Можно ли выдать наличные деньги рубли под отчет иностранному сотруднику из кассы

Опубликовано: 06.07.2024

Компании выплачивают работникам заработную плату, отпускные, выдают деньги под отчет, оказывают материальную помощь и т.д. Можно ли производить такие выплаты в валюте? И если это допустимо, то каким способом ее выдать?
Важно знать ответы на эти вопросы, ведь несоблюдение валютного законодательства может грозить компании административным штрафом. А его размер может составлять полную сумму незаконной валютной операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).
Для того чтобы избежать претензий со стороны проверяющих из Росфиннадзора, компании нужно определить, не является ли выдача денег работникам валютной операцией.

Статус работников и работодателей

Трудовой кодекс обязывает компании соблюдать положения валютного законодательства (ч. 1 ст. 11 ТК РФ). Для целей валютного законодательства организации и граждане относятся к резидентам или нерезидентам (п. п. 6 и 7 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ, далее - Закон N 173-ФЗ).
Для удобства в статье будем называть их валютными резидентами и валютными нерезидентами, чтобы не путать эти понятия с термином "налоговый резидент РФ".

Примечание. Налоговый резидент РФ и валютный резидент - не одно и то же
Понятие "налоговый резидент РФ" применяется только при расчете НДФЛ (Письмо ФНС России от 03.09.2014 N ОА-3-17/2962).
Налоговый резидент РФ - это гражданин, который пребывает на территории РФ не менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).
От налогового статуса физического лица зависит расчет НДФЛ.

Валютные операции между валютными резидентами РФ запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ). Поэтому важно определить, какой валютный статус у работника и какой у компании-работодателя.

Работники - валютные резиденты и нерезиденты

Российские и иностранные работники могут быть как валютными резидентами, так и валютными нерезидентами. В таблице на с. 36 перечислены категории работников и даны пояснения, по каким документам бухгалтер может определить их статус.

Таблица

Валютный статус работника (пп. "а" и "б" п. 6, пп. "а" п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ)

Документ, подтверждающий статус

Паспорт гражданина РФ.

Другой документ, заменяющий паспорт. Например, временное удостоверение личности гражданина РФ

Иностранный гражданин, постоянно проживающий в РФ

Вид на жительство <*>

Лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ

Постоянно проживающий за рубежом не менее одного года

Загранпаспорт с отметками о пересечении границы.

Вид на жительство в иностранном государстве

Временно пребывающий за рубежом не менее одного года на основании рабочей визы

Загранпаспорт с отметками о пересечении границы

Временно пребывающий за рубежом на основании учебной визы со сроком действия не менее одного года

Иностранный гражданин или лицо без гражданства, не имеющие вида на жительство

Временно проживающий в РФ

Разрешение на временное проживание оформляется в виде <*>:

- отметки в паспорте;

Временно пребывающий в РФ

Паспорт гражданина иностранного государства.

Беженцы вместо паспорта могут представить <**>:

- свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ;

- свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории РФ;

--------------------------------
<*> Пункт 1 ст. 2 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации".
<**> При получении названных документов беженцы сдают свой национальный паспорт в отделение ФМС России (п. 8 ст. 4 Федерального закона от 19.02.1993 N 4528-1).

Работодатели - валютные резиденты и нерезиденты

К организациям - валютным резидентам относятся (пп. "в" и "г" п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ):
- российские компании, созданные на территории РФ;
- филиалы и обособленные подразделения российских компаний - резидентов, находящиеся за рубежом.
В целях валютного законодательства валютными нерезидентами признаются (пп. "б" и "е" п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ):
- зарубежные компании, созданные в соответствии с законодательством иностранного государства и находящиеся за пределами РФ;
- филиалы, обособленные и самостоятельные подразделения зарубежных компаний - нерезидентов, находящиеся на территории России.

Российская компания выдает валюту работнику - валютному резиденту

Рассмотрим ситуацию, когда сторонами трудового договора являются работодатель - российская компания или ее филиал за рубежом и работник - гражданин РФ или иностранец, имеющий в России вид на жительство.
И работодатель, и работник - валютные резиденты.
Отчуждение иностранной валюты одним валютным резидентом другому валютному резиденту признается валютной операцией (пп. "а" п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ).

Примечание. Отчуждение предполагает смену собственника валюты.

Запрет на выдачу валюты

Валютные операции между резидентами запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Российские организации или их филиалы за рубежом не вправе выдавать (переводить в безналичном порядке) иностранную валюту гражданам РФ и постоянно проживающим в России иностранцам.
Перечислим несколько ситуаций, в которых российским работодателям запрещено выдавать иностранную валюту гражданам РФ или иностранцам, имеющим вид на жительство в РФ:
- выплата зарплаты. Запрет на выдачу зарплаты в иностранной валюте есть и в ст. 131 Трудового кодекса;
- выдача материальной помощи;
- выплата различных компенсаций и т.д.

Валюта для загранкомандировки

Российская компания (или ее филиал за рубежом) может выдавать работникам - гражданам РФ или постоянно проживающим в России иностранцам валюту в двух ситуациях.
Командировка за рубеж. Валюту можно выдать для оплаты и (или) возмещения расходов, связанных с зарубежной командировкой. Работник возвращает неизрасходованный аванс также в иностранной валюте (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Разъездная зарубежная работа. Работникам с разъездным характером работы за рубежом также можно выдавать иностранную валюту или возмещать расходы, связанные со служебными поездками (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Условие о разъездном характере работы может быть указано:
- в трудовом договоре;
- должностной инструкции работника;
- приказе директора об утверждении списка должностей с разъездным характером работы.

Российская компания выдает валюту работнику - валютному нерезиденту

Российская компания (или ее филиал за рубежом) является валютным резидентом. Может ли она вести расчеты в валюте с работником - валютным нерезидентом? Например, работник является временно проживающим или временно пребывающим в РФ иностранцем.

Зарплата

Выплата зарплаты в валюте в данной ситуации относится к валютным операциям (пп. "б" п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Между валютными резидентами и нерезидентами они разрешены (ст. 6 Закона N 173-ФЗ).
Однако Трудовой кодекс обязывает компании выдавать работникам заработную плату только в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ, Письмо Роструда от 24.06.2009 N 1810-6-1). Безопаснее следовать Трудовому кодексу.

Иные выплаты

Может ли российская компания выплатить временно пребывающему иностранцу материальную помощь или выдать денежный подарок в иностранной валюте?
Такая операция законодательством не запрещена. Ведь она происходит между резидентом и нерезидентом (пп. "б" п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Трудовой кодекс также не препятствует выдавать эти суммы в иностранной валюте.

Представительство иностранной компании выдает валюту работникам-россиянам

В этом случае работодатель - представительство иностранной компании в России является валютным нерезидентом, а работник - гражданин РФ признается валютным резидентом.
Валютные операции между ними разрешены (ст. 6 Закона N 173-ФЗ). Однако, как и в предыдущем случае, зарплату безопаснее выдавать в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ).
Валютным резидентом является и работник - иностранец, постоянно проживающий в России. С ним также нужно вести расчеты в рублях.

Иностранная компания выплачивает вознаграждение россиянину, который трудится за рубежом

Гражданин России трудится за пределами РФ по договору с зарубежной компанией. Может ли компания-работодатель выплачивать ему зарплату в иностранной валюте?
В этой ситуации нормы Трудового кодекса не применяются (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). Получить вознаграждение за свой труд россиянин может в валюте, указанной в договоре.
Перечислить вознаграждение иностранная компания может, например, на счет гражданина РФ в иностранном банке.
Это допустимо, так как россияне вправе открывать счета в зарубежных банках (ч. 1 ст. 12 Закона N 173-ФЗ). Но об этом они должны уведомить налоговую инспекцию по месту жительства в России. Срок уведомления - один месяц со дня открытия счета (ч. 2 ст. 12 Закона N 173-ФЗ).

Способ выдачи денег: наличными или через банк?

Российские компании обязаны проводить разрешенные валютные операции в безналичном порядке (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ):
- через уполномоченные банки. Это российские банки, которые имеют лицензию Банка России на операции с иностранной валютой (п. 8 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ);
- с помощью электронных денег.
Рассмотрим несколько ситуаций из практики.

Выплата зарплаты работнику-нерезиденту

Российская организация выплачивает зарплату иностранному работнику, который в России имеет статус:
- временно проживающий;
- временно пребывающий.
Работодатель является валютным резидентом, а работник - валютным нерезидентом.
В этом случае выплата зарплаты относится к разрешенным валютным операциям (пп. "б" п. 9 ч. 1 ст. 1 и ст. 6 Закона N 173-ФЗ). Но ее можно провести только через уполномоченный банк или путем перевода электронных денег (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ).
А можно ли выплатить зарплату работнику - валютному нерезиденту наличными из кассы?
Позиция проверяющих. Выплачивать в данном случае зарплату через кассу нельзя (Информация Росфиннадзора от 05.08.2014 "О выплате заработной платы физическим лицам - нерезидентам").
Мнение судей. По мнению арбитров, выплата зарплаты валютным нерезидентам из кассы не является административным правонарушением.
Если иностранный работник не указал реквизиты счета, работодатель вправе выплатить ему зарплату наличными денежными средствами (Определение ВАС РФ от 27.01.2014 N ВАС-19914/13).

Аванс на загранкомандировку наличными

Перед загранкомандировкой российская компания вправе выдать работнику - валютному резиденту подотчетный аванс в валюте (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ). Можно ли выдать его наличными через кассу? Да, можно. Об этом говорится в Письме Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381.
Если работник не полностью использовал валютный аванс, он может внести его остаток в кассу (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Выдача денежных средств под отчет на хознужды валютному нерезиденту

Может ли российская компания выдать временно проживающему или временно пребывающему иностранному работнику под отчет через кассу денежные средства в рублях?
В этой ситуации работодатель является валютным резидентом, а работник - валютным нерезидентом. Валютные операции между ними должны проходить через банк или с помощью электронных денег.
По мнению судей, выдача средств под отчет не относится к валютным операциям. При выдаче средств под отчет не происходит их отчуждения. Они остаются в собственности работодателя. Деньги можно выдать через кассу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2014 N А69-2797/2013).
Однако безопаснее перечислить деньги под отчет на корпоративную банковскую карту.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.
Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

полное наименование организации;
ИНН/КПП;
номер расчетного счета;
наименование банка;
корреспондентский счет и БИК

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Как вернуть денежные средства за неоказанные услуги

Нужно осмысленно выбрать то правовое основание, по которому вы будете требовать возврата денег за неоказанную услугу.

Про самые часто встречающиеся 2 основания мы рассказали выше.

Если вы не уверены на 100%

какое основание выбрать – лучше посоветуйтесь с нами.

После того, как вы определились

с тем, по какому законному основанию вы будете возвращать денежные средства, вам нужно, в зависимости от такого основания, составить претензию (требование) к исполнителю или отказ от договора оказания услуг с требованием о возврате денег.

Скачайте нужный вам образец претензии ниже

Здесь действуют стандартные правила:

С момента вручения

Вашей претензии (отказа) или получения исполнителем почтового отправления отсчитайте 10 календарных дней.

Если в этот срок

вам не вернули денежные средства – переходите к следующему этапу

что если ваше почтовое отправление не было получено адресатом по одной из следующих причин:

возврат письма за истечением срока хранения
адресат отказался получать письмо
адресат не находится по адресу
любая иная причина

то в этом случае не нужно пытаться во что бы то ни стало вручить письмо исполнителю, разыскивать его, обращаться в полицию или прокуратуру и совершать прочие бесполезные действия.

что для обращения в суд нужно обязательно получить письменный отказ будущего ответчика. Это не так.

Поскольку вы уже

устно обращались к исполнителю с претензией (требованием) и оставили (или вручили под роспись) один экземпляр вашей претензии (отказа от договора), то исполнитель знает о том, что вы от него хотите.

Если бы он был намерен это сделать – он уже удовлетворил бы ваше требование.

Следующий этап – это обращение с заявлением в суд.

По закону в России защита прав потребителей осуществляется судом. Поэтому, если исполнитель в добровольном порядке не удовлетворил ваше требование, то нужно без промедления обращаться за такой судебной защитой.

Не бойтесь обращения в суд:

Других вариантов все равно нет. Нет такой службы или госоргана, которая может заставить организацию или предпринимателя вернуть вам деньги. Только суд.
Вместе с подачей иска в суд можно просить наложить арест на имущество и деньги на счетах ответчика – так вы гарантируете себе получение денег в дальнейшем.
Обращение в суд вовсе не означает, что предстоит длительная судебная тяжба. Часто сразу после подачи иска ответчик понимает, что ему выгоднее с вами договориться и мы заключаем мировое соглашение.

Мы не рекомендуем

самостоятельно составлять исковое заявление и заниматься судебной защитой. Обратитесь для этого к юристу общества защиты прав потребителей.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник организации был направлен в командировку. Ему были выданы деньги под отчет. Работник израсходовал меньше выданного.
В какие сроки сотрудник должен вернуть неизрасходованные денежные средства? Как документально оформить возврат? Должен ли сотрудник вернуть деньги в банк? Если работник возвращает деньги в кассу, в течение какого срока необходимо осуществить передачу средств в банк?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.
Неизрасходованные подотчетные суммы могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако такие деньги в случае их внесения в кассу в дальнейшем подлежат обязательной сдаче на банковский счет, расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя.
При этом возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Обоснование вывода:
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами, а также упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства установлен указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
30 ноября 2020 в Указание N 3210-У был внесен ряд существенных изменений (смотрите указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). В частности, из абзаца 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У исключено положение об обязанности подотчетного лица отчитаться за выданные ему под отчет денежные средства в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Из новой редакции абзац 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У следует, что руководитель юридического лица (ИП) самостоятельно устанавливает срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет.
Таким образом, в настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.
Положений, обязывающих подотчетное лицо возвращать неизрасходованные подотчетные суммы непосредственно на расчетный счет, положения действующего законодательства не содержат. Т.е. эти средства могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако нужно учитывать, что из п. 1 Указания N 5348-У следует, что наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств. Поэтому такие деньги подлежат обязательной сдаче на банковский счет. Расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя. Смотрите письмо Банка России от 09.07. 2020 N 29-1-1-ОЭ/10561; Вопрос: Подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу. Можно ли эти деньги выдать другому подотчетному лицу, или их нужно сначала сдать в банк? (ответ Банка России, июль 2020 г.)*(1)
Конкретных сроков для передачи в банк наличных денежных средств, поступивших в кассу организации, в том числе возвращенных подотчетными лицами авансов, Указание N 5348-У и другие законодательные акты также не устанавливают.
Вместе с тем следует учитывать, что при ведении операций с наличными денежными средствами юридические лица должны хранить наличные деньги в кассе только в пределах лимита остатка денежных средств (п. 2 Указания N 3210-У). Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абзацы 7 и 8 п. 2 Указания N 3210-У).
Таким образом, возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства в виде сумм неизрасходованного аванса могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Пунктом 1 Указания N 5348-У определено, что организации и ИП при расчетах между собой, а также при расчетах с физлицами вправе производить выплаты за счет наличных денег, поступивших в кассу с банковского счета.
Без предварительного зачисления на банковский счет расходование из кассы наличных денег возможно строго в пределах установленных лимитов и только при осуществлении операций, закрытый перечень которых приведен в абзацах 3-11 п. 1 Указаний N 5348-У. Минуя расчетный счет, данные операции можно осуществлять при условии соблюдения определенных требований к целям расходования денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу (смотрите дополнительно письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).
Так, источниками поступления наличных денежных средств, которые могут быть выданы из кассы (израсходованы сразу, без зачисления на банковский счет), являются:
- выручка за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги;
- страховые премии;
- средства, полученные по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
- средства, полученные в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
- паевые взносы (в случае, если участником наличных расчетов является сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).
Как видим, наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств.

Закон не запрещает выдавать зарплату наличкой. Работодатель также не может принуждать сотрудников получать зарплату только на банковский счет, об этом говорит Письмо Минтруда РФ от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830.

Нужно ли соглашение о выплате зарплаты наличкой

Трудовой договор может предусматривать выдачу зарплаты переводом на банковский счет. Тогда, если работник уже после подписания договора захотел получать зарплату наличкой, он должен получить согласие работодателя, так как для изменения условий договора нужно обоюдное согласие.

Как начать получать зарплату наличкой

Для начала сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя директора предприятия со ссылкой на ст. 136 ТК РФ. Работник может просить согласовать его заявление, но не требовать выплаты наличкой — такого права закон не дает.

Генеральному директору
ООО “Первый цех”
Иванову И.И.

от слесаря
Глушкова Д.Д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с июля 2020 года выдавать мне заработную плату по месту работы в наличной форме в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации.

Может ли работодатель отказать в выдаче зарплаты в наличной форме

Работодатель обязан исправно платить зарплату своим сотрудникам. При этом он сам решает в какой форме — наличной или безналичной — это делать. Работник может попросить изменить форму оплаты, но работодатель не обязан с этим соглашаться.

Судебная практика показывает, что в большинстве случаев суды не удовлетворяют требования работников по переходу на наличный расчет. Основная причина — сотрудник изначально при трудоустройстве подписывает заявление о перечислении зарплаты на банковский счет. Или это сразу оговаривается в трудовом или коллективном договоре.

При этом, если сотрудник не подписывал заявление о перечислении зарплаты в банк, и такой порядок не закреплен в трудовом или коллективном договоре, отказать ему в выдаче зарплаты наличкой работодатель не может. По сути, без этих документов у компании даже не было права на открытие зарплатного счета.

Компания может отказать работникам в выдаче зарплаты наличкой, если было принято решение о ликвидации кассы. То есть компания пользуется только безналичными средствами.

Почему работодателю выгоднее выплачивать зарплату безналом

Обычно компаниям выгоднее переводить заработную плату на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Во-первых, безналичный перевод сделать проще, чем собирать сотрудников и выдавать им наличку. Во-вторых, зарплатный проект дает ряд преимуществ компании, например, за перевод зарплаты не берут комиссию или делают скидку за обслуживание расчетного счета. А при выдаче наличных, работодателю еще придется потратиться на комиссию за снятие денег.

Важно! Недобросовестные предприниматели запрещают сотрудникам даже изменить банк, в котором они получаю свой оклад. Это незаконно. Даже если у компании зарплатный проект в банке А, работник может требовать перечислять зарплату на свою карту в банке Б.

Издержки компании по обналичиванию денег никак не должны влиять на удобство сотрудника в получении зарплаты.

Как выдать зарплату наличкой: порядок и бухгалтерские проводки

Выдавать зарплату наличкой нужно также два раза в месяц. Интервал — не более 15 календарных дней между выплатами. За зарплатой работник должен подойти в кассу организации.

Для оформления выдачи зарплаты используют расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 или платежную ведомость по форме Т-51.

Алгоритм выдачи денег прост:

руководитель или главбух подписывают ведомость на выдачу зарплаты и передают ее кассиру;
кассир внимательно проверяет наличие всех подписей и готовит нужную сумму;
наличка выдается сотруднику: чтобы установить личность, кассир может попросить паспорт;
кассир передает расчетный документ получателю на подпись;
сотрудник получает зарплату и пересчитывает ее не отходя от кассы.

При выдаче зарплаты бухгалтер строит всего одну проводку: Дт 70 Кт 50.

В кассе деньги на выдачу зарплаты могут лежать до 5 дней даже при превышении лимита кассы. За это время нужно успеть рассчитать всех работников. Оставшуюся зарплату нужно депонировать, то есть вернуть в банк. Тогда бухгалтер строит следующие проводки:

Дт 70 Кт 76.4 — депонирована неполученная зарплата;

Дт 51 Кт 50.1 — депонированная зарплата перечислена на расчетный счет.

По первому требованию работника депонированную сумму нужно вернуть. Бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 50.1 Кт 51 — получены деньги с расчетного счета в кассу для выплаты депонированной зарплаты;

Дт 76.4 Кт 50.1 — работнику выдана депонированная заработная плата.

В каких случаях выдавать зарплату наличкой нельзя

Выдавать зарплату наличкой нельзя только при оплате труда иностранцев. Круг наличных расчетов с иностранцами ограничен ч. 2 ст. 14 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ, и зарплата в этот перечень не входит. Позицию о том, что иностранцам зарплату можно выплачивать только в безналичной форме, налоговая закрепила в Письме ФНС от 29.08.2016 № 3Н-4-17/15799.

Выплата зарплаты наличкой иностранному лицу — нарушение валютного законодательства. Штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ составит 75-100 % от выданной суммы.

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В программе можно рассчитывать, начислять и депонировать заработную плату сотрудникам. Кроме того, сервис поможет рассчитать и уплатить все причитающиеся с зарплаты налоги и взносы и вовремя сдать всю отчетность.

Читайте также: