Сколько хранятся служебные записки в организации

Опубликовано: 17.05.2024

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

Правила хранения документации в компании в 2021 году

Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.
После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

Нюансы электронного хранения служебных записок

Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

Однако при этом не избежать трудностей технического характера, так как появляется множество сложностей с переносом оригиналов документов в электронный формат. В основном это касается бумаг с длительным сроком хранения.

Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.

Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский уче т

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается

O хранить в скоросшивателях,

O не проводить пересистематизацию документов в деле,

O листы дела не нумеровать,

O заверительные надписи не составлять.

· Долговременного (>10 лет) хранения;

· Постоянного хранения.

O На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".

O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

O По окончании года в надписи на обложках дел Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,

§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),

§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.

При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.

Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.

В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
кадровых;
бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Читайте также: