Нужно ли выдавать инструкции по охране труда на руки работникам

Опубликовано: 17.09.2024

Из этой статьи вы узнаете, зачем заводится журнал учета выдачи инструкций по охране труда, кто и как его заполняет, где его можно купить. Здесь вы можете скачать образец журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда СКАЧАТЬ
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда КУПИТЬ

Во время разработки инструкций по охране труда, не забудьте купить журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Сюда заносятся пометки относительно того, кем, кому, в какой день и сколько этих инструкций выдавалось.

«Методические рекомендации…» – это необязательный к исполнению документ, который помогает организовывать трудоохранную деятельность. Образцы документации в нем также подаются в качестве рекомендуемых, поэтому количество и содержание граф меняется по своему усмотрению. Чтобы придать разработанному в своей компании журналу статус действующего документа, его форма утверждается приказом.

Зачем заводить Журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Если трудоохранное законодательство не требует обязательного наличия этого журнала, так зачем же его заводить? Действительно, организовать выдачу инструкций по охране труда можно и без журнала, но с ним это делать рациональнее, прежде всего, для самой службы ОТ. С журналом специалисты по ОТ:

знают, кому инструкции действительно выдавались, а кому – нет. Например, во время проверки выясняется, что на участке отсутствует какая-то инструкция или весь комплект. Мастер смены утверждает, что им их не выдавали, и он уже истоптал два комплекта спецобуви, блуждая по кабинетам и требуя у руководства положенную его смене «нормативку». Самое время заглянуть в журнал. В журнале должно быть отмечено, выдавались ли эти инструкции конкретному мастеру, начальнику участка или другим ответственным лицам. Соответственно, выявить виновного в утере или невыдаче инструкций не составит труда.
могут качественно организовать работу по обеспечению инструкциями подразделений предприятия. Проанализировав записи в журнале, можно понять, в каких подразделениях точно не хватает инструкций (выдали меньше, чем положено), в каких нужно проверить комплектность (инструкции выдавались давно, и часть могла быть утеряна), какие подразделения вообще пропустили и не обеспечили инструкциями.
анализируют ситуацию в подразделениях. Например, на один участок выдается комплект инструкций один раз в 5 лет, и во время проверок они всегда в наличии. На другом же участке инструкции постоянно теряются, и их приходится выдавать повторно чуть ли не каждый квартал. Это сигнал проверить ситуацию на участке. Логично предположить, что работы по обеспечению безопасности труда там организованы совсем не так, как положено. Очевидно, что беспорядок с хранением документации – не единственное нарушение требований ОТ, и с этим следует срочно начать работать.

В существовании своевременно и полностью оформленных Журналов выдачи инструкций по охране труда больше всего заинтересован работодатель. Например, на территории компании произошла травма, и травмированный утверждает, что руководство не ознакомило его с положенными инструкциями. Личная подпись пострадавшего в Журнале – свидетельство того, что о положениях соответствующей документации по безопасности его все же проинформировали. Возможность использования Журнала как доказательства в суде еще раз подчеркивает важность того, чтобы каждый работник расписывался за себя сам, а подделывать подписи недопустимо.

Как заполнять Журнал

Если вы уже воспользовались возможностью скачать этот журнал по охране труда, давайте рассмотрим, в каком порядке с ним работать. Когда Журнал утверждается приказом, он обретает юридическую силу и становится неотъемлемой частью документооборота компании. Это значит, что документ:

шнуруется, скрепляется печатью, а его страницы нумеруются. При этом не имеет значения, нумеруются ли страницы или листы, главное, сделать так, чтобы если лист вырвут или вырежут, это сразу стало бы заметным. Номера страниц можно писать вручную, ставить штемпелем и т. д. Если вам проще скачать журнал по охране труда, чем набирать или покупать его, предпочитайте формат .doc, в котором можно включать автоматическую нумерацию страниц, а не .pdf, в котором этого делать нельзя.
заполняется без пропусковстрочек. Если в конце листа остается 1–2 строки, которые неудобно заполнять, их нельзя «гасить» латинской буквой «Z» или другим способом. Придется потрудиться и заполнить. Но стараться вместить невместимое в одну строчку тоже не нужно – используйте для одной записи столько места, сколько понадобится.
не приемлет аппликаций, замазывания корректором и других проявлений «прикладного искусства». Если при заполнении журнала появилась ошибка (с кем не бывает), нужно вычеркнуть всю строку, сделать пометку «ошибочная запись», расписаться, и начать заполнять журнал с новой строки. Если ошибка найдена позже, например, в 5-й строке, когда уже заполнена 24-я строка, алгоритм действий не меняется. 5-я строка вычеркивается, помечается, и информация из нее вносится в 25-ю строку. Вычеркнутую и новую строки можно как-то пометить, чтобы через некоторое время было легче сориентироваться.
заполняется ручкой, которая не стирается. Карандаш, фломастер, другие пишущие средства запрещены.

По окончании Журнал выдачи инструкций по охране труда хранится в архиве предприятия 10 лет. Основание – п. 316а утвержденного 06.10.2000 г. «Перечня типовых управленческих документов…».

Целесообразно составить простенькое руководство или инструкцию по заполнению Журнала и вклеивать ее в документ (либо распечатывать на обороте, например). Это облегчит:

внедрение единого порядка заполнения журналов, если их в одной компании ведется несколько.
ведение журнала. Например, когда названия инструкций достаточно длинные, целесообразно составить их краткие обозначения и записывать их «в сокращенной форме». Поскольку единого образца ведения Журнала выдачи инструкций по охране труда государство не выдает и, соответственно, не требует, этим способом выдающий документацию человек имеет возможность облегчить себе жизнь на не запрещенных законодательством основаниях.

Вносит записи в журнал учета выдачи инструкций по охране труда сотрудник, который выдает документы трудящимся или ИТР. Эту обязанность целесообразно прописывать в приказе. Обычно ее доверяют специалистам службы ОТ, другим ИТР. Организуется процесс так, как это целесообразно делать в рамках конкретной компании, например:

инструкции по ОТ выдаются специалистом отдела ОТ каждому трудящемуся персонально. Журнал – один на всю компанию;
отдел ОТ передает комплекты инструкций в подразделения компании, где назначенные приказом лица выдают их трудящимся. Один журнал находится в отделе ОТ, остальные – на местах выдачи.

Инструкции выдаются трудящимся по основным профессиям и по совместительству. Записи вносятся при выдаче каждой из них. Если вашей компании предлагают купить разные журналы по охране труда для «основных» трудящихся и совместителей, следовать такой рекомендации необязательно. Все записи «не поругаются» в пределах одного журнала.

Журналы по ОТ: выбирайте внимательно

Отправляя подчиненного или коллегу купить журналы по охране труда, удостоверьтесь, что он понимает различие между Журналом выдачи инструкций по охране труда и Журналом их учета. Их образцы приведены в соседних приложениях к «Методическим рекомендациям…»: образец Журнала выдачи инструкций по охране труда – в приложении 10, а учета – в приложении 9. В Журнал учета (приложение 9) заносится информация об инструкциях сразу же после ввода их в действие приказом по организации. Например, когда в компании действуют 30 инструкций, в этом журнале насчитывается 30 записей. А в Журнал выдачи записывается, сколько было выдано экземпляров каждой из них и кому. Записей в нем может насчитываться 1000 и более, если хватит места, конечно же.

Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести. Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.

Кстати, на некоторых сайтах, которые предоставляют посетителям возможность скачивать журналы по охране труда, иногда пишется, что, поскольку Журнал является рекомендуемым документом, а не обязательным, его можно заполнять как угодно, хоть через лист, хоть фломастером. На самом деле это не так. Если Журнал утвержден приказом по организации, он становится частью документооборота. Следовательно, на него распространяются все требования в части заполнения, хранения, учета и т. д. Если же Журнал просто есть в наличии, но не утвержден приказом, это, действительно, бумага, которая не имеет никакой юридической силы. Маловероятно, что он чем-то поможет предприятию в судебных разбирательствах, например.

Что делать, когда сотрудник увольняется?

Если сотрудник увольняется и возвращает выданную инструкцию, в Журнале это никак не отображается. Однако, когда на место уволившегося работника будет принят новый сотрудник, выданную ему инструкцию (пусть даже того же самого экземпляра) нужно будет вписать в Журнал.

Итак, вы узнали, что собой представляет и как используется Журнал учета выдачи инструкций по охране труда, в каком порядке заполняется, чем отличается от других журналов, какими полномочиями относительно него наделены инспекторы ГИТ. Получили возможность скачать образец Журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда – важный документ фиксации информирования и раздачи инструкций по охране труда работникам. Каждая компания, в стенах которой занимаются производством, может иметь подобный документ. По крайней мере это прописано в законах, касающихся Трудового кодекса. Контролирующие организации строго за этим следят.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужен

Журнал является способом отразить, кому и в какой форме выдавались инструкции по охране труда. Если на производстве случается несчастный случай, связанный с несоблюдением инструкций по охране труда, то сотрудник, ответственный за информирование остальных, может понести как административную, так и уголовную ответственность за невыполнение своих обязанностей. Заполняемый журнал учета непредвзято фиксирует кто, что и кому выдавал, проводился ли инструктаж с конкретным членом команды.

Имея на руках такое доказательство выполнения своих обязанностей, руководитель, бригадир или другой ответственный за безопасность на производстве человек минимизирует свой риск попасть в тюрьму по решению суда из-за несчастного случая.

Закон

В начале документа дается ссылка на Приложение 10 Методических рекомендаций под номером 80, утвержденных Минтрудом 17 декабря 2002 года.

С 13 мая 2004 года Минтрудом были утверждены поправки в эти Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Именно последними рекомендуется к использованию такая форма журнала выдачи инструкций.

Срок хранения

Журнал учета выдачи инструкций хранится 10 лет, согласно решению Росархива от 27 октября 2003 года. Он входит в Перечень документов, которые образуются в деятельности организаций. Если сотрудники предприятия работают в опасных условиях либо имеют дело с опасными веществами (им положены надбавки по Трудовому законодательству), то этот срок автоматически увеличивается до 75 лет.

Кто заполняет

Принципиальной значимости в этом моменте нет. Руководитель организации вправе самостоятельно решать, кто обязан заполнять эту бумагу. Логично было бы, если бы заводил и вел журнал тот руководитель структурного подразделения, который проводил первичный инструктаж в начале квартала (или другого отчетного периода). Главное, чтобы это было прописано в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Важный момент! Согласно Письму Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 все инструкции выдаются строго под подпись в журнале. Недопустима запись сотрудника о выдаче без его личной подписи.

На практике же часто встречается такая ситуация, что ведением журнала занимается кадровая служба предприятия либо бухгалтер берет на себя обязанности за информирование работников и сбор их подписей для удостоверения в ознакомлении с инструкциями.

Обязательна ли именно такая форма

Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны

организация,
ответственные лица,
подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.

Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.

Составные элементы журнала

Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – обложка. Для удобства пользования она может быть выполнена из плотной бумаги. На ней указывается наименование организации, к которой он принадлежит, а также датировка.

Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дату окончания ставят, только когда заводят новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу минимум с одним заполненным числом.

Под обложкой находится таблица со столбцами, в которые вписывается следующая информация:

Порядковый номер строки.
Дата инструктажа.
Полное название выдаваемой инструкции.
Дата принятия инструкции.
Номер обозначения выдаваемого документа.
Срок, запланированный для проведения проверки знаний по выдаваемым инструкциям.
Полное ФИО, должность, подпись сотрудника, которое проводит учет выдачи.

Обычно журнал ведется в течение года или нескольких лет. По истечении 10-летнего срока его в любом случае необходимо будет заменить.

Если речь идет не только о принятии распоряжения, но и об информировании, то указывается также количество печатных экземпляров, которое было выдано сотрудникам. Последние ставят свою подпись в заключительной графе документа.

Нюансы заполнения

Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.

Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.

В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.

Обеспечение безопасных производственных условий – непосредственная обязанность работодателя, предусмотренная 212 статьей ТК РФ.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда представляет собой документ, позволяющий фиксировать факт получения работниками соответствующих бумаг, устанавливающих правила безопасной работы на предприятии.

Нужно ли вести журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников?

Информация о необходимости работодателя организовать охрану труда на предприятии на должном уровне, отражена в Трудовом Кодексе РФ. Помимо этого, необходимо руководствоваться рекомендациями Минтруда РФ. В мае 2004 года государственным учреждением были разработаны Методические рекомендациями. В нормативном акте указано, что на предприятии следует оформить 2 журнала:

по учету инструкций;
по учету их выдачи работникам.

Следует отметить, что журнал учета выдачи инструкций по ОТ для работников – не является обязательным. Он оформляется по инициативе руководства компании.

В большей степени указанный документ необходим работодателю. С его помощью документально фиксируется, кто из работников и в какой форме получал инструкцию по охране труда. На каждом предприятии должен быть специалист, ответственный за данный процесс.

При возникновении в организации несчастного случая или другой ситуации с нарушением техники безопасности, при отсутствии данных о том, что сотрудники получали инструкцию по безопасности труда, ответственный за их выдачу может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

Журнал выступает в качестве доказательства информирования сотрудников о технике безопасности. Поэтому несмотря на его необязательность, пренебрегать оформлением все же не стоит.

Правила заполнения

Заполнением журнала может заняться любой сотрудник, назначенный руководителем. Никаких ограничений в данном случае не предусмотрено. В каждом структурном подразделении может назначаться свой ответственный.

Необходимость ведения контроля над ведением журнала должна отражаться в его трудовом договоре. В большинстве случаев ответственность за учет выдачи инструкций несет кадровик или бухгалтер.

Унифицированной формы для заполнения журнала не предусмотрено.

За работодателем сохраняется право самостоятельного принятия решения по разработке формы для регистрации факта выдачи документации по охране труда работников.

Структура документа достаточно проста. Обложка может быть выполнена из плотной бумаги, отличной от той, из которой изготовлены другие страницы. В середине первого листа необходимо расположить наименование компании.

Далее указывается дата начала ведения учета. Рядом располагается строка для указания даты окончания, но ставится она, соответственно, после того, как журнал будет полностью заполнен.

В большинстве случаев журнал выполнен в виде таблицы. Ее столбцы могут иметь следующие названия:

порядковый номер записи;
дата заполнения строки;
наименование выдаваемой инструкции;
дата ее издания;
номер выдаваемого документа;
инициалы, структурное подразделение и должность сотрудника (получателя инструкции);
подписи ответственных лиц.

В обычной ситуации журнал полностью заполняется в течение года. В любом случае документ необходимо менять по истечении 10 лет с момента его оформления.

Не менее важно следить за актуальностью инструкций по охране труда. Они должны актуализироваться и обновляться не реже, чем раз в 5 лет, а также по мере введения новых требований.

В процессе учета не должно быть ошибок. Информация по каждой инструкции вносится в отдельную строку. Если один и тот же сотрудник получает несколько документов, касающихся вопросов охраны и безопасности труда, то данные по каждому вносятся в отдельную строку.

Заполняют журнал в письменном, а не электронном виде. Обусловлено это тем, что после получения инструкций сотрудники должны оставить в документе учета свою личную подпись.

Выводы

Журнал выдачи документации по ОТ – необязательный, но важный документ. При возникновении спорных ситуаций его наличие позволит разъяснить всё в короткие сроки. В журнале фиксируется информация по каждой инструкции, касающейся охраны труда, полученной работниками.

Ответственность за ведение несет специалист, назначенный работодателем. Таковым может стать практически любой сотрудник компании, в трудовом договоре которого будет прописан данный пункт.

Документация не имеет единого образца для оформления. При заполнении документа в компании может использоваться форма, удобная для ее руководства.

Инструкция по охране труда (ИОТ) — нормативный акт, устанавливающий требования к производственной безопасности при выполнении работ для отдельных профессий, должностей, предприятий или отраслей. Работник обязан следовать его требованиям, поскольку любое несоблюдение правил безопасного поведения на рабочем месте расценивается как дисциплинарный проступок. При этом вся ответственность за разработку документации по охране труда и проведение инструктажей возлагается законом на работодателя.

Легкомысленное отношение к разработке локальной документации, устанавливающей принципы производственной безопасности, к сожалению, успело укорениться среди российских работодателей. Необходимость разработки охраны труда для каждой должности, профессии или вида выполняемой задачи нередко воспринимается как пустая формальность. Такой подход чреват не только административными штрафами при проверках, когда становится ясно, что некоторые обязательные документы отсутствуют или безнадежно устарели, но и несчастными случаями, авариями, ростом уровня профессиональной заболеваемости на производстве.

Поэтому эксперты рекомендуют время от времени проводить аудит всей имеющейся в наличии документации по охране труда, чтобы объективно оценить ее содержание и комплектность: если для отдельных должностей или профессий не утверждены инструкции, их необходимо разработать, а устаревшие — привести в соответствие с современными требованиями безопасности. Не нужно составлять отдельный документ для каждого сотрудника: ее положения распространяются на весь персонал, занятый одним видом труда или занимающий аналогичные должности.

Кто уполномочен заниматься разработкой инструкций по охране труда?

Согласно ст.212 и 225 Трудового кодекса РФ, обязанности по обеспечению охраны труда и созданию безопасных условий на предприятии возлагаются исключительно на работодателя. Это значит, что именно компания, нанимающая работников, отвечает за своевременность проведения с ними плановых и внеплановых инструктажей по охране труда, обеспечение всеми необходимыми средствами индивидуальной и коллективной защиты, ремонт и замену спецодежды, организацию обучения безопасным методам и техникам выполнения задачи и т.д.

Правила и нормы охраны труда также разрабатываются и утверждаются работодателем, а точнее — уполномоченным сотрудником или группой специалистов. Поскольку трудовое законодательство не содержит точных указаний на этот счет, поручить разработку инструкций можно сотрудникам, хорошо разбирающимся в особенностях конкретных трудовых функций — например, руководителям структурных подразделений компании, которые не понаслышке знают, с какими задачами, профессиональными рисками и проблемами сталкиваются их подчиненные.

Существующая на некоторых предприятиях практика, предполагающая составление регламента безопасности для всех должностей одним сотрудником (специалистом по охране труда), вряд ли может считаться продуктивной.

Во-первых, данная обязанность не входит в перечень трудовых функций специалиста по охране труда (что подтверждается соответствующим профстандартом, утвержденным приказом Минтруда России №524н от 04.08.2014г.).

Во-вторых, он по объективным причинам не в состоянии проявить такой же уровень компетентности в каждой профессии, как руководители структурных подразделений, обладающие знаниями и опытом в конкретной сфере.

Но специалист по охране труда может и должен оказывать методическую помощь при разработке документации и программ обучения по безопасности труда для работников. Именно к нему в итоге поступает на согласование готовый проект документа (также в разработке и утверждении документации по охране труда могут принимать участие специалисты из кадрового или юридического отдела). Убедитесь, что в должностных инструкциях или трудовых договорах сотрудников, привлекаемых к разработке документации по безопасности труда, отражены эти обязанности.

Структура и содержание инструкций по охране труда

При составлении Инструкции по охране труда необходимо принимать во внимание методические рекомендации, которые Минтруд России утвердил еще в 2004 году. В качестве нормативной основы можно использовать правила охраны труда, применяемые в рамках конкретной профессии, должности или отрасли, а также типовые межотраслевые или отраслевые инструкции. Например, в процессе разработки подробного регламента безопасности при выполнении трудовых обязанностей лесника, лесничего или помощника лесничего рекомендуется брать за основу «Типовые инструкции для основных профессий и видов работ в лесном хозяйстве», утвержденные приказом Рослесхоза №213 от 23.12.1998г.

Для некоторых направлений экономической деятельности (в том числе для мебельного производства, сферы бытового обслуживания населения, строительной отрасли и не только) утверждены отдельные методические рекомендации по разработке документации. Если же в процессе разработки проекта окажется, что ни методических рекомендаций, ни типовых форм, применимых к рассматриваемой профессии или должности, не существует, придется составить документ «с нуля», используя все доступные источники информации:

санитарные правила и нормы;
технологическую документацию конкретного предприятия;
эксплуатационные и технические документы изготовителей оборудования, применяемого на производстве;
данные о реальных условиях труда персонала.

Подготовительная стадия предполагает внимательное изучение технологических процессов, выявление вредных и опасных факторов производственной среды, определение средств и мер защиты, способных устранить или снизить риски. Все используемое оборудование проверяется на соответствие требованиям безопасности. Изучаются статистические данные, полученные в результате анализа документации по охране труда, полученной на аналогичных или похожих предприятиях той же отрасли. Если на производстве ранее регистрировались несчастные случаи, нужно поднять документы, которыми они оформлялись, и проанализировать причины каждого инцидента.

Рекомендуемая законодателем структура базируется на пяти разделах (общие требования, охрана труда перед началом работы, во время труда и после ее завершения, а также порядок действий в аварийных ситуациях). Каждый раздел разбивается на пункты и подпункты — например, отражая требования безопасности после завершения смены, нужно описать правильный порядок отключения оборудования, уборки производственных отходов, обработки спецодежды и т. д.

В разделе «Требования охраны труда в аварийных ситуациях» рекомендуется не только привести перечень возможных аварийных и опасных ситуаций, но и указать причины, которые могут их вызывать, а также подробно прописать схему действий работников в случае аварии и правила оказания первой помощи пострадавшим с травмами или интоксикацией. Раздел «Общие требования охраны труда», как правило, содержит указания на необходимость соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, придерживаться установленного работодателем режима труда и отдыха.

Списки опасных и вредных производственных факторов, способных оказать на персонал негативное воздействие;
Списки разновидностей спецодежды и спецобуви, выдаваемой сотрудникам в соответствии с существующими нормами и правилами;
Списки применяемых видов средств индивидуальной защиты (помимо спецодежды) и дезинфицирующих средств, используемых при выполнении определенных задач.

Необходимо информировать персонал о важности соблюдения правил личной гигиены для безопасного выполнения трудовой функции, а также о порядке уведомления непосредственного руководителя, технического специалиста или представителя администрации о травмах, авариях, неисправностях оборудования или инструментов.

В раздел «Требования охраны труда во время работы» включаются описания способов и приемов безопасного выполнения задач(в том числе с использованием автоматизированного оборудования, транспортных средств, грузоподъемных приспособлений), указания по предотвращению травм и аварий, правила применения средств индивидуальной защиты, спецодежды, смывающих и обеззараживающих препаратов. Раздел «Требования охраны труда перед началом работы» посвящается подготовке рабочего места. Работники должны знать, как правильно проверить исправность оборудования (сигнализации, вентиляции, защитных кожухов и блокировочных устройств, осветительных приборов и т. д.) и качество сырья перед тем, как приступить к труду, а также как безопасно принимать и передавать смену на предприятиях с непрерывным технологическим процессом.

Работодатель вправе добавлять в документ дополнительные разделы и приложения с графиками, схемами, таблицами. Стиль изложения должен быть лаконичным, не стоит использовать размытые формулировки, равно как и слова «строго», «категорически», «обязательно» (подразумевается, что все без исключения требования выполняются персоналом неукоснительно, поэтому нет нужды в особом выделении каких-либо пунктов).

Все формулировки должны быть понятными работнику, поэтому нельзя заменять словосочетания аббревиатурами без расшифровки. Запрещено добавлять ссылки на нормативные акты: если того требует контекст, часть конкретного документа (федерального закона, санитарных правил, технологических стандартов) полностью воспроизводится в инструкции, чтобы работник после ее прочтения получил всю необходимую информацию, а не столкнулся с необходимостью искать недостающие сведения в других источниках.

Титульный лист оформляется в соответствии с приложением №1 к «Рекомендациям»: в названии обязательно отражается профессия, должность либо вид задач, для которого разработан документ («для газосварщика», «для водителя-экспедитора», «обслуживание персонального компьютера», «при труде на высоте», «при проведении земляных работ» и т. п.).

Общий порядок разработки и согласования

Сначала руководитель организации издает приказ, которым поручает разработку инструкций уполномоченным сотрудникам (должности и ФИО исполнителей, ответственных за результаты и сроки, обязательно нужно перечислить в приказе). Перечень документов, подлежащих разработке, также отражается в приказе или в приложении к нему.

После завершения проект поступает на согласование к штатному специалисту по охране труда и другим должностным лицам — в соответствии с принятым в организации порядком. Кстати, чтобы избежать путаницы в процессе согласования, рекомендуется закрепить единый алгоритм создания инструкции локальным нормативным актом. Тогда каждый сотрудник, привлекаемый к процессу их составления и утверждения, будет четко знать свои обязанности и полномочия.

Если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, проект каждой новой инструкции придется сначала согласовать с ним (ст.372 ТК РФ обязывает работодателя в таких случаях учитывать мнение профсоюза). Представитель профсоюза, в свою очередь, обязан дать официальный ответ по проекту в течение пяти рабочих дней с момента его получения. Мотивированное мнение органа, представляющего интересы работников, должно оформляться в письменном виде. Если он категорически не согласен с содержанием документа или предлагает его усовершенствовать, работодатель, в принципе, может отказаться от всех предложений, оформить отказ протоколом и утвердить инструкцию, невзирая на протесты профсоюза.

Но в этом случае компания не застрахована от негативных последствий: если профсоюз обжалует решение работодателя в ГИТ или суде, итогом разбирательства могут стать серьезные финансовые и репутационные потери. Поэтому лучше все же не вступать в открытый конфликт, а попробовать согласиться на предложенные профсоюзом поправки или провести дополнительные консультации, чтобы найти компромиссный вариант, в равной степени устраивающий обе стороны.

После согласования документ прошивается и скрепляется печатью организации, страницы нумеруются, а на титульном листе ставится отметка о том, что он согласован с профсоюзом и утвержден приказом руководителя. В приказе об утверждении необходимо указать дату, с которой инструкция вступает в силу, и данные сотрудников, отвечающих за ее тиражирование, распространение и хранение.

Срок действия инструкций по охране труда

Стандартный срок действия документа равен пяти годам (именно по истечении пятилетнего периода Минтруд России рекомендует пересматривать содержание Инструкций по охране труда). Но это вовсе не означает, что придется вносить в них изменения — если за истекший период межотраслевые и отраслевые требования к производственной безопасности не пересматривались, а условия труда конкретного предприятия не изменились, срок действия можно продлить еще на пять лет. Для этого работодатель издает приказ, реквизиты которого указываются на титульном листе соответствующего документа вместе с текущей датой, отметкой «Пересмотрено» и подписью должностного лица, ответственного за пересмотр.

Впрочем, в большинстве случаев все же приходится вносить некоторые коррективы: прогресс не стоит на месте, производственные технологии довольно быстро меняются, а перед работниками встают новые задачи и профессиональные риски. Иногда по причине организационных или технологических изменений рабочего процесса инструкции приходится пересматривать досрочно.

после пересмотра межотраслевых или отраслевых норм и правил безопасности;
по результатам анализа материалов расследования несчастных случаев и аварий на производстве;
по требованию представителей ГИТ и других контролирующих органов;
по результатам расследования случаев профессиональных заболеваний среди сотрудников предприятия.

Особая категория — временные Инструкции по охране труда, предназначенные для работников реконструированных и новых производств, вводимых в эксплуатацию, и разрабатываемые на короткий срок. Как только производство принимается в эксплуатацию государственной приемочной комиссией, срок действия временной документации по охране труда заканчивается.

Хранение инструкций по охране труда

Обычно работодатель утверждает не один экземпляр правил охраны труда, а целый тираж — от двух-трех штук до нескольких десятков экземпляров (в зависимости от размера организации и количества сотрудников). Все они регистрируются в специальном учетном журнале, форма которого также закреплена «Рекомендациями» (приложение №2). Один экземпляр отправляется на хранение в Службу охраны труда, а другие выдаются руководителям структурных подразделений организации или другим должностным лицам, при этом факт выдачи также необходимо зафиксировать в журнале, но уже в другом (форма в приложении №3 к «Рекомендациям»). Если утвержденный экземпляр всего один, можно выдать сотрудникам копии.

Не стоит недооценивать важность Инструкции по охране труда: они всегда должны быть в «быстром доступе» у работодателя, поскольку предъявляются инспектору ГИТ при проверке наряду с другими обязательными документами — материалами по аттестации рабочих мест, журналами регистрации вводных, первичных, повторных и внеплановых инструктажей, журналом учета проверок юридических лиц и ИП.

Как ознакомить персонал?

Всех работников, на которых распространяется действие документа, необходимо ознакомить с ним под роспись. Вести учет можно с помощью специального регистрационного журнала (рекомендуемый способ), где каждый сотрудник должен расписаться после ознакомления с правилами производственной безопасности. Также можно составить отдельный лист ознакомления, а растиражированные копии инструкции разместить в печатном виде рядом с рабочими местами или выдать на руки персоналу (под роспись). Убедитесь, что все работники ознакомились с требованиями правил безопасности:

при переводе на другое место работы;
при приеме на работу;
в процессе проведения планового или внепланового инструктажа по охране труда;
после пересмотра действующих или принятия новых правил безопасности.

Обучать принципам не только эффективного, но и безопасного труда, вопреки расхожему мнению, нужно не только персонал, задействованный на тяжелых работах или имеющий доступ к опасным объектам. Поэтому на предприятии должны быть Инструкции по охране труда как для электриков, сварщиков и представителей других профессий, связанных с определенной долей риска для жизни и здоровья, так и для менеджеров, секретарей, делопроизводителей. Офисные работники тоже могут пострадать из-за несоблюдения элементарных правил производственной безопасности (проблемы со зрением, патологии позвоночника, хронические головные боли — далеко не полный список последствий, которыми чревато отсутствие перерывов при работе с ПК).

Инструкции по охране труда, разработанные для всех должностей и профессий на предприятии, объединяются в перечень — официальный документ, утверждаемый руководителем и в дальнейшем предъявляемый по необходимости (например, по запросу инспектора ГИТ при очередной проверке). Бланк перечня состоит из нескольких граф, в которые вписываются порядковые номера, полные наименования, кодовые обозначения, даты утверждения и плановые сроки проверки каждого документа, а также сведения об утвердившем его должностном лице.

Инструкции по охране труда разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы (далее — инструкции). Для разработки инструкций служба охраны труда совместно с руководителями структурных подразделений составляет перечень профессий и видов работ, для которых требуются инструкции.

Перечень инструкций составляют на основании штатного расписания, рабочих и должностных инструкций работников, дополнительно к этому используют результаты спецоценки. В результате должен получиться перечень инструкций по охране труда по профессиям и видам работ, который отдают на утверждение руководителю организации.

2. Кто разрабатывает и утверждает инструкции по охране труда

Работодатель обязан организовать разработку и утверждение инструкций для работников ( ст. 212 ТК). При этом закон не устанавливает, кому именно нужно поручить эту работу, поэтому работодатель принимает решение на свое усмотрение.

Инструкцию должен разрабатывать технический специалист, который знает правила и особенности работы с оборудованием и инструментом, а также возможные риски и опасности на конкретном рабочем месте. Поэтому составление инструкций лучше всего поручить руководителям структурных подразделений: начальникам цехов, отделов, служб и т. д. На практике обязанность прописывают в должностной инструкции руководителя структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений неохотно разрабатывают инструкции и предпочитают передать эту обязанность специалисту по охране труда. Чтобы не делать инструкции вместо руководителей подразделений, окажите им методическую помощь. Подскажите, какие нормативные документы нужно взять за основу при составлении инструкции и отдельно опишите требования к ее оформлению.

Работодатель издает приказ о разработке инструкций по охране труда. Приложением к документу служит перечень необходимых инструкций. В приказе указывают лиц, ответственных за разработку инструкций и сроки исполнения.

Руководители структурных подразделений разрабатывают проекты инструкций и передают их на согласование в службу охраны труда. Специалист по охране труда проверяет проекты инструкций на соответствие действующему законодательству. После чего инструкции согласовывают с профсоюзом и отдают на утверждение руководителю организации. Последовательность действий при разработке инструкций по охране труда смотрите на схеме 1.

Схема 1. Как разрабатывают инструкции по охране труда

Инструкцию по охране труда работодатель может утвердить двумя способами: заполнить гриф утверждения в самой инструкции или издать приказ. Инструкция вступит в силу в тот же день, когда работодатель ее утвердил, или со дня, указанного в документе ( ст. 12 ТК).

После того как инструкцию утвердил работодатель, ее регистрируют в журнале учета инструкций по охране труда ( приложение 2 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по охране труда, утв. Минтрудом 13.05.2004, далее — Методические рекомендации). Закон не устанавливает обязательного требования вести данный журнал. Его заполняют для удобства, чтобы отслеживать периодичность пересмотра инструкций.

3. Что взять за основу при разработке инструкций

В качестве основы при разработке инструкций используют типовые отраслевые и межотраслевые инструкции по охране труда. При их отсутствии пригодятся межотраслевые или отраслевые правила по охране труда.

Законодательство по охране труда динамично меняется, поэтому утвержденные ранее типовые инструкции следует проверить на соответствие действующему законодательству. При разработке инструкций по охране труда руководствуются:

условиями труда, характерными для должности, профессии или вида работ;
требованиями правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
правилами и инструкциями по безопасной эксплуатации оборудования;
ГОСТами, СанПиНами, гигиеническими нормативами, стандартами безопасности.

При разработке инструкций по охране труда руководители структурных подразделений должны использовать требования безопасности, изложенные в эксплуатационной и ремонтной документации изготовителей оборудования, должностные и производственные инструкции, карты спецоценки условий труда. Также понадобится технологическая документация организации с учетом конкретных условий производства.

4. Как оформляют инструкцию

Инструкции оформляют согласно Методическим рекомендациям. На титульном листе прописывают наименование организации и инструкции. Также на нем представитель профсоюза должен поставить отметку о согласовании, а руководитель организации — об утверждении.

После титульного листа идет введение. В этом разделе описывают, на основании каких документов разработали инструкцию. Это может быть типовая межотраслевая или отраслевая инструкция, правила по охране труда, технический регламент, правила устройства и безопасной эксплуатации оборудования, свод правил по проектированию и строительству, гигиенические нормативы, государственные стандарты и т. п.

После введения в инструкции прописывают пять основных разделов (схема 2). Требования в инструкции излагают последовательно согласно технологическому процессу. При этом инструкция должна содержать только те требования безопасности, которые относятся к виду выполняемых работ или к должности сотрудника, для которого она предназначена.

Схема 2. Какую информацию включают в основные разделы инструкции по охране труда

5. Кто должен ознакомить работника с инструкцией

Инструкции по охране труда относятся к локальным нормативным актам организации, поэтому работников нужно ознакомить с ними под подпись ( ст. 22 ТК).

Сотрудник изучает инструкцию во время проведения инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель структурного подразделения или другой сотрудник, назначенный работодателем, ответственным за проведение инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводят по утвержденной программе, в которую должно входить изучение инструкций. Поэтому подпись работника в журнале регистрации инструктажей свидетельствует о том, что его ознакомили с инструкциями по охране труда. Если в инструкцию вносят изменения, с работниками проводят внеплановый инструктаж.

Отдельно к каждой инструкции можно предусмотреть лист ознакомления. В нем работник должен поставить подпись и дату.

Лист ознакомления с инструкцией

6. Где хранить инструкции

Место для хранения инструкций определяет руководитель структурного подразделения. Главное, чтобы у работников в любой момент был доступ к своим инструкциям. Например, инструкции можно разместить на стендах по охране труда, которые располагаются непосредственно на рабочих местах или участках.

Для удобства можно сделать заверенные копии инструкций и выдать их сотрудникам. Тогда работник всегда будет иметь возможность заглянуть в инструкцию. Чтобы при проверке у инспектора ГИТ не возникло лишних вопросов, можно организовать учет выданных инструкций с помощью журнала ( приложение 3 к Методическим рекомендациям). Закон не требует обязательного ведения такого журнала.

7. Кто обязан следить за актуальностью инструкций

Обратите внимание

Если в течение пяти лет условия труда работника не изменились, то продлите действие инструкции еще на один пятилетний срок ( п. 8 Методических рекомендаций)

Специалист по охране труда должен следить за тем, чтобы инструкции соответствовали действующему законодательству. Поэтому в случае необходимости он должен составить перечень инструкций, которые нужно переработать. После этого составленный перечень передают руководителю организации. В организации издают приказ о пересмотре инструкций. В документе указывают ответственных работников, перечень инструкций, которые нужно переработать, и сроки выполнения.

Инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет, а для электроустановок — один раз в три года. Раньше этого срока нужно переработать инструкцию, если:

изменились межотраслевые и отраслевые правила и типовые инструкции по охране труда;
изменились условия труда работников;
внедрили новую технику и технологии;
выявили недоработки инструкции при расследовании несчастного случая или профзаболевания;
поступило требование от инспектора ГИТ.

Отраслевые и межотраслевые правила могут предусматривать более короткий срок планового пересмотра инструкций. Например, при эксплуатации газового хозяйства инструкции для работ с повышенной опасностью нужно пересматривать не реже одного раза в три года ( п. 1.4.4 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации газового хозяйства организаций, утв. постановлением Минтруда от 12.05.2003 № 27).

Изменить инструкцию по охране труда можно одним из двух способов:

Первый способ. Оформляют лист изменений. В нем прописывают конкретные изменения. Это могут быть дополнения, исправления или исключения. Лист изменений прикладывают к приказу о внесении изменений в инструкцию.

Второй способ. Инструкцию переиздают полностью. В этом случае нужно заново пройти всю процедуру согласования и утверждения локального акта. Этот способ обычно выбирают при плановом пересмотре инструкций раз в пять лет или при существенных изменениях в законодательстве по охране труда.

При пересмотре и изменении инструкций по охране труда работодатель издает приказ об отмене старой и утверждении новой инструкции. Если замена касается нескольких инструкций, то достаточно одного общего приказа. Рекомендуем не менять нумерацию инструкций, а добавить к номеру старой инструкции год утверждения новой или другое понятное обозначение. При пересмотре и изменении нужно учитывать мнение профсоюза.

Читайте также: