Является ли должностная инструкция конфиденциальной информацией

Опубликовано: 14.05.2024

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Содержание документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Д еятельность многих организаций и служб связана с необходимостью хранения данных, огласка которых нежелательна. Конфиденциальность некоторых из них официально подтверждается законодательными актами. Существует информация, которая сохраняется в тайне по инициативе руководства предприятий или личным пожеланиям граждан. Чтобы конфиденциальные сведения не попали к посторонним лицам, должна быть организована их защита. Для обеспечения информационной безопасности используются специальные методы и компьютерные программы.

Сведения, не подлежащие разглашению

Информацией, не подлежащей огласке, считают не только служебные или государственные тайны, но и данные, доступные ограниченному кругу лиц. Ограничения могут накладываться, например, на сообщения о чрезвычайных событиях, губительных природных явлениях, санитарно-эпидемиологической обстановке в стране.

О том, какие сведения официально считаются конфиденциальными, говорится в Указе Президента Российской Федерации (с последними дополнениями от 13 июля 2015 года за № 357). К ним относятся:

  • персональные данные и события частной жизни людей (за исключением сведений, которые с их согласия освещаются в средствах массовой информации);
  • материалы судебных расследований, адвокатские тайны, данные о людях, нуждающихся в государственной защите после дачи свидетельских показаний;
  • сведения, составляющие служебную тайну. Они касаются деятельности секретных организаций, лабораторий специального назначения, оборонных предприятий;
  • врачебные тайны, телефонные переговоры, тайна переписки;
  • результаты аудиторских проверок финансовой деятельности организаций;
  • коммерческие тайны, касающиеся особых технологий или материалов, которые используются на данном предприятии. Владение информацией о технических новшествах дает компании преимущества среди конкурентов и способствует повышению доходов. При поступлении на службу работники подписывают договор о неразглашении производственных секретов и другой информации, интересной для конкурентов. Нарушение договора грозит сотруднику увольнением или штрафом;
  • материалы о сути изобретений, которые еще не подтверждены патентами и не внедрены в производство;
  • тайны банковских вкладов и движений денежных средств частных лиц и организаций;
  • государственные тайны. Они могут быть связаны с научной, хозяйственной, политической, военной деятельностью. За сохранение подобной информации отвечают специальные органы власти (Межведомственная комиссия, Федеральная служба безопасности и другие).

Сведения, которые не считаются конфиденциальными

Сведения не считаются секретной информацией, если они внесены в свидетельство о регистрации предприятия, лицензию или учредительные документы.

Конфиденциальной информацией не являются данные об имуществе компании, кадровой политике и способах оплаты труда. Не считаются тайной также любые данные, занесенные в каталоги и прайс-листы.

Руководство предприятия не должно засекречивать сведения о наличии вредных производственных факторов. Оно несет ответственность за сокрытие информации о несоблюдении экологических и санитарных норм.

Открытой информацией являются также данные о проведении на предприятиях тендеров и конкурсов с целью подписания контрактов и набора новых сотрудников.

К секретным сведениям не имеют отношения данные о финансовой деятельности некоммерческих организаций.

Для чего составляется перечень засекреченных сведений

Вопрос о конфиденциальности служебных данных иногда бывает спорным. Нередко из-за неопределенности принятых правил возникают производственные конфликты и судебные разбирательства.

Прежде чем уволить работника, подозреваемого в разглашении коммерческой тайны, работодатель должен обосновать причину подобных действий. Увольняемый человек зачастую не согласен с тем, что совершил нечто противозаконное. Он может обратиться в Инспекцию труда с жалобой на несправедливые обвинения.

Пример 1.

Работнику понадобилось распечатать служебный документ, для чего он перенес содержимое на флэш-накопитель. В договоре, подписанном им при поступлении на работу, указывалось, что сотрудники фирмы не имеют права разглашать коммерческие тайны. Но там ничего не говорилось о том, какие именно сведения считаются секретной информацией. Если проверка, проведенная трудовой инспекцией, подтвердит неопределенность формулировок, работодателю придется отменить приказ об увольнении.

Перенос коммерческих сведений на флешку нельзя считать проступком, если не доказано, что работник передал этот носитель третьему лицу или поместил засекреченные данные в домашний компьютер.

Пример 2.

Сотрудник, уволившийся по собственному желанию, поделился конфиденциальной информацией о деятельности компании с конкурентами. В результате фирма понесла убытки. Руководство подает заявление в суд и требует, чтобы виновник возместил материальные потери. Для оценки справедливости требований и размеров ущерба суду также потребуется перечень секретных сведений и обоснование суммы убытков.

Чтобы избежать подобной неопределенности, работодатель должен составить список коммерческих тайн. В документе необходимо четко указывать, что их разглашение нанесет фирме финансовый ущерб. Следует отметить, кто из работников имеет право пользоваться конфиденциальной информацией. Необходимо сообщить о порядке обращения с подобными материалами и мерах, предпринимаемых для соблюдения конфиденциальности.

Секретные данные должны храниться под грифом «Коммерческая тайна».

Доступ к документам предоставляется только тем сотрудникам, которым они нужны для работы. Доверенное лицо дает расписку о неразглашении. Перед этим его знакомят со списком коммерческих тайн и предупреждают об ответственности за утечку информации.

В защите нуждается не только интеллектуальная собственность компании, но и сведения о клиентах. Разглашение их персональных и банковских данных грозит фирме потерей репутации, доверия.

Меры сохранения конфиденциальности сведений

Руководство компании должно заранее принять меры для защиты конфиденциальной информации. Такими мерами являются:

1. Введение разрешительной системы доступа к секретным работам и документам, содержащим важные данные. Необходимо соблюдать режим коммерческой тайны. Следует четко оговаривать список доверенных лиц, которым дается разрешение на вход в информационную систему.

2. Ограничение доступа посторонних лиц в помещения, где хранятся секретные документы или важные компьютерные программы.

3. Надежное хранение паролей и ключей доступа к ценным сведениям. Это позволит защитить их от похищения, подмены или уничтожения.

4. Резервное копирование важных материалов. Оно позволяет в случае необходимости доказать их подлинность, воспроизвести утерянные данные.

Все предпринимаемые действия должны согласовываться с законодательством Российской Федерации.

Средства, используемые для обеспечения сохранности данных

Для обеспечения информационной безопасности применяются две методики: программно-аппаратная защита и использование защищенных каналов связи.

Программно-аппаратная защита данных позволяет контролировать доступ к секретным материалам. Коротко опишем ее виды.

Идентификация

Для входа в систему требуется магнитная карта, работа в определенных частотных диапазонах. Доступ к работе с секретной информацией предоставляется только после введения специальных логинов, паролей или биометрических данных.

Аутентификация

Это методика дополнительного подтверждения подлинности данных, сообщаемых при идентификации. Становится ясно, что человек, интересующийся засекреченной информацией, действительно является тем, за кого себя выдает.

К средствам аутентификации можно отнести личные смарт-карты, цифровые подписи, pin-коды, usb-ключи.

После вхождения в систему сотруднику предоставляется доступ к информации, которая ему требуется для выполнения регламентных заданий. Остальные данные остаются закрытыми.

Протоколирование

Информационная система фиксирует тех, кто получал доступ к материалам, и действия, которые производились с их использованием.

Аудит

Программа выдает отчет о производимых действиях, продолжительности доступа отдельных сотрудников к секретным материалам. При попытке нарушения информационной безопасности автоматически включается система реагирования.

Шифрование

Для создания конфиденциальности проводится шифрование данных, относящихся к коммерческим тайнам.

Экранирование

При использовании такой технологии сведения разделяются по степени секретности, а также доступности отдельным сотрудникам, смежным организациям или компаниям-конкурентам. При этом используются «сетевые экраны» (файрволы) – компьютерные программы контроля и фильтрации интернет-данных.

Использование защищенных коммуникационных каналов

Передача информации по общедоступным каналам связана с риском их попадания в чужие руки.

Чтобы этого не произошло, проводится «туннелирование». Такая технология представляет собой передачу засекреченных данных через обычную сеть в замаскированном («инкапсулированном») виде.

Заключение

Любой гражданин, а также государственное или частное предприятие имеют право владеть информацией, требующей защиты от постороннего внимания. Важно, чтобы она не противоречила федеральным законам и не использовалась во вред государственным интересам.

К утечке секретных данных может привести введение в компьютер посторонних программ, повреждение или кража электронных носителей, сбой в работе автоматических систем обработки данных. Действия, которые приводят к разглашению засекреченных данных, являются уголовно наказуемыми. Такими действиями считаются незаконный вход в систему секретной информации, перехват сведений, замена их ложными данными. Запрещено несанкционированное использование устройств, в которых хранятся секретные материалы.

В каждой организации должен существовать индивидуальный перечень конфиденциальной информации, запрещенной к распространению. Важную роль играет соблюдение мер информационной безопасности.

Собственно, почему вопрос возник. Студенты приходят на практику в АТП. В рамках практики предуматривается изучение должностной инструкции диспетчера. Специальность, на которую обучаются студенты "Организация перевозок и управление на автомобильном транспорте". Во время практики руководство предприятия отказывает студентам в ознокомлении с должностной инструкцией диспетчера, ссылаясь, что она не только является коммерческой тайной, но и авторские права на неё принадлежат предприятию. Конкретная формулировка: "Должностная инструкция является собственностью предприятия и потому не может быть предоставлена".

Сам я являюсь студентом, плюс работаю в этом самом предприятии диспетчером. И у меня возник вопрос, законны ли действия моего работодателя? Действительно ли должностная инструкция диспетчера может являться коммерческой тайной? Проблема заключается ещё и в том, что при трудоустройстве мы подписываем соглашение о неразглашении коммерческой тайны, но перечень документов, которые составляют коммерческую тайну работодателя, нам не предоставляют.

Так может ли должностная инструкция являться коммерческой тайной и организации и имеет ли организация на неё авторские права?

Чтобы права стали авторские, их надо застолбить в федеральном Агентстве по авторским и смежным правам. Что касается коммерческой тайны, то в зависимости от должности, отдельные работники (особенно внештатные) могут иметь засекреченную должностную инструкцию. Должность диспетчера АТП секретной не является, так что руководство ваше "гонит пургу". Тем паче, что коммерческая тайна не охраняется столь же бдительно, как гостайна. Утечка столь "важной" информации не может нанести ущерба предпрниятию. Скорее всего эта инструкция либо отсутствует вообще, либо содержит положения противоречащие трудовому кодексу (как минимум).

Есть юридические аспекты, а есть и человеческие. Может быть по закону директор предприятия и не должен так себя вести, но с другой стороны, чтобы защитить себя от недобросовестной конкуренции, у него просто не остается вариантов.

Не так давно сам оказался в похожей ситуации. На рынке был монополист, и когда начали его "двигать", поняли что такое "промышленный шпионаж", и что двери всем подряд открывать нельзя. Это не паранойя, а факты из жизни. Мы вошли с аналогичной продукцией сделанной по упрощенной схеме, и на выходе он все у нас перенял, и сейчас делает также. До этого 10 лет его это не беспокоило, и сам до такого додуматься не мог.

Понятия коммерческой и служебной тайны, их различия

Согласно п. 3 указа Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 служебная тайна – это такие данные, доступ к которым ограничен по прямому указанию федерального закона государственными органами.

ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ определено, что коммерческой тайной называют режим конфиденциальности информации. Его разрешено применять только к определенным категориям сведений. Кроме того, законодательство содержит перечень данных, которые ни в коем случае не могут быть помещены под режим конфиденциальности (ст. 5 закона № 98-ФЗ).

Разница между этими 2 понятиями заключается в следующем:

Понятие «служебная тайна» часто применяется к деятельности государственных и муниципальных органов, их должностных лиц и рядовых сотрудников. Под ней подразумеваются данные, тайный характер которых обусловлен интересами службы.

Информация, относящаяся к коммерческой тайне, несет в себе коммерческую ценность, т. е. с ее помощью обладатель может получить коммерческую выгоду.

В праве и юридической доктрине нет однозначного мнения по поводу соотношения данных понятий и субъектного состава обладателей доступа к информации (например, является ли служебной тайной коммерчески ценная информация, доверенная работнику в связи с исполнением им должностных обязанностей, или к такой тайне применимо только определение «коммерческая»).

Сведения, являющиеся коммерческой и служебной тайной

Информацию, относящуюся к коммерческой тайне, можно сгруппировать по функционально-целевы­ м признакам:

Деловая информация (переговоры, контракты, партнеры, переписка).

Производственная информация (технологии, ноу-хау, используемые станки).

Финансовая информация (источники финансирования, инвестиции).

Информация о персонале и его труде (личные дела работников, планы по организационно-штатн­ ым мероприятиям, структура подчиненности, не указанная в уставе, система организации труда).

Маркетинговая информация (проведенные исследования, стратегия завоевания рынка, реклама).

Информация, связанная с научно-техническими разработками, их концепциями, планами введения в производство.

Используемые программы, логины и пароли для доступа к ним.

Информация о производимом товаре (его структура, характеристика, параметры и т. д.).

Служебная тайна включает в себя информацию, которую условно можно разделить на 2 группы:

Сведения, связанные с деятельностью должностных лиц. Например, данные предварительного расследования (тайна следствия), планируемые военные учения (военная тайна) и т. п.

Информация, полученная госслужащими в результате их деятельности. К примеру, информация, относящаяся к коммерческой тайне.

Всякая информация, имеющая ценность в силу ее недоступности широкому кругу лиц, считается тайной.

Правовое регулирование коммерческой и служебной тайны

Служебная тайна приобретает свой статус сразу после получения конфиденциальной информации должностными лицами в результате их действий. Порядок обращения со служебной тайной, в т. ч. с документами, содержащими какую-либо конфиденциальную информацию, регламентирован положением «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти…», утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Что касается коммерческой тайны, то порядок введения или прекращения этого режима определен законом № 98-ФЗ.

Так, в ст. 10 закона № 98-ФЗ перечисляются меры, которые должен принять собственник секретной информации, чтобы ввести упомянутый режим.

Итак, законодательно предусмотрен порядок получения, применения и сохранения коммерческой и служебной тайны, за нарушение которого обладатель конфиденциальной информации или лицо, разгласившее тайну, несут ответственность.

Правовая охрана коммерческой и служебной тайны

Правовая охрана информации, относящейся к служебной тайне, заключается в прямых запретах на ее разглашение и применении мер ответственности за несоблюдение этого императива.

Так, п. 9 ч. 1 ст. 17 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ запрещается разглашение и использование в неслужебных целях информации, являющейся служебной тайной.

П. 1.8 постановления № 1233 предусмотрена ответственность должностного лица за разглашение служебной тайны и нарушение порядка обращения с документами, в которых содержатся конфиденциальные сведения. Она может быть:

административной (ст. 13.14 КоАП);

уголовной (ст. 137, 138, 155 УК РФ и т. д.).

В отношении коммерческой тайны ответственность за несоблюдение режима конфиденциальности определена в ст. 14 закона № 98-ФЗ:

материальная ответственность (возмещение ущерба в порядке п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);

гражданско-правовая ответственность, которая наступает в соответствии с п. 2 ст. 17 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

уголовная по ст. 183 УК РФ.

И должностные лица, и работники предприятия могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке ст. 192, 193 ТК РФ.

В п. 43 постановления пленума ВС РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17.03.2004 № 2 сказано, что в случае увольнения работника за разглашение коммерческой или служебной тайны работодатель обязан доказать 3 факта:

что разглашенные сведения являются тайной в соответствии с действующим законодательством;

разглашенные сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

работник обязывался не разглашать эти сведения.

Таким образом, правовая охрана коммерческой или служебной тайны основана на предусмотренных законодательством санкциях: дисциплинарных, гражданско-правовых, административных и уголовных.

Документы, содержащие защищаемые сведения, которые не составляют государственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.), или содержат персональные данные, или составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица именуются конфиденциальными. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

К конфиденциальным документам относятся следующие документы:

1) в государственных организациях – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

2) в коммерческих и негосударственных организациях – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;

3) независимо от принадлежности организации – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. д.

Особенностью конфиденциальных документов является то, что они одновременно представляют собой:

1) массовый носитель ценной, защищаемой информации;

2) основной источник накопления и распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

3) обязательный объект защиты.

Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации. Период конфиденциальности документов определяют перечни конфиденциальных сведений организации, составленных исходя из специфики деятельности и утвержденных руководителем организации.

Документирование конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление.

Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю организации.

Как определить состав конфиденциальных документов?

Одной из особенностей конфиденциального делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функции организации, характера её деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых организацией конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенным к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются сведения, составляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксированы как в документах, так и в других носителях: электронной базе данных (на ПЭВМ), выпускаемой продукции, технологических процессах, физических полях и др. Поэтому только после определения состава всех конфиденциальных сведений можно установить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабатывается для каждой организации самой организацией - обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собственником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения отно­сить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя.

В целом тенденция развития коммерческой тайны направлена на сохранение значения производственной тайны, связанной с новизной и совершенствованием технологических процессов, т.е. с элементами творческой деятельности, и на падение значения тайны финансово-торговой, связанной не с элементами новизны, а с элементами индивидуальности и большей или меньшей степенью исключительности.

Правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне, являются закон, а также определение понятия «коммерческая тайна», которыми предусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, коммерческая тайна может распространяться на все направления и вид деятельности организации. Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, в организации должна заниматься постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК).

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности организации необходимо установить вес состав циркулирующей в организации информации, отображенной любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития организации и её взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности организации. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной и отнесена к коммерческой тайне. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестности информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба иметь, в зависимости от областей и видов деятельности, экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде всего рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиденциальность такой информации создает для ее обладателя преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от не добросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне.

К коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну, и информация, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нормативных актах: федеральном законе Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее по тексту – Закон «О коммерческой тайне»), постановлении Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и др. Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу. Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные интересы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предоставляется лишь соответствующим орга­нам власти, наделенным законодательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходимо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти затраты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиденциальной теряет всякий смысл.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы организаций применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с различными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна», свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. В Законе это названо не степенью, а грифом коммерческой тайны, но суть дела от этого не меняется, поскольку, по определению, гриф конфиденциальности - это реквизит, свидетельствующий о степени конфиденциальности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самомносителе и (или) в сопроводительной документации на него. Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определя­ется собственниками информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные подходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной чести информации. В этом случае при рассмотрении в судебном порядке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно определить, кто из собственни­ков установил правильную степень конфиденциальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее собственник.

При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерческой тай­ны обладатель информации обязан в письменной форме известить конфидентов данной информации.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, раскрывает тематическое содержание включенных в него сведений. Но эти сведения, как уже отмечалось, фиксируются в различном виде на различных носителях и могут быть как документированными, так и недокументированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только документированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне, нужно выделить состав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафиксирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться определенными критериями документирования информации. К ним относятся:

  • необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности организации, регламентирующей статус организации, права, обязанности и ответственность её работников;
  • необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.;
  • необходимость документированной информации для управленческой деятельности;
  • необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;
  • необходимость передачи информации в официальном виде;
  • важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности организации.

Дополнения и изменения состава включенных в перечень сведений, а также изменение их степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя организации и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности.

В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации определяются конкретные виды документов, в которых эта информация должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных документов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показатели нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавливать с учетом оптимального объема содержащейся в них информации, исключающего избыточную, в том числе дублетную информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб организации.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также организации, которым данный документ должен направляться.

Читайте также: