За что можно премировать работников отдела кадров
Опубликовано: 17.09.2024
Почему одни трудятся лучше, чем другие
В эпоху рабства и крепостного строя мотивация основывалась на страхе. Раб, не желающий трудиться, рисковал своей жизнью.
Пример 1. В торговой компании есть менеджеры как по продажам, так и по персоналу. Работой последних руководство чаще всего недовольно. Они подбирают не тех людей, не могут придумать эффективную систему мотивации, проводят неинтересные корпоративные мероприятия, даже документы как следует составить не в состоянии.
Однажды руководство решило проанализировать содержание работы разных категорий персонала. И тогда выяснилось, что hr совершают больше рабочих операций, чем другие сотрудники: больше разговаривают по телефону, проводят много встреч с кандидатами, чаще задерживаются на работе с отчетами. Но оплата труда менеджеров по персоналу не зависит от их усилий, в отличие от сотрудников других подразделений. Стоит ли ожидать от них творческого подхода и неформального отношения к работе?
Мотивация в службе персонала
Как правило, у hr-ов стабильная заработная плата. Премии чаще всего выплачивают за общую работу организации. Если компания выполнила план, то всем начисляется премия, в том числе и отделу кадров. Другими словами, премий по результатам собственной работы, как у менеджеров по продажам, нет.
При этом если вспомнить функционал полноценной кадровой службы, такая система оплаты кажется как минимум непонятной. Ведь в обязанности отдела персонала входят:
Все вышеперечисленные функции относятся к управленческим. Этим занимаются в том числе и руководители подразделений, и топ-менеджмент, доходы которых связаны с экономическими показателями. Если компания развивается, то они получают солидные премии и бонусы, чего нельзя сказать о сотрудниках кадровых служб. Мало того, hr, по сравнению с другими офисными специалистами, имеют весьма небольшие доходы.
Кстати, работу менеджеров по персоналу часто считают неэффективной и ненужной. Может, столь часто возникающее недовольство связано с тем, что мотивация hr-менеджеров, мягко говоря, несовершенна? Руководители считают, что менеджеры по персоналу, в отличие от других сотрудников, не должны получать премий за выполнение работы. Иногда возникают анекдотические ситуации.
Следует отметить, что до Елены директор беседовал с начальником отдела продаж и пообещал повысить ему премиальные выплаты, если компания выполнит план продаж. Но такая простая мысль не пришла ему в голову во время разговора с менеджером по персоналу.
Рассмотрим мотивацию для различных сотрудников отдела кадров:
Рекрутер
Теоретики и практики в области менеджмента считают, что деятельность специалиста по подбору можно оценить с помощью следующих показателей:
2) Количество закрытых вакансий за определенный период времени;
Естественно, большое количество показателей затрудняет расчет и делает систему мотивации запутанной. Как выбрать самые важные?
Изначально подбор специалистов в компании проходил следующим образом: менеджер по подбору искал кандидатов и после первого собеседования отправлял их к руководителю подразделения. После первого депремирования рекрутер сменил тактику. Поток кандидатов резко уменьшился. Менеджер стал намного тщательнее отбирать людей.
Рекрутера стали постоянно депремировать. Сначала депремировали за то, что один из кандидатов имел погашенную судимость, затем за то, что кандидат разделял взгляды политической оппозиции.
Рассмотрим на примере, как выстроить систему мотивации для рекрутера. В этом случае желательно соблюдать последовательность.
1. Описать процесс подбора персонала, обозначить роли, сферы ответственности каждого из участников процесса. Пример см. в таблице 1.
Таблица 1. Процесс подбора
| Рабочие операции | Ответственный | Показатели эффективности | |
| 1 | Подача заявки на подбор персонала | Заказчик | Указаны точные критерии, по которым нужно искать кандидата, очерчены требования |
| 2 | Размещение объявлений о вакансии | Рекрутер | Правильно выбраны рекламные площадки, позволяющие привлечь определенное количество кандидатов |
| 3 | Отбор резюме, первичное собеседование | Рекрутер | Выбраны только те резюме и представлены только те кандидаты, которые соответствуют требованиям, указанным в заявке |
| 4 | Заключительное собеседование, принятие решения о приеме на работу | Заказчик | Сотрудник принят на работу, после испытательного срока остался работать |
2. Проанализировать процесс на основе описания процесса подбора.
Если рассмотреть таблицу 1, то становится очевидным, что зона личной ответственности рекрутера распространяется только на п. п. 2 и 3. Другими словами, если менеджер по персоналу привлек нужное количество кандидатов, правильно разместив объявления, а затем отобрав их согласно требованиям заявки, то он хорошо выполнил свою работу.
В данном случае окончательное решение принимает непосредственный руководитель, поэтому он несет ответственность за то, пройдет или нет новый сотрудник испытательный срок.
Исходя из анализа этого процесса мы можем ввести два показателя эффективности для менеджера по персоналу:
3. Разработать систему мотивации.
Таблица 2. Расчет результативности
| Показатель | План | Факт | Процент выполнения | Процент выполнения с учетом веса критерия (процент выполнения, вес) |
| Поток | 60 | 57 | 95 | 28,5 |
| Количество представленных кандидатов | 20 | 16 | 80 | 56 |
| Общая результативность (сумма) | 84,5 |
Далее необходимо привязать премию к показателю результативности. Например, как в таблице 3.
Таблица 3. Размер премии по итогам работы
Если вернуться к нашему примеру, рекрутер в описанной ситуации получит 30% от максимального размера премии.
Специалист по обучению
Качество обучения традиционно оценивается с помощью модели Киркпатрика, где рассматриваются четыре уровня:
1) эмоциональная оценка качества участниками учебных мероприятий;
2) качество усвоения знаний и навыков;
3) изменения в работе, которые появились после обучения (какие-то операции стали совершаться быстрее, улучшилось качество работы);
4) финансовые или материальные результаты обучения (увеличение количества произведенных деталей, обслуженных клиентов, выручки и т. д.).
Исходя из этой модели оценки обучения можно использовать показатели эффективности работы, представленные в таблице 4.
Таблица 4. Показатели эффективности
В качестве показателей эффективности можно рассматривать и показатели выполнения плана, которые не входят в модель Киркпатрика:
Какие показатели взять для оценки работы специалистов по обучению? Как и в предыдущем случае, когда мы разрабатывали систему мотивации для рекрутера, начать нужно с процесса и рабочих операций.
Часто работу менеджера по обучению и внутреннего тренера путают, считая, что у них одинаковые показатели эффективности, но это не так. Показатели эффективности по Киркпатрику скорее уместны для оценки преподавателя, ведь это он обучает, а значит, от него зависит, какими будут отзывы участников, уровень знаний и навыков. Поэтому в тренерскую систему мотивации нужно включать именно эти показатели.
Специалист по мотивации
А нужно ли вообще как-то мотивировать того, кто занимается системами стимулирования? В большинстве организаций на это дают отрицательный ответ. Хотя, на наш взгляд, такая точка зрения противоречит здравому смыслу.
Итак, какие показатели можно рассматривать как подтверждение высокой эффективности работы специалиста по стимулированию?
1. Объем выручки на рубль зарплаты (отношение объема выручки к фонду оплаты труда (ФОТ) за определенный период).
2. Объем прибыли на рубль зарплаты (отношение объема прибыли к ФОТ за определенный период).
4. Доля ФОТ в прибыли организации (отношение объема ФОТ к объему прибыли за определенный период).
Как видим, у специалиста по стимулированию показатели зависят от работы других людей. Поэтому Эффективность его работы нужно определять по тем категориям персонала, для которых он и разрабатывал системы мотивации.
В остальном расчет результативности работы такой же, как и для рекрутера и специалиста по обучению: описываем процесс, определяем зоны ответственности, привязываем показатели к премии.
Инспектор по кадрам
Не секрет, что состояние кадрового делопроизводства мало волнует руководство организаций. Но происходит это до тех пор, пока не нагрянула трудовая инспекция. А ведь от инспектора по кадрам тоже зависит бесперебойная работа предприятия, так как серьезные нарушения трудового законодательства грозят санкциями.
Пример 6. В телекоммуникационной компании раз в квартал проводится проверка сотрудников отдела кадрового делопроизводства. Руководитель службы персонала с чек-листом проверяет наличие документов. По результатам проверки начисляются баллы. В зависимости от суммы набранных баллов начисляется премия. Чек-лист выглядит следующим образом.
Таблица 5. Фрагмент чек-листа проверки состояния
Система мотивации инспектора по кадрам позволяет улучшить состояние кадрового делопроизводства. У ответственного сотрудника появляется стимул усовершенствовать свою работу и снизить количество ошибок.
В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.
Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.
Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.
В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.
Как разработать и какими документами подкрепить?
1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.
2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.
Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:
- основания для выплаты премии, конкретные измеримые производственные показатели для премирования;
- источники выплаты премии;
- размеры премий и порядок их расчета.
Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).Сколько и за что платить?
Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).
Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.
Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль.Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.
Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.
Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника.Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.
Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.
В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.
Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:
- усовершенствование методов ведения бухгалтерского учета счет эффективного внедрения и использования нового программного обеспечения;
- своевременная и качественная подготовка отчетности по персонифицированным данным в пенсионный и иные фонды, ФНС и другие контролирующие органы;
- отсутствие замечаний по результатам различных проверок;
- высокие результаты при выполнении сложной внеочередной работы
- высокая скорость при одновременном выполнении различных функций
- соблюдение финансовой дисциплины и т.д.
Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины».Все ли так просто с премиями руководству?
Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.
В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.
В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).
Как обстоит дело с премиями к знаменательным датам?
Важно учитывать, что, по мнению Минфина России, данные выплаты не связаны с производственными результатами и не являются стимулирующими. Поэтому работодатель не вправе учитывать их при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/42954, от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167 и др.).
Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?
О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.
В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.
Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.
Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.
Работодатель должен отразить премирование одним из способов:
- непосредственно в трудовом договоре;
- сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
- сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
- написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.
В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.
Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.
Виды премий
Можно выделить два вида премий:
1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.
Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.
2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.
Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).
Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.
Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе
Приказ на премию
Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).
В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:
- применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе;
- составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник;
- подписываются руководителем или уполномоченным лицом;
- объявляются работнику под расписку.
На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».
При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.
Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.
Алгоритм премирования сотрудников
Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.
Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.
Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:
- Указать премию в трудовом договоре.
Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.
Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).
Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.
- Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором.
При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.
- Разработать Положение о премировании.
Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.
Положение о премировании
Положение о премировании пишется на всю организацию, соответственно, распространяется на всех работников. При этом в одной организации может быть несколько Положений о премировании. Так, например, можно разработать документ для каждого филиала компании.
Содержание Положения о премировании:
- общие положения (кто имеет право на получение премий, по каким правилам они распределяются и др.);
- источники премирования (если премии выплачиваются за счет средств специального назначения или целевых поступлений, то указывать источники премирования необходимо, так как такие премии не учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль (п. 22 ст. 270 НК РФ);
- показатели премирования;
- круг премируемых лиц (бухгалтерия, отдел сбыта, филиал в Самаре, ремонтное подразделение и др.);
- периодичность премирования (у разных кругов премируемых лиц могут быть разные периоды начисления премии — ежемесячные, ежеквартальные и т.д.);
- сумма премии или процент;
- условия снижения и невыплаты премии (опоздание, невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности и др.).
Иногда в Положении о премировании пишется основание для депремирования. Однако, чтобы у трудовой инспекции не возникало лишних вопросов, лучше избегать слова «депремирование», а использовать термины «повышающий коэффициент» и «понижающий коэффициент».
Лишение премии за нарушение дисциплины
В Информации Роструда от 10.12.2018 уточняется, что при начислении премии работодатель вправе установить условия ее полного лишения или снижения ее размера. Одним из таких условий может быть дисциплинарный проступок.
«Установление критериев для лишения премии или снижения ее размера относится к компетенции работодателя, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении», — разъясняет Роструд.
В то же время суд может взыскать невыплаченную премию, если будет доказано, что к дисциплинарной ответственности работник привлечен незаконно.
Как учитываются премии при расчете среднего заработка
Расчет среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. Этот вопрос, в частности, детализируется в п. 15 Постановления.
Постановление определяет не больничные, а отпускные и командировочные, поскольку во время командировок начисляется средняя заработная плата. Поэтому п. 15 пункт относится к этим двум случаям.
В п. 15 сказано, что при определении среднего заработка учитываются:
- ежемесячные премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода
Если в расчетном периоде было начислено несколько премий за один показатель, то включается какая-то одна премия. Допустим, у менеджеров по продажам в зависимости от продаж начисляются три премии: 1 % с объема продаж, 0,5 % от продаж как поощрение особо успешных менеджеров и 5 % от продаж из фонда премирования. Соответственно, в данном случае будет включаться в расчет только одна премия, так как все перечисленные премии выплачиваются по одному и тому же основанию.
Если у вас одна премия начисляется за продажи, а вторая — за выход на работу в выходные, тогда включать нужно обе премии, потому что эти выплаты идут по разным показателям.
- премии за период работы, превышающий один месяц (например, квартальные), но не более расчетного периода (одного года)
Такие премии включаются, если были начислены за какой-то период больше месяца, но не больше расчетного периода. Включаются по одной за каждый показатель (например, если выплачивалась премия по итогам работы за квартал и еще была премия отдельным сотрудникам за выполнение срочных заданий).
- премии за период больше расчетного
Такие премии включаются в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
Например, это может быть премия по окончании большого проекта, который длился несколько лет. В этом случае за год расчет будет включен в размере 1/3.
- премия по итогам года
Как правило, такая премия начисляется в феврале. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если сотрудник уволился в конце января? Нужно ли начислять ему премию в этом случае? Ответ на вопрос содержится во внутренних документах компании. Если в них прописано, что премия выплачивается по итогам года, то работник, отработавший 12 месяцев и уволившийся по окончании года, должен ее получить.
Если же во внутренних документах прописано, что работник, который уволился до начисления премии, не имеет права на нее, то работник не вправе претендовать на выплату. Законодательство по этому вопросу не дает указаний.
Согласно Постановлению № 922, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени его начисления.
Нужно ли платить годовую премию работнику, уволившемуся в октябре?
В Апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 рассматривается ситуация, когда работодатель, издав приказ о годовой премии, которая выплачивалась с учетом отработанного времени, не внес в списки сотрудника, уволившегося за два месяца до окончания года.
Суд посчитал, что такие действия имеют дискриминационный характер (сотрудника поставили в неравное положение с остальными) и взыскал с компании премию.
Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.
Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.
Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.
Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.
Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.
Что брать за показатели эффективности
За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.
Наградить бухгалтера можно за:
- отсутствие претензий налоговых органов;
- вовремя сданную отчетность;
- отсутствие штрафов или штрафы не больше оговоренной суммы (иногда без штрафов не обойтись);
- отсутствие ошибок в первичных документах;
- вовремя выставленные счета-фактуры;
- правильно начисленную заработную плату и т.д.
Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.
Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.
Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.
Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.
Пример из практики
У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?
Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.
Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.
Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера
Показатель
Вес
Процент выполнения
Итого с учетом веса
В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.
Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.
Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.
Вы можете включить в список:
- внеурочную работу;
- исправление ошибок в документах других подразделений;
- обучение и наставничество;
- выполнение дополнительных функций и т.д.
Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.
За что можно премировать главного бухгалтера
Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.
Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:
- Соблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности.
- Отсутствие или допустимое количество ошибок в отчетной документации.
- Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы.
- Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов.
- Результаты налоговой оптимизации.
- Сокращение издержек.
- Отсутствие или минимально допустимая сумма штрафов.
- Сокращение дебиторской задолженности и т.д.
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
Материальное стимулирование, премирование работников относятся к важнейшим рычагам кадровой политики. С их помощью можно более эффективно управлять трудовыми ресурсами и совершенствовать общую стратегию развития предприятия. Системное финансовое поощрение оказывает огромное влияние на отношение персонала к работе, повышает производительность труда и в итоге во многом определяет такие ключевые показатели, как интенсивность работы коллектива, выполнение целей и задач, поставленных перед компанией.
Многие руководители, выстраивая стратегию развития предприятия, не уделяют должного внимания вопросам, связанным с внедрением системы премирования работников. И делают это весьма напрасно. Как показывает практика, в тех организациях, где в отношении сотрудников активно применяются механизмы материального поощрения, наблюдается более благоприятный микроклимат. Показатели таких компаний в части производительности труда, качества выполнения работ, общей динамики развития выше, чем на предприятиях, игнорирующих вопросы премирования персонала.
Если на определенном этапе руководство задумалось над проблемой повышения материальной заинтересованности своих сотрудников, ему в первую очередь важно понять, как интегрировать механизм поощрений в уже сложившуюся систему деятельности. Кажущаяся легкость вопросов выдачи премии работникам действительно только кажущаяся. Мероприятия в данной сфере тесно связаны не только непосредственно с финансовыми факторами, но и с важными психологическими аспектами. Поэтому они должны быть разработаны и внедрены согласно четко определенному алгоритму.
С чего начать?
Конечно, с главного. С документального закрепления политики премирования. Прежде всего, следует решить, в каких корпоративных документах будут закреплены вопросы материального поощрения персонала.
Данные вопросы могут быть закреплены в коллективном договоре предприятия, специальных соглашениях, каких-либо локальных нормативных актах. Кроме того, их можно отразить в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками.
Многие топ-менеджеры идут и на более серьезный шаг, поставив следующую задачу перед кадровой службой: разработка положения о премировании работников. Такой целевой внутренний документ предприятия позволяет централизованно управлять вопросами выдачи сотрудникам премий, минимизирует все проблемные моменты, которые существуют в данной сфере. И помогает выстроить конкретный алгоритм поощрения сотрудников, качественно выполняющих свои обязанности.
Конечно, в рамках небольших компаний не всегда целесообразно создавать такое специальное положение. Однако данный документ весьма необходим для крупных предприятий как эффективный рычаг управления важными стимулирующими факторами.
Специфика положения о премировании работников
Этот локальный акт должен быть сформирован с учетом следующих ключевых моментов:
- он должен четко отвечать на вопросы о том, кому, когда, сколько и за что положены выплаты премий;
- в документе должен быть конкретно очерчен круг поощряемых работников;
- в положении необходимо прописать срок выдачи премий;
- здесь следует указать размеры денежных выплат;
- положение о премировании должно содержать информацию о показателях премирования работников, критерии, исходя из которых определяется необходимость выдачи денежного вознаграждения (то есть объективные основания для выплат).
Помимо прочего, в документе следует отразить:
О последнем указанном факторе, касающемся вида целевых выплат, важно сказать более подробно.
Главные составляющие политики поощрений
Премии могут носить сугубо материальный характер, то есть быть в денежном эквиваленте. Кроме того, премировать можно с помощью каких-либо ценных подарков, презентов за хорошо выполненную работу. Все это относится к материальным поощрениям.
Также руководство может выразить благодарность за качественно решенные поставленные задачи посредством нематериального премирования. Например, награждая отличившихся сотрудников грамотами, дипломами, благодарственными письмами, похвальными листами и т. п. Эта практика уже относится к моральному премированию.
Виды премирования данного типа включают в себя и публичную похвалу, одобрение выполненной работы, всеобщее признание достигнутых успехов. Такие духовные стимулы, несмотря на отсутствие финансовой составляющей, играют большую роль в повышении показателей качества и эффективности деятельности сотрудников. Руководству предприятий следует обращать внимание и на эти, на первый взгляд, незначительные элементы политики поощрений.
Есть ли риски в данной сфере?
Потому как при неправильном подходе этот качественный инструмент управления фактически может стать орудием борьбы с повышением показателей развития компании.
Поэтому руководству компании (с привлечением кадровой службы) следует четко прорабатывать условия премирования персонала. Здесь нужно избегать такой опасной ловушки, как размытость определений того, как, кому и за какие заслуги выдаются премии. Все пункты политики поощрений должны быть прописаны лаконично, детально, предметно, без каких-либо лазеек, позволяющих выдавать субъективные основания для выплаты премиальных.
Даже самой удачно выстроенной политике поощрений необходима своевременная модернизация. Качественное совершенствование системы можно обеспечить с учетом следующих принципов:
Решаем ключевой вопрос
Он, безусловно, касается размеров выплачиваемых премий. Как их установить?
Специальной формулы, подходящей исключительно всем предприятиям, конечно, не существует. Как правило, каждый руководитель сам принимает решение относительно данного вопроса. Приведем два самых распространенных подхода к проблеме установления размера премиальных:
- Определение четких рамок для выплат, то есть установление минимального и максимального размеров выплат.
- Отказ от каких-либо шаблонов и конкретных цифр. В данном случае руководитель оставляет за собой право самостоятельно назначать размер премий. Это, без сомнения, более рискованный подход (нежели первый предложенный вариант). Но он, как ни странно, пользуется большой популярностью у многих топ-менеджеров современных предприятий.
Емкий ресурс премиальных выплат
Действительно, стратегия поощрения имеет серьезные рычаги в части управления кадрами и политикой развития предприятия в целом.
Читайте также:
