Можно ли включать в приказ работников других организаций

Опубликовано: 14.05.2024

Будут ли результаты данной инвентаризации легитимными для составления годовой бухгалтерской отчетности, или состав инвентаризационный комиссии, прописанный в п. 2.2 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", является закрытым?

Инвентаризации активов и обязательств посвящена ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Согласно п. 1 Закона N 402-ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 2).

Согласно п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение N 34н).

Так, например, на основании абз. 3 п. 27 Положения N 34н проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Порядок проведения инвентаризации организациями установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Также в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний).

При этом положения Методических указаний не содержат специальной оговорки о том, что члены инвентаризационной комиссии должны состоять с организацией именно в трудовых отношениях.

Кроме того, следует отметить, что приказ Минфина России N 49, которым утверждены Методические указания, по заключению Минюста России от 19.06.1995 N 07-01-389-95 не нуждается в государственной регистрации. Следовательно, согласно п. 10 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009, данный приказ не устанавливает прав и обязанностей организаций, а носит рекомендательный характер.

Нормативные акты не запрещают включать в состав инвентаризационной комиссии представителей сторонних организаций - аудиторов, экспертов, консультантов. Следовательно, такие представители, полагаем, могут входить в состав инвентаризационной комиссии.

При этом у этих специалистов должны быть доверенности, выданные в установленном порядке той организацией, которая направляет своего представителя для проведения инвентаризации.

Таким образом, состав комиссии определяется организацией самостоятельно, путем включения в нее любых лиц, обладающих необходимыми знаниями и опытом, в частности в качестве председателя.

При этом состав инвентаризационной комиссии в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации.

Отметим, что организация вправе в соответствии с Методическими указаниями, являющимися рекомендательными, установить дополнительные требования к составу инвентаризационной комиссии организации или к её председателю.

К сведению:

Согласно п. 2 правила (стандарта) N 17 "Получение аудиторских доказательств в конкретных случаях" Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 (далее - ПСАД N 17), порядок участия аудиторов в инвентаризации установлен Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Обращаем Ваше внимание на то, что если Ваша организация подлежит обязательному аудиту, и аудитор не присутствовал при инвентаризации (например, когда договор на оказание аудиторских услуг заключен позднее проведения инвентаризации), в заключении, выдаваемом аудиторской организацией, этот факт будет отражен (п. 3 и п. 4 ПСАД N 17).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

30 января 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

приему на работу;
увольнениям;
отпускам;
командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

В своей деятельности некоммерческие организации, как и другие организации, независимо от организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

В данной статье будет рассмотрены: какие виды приказов бывают, как они оформляются, какие нормативно-правовые акты регулируют их оформление, сколько времени данные приказы должны храниться в организации, а в случае ликвидации – передаваться в центральный архив.

Виды приказов. Сроки хранения.

Основным назначением приказа является решение основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

Существует 3 вида приказов (распоряжений):

Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов. В обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. В зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

К регистрационным номерам приказов по личному составу, могут добавляться буквенные индексы:

Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

Приказы по основной деятельности.

Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

Вопросы, в приказах с основной деятельностью, определяются уставом организации.

Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы (например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок, экологической экспертизы и другие).

В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам издаются руководством организации (ответственными и уполномоченными лицами) по следующим направлениям деятельности:

Приказы (распоряжения), содержащие вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия).

Приказы (распоряжения) по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «75 лет»)

Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

Приказами(распоряжениями) по личному составу оформляются:

(образцы можно найти на официальных сайтах управлений и ведомств)

1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

2. по уходу за ребенком;

3. без сохранения содержания (заработной платы) (например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством);

Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «5 лет»)

Данными приказами (распоряжениями) по личному составу (срок хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником:

Передача и последующее хранение приказов (распоряжений) по личному составу, при ликвидации организации. Где искать свои документы, если организации уже не существует.

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.

Передавать документы, при ликвидации организации, независимо от их организационно-правовой формы, должны все организации, включая некоммерческие.

Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом».

Сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Порядок передачи документов.

Если имеется компания, являющаяся правопреемником, то документы должны быть переданы в ее «добрые руки»

Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все «бумажное наследство».

Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив»

Если в субъекте такие центры отсутствуют, придется обратиться в государственный или муниципальный архив.

При подготовке материалов к статье были использованы материалы следующих сервисов:

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Образец приказа по личному составу:

Учет приказов по личному составу

приему на работу;
увольнениям;
отпускам;
командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Ответ: Специалисты Управления государственной службы и кадров Ростехнадзора ответили на данный вопрос.

Порядок организации подготовки и аттестации специалистов поднадзорных Ростехнадзору организаций определён Положением об организации работы по подготовке и аттестации специалистов организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору [новый документ], утверждённым приказом Ростехнадзора от 29.01.2007 № 37 (далее – Положение).

В соответствии с Положением [новый документ] аттестационные комиссии поднадзорных организаций создаются приказом (распоряжением) руководителя организации. Члены аттестационных комиссий организаций, поднадзорных Ростехнадзору, должны быть аттестованы по областям аттестации, по которым проводятся экзамены, в соответствующей аттестационной комиссии Ростехнадзора в зависимости от места нахождения производственных объектов и численности работников поднадзорной организации.

По инициативе председателя аттестационной комиссии организации или его заместителя в состав комиссии по согласованию могут включаться представители территориальных органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, если обязательность их участия не предусмотрена соответствующими нормативными правовыми актами.

График аттестации, а также обращения для направления на заседание комиссии представителей Ростехнадзора направляются в соответствующий территориальный орган Ростехнадзора по месту нахождения эксплуатируемых опасных производственных объектов.

Иных требований к аттестационным комиссиям поднадзорных Ростехнадзору организаций Положением [новый документ] не предусмотрено.

Порядок работы аттестационной комиссии, а также её структура определяются распорядительными документами организации.

Вопрос:

Ответ: Разъяснения по данному запросу подготовлены специалистами Управления государственной службы и кадров Ростехнадзора.

В соответствии с Положением об организации работы по подготовке и аттестации специалистов организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждённым приказом Ростехнадзора от 29.01.2007 № 37 [новый документ], аттестация руководителей и их заместителей, членов аттестационной комиссии организации проводится в Центральной и территориальных аттестационных комиссиях Ростехнадзора в зависимости от численности работников организации.

Аттестация специалистов, не входящих в состав аттестационной комиссии организации, аттестация руководителей и членов аттестационных комиссий филиалов и обособленных структурных подразделений (без права юридического лица) проводится в аттестационной комиссии организации.

Вопрос от 21.06.2017:

Ответ: Специалистами межрегионального отдела планирования, анализа и лицензионно-разрешительной деятельности подготовлены разъяснения по данному вопросу.

1. В соответствии с п.1 ст 9 Федерального закона от 21.07.1997 №116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» организация, эксплуатирующая опасный производственный объект, обязана обеспечивать укомплектованность штата работников опасного производственного объекта в соответствии с установленными требованиями.

Нормы трудового права не распространяются на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ст. 11 ТК РФ).

Руководители и члены аттестационных комиссий организаций, численность работников которых менее 5000 человек, проходят аттестацию в территориальных аттестационных комиссиях Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Члены аттестационных комиссий организаций, численность работников которых превышает 5000 человек проходят аттестацию в Центральной аттестационной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Аттестационные комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору рассматривают представленные в секретариаты аттестационных комиссий обращения поднадзорных организаций, в которых работают аттестуемые.

Вопрос от 01.09.2017:

В состав аттестационной комиссии включаются руководители и главные специалисты организации, руководители и начальники управлений отделов, осуществляющих производственный и другие виды внутреннего контроля за соблюдением требований промышленной безопасности, представители аварийно-спасательных служб и другие высококвалифицированные специалисты.

Таким образом состав и численность аттестационной комиссии организации определяет руководитель организации.

Вопрос от 09.11.2018:

Ответ: Порядок организации подготовки и аттестации специалистов поднадзорных Ростехнадзору организаций определен Положением об организации работы по подготовке и аттестации специалистов организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утв. приказом Ростехнадзора от 29.01.2007 № 37.

Члены аттестационных комиссий, поднадзорных Ростехнадзору организаций, должны быть аттестованы по областям аттестации, по которым проводятся экзамены, в соответствующей аттестационной комиссии Ростехнадзора в зависимости от места нахождения производственных объектов и численности работников поднадзорной организации.

Читайте также: