Облагаются ли взносами не подтвержденные командированным работником расходы по найму жилья

Опубликовано: 01.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 24 февраля 2021 г. № 03-04-06/12696 Об обложении НДФЛ и страховыми взносами сумм компенсации организацией расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм компенсации организацией расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, и сообщает, что в соответствии с Регламентом Минфина России, утвержденным приказом Минфина России от 14.09.2018 N 194н, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняем следующее.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

Согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В отношении обложения страховыми взносами сообщаем, что положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.

В отношении обложения налогом на доходы физических лиц указанных доходов сообщаем, что в соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Согласно пункту 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено пунктом 1 статьи 217 Кодекса, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании пункта 1 статьи 217 Кодекса в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации.

Вместе с тем, учитывая, что согласно статье 164 Трудового кодекса компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам.

Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора Департамента

В.В. Сашичев

Обзор документа

Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа носит разъездной характер, то выплаты в возмещение его расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ при документальном подтверждении.

При отсутствии подтверждающих документов суммы выплат в пользу работника не могут признаваться компенсационными и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

При этом суточные сотруднику, работа которого носит разъездной характер, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации.

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье «Положение о служебных командировках — образец».

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Когда нужно удержать НДФЛ со среднего заработка при командировке

Специалисты Минфина России считают, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, для целей обложения НДФЛ относится к оплате труда. Такую точку зрения высказали финансисты в письме от 09.04.2018 № 03-04-07/23964. Аргументируется она следующим образом.

В Налоговом кодексе отсутствуют определения понятий «оплата труда» и «командировка». Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. Поэтому финансисты обратились к положениям Трудового кодекса.

Понятие «заработная плата (оплата труда)» содержится в ст. 129 ТК РФ. Это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. При этом конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Такой порядок прописан в ст. 136 ТК РФ.

Служебной командировкой по трудовому законодательству признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При направлении работника в служебную поездку ему гарантируются, в частности, сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Для расчета средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации независимо от их источников (ст. 139 ТК РФ).

Исходя из приведенных положений Трудового кодекса, финансисты пришли к выводу, что средний заработок за дни нахождения работника в командировке можно приравнять к заработной плате. Таким образом, в целях НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

См. также: «[НДФЛ]: Нюансы уплаты при загранкомандировках».

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации.

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Также пример налогообложения командировочных расходов приведен в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Что делать с НДФЛ, если оплата за командировку выплачивается в аванс?

При заполнении ведомости на выплату аванса, если с авансом выплачивается средний заработок за время командировки, то в Ведомости автоматически заполняется сумма НДФЛ с командировки. НДФЛ с авансов мы не перечисляем. Нужно удалить НДФЛ из ведомости или оставить?

Оплата за период командировки – доход, учитываемый по коду 2000, т.е. относится к оплате труда. Дата получения дохода для него – последний день месяца, следовательно, при выплате командировки в межрасчет или с авансом НДФЛ с сумм оплаты за командировку можно сразу не перечислять.

До ЗУП 3.1.8 в этом случае требовалась ручная корректировка ведомости на выплату. В ЗУП 3.1.8 реализована возможность не удерживать НДФЛ при выплате командировок с авансом, поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.8 не требуются!

В ЗУП 3.1.11 появилась возможность управления моментом исчисления и удержания НДФЛ в межрасчетных документах (в т.ч. в документе Командировка), поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.11 не требуются!

Решение до ЗУП 3.1.8:

В программе в этом случае НДФЛ из ведомости нужно удалить, иначе будет зарегистрирован удержанный налог со сроком перечисления – следующий после выплаты день.

При этом, обратите внимание, что для корректного автозаполнения в дальнейшем строки 130 в 6-НДФЛ потребуется в этой ведомости также очистить поле документ-основание в подробностях суммы к выплате:

Это необходимо, чтобы документ-основание правильно заполнился в ведомости на выплату зарплаты за месяц, в которой будете отражать факт удержания НДФЛ с этого дохода.

Есть еще один вариант. Поменять подход к учету командировок, т.е. не утверждать их перед расчетом аванса, выплачивать аванс как будто сотрудник не был в командировке. Тогда корректировать ведомость на выплату аванса не придется. Разница же между суммой аванса без учета командировки и оплаты «с учетом командировки» будет учтена при выплате зарплаты за месяц.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Если покупатель оплатил аванс 100% в 2021 г., то отгрузку будем делать 2021 г. — НДС 20% или 18%? Нужно покупателю доплачивать 2%, если он оплатил полностью договор в 2021 г.? …
2. Как рассчитать средний, если сотрудник только что устроился на работу и сразу же был направлен в командировку …
3. Минфин рассказал, как заполнять РСВ если директору зарплата не выплачивается Минфин России в Письме от 22.07.2019 N 03-11-11/54450 напомнил, что…
4. Можно ли в НУ учесть расходы на бензин, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля? …

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».

• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2021 — 2021 годах».

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды

Согласно тексту Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, с 1 января 2010 года предприяти должны производить отчисления страховых платежей во внебюджетные фонды вместо уплаты единого социального налога (ЕСН). Страховыми взносами облагаются выплаты сотрудников, прописанные в трудовых соглашениях. Перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются, перечислены в тексте статьи 9 упомянутого законодательного акта. Например, на компенсации, выплачиваемые подчиненным в счет расходов, понесенных ими при исполнении своих должностных функций, страховые взносы не должны начисляться. Что касается командировочных поездок, если у командированного сотрудника сохранились документы, доказывающие факт несения расходов, выдаваемые ему компенсационные выплаты не будут облагаться взносами.

Важно!

Если у работника, вернувшегося из служебной поездки, не имеется документального подтверждения расходов, которые он понес в командировке, страховыми взносами не будут облагаться только суммы в пределах норм, утвержденных действующим законодательством.

Не подлежат обложению страховыми платежами следующие выплаты командированным сотрудникам, вернувшимся из поездки:

• суточные (норма выплаты должна быть указана в коллективном договоре или ином внутреннем акте компании);
• затраты на покупку проездного билета до пункта назначения и назад до предприятия работодателя;
• затраты на обмен наличности в пункте обмена валют (или чеков в банковском учреждении) на иностранную валюту;
• консульский сбор за оформление визы;
• затраты на оплату услуг телефонного оператора и иные услуги связи;
• затраты на съемное жилое помещение;
• затраты на провоз личных вещей (багажа);
• затраты на покупку билетов в общественном транспорте (иногда на оплату услуг такси) для проезда к месту отправки поезда или вылета самолета, к пункту назначения или к месту совершения пересадки;
• различные комиссионные сборы;
• сборы в аэропорту.

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Что грозит налоговому агенту за неуплату НДФЛ, читайте в материале «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

• Трудовой кодекс РФ
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ

Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).

Важно!

Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России – 700 рублей в день, при заграничной поездке – 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.

Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Важно!

Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ – такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).

Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:

• Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
• Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
• Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
• Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.

Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Согласно п. 4 Положения, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства организации, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться. На основании принятой несколькими ведомствами СССР «07» апреля 1988 года Инструкцией № 62, был предусмотрен максимальный период командировки в пределах союзных республик – 40 дней.

При этом время, затраченное на поездку, в этот срок не учитывалось. Сотрудники, занимающиеся наладочными, строительными и монтажными работами могли быть направлены в служебные командировки на срок не более одного года (п. 4 Инструкции № 62).

На основе предписаний контролирующих ведомств рекомендовалось придерживаться этих сроков и в случаях, когда работники направлялись с загранкомандировки. Многие работодатели продолжают учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством;
• фактически понесенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд в аэропорт или на вокзал;
• комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропорта;
• на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• оплате услуг связи;
• получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
• получению виз;
• расходы связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок, согласно ст. 167 ТК РФ.

Средний заработок, который начисляется командированному сотруднику это своего рода вид гарантии, предусмотренный законодательством, а не вознаграждение за труд. Согласно ст. 209 НК нужно определить источник выплаты этой гарантии, что бы понять является ли она объектом обложения НДФЛ. Ст. 208 НК не позволяет однозначно отнести полученную выплату к доходам, полученным от источников в РФ или от источников за пределами РФ, поэтому руководствуясь п.4 ст. 209 НК обращаемся к разъяснениям Министерства финансов РФ.

И в этом случае есть два мнения Минфина:

1. По мнению ведомства, средний заработок, который сохраняется за сотрудником на время командировки, признается доходом, полученным от источников за пределами РФ. Это мнение закреплено письмом Минфина России от 24 февраля 2016 г. № 03-04-06/10120.

2. Средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в РФ, Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48.

Исходя из этого, можно рассмотреть два способа учета НДФЛ с суммы среднего заработка, и организациям самостоятельно сделать выбор.

Ведь для квалификации источника получения дохода (за пределами РФ или в РФ) важно именно место выполнения работ, а не кто выплачивает доход (российская или иностранная организация). Эта позиция контролирующих органов закреплена Письмом УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 № 20-15/3/078295@. Если на дату получения дохода командированный сотрудник является резидентом, НДФЛ с суммы среднего заработка организации удерживать не нужно.

Согласно пп.3 п.1 ст.228 НК РФ, с доходов, полученных от источников за пределами России, сотрудни

ки-резиденты должны самостоятельно рассчитывать и платить НДФЛ по ставке 13%. На основании п.3 ст. 228 и п.1 ст. 229 НК РФ, не позднее 30 апреля этот командированный сотрудник-резидент должен подать в налоговую инспекцию налоговую декларацию о доходах, полученных за пределами России. Если командированный сотрудник уплатил налог в бюджет иностранного государства, то согласно ст. 232 НК РФ, эта сумма принимается к зачету в счет уплаты НДФЛ в России. Если же командированный сотрудник утратил статус резидента (т.е., фактически находился менее 183 дней из 12 следующих подряд месяцев на территории РФ) НДФЛ удерживать не нужно, т.к. согласно п.1 ст. 207 НК РФ не возникает объект налогообложения.

При применении этого метода учета НДФЛ возможны споры с контролирующими органами. Не удерживать НДФЛ с «командировочных» доходов – опасный способ для организаций.

Как только работник станет нерезидентом РФ, нужно будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и уже без предоставления стандартных вычетов, на основании пп. 1, 4 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ.

Этот способ учета НДФЛ считается оптимальным, он редко вызывает споры с контролирующими органами.

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождение командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
• работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке;
• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются трудовые отношения. Трудовыми отношениями не являются:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
• оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
• консульские, аэродромные сборы;
• сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Взносами на травматизм суточные не облагаются полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных, в соответствии с п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Это мнение закреплено письмом ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Согласно ст. 252 НК РФ, признать командировочные расходы в налоговом учете можно только если они экономически оправданы и документально подтверждены. На основании пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль учитываются следующие виды расходов, произведенных работником:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
• суточные;
• оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
• консульские, аэродромные сборы;
• сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Согласно пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, при формировании базы налога на прибыль учитываются средние заработки командированных работников, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Существует ряд вопросов, касающихся налогообложения сумм, направляемых на аренду жилья работника: можно ли относить эти суммы на прочие расходы организации, тем самым уменьшая налогооблагаемую прибыль, нужно ли начислять и уплачивать на эти суммы НДФЛ и страховые взносы в качестве налогового агента? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в этой статье.

Почему встал вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов при аренде жилья работника?

По мнению Минфина РФ, когда фирма арендует жилье для своего сотрудника на длительный срок, у самого работника появляется натуральный доход в виде экономии его денежных средств (т.е. несовершенного расхода на оплату аренды жилья).

Таким образом, ссылаясь на п. 1 ст. 210 НК РФ и п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата аренды жилья, в которой проживает иногородний сотрудник, приравнивается к оплате коммунальных услуг физического лица. Работодатель, который является налоговым агентом по отношению к работнику, обязан включить сумму оплаты аренды жилья в налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.

При таком подходе обязанность удерживать НДФЛ с дохода возникает за работодателем и в случае предоставления жилья сотрудникам, и в случае возмещения им расходов на проживание (компенсационные выплаты по фактической сумме аренды квартиры или в пределах установленных лимитов в организации).

С другой стороны, ст. 169 ТК РФ обязывает обеспечить работника при смене места жительства по просьбе работодателя обеспечить работнику все необходимые условия, в том числе, оплату арендованного жилья. При этом, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты налогооблагаемыми быть в данном случае не могут.

Если же рассматривать ситуацию с точки зрения работодателя, то организация оплачивает аренду жилья сотрудника, в котором заинтересована, т.к. он не смог бы выполнять свои функции, находясь в другом месте, а значит, целевое назначение этих выплат – обеспечение деятельности самой организации, а не работника, поэтому удерживать НДФЛ с сумм предполагаемого дохода неправомерно.

Из-за того что подход у Минфина РФ неоднозначный, решения в судебной практике также неоднородны, на текущий момент есть несколько способов отражать в бухгалтерском и налоговом учетах суммы аренды жилья для сотрудников.

Аренда жилья для работников: организация выступает в роли арендатора

В случае, когда организация-работодатель самостоятельно заключает договор с физическим или юридическим лицами об аренде квартиры (комнаты) для проживания там сотрудника, возможны два пути:

1. Заключение договора с арендодателем, параллельное заключение договора с работником, где организация указывает себя обязанной предоставить жилье работнику. Расходы на аренду признаются натуральным доходом работника, НДФЛ удерживается, страховые взносы начисляются. Удерживается НДФЛ с доходов арендодателя, если он является физическим лицом. В составе прочих расходов суммы арендной платы могут быть отражены только в размере 20% от суммы выплат (ст. 131 ТК РФ).
2. Организация заключает трудовой договор с работником, расходы на оплату арендованного жилья не признаются доходом работника. Расходы на оплату жилья учитываются в полном объеме в составе прочих расходов организации по договору аренды с арендодателем. НДФЛ не удерживается, взносы на социальное страхование также не рассчитываются и не выплачиваются в бюджет, т.к. экономически эти расходы не относятся к оплате труда, а относятся к текущим расходам фирмы (обоснование: без этого сотрудника и его проживания на нужной территории компания не может вести свою основную деятельность).

В первом случае возможен запасной вариант: договор на аренду жилья заключается между арендодателем и сотрудником, фирма увеличивает заработную плату работника на сумму арендного платежа. В таком случае расчет НДФЛ и взносов на социальное страхование происходит автоматически. Расходы на оплату труда отражаются в бухгалтерском и налоговом учетах по букве закона без вопросов со стороны налоговой службы.

Второй способ имеет обоснование в юридической практике: например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу №А70-10656/2010 (в решении суда указано обоснование признания расходов на аренду для налогообложения прибыли компании в составе прочих расходов) или Постановление ФАС Московского округа от 21.03.2011 №КА-А40/1449-11 по делу №А40-36395/10-107-192 (в решении суда расходы на аренду не учитываются как доход работника).

Аренда жилья для сотрудников: возмещение работнику организацией расходов на аренду жилья

Чтобы подтвердить юридически обоснованность расходов на возмещение аренды жилья сотруднику, у фирмы должны быть:

• копия договора аренды между работником и собственником жилья;
• копии платежных документов по арендной плате за жилье (например, расписок арендодателя о получении денег);
• копия трудового договора с работником, где указана обязанность работодателя возместить сотруднику расходы на жилье.

Как и в предыдущем случае, здесь существует два варианта отражения расходов на возмещение работнику стоимости проживания в арендуемом жилье.

1. Работодатель не признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией (как он должен по ТК РФ), а признает эти расходы как «благотворительность» (добровольное пожертвование в пользу работника). На основании п. 29 ст. 270 НК РФ такое возмещение нельзя относить на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. В таком случае ежемесячная сумма возмещения облагается НДФЛ, взносы на социальное страхование также начисляются и перечисляются в ФСС и ПФР (167-ФЗ и гл. 34 НК РФ).
2. Работодатель признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией, заключение трудового договора с прописанными в нем нормами должно происходить до переезда работника по новому месту работы (ст. 169 ТК РФ). В таком случае расходы на оплату арендованного жилья могут быть учтены в прочих расходах (ст. 264 НК РФ). Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и не являются основанием для начисления страховых взносов.

Во втором случае могут возникнуть споры с налоговой службе о правомерности применения компенсационных выплат при оплате жилья на долгосрочной перспективе – подъемными такие платежи могут быть, постоянными – по мнению ФНС нет.

Параллельно следует еще рассмотреть применение Письма ФНС России от 22.03.2019 №БС-4-11/5192 « По вопросу об обложении страховыми взносами сумм компенсации расходов по найму жилых помещений, осуществляемых иногородним работникам организацией на основании локального нормативного акта».

В нем, на основании ст. 422 НК РФ обложение страховыми взносами выплат компенсационного характера, в т.ч. оплаты жилья сотрудника, не предусмотрено (но только на основании локальных нормативных актов – политики компании).

Как видно, ни у Минфина, ни у судов, нет четкой и однозначной позиции в отношении налогообложения аренды жилья работника, переезжающего по новому месту работы. в каждом отдельном случае необходимо разбирать ситуацию поэтапно.

Наши специалисты всегда готовы помочь вам сделать правильный выбор в решении вопроса налогообложения выплат по аренде жилья для сотрудника организации, чтобы обеспечить вам правильность, прозрачность и законность ведения налогового и бухгалтерского учетов.

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

Читайте также:

  
• Как проверить сотрудника банка по коду
  
• Какие льготы положены ветерану труда кировской области
  
• Кто такой работник газовой службы
  
• Что такое дисциплинарное взыскание в колледже
  
• Сколько вычитают из зарплаты за строгий выговор