Сколько хранится трудовая на почте

Опубликовано: 17.09.2024

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
кадровых;
бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Всё преподносится как благородная миссия по оказанию помощи немощным и больным

Торговля «товарами народного потребления» в отделении «Почты России»

Фото: Наталья Бурухина

Наши коллеги из NN.RU недавно рассказали, как в Дзержинске начали массово увольнять почтальонов. А всё потому, что они отказывались подписывать договоры, согласно которым, кроме пенсий и пособий, они должны буквально втюхивать старикам продуктовые наборы за их же скромные пенсии. Благо, доступ в квартиры у сотрудников «Почты России» есть, в отличие от целых толп мошенников, которые так и рвутся в жилье доверчивых россиян, чтобы продать что-нибудь ненужное втридорога.

Сотрудницы почты, а там в основном немолодые женщины, даже обратились за помощью к председателю нижегородского Заксобрания Евгению Люлину. Пошли на прием, чтобы рассказать, как их принуждают продавать пожилым дзержинцам продукты без выдачи чеков, а еще про то, что в отделениях никто не следит за сроком годности и условиями хранения продуктов. Сотрудницам почты приходится подниматься в квартиры с сумками весом , обязав продавать еды ежедневно. По пятницам размер обязательной выручки повышался вдвое, а в месяц каждого доставщика пенсии заставляли приносить предприятию рублей.

— В 2019 году женщина занималась доставкой пенсии и продуктов поздно вечером и споткнулась в подъезде, неся тяжелые сумки с консервами. После этого Роструд запретил нам заниматься доставкой продуктов. Но через два года они опять захотели возобновить эту практику, поэтому произошли и конфликт, и увольнения, — рассказали журналистам NN.RU возмущенные женщины.

И это уже не первый скандал. В Колтушах Ленинградской области возмутились сами пенсионеры, когда однажды получили вместе с пенсией ненужные журналы кроссвордов и банки с тушенкой. При этом сумма пособий по старости на пару-тройку сотен рублей уменьшилась. То есть почтальоны сами вычли нужную сумму за втюхиваемый товар. Родственники попытались вернуть деньги, но тщетно.

Что касается бунта почтовиков в Дзержинске, то защиты они так и не нашли. Некоторые женщины всё же вернулись к работе, согласившись на выдвинутые условия. Говорят, другого выхода не было — работу в Дзержинске найти не так просто даже с зарплатой рублей, а нужно выплачивать кредиты.

Пресс-служба «Почты России» сообщила журналистам NN.RU, что недовольство сотрудников вызвали изменения, которые были внесены в их трудовые договоры: учет рабочего времени и фиксирование в трудовом договоре обязанности по реализации товаров народного потребления. Толкового ответа, который бы говорил о том, как конкретно будут регулироваться права работников почты и пенсионеров, так и не дождались. Было сказано, что не согласились с изменениями только , все они — сотрудники Дзержинского почтамта. После этого им были предложены альтернативные вакансии, соответствующие их опыту и навыкам (операторы, бухгалтеры ), однако никто не согласился на перевод. Поэтому с ними расторгли трудовые отношения в соответствии . Это общее основание увольнения, оно связано не с инициативой компании, а с отказом самих сотрудников продолжать работу.

Также нам сообщили, что сумма плана почтальонов Дзержинского почтамта, которая фигурирует в СМИ ( рублей в месяц на человека), не соответствует действительности. Реальные показатели значительно ниже (их сумму не назвали. — ), они определяются коммерческими и социальными целями компании в конкретном регионе и могут варьироваться в зависимости от населенного пункта.

На данный момент в Нижегородской области есть два судебных дела, в которых по существу рассматривался вопрос о том, входит ли в функционал почтальонов реализация товаров народного потребления, и пока они в пользу «Почты России». Это решения Нижегородского районного суда и Нижегородского областного суда , которые отменили необоснованные требования трудовой инспекции о необходимости исключения реализации товаров народного потребления из служебных обязанностей почтальонов.

То есть и суд встал на сторону «Почты России», а не почтальонов с их крошечными зарплатами и пенсионеров с нищенскими пенсиями.

Насколько вообще подобная ситуация характерна для всей страны? Вот какая в целом складывается картина.

Уволенные дзержинские почтальоны

Фото: Наталья Бурухина

Красноярск: пугают, что почту закроют, если не будем носить

С недавних пор почтальоны Красноярского края носят на дом не только письма, газеты и пенсии, но и предлагают купить у них продукты питания и даже бытовую химию. Цены в основном такие же, как в магазине, но, бывает, отличаются.

— К пенсии нам высылают продукты, чтобы мы могли их продать. Это конфеты, печенье, консервы, сгущенка, рожки и даже мыло. В последний раз прислали . По ценам товары так же, как в магазине стоят, бывает, дороже, бывает, и дешевле. Таскать это всё тяжело, машины у нас нет. Я возражала, говорю, пожалейте меня, я же уже в возрасте, но начальство всё время упрашивает, говорят, что нужно. Я сдаюсь. Нужно — значит нужно, — делится почтальон из Сухобузимского района.

Товары особым спросом не пользуются. По словам женщины, продукты от почты покупают, потому что не хотят, чтобы отделение закрыли. К слову, тушенка из индейки стоит , макароны по-разному: есть , есть .

— Пугают, что если не будем торговать, то и почты в деревне не будет. А работу я свою люблю, это мое призвание. Что я буду делать, если почту закроют? Многие приходят в отделение и покупают продукты на месте, — сокрушается женщина.

В почтовых отделениях самого Красноярска аналогичная ситуация. Сейчас там можно купить не только марки и газеты, но и соки, шоколад и даже детские игрушки. А сами почтальоны тоже вынуждены работать и продавцами, предлагая пенсионерам продукты во время доставки пенсий. Этот факт подтвердил один из сотрудников ведомства.

— Мы предлагаем, их право отказаться, — констатирует почтальон, пожелавший остаться неизвестным.

В региональном управлении «Почты России» нам уточнили, что это далеко не нововведение и даже в должностной инструкции почтальона прописано, что он обязан осуществлять доставку периодических печатных изданий, корреспонденции, пенсий и социальных пособий, счетов, рекламных материалов, товаров народного потребления.

Вообще всё подается очень пафосно.

— Доставка товаров на дом — важная часть социальной миссии «Почты России». Этот функционал отражен в должностных инструкциях почтальонов, которые приносят продукты на дом клиентам . Возможность приобрести продукты в почтовом отделении или у почтальона при обслуживании на дому — это запрос клиентов, в том числе пенсионеров и маломобильных граждан. Кроме того, пандемия показала важность доставки товаров народного потребления для пожилых и маломобильных людей. В отделениях мы реализуем продукты, которые не требуют особого температурного режима: сахар, крупы, макароны, консервированные продукты, муку и другие. Мы ежемесячно делаем скидки на определенные категории товаров, — сказали в ведомстве журналистам NGS24. И, в принципе, это одинаковый ответ всех региональных отделений, видимо, спущенный сверху.

Еще в региональных пресс-службах отмечают, что спрос на доставку товаров растет, и поэтому почтовики идут в плюсе. Например, почтовики Красноярского края доставили в марте клиентам на 10% больше товаров, чем в предыдущем месяце.

Башкирия: почтальоны не навязывают, но упорно предлагают

В Башкирии почтальоны не навязывают продуктовые наборы пенсионерам, но предлагают им приобрести их, если те в этом нуждаются. По крайней мере, так утверждают в «Почте России» в Башкирии. По информации пресс-службы, такая услуга популярна в сельской местности, где проживают маломобильные граждане и нет магазинов.

— Во время доставки пенсий на дом почтальоны фиксируют пожелания клиентов на специальном бланке и доставляют необходимые продукты во время следующего визита или раньше, если это необходимо клиенту, — рассказали в «Почте».

Видимо, здесь забыли о скандале, который очень напоминает тот, что произошел в Ленинградской области. Пенсионеру недостающую сумму заменили печеньками. UFA1 писала об этом.

По информации пресс-службы, в марте почтальоны республики тоже продали клиентам на 15% больше товаров, чем в феврале. То есть просто рапорты передовиков производства — ни больше ни меньше. Два года назад Башкирия лидировала по планам почтальонов.

— Их заставляли делать план на 95 тысяч (!) рублей в месяц. А если три месяца подряд с планом человек не справляется, могли уволить, — рассказывали тогда башкирские почтальоны.

Почтовые отделения по всей стране напоминают магазины

Фото: Наталья Бурухина

Несколько иная ситуация в самой Уфе, где 95% опрошенных корреспондентом UFA1.RU пенсионеров заявили, что получают пенсию на банковскую карту и лично с почтальонами не контактируют. Оставшиеся 5% сообщили, что им «никто никогда ничего купить не предлагал», правда, выглядит это так.

— Моей бабушке ничего не навязывали, — рассказывает уфимец Олег. — Почтальон просто приходил и приносил печенье, кексы. В силу возраста и дружбы с почтальоном моя бабушка сама была рада стараться и закупала всё подряд.

То есть бабушке не навязывают, а просто каждый раз упорно приносят всё те же печеньки на бабушкину пенсию?

Омск: план сделали — под 200 тысяч!

Одна из пенсионерок в Седельниковском районе рассказала журналисту NGS55, что в прошлом году почтальон действительно носил с собой преимущественно конфеты и предлагал их купить.

— Говорили: «Заставляют», но покупали их мало. По сравнению с магазинами — дороговато, — поделилась женщина и добавила, что почтальонам сочувствовали, что им приходится таскать с собой тяжести, и со временем продукты с собой приносить перестали. В этом году в деревни и села они уже их не носили.

Сотрудник почтового отделения в деревне Тарского района, пожелавший остаться анонимным:

— Никто ничего не берет, все идут в магазины. Мы же не совсем живем в лесу, что нигде ничего купить нельзя. В магазинах выбор больше и дешевле. Когда сахар у нас был дешевле, тогда к нам приходили. А в остальном — нет: ни за конфетками, ни за печеньями, ни за химией бытовой. Никто ничего не берет — не хотят ни газеты выписывать, ни лотерейки покупать. У многих бабушек социальные работники есть — они покупают в магазинах и приносят. У нас коммунальные оплатили, и всё.

План не выполняем. А сейчас же придумали 90% сделаешь — получишь 6%. Не сделаешь — не получишь. А мы его никогда не делаем — планы очень большие. Вон у нас план сделали уже в месяц, мы если половину делаем — уже хорошо. Раньше как было: сколько наторговал, получаешь с этого 6%. Поэтому настроения нет работать уже. Будешь еще больше работы делать, а получать ничего не будешь. А кто-то же будет получать за это деньги — мы всё равно же торгуем, только теперь задаром.

Сейчас все в шоке — подписывали этот лист ознакомления с приказом. Я уже думала не подписывать — а что это даст? Товаром заваливают, коробками всё, коробками, бесит всё это. Ни витрин, ничего нет, не приспособлено — куда это раскладывать? И во всех отделения одно и то же. Достали уже людей, сил нет.

В том же районе, другой почтальон:

— Заставляют продавать. Куда это таскать на руках. Не видели видео, в каком-то городе уволили? А кто так будет работать? С другой стороны, у нас и работы-то другой нет. Мужики только на частников подрабатывают, а больше ничего нет. С другой стороны, в соседнем отделении почтальон в отпуск собирается — а на замену ему некого поставить, в деревне старые все уже. Протяженность участка — пять километров. Это представьте: сумку надо тащить и товар этот тащить. И неизвестно, продашь — не продашь, будешь с ним таскаться взад-вперед. А зарплата у меня меньше , если что. И ничего не изменится.

Ярославль: известный почтальон Сергей Кондаков развозит 300 кило

Журналистам 76. RU пресс-служба выдала тот же заготовленный ответ, который получили наши коллеги во всех городах страны. С одной особенностью. Тут привели в пример известного ярославского почтальона на вездеходе.

— Сергей Кондаков по бездорожью, преодолевая реки, через лес и болота, ежемесячно доставляет местным жителям около жизненно необходимых товаров, и каждый раз его с нетерпением ждут жители отдаленных деревень Меньково и Красный Яр, — сообщает пресс-служба.

Про перевыполнение плана тоже рассказали. В марте продукции доставили на 9% больше, чем в феврале. Да и вообще теперь в магазины можно не ходить, на почте есть всё — крупы, консервы, канцелярия.

Даже в Москве, к слову, почтовые отделения теперь больше всего напоминают сельпо советского периода.

Самара и Тюмень: продукты для жителей деревень

В Самаре, судя по всему, доставку продуктов перенесли в основном в сельскую местность. Во всяком случае, все пенсионеры, с которыми разговаривали журналисты 63.RU, получая деньги на дому, не слышали предложений купить что-нибудь ненужное.

В целом в Самаре тенденция такова: многие получают пенсию либо на банковскую карту, либо на сберкнижку. Тех, кто получает пенсию на дому наличными, не очень много. Похожая ситуация в Тюмени.

Наши журналисты из 72.RU поговорили с пенсионерами и почтальонами, и те дружно сообщили, что в основном такое процветает в сельской местности. В самой Тюмени не слышно о таком.

Нижний Новгород: разница в цене

Журналисты NN.RU решили выяснить, насколько всё же цены на почте отличаются от того, что можно купить в ближайших супермаркетах. Например, рыбные консервы — килька и сардины — стоят в почтовых отделениях достаточно дешево, порядка . Впрочем, в обычных магазинах цены схожие.

Кофе, тот же Jacobs в банке, стоит что на почте, что в «Спаре» совершенно одинаково: .

Чай недорогих марок, типа «Принцессы Явы», «Гиты» или «Краснодарского», на почте стоит , а в «Спаре» — .

Зато конфеты на почте явно дороже. «Кара-Кум» и «Мишки» в пакетах там — , а в «Спаре» — . А в «Пятерочке» «Москвичка» — , тогда как на почте она 118. В «Спаре» такая же «Москвичка» — , «Аленка» — 79.

«Любятовский крекер» встанет вам на почте , а в «Спаре» — в 70.

Надо также сказать, что еще на почте продаются консервы, которых мы не нашли ни в одном обычном магазине. Это окорок, ветчина, котлеты рубленые и тушеная индейка. Стоят они й за банку. Есть также несравнимые макароны малоизвестных марок — за пачку.

Остается добавить, что после бунта дзержинских почтовиков проверкой правомочности действий «Почты России» занялась прокуратура.

Мнение юриста

По словам юриста Сети городских порталов Тимура Валиярова, в соответствии с законодательством «Почта России» имеет право осуществлять деятельность по реализации продуктов питания, так как является коммерческой организацией и может заниматься любой незапрещенной коммерческой деятельностью.

Однако есть нюансы. Например, для того чтобы продавать продукты, сотрудникам нужно иметь медицинскую книжку (согласно приказу Роспотребнадзора «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте»). А, по словам уволенных дзержинских почтальонов, им эти документы не продлевали.

— В 2017 году нам сделали эти книжки, потом их срок годности прошел. у нас был медосмотр, но необходимую для работы с продуктами питания голограмму для разрешения торговли нам не ставили, — рассказала одна из женщин.

Что касается хранения продуктов на складах, требования к организации этого процесса многочисленны и закреплены как в Санитарно-эпидемиологических нормах и правилах (например, ), так и в строительных нормах и правилах, иных документах.

— Склад должен быть изолированной, непроходной комнатой. Помещения для пищевой и непищевой продукции должны быть разделены, еда не должна быть размещена на стеллажах или поддонах. Хранение на полу не допускается, должны быть соблюдены условия хранения продукции, установленные производителем, — говорит Тимур Валияров.

В большинстве случаев расторжения трудового договора, неважно по какой причине, трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником. Каждый кадровик знает: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако встречаются и нюансы, когда трудовая книжка остается в организации. Расскажем, что делать с этим документом и как его правильно хранить.

Откуда появляются невостребованные трудовые книжки

Самая распространенная причина появления в компании невостребованных трудовых книжек печальна – это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется в отделе кадров и, скорее всего, проведет в нем весь установленный для нее срок хранения.

См. статью «Что делать в случае смерти работника»

Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив кадровикам дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте»

На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов. Мы перечислили самые распространенные. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.

Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем. Поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Когда трудовая книжка считается невостребованной

Трудовая книжка считается невостребованной, если:

а) работник уволен;
б) родственникам или ему самому направлено письмо с просьбой забрать документ;
в) письмо получено, но никакой реакции в установленный срок не поступило.

См. статью «Несуществующие работники: что с ними делать? »

Только если соблюдены все три пункта, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.

См. статью «Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров»

Письмо о трудовой книжке

Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.

Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.

Любое увольнение с официального места работы сопровождается выдачей соответствующих документов работнику, в том числе, внесением записи в трудовой книжке про увольнения. Эта обязательная процедура имеет важный смысл, ведь у вас начинается новый жизненный этап, и для того, чтобы он имел хорошее начало, необходимо грамотно завершить старые дела.

Трудовая книжка является официальным документом, который является именным, то есть принадлежит одному конкретному гражданину. В бланках документа содержатся записи, свидетельствующие об официальной трудовой деятельности конкретного человека – обладателя трудовой книжки. В неё вносятся отметки о приёме на работу и записи про увольнения по собственному желанию или по любой причине.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Увольняясь, многие работники не знают, как скоро трудовая книжка должна попасть им в руки и как именно она должна быть оформлена надлежащим образом.

Юридическая грамотность подавляющего большинства населения нашей страны не достигла нужного уровня, именно поэтому необходимо должное внимание уделять саморазвитию и знать свои права хотя бы в одном определенном аспекте.

Нормативно-правовые документы

Как и любое другое официальное действие, увольнение вашего работника и выдача ему сопровождающих документов по обыкновению должна соответствовать целому ряду статей определяющих нормативно правовых актов.

Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде.

Отношения работника и работодателя в момент осуществления трудовой функции регулирует одноименный Трудовой кодекс. Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81.

Возвращаясь к вопросу оформления записей, Трудовой кодекс четко не прописывает правильность их внесения. Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены рекомендации, согласно которым работодателем делается запись об увольнении. Подробно они изложены в статье 35 правил.

Постановление Правительства от 2003 года «О трудовых книжках» регламентирует вопросы о сроках хранения документа и некоторые детали, касающиеся кадровиков.

Получение трудовой не в руки, а по почте, также регламентируется законодательными актами. Установленные Постановлением правительства правила оказания услуг почтовой связи от 26 сентября 2000 года подробно описывают процедуру пересылки таких документов и особенности вручения.

Если работник был уволен с места работы по причине совершения дисциплинарного, административного проступка или уголовного преступления, то имеет место обращение к Административному или Уголовному кодексу.

Когда и в какой срок?

Законом четко не определен положенный срок выдачи трудовой книжки. Но в Трудовом кодексе, а именно в статье 62 говорится о том, что работодатель обязательно должен выдать работнику на руки все необходимые документы, в том числе и трудовую книжку по его требованию, не только в случае увольнения, а просто в случае любой необходимости.

Если же имеет место быть ситуация увольнения, то в соответствии со статьей 84.1, трудовая книжка выдается в последний день работы гражданина.

Последний день работы работника – это крайний день осуществления своих трудовых функций перед непосредственным увольнением. К сожалению, многие работодатели, пользуясь неосведомленностью граждан о сроках, специально продлевают их, не желая привлекать бухгалтеров или же тем самым мешая уволенному быстро найти новое место работы.

Иногда, не по вине работодателя, невозможно передать трудовую книжку прямо в руки уволенному, и тогда вопрос о сроках будет регламентировать не 62 статья Трудового кодекса, а 84.1, в которой говорится о возможности уведомления работника, отправке документа по почте и так далее. В данном пункте не оговорены сроки получения важного документа.

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения, если ее не забрали?

Согласно статье 84.1 кодекса, регламентирующего права трудящихся, трудовая должна быть выдана работнику не позднее последнего дня осуществления им своей трудовой функции на месте работы. Но иногда виной тому, что трудовая книжка не получена, являются не действия работодателя, а самого работника.

Неважно, работал ли работник на организацию, индивидуального предпринимателя и так далее. Самое главное, что в соответствии с постановлением Правительства «О трудовых книжках», работодатель или кадровик обязаны хранить у себя этот важный документ до момента, пока его не заберет работник.

То есть, утилизировать трудовую не представляется возможным по закону.

Правила выдачи или как забрать трудовую книжку у работодателя

По общим правилам и в соответствии с вышеперечисленными законодательными актами, работодатель выдает трудовую в день увольнения.За сутки до этого события им или отделом кадров вносятся все необходимые записи в трудовую книжку. Только после этого документ оказывается в руках у работника.

В случае отсутствия работника на рабочем месте, работодатель предпринимает действия по его уведомлению. Если же работник не имеет возможности забрать документ или просто не хочет, то трудовая передается родственникам или же доверителю, а также может быть отправлена почтой по месту жительства работника.

В случае, если ни один из вариантов не осуществим, трудовая книжка хранится до момента, когда работник может сам явиться к работодателю и получить документ лично.

Это описание хорошо знакомо тем работникам и работодателям, которые ни один раз сталкивались с увольнением и правилами поведения в этой ситуации.

Но для тех, кто впервые оказался в качестве работника или работодателя, весьма сложно понять, как и в какой последовательности осуществлять все действия. Именно поэтому мы рассмотрим процесс увольнения поэтапно.

Порядок действий

Процесс увольнения осложняется потребностью вписать важные сведения в трудовую книжку, уложиться в сроки и выдать непосредственно на руки документ. Начинающему индивидуальному предпринимателю или новой организации будет сложно оформить все надлежащим образом без соответствующего опыта. А действия работодателя должны быть таковыми:

после объявления работника об увольнении или же после вашего решении об увольнении кого-то из сотрудников вы должны достать его личное дело;
необходимо достать трудовую книжку и вписать в нее информацию, касаемую приема на работу, если таковой еще нет в бланке;
далее, кадровик должен сделать отметку о факте самого увольнения и о причине;

Надо ли ставить какую то запись в трудовую, о том, что она выдана?

Многие работодатели неосознанно портят трудовые книжки работникам некорректными и неправильными записями. Так, многие работодатели считают, что в записи об увольнении необходимо отражать факт выдачи трудовой книжки. Но, к сожалению, поступая подобным образом, они совершают ошибку.

Тем более в подобной форме. В крайнем случае, сам работник может подписать то, что ознакомлен с приказом, а значит, получил трудовую на руки.

Расписка на получение трудовой: зачем она нужна, как ее составить?

Сотрудники отдела кадров, да и сами работодатели очень дотошно относятся к факту предоставления уволенному сотруднику его документов, что совсем забывают себя обезопасить.

Некоторые недобросовестные работники, как известно из практики, специально уничтожают свою трудовую и потом истребуют с работодателя за каждый день просрочки в выдаче денежные средства, ведь работодатель никак не может доказать факт вручения документа.

Именно поэтому работник делает расписку, которая остается храниться долгое время в архиве у работодателя. Расписка составляется в произвольной форме. В ней указываются паспортные данные работника, а также делается запись о том, что он получил все документы, в том числе и трудовую.

Доверенность на получение: зачем она нужна, как ее составить?

Доверенность позволяет постороннему человеку осуществлять за вас некоторые важные действия, которые прописаны в самом бланке.

Не забудьте прописать основные функции, которые вы разрешаете делать доверяемому от вашего имени, и срок, в течение которого доверенность имеет законную силу.

Предъявив доверенность, ваш представитель с легкостью может забрать вашу трудовую книжку. Не прибегая к вашему появлению в бывшем месте работы.

Вариант передачи: выслать по почте

Что будет работнику, если он не заберет трудовую книжку?

Законодательством не предусмотрено никаких санкций за то, что работник не забирает трудовую книжку. Нужно понимать, что такое поведение может быть спровоцировано как нежеланием работника осуществлять подобное действие, так и невозможностью его совершения ввиду болезни и иных жизненных обстоятельствах.

Вы можете попробовать связаться с работником как бывший работодатель при помощи почтовых отправлений или телефонного звонка, но не сможете обязать санкциями явиться за документом. Вам придется хранить документ у себя до появления работника.

Проблемы и споры

К сожалению, иногда законодательство чрезмерно защищает работника, забывая при этом о работодателе. Так, факт увольнения способствует выдаче такого документа как трудовая книжка, несмотря на то, что работником не были выполнены важные обязательства, не возвращена спецодежда или какие-либо материальные ценности.

Именно поэтому работодателям остается либо предвидеть увольнение заранее и не доверять сотруднику, слишком важные вещи, либо надеяться на его порядочность.

Заключение

Этапы получения трудовой книжки давно известны каждому гражданину, кто официально осуществлял свою трудовую деятельность или предоставлял работу. Но все же, иногда необходимо погрузиться в нюансы и особенности той или иной проблемы для того, чтобы результат не обманул ваших ожиданий.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Многие люди сталкиваются с проблемой: почтовое отделение сообщает о прибытии посылки, но получить ее сразу по каким-либо причинам невозможно. В этой ситуации востребованной становится одна из почтовых услуг – возможность сохранения посылки на установленный срок.

В статье подробно рассказывается, сколько времени на почте удерживают присланные вещи и письма, в том числе пришедшие из-за границы, куда отправляются невостребованные посылки, и можно ли их отыскать и возвратить.

Сколько хранится посылка на почте

Раньше по законодательству посылки удерживались месяц. Но с июня 2018 года правила изменились – период удержания существенно сократился.

Теперь он составляет всего 15 дней с момента прибытия посылки в почтовое учреждение по месту жительства получателя.

Письма, включая международные, и переводы хранят 30 суток.

Но судебную корреспонденцию положено хранить не дольше 7 дней.

Срок удержания начинает отсчитываться со следующего после прибытия посылки дня работы почтового отделения.

Есть возможность продлить период хранения до 2 месяцев, начиная со дня прибытия в отделение связи. Для этого заказывается платная услуга. Получатель (или доверенное лицо) пишет бумажное заявление с внесением паспортных сведений, подает его в почтовое учреждение, куда пришло отправление, оплачивает услугу по определенному тарифу.

В пункте №34 «Правил оказания услуг почтовой связи» указано, что изменить срок хранения возможно лишь тогда, когда эта услуга отмечена в договоре, заключенном между почтовым учреждением и отправившей стороной.

То есть получатель вправе написать заявление, только если на упаковке присланной вещи и в системном списке отделения связи отсутствует заметка «Срок хранения не подлежит продлению».

Сотрудники почты, принявшие отправление, направляют получателю уведомление. С документом, подтверждающим личность, получатель приходит на почту, забирает посылку.

Когда срок удержания истек, зарегистрированная посылка уходит в обратном направлении, на адрес отправившего. Но если и отправитель не приходит за возвращенной посылкой, то она удерживается до 6 месяцев, затем признается невостребованной, подлежит уничтожению.

Срок хранения заказного письма на почте

Стандартное письмо почтальон приносит по месту жительства адресата, помещает в почтовый ящик. С заказными письмами дело обстоит сложнее, почтальоны их не разносят.

Такая корреспонденция чаще всего содержит ценные сведения: возможно, адресат переписывается с государственными, финансовыми, страховыми, иными учреждениями. Поэтому отправленное заказное письмо сопровождается уведомлением о передаче получателю.

Когда корреспонденция поступает в учреждение связи, почтальон приносит получателю уведомление. Получатель расписывается в бланке извещения о приходе письма. С этого момента ему дается 5 дней, чтобы прийти на почту и забрать письмо.

Если спустя 5 суток письмо так и не забрано, то к получателю снова отправляется почтальон с уведомлением. Получатель снова ставит подпись, подтверждая, что с уведомлением ознакомился. Если проходят еще 5 назначенных суток, а письмо так и лежит на почте, то начинает начисляться пеня. С этого момента остается месяц, чтобы забрать корреспонденцию.

Получатель, как и в случае с посылкой, вправе продлить период удержания ценного письма до 2 месяцев. Чтобы заказать услугу, нужно обратиться в почтовое отделение, принявшее письмо, составить заявление.

Срок хранения посылки с Алиэкспресс на почте

Торговая площадка Алиэкспресс приобретает все большую популярность. Следовательно, повышается количество посылок от китайских поставщиков. Нельзя сказать однозначно, сколько хранится покупка с Алиэкспресс. Ответ определяется величиной посылаемого товара.

Если заказ в диаметре больше 5 см, то его вносят в категорию посылок. Следовательно, хранят его 15 суток.

Если же из Китая пришло что-то небольшое, плоское, бумажное, то этот заказ посчитают письмом. В этом случае получателю дается месяц, чтобы забрать покупку. Уточнять этот вопрос для каждого конкретного заказа нужно у почтовиков.

Покупки, сделанные в Aliexpress, могут добираться до покупателей до 2 месяцев. Но не каждый покупатель в течение такого длительного времени может позволить себе находиться дома, ждать посылку.

Кому-то нужно в командировку, кто-то заказал туристический маршрут. Отменять дела и отдых никому не хочется. А уехав на 2 недели, человек теряет посылку, за которую заплатил в интернет-магазине.

Чтобы такая неприятность не случилась, нужно заранее договориться с доверенным лицом, чтобы тот оформил платную услугу хранения заказа.

Срок хранения посылки на почте истек: что делать

В ситуации, когда получатель возвращается с поездки, а срок бесплатного удержания посылки исчерпан, нужно действовать, исходя из вида отправления.

Если посылка стандартная, то она, перейдя в статус невостребованной, лежит на почте еще полгода. Можно прийти в почтовое отделение, поговорить с сотрудниками. Они попытаются отыскать посылку среди невостребованных.

Если речь идет о заказном письме, то оно, став невостребованным, возвращается отправившему. В этой ситуации почтовики уже ничем не могут помочь. Единственное, что можно сделать, это попросить у сотрудников почты указать адрес отправителя.

Тогда можно написать отправившему с просьбой вернуть товар. Возможно, отправитель пойдет навстречу. Бывают и случаи везения, когда почтовики, несмотря на истечение срока удержания, из-за загруженности работой задерживают отправку посылки в обратном направлении.

С судебной корреспонденцией вопрос решается строго. Письма от судебных инстанций удерживаются в отделении связи только 7 суток, на следующий день сразу же отправляются в приславшие их учреждения. И вернуть их невозможно.

Поэтому с получением судебного письма нельзя затягивать. Да и человек, по каким-то вопросам общающийся с судебными представителями, наверняка заинтересован в своевременном получении корреспонденции.

В каждом конкретном случае нужно обращаться в почтовое отделение. Ситуации бывают разными, но почтовики обычно помогают незадачливым покупателям, подсказывают, как решить проблему.

Читайте также: