В чем заключается работа планового отдела
Опубликовано: 17.05.2024
1.1. Планово-экономический отдел, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.2. Отдел подчиняется непосредственно [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. Начальник планово-экономического отдела имеет [вписать нужное] заместителя(ей).
1.5. Обязанности заместителя(ей) определяются начальником планово-экономического отдела.
1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе планово-экономического отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника планово-экономического отдела.
1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:
1.8. [Вписать нужное].
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника планово-экономического отдела и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Планово-экономический отдел может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) экономического планирования, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) экономического анализа и прогноза, бюро (сектор, группа) статистики, бюро (сектор, группа) расчета и формирования планово-расчетных цен.
2.3. Положения о подразделениях планово-экономического отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником планово-экономического отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ми) начальника планово-экономического отдела].
2.4. [Вписать нужное].
3. Задачи
На планово-экономический отдел возложены следующие задачи:
3.1. Формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли.
3.2. Анализ экономического состояния предприятия.
3.3. Экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг).
3.4. Формирование ценовой политики предприятия.
3.5. Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития предприятия.
3.6. Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, на инвестиционные программы.
3.7. Контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства Российской Федерации в области экономики.
3.8. Разработка проектов оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию, а также цен на услуги.
3.9. [Вписать нужное].
4. Функции
На планово-экономический отдел возложены следующие функции:
4.1. Организация и общее руководство разработкой и подготовкой к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия.
4.2. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласование и увязка их разделов.
4.3. Формирование и определение экономической стратегии развития предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.
4.4. Руководство подготовкой проектов текущих планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными договорами.
4.5. Разработка прогнозов экономического развития предприятия в соответствии с потребностями рынка.
4.6. Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.
4.7. Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением текущих изменений в планово-расчетные цены и на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве.
4.8. Подготовка заключений на проекты оптовых цен на продукцию предприятия.
4.9. Анализ роста цен на аналогичную продукцию конкурентов.
4.10. Внесение предложений о пересмотре цен на высокорентабельную продукцию.
4.11. Выявление убыточной продукции, разработка мероприятий по снятию ее с производства.
4.12. Комплексный анализ всех видов деятельности предприятия.
4.13. Планирование объемов капитальных вложений и операционных средств для централизованной оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия.
4.14. Разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений.
4.15. Определение лимитов капитальных вложений.
4.16. Разработка мероприятий по повышению производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.
4.17. Организация и координация исследований для определения условий повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответствующих мероприятий на основе полученных результатов.
4.18. Подготовка и представление в главную бухгалтерию, отдел организации и оплаты труда предложений по установлению (изменению) должностных окладов отдельных должностей и категорий работников предприятия.
4.19. Подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия.
4.20. Контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий.
4.21. Статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, систематизация статистических материалов.
4.22. Подготовка статистической отчетности в установленные сроки.
4.23. Разработка мер по обеспечению режима экономии, снижению издержек на производство и реализацию продукции, выявлению возможности дополнительного выпуска продукции, если в этом есть необходимость.
4.24. Подготовка, обоснование и согласование с:
- финансовым отделом - доходной и расходной частей бюджета;
- отделом капитального строительства - лимитов капитальных вложений на строительство и приобретение оборудования;
- отделом науки, отделом социального развития и отделом подготовки кадров - расходов на финансирование научно-исследовательских работ, социальное развитие предприятия, подготовку кадров.
4.25. Разработка экономических нормативов затрат на осуществление деятельности предприятия и представление их для согласования в финансовый отдел, корректировка их с учетом инфляционных процессов.
4.26. Разработка и доведение до структурных подразделений предприятия прогнозируемых объемов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) в увязке с объемами финансирования.
4.27. Разработка планов операционных затрат на осуществление деятельности предприятия по источникам финансирования на год и по кварталам.
4.28. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытных работ и разработок, капитального ремонта зданий и сооружений, доведение планов затрат до финансового отдела.
4.29. Определение объемов затрат на повышение квалификации работников на основе прогнозов потребности в подготовке кадров для предприятия.
4.30. Разработка и согласование с финансовым отделом и главной бухгалтерией расчетов по мобилизации собственных средств предприятия.
4.31. Анализ действующих структур управления предприятия и подготовка предложений по их дальнейшему совершенствованию.
4.32. Разработка методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений предприятия, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, проведению организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособной продукции (работ, услуг).
4.33. Разработка унифицированной документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной документации.
4.34. Разработка методик, рекомендаций, нормативно-инструктивной документации по вопросам экономики, оплаты труда, ценовой политики, совершенствования статистической отчетности.
4.35. Организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров-совещаний по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений предприятия и сторонних организаций, с привлечением соответствующих служб предприятия.
4.36. [Вписать нужное].
5. Права
5.1. Планово-экономический отдел имеет право:
- давать структурным подразделениям предприятия указания по методике экономических расчетов, учета и планирования, которые являются обязательными к исполнению подразделениями;
- требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач;
- самостоятельно вести переписку по вопросам экономического планирования и статистической отчетности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия;
- представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;
- давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
- проверять правильность и обоснованность смет, расчетов, иной учетной и отчетной документации, составленной структурными подразделениями предприятия;
- вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;
- проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам производственно-экономической деятельности предприятия;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением;
5.2. Начальник планово-экономического отдела визирует все документы, связанные с производственно-экономической деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).
5.3. Начальник планово-экономического отдела вправе вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
5.4. Проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы, структур управления и штатов подлежат обязательному согласованию с планово-экономическим отделом.
5.5. [Вписать нужное].
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, планово-экономический отдел взаимодействует:
6.1. С финансовым отделом по вопросам:
- финансовых и кредитных планов;
- отчетов о выполнении финансовых планов;
- результатов финансового анализа;
- методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности предприятия;
- среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности предприятия;
- копий плановых экономических заданий, поставленных перед подразделениями предприятия;
- плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;
- проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы и услуги;
- результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия;
6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:
- данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;
- баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств;
- расчетов заработной платы;
- предварительных расчетов амортизационных отчислений;
- данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
- планов производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям;
- проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги);
- отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом;
6.3. С производственными подразделениями по вопросам:
- отчетов о выполнении плана по производству продукции;
- сведений о расходах сырья и материалов на единицу продукции;
- отчетов об устранении потерь и сокращении непроизводственных расходов;
- данных о затратах трудовых ресурсов, использовании рабочего времени;
- планов производства продукции на месяц, квартал, год;
- результатов анализа деятельности производственных подразделений за предыдущие плановые периоды с рекомендациями по выявлению возможностей более полной и равномерной загрузки производственных мощностей, оборудования и производственных площадей;
6.4. С отделом главного технолога по вопросам:
- данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;
- проектов перспективных и текущих планов развития и внедрения ресурсо - и природосберегающих технологических процессов и режимов производства выпускаемой предприятием продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);
- данных для расчетов по снижению себестоимости продукции (расчетов снижения энерго - и материалоемкости продукции, трудоемкости ее производства с приложением прогнозов изменения качества продукции);
- данных, необходимых для утверждения товарной номенклатуры;
- планов производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям;
- расчетов по снижению себестоимости продукции (расчетов снижения энерго - и материалоемкости продукции, трудоемкости ее производства);
- расчетов экономической эффективности внедрения новых видов продукции и технологий;
6.5. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:
- расчетов потребности материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, оборудования, топлива, энергии и др.);
- данных об изменениях цен на материальные ресурсы у поставщиков;
- проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений;
- отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;
- планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
- результатов анализа деятельности отдела материально-технического снабжения за предыдущие плановые периоды;
- расчетов необходимых объемов запасов материальных ресурсов;
6.6. С отделом сбыта по вопросам:
- планов и графиков отгрузки продукции;
- отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;
- данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
- отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;
- планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
- планов производства для заключения договоров с контрагентами;
- утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);
6.7. С отделом маркетинга по вопросам:
- обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию (выполняемые работы, оказываемые услуги), в том числе по отдельным позициям номенклатуры;
- сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, об объемах оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;
- информации о состоянии рынка товаров (работ, услуг);
- данных, необходимых для формирования товарной номенклатуры предприятия;
- планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
- изменений в производственных планах по отдельным позициям товарной номенклатуры, вносимых на основании маркетинговых исследований;
- проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги) для проведения маркетингового анализа;
6.8. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:
- расчетов затрат труда на единицу продукции;
- планов по труду структурных подразделений предприятия и систему трудовых показателей;
- предложений по формированию заработной платы;
- перечня мероприятий по повышению производительности труда и качества выполнения работ, улучшению использования рабочего времени;
- отчетов о формировании фондов оплаты труда структурных подразделений;
- планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг);
- рекомендаций и указаний по снижению трудоемкости продукции (работ, услуг);
6.9. С юридическим отделом по вопросам:
- разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
- анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства;
- заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов, а также на разъяснение действующего законодательства;
6.10. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник планово-экономического отдела.
7.2. На начальника планово-экономического отдела возлагается персональная ответственность за:
- организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на планово-экономический отдел;
- организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации работниками отдела строго в служебных целях;
- своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия;
- создание условий для производственной деятельности работников отдела;
- соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;
7.3. Ответственность работников планово-экономического отдела устанавливается должностными инструкциями.
Экономическим планированием должна заниматься каждая организация, чтобы её хозяйственная деятельность была рациональной. И этим занимается плановый экономист (экономист планового отдела, экономист по планированию).
Правовые основы работы экономистом по планированию
В Интернете и в других источниках можно довольно часто встретить вакансии экономиста планового отдела. Должность экономиста планово-экономического отдела, в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Учтите, что должностная инструкция экономиста планового отдела не должна противоречить документу Минтруда.
А вот единый профстандарт экономиста по планированию законодательно не утвержден. Хотя в зависимости от сферы деятельности организации, возможно, получится найти подходящий документ. Например:
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист железнодорожного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 23.12.2016 № 828н);
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист водного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 19.02.2019 № 97н);
- профессиональный стандарт «Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 504н).
Основные обязанности экономиста планового отдела
Базовый набор должностных обязанностей экономиста планово-экономического отдела сводится к следующему:
- работа по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, определение пропорций развития производства исходя из конкретных условий и потребностей рынка, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей результативности деятельности;
- формирует исходные данные для составления проектов перспективных и годовых планов производственно-хозяйственной деятельности и развития предприятия, разрабатывает с учетом прогнозных и маркетинговых данных отдельные разделы плана с разбивкой по кварталам, выполняет расчеты и обоснования к ним, доводит плановые показатели до производственных подразделений предприятия;
- своевременно вносит в соответствующие разделы плана изменения, обусловленные конъюнктурой рынка и конкуренцией, обеспечивает сбалансированность производства продукции на основе спроса и предложения;
- принимает участие в технико-экономическом обосновании освоения новых видов продукции, новой техники и прогрессивной технологии, механизации и автоматизации производственных процессов;
- разрабатывает технико-экономические нормативы материальных и трудовых затрат для определения себестоимости продукции, планово-расчетные цены на основные виды сырья, материалов, топлива, энергии, потребляемых в производстве;
- составляет сметную калькуляцию товарной продукции, разрабатывает проекты оптовых и розничных цен на выпускаемую продукцию, тарифы на работы (услуги) с учетом конъюнктуры рынка;
- принимает участие в разработке мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений, повышению конкурентоспособности производимой продукции и производительности труда, снижению издержек производства и реализации продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета на предприятии и его подразделениях, совершенствовании плановой и учетной документации, в подготовке методических материалов по организации внутрихозяйственного планирования;
- комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, выявляет резервы производства и намечает меры по обеспечению режима экономии, более эффективному использованию ресурсов предприятия, выявлению возможностей дополнительного выпуска и сбыта продукции, повышению темпов роста производительности труда;
- контролирует правильность расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений в подразделениях;
- участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития предприятия;
- ведет учет и контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям;
- подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки;
- выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных планово-экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
- участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов и пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки плановой информации.
Учитывайте перечисленное при составлении или анализе резюме экономиста планового отдела.
Теперь вы знаете, чем занимается экономист планово-экономического отдела в общем случае.
Необходимые знания для экономиста по планированию производства
Также в резюме экономиста планово-экономического отдела должен быть отражен следующий минимальный объем его знаний:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;
- организация плановой работы на предприятии;
- порядок разработки перспективных и годовых планов производственно-хозяйственной деятельности и социального развития предприятия;
- порядок разработки бизнес-планов;
- планово-учетная документация;
- порядок определения себестоимости товарной продукции, разработки нормативов материальных и трудовых затрат, оптовых и розничных цен;
- методы экономического анализа показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений;
- методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений;
- порядок и сроки составления отчетности;
- отечественный и зарубежный опыт рациональной организации экономической деятельности предприятия в условиях рыночной экономики;
- экономика, организация производства, труда и управления;
- основы технологии производства;
- рыночные методы хозяйствования;
- возможности применения вычислительной техники для технико-экономических расчетов и анализа хозяйственной деятельности предприятия, правила ее эксплуатации;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда.
Образование и стаж
Специалист может претендовать или в прошлом быть ведущим экономистом планового отдела либо главным экономистом планово-экономического отдела. В связи с этим Минтруд предъявляет следующие требования к квалификации:
Планово-экономические отделы (далее ПЭО) создаются для эффективной организации экономики организаций и предприятий. Хотя зачастую работа таких отделов четко не регламентирована. Каким же образом они должны быть организованы, какой структурой обладать и какие функции выполнять?
Введение
В любом учебнике по экономике сказано, что ПЭО занимается сбором экономических показателей детальности компании, их анализом и составлением планов развития на основе выводов, полученных в ходе анализа.
Если речь идет о малом бизнесе, то эту функцию может выполнять руководитель компании (или ИП), по мере роста масштабов деятельности эти полномочия могут быть переданы другому лицу или даже группе лиц. Чем крупнее организация, тем больше человек в ней отвечает за экономическое планирование. Для удобства работы этих людей объединяют в ПЭО.
Структура ПЭО
ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.
Выделяют два типа структурной организации ПЭО:
- Организация, при которой рабочие места сотрудников ПЭО находятся внутри отдела.
- Организация, при которой часть сотрудников работает вне отдела (занимаются сбором сведений о работе фирмы), а часть – внутри (занимаются анализом полученных сведений и составлением планов).
Последний тип организации характерен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.
Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:
- получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
- создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
- непосредственное создание управленческой отчетности;
- контроль и анализ работы фирмы в целом.
Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:
- контроль за выполнением разработанных планов;
- контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
- анализ эффективности работы конкретного подразделения.
Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.
Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.
За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:
- Разработку методологий направлений деятельности (как во всей фирме, так и в отдельных подразделениях организации).
- Разработку основных справочников, содержащих показатели эффективности работы подразделений фирмы.
- Разработку политики управления компанией.
- Разработку плановых и отчетных форм.
- Разработку методов анализа и оценивания эффективности работы фирмы.
Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.
Пример структуры ПЭО на различных предприятиях
Если речь идет о компаниях среднего размера, то чаще всего ПЭО в них имеет следующую структуру: руководителем является начальник отдела, а в его подчинении находятся три специалиста ПЭО.
Если же речь идет о крупном предприятии, то структура планово-экономического отдела на нем выглядит следующим образом: руководит отделом начальник ПЭО, в его подчинении находится заместитель ПЭО, которому напрямую подчиняется и главный экономист отдела, и ведущий экономист отдела. Главному экономисту подчиняются два экономиста ПЭО.
Задачи ПЭО
В задачи данного подразделения компании входит составление следующих документов и приложений:
- планов развития фирмы и прогнозов;
- отчетной документации различного характера (разовой и регулярной);
- необходимых справок и аналитических пояснений;
- экономических расчетов;
- инвестиционных проектов, а также бизнес-планов.
ПЭО имеет и определенные функции, которые должны быть четко обозначены в регламентирующей документации фирмы.
Функции ПЭО
Функции ПЭО состоят в следующем:
- анализ эффективности работы фирмы;
- составление прогнозов относительно результатов работы компании;
- оценка финансового состояния организации;
- составление нормативов для процессов производства продукции;
- контроль формирования и изменения себестоимости продукции;
- контроль образования цен на продукцию;
- составление управленческой отчетности;
- участие в формировании бюджетов подразделений.
Все функции ПЭО взаимосвязаны с бизнес-процессами, происходящими в фирме. Далее описано, какая связь существует между этими понятиями.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
- продажи;
- производство;
- закупки;
- научно-исследовательские и экспериментальные разработки.
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
- технологии производства;
- качество производимой продукции;
- инженерию;
- капитальное строительство объектов;
- логистику.
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- управление финансами;
- юридическое обслуживание;
- общее администрирование.
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
Регламентация работы ПЭО
Некоторые компании создают ПЭО, но совершенно не заботятся о регламентации работы этого структурного подразделения. Не создается никакого положения о планово-экономическом отделе.
Если в организации никак не регламентирована работа ПЭО, нужно срочно подготовить документ, который решит этот недочет. Данный документ станет базой для создания должностных инструкций сотрудников, работающих в ПОЭ, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.
Стандартный регламентирующий документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:
- Общие положения.
- Структура отдела.
- Основные задачи отдела.
- Функции отдела.
- Права.
- Работа с другими структурами предприятия.
- Ответственность.
- Критерии оценки деятельности отдела.
Далее будет более подробно описана структура документа, регламентирующего работу и задачи планово-экономического отдела.
Структура регламентирующего работу ПЭО документа
В разделе «Общие положения» содержатся общие данные о данном подразделении. Указывается:
- цель создания отдела в соответствии с экономической политикой предприятия;
- основные термины;
- лицо, назначенное руководителем;
- документы, которыми данный отдел руководствуется при осуществлении своих обязанностей.
В разделе «Структура отдела» содержится информация о структуре ПЭО и его количественном составе.
В разделе «Основные задачи отдела» описываются ключевые задачи ПЭО, а также перечни отчетности и планов, которые его сотрудники должны предоставлять на рассмотрение руководству.
Основные задачи ПЭО
К основным задачам планово-экономического отдела, которые стоит указать в регламентирующем документе, относятся:
- Работа по экономическому планированию, рационализации хоздеятельности.
- Разработка стратегии развития компании с целью оперативной адаптации хоздеятельности к постоянно изменяющимся условиям рынка.
- Проведение комплексного экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
- Статистический учет всех показателей функционирования фирмы.
- Технико-экономическое планирование деятельности других отделов компании.
Основные функции ПЭО
К основным функциям ПЭО, которые обычно указываются в регламентирующей документации, относятся:
- Экономическое планирование работы фирмы, направленное на рационализацию хоздеятельности.
- Подготовка проектов планов деятельности других отделов компании. В подготовку входит также обоснование заключения тех или иных контрактов, подкрепленное расчетами.
- Составление планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности компании на разные сроки (краткосрочных, средне- и долгосрочных).
- Информирование подразделений фирмы о текущих планах.
- Проведение комплексного анализа деятельности фирмы по всем направлениям.
- Контроль за выполнением подразделениями текущих планов, а также своевременное составление отчетности.
- Создание рациональной учетной документации, которая незначительно увеличивает бюрократическую нагрузку на сотрудников.
Это далеко не полный список основных функций, которые обязан выполнять планово-экономический отдел.
Права ПЭО
Специалист планово-экономического отдела в рамках своей должностной инструкции вправе:
- запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
- создавать экспертные рабочие группы, задача которых – экономическое планирование работы организации;
- в рамках своей компетенции участвовать в деловых переговорах с представителями других фирм и организаций, подписывать контракты;
- организовывать анализ новых программ и научных проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности освоения;
- вносить предложения по вопросам, которые входят в компетенцию ПЭО, в форме проектов.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:
- Своевременная и качественная реализация задач.
- Качественное выполнение непосредственных обязанностей.
Можно указать и другие критерии оценки.
На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.
Контроль работы ПЭО
Контролем работы ПЭО один из далее приведенных сотрудников:
- руководитель финансовой службы фирмы (в крупной компании);
- финансовый директор (в небольшой или средней компании);
- главный экономист (на производстве).
Контроль деятельности ПЭО производится в следующих целях:
- Оперативное выполнение разовых задач.
- Соблюдение отчетности и документооборота, согласно внутреннему регламенту компании.
- Обеспечение достоверности предоставляемых расчетов и отчетной документации.
- Анализ работы с целью выявления эффективности функционирования ПЭО.
Заключение
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
- Что такое ПЭО?
- Какова его структура?
- Нужен ли он данной компании или его функции может выполнить один человек?
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
- структура отдела;
- права и функции;
- ответственность;
- работа с другими структурами фирмы.
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Многие предприятия получили планово-экономический отдел в наследство от государственного прошлого. Но предприятия, которые выросли в эпоху капитализма, чаще всего и бухгалтера-то нанимают лишь в угоду законодательству, недоумевая, зачем платить зарплату еще и экономисту или тем более – целому отделу. Получается парадокс: из тех самых экономических соображений, за которые платят экономисту, он как раз и не нужен. Но у многих предприятий плановый отдел есть и загружен работой.
Функции планово-экономического отдела предприятия
Рассмотрим, какие функции на предприятии обычно выполняет планово-экономический отдел, если он есть:
- Утверждает прайс-лист и методику калькуляции прямой себестоимости по заказам (причем самой калькуляцией чаще всего не занимается).
- Отвечает за создание нормативной системы, запрашивая нужные нормативы у производственников.
- Собирает бюджеты центров ответственности, создает годовой, квартальный, месячный планы, а по окончании периода сдает отчет о выполнении плана, делая это для бизнеса в целом, независимо от разделения на юридические лица.
- Хранит отчетность для накопления статистической информации.
- Проводит сценарный анализ, анализ инвестиционных проектов.
Необходимо отметить, что для выполнения такой работы нужна достаточно серьезная квалификация, требующая образования и опыта.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел "в наследство" от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: "А сколько у нас прибыль по холдингу за период?" При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы "высмотреть" прибыль в дальних колонках разных "простыней" ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради "существования".
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
Правильная организация работы планово-экономического отдела на предприятии
С другой стороны, какой отчет был бы для руководителя наиболее удобен и информативен. Идеальным вариантом является ситуация, когда если что-то не так на предприятии, то экран монитора генерального директора становится красным, и на нем появляется фотография того, с кого надо спросить. Конечно, данный вариант очень далек от реальности.
Если отбросить иронию, то из этой ситуации становится ясно, что отчетность для высшего руководства действительно должна быть краткой, наглядной и оперативной.
Но в результатах работы планового отдела заинтересован не только генеральный директор, но руководители других уровней на предприятии. И отчетность, представляемая генеральному директору, по своему наполнению не отражает информативные потребности о состоянии дел на предприятии руководителей отделов и подразделений. Фактически, необходимы несколько отчетов для разных руководителей:
- для генерального директора в отчете необходима маржинальная прибыль на один заказ,
- для коммерческого – цены в соотношении с ценами конкурентов,
- для директора по производству – структура себестоимости.
Есть разница и в группировке выручки:
- для генерального – группировка по направлениям бизнеса,
- для коммерческого – по основным клиентам,
- для директора по производству – по видам продукции.
Что вывести в отчет в случае каждого конкретного предприятия, нужно решать исходя их целевых и контрольных показателей, по которым оценивается каждый руководитель, т.е. информации, которую ему нужно знать для решения поставленных перед ним задач. Показанные в отчете таблицы должны предоставлять максимум информации при минимальной загруженности лишними данными. Но для того, чтобы они делались качественно, должна быть проделана большая работа.
Очень важно также выбирать наглядные "измерители" эффективности работы: не просто объем продаж, а маржинальная прибыль (выручка минус прямые расходы), а еще лучше – показатель "маржинальная прибыль на 1 экземпляр товара", который даст ориентиры по поводу того, какая продукция какими объемами наиболее выгодна предприятию.
Чтобы определить роль планово-экономического отдела в деятельности предприятия необходимо отметить основные виды работы, выполняемых данным отделом.