Если сотрудник просит временно выдать ему трудовую книжку то необходимо

Опубликовано: 15.05.2024

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать
Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
Выдать заверенную нотариально копию документа.
Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

Порядок организации кадровой работы.
Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по окончании …. до (дата) без повреждений и исправлений.ФИО Дата

В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

Трудовая книжка № __________________

получен(-ны) на руки ____________________________________________

Срок возврата __________________________________________.

Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
записи формулируются в установленной законом форме;
последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
отдана родственнику увольняемого;
переслана с помощью почты;
сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
- заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
- вписывание формулировки об увольнении.
Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
Отдайте бумажный документ сотруднику.
По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2020 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.

Ну, собственно, это ЛИКБЕЗ для начинающих.
Этот вопрос постоянно возникал здесь и вызывает много споров. Как-то я даже возмущалась и приводила фрагмент статьи из журнала "Делопроизводство и документооборот предприятия", где они просто-таки советовали выдавать трудовую книжку, взяв с работника заявление и расписку в том, что он ее получил на руки.
Ну теперь мнение журнала несколько поменялось. Привожу часть статьи "Учет и хранение трудовых книжек" Смольянинова М. В., заместителя начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ».
Однако, я лично так и не понимаю:
Каким образом работник предоставит заверенную нотариально копию трудовой книжки, если он перед этим не предоставит нотариусу саму трудовую книжку для получения заверенной копии? (А воз и ныне там!)
Не видела ни разу в функциях работника кадровой службы обязанности идти с чужой трудовой книжкой в ПФ и там ее предоставлять и, опять же, нести за нее ответственность.
Перефразирую: "Думайте сами, решайте сами: давать или не давать"
Итак статья:
Если работник просит выдать ему трудовую книжку до увольнения

Зачастую лица, ответственные за хранение трудовых книжек в организации, сталкиваются со следующей проблемой. Работник просит выдать ему на руки подлинник трудовой книжки, ссылаясь, например, на необходимость ее предъявления в территориальное подразделение Пенсионного фонда России ид и в органы внутренних дел для оформления загранпаспорта.
Письмом Пенсионного фонда России от 29.12.2005 № 25-19/14554 «О предоставлении подлинника трудовой книжки» даны следующие разъ¬яснения. При подаче документов для оформления пенсии в Пенсионный фонд действительно необходимо представить либо подлинник трудовой книжки, либо ее копию, заверенную нотариально. Можно представить и незаверенную копию трудовой книжки вместе с подлинником - тогда сотрудники фонда сами заверят копию трудовой книжки. Понятное дело, не каждый работник захочет платить за нотариальное заверение трудовой книжки и не каждый работодатель согласиться взять эти расходы на себя и вообще связываться с походами к нотариусам по таким вопросам.
Учитывая изложенное, должностные лица, ответственные за ведение в компании трудовых книжек, предпочитают брать с работника расписку и/ или делать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них специальную отметку за подписью работника о том, что подлинник трудовой книжки получен им в целях предъявления в территориальное подразделение Пенсионного фонда России и в последующем работник обязуется его вернуть.
Однако Роструд в письме от 18.03.2008 № 656-6-0 однозначно возлагает ответственность за утерю трудовой книжки в любом случае на должностное лицо организации, которому поручено ведение, хранение и учет трудовых книжек.
Поэтому более надежным способом является представление подлинника трудовой книжки работника в территориальное подразделение Пенсионного фонда России непосредственно лицом, отвечающим за сохранность трудовых книжек в компании. Хоть это и связано с дополнительными трудо - и временными затратами, тем не менее не стоит забывать, что ни Правила, ни Инструкция не предусматривают возможность получения работником на руки подлинника трудовой книжки, кроме как при увольнении из организации. А в случаях, когда возникает необходимость в подтверждении трудового стажа, работодатель согласно п. 7 Правил обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Что же касается передачи подлинника трудовой книжки в целях оформления и выдачи загранпаспорта, то необходимо отметить следующее. В соответствии с п. 37 Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету (утвержден приказом ФМС РФ от 03.02.2010 № 16) сведения о трудовой деятельности, указываемые в заявлении о выдаче паспорта (Приложение № 1 к указанному Административному регламенту), приложении к заявлению, заверяются руководителями организаций или их кадровых подразделений (органов) по основному месту работы (службы, учебы) заявителя. При предоставлении заявления по месту пребывания, не заверенного по основному месту работы (службы, учебы), заявитель предоставляет выписку из трудовой книжки о трудовой деятельности за последние 10 лет. В этом случае в заявлении работником, уполномоченным на прием документов, производится запись: «Сведения о трудовой деятельности сверены с выпиской».
Следовательно, ответственное за ведение трудовых книжек лицо имей полное право отказать работнику в предоставлении подлинника трудовой книжки для обозначенных целей, однако при этом ему следует осуществи ряд других действий, указанных выше.
Если же подлинник трудовой книжки все-таки был передан работам и вследствие этого утерян, тогда придется еще и оформлять дубликат трудовой книжки.

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Сотрудник запросил у работодателя заверенную копию трудовой книжки, при этом ранее он подал заявление о выдаче трудовой книжки на руки и предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Что в таком случае должен сделать работодатель?

Трудовая книжка сотруднику выдана на руки, т.к. он написал заявление о переходе на электронную трудовую.

Ответ

Согласно требованиям ст. 62 ТК РФ работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе копию трудовой книжки, но только - в случае ее ведения (данная норма прямо установлена ст. 62 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации работодатель должен выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы у него способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью - при ее наличии у работодателя).

Обоснование

Работодатель может не вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 января 2020 г., если работник отказался от продолжения ее ведения.

С 1 января 2020 г. работодатели в установленном порядке формируют на всех работников сведения о трудовой деятельности в электронном виде (т.е. ведут так называемые электронные трудовые книжки) и представляют их для хранения в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Учитывая требования ст. 62 ТК РФ, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки (в случае ее ведения), справок о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных пенсионных взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.).

В связи с принятием Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - Кодекс) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" Кодекс дополнен статьей 66.1, согласно которой работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Форма "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20 января 2020 г. N 23н.

Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности:

в период работы;
при увольнении.

Эти сведения предоставляются за период работы у данного работодателя.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности работник подает письменно или направляет по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. В заявлении указывается форма получения: на бумажном носителе (при этом сведения заверяются надлежащим образом) или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью (при ее наличии у работодателя). Если работник не выбрал форму предоставления сведений, полагаем, что работодатель самостоятельно вправе решить, в какой из двух форм их предоставить (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения предоставляются по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.

Нужно соблюдать сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления - в период работы;
в день прекращения трудового договора - при увольнении.

Если сведения выданы работнику лично, рекомендуем фиксировать это под подпись. На сайте "Онлайнинспекция.рф" представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2020).

Форма СТД-Р формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и работником (зарегистрированным лицом), и содержит сведения о трудовой деятельности работника (зарегистрированного лица), его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (далее - кадровые мероприятия) (п. 1.1 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)", утвержденного Приказом Минтруда России N 23н).

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении в день прекращения трудового договора.

Читайте также: