Электронный трудовой договор что это

Опубликовано: 17.09.2024

Когда трудовой договор может заключаться в электронном виде

В 2021 электронный трудовой договор не для всех. Он допустим только в двух случаях.

Договор с дистанционными работниками

По смыслу ст. 56, 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) трудовой договор (далее — ТД) должен быть заключен в виде одного документа в традиционной бумажной форме, собственноручно подписанного сторонами. В качестве исключения ТК РФ допускает заключение ТД путем обмена электронными документами в случае, если работник выполняет работу дистанционным образом (абз. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Участие в эксперименте с электронным кадровым документооборотом

Сейчас проводится эксперимент по ведению кадровой документации в электронном виде (в соответствии с законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ, далее — закон № 122-ФЗ), его продолжительность — с 24.04.2020 по 31.03.2021.

Идея состоит в том, что работодатели, изъявившие желание, в указанный период оформляют кадровые документы, включая ТД, только электронно, не оформляя их на бумаге. При этом любой работник вправе отказаться от участия в эксперименте.

Обратите внимание! Работодатель самостоятельно определяет, какие именно документы будет оформлять в электронном виде. При этом эксперимент не касается электронных трудовых книжек, переход на которые осуществляется в соответствии со ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, а также электронных сведений о трудовой деятельности.

Список организаций-работодателей, принимающих участие в проведении эксперимента, утвержден приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 241.

Итак, электронный ТД в настоящее время может заключаться только в двух случаях:

С дистанционными работниками при их согласии.
С любыми сотрудниками работодателя, участвующего в эксперименте по закону № 122-ФЗ, при их согласии.

Содержание электронного трудового договора

Содержание трудового договора в электронном виде в целом аналогично обычному бумажному (трудовая функция, график работы, заработная плата и т. д.). Однако если этот договор заключается с дистанционным сотрудником, то в нем обязательно должны быть оговорены следующие условия:

удаленный формат выполнения им трудовой функции (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);
нюансы взаимодействия удаленщика с работодателем (отчет о результатах работы, сроки отправки подтверждения получения электронного документа (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);
особенности предоставления отпуска;
условие об эксплуатации удаленным работником принадлежащих ему средств и оборудования, а также порядок возмещения расходов за использование трудящимся собственного оборудования и расходных материалов (компьютер, принтер, бумага и т. д.).

Если электронный ТД заключается участниками эксперимента, то в такой договор должны быть включены следующие условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

перечень кадровых документов, в отношении которых проводится эксперимент у данного работодателя;
сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;
способы и условия использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой.

Процедура заключения электронного трудового договора

Процедура заключения электронного трудового договора законодательством детально не регламентирована. В частности, ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, что это происходит путем обмена электронными документами.

На практике все выглядит следующим образом.

Отправка документов работником

Если ТД заключается им впервые, то работник может самостоятельно получить документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). ПФ РФ в письме от 28.06.2019 № 09-19/13246 разъяснил, что работник может выбрать, самому или через работодателя получить документ.

Отправка договора работнику

Работодатель направляет трудящемуся файл с текстом трудового договора. Файл содержит электронную подпись работодателя. Будущего работника нужно в этот момент подключить к системе электронных подписей (такие сервисы существуют и предоставляют свои услуги для организаций).

Подписание договора работником

Работник знакомится с ним, подписывает его своей электронной цифровой подписью и направляет руководителю. О том, как подписать трудовой договор электронной подписью, мы подробнее расскажем ниже.

Одновременно работник может подать заявление о том, что ему нужен экземпляр договора на бумаге и подписать заявление тоже электронной подписью (абз. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Дальнейшее оформление трудоустройства

Работодатель помещает трудовой договор на хранение в заранее подготовленную базу данных, где документы защищены от изменений. Работодатель направляет на подпись работнику инструкцию по охране труда, должностную инструкцию и т.п. (ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Данные документы содержат возможность расписаться электронной подписью в ознакомлении.

Если работник подал заявление на бумажный трудовой договор, то он распечатывается, подписывается работодателем и направляется по почте работнику.

Подпись электронного трудового договора

Ключевым моментом при заключении электронного ТД является его правильное подписание сторонами. Как в случае с удаленщиками, так и в случаях, предусмотренных законом № 122-ФЗ, работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ст. 7 закона № 122-ФЗ, абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Работнику достаточно иметь усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись (если это предусмотрено локальными нормативными актами или трудовым договором, а также для участников эксперимента, если используется система «Работа в России»).

Подписанный таким образом документ по юридической силе равен бумажному с личной подписью стороны (ч. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Требование о получении электронной подписи, конечно, затрудняет переход на электронные ТД, так как для этого необходимо пройти отдельную процедуру. Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (п. 1 ч. 4 ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Он выдается аккредитованным удостоверяющим центром (п. 3 ст. 2, ч. 1 ст. 18 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ) и Минцифры России (для нужд органов госвласти, органов местного самоуправления).

Дополнительные обязанности работодателя при заключении электронных трудовых договоров

При заключении электронных ТД на руководство ложится обязанность обеспечить защиту персональных данных трудящихся от незаконного доступа, уничтожения, копирования и т. д., а также их хранение (п. 4 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Одновременно с этим работодатель обязан обеспечить доступ работника к электронному ТД, в том числе для снятия копии (пп. 5, 7 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Электронные ТД, заключаемые в рамках эксперимента, подлежат учету в собственной системе учета работодателя или в единой системе учета электронных трудовых договоров на портале «Работа в России». Если работодатель имеет свою систему учета, то он обязан обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России» для того, чтобы работник мог обратиться к руководителю через личный кабинет на данном ресурсе (п. 15 Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н).

***
Таким образом, электронные ТД в России в настоящее время могут заключаться только с дистанционными сотрудниками либо работодателями, участвующими в эксперименте, при согласии работников на это. Электронный ТД должен подписываться усиленной цифровой электронной подписью.

Документооборот во всех государственных и коммерческих учреждениях постоянно претерпевает всевозможные перемены и инновации, а также стремится к минимальному участию рабочего персонала.

Такой подход позволяет гарантировать достоверность предоставленной информации, а также способствовать надежной сохранности всей документации. Одним из наиболее ожидаемых нововведений считаются электронные трудовые договора, которые могут появиться в текущем году. На данном этапе происходит подготовка нормативных документов, после тщательной разработки которых проект будет пригоден к полноценному использованию.

Основное предназначение электронных трудовых договоров

Электронный трудовой договор – это официальный и законный трудовой договор, который заключается между работодателем и дистанционным сотрудником не в традиционной форме на бумаге, а в электронном виде с применением усиленной электронной подписи. Дистанционными работниками считаются все лица, которые имеют возможность заключать трудовые договора в электронной форме без непосредственного контакта с работодателем. Подобным сотрудникам достаточно использовать интернет или прочий вид связи.

Усиленная электронная подпись – это индивидуальная информация, которая позволяет идентифицировать лицо, подписавшее какой-либо документ, а также проконтролировать все изменения и правки, внесенные в документ (подробнее о цифровой подписи). Для проверки подлинности и действительности индивидуальной электронной подписи используется специальный ключ, указанный в квалифицированном сертификате.

Базовыми целями активного внедрения электронных трудовых договоров являются следующие возможности и преимущества:

Улучшение условий труда для дистанционных сотрудников;
Возможность предоставления удаленным работникам предприятий полного спектра прав и гарантий;
Перевод трудовых отношений с дистанционными работниками в законодательное поле.

Порядок заключения и особенности оформления электронных трудовых договоров

Путем использования электронных трудовых договоров работодатели имеют возможность значительно упростить и ускорить процесс оформления дистанционных работников на различные должности. Заключение и порядок оформления подобной документации имеет свои процессуальные особенности, а также предусматривает обязательное соблюдение ряда законодательных требований. Основные тонкости заключение электронных трудовых договоров:

Заключение договора между работником и руководителем позволяет вносить соответствующую запись в трудовую книжку. В подобном случае в качестве документов, которые подтверждают факт выполнения обязанностей, используются копии трудового договора, а также приказа о прекращении действия трудового договора.

Важнейшие преимущества и недостатки заключения электронных трудовых договоров

Электронный трудовой договор станет полезным нововведением, которое будет удобным как стороне работодателя, так и будущим работникам. Руководители будут иметь возможность оформить и заверить всю документацию быстро и без лишних проблем со сбором документации. Больше не возникнет необходимости использования почтовых переводов для связи с сотрудниками.

С использованием электронных версий трудового договора кадастровый документооборот будет значительно упрощен, поэтому больше возникнет необходимости хранения и обслуживания значительного количества сопутствующей документации. Инновационный документооборот в электронном формате позволит многим предприятиям и коммерческим компаниям существенно снизить финансовые затраты, предназначенные для ведения кадрового делопроизводства.

Дистанционные сотрудники чаще всего проживают вдали от локализации места размещения главного офиса или администрации предприятия, поэтому заключение документации в электронном формате с помощью интернета позволит не тратить деньги и время для посещения предприятия и непосредственного общения с руководителем. Выполнить все необходимые действия, ознакомиться с нормативной документацией и передать пакет бумаг можно в интерактивном режиме.

Среди недостатков электронного документооборота трудовой документации специалисты отмечают следующие факторы:

Действующее трудовое законодательство до нынешнего момента не предусматривает перспектив заключения электронных договоров;
Необходимость использования электронной подписи сторонами сделки;
Отсутствие возможностей использования электронных версий документации в качестве доказательств;
Необходимость самостоятельной разработки порядка хранения электронной документации администрацией предприятия;
Возможность перевода в электронный режим исключительно трудового договора, так как остальная документация останется в традиционном виде.

Законопроект о внедрении электронных трудовых договоров рассматривается правительством в настоящее время, поэтому в текущем году данная инновация может быть использована государственными и коммерческими предприятиями. Это первый шаг на пути к интеграции с развитием современной экономики.

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

Фамилия, имя, отчество работника.
Место работы.
Должность, профессия, специальность, квалификация.
Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, — для этого есть отдельные отчеты. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Введение электронных трудовых книжек с января 2021 года запустило процесс трансформации кадрового делопроизводства и активное внедрение информационных технологий. Как регулируется и происходит на практике заключение трудового договора в электронном виде, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях можно заключить электронный трудовой договор?

Исходя из положений ст. 56 ТК РФ и ст. 57 ТК РФ соглашение о найме на работу составляется на бумажном носителе и должно быть подписано работником и работодателем лично.

В 2021 году заключить электронный трудовой договор можно только в двух случаях:

Если гражданин выполняет профессиональные обязанности удаленно.
Если работодатель – участник эксперимента по цифровизации кадрового документооборота.

Таким образом, в первой ситуации заключать договор без бумажного носителя может любой работодатель, имеющий в штате дистанционных работников.

Если наниматель пожелал принять участие в программе внедрения электронного кадрового документооборота и вошел в список организаций, закрепленный приказом Министерства труда от 14.05.2020 г. № 241, то он также может заключать трудовые соглашения в электронном виде.

Мероприятие проводится на основании ФЗ № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., устанавливающего порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов, которые связаны с работой. Цель – предоставить возможность попробовать работодателям оформлять кадровую документацию только в цифровом формате, чтобы на практике выявить сложности.

Вам также будет интересно:

Эксперимент должен был закончиться 31.03.2021 г., но федеральным законом от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ его продлили до 15 ноября 2021 г. По окончании должны быть выработаны предложения по внесению изменений в действующие нормативно-правовые акты о труде.

Условия электронного трудового договора

Параметры документа в электронной форме аналогичны традиционным на бумажном носителе. Но, если соглашение заключается с сотрудником, работающим дистанционно, то должно дополнительно содержать:

Для электронных трудовых договоров, заключаемых участниками эксперимента, закреплены следующие обязательные условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

список кадровых документов, относительно которых данный работодатель вводит форму без бумажного носителя;
указание о том, какой системой пользуются в организации для учета электронных документов – собственной и/или «Работа в России»;
варианты использования и способы хранения кадровых электронных документов.

Организация сама выбирает виды бумаг, которые будет оформлять и хранить виртуально (например, приказы, положение о премировании).

В тоже время, работник должен иметь доступ к договору в электронной форме, как для ознакомления, так и для копирования (ст. 5 закона № 122-ФЗ).

При наличии у работодателя собственной системы учета важно обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России». Это необходимо, чтобы работник имел возможность обратиться к вышестоящему начальнику через личный кабинет на данном сервисе.

Мнение специалистов-кадровиков о необходимости электронных трудовых договоров разделилось, так как отказ от бумажной формы имеет как преимущества, так и недостатки.

Плюсы и минусы трудового договора без бумажного носителя

Таблица №1. Плюсы и минусы электронного трудового договора.

Плюсы	Минусы
Быстрота оформления, упрощение внесения изменений и дополнений, снижение вероятности ошибок в документах.	Вероятность подготовительного этапа, предусматривающего ведение документации в электронной и бумажной форме, а это двойная нагрузка на службу персонала.
Уменьшение рисков потери документов.	Потребуется доработка как законодательства, так и внесение изменений в локальные нормативные акты.
Простота обеспечения сохранности информации и облегчение архивной работы.	Потребуются время и финансы на оформление цифровых подписей.
Отсутствие территориальной привязки к рабочему месту при трудоустройстве.	Возникнет необходимость использовать специальное программное обеспечение, что повлечет затраты на закупку и обучение сотрудников.

Один из самых важных моментов – знать, как на практике происходит заключение электронного трудового договора.

Как заключить электронный трудовой договор?

Механизм заключения данного вида соглашений законодателями не закреплен. Только в ст. 312.2 ТК РФ упоминается, что это происходит через взаимообмен электронными документами.

В действительности процедура включает несколько этапов:

Кандидат на должность отправляет необходимый пакет документов в отдел кадров. Их перечень закреплен ст. 65 ТК РФ. Может быть отправлен по e-mail или в бумажном виде заказным письмом через Почту России.

Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его работнику. При отправке файла наниматель обязан прикрепить свою электронную подпись (далее – ЭП), а потенциального сотрудника подключить к системе ЭП через специальный сервис.
Работник изучает и подписывает договор. После ознакомления и принятия условий соглашения, работник подписывает его ЭП. Затем отправляет документ нанимателю.

Оформление трудоустройства. Полученный документ помещается в специальную базу организации, исключающую несанкционированный доступ. На ознакомление и подписание работнику отправляется должностная инструкция, инструкция по охране труда и иные документы. Факт принятия информации к сведению обозначается также ЭП. При необходимости договор распечатывается, подписывается и отправляется сотруднику через почту.

Как правильно подписать электронный трудовой договор?

Процедура подписания договора имеет особенности:

организация обязана пользоваться усиленной квалифицированной ЭП (ст. 312.3 ТК РФ);
работнику разрешается пользоваться усиленной неквалифицированной или простой ЭП (закрепляется во внутренних нормативных положениях или трудовом договоре, а при использовании сервиса «Работа в России» распространяется на участников эксперимента).

Использование ЭП предполагает прохождение специальной процедуры ее получения в аккредитованном удостоверяющем центре, а для органов государственного или местного управления – в Министерстве цифрового развития России.

Таким образом, трудовые договоры в электронном формате можно заключать с гражданами, работающими дистанционно. Также право предоставлено организациям, участвующим в эксперименте по введению кадрового документооборота без бумажных носителей информации. Для этого нужно согласие работника, а также использование усиленной цифровой подписи.

Компания БФТ 2 ноября 2020 года сообщила о завершении проекта федерального масштаба – разработке и запуске подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на федеральном портале «Работа в России».

На базе портала проводится федеральный эксперимент по переводу взаимоотношений работодателя и работника в цифровую форму. Для технологического обеспечения эксперимента БФТ разработала и внедрила на портал подсистему электронного кадрового документооборота. К подсистеме подключены первые 50 организаций. В ближайшее время запланировано подключение еще порядка 100 организаций. Подробнее здесь.

В России начался переход на полностью электронный кадровой документооборот

В октябре 2020 года начался эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (ЭКД). Он проводится на базе портала «Работа в России». Подробнее здесь.

Путин поручил наладить документооборот между работодателями и сотрудниками через госуслуги

6 июля 2020 года стало известно о том, что президент России Владимир Путин поручил наладить обмен документами между работниками и работодателями через портал госуслуг. Глава государства сделал это по итогам состоявшегося 10 июня 2020 года совещания по вопросу развития информационно-коммуникационных технологий и связи.

Как сообщает официальный сайт Кремля, до 3 августа 2020 года Правительству РФ необходимо проработать вопросы «использования единого портала государственных и муниципальных услуг для организации обмена между работниками и работодателями электронными документами, связанными с регулированием трудовых отношений и сведениями о трудовой деятельности».

С предложением об обмене документами в сфере труда через сайт госуслуг на совещании выступал президент «Ростелекома» Михаил Осеевский. Он тогда говорил, что переход к электронному документообороту необходим для поддержания режима удаленной работы, который стал популярным в стране на фоне пандемии коронавируса COVID-19. Портал госуслуг позволит быстрее и легче организовать такой документооборот, считает Осеевский.

Ранее депутаты Госдумы и члены Совета Федерации разработали законопроект, согласно которому работодатель и работник, который трудится дистанционно, смогут обмениваться кадровыми документами в электронном виде. [1]

Минтруд утвердил правила эксперимента по переходу на электронные кадровые документы

Минтруд утвердил порядок организации и проведения эксперимента по переходу на электронные кадровые документы. Соответствующий приказ был размещен на официальном сайте правовой информации 17 июня 2020 года.

Порядок организации и проведения эксперимента

Как отмечается в приказе, до 1 декабря 2020 года Минтруд может дополнительно включить в перечень участников эксперимента работодателей на основании полученных от них заявлений. Датой окончания эксперимента в документе обозначено 31 марта 2021 года. Однако конкретная дата его начала, согласно документу, определяется участвующем в нем работодателем самостоятельно. Также как и «конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент».

Портал «Работа в России» - федеральная государственная информационная система Роструда, созданная для помощи гражданам в поиске работы, а работодателям - работников.

Согласно приказу, она пройдет опытную эксплуатацию, результаты которой будут проанализированы. Также будут модернизированы ее программные средств и доработано программное обеспечение. Опытная эксплуатация подсистемы «Электронный кадровый документооборот» системы «Работа в России» начнется 20 июля и продлится до 4 сентября 2020 года. Для ее проведения до 1 июля 2020 года Минтруд определит работодателей - участников эксперимента, которые выразят согласие на участие в процессе.

Чтобы осуществлять электронный кадровый документооборот в системе «Работа в России» работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодателя, говорится в приказе.

Сотрудники работодателей - участников эксперимента, участвующие в опытной эксплуатации, также должны быть зарегистрированы в ЕСИА. Количество сотрудников при опытной эксплуатации не ограничено и определяется работодателями. Их списки должны быть представлены в Минтруд до 10 июля 2020 года. С 1 октября 2020 года принять участие в эксперименте, используя систему «Работа в России», могут все заинтересованные работодатели и сотрудники.

Работодатели - участники эксперимента в ходе его проведения направляют в Минтруд информацию в электронной форме о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения, регламентирующее использование кадровых электронных документов.

Минтруд совместно с Рострудом на основе обобщения поступившей информации готовит доклады о результатах проведения эксперимента и направляет их в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.

Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям:

количество видов экономической деятельности, к которым относятся работодатели - участники эксперимента;
количество регионов России, на территории которых находятся работодатели - участники эксперимента (их подразделения);
основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;
планируемая численность работников, которым работодателями - участниками эксперимента будет предложено применять электронные документы, связанные с работой, после внесения соответствующих изменений в законодательство;
количество жалоб/споров с работниками;
количество работодателей/работников, вышедших из эксперимента;
количество работодателей - участников эксперимента, использующих систему «Работа в России»;
количество внесенных в ходе эксперимента изменений в локальные нормативные правовые акты работодателей - участников эксперимента;
количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство РФ, регламентирующее использование кадровых электронных документов.

По итогам рассмотрения комиссией Минтруд совместно с Рострудом уточняет доклады, после чего направляет их в правительство РФ.

Мнение бизнеса

TAdviser опросил ряд крупных компаний об их интересе в участии в новом эксперименте по электронному кадровому документообороту, а также его возможных сложностях. Часть респондентов не выразила готовности.

В Райффафзенбанке TAdviser сказали, что в компании будут следить за развитием инициативы, а также соответствующими изменениями законодательства. При этом в банке обратили внимание, что, согласно трудовому законодательству, большинство значимых кадровых документов сотрудник должен подписывать лично на бумаге, а перечень документов, которые можно подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП), ограничен. При этом выдается она платно, только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи, и действует только один год. Программное же обеспечение, необходимое для работы с квалифицированной электронной подписью, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.

В компании «Крок» предпочитают занимать «позицию активного наблюдателя» при переводе кадровых документов в электронный вид. По словам директора по административно-кадровым вопросам и социальной политике «Крок» Любови Труниной, для организации процесс перевода кадровых документов в электронный вид в целом «прозрачен и понятен».

Говоря про основную трудность эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид, она отметила, что по его итогам «многие компании под другим углом оценят уровень своей автоматизации и поймут, что у них еще нет «базы» для внедрения электронной подписи».

О том, что в компании рассматривают возможность участия в эксперименте TAdviser заявила директор по персоналу «Техносерва» Екатерина Игнатова.

Она также выделила несколько направлений, которые нуждаются в проработке в ходе проведения эксперимента.

В компании Softline планируют принять участие в эксперименте. Скоро в организации состоится совещание рабочей группы по вопросам участия в нем, где компания поймет все этапы проекта и приступит к его реализации внутри себя. Ключевыми показателями успешности проведения эксперимента в будущем в компании считают сокращение бумажного документооборота, легкость применения как такового формата электронных кадровых документов, оперативность обмена такими документами с сотрудниками. В то же время, по словам руководителя департамента статистики и учета кадров Softline Надежды Сапроновой, порядок организации и проведения эксперимента несколько сумбурный.

Предыстория

24 апреля 2020 года, президент России Владимир Путин подписал федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон позволяет переводить в электронный формат все кадровые документы, включая трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, приказы о командировках и отпусках. Цель эксперимента заключается в создании и отработке механизмов ведения и применения кадровых электронных документов без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Этот эксперимент проводится в России уже второй по раз [2] . Впервые эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений в России Минтруд проводил в 2018 году совместно с 11 крупными организациями-работодателями: «Российскими железными дорогами» (РЖД), Газпромбанком, «Автовазом», «Росбанком», «Мечелом», «Северсталь менеджментом», «Ростелекомом», «Сибуром», Альфа-Банком, «Татнефтью» и «Агроторгом» на условиях дублирования электронных документов на бумажном носителе.

Результаты эксперимента показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Однако 19 мая 2020 года стало известно о том, что в новом эксперименте по электронному кадровому документообороту примет участие 71 организация [3] . Такую информацию содержал проект приказа Минтруда «Об утверждении перечня работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», направленный министерством на рассмотрение в российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений. Участвовать в эксперименте, согласно приказу, будут преимущественно крупные организации, включая РЖД, «Сбербанк», «Яндекс», «Почту России», «ПепсиКо Холдингс», «Юнилевер Русь», Wildberries, «Мобильные телесистемы» (МТС) и «Мегафон».

Путин разрешил принимать на работу и увольнять сотрудников через интернет

24 апреля 2020 года президент России Владимир Путин подписал закон об эксперименте по ведению работодателями электронных документов. Благодаря новой инициативе заключать и подписывать трудовые договора можно будет по интернету, не используя бумагу. То же самое касается процедуры увольнения.

Как пишет «Российская газета» со ссылкой на заместителя главы Министерства труда Всеволода Вуколова, применение закона будет добровольным для компаний, однако ещё на этапе подготовки законопроекта опробовать его на своей практике высказались около 80 организаций, включая Фонд социального страхования.

Согласно закону, эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под подпись, без их дублирования на бумажном носителе, пройдет до 31 марта 2021 года включительно.

В пояснительной записке к законопроекту говорилось, что работодатель, на предприятии которого будет проходить эксперимент, будет решать, какие документы переведут в электронный вид и какие структурные подразделения будут участвовать в эксперименте. Известно, что эксперимент не касается трудовых книжек, для которых уже установлен специальный правовой режим.

Дублирование документов на бумажном носителе не предполагается. Законом также закрепляется обязанность работодателя выдавать электронные документы по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней.

Работодатели могут использовать как свою информационную систему для работы с электронными документами в сфере кадрового делопроизводства, а могут пользоваться возможностями государственного портала «Работа в России», пояснили в Минтруде [4] .

Читайте также: