеме в соответствии с трудовым договором. Нарушение сроков выплаты или оплата не всей суммы является нарушением требований ТК.

Поэтому при выявлении ошибки при расчете заработной платы, из-за которой сотрудник недополучил зарплату, необходимо составить докладную записку и бухгалтерскую справку. После этого в учетном приложении нужно произвести доначисление и сделать выплату недостающей суммы.

Обратите внимание, что в случае недоплаты работник имеет право на дополнительную компенсацию. Она выплачивается в размере 1/150 от ставки ЦБ за каждый просроченный день. Первым днем просрочки считается день, который следует за датой обычной выплаты зарплаты. Налог на доходы физлиц с этой компенсации не удерживается.

Что делать, если работник уже уволился?

Если работник, которому ошибочно была начислена неверная сумма заработной платы, уже уволился, то у компании есть два выхода из ситуации:

Конкретная дата выплаты зарплаты определяется коллективным или трудовым договором. С 3 октября 2016 года эта дата не должна быть «позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена» (часть 6 статьи 136 Трудового кодекса). То есть закон определяет 15 число как самую позднюю из допустимых дат выплаты зарплаты. Следующая выплата должна состояться не позже чем через «полмесяца».

Полагаем, что период «полмесяца» не может превышать 16 календарных дней. Следовательно, если дата окончательного расчета за месяц установлена на 15, то выплата аванса не может состояться позже 31 числа.

В зарплату входит не только оклад или премия, закрепленные в трудовом договоре. Доплаты за работу в выходной и праздничный день, за сверхурочную работу, за работу в ночное время тоже относятся к зарплате (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Это означает, такие начисления нужно выплачивать одновременно с основным заработком за месяц.

Ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы в 2017 году

Если работодатель задержит зарплату или любую ее часть хотя бы на день, он обязан выплатить компенсацию за каждый день задержки заработной платы. С 3 октября 2016 года компенсация за 1 день задержки зарплаты равна сумме, задержанной заработной платы, умноженной на одну сто пятидесятую действующей ключевой ставки ЦБ (ст.236 ТК РФ).

Какая компенсация предусмотрена за задержку заработной платы

Бухучет: исправление ошибки

Если в установленную дату зарплата не начислена или начислена не полностью, то по правилам бухучета нужно исправлять ошибку (п. 2, 4 ПБУ 22/2010).

В периоде обнаружения ошибки суммы не начисленных вовремя доплат или надбавок, относящихся к текущему году, следует отразить в составе расходов по обычным видам деятельности (пункт 5 ПБУ 22/2010):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

Ошибка прошлого года, найденная до подписания годовой отчетности, исправляется записями за декабрь этого прошлого года (пункт 6 ПБУ 22/2010):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

Но после утверждения годовой отчетности вносить исправления за прошлый год нельзя (п. 10 ПБУ 22/2010). Поэтому несущественную ошибку в виде не начисленной зарплаты за прошлый год надо отразить на счете 91 в периоде обнаружения (по правилам пункта 14 ПБУ 22/2010 и Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета):

Дебет 91 Кредит 70

Денежная компенсация за задержку заработной платы не признается частью зарплаты. Расчеты по ней не являются расчетами по зарплате. Как санкцию за нарушение срока выплаты компенсацию следует учитывать в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Отразить начисление компенсации нужно проводкой:

Дебет 91 Кредит 73

Налог на прибыль

Минфин России полагает, что если компания не отразила в составе расходов на оплату труда заработную плату за прошлый налоговый период, «это следует считать ошибкой» (письмо от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/261).

Занижение расходов на оплату труда означает переплату налога на прибыль. Поэтому организация вправе:

подать уточненную декларацию за тот период, в котором ошибка была допущена;
уменьшить прибыль за тот период, в котором эта ошибка была обнаружена;
не исправлять ошибку.

К такому выводу пришли контролеры на основании положений абзаца 3 пункта 1 статьи 54 и абзаца 2 пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 22 июля 2015 г. № 03-02-07/1/42067, от 23 января 2012 г. № 03-03-06/1/24, от 25 августа 2011 г. № 03-03-10/82 и ФНС России от 11 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3807).

В аналогичной ситуации Минфин России в письме от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/261 определил, что «налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы за налоговый период, в котором выявлены ошибки. . Осуществляя такой перерасчет, налогоплательщик отражает в составе расходов на оплату труда налогового периода, в котором выявлена ошибка, сумму выявленного неучтенного своевременно расхода в виде доплаты к тарифной ставке».

При этом Минфин подчеркивает, что без переплаты налога компания не вправе исправлять «прошлогоднюю» ошибку в текущем периоде. Поэтому контролеры могут потребовать сдать уточненку если:

ошибка в расчете налога на прибыль допущена в «нулевой» или «убыточной» декларации (письмо Минфина от 07.05.2010 N 03-02-07/1-225);
в текущем периоде, когда выявлена ошибка, получен убыток (письмо Минфина от 13.04.2016 N 03-03-06/2/21034).

Если организация принимает решение учитывать расходы на зарплату в периоде обнаружения ошибки, то есть уменьшить налогооблагаемую прибыль текущего года, разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет. Подавать уточненную налоговую декларацию в данном случае не потребуется. Так как в расчете налога на прибыль за прошлый год никаких изменений не будет.

При пересчете налоговой базы за прошлый год нужно учитывать, что исправления в прошлых месяцах производятся только в налоговом учете. Поэтому в месяце исправления возникает налогооблагаемая временная разница (п. 12 ПБУ 18/02). Но в бухучете отложенное налоговое обязательство задним числом отразить нельзя (раздел II ПБУ 22/2010).

Физически это возможно лишь в момент исправления ошибки в бухучете. А в момент доначисления зарплаты, отложенное обязательство тут же должно быть списано (п. 18 ПБУ 18/02). Поэтому делать проводку одновременно по начислению и списанию отложенного налогового обязательства нецелесообразно.

Взносы на обязательное страхование

В момент доначисления зарплаты за прошлые периоды компания должна рассчитать сумму взносов на обязательное страхование. То есть в периоде обнаружения ошибки недоимка отсутствует. Подавать уточненный расчет по страховым взносам не нужно.

Это связано с тем, что доплату в бухучете следует начислить в момент обнаружения ошибки (пункт 14 ПБУ 22/2010). А дата осуществления выплат в пользу работника в целях уплаты взносов определяется как день их начисления (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 5 ст. 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Доначисление выплат за прошлые периоды при расчете базы по страховым взносам исправлением ошибки не признается. Ведь как в прошлом, так и в текущем периоде база равна сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных именно в том периоде (письмо Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19).

Налог должен быть удержан из доходов в момент их выплаты, то есть в момент выплаты задержанной зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Датой получения доходов в виде зарплаты считается последний день месяца, за который зарплата начислена. Об этом сказано в пункте 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Но обязанность перечислить НДФЛ в бюджет возникает у налогового агента только после того, как налог был удержан.

Раньше, чем выплачен доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Такого мнения придерживаются Минфин и ФНС России в письмах от 1 февраля 2016 г. № 03-04-06/4321 и от 25 июля 2014 г. № БС-4-11/14507.

О порядке налогообложения денежной компенсации за задержку выплаты заработной платы смотрите в нашей следующей статье.

Сентябрь 2016 г.

Аудиторы компании «Правовест Аудит»

Остались вопросы?
Обращайтесь, мы окажем вам практическую помощь в самых сложных и нестандартных ситуациях.

Много или мало, с удовольствием или без, с задержками или точно в срок, но предприниматели делают это ― платят зарплату. Но хоть дело это знакомое, а все равно встречаются подводные камни.

Кажется, что нет ничего проще, чем выплатить зарплату ― скинул эту задачу на бухгалтера или кадровика и забыл. Но на практике кадровик и бухгалтер могут накосячить, а ответственность будет на владельце компании.

Сегодня поговорим о частых ошибках при выплате зарплаты.

1. Задерживать зарплату даже на денек

Если день выплаты аванса пришелся на субботу, вы скинете деньги в пятницу или в понедельник?

А теперь представьте, что в воскресенье у сына вашего сотрудника был день рождения, который он спланировал в последний момент. Но деньги в пятницу не пришли и праздник провалился, потому что платить аниматорам нечем.

По 136 статье Трудового кодекса нужно выплачивать заработанное не реже, чем каждые полмесяца. Деньги должны приходить в установленные в компании дни. Если они приходятся на праздники или выходные, перечислить нужно накануне.

Что за это будет. Во-первых, это по-человечески неприятно людям, которые работают в компании. Текучка кадров и потеря ценных работников. Во-вторых, это административное нарушение, а значит, привет, выездные проверки трудовой инспекции, компенсации и штрафы при долгих задержках зарплаты. Для особо злостных нарушителей отдельная развлекательная программа с приостановлением деятельности до 90 дней и уголовкой.

Как не допустить. Установить два числа в месяце, в которые железно приходит зарплата. Если они выпадают на выходные и праздники, пусть бухгалтер подсуетится перекинуть деньги пораньше. Зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца и между числами выплаты должно быть не более 15 календарных дней.

Чтобы было легче планировать выплаты, используйте платежный календарь. Прошейте в нем эти святые даты перечисления зарплаты.

В платежном календаре можно следить за выплатами. Здесь на примере видно, что компания попала в кассовый разрыв и не смогла выплатить всю зарплату в один день. 7 августа выдали 100 тысяч зарплат отделу продаж, попали в кассовый разрыв, а 9 августа додали 30 тысяч сотрудникам производства.

Если вы видите, что попали в кассовый разрыв и не можете выплатить зарплату вовремя, скажите об этом сотрудникам заранее. Расскажите, что случилось, обозначьте, когда сможете выдать зарплату полностью и договоритесь о частичной выплате. Помните, что для ваших сотрудников зарплата ― это, скорее всего, единственный источник дохода и они планируют свою жизнь под эти деньги.

2. Платить разовые выплаты, как придется

Вы только что поговорили с замом и уволили его без отработки. Рабочий день до шести. На часах без десяти, бухгалтер уже на низком старте. Махнуть рукой и перечислить расчет по увольнению завтра или дернуть бухгалтера, чтобы перечислил сегодня?

А если на следующий день разозленный зам наберет в трудовую инспекцию и скажет, что в компании нарушаются сроки разовых выплат ― отпускных, больничных, расчета при увольнении.

Что за это будет. Кажется, что это все как бы по вине сотрудников, но ответственность нести директору компании. Это те же последствия, что и в предыдущем пункте ― проверка трудовой инспекции, возможные административные штрафы и выплата компенсаций.

С помощью такой формы любой сотрудник может заявить о нарушениях со стороны работодателя ― здесь есть даже отдельный пункт про увольнение. Во время рассмотрения такого заявления трудовая инспекция может назначить выездную проверку.

Трудовой кодекс незыблем: отпускные платим не позднее трех дней до отпуска, пособия перечисляем в ближайшую зарплату, а расчет при увольнении выплачиваем в последний день работы сотрудника.

Как не допустить. Ничего не делать через заднее число ― ни увольнять, ни отправлять в отпуск. Составьте документики, которые вас же и подстрахуют в случае чего. Например, регламент подачи заявлений об увольнении и отпуске, график отпусков, чтобы заранее планировать выплаты, а еще журнал учета листков нетрудоспособности.

В журнал учета листков нетрудоспособности можно вносить не только данные по больничному, но и дату, когда этот листочек предоставили. Чтобы потом не выслушивать, что было то, чего не было и больничный передавали намного раньше.

3. Выдавать зарплату досрочно

Сотрудник просит выдать зарплату пораньше. У вас хватает для этого денег, но до конца месяца осталась еще неделя. Стоит?

Это внесет путаницу в учете зарплаты и налога на доходы физлиц. До последнего дня месяца работодатель не имеет права удерживать НДФЛ из заработной платы работника, придется рассчитать налог в последний день месяца, а удержать из следующей выплаты. Сотрудникам не всегда просто понять, как в такой ситуации считают налог, а бухгалтеру будет легко запутаться, если зарплату сотрудникам выдают в разные дни.

Что за это будет. Головная боль с налогом на доходы физических лиц и потенциальные косяки с учетом зарплаты. К тому же, сотрудник может заболеть или уволиться, а это потянет за собой перерасчет.

Как этого не допустить. Выдавать зарплату в установленные дни, когда они приходятся на праздники и выходные, то накануне. Если хочется помочь, это можно сделать другими способами ― матпомощь или займ.

4. Платить маленький аванс

Вы всегда платили кадровику 10 тысяч в начале месяца, а остальные 40 тысяч в конце. Пришел новый кадровик и говорит, что это не дело и надо платить за отработанные дни. Менять систему оплаты или кадровика?

Во многих компаниях все еще принято платить маленький аванс и потом уже остальное одним большим траншем. Минтруд же считает, что зарплата платится за отработанные дни. Заработная плата за первую половину месяца рассчитывается за фактически отработанное время с 1 по 15 число месяца, а в окончательный расчет включается заработок сотрудника с 16 числа и до конца месяца. В феврале даты немного съезжают, но смысл остается тот же.

Отработанное время можно учитывать в табеле учета рабочего времени, а рассчитывать зарплату в зарплатной ведомости.

Зарплатная ведомость помогает не только учесть выплаты, но и собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Что за это будет. Практика показывает, что трудовая инспекция при выездных проверках назначает расчет компенсации, как за задержку зарплаты, а еще выписывает административные штрафы.

Как предотвратить. Вести табель учета рабочего времени и зарплатную ведомость. Платить за отработанные дни в первую половину месяца. Во вторую ― перечислять то, что фактически отработали и стимулирующие выплаты ― бонусы за выполнение плана, например.

5. Платить меньше минималки

Вы решили сделать отделу продаж новую систему мотивации: 10 тысяч оклада и % от продаж, если план по ним будет выполнен. В первый месяц план провалился. Так что, платить продажникам голые 10 тысяч?

И тогда получится нарушение, потому что десяточка ― это ниже минимального размера оплаты труда, который в 2020 году для всех, оформленных по трудовому договору на полный рабочий день, составляет 12 130 рублей. А ведь еще есть региональная минималка: она такая же, как федеральная или больше.

Официальная зарплата по минималке и серая премия в конвертиках, обходные маневры с уменьшением рабочего времени, система мотивации, при которой сотрудники работают весь день, но получают ниже минимального размера оплаты труда ― все это кривая дорожка в сторону административных штрафов от трудовой инспекции. К тому же, в случае выявления, придется пересчитывать зарплату, страховые взносы и налоги за весь период нарушений ― удовольствие ниже среднего.

Что за это будет. Одно дело начислять ниже минималки сотрудникам, которые работают на подряде по сдельщине, другое дело тем, кто устроен на полный день по трудовому договору. Во втором случае компанию может ждать административный штраф и необходимость пересчитать зарплату, как минимум, чтобы это была минималка. К тому же, хождение по грани МРОТ может вызвать подозрения налоговой и инспекции труда: а не выдают ли тут зарплату в конвертиках? Не уклоняются ли от налогов на доходы физических лиц и страховых взносов? Из-за этого могут назначить выездные проверки и камеральные, то есть в кабинете инспектора.

Как предотвратить. Учитывать при составлении штатного расписания и системы мотивации размер минималки. Если вам нужно платить ниже минимума, то после официальной публикации о соглашении о МРОТ, в течение месяца напишите мотивированный отказ.

Если вам нужно платить ниже МРОТ, следите за публикацией соглашения о минимальном размере заработной платы. Обычно его публикуют на сайте администрации региона. После публикации у вас есть 30 дней, чтобы написать в красках мотивированный отказ, тогда это соглашение не будет распространяться на компанию.

6. Списывать чужие правила выплаты зарплат

Каждый новый сотрудник спрашивает про порядок выплат в компании. Вам надоело отвечать. Что будете делать: распечатайте чей-нибудь регламент из Интернета или сядете писать свой?

Использовать чей-то документ ― вообще не дело. Мало того, что он написан не под вас, так в нем еще возможны нестыковки с трудовым кодексом.

У собственного регламента есть несколько существенных плюсов: его пишите вы и в нем учитываются ваши интересы, его можно дать кадровику, бухгалтеру для того, чтобы деньги сотрудникам выплачивались правильно. А еще с ним можно и нужно знакомить всех новеньких, чтобы не возникало вопросов, в какие дни ждать заветных смсок о зачислениях, бывают ли премии, сможет ли когда-нибудь работодатель оплатить учебу и положена ли матпомощь, например, при рождении ребенка.

Можно, конечно, обойтись без регламента. Тогда лучше все подробно прописать в трудовом договоре ― будет, на что опереться в спорной ситуации.

7. Оставлять сотрудников без отпуска (даже если они сами не хотят)

Сотрудница много работает и уже четвертый год не берет отпуск. Хорошо работает ― от менеджера до вашего зама доросла. И тут она собирается увольняться. Что делать с неиспользованными отпусками?

Компенсировать! И тут выходит круглая сумма, которую нужно сразу откуда-то взять. Представим, что сначала сотрудница была менеджером с окладом в 25 тысяч, потом старшим менеджером с 40 тысячами, а после этого руководителем отдела с 70 тысячами и наконец стала вашим замом с зарплатой в 150 тысяч. За 4 года у нее набежало 112 дней отпуска.

Что за это будет. Неоплаченный отпуск нужно компенсировать. Сейчас этой сотруднице нужно возместить 382 253 рублей. А если бы каждый год отправляли ее в отпуск, то на отпускные потратили бы 224 573 рублей, и платили бы их не единоразово, а по частям. К тому же, по Трудовому Кодексу непредоставление отпуска в течение 2 лет ― штраф от 30 до 70 тысяч для юрлиц, а для ИП поменьше, но тоже неприятно. Накладно выходит не водить сотрудников в отпуск!

Если такие задолженности не учитывают, они копятся-копятся, образуется кредиторская задолженность перед сотрудниками, которая может аукнуться очень не вовремя. Например, если уволятся несколько не отдыхавших сотрудников разом или компания реорганизуется.

Как предотвратить. Дело спасет старый добрый график отпусков и зарплатная ведомость, в которой можно учитывать, кому сколько должны компенсаций.

Так выглядит форма Т-7 «График отпусков». Обговаривать даты лучше заранее: график на следующий год согласуют не позднее середины декабря текущего года. Это поможет подготовиться к выплате отпускных и решить, кто будет заменять сотрудника во время его отпуска.

8. Забирать всю зарплату у должника

Сотрудник взял у компании займ, сказал, что вернет через два месяца. Время прошло, а он не собирается возвращать, но собирается уволиться. Его зарплаты хватает, чтобы полностью погасить долг. Сочтетесь?

Ситуация неприятная, но полностью забирать зарплату нельзя. Можно удерживать 20% от зарплаты. В некоторых случаях больше ― от 50 до 70%, это если алименты, штрафы, долги по коммуналке и налогам. И да, нельзя отказывать в увольнении из-за долга перед компанией и даже при окончательном расчете забирать все деньги у сотрудника, который должен компании. Расстроенный сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а там будут ругаться и выпишут работодателю административный штраф.

Чтобы долги у сотрудников перед компанией случались реже, не выплачивайте отпускные авансом и не давайте зарплату за будущие месяцы. А если выдаете займ, то досконально прописывайте в договоре всё о возврате. Если же сотрудник может вернуть сразу все деньги, но это сумма больше 20% от зарплаты, то выдайте зарплату и примите деньги в кассу по заявлению. И волки сыты, и овцы целы.

9. Сделать корявую систему мотивации

Вы взяли менеджера для холодных обзвонов и встреч с потенциальными клиентами. Кроме оклада у него будет и мотивационная часть зарплаты. К чему ее привяжете ― к выполнению плана по продажам или к количеству встреч и звонков?

Мотивацию нужно привязывать к действию, то есть к достижению плана. Да, это не так просто, потому что менеджер не всегда может отвечать за других людей и их готовность купить, но с точки зрения системы мотивации, лучше привязывать мотивационную часть к достижению цели, например, выполнению плана, или к финансовому результату.

При этом система должна быть понятной, чтобы ни вы, ни бухгалтер, ни сам сотрудник не запутались в начислении зарплаты. Смысл системы мотивации в том, чтобы человек работал на понятный достижимый результат, на который он может влиять. Конечно, случаются ошибки и систему мотивации можно пересматривать. Менять ее нужно не чаще двух раз в год, а при смене следует заранее оповестить сотрудников.

Что за это будет. Система мотивации напрямую влияет на продуктивность персонала. Корявая система мотивации, которая не дает зарабатывать хорошо и понятна только избранным, не влечет за собой административные штрафы. Наказание здесь другое ― кислые лица подчиненных и работа «на отвали». Оно надо?

Как не допустить. Разрабатывайте прозрачную систему мотивации, привязывайте ее к результату, на который сотрудник может влиять. Устанавливайте коридор заработной платы, включая бонусы, на которые может рассчитывать работник. Принимайте систему мотивации на конкретный срок и оставляйте за собой право пересматривать ее. Подробнее вы можете узнать о главных принципах системы мотивации в видео от Александра Афанасьева, основателя нашей компании.

10. Оставаться без штанов из-за своих обещаний

На носу новый год. Обычно вы всегда в декабре выдаете новогоднюю премию. Но сейчас компания несет убытки, денег еле-еле хватает. Выдадите сотрудникам «тринадцатую зарплату»?

Вы должны четко знать, какой фонд оплаты труда компания может себе позволить. Платить бонусы, когда у компании нет денег, не надо.

Фонд оплаты труда должен быть просчитан и находиться в определенном коридоре, например 20 ― 30% от выручки. Если собственник не следит за фондом оплаты труда, то компания недополучает чистой прибыли ― денег на развитие, резерв и дивиденды просто нет.

Посмотреть, сколько денег уходит на оплату труда, можно в отчете о прибылях и убытках. Нужно ежемесячно анализировать, сколько денег уходит на зарплату и стараться удерживать эти расходы в рамках определенного коридора.

Также полезно рассчитывать показатель «выручка на сотрудника». Если он заметно уменьшается по сравнению с предыдущим периодом, значит, штат раздут, его содержание будет тянуть слишком много ресурсов и уменьшать чистую прибыль.

Это график на панели приборов. В примере видно, что в сентябре на сотрудника приходилось почти вдвое меньше выручки, чем в мае.

Что за это будет. Низкая чистая прибыль из-за кадровых промахов. Зарплаты без потолка, не рассчитанные премии, разросшийся штат ― все это оттяпывает нехилый кусман выручки. Инспекция труда ругаться не будет, но и дивиденды собственнику никто не начислит, потому что чистой прибыли совсем мало останется. К тому же на развитие и в резерв положить будет не с чего.

Как избежать. Допустимый размер фонда оплаты труда можно рассчитать с помощью финмодели. Это даст понимание, какую долю выручки компания может тратить на зарплаты и премии.

Также нужно периодически ― каждый месяц или квартал ― анализировать фонд оплаты труда: какая доля от выручки уходит на зарплату, больше или меньше было в прошлом квартале.

Ключевые моменты по зарплате

Вот мы и разобрали ключевые моменты по выплате зарплаты. Давайте подведем итоги?

1. Перечисляйте вовремя. Два раза в месяц в установленные дни, а если это праздники или выходные, то накануне. Разовые выплаты тоже скидывайте вовремя.

2. Контролируйте процесс. Составляйте графики отпусков, ведите журнал учета больничных и пропишите регламент по выплатам сотрудникам.

3. Анализируйте. Отслеживайте, сколько денег тратится на зарплату персонала.

4. Платите нормально. Оплачивайте отработанное время, помните о минимальной оплате труда, но и не раздувайте фонд оплаты труда высокими премиями, пересматривайте систему мотивации примерно раз в год.

5. Оставляйте решения за собой. Скинуть рутину на бухгалтера и кадровика ― это нормально. Но контролировать процесс и принимать управленческие решения нужно вам.

Читайте также: