Работа в офисе что нужно знать
Опубликовано: 15.05.2024
Офис менеджер: кто это такой?
Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.
Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.
Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.
Должностные обязанности офис-менеджера .
Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.
Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:
- Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
- Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
- Контроль за порядком и чистотой в офисе.
Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.
При этом предусмотрены такие обязанности:
- Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
- Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
- Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
- Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
- Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
- Организация телефонных переговоров руководителя.
- Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
- Оформление приказов.
- Перед совещанием проводится подготовительная работа.
Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.
Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.
Требования к кандидатам
Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:
- наличие высшего или среднего специального образования;
- знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
- опыт работы на похожей должности не менее года;
- владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
- важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
- знания законодательства об охране труда;
- знания основ экономики, организации управления и труда;
- знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
- навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.
Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Личные качества офис – менеджера
Должностные обязанности офис-менеджера для резюме-иногда требуется указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.
Необходимые навыки
Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.
Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.
Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.Особенно ценно это для работы в компаниях,работающих с клиентами по всему миру Сайт одной из таких компаний
Нюансы работы
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Где учат профессии?
Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.
Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.
Какие права у офис-менеджера?
У офис – менеджера есть и некоторые права.
Вот они:
- Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
- Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
- Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.
А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.
Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.
Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.
WORKSTYLES 24.01.2020 29.01.2020
На офисной работе, как и на любой другой, всегда существуют свои основные правила, которых необходимо придерживаться, чтобы не только завоевать уважение в коллективе, но и еще построить успешную карьеру. Рассмотрим подробнее основные и самые важные правила работы в офисе.
Правило № 1. Опрятный внешний вид
Даже если в компании нет строгого дресс-кода, не стоит забывать про поддержание опрятного внешнего вида, а также, не стоит приходить на работу в чем захочется. Помните, что на офисной работе всегда существует конкуренция среди сотрудников, которые под любым предлогом могут без особого труда подпортить деловую репутацию конкурента. Поэтому, всегда нужно поддерживать опрятный внешний вид.
Правило № 2. Пунктуальность и дисциплина
Никогда не стоит забывать про пунктуальность и дисциплину, особенно, работая в офисе. Как правило, чтобы успешно зарекомендовать себя и исключить возможность быть скомпрометированным коллегами, нужно стать пунктуальным и дисциплинированным человеком.
Правило № 3. Высокая коммуникабельность
Офисная работа, как правило, всегда связана с общением с людьми. Поэтому, очень важно обладать высокой коммуникабельностью, чтобы успешно выстраивать деловые отношения со своими коллегами по работе.
Правило № 4. Отличные знания делового этикета
Очень важно знать деловой этикет, особенно, работая в офисе. В большинстве случаях, именно знания этикета позволяют грамотно и правильно себя презентовать перед вышестоящим руководством компании, что отлично сказывается на повышении в должности.
Правило № 5. Высокая обучаемость
Особенности офисной работы, всегда заключаются в постоянном обучении и профессиональном развитии. Ведь некоторые программы, методики, способы и т.д., постоянно обновляются и совершенствуются в процессе работы. В результате, чтобы успешно работать в офисе, необходимо также обладать высокой обучаемостью.
Правило № 6. Не допускайте распространения слухов и сплетен!
Ни для кого не секрет, что в офисе, некоторые коллеги, постоянно любят не только собирать слухи и сплетни по офису, но и еще их распространять. В таких случаях, чтобы не быть скомпрометированным нехорошими сотрудниками, Вам необходимо не допускать распространения слухов и сплетен. Если Вы столкнулись с этим на работе, то немедленно пресекайте все попытки распространения.
Правило № 7. Отличные знания своих должностных обязанностей и прав
Одно из самых важных правил работы в офисе – это отличные знания всех своих должностных обязанностей и прав. Помните, именно отличные знания всех своих обязанностей, помогут Вам избежать наплыва работы, за которую Вам не платят. Другими словами, зная все свои должностные обязанности, Вы точно понимает за что именно работодатель платит Вам заработную плату. Поэтому, Вы вправе отказаться от выполнения работы, которая не входит в Ваши должностные обязанности.
Правило № 8. Не забывайте про субординацию!
Никогда не стоит забывать про субординацию, причем совершенно независимо от того, какую именно должность Вы занимаете в компании. Это правило отлично поможет Вам зарекомендовать себя у руководства, если Вы работаете сотрудником. А вот если Вы работаете руководителем, то такое правило, не позволит Вашим подчиненным «сесть на шею» к Вам.
Правило № 9. Заводите дружбу предельно осторожно!
Помните, на любой офисной работе, всегда жесточайшая конкуренция среди сотрудников. Ведь большинство из них мечтают сделать успешную карьеру, причем, совершенно любыми способами. Поэтому, заводите друзей очень осторожно, особенно, в офисе. Также, никогда не обсуждайте с ними детали своей работы, свои должностные обязанности, а также других сотрудников компании и, тем более, руководство. Если такая тема для разговора поднимается, то сразу переводите разговор в другую сторону. К примеру, можете пообщаться о каком-либо фильме или же сериале и т.д.
В заключении стоит добавить, что, придерживаясь вышеперечисленных основных и важных правил, Вам удастся успешно работать в офисе, а также правильно выстроить деловые отношения со своими коллегами.
Порой офисным сотрудникам кажется, что на рабочем месте они проводят гораздо больше времени, нежели дома, но это вовсе не означает, что им можно расслабиться и забыть о правилах поведения. Офисный этикет подразумевает соответствующее обстановке и уважительное отношение ко всем людям, с которыми вы контактируете по рабочим вопросам. Это могут быть как сотрудники вашей организации, так и клиенты, и ваше взаимодействие может происходить как в рабочее, так и в нерабочее время.
Не вполне адекватное поведение может вызвать неодобрение начальства и косые взгляды коллег. И, наоборот, соблюдение правил делового общения сглаживает острые углы повседневного взаимодействия и способствует взаимопониманию сотрудников и общей продуктивности коллектива.
В любой конторе есть свои правила поведения, и новичку, например, нужно время, чтобы в них разобраться. Однако существуют общие моменты, следуя которым, вы зарекомендуете себя как воспитанный и тактичный специалист, с которым приятно иметь дело.
Вот список общих правил, которым следует придерживаться в офисе:
1. Когда вас кому-то представляют при знакомстве, рекомендуется вставать, если в этот момент вы работаете за столом. Так вы покажете своё уважительное отношение к новому знакомому и будете чувствовать себя более уверенно, чем сидя и смотря на него снизу вверх.
2. Когда вы хотите войти в кабинет к начальнику или коллеге, а дверь заперта, постучите, чтобы обозначить своё намерение войти. Не входите без предупреждения, уважайте личное пространство другого человека даже на работе.
3. Если вам посчастливилось иметь свой собственный кабинет, закрывайте дверь, когда хотите сделать личный звонок. Если же вы работаете в одном помещении с несколькими сотрудниками, сведите такие звонки к минимуму и, если это возможно, выходите из кабинета, чтобы поговорить. Подобные разговоры могут отвлекать ваших коллег, вызывая их раздражение, ибо наоборот, привлекая излишнее внимание к вашим личным делам. Если же ответить на звонок нужно обязательно и в офисе, то говорите не громко и не затягивайте разговор.
4. Если в кабинете вы работаетене один, ставьте ваш личный сотовый телефон на беззвучный режим либо на режим вибрации, а также отключите звук на компьютере, чтобы оповещения о входящих смс и почтовых сообщениях не мешали другим работать.
5. Не стоит надолго занимать и различные служебные помещения для личных разговоров по телефону или обмена последними офисными сплетнями с коллегами.
6. На совещаниях и любого рода официальных собраниях уважительно относитесь ко всем выступающим. Вам же неприятно, когда вы произносите речь, тем более заранее подготовленную, а аудитория вас не слушает и занимается какими-то своими делами. Если вам все же нужно заглянуть в телефон либо сделать пометку в ежедневнике, делайте это быстро и незаметно для выступающего.
7. Не приходите на совещания без ручки и блокнота. На рабочих собраниях обычно обсуждают целый ряд вопросов, высказывают различные предложения, принимают решения и ставят задачи. Все это бывает трудно запомнить, и переспрашивать потом у коллег о тех моментах, которые вы пропустили, не совсем профессионально.
8. Критиковать чьи-то идеи и работу либо их высмеивать считается плохим тоном. Когда вам не нравится чье-либо предложение, высказывайте своё мнение без негативных эмоций, делайте акцент на том хорошем, что предлагает ваш коллега, и спокойно поясните, с чем вы не согласны.
9. Не у всех есть возможность обедать вне офиса, поэтому обдумывая вечером свое меню, следует помнить о других работниках. Старайтесь избегать еды, которая может разбрызгиваться и имеет сильный аромат. Помните, не все любят рыбу на пару так же сильно, как вы.
10. Если кто-то приносит угощение для всего коллектива, не заставляйте этого человека ещё и убирать за всеми тарелки. Если вы, к примеру, берете последний кусок торта, не поленитесь и вымойте блюдо, на котором он был подан.
11. Не ходите на работу простуженным. Во-первых, переносить простуду на ногах опасно, это чревато различными осложнениями. Во-вторых, в первые несколько дней заболевания вы распространяете вирус и можете заразить своих коллег. Спасибо они вам за это точно не скажут. Ну и в-третьих, не очень приятно находиться рядом с постоянно чихающим и сморкающимся коллегой.
12. Кому-то это правило может показаться не серьёзным, но к сожалению, о нем нужно напоминать. Жевательные резинки полезно жевать только в течение 15-20 минут после еды. А разговаривать с коллегами и клиентами со жвачкой во рту - неприлично.
13. Людям бывает намного сложнее понять прочитанное, нежели то, что они услышали. Поэтому изъясняйтесь в электронных письмах максимально доступно. И не забывайте о грамотности и знаках препинания.
14. Поддерживайте порядок на своём рабочем столе. Вам самому будет приятнее и удобнее работать, если бумаги и канцелярские принадлежности будут разложены по своим определённым местам, а не раскиданы в так называемом творческом беспорядке. Чистый и опрятный рабочий стол характеризует вас как организованного и ответственного сотрудника.
15. Как бы вы ни были дружны со своими коллегами, всегда спрашивайте у них разрешение прежде, чем взять что-то с их стола: карандаш, степлер, скрепки и т.д.
16. Будьте пунктуальны. А когда опаздываете, предупреждайте об этом тех, кто вас ждёт. Каждую минуту вашего предполагаемого времени опоздания умножайте на 2, и если считаете, что задержитесь всего на 10 минут, говорите собеседнику о 20 минутах. Лучше пусть у вас будет еще небольшой запас времени, а ваш клиент скорректирует свое дальнейшее расписание, и возможно, успеет решить какие-то мелкие вопросы, пока ждет вас.
17. Во всех ситуациях, с которыми мы сталкиваемся в течение дня, будь то по работе, либо просто в процессе общения с другими людьми, быть вежливым и говорить "спасибо" за любую оказанную услугу и помощь - главный показатель нашей воспитанности. Однако повторять слова благодарности несколько раз в течение одного разговора не нужно, чтобы не произвести впечатление отчаявшегося и беспомощного человека. Сказать "спасибо" один-два раза вполне достаточно, чтобы поблагодарить.
18. Если в процессе разговора вам нужно на что-то указать, делайте это рукой с ладонью, повернутой в сторону вашего собеседника, а не с помощью указательного пальца. Но лучше всего будет избегать подобных жестов. Данное правило касается как мужчин, так и женщин, т.к. привлечение внимания к чему-либо с использованием указательного пальца расценивается как угроза, и может вызвать у вашего собеседника негативную реакцию.
19. Не перебивайте собеседника или выступающего. Ваше мнение, как профессионала, может быть очень ценным, и ваше замечание по тому или иному вопросу вполне возможно изменит ход дискуссии, в любом случае дождитесь, когда ваш коллега закончит говорить и только тогда попросите слово.
20. Иногда может возникнуть ситуация, когда слова или поведение вашего коллеги либо руководителя будут вас раздражать. Однако, несмотря на весь накал страстей, не поддавайтесь искушению высказать все, что вы думаете, и следите за своей речью. Никогда не используйте ненормативную лексику в общении с другими сотрудниками и уж тем более с клиентами. Деловой этикет не допускает также грубые выражения, близкие к ругательным. Письменная коммуникация тоже должна быть вежливой и очищенной от подобного рода слов.
21. И уж если мы заговорили и чистоте речи, следует упомянуть и о её содержании. Даже если вы давно и сильно ненавидите свою работу, компанию или начальника, держите свое мнение при себе. Самое последнее, что все в офисе хотят слышать, так это ваши жалобы на ненавистную работу. Так вы выставляете себя в негативном свете и вносите раздражение в коллектив. Руководители довольно быстро узнают о таких раздражённых сотрудниках и, не жалея, избавляются от них, зная, что на его место всегда можно найти более воодушевленного работника.
21. Звонки коллегам, связанные с рабочими моментами, в выходные или во время их отпуска неприемлемы. Так вы вторгаетесь в их личную и семейную жизнь, а это неприятно никому. Старайтесь избегать подобных ситуаций, и беспокойте человека только в крайнем случае, при этом постарайтесь, чтобы звонок был как можно более коротким.
22. Вам может нравиться ваш новый дорогой парфюм, подаренный вашим поклонником, однако офис это не место для его презентации. Ароматы на работе должны быть незаметными, ненавязчивыми, и если вы решили использовать парфюм, помните, что наносить его надо на определённые точки на руках и шее, а никак не на одежду. Одежда надолго впитывает запахи, и вскоре весь ваш кабинет рискует превратиться в парфюмированную лавку.
23. Никому не хочется терпеть запах вспотевших ног, пота или чеснока изо рта. Поэтому следите за своей гигиеной и за тем, какое блюдо выбираете себе на обед.
24. В век расцвета социальных сетей следует помнить о том, что как таковой полной приватности уже не существует. Не пишите в Твиттере и ВКонтакте ничего оскорбительного о своем начальстве и коллегах, не обсуждайте их личную жизнь, не рассказывайте о том, что происходит в вашей компании. Ваш аккаунт может быть закрыт для неизвестных пользователей, но мир, как говорится, тесен, и о ваших высказываниях могут узнать те, кто знать этого не должен.
25. Даже если вас с коллегами связывают длительные тёплые отношения, не переходите границ. Делиться с ними всеми подробностями своей личной жизни не профессионально, несмотря на близкое общение в коллективе.
26. Избегайте быть втянутым в офисные сплетни и закулисные игры. Это не принесёт вам успеха и доверия в коллективе.
27. Ваша деловая одежда должна соответствовать дресс-коду, принятому в вашей компании. Даже если у вас не существует никаких регулирующих этот момент правил, одевайтесь по-деловому, т.к. это первое, что производит впечатление на клиентов и коллег. Каждый сотрудник является лицом своей организации, поэтому его внешний вид должен работать на положительный имидж его как профессионала в частности, и его компании в целом.
28. Правила поведения на корпоративах, даже несмотря на то, что это неофициальные праздничные мероприятия, все равно подразумевают, что вы находитесь в обществе коллег и начальства. Поэтому будьте сдержанны и не допускайте возникновения ситуаций, которые будут предметом офисных сплетен в течение следующих нескольких недель. Используйте корпоративы в своих целях: как возможность установить дружеские отношения с новыми коллегами либо с сотрудниками из других отделов вашей компании.
29. Первым с корпоратива уходит, как правило, начальство, поэтому покидать мероприятие до этого момента рядовому сотруднику неприлично.
Это правила делового этикета, которые приняты в различных организациях по всему миру. Однако следует помнить, что в разных странах и разных конторах могут быть свои особые дополнительные требования.
Если вы занимаете руководящую должность, не только требуйте от своих подчиненных соблюдения правил поведения на рабочем месте, но и сами будьте для них примером.
Современный рынок трудовых ресурсов переполнен специалистами самого разного направления. В сфере еще не утихшего экономического кризиса, бывает довольно трудно найти хорошую работу даже высококвалифицированным кадрам.
Для того чтобы всегда быть востребованным, неважно какой специальностью или профессией вы владеете нужно обладать многими качествами.
Что касается офисных работников, будь то бухгалтера, менеджеры, инженеры, юристы или секретари, то предъявляются повышенные требования не только к их профессионально-деловым качествам, но и к внешнему виду, к характеру.
Итак, хороший офисный работник, прежде всего, должен быть «на ты» с офисной техникой. Сейчас в любом офисе есть компьютер, факс, принтер, ксерокс. Офисная работа, практически вся, в современных фирмах выполняется на компьютере – это и ведение бухгалтерского учета, и составление юридических договоров.
Знание компьютера должны быть на уровне уверенного пользователя, чтобы свободно работать с такими программами как Word и Excel, а так же специальными бухгалтерскими, проектировочными, программами в зависимости от специализации. Нужно так же свободно уметь работать в сети Интернет, поскольку очень много информации черпается оттуда.
Следующее необходимое качество для востребованного офисного работника - это офисная память. Он должен уметь запоминать нужные моменты, выделять главные аспекты. Особенно это касается замечаний руководителя, ведь руководству часто приходится вносить поправки в работу своих подчиненных.
Все эти поправки необходимо запоминать с первого раза и исправлять, а не обращаться к начальнику с просьбой повторить замечание, каждый раз, когда вы что-то забыли. Такая забывчивость изменит мнение о вас у руководства не в лучшую сторону. А, учитывая то, что рынок труда каждый год пополняется молодыми перспективными кадрами, стоит задуматься над своей конкурентоспособностью.
Хороший и востребованный офисный работник должен обладать отменной физической выносливостью, потому как этого требуют современные темпы производства. Должны быть силы для того чтобы проводить за компьютером целый день, разбираться с кучей бумаг, проводить деловые встречи, выполнять бесконечные поручения руководства, не прерывая при этом свою работу.
На все это нужно много сил и энергии, а, вернувшись домой и, завалившись на диван перед телевизором, или погрузившись в любимую компьютерную игру, вы вряд ли улучшите состояние своего здоровья. А если нет здоровья, то и об успешной карьере придется забыть.
Поэтому после работы вместо просмотра телевизора лучше займитесь небольшой физической разминкой. Достаточно выполнить небольшой комплекс базовых упражнений, который поможет так же расслабить ваши усталые мышцы, затекшие после целого дня, проведенного за офисным столом.
Хорошо бы даже регулярно посещать спортзал – для женщин сейчас открыто множество фитнес-клубов, мужчины предпочитают тренажерные залы, теннис, баскетбол. Достаточно посещать тренировки 2-3 раза в неделю, и дома тоже делать гимнастику по вечерам – тогда вы всегда будете в отличной физической форме.
А в выходные дни больше бывайте на свежем воздухе – езда на велосипеде, катание на роликах или просто пробежка вдоль парковых аллей пойдет на пользу любому, и обеспечит вас зарядом бодрости на всю трудовую неделю.
И, наконец, одно из главных качеств хорошего офисного работника- это умение всегда и везде хорошо выглядеть. Дело касается не только внешности – ухоженные волосы, ногти, макияж у женщин должны быть всегда на высоком уровне.
Если на фирме введен строгий дресс-код, естественно нужно ему соответствовать, а если нет- всегда надо уметь правильно подирать рубашки в тон костюма, галстук к пиджаку, пиджак к ботинкам и так далее. Умению выглядеть стильно и одновременно по-деловому можно научиться всегда, было бы желание. Помните о том, что встречают все-таки по одежке.
Есть много способов превратить офис из унылого и недружелюбного места в современное и комфортное пространство. Сотрудникам это даст возможность и стимул работать эффективней, а вам — сэкономить средства и добиться лучших результатов.
1. Долой карточки доступа
Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карточки доступа — вчерашний день. Их теряют, ломают, забывают на рабочем месте.
Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ к офису.
Хорошее решение — сделать вход по отпечатку пальцев. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не перенести эту простую и полезную функцию в ваш офис?
Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (в конце концов, шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков на входе в офис сократит траты на печать, прошивку и администрирование доступа бесконечного количества карт.
2. Не покупайте кофемашину
Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.
Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.
Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.
3. Установите хорошее МФУ
Ricoh C260SFNw
Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.
Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый месяц. Главное, чтобы невысокая цена устройства сочеталась с надёжностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).
Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.
Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.
Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.
Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.
Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.
4. Определите чёткий режим работы
Установите чёткий режим работы офиса. Сотрудники, работающие во внеурочное время, становятся менее эффективными. Если вчера они сидели в офисе до 10 вечера, то на следующий день вряд ли смогут показать хорошую работоспособность и принесут намного меньше пользы, чем их выспавшиеся и отдохнувшие коллеги.
Кроме того, чёткий режим работы позволяет экономить на электричестве и расходных материалах.
Вывод: после 6–7 вечера офис должен оставаться пустым и тёмным. В Японии, например, существуют даже специальные работники, в обязанности которых входит отправка по домам засидевшихся трудоголиков.
5. Отделите интровертов от экстравертов
Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.
Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.
Исследования Introverts: A Defense. показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.
Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.
6. Возможность отвлечься от работы
Офис, в котором приятно находиться, повышает эффективность и лояльность сотрудников. Продумайте места для отдыха: можете сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и прочими развлечениями.
Это не мешает работе, а позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом снова приступить к обязанностям. Невозможно в течение 8-часового рабочего дня целый день сидеть за компьютером: продуктивность падает, работа останавливается. Поэтому нужно делать перерывы.
7. Фрукты вместо печенек
Привлекать сотрудников обещанием печенек уже не модно. Об их здоровье нужно заботиться, даже если им самим это кажется некритичным.
Самый простой пример — запас еды на общей кухне. Если решили обеспечить сотрудников лёгкими закусками, пусть это будут фрукты, орехи или полезные злаковые батончики, а не печенье или конфеты. Не все догадываются захватить с собой из дома яблоко или мандарин, хотя витамины организму нужны намного больше, чем сахар.
8. Не используйте флипчарты
Флипчарты — это уже даже не вчерашний день. Давайте оставим размахивания фломастерами перед магнитной доской героям «Безумцев» и сделаем шаг вперёд.
Обычная chalkboard-стена в переговорной комнате вообще не занимает места (она же стена), требует меньше расходников и меньше вредит экологии.
Все знают, сколько листов бумаги может извести экспрессивный менеджер в попытках донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, ещё эффективнее, но и стоить будут намного дороже.
9. Бухгалтерию — на аутсорсинг
Если говорить о небольшом бизнесе, бухгалтерию можно смело отдавать в руки аутсорсинговых компаний или служб. Сервисы вроде «Кнопки» или «Моего дела» быстро работают и эффективно вписываются в структуру современного офиса.
У многих служб есть собственные приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе офису XXI века, чем уткнувшийся в бесконечные стопки бумаг суровый бухгалтер.
10. Правильно выбирайте технику
Невозможно работать быстро и эффективно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошую технику для офиса.
Например, если у вас нет чётко закреплённых за сотрудниками рабочих станций, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями вроде Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так у сотрудника будет постоянный доступ к его информации, офисной сети и «нормальным» клавиатуре, мыши и монитору.
Для выездных сотрудников рабочие ноутбуки намного предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Поэтому не стоит платить дважды.
Читайте также: