Работа бухгалтером в аутсорсинговой компании плюсы и минусы

Опубликовано: 17.09.2024

Законодательно ежегодно ужесточаются требования и ответственность за нарушения и даже неумышленные мелкие ошибки. Поэтому наиболее перспективным способом ведения бухгалтерского учета становится бухгалтерский аутсорсинг.

Бухгалтерский аутсорсинг – это передача ведения учета специализированным организациям. Этот процесс необходим для оптимизации бизнеса, автоматизации процессов, сокращения финансовых затрат. Руководство и сотрудники могут сконцентрироваться на выполнении ключевых задач, снижая финансовые риски.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

Компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услуга по обработке авансовых отчетов или ведения бухучета. Соответственно, клиент платит не за персонал, а за выполненную работу. При аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый отвечает за определенную область работ.Работа выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Вам не нужно платить за те работы, которые не требуются вашей фирме.
Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
Мера ответственности аутсорсинговых компаний прописывается в договоре. В документе обязательно должны быть пункты о неразглашении корпоративной информации и замене бухгалтера.
Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику: все специалисты взаимозаменяемы, не будет простоев из-за выхода эксперта на больничный или в ежегодный отпуск.

Основные плюсы и минусы услуги бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг – относительно новое направление на рынке бизнес-услуг. Он имеет преимущества и недостатки, с которыми нужно ознакомиться прежде, чем переводить компанию на новые принципы работы.

Плюсы аутсорсинга бухгалтерских услуг

Экономия. Хороший бухгалтер стоит дорого. Кроме того, каждому сотруднику отдела бухгалтерии нужно свое рабочее место, дорогостоящее оборудование, лицензионное программное обеспечение. За каждого работника вы платите налоги. Аутсорсинг процессов часто бывает дешевле, чем стоимость содержания функции внутри предприятия за счет более равномерного распределения проектов на сотрудников, использования ресурсных центров в городах с более низкой стоимостью труда и эффекта экономии от масштаба.
Безошибочная бухгалтерия. Если бухгалтерским учетом занимается штатный сотрудник, то ему приходится самостоятельно выявлять все ошибки, постоянно учиться, так как изменения в законодательстве происходят регулярно. Не всегда легко найти эксперта, но даже в таком случае исключить человеческий фактор на 100% не удастся. Аутсорсинговые компании решают эту проблему при помощи систем внутреннего контроля и автоматизации процессов. Кроме того, работу одних сотрудников контролируют другие. Сторонние аутсорсеры заинтересованы в выполнении задач без ошибок, так как они несут материальную ответственность по договору.
Расширенный функционал бухгалтера. Штатные специалисты далеко не всегда обладают всеми необходимыми навыками и знаниями для ведения учета. Аутсорсинговые компании предоставляют квалифицированных специалистов, а также методологическую и юридическую поддержку для успешного исполнения услуг.
Наличие дополнительных услуг. Аутсорсинговые компании занимаются не только бухгалтерским и налоговым учетами, но и часто оказывают ряд дополнительных услуг, например, проверку контрагентов и ведение кадрового учета.
Высокое качество услуг. В компаниях, предоставляющих услуги аутсорсинга, все бизнес-процессы уже отработаны, рутинные задачи решаются быстро, автоматизируются. Аутсорсер оперативно реагирует на изменения законодательства, владеет последними версиями профильного ПО. Вам не нужно тратить деньги на повышение квалификации.
Ответственность за результат. При передаче бухгалтерского учета на ведение сторонней компании между заказчиком и аутсорсером заключается договор, по которому последний несет ответственность за ошибки. Сторонняя организация берет на себя риски по возмещению ущерба и уплате штрафов налоговым органам. В случае найма внештатного бухгалтера или создания бухгалтерского отдела внутри своей компании, все риски ложатся на руководство, которое не владеет нужными знаниями и информацией для контроля бухгалтера.
Конфиденциальность. При подписании договора между компанией и аутсорсером устанавливаются правила конфиденциальности, согласно которым любая полученная информация, содержится в тайне во избежание утечки данных клиента. Если учетом занимается внештатный бухгалтер, он может передать конфиденциальную информацию конкурентам, так как есть вероятность, что он работает в нескольких компаниях одновременно или умышленно занимается шпионажем.
Круглосуточная поддержка. Очевидным плюсом бухгалтерского аутсорсинга является избавление компании от ухода специалиста в отпуск, на больничный, увольнение работника или решение трудовых споров. Кроме того, аутсорсер помогает не только эффективно вести бухгалтерию, но и полностью поддерживает клиента во время налоговых проверок, помогает возмещать налоги, ходит с представителями клиента в ИФНС или представляет его интересы по доверенности.

Все плюсы бухгалтерского аутсорсинга уже оценены ведущими мировыми компаниями. Многие крупные организации заключают договор с аутсорсерами на много лет.

Риски аутсорсинга бухгалтерских услуг

Не все поставщики готовы в полной мере брать на себя ответственность за качество предоставляемых услуг. Но крупные аутсорсинговые провайдеры, как правило, страхуют ответственность и компенсируют заказчикам штрафы, если они вызваны по вине их сотрудников.
Отсутствие учета специфики бизнеса. Существует риск того, что мелкая компания-аутсорсер не будет вникать в особенности бизнеса заказчика, особенно если это узкая ниша. Вместе с тем бухгалтерский аутсорсинг – это универсальная и отработанная система. Надежная организация имеет в штате специалистов, которые разбираются в различных бизнес-сферах.
Потеря контроля над процессами, возникновение сбоев в операциях. Предупредить их возникновение возможно на этапе подписания договора (ниже приведены рекомендации того, что важно учесть в договоре).
Возможность утечки конфиденциальных данных. Чтобы этого избежать убедитесь, что IT-инфраструктура и работа поставщика организованы в согласии с требованиями стандарта информационной безопасности ISO 27001.

Что важно прописать в договоре на оказание бухгалтерского аутсорсинга?

В договор необходимо включить следующие пункты, которые обязан выполнять аутсорсер:

составление отчетов по налогам и бухгалтерии;
предоставление необходимых данных в органы налоговой инспекции;
возмещение штрафов за ошибки в ведении бухгалтерского учета за свой счет;
сохранение конфиденциальности данных, полученных от клиента;
предоставление информации заказчику по всем нововведениям в законодательстве, касающимся вопросов бухгалтерского учета;
разъяснение всех аспектов работы налоговым органам;
другие требования, которые обеспечат полное, непрерывное, своевременное ведение бухгалтерского учета компании-заказчика.

Кроме того, важно договориться с поставщиком об условиях работы, действиях в случае возникновения возможных рисков или прекращении сотрудничества, чтобы иметь возможность быстро вернуться к прежнему функционированию без потери эффективности или приостановки операций.

BDO UNICON OUTSOURCING предлагает услуги бухгалтерского аутсорсинга для предприятий всех организационных форм, отраслей и размеров. Мы работаем в Москве, Воронеже и других городах. Ведем учет на постоянной основе и решаем разовые возникшие проблемы.

BDO ведет бухгалтерский учет для более чем 370 компаний, работающих в разных отраслях. С нашими проектами вы можете ознакомиться на сайте.

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
расчет и уплата страховых взносов;
составление и отправка финансовой отчетности;
составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:

- учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;

- введение в штат должности бухгалтера;

- передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

- ведение бухгалтерского учета лично.

Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing– передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета. Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.

Плюсы

Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:

- заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);

- отчисления с фонда этой заработной платы;

- повышение курсов квалификации бухгалтеров;

- техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;

- установка специализированного программного обеспечения и его обновление;

- приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;

- закупка канцелярских принадлежностей и др.

Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.

Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.

Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).

Минусы

С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:

- возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;

- для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;

- слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;

- нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.

Прописываем в договоре

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание. Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:

- составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;

- компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д. Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);

- сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;

- предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;

- дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;

- ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.

Объем работы

Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.

Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:

- постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:

учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;
проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;
договоры о материальной ответственности;
другие необходимые документы;

- ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:

проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;
обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;
начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;
подготовка платежных поручений к оплате;
оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;
ведение аналитического и синтетического учета;
оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;
ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;
ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;
учет фиксированных активов;
расчет заработной платы;
составление регистров бухгалтерского и налогового учета;
предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию Заказчика;

- ведение налогового учета, в т.ч.:

заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;
установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.

В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.

Стоимость услуг

Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета. Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год – указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика). Подробнее см., например, на сайте “Центра бухгалтерского обслуживания “Российский Рынок”” http://russia-market.ru/price.html.

На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.

Подводим итоги

В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике. При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации. В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.

У Вас появилась гениальная бизнес-идея. Вы составили бизнес-план, зарегистрировали фирму, и начали воплощать свои грандиозные идеи в жизнь. Однако перед каждой компанией очень скоро встает вопрос: как лучше вести бухгалтерию?

Традиционно выделяют три возможных варианта решения проблемы:

Штатный бухгалтер
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
Самостоятельное ведение учета в специализированном интернет-сервисе

Последний вариант является самым дешевым, но он подходит совсем небольшим предпринимателям, у которых есть время и желание собственноручно заниматься вопросами учета и налогообложения. Подобные сервисы предоставляют автоматизированный налоговой календарь и необходимые шаблоны бланков для ведения учета. При этом опыт показывает, что, выбирая этот путь, желательно уметь разбираться в бухгалтерии и налогах. На основании решения Арбитражного суда города Москвы (по делу №А40-28999/18-161-202) интернет сервисы не несут ответственности за онлайн-учет, а их обещания не служат гарантией, а как правило являются частью маркетинговой стратегии.

В результате самыми застрахованными от рисков альтернативами становятся “свой” или “внешний” бухгалтер. В этой статье разобраны плюсы и минусы каждого варианта.

Он всегда рядом и живет жизнью Вашей фирмы. Идеальный кандидат всей душой радеет о ее благополучии, изыскивая возможные пути сохранения баланса интересов собственников и государства.

Поскольку штатный сотрудник всегда в Вашем распоряжении, Вы всегда можете поручить ему дополнительные обязанности, например: ведение кадровой работы, составление договоров и тд. При этом вы не обязаны увеличивать его заработную плату. Более того, рост оборотов компании также не пропорционален повышению его оклада.

Однако, у бухгалтера в штате есть минусы. В первую очередь, содержать бухгалтерию весьма накладно, так как квалифицированный специалист стоит недешево. К тому же, Вы обязаны платить страховые взносы с его зарплаты, что автоматически повышает расходы на оплату труда более чем на 30%.

Бухгалтеру нужно предоставить рабочее место и ресурсы. Без ПК, канцелярии и специального ПО, которое необходимо регулярно обновлять, он не сможет работать. Его также необходимо обеспечить правовыми базами и специальной литературой, в условиях стремительно меняющегося российского законодательства без этого не обойтись.

Бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск и даже уволиться в самый неподходящий момент. То есть, непрерывность работы бухгалтерии сотрудник обеспечить не может.

Как и каждый человек, бухгалтер имеет право на ошибку, но его ошибки могут обойтись собственнику очень дорого. Если при налоговой проверке всплывут недочеты, то денежных санкций не избежать, а ответственность штатный бухгалтер несет только в рамках Трудового Кодекса, то есть получить полное возмещение причиненного ущерба невозможно.

Выбирая аутсорсинг, компания, прежде всего, ориентируется на финансовые выгоды. Стоимость услуг аутсорсинговых компаний обычно ниже расходов на зарплату штатного бухгалтера. В первую очередь это связано с тем, что Вам не придется платить за компьютеры, программы, правовые базы, повышение квалификации и т.д.

Аутсорсинг обеспечивает бесперебойность работы бухгалтерии. Если бухгалтер, ведущий учет вашей фирмы, заболеет или уйдет в отпуск, ему найдут замену. На Вас работает целая команда профессионалов: бухгалтеры, юристы, финансовые аналитики. Соответственно, у Вас нет необходимости дополнительно искать сторонних специалистов.

Отношения предпринимателя с аутсорсинговой компанией регулируются ГК РФ. Аутсорсеры несут ответственность за допущенные в работе ошибки, и причиненные ими убытки можно взыскать в полном объеме. Однако в солидной аутсорсинговой компании, заботящейся о своем имидже, обязательно существует система внутреннего контроля, которая позволяет минимизировать вероятность возникновения ошибок в учете.

Сотрудничество с аутсорсинговой компанией тоже имеет подводные камни. Основной проблемой является конфиденциальность: вся финансовая информация Вашего предприятия передается в руки сторонней организации.

Аутсорсер может выполнять ряд различных функций, но за дополнительную работу, скорее всего, будет необходимо доплатить. Все, что не включено в Ваш тарифный план, должно оплачиваться сверху.

Компания становится изолированной от бухгалтерии, и Вы теряете полный контроль над процессом. Удаленное взаимодействие с бухгалтером снижает оперативность решения поставленных задач.

Так как аутсорсеры независимы, у Вас остаётся мало рычагов давления, но в любом случае они обязаны работать в рамках закона. Однако в этом есть свой плюс: Ваша работа тоже останется в рамках закона.

Ваш ведущий бухгалтер не робот, то есть, может заболеть или уйти в отпуск. Хотя Вам обязательно предоставят другого бухгалтера, новый человек не будет знать всех нюансов Вашего бизнеса, ему будет необходимо время, чтобы вникнуть. То есть, возможна ситуация, когда быстро решить возникший вопрос аутсорсер не сможет.

Не все аутсорсеры одинаково полезны.

Подходить к выбору внешнего бухгалтера надо не менее тщательно, чем к выбору штатного. Основное правило: лучше не ориентироваться на самый дешевый сервис. Низкая стоимость обслуживания, как правило, обусловлена невысокой компетентностью привлекаемых к работе специалистов. Качество обслуживание также не гарантируется размером аутсорсинговой фирмы: клиентов много, работа поставлена на поток, контролировать работу своих бухгалтеров сложнее.

Приведем пример из существующего кейса. Один из клиентов перешел к нам на обслуживание, после того как предыдущая аудиторская фирма несвоевременно ответила на требование ФНС. Выяснилось, что бухгалтеры в компании постоянно менялись, а также некорректно вели учет. В результате клиент не только заплатил штраф государству, но и вынужден был оплатить услуги по исправлению многочисленных ошибок предыдущих бухгалтеров.

Минусы сотрудничества с аутсорсинговой компанией можно «свести на нет», если грамотно заключить договор на обслуживание. Главное обратить внимание на ответственность, условия о конфиденциальности, перечень выполняемых операций и отчетности, порядок обмена документами. Важно обсудить подробно все пункты договора и желательно познакомиться с ведущим бухгалтером, чтобы выяснить его нагрузку и сколько времени он сможет уделять вашей фирме.

Если в процессе обсуждения представитель компании-аутсорсера избегает подробностей взаимодействия, а бухгалтер не показывает уровень нужной компетенции, то сотрудничество с такой компанией имеет риски для бизнеса. В худшем случае Вы не сможете контролировать их работу, а решение возникших в результате сотрудничества проблем принесет существенные убытки. Испорченная репутация налогоплательщика может тяжело сказаться на будущем компании.

Порядок действий при поиске квалифицированного бухгалтера должен быть следующий:

В России растет число предприятий и организаций, пользующихся бухгалтерским аутсорсингом. Но не все решаются передать бухучет сторонней компании. Каждое предприятие или компания имеет свои потребности, поэтому нужно знать обо всех плюсах и минусах аутсорсинга, чтобы принять верное решение.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

Плюсы аутсорсинга

№1: Значительная экономия. Это – преимущество аутсорсинга бухгалтерии. Каждому сотруднику нужно отдельное рабочее место. Предварительно его нужно оборудовать, закупив стол, компьютер и другую оргтехнику, а также установить набор необходимых программ. Помимо этого, за каждого сотрудника нужно делать существенные налоговые отчисления. Аутсорсинговая компания уже имеет всю нужную для выполнения бухгалтерских функций технику, а оплата удаленной бухгалтерии – это расход, на который заказчик может получить вычет НДС.

№2: Бухгалтерия без ошибок. Обычно штатный бухгалтер вынужден сам проверять качество своей работы. Но при таком подходе можно выявить далеко не все ошибки. Дело тут не в квалификации и не в личностных качествах бухгалтера, а в обычном человеческом факторе. В аутсорсинговых компаниях это проблема решается с помощью системы внутреннего контроля, когда работу одних сотрудников проверяют другие. Аутсорсеры финансово заинтересованы в том, чтобы выполнять свою работу без ошибок. Ведь по условиям договора об оказании своих услуг они несут за них материальную ответственность.

№3: Юридический опыт. Сегодня для успешного ведения учета бухгалтеру мало знать план счетов и ПБУ. Главная задача современного бухгалтера – дать достоверную оценку экономическому факту. Для этого нужно обладать не только бухгалтерскими навыками, но и достаточным юридическим опытом и квалификацией. Далеко не всегда штатный бухгалтер имеет такой «расширенный функционал», а если имеет, то это отражается на его требованиях к заработной плате.

№4: Дополнительные услуги. Помимо ведения бухгалтерского и налогового учета, аутсорсинговые компании очень часто оказывают и сопутствующие услуги, а именно ведение кадрового учета и юридическое сопровождение сделок. Штатный бухгалтер далеко не всегда может взять на себя решение этих задач. А нанимать дополнительных специалистов – значит увеличивать свои расходы.

№5: Отсутствие личностного фактора. Нередко руководитель становился заложником главного бухгалтера. При аутсорсинге такие ситуации полностью исключены. Стоит также отметить, что бухгалтер-аутсорсер не подвержен карьерному синдрому. Он проявляет только профессиональную заинтересованность в достижении наилучшего результата для заказчика, тогда как штатный бухгалтер нередко привносит в рабочий процесс свои личные интересы.

№6: Конфиденциальность. Заключенный договор должен включать пункт о неразглашении информации. Ведь все финансовые данные, которые получает аутсорсер, фактически составляют коммерческую тайну и не должны разглашаться и становиться доступны посторонним лицам. Представим ситуацию, когда конкуренты намеренно хотят выведать бухгалтерские тайны компании. При аутсорсинге это будет крайне затруднительно, а штатный бухгалтер компании всегда на виду.

Минусы аутсорсинга

№1: Отсутствие контроля. Заказчиков очень часто беспокоит то, что они лишены возможности в реальном времени контролировать работу аутсорсеров. Но в большинстве случаев аутсорсинговые компании стараются сделать свою работу максимально прозрачной. Можно в любой момент позвонить по телефону и потребовать отчет или написать письмо с соответствующими вопросами. В некоторых компаниях заказчикам предоставляется удаленный доступ в систему, в которой производится ведение бухучета, или доступ в CRM.

№2: Не учитывается специфика бизнеса. Многие руководители опасаются, что аутсорсеры не станут вникать в специфику их бизнеса. Но тут нужно отметить, что бухгалтерский учет – это универсальная система сбора, обработки и учета фактов хозяйственной деятельности. К тому же обычно штат аутсорсинговых компаний укомплектован бухгалтерами, которые имеют опыт работы в различных сферах бизнеса.

№3: Законодательство. До сих пор в законодательном плане аутсорсинг несовершенен. В российских законах отсутствуют нормы, прямо регулирующие отношения сторон по договору аутсорсинга. Даже само понятие «аутсорсинг» также не закреплено. Поэтому остается только внимательно вычитывать договор. В нем нужно четко сформулировать цели, задачи, условия сотрудничества, процедуру деятельности и создать организационные регламенты.

Читайте также: