Как автоматизировать работу с договорами

Опубликовано: 17.09.2024

Практически каждая компания работает с договорами. У большинства из них встает вопрос автоматизации учета договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами. Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности. Мы рассмотрим некоторые требования к системе автоматизации, что может показаться интересно компаниям, стоящим перед выбором системы автоматизации управления договорами.

Каждый документ имеет свой печатный вид или несколько печатных видов. Печатные формы могут быть регламентированы законодательством или внутренней политикой компании, а могут иметь произвольную форму. Например, на основе документа отгрузки должны формироваться счет-фактура, накладная, КС-2 и т.д., которые утверждены законом. Форма же самого акта определяется компанией, который уже имеет произвольную форму, и может иметь несколько вариантов. Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы , а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.

Каждый документ, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований . Хотя в малых компаниях создание и утверждение документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: договорным отделом, бухгалтерией, производственным отделом, юристами и т.д. С другой стороны, договор может находиться у нас, у контрагента, быть факсовой копией и т.д. Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям .

Особенностью управления договорами является структурированность и иерархичность документов . Рассмотрим цепочку. Не все звенья могут присутствовать в компании. Вначале между нашей компанией и заказчиком заключается партнерская программа на определенный период. Программа носит рекомендательный характер. На основе программы заключаются генеральные договора, не содержащие конкретных позиций. По генеральному договору заключаются рабочие договора с указанием сроков, ТМЦ (работ), сумм и т.д. Также может быть заключено дополнение к дополнительному соглашению. Договор разбивается на этапы со своими сроками и суммами, в этапе свои позиции, а по каждой позиции свои затраты. В акте мы можем в произвольной форме закрывать этапы и позиции. Аналогичная цепочка в отношениях с поставщиками. Здесь особенностью является привязка позиций субподрядных договоров к договорам с заказчиками. Если система автоматизации не поддерживает такую архитектуру, то это не управление договорами, а торгово–складской учет договоров.

Информация, заложенная в документах, должна работать. И это не только формирование печатных форм. С помощью аналитического учета мы должны получить картину как одного договора, так и портфеля заказов (договоров), т.е. система должна поддерживать OLAP технологии . Система автоматизации должна содержать генератор произвольных отчетов. И поддерживать быстрое добавление новых аналитических справочников (например, для некоторых строительных компаний важен не только объект строительства, но и направление его строительства (коммуникации)). Конечно, наличие специализированных отчетов только приветствуется.

Что мы должны иметь на выходе от системы управления договорами? Информацию о положении компании , план-факт исполнения договоров: доходы и расходы, себестоимость, движение денежных средств. Плановая информация формируется на основе договоров, фактическая на основе отгрузок и оплат по договорам.

Очень хорошо, если система интегрирована с расчетом себестоимости и бюджетированием . Плановая себестоимость формируется на основе договорных смет. Фактическая себестоимость состоит из субподрядных работ, списание материалов, общехозяйственных расходов, которые распределяются по договорам. Портфель договоров создает операционный бюджет компании. Фактические данные попадают в исполнение бюджета. По договорам формируются календарные планы выполнения работ и движения денежных средств. Если компания не относится к малым, то имеет смысл уделить особое внимание формированию бюджетных планов на отчетные периоды, чтобы адекватно управлять фирмой.

В последнее время в первые ряды управления договорами компании входят владение нефинансовой информацией о состояние договора. Данное направление называется Управление Задачами ( workflow , проектами). Задача формируется на основе выполняемых работ по договору, находится в определенном состоянии, имеет сроки и состоит в связях с другими задачами. Чтобы пункт договор был выполнен, он должен пройти несколько состояний. Например, разработка программного модуля проходят следующие состояния: технические требования, разработка, отладка, написание документации, опытная эксплуатация. Таким образом, чтобы сдать данный пункт договора, задача должна иметь конечное состояние.

Для малых предприятий достаточно для учета бесплатных программ или Excel . Для компаний со стандартными бизнес-процессами подойдет коробочный продукт . Если же компания или холдинг имеет сложный внутренний учет, то здесь уже поможет внедрение . Как руководитель компании, занимающейся разработкой и внедрением программного обеспечения автоматизации Управления договорами, могу посоветовать компаниям-заказчикам с пониманием относиться к внедрению и всем трудностям, связанным с ним, не только программным, но и административным и психологическим. Проект считается удачным, если обеспечено 90% работоспособности, изложенной в техническом задании. Серьезно увеличивают шансы на удачное внедрение и получения эффекта от внедрения привлечение консалтинговой компании для оптимизации управления компанией и написанию технического задания.

Технология внедрения также может отличаться. Некоторые поставщики практикуют комплексную автоматизацию под ключ. Такой подход связан с определенными трудностями. Шансы, что система в целом заработает, намного меньше, чем вероятная работоспособность отдельного модуля. Поэтому некоторые компании предпочитают лоскутную автоматизацию из работающих модулей. Даже если адаптированный программный продукт полностью соответствует техническому заданию – не факт, что он заработает. На этапе проектирования контуры конечного продукта выглядят достаточно зыбко. Возможно, лучше внедрять не под ключ, а использовать метод работающих прототипов. В каждый момент внедрения заказчик уже имеет работающую систему с ограниченной функциональностью. Такой момент позволяет достаточно быстро определить, подходит ли данная система для автоматизации предприятия, а не ждать опытную эксплуатацию. К тому же такой подход позволяет быстро находить и исправлять ошибки.

Перед выбором системы лучше ознакомиться со всеми продуктами на рынке с помощью демо-версий (рекламные проспекты не достаточно точно передают возможности программы), а в случае внедрения устроить тендер.

Добрый день.
Я занимаюсь автоматизацией на базе 1С.Могу Вам посоветовать 1С:Документооборот, как пример одного из продуктов, который можно рассматривать для процесса управления договорами.
Готовы помочь,проконсультировать а так же провести презентацию.

Лобанов

Доброго дня. Я занимаюсь автоматизацией на базе продукта 1Форма (http://1forma.ru/). Это можно сказать собственная разработка компании КСК. Автоматизация договорного блока является неотъемлемой частью любого внедрения ПП 1форма. Согласование и хранение договоров может быть выстроено в соответствии с ГОСТ, либо с использованием уникальных алгоритмов. Примеры успешных внедрений: OBI, Металл Профиль, РОСТЕСТ и многие другие. Более подробно информацию можно прочитать в буклете БизнесРешения, либо пригласить специалистов 1ф к себе для проведения демонстрации.

Широкопояс

Мы у себя в холдинге внедрили систему согласования и переход из этой чистив в систему планирования и учёта. Существенно облегчает задачу разработка типовых форм. Но все равно, на мой взгляд, самым эффективными методами снятия разногласий при согласовании остаются два приёма: "приделать к документу ноги" и "банный день", когда по пятницам все что осталось не согласованным обсуждается живьём согласующими, и они не идут домой пока не договорятся.

Самошенков

Добрый день!
На самом деле последние два года тренд автоматизации Договорной работы сменился - если раньше считалось, что договор - это юридически значимый документ, то последнее время во всем мире считается, что договор - в первую очередь, финансово значимый документ, так как из 100% договоров в компании - 95% участвуют в финансовых взаиморасчетах как с контрагентами так и по расчетам налогов (кроме рамочных например), а в юридическую плоскость уходит максимум 10% (претензионно-исковая работа), при этом такой высокий процент только у компаний работающих на массовом рынке (много покупателей-поставщиков или с гражданами), а по факту - не более 3%.
Таким образом, автоматизацию договорной работы в последнее время автоматизируют внутри систем для Управления Финансами. Как связующее ядро в процессе финансового управления: Бюджеты-Закупки-Договоры-Акты(УУ)-Казначейство.

Кантарович

Поход к принятию решения о документообороте в целом и о договорной работе в частности - это в первую очередь Методологическая задача и только во вторую - техническая! Именно поэтому Вам отвечают - смотрите на 1С:Документооборот или на Первую форму, но никто не говорит про цели и задачи :)

Кантарович

Согласна , что автоматизация договоров должна быть связана с Уу, цель - контроль за затратами , т.к. Договора проходят через тендерную комиссию , и фин. Риски по минимуму, будут интересны предложения по автоматизации

Шевлякова

Любая успешная автоматизация - это всегда методология, опыт и командная работа с заказчиком.
Инструмент(например программа) может быть любым.Я сторонник прагматичного подхода поэтому всегда в проекте предлагаю сосредоточиться на одно главной цели, а не стараться охватить все сразу.
Это позволяет закончить проект в обозримые сроки,четким результатом и безболезненно перейти к следующему этапу.

Лобанов

Ставил всю договорную работу в 1с:документооборот. Пришлось местами переписывать стандартную конфигурацию, зато результат был отличный

Жихарев

Эксперт: Елена Межуева

Согласна с мнением, что договор - это в том числе финансовый документ! Поэтому задача управления договорами должна решаться в рамках разработки концепции управленческого учёта. И вначале нужно определиться с методологией, а затем уже выбирать инструмент, с помощью которого удобнее это реализовать. У меня есть практический опыт подобных проектов ( разработка методологии и ТЗ для автоматизации), готова пообщаться предметнее!

Елена Межуева

Руководитель департамента «Финансовое консультирование, аудит и МСФО»

На рынке 1С есть всего две системы, в которых без программирования можно внедрить Управление договорами в полном объеме, то есть включая взаиморасчеты по всем финансовым условиям договоров (мониторинг исполнения) и ни одна система документооборота этого не умеет, сколько бы ее не дорабатывать. А настроить процесс подготовки-согласования-визирования-сканирования-архивирования - это самое элементарное в договорной работе.

Кантарович

В каком продукте делать согласование не сильно принципиально, главное его правильно под себя настроить и распределить роли. У нас процесс согласования договора укладывается в два дня, согласование платежа в 6 часов.

Казанов

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

  • подготовка договора;
  • согласование договора;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных документов;
  • учет срока действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение.
  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Работа с договорными документами, Основные процессы договорной работы

Планирование и исполнение проектных задач

  • планирование — для составления плана проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Работа с договорными документами, Карточка договора

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Работа с договорными документами, Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Работа с договорными документами, Лист согласования

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Работа с договорными документами, Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Дискуссия о цифровизации юридической профессии продолжается и, кажется, завершится нескоро. Эксперты уверены, что некоторые сервисы могут существенно упростить работу юриста, хотя бы частично. Сегодня, как представляется, значительная часть юридической работы – это повторяемые процедуры. И если их автоматизировать, работу можно выполнить быстрее и качественнее, так как будет отсутствовать человеческий фактор.

Так, например, многие юристы вручную добавляют реквизиты компаний в договоры, на основании информации из ЕГРЮЛ. Поскольку она находится в открытом доступе [сервис ФНС России можно найти по ссылке egrul.nalog.ru. – ГАРАНТ.РУ], данный процесс можно автоматизировать – подобные программные решения уже есть, но пока лишь в отдельных компаниях, а не в открытом доступе. Специалисты отмечают, что автоматизировать также можно проставление в договорах платежных реквизитов и добавление в судебные акты ссылок на конкретный пункт закона, чтобы и то, и другое происходило практически в один клик.

Пока, к слову, нет предпосылок тому, что привычные договоры уйдут в прошлое, и их заменят так называемые смарт-контракты. Как пояснили эксперты, под смарт-контрактом понимается защищенный алгоритм, самостоятельно проверяющий исполнение заложенных в него условий. Несмотря на достоинства, такие, как автономность и независимость от посредников, неизменность условий, низкая стоимость, безотзывность, мгновенное исполнение, смарт-контракту присущ целый ряд недостатков, на это также указали юристы. В него, например, нельзя включить все многообразие отношений, которое могло бы быть заложено сторонами в обычный договор. Неизменность можно назвать не только достоинством, но и недостатком смарт-контракта – сегодня стороны нередко выстраивают долгосрочные отношения на основе договора, а в таких случаях может потребоваться внесение изменений в его содержание. Также остается нерешенным вопрос, насколько такой контракт юридически обязателен: содержит ли все обязательные условия для его заключения, однозначно ли сформулированы все его условия, обладают ли стороны право- и дееспособностью для вступления в правоотношения. Неизвестно также, возможно ли раскрыть в смарт-контракте особенности соблюдения конфиденциальной информации, коммерческой тайны, а также сохранности персональных данных. В то же время при помощи такого контракта, по мнению некоторых юристов, можно, например, подтверждать различные этапы доставки какого-либо товара, то есть использовать как инструмент промежуточного контроля. Предполагается, что его можно будет использовать шире, если к работе IT-специалистов подключатся юристы, которые смогут четко "разложить" договор на алгоритмы, помочь перенести привычный договор на IT-платформу без потери всех нюансов. Пока такая работа не проделана, констатируют эксперты. А значит, юристам предстоит продолжать работу с обычными договорами и по возможности ее упрощать.

Автоматизировать при помощи специальных сервисов можно также работу юристов, осуществляющих регистрацию компаний, считают представители профессионального сообщества. Сегодня, по их словам, есть возможность в онлайн-режиме подать документы на регистрацию юрлица, внести изменения в устав уже существующей компании, а также ликвидировать организацию. При наличии квалифицированной электронной подписи можно взаимодействовать с ФНС России удаленно и даже заплатить госпошлину, не посещая отделение банка. В то же время пока подобные системы могут помочь юристу в работе лишь частично – сегодня нет возможности в онлайн-режиме, например, оформить реорганизацию юрлица в форме присоединения, а также зарегистрировать смену генерального директора организации.

В настоящее время технологии способны также облегчить подготовку юриста к судебному разбирательству. Так, компания "Гарант" разработала новый автоматизированный сервис по подбору судебной практики – аналитическую систему "Сутяжник". Если скопировать текст искового заявления в сервис, робот подберет наиболее близкие решения судов общей юрисдикции или арбитражных судов. Причем чем подробнее будут изложены сведения о деле и нюансы правовой ситуации в загружаемом документе, тем проще системе станет найти судебные решения, в большей мере соответствующие специфике дела. Также "Сутяжник" может сформировать список правовых норм, которые чаще всего упоминаются в найденных судебных актах, что в конечном итоге позволит лучше подготовиться к процессу. Воспользоваться аналитической системой можно бесплатно до конца 2018 года.

Нетрудно заметить, что сегодня способов автоматизации работы юриста на рынке действительно немало. Они способны пусть не целиком заменить юриста, но как минимум, ускорить выполнение его регулярных задач. А из простых составляющих, как указывают эксперты, и складываются сложные кейсы. Однако, чтобы сервисы действительно стали частью профессиональной деятельности, важен вопрос доверия – чтобы юристы не сомневались в надежности технологий и работы других юристов.

Меня зовут Михаил Закошанский, я руковожу юридической компанией и преподаю в Вышке. Один из моих клиентов – digital-агентство – заключает свыше 50 типовых договоров в месяц. Меняются даты, сроки заданий, исполнители, стоимость, но суть соглашений всегда одинакова. Я нашел способ, как сэкономить время, упростить документооборот и рассылку договоров с помощью Google Forms. Делюсь с Вами на примере соглашения о конфиденциальности.

Максимально коротко способ выглядит так:

  1. Заполняете анкету. Указываете реквизиты договора и сведения о подписантах. В зависимости от вида договора анкетирование может занять от 3 до 10 минут. Пример формы можно посмотреть тут.


  1. Получаете на почту готовый документ вPDF. Можно даже с изображением подписи и печати. Конечно, это не электронная подпись, но для большинства случаев будет работать как отсканированная копия.

Более детально работа строится следующим образом:


  1. Заполняете анкету;
  2. Анкета передает данные в Google-табличку;
  3. Данные из Google-таблички встают на место <<переменных>> в Google-документе;
  4. Google-документ конвертирует текст в PDF;
  5. Договор в PDF отправляется с вашего почтового ящика на адрес, указанный в анкете.

Как это работает? Обо всем подробно расскажу ниже.

Подготовка

Вам потребуются: любимый шаблон договора, учетные записи Google и Integromat. Если с договорами и Google все кажется понятным, я остановлюсь на последнем. Коротко говоря, задача Integromat – выстроить из нескольких интернет-сервисов одну работающую последовательность. Эти связки возможно установить между почтовыми клиентами, CRM-системами, соцсетями, мессенджерами. Использование ограничивается, по большей части, только фантазией.

Google Docs

Копируете имеющийся шаблон договора в Google Docs и вставляете изменяемые от сделки к сделке условия в качестве переменных: данные исполнителей, размер вознаграждения или дату завершения работ. Пример текста с переменными можно посмотреть здесь.

Google Forms

Cоздаете новую форму для сбора данных. Вы уже знаете, что вопросы вашей анкеты – это будущие условия договора. Поэтому вопросы необходимо задавать с расчетом на падеж ответа, чтобы итоговый текст был согласован.


После того, как форма будет готова, переходите во вкладку «Ответы». В ней можно подключить новую Google-табличку для сбора данных. Именно в ней будут храниться важные для нас сведения.

Integromat

Шаг 1. Можно воспользоваться библиотекой заготовок или создать последовательность самостоятельно. Выбираете «Создать новый сценарий» и интересующие нас сервисы: Google Forms, Google Docs и почту. Сервис работает и c Gmail, и с Яндексом.


Шаг 2. Подключаете к модулю Google Forms соответствующую учетную запись Google и выбираете табличку, в которую собираются данные.


Шаг 3. В модуле Google Docs выбираете документ, в котором хранятся ваши переменные. Если в документе существует текст в <<таком формате>>, то Integromat автоматически предложит вставить на их место данныx из таблицы.


Шаг 4. Настраиваете, что именно должен сделать Google Docs после внесения данных. Я выбираю конвертацию в PDF, хотя вы можете остановиться на формате DOC, например.

Шаг 5. Подключаем почтовый клиент и рассылку. Вставляем в раздел «Кому» переменную из таблицы с адресом респондента анкеты, пишем сопроводительное письмо.


Шаг 6. Готово!

Если все работает верно, при каждой отправке Google-формы в табличке будут появляться новые строки, данные из которых переносятся в ваш договор, а текст отправляется по почте. Больше никаких путанных дат, номеров актов или поехавшего форматирования!

Это точно бесплатно?

Все использованные в статье сервисы предоставляются бесплатно. Если хотите увеличить количество операций в Integromat, то можно приобрести дополнительный пакет за демократичные 9 долларов, но я полностью обхожусь стартовым предложением. Плюс мы всегда помним, что Google и Яндекс предоставляют сервис «условно бесплатно». Компании использует сведения о нашей работе для того, чтобы анализировать поведение и предлагать более релевантную рекламу. Но это совсем другая тема.

Как быть с персональными данными или коммерческой тайной?

Когда мы собираем данные как юридическая компания, мы просим дать согласие на обработку персональных данных – информация оседает на наших учетных записях. Естественно, мы не используем такие решения в документах с повышенной чувствительностью к режиму конфиденциальности. А типовые договоры подряда или NDA подходят идеально.

Надеюсь, что в Новом году вы сможете упростить свой документооборот и сконцентрироваться на более важных задачах, чем рутинные договоры. Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите мне в Facebook.

Читайте также: