Ставится ли печать на уведомлении работнику

Опубликовано: 17.09.2024

В отдельных случаях может возникнуть необходимость в изменении условий труда со стороны работодателя. В такой ситуации законом предусмотрено обязательное уведомление об изменении условий трудового договора работников, чьи интересы могут быть нарушены вследствие подобных изменений. О том, что такое уведомление об изменении условий трудового договора, и каковы правила составления и вручения данного документа, рассказывается в нашей статье.

Существенные условия

Основания, которые можно расценивать в качестве обоснованных для внесения изменений в действующий трудовой договор, указаны в статье 74 ТК РФ. К ним относятся:

Изменения организационного характера;
Изменения технологического характера, например, внедрение и использование предприятием нового оборудования.

На основании полученного уведомления сотрудником будет принято решение – продолжить службу с учетом условий, предложенных работодателем, либо отказаться. В случае отрицательного ответа сотрудник подлежит увольнению, так как отказ работника является основанием прекращения действия трудового договора между сторонами. Однако законом предусматриваются отдельные случаи, когда работник обязан осуществлять трудовую деятельность с учетом изменений изначального соглашения даже против собственной воли:

В случаях, когда речь идет об использовании сотрудника для предотвращения последствий катастроф природного или техногенного характера;
В случаях, связанных с простоем производства.

Приказ об уведомлении

Приказ об изменении условий трудового договора

Прежде, чем адресовать сотруднику уведомление об изменении условий труда, руководителем организации выносится соответствующий приказ, с которого инициируется вся последующая процедура. Определенной формы этого документа нормами действующего законодательства не предусмотрено, поэтому приказ об уведомлении составляется в произвольной форме сотрудниками кадрового отдела, бухгалтером или руководителем организации. При составлении документа требуется указать следующее:

Причины, повлекшие собой изменения;
Какого рода перемены трудового распорядка предстоят, в чем они будут выражены;
Имеющееся распоряжение относительно отражения измененных условий трудовой деятельности в локальных нормативных актах самой организации;
Дата, с которой предполагается смена привычного трудового распорядка.

Как составить и образец

Пример уведомления об изменении условий трудового договора

Так же, как и приказ, уведомление составляется в свободной форме в количестве двух экземпляров для каждой из сторон. В уведомлении следует учесть следующие пункты:

Должно быть указано, от кого и кому предназначается. То есть, полные реквизиты, наименование организации, ФИО, должность получателя;
В самом уведомлении должна быть четко отражена необходимость запланированных нововведений со ссылками на нормы трудового права, в соответствии с которыми будут реализовываться намеченные реформы, а также дата, с которой изменения вступают в силу;
Необходимо обрисовать доступным языком суть реформ и то, как это непосредственно отразится на работнике, каким образом изменяться условия труда для него;
Желательно уведомить сотрудника о возможных правовых последствиях в случае его отказа принять новые условия трудового соглашения – увольнение на основании статьи 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия.

Кто подписывает

Документ подписывается сторонами трудового договора – работодателем и сотрудником. Вместо подписи руководителя может быть подпись уполномоченного лица. Если уведомление направляется сотруднику почтой, расписка в получении не требуется. На уведомлении, переданном лично в руки, работник ставит подпись, подтверждающую получение и ознакомление на экземпляре, предназначенном для руководства организации.

Ставится ли на уведомлении печать

Закон не дает точного ответа на данный вопрос. Например, индивидуальный предприниматель, не имеющий печати, заверяет бланк уведомления только собственной подписью. Как правило, в организациях, имеющих собственную печать, подобного рода документация заверяется подписью ответственного лица и оттиском печати, но ввиду того, что нет самой унифицированной формы указанного документа, отсутствие печати не будет расцениваться в качестве нарушения, следовательно, подписанный руководителем готовый бланк будет иметь равную юридическую силу с печатью или без нее.

Акт об отказе подписать уведомление

Пример акта об отказе подписать уведомление

Если при попытке вручить сотруднику уведомление был получен отказ работника в принятии документа, либо отказ от его подписания, лицом, в чью обязанность входила передача документа, составляется акт об отказе. Обязательность составления акта не предусмотрена Трудовым кодексом, но в случае возникновения конфликтной ситуации акт будет являться доказательством того, что работодателем со своей стороны были соблюдены нормы законодательства.

При отсутствии акта об отказе, уволенный работник с легкостью сможет в дальнейшем оспорить собственное увольнение, ссылаясь на то, что не был предварительно уведомлен относительно новых условий труда. Акт составляется в произвольной форме с привлечением двух свидетелей. В акт вносится следующая информация:

Название организации;
Название документа – акт об отказе подписать уведомление;
Дата, порядковый номер документа;
Краткая суть возникшей проблемы;
ФИО и должность исполнителя;
ФИО и должности лиц, привлеченных в качестве свидетелей;
Подписи составителя документа, свидетелей и лица, в отношении которого был составлен акт.

Срок хранения

Уведомление об изменении условий труда относится к типу документации, указанной в «Перечне типовых, архивных управленческих документов», утвержденном приказом Минкультуры № 558 от 25.08.10 г. В соответствии с этим нормативным актом храниться уведомление должно в личном деле сотрудника на протяжении 75 лет, после чего может быть направлено на утилизацию.

Согласно правилам современного российского делопроизводства большинство документов организации необходимо заверять печатью. Однако на ряд официальных бумаг эти правила не распространяются. Чаще всего у делопроизводителей возникает вопрос, нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности, на справке 2-НДФЛ и на документах внутреннего пользования (приказах, распоряжениях и т. д.).

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа.

К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко сделать её дубликат по оттиску на бумаге менее чем за 1 час.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

На бумаге.
В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).

Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять "мокрую" печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.

В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:

1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

о приеме на работу;
о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
о переводе работника на другую должность;
о выплате премий по результатам работы;
об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.

2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.

Для гостей — граждан иностранных государств печать уведомлении о постановке и снятии с учета обязательна.

Распечатывать уведомление о прибытии нужно сразу после отправки, не дожидаясь статуса «Поставлен на учет». Основная часть уведомления при этом остается у гостиницы, отрывная часть выдается гостю.

Отрывную часть уведомления нужно заверить подписью, печать организации ставится при ее наличии. Отрывная часть уведомления потребуется гостю для подтверждения факта регистрации по месту пребывания в РФ и может быть запрошена у гостя правоохранительными органами и иными госслужбами РФ.

Какие формы можно распечатать

Название формы

Описание формы

Чем регламентирована

Бланки форм

Постановк а на учет граждан РФ для организаций не больничного типа.

Ранее в приказах ФМС называлась формой №5.

Адресный листок прибытия

Постановка на учет граждан РФ для организаций с типом «больница».

Ранее в приказах ФМС называлась формой №2.

Адресный листок убытия

С нятие с учета граждан РФ для организаций с типом «больница».

Ранее в приказах ФМС называлась формой №7.

Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства

Постановка на учет иностранных граждан и лиц без гражданства для организаций любого типа.

Уведомление об убытии иностранного гражданина или лица без гражданства

Снятие с учета иностранных граждан и лиц без гражданства за исключением случая смерти иностранца или признания его безвестно отсутствующим.

Какие формы нельзя распечатать

Заявление о снятии иностранного гражданина или лица без гражданства с учета по месту пребывания (Приложение №1 к Приказу МВД России от 10.12.2020 №856). Заполняется для снятия иностранца или лица без гражданства с учета на бумаге в случае смерти иностранца или признания его безвестно отсутствующим

Форму №8 «Свидетельство о регистрации по месту жительства».

Форму №3 «Свидетельство о регистрации по месту пребывания».

Форму №14 «Уведомление о снятии с регистрационного учета по месту жительства».

Форму №15 «Уведомление о регистрации».

Любые другие формы.

Как распечатать уведомление

Печать постановки на учет

Зайдите в раздел «Постановка на учет».

Выберите «Напечатать уведомление».

Печать снятия с учета

Зайдите в раздел «Снятие с учета».

Выберите «Напечатать форму снятия с учета».

Зайдите в раздел «Отправленные уведомления».

Выберите «Напечатать уведомление».

Для печати снятия с учета выберите «Напечатать форму снятия с учета».

Зайдите в раздел « Отправленные уведомления ».

Нажмите на кнопку «Действия» и выберите «Печатные формы за период».

Заполните обязательные поля.

Сервис покажет, сколько нашел уведомлений по указанным данным. Выберите папку, в которую сохранить уведомления.

Сервис сохранит уведомления в указанную папку в формате PDF. Нажмите «Закрыть».

Требования к печати (штампу) организации

ООО и АО вправе иметь несколько печатей юридического лица. Это касается как «основной» печати, так и вспомогательных, используемых в узкоспециальных случаях хозяйственной жизни общества, например, для документов, правок и т. д. Однако с апреля 2015 г. печати не обязательны и для многих юридических лиц.

ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решило иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в его уставе (п. 5 ст. 2 Федерального закона об ООО от 08.02.1998 N 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона об АО от 26.12.1995 N 208-ФЗ).

При осуществлении миграционного учета принимающая сторона свое согласие на временное нахождение у нее иностранного гражданина выражает подписью на оборотной стороне уведомления о прибытии, а для организации, принимающей иностранного гражданина, такая подпись скрепляется печатью указанной организации (при наличии печати) (п. 25 Постановления Правительства РФ от 15.01.2007 N 9 (ред. от 07.03.2019) "О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации").

Для ИП действующие нормативно-правовые акты не содержат положений о необходимости наличия печати у индивидуального предпринимателя. Ни в ГК РФ, ни в Федеральном законе от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не говорится о том, что индивидуальный предприниматель должен иметь печать.

Наличие печати остается на усмотрение самого индивидуального предпринимателя, в законодательстве отсутствуют требования к печати индивидуального предпринимателя.

Во избежание претензий и вопросов сотрудников УВМ МВД рекомендуем все же обзавестись печатью.

Советуем изготовить круглую печать, содержащую, как минимум, следующие реквизиты:

Фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.
Номер государственной регистрации.
ИНН предпринимателя.

ИП и ООО не имеют права заказывать и использовать гербовые печати, это разрешено только федеральным органам государственной власти, иным государственным органам, организациям и учреждениям, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Обязанность хранения печатных форм уведомлений гостиницей

Для граждан РФ

Ранее хранение печатных форм уведомлений по гражданам РФ в алфавитном порядке в течение года было предусмотрено Приказом ФМС от 11.09.2012 №288 . В 2018 году его заменил Приказ МВД от 31.12.2017 №984 , не содержащий никаких требований по порядку и сроку хранения анкет.

Для иностранных лиц и лиц без гражданства

Согласно п. 27 Постановления Правительства РФ от 15.01.2007 №9 и п. 103 Приказа МВД от 10.12.2020 №856 гостиница обязана хранить печатные формы уведомлений с копиями документов по иностранным гостям в течение года. Во многих регионах сотрудники МВД разрешают хранить все данные в электронном виде и распечатывать уведомления в случае необходимости. Уведомления в сервисе хранятся неограниченное время и могут быть удалены по письменному запросу.

Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:

в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
унифицированной системе отчетно-статистической документации.

И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.

Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.

См. статью «Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе» в № 7' 2020

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ

только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8' 2018

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

Форма уведомления

Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

наименование организации – автора документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись уполномоченного лица работодателя.

Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 3 .

Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).

Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).

Пример 1. Виза согласования

Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)

Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)

Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.

С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).

Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»

Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.

Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.

Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.

Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока

Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников

См. статью «Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работником» в № 10' 2019

Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.

Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.

Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

См. статью «Сроки уведомления в трудовых отношениях» в № 4' 2015

В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.

Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.

Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.

Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.

Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.

Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:

Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)

Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.

Как направлять / вручать уведомление

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику

Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника

Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» в № 9' 2016

Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.

В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.

Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как и сколько хранить уведомления

Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.

См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8' 2020

Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. 4 , а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.

Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.

В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.

Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

На бумаге.
В электронном виде.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

о приеме на работу;
о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
о переводе работника на другую должность;
о выплате премий по результатам работы;
об увольнении.

Читайте также: