Как исправить ошибку в трудовой книжке беларусь

Опубликовано: 10.05.2024

Этап 1. Обнаружение необходимости корректировки сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Шаг 1. Обнаружение ошибки или обстоятельств, позволяющих предполагать о возможной недействительности трудовой книжки.

В процессе ведения трудовой книжки на практике нередко возникает необходимость в корректировке записей, внесенных в нее. В зависимости от характера ошибки или состояния трудовой книжки работник, ответственный за ведение трудовых книжек, может скорректировать сведения способами, приведенными в схеме 1.

Корректировка сведений, содержащихся в трудовой книжке, посредством

внесения изменений и дополнений в трудовую книжку

внесения исправлений в трудовую книжку

выдачи новой трудовой книжки, дубликата или справки при признании трудовой книжки недействительной

Схема 1. Способы корректировки сведений в трудовой книжке

Под изменением в данном случае понимается корректировка сведений о фамилии, собственном имени, отчестве, наименовании нанимателя, профессии (должности) и т.п. в случаях, когда они первоначально были внесены правильно, но в процессе трудовой деятельности они изменились (например, работница вышла замуж и взяла фамилию мужа, в Единый квалификационный справочник должностей служащих были внесены изменения и наименование должности стало другим, наниматель был реорганизован и поменял свое наименование и т.п.).

Под дополнением понимается корректировка сведений посредством внесения новых сведений, которые не изменяют прежние, но их дополняют. Как правило, это касается сведений об образовании, профессии и квалификации.

Исправление имеет место в случаях, когда первоначальные сведения были внесены неправильно или неточно, за исключением сведений о работнике (на титульном листе трудовой книжки). Например, неправильно указано наименование нанимателя, наименование должности работника и структурного подразделения, в которое принят работник и т.п.

Выдача новой трудовой книжки может быть в случае первичного неправильного заполнения бланка трудовой книжки. Например, неправильно была первоначально записана фамилия работника, дата рождения и т.п.

Выдача дубликата производится в случае, когда трудовая книжка пришла, например, в негодность: вырваны страницы, страницы трудовой книжки разрисованы (например, детьми работника), трудовая книжка обгорела, замокла и т.п.

Обнаружение ошибок и обстоятельств, требующих корректировки сведений в трудовой книжке, могут быть обнаружены при приеме трудовой книжки от работника (при приеме его на работу), в процессе ведения трудовой книжки самим нанимателем, проверяющими органами или работником (при ознакомлении его с записями, внесенными в трудовую книжку под подпись).

Шаг 2. Определение способа корректировки сведений в трудовой книжке и нанимателя (иного лица), имеющего право внести соответствующую корректировку.

Способы корректировки уже были приведены в схеме 1, а правомочное лицо, на внесение корректировки определяется по правилам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1. Правила определения лица, правомочного внести корректировку в трудовую книжку

Правила выбора правомочного лица

Пункт Инструкции № 30

В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность

В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая организация, Министерство труда Республики Беларусь, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней)

Этап 2. Корректировка сведений в трудовой книжке.

Вариант 1. Исправление ошибок (неправильных или неточных записей)

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работнике» (на титульном листе трудовой книжки)

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Поэтому возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официальный ответ на этот вопрос в Постановлении № 1635, в Инструкции № 30 отсутствует.

Инструкцией № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в разделы, посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях.

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, следовательно, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Это подтверждается п. 59 Инструкции № 30, которым предусмотрено, что на испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт согласно приложению 1 к Инструкции № 30. В пункте 38 Инструкции № 30 говорится об изменении записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации на основании соответствующих документов, а не об исправлении их как ошибочных.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк.

Пример оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки

Директор ООО «Версаль»

Степанова Т.В. Степанова

03.02.2014 г. Минск

Нами, главным бухгалтером Шабусовой В.А. и специалистом по кадрам Максимовой Л.А., составлен настоящий акт в том, что за период с 01.01.2014 по 31.01.2014 в ООО «Версаль» испорчен по причине неправильного первичного заполнения один бланк трудовой книжки серии ПК № 123456 на русском и белорусском языках, который 03.02.2014 уничтожен путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченного бланка трудовой книжки с подотчета ООО «Версаль».

Главный бухгалтер

В.А. Шабусова

Специалист по кадрам

Л.А. Максимова

Трудовая книжка была оформлена много лет назад и ошибки на ее титульном листе не были замечены своевременно.

Как поступить, если на титульном листе трудовой книжки обнаружена ошибка?

Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, автор рекомендует практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, и т.п.) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью нанимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», а также замазывать.

Ошибки, допущены в разделе «Сведения о работе»

Общие правила исправления ошибок и неточных записей в данном разделе приведены в таблице 2.

Таблица 2. Правила исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»

Можно исправлять

Нельзя исправлять

Путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей (п. 36 Инструкции № 30)

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием –«Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 36 Инструкции № 30)

Записи производятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета (п. 14 Инструкции № 30)

Подчищать и замазывать штрихом

Порядок исправления ошибки

В пункте 36 Инструкции № 30 закреплен следующий порядок исправления неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника в разделе «Сведения о работе»:

Пунктом 36 Инструкции № 30 предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в графу 3 раздела «Сведения о работе», но не урегулирован порядок исправления ошибочных записей, внесенных соответственно в графу 1 (нумерация записей), графу 2 (дата) и графу 4 (основание внесения записей).

Примеры исправления неправильной нумерации, а также ее внесение при ее отсутствии (графа 1):

Ошибка: изначально не велась нумерация записей.

Способ исправления: надо пронумеровать. Нумерация предписана п. 19 Инструкцией № 30, при отсутствии нумерации сложно внести исправление неправильных записей, т.к. п. 36 Инструкции № 30 установлен единый порядок исправления неправильных записей: «Запись за . недействительна».

Ошибка: допущена ошибка в нумерации. Например, после порядкового номера 3 вместо номера 4 стоит номер 10.

Способ исправления: надо поставить цифру 4, написать «Запись за номером 10 недействительна». И повторить всю запись.

Пример исправления неправильной даты (графа 2):

Порядок исправления: в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью; в графу 2 ставится дата внесения корректирующей записи; в графу 3 – «Запись № недействительна», и после этого вписывается правильная запись в соответствии с п. 36 Инструкцией № 30 с указанием правильной даты, а в графе 4 пишутся правильные реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Пример оформления исправления ошибки, допущенной в графе 2 трудовой книжки

(была проставлена неправильная дата)

Нумар запiсу

Номер записи

Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе

на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону)

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар)

На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)

Ошибки при первичном оформлении трудовых книжек

Правила, которые важно соблюдать:

– трудовые книжки ведут на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной;

– трудовые книжки на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, оформляет местный исполнительный и распорядительный орган, а записи вносятся на основании зарегистрированного трудового договора;

– заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

На практике достаточно часто встречающейся ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в нее сведений об образовании работника. Также встречаются ошибки в написании имени и отчества работника. Это связано с игнорированием нанимателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в т.ч. документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании.

ЭТО ВАЖНО! Не допускается внесение каких-либо сведений только со слов работника.

Ситуация 1

Работник принят в организацию в сентябре 2010 г. На момент приема на работу у него имелось только среднее специальное образование, о чем была сделана запись на титульном листе трудовой книжки. В августе 2013 г. работник принес в отдел кадров диплом о получении высшего образования и попросил внести сведения о высшем образовании в его трудовую книжку.

В данной ситуации возникают следующие вопросы: 1) должен ли кадровик выполнить просьбу работника? 2) может ли он внести такие сведения, не нарушив законодательство?

Кадровик должен внести эти сведения, поскольку оснований для отказа о внесении такой записи законодательством не предусмотрено

Специалист по кадрам может внести данные сведения, поскольку это предусмотрено законодательством. Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, квалификации производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция)).

Изменения должны быть внесены на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Однако такие изменения не предполагают зачеркивание ранее внесенных сведений (например, как в случае изменения фамилии работника). При получении работником высшего образования запись производят путем дополнения уже имеющейся записи без зачеркивания ранее внесенной.

Вместе с тем некоторые специалисты считают, что сведения о полученном образовании должен вносить будущий наниматель, а не тот, у которого в настоящее время трудится работник. Это убеждение основано на п. 12 Инструкции, согласно которому запись об образовании должна быть внесена нанимателем до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу.

Однако с данным утверждением можно поспорить. Во-первых, на момент найма на работу у работника не было высшего образования, следовательно, отсутствовало основание для внесения такой записи. Во-вторых, если работник не собирается увольняться, то в таком случае запись вовсе не будет внесена. А где основание для отказа? Чем должен обосновать свой отказ в просьбе работника кадровик? Будущий наниматель вправе спросить, почему данную запись не внес предыдущий, поскольку право на ее внесение возникло во время работы у прежнего нанимателя.

Таким образом, полагаем, что запись о получении работником, например, высшего образования, должен вносить наниматель, с которым работник состоит в трудовых отношениях, а в случае если диплом был получен в период, когда работник не работал, то новый наниматель вносит соответствующие сведения при приеме на работу согласно п. 12 Инструкции.

Ситуация 2

Работник при приеме на работу представил трудовую книжку, в которой дата увольнения совпадает с датой приема на предыдущее место работы.

Стоит ли отделу кадров принимать такую книжку, действительна ли она?

Трудовую книжку можно принять, а ошибка, допущенная в записи, не делает трудовую книжку недействительной.

Если организация, допустившая ошибку в трудовой книжке работника, ликвидирована или прекратила свою деятельность (прекращение деятельности индивидуального предпринимателя), исправление неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, – при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись (п. 37 Инструкции).

Если такие документы отсутствуют, работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение, в порядке, предусмотренном гл. 30 Гражданского процессуального кодекса РБ. К заявлению должна быть приложена выписка из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, справка государственного органа о невозможности внести исправление ввиду отсутствия необходимых документов и другие доказательства.

Ошибки в процессе ведения трудовых книжек

Достаточное количество ошибок допускают при внесении сведений о работе, таких как наименование должностей и профессий, наименование нанимателя.

При проведении проверки в трудовой книжке работника можно встретить записи о приеме на работу, в которых наименование нанимателя указывается в сокращенном виде, а также встречаются записи сокращения каких-либо слов.

Справочно: при увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником (п. 45 Инструкции).

Ошибки при оформлении дубликата и вкладыша

Помните, что дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением внесенных в нее ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений. Дубликат обладает той же юридической силой, что и трудовая книжка.

Дубликат трудовой книжки заполняют по общим правилам (п. 53 Инструкции).

Справочно: случаи, когда выдают дубликат трудовой книжки, следующие:

– трудовая книжка пришла в негодность;

– отбытие наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

– признание недействительной записи об увольнении в связи с незаконным осуждением;

– признание недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения.

Вкладыш в трудовую книжку – составная часть трудовой книжки (набор страниц трудовой книжки без обложки). Он необходим в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку.

Вкладыш вшивают в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки. На титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставят штамп и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 43 Инструкции).

Вкладыш выдают нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или прежнего образца).

Ситуация 3

В организации сменился специалист по кадрам. Проводя кадровый аудит, новая сотрудница обнаружила, что ее предшественница при приеме на работу работника без трудовой книжки, оформила вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. По словам самого работника, он поступал на работу впервые, и ему сразу оформили вкладыш, так как не было других бланков.

В первую очередь необходимо оформить работнику трудовую книжку как впервые поступающему на работу.

Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняют трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. (п. 4 Инструкции). Некоторые правила оформления трудовых книжек мы рассмотрели выше. Напомним, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Итак, если с оформлением и выдачей трудовой книжкой в принципе все понятно (действуйте по Инструкции), то что же делать с вкладышем? Вкладыш в трудовую книжку следует считать испорченным. На него необходимо составить акт на списание по форме согласно приложению 1 к Инструкции. Оставить вкладыш к трудовой книжке в данном случае не представляется возможным, так как запись о приеме на работу будет внесена, как и положено, в саму трудовую книжку работника.

Справочно: книгу ведет кадровая служба или другое подразделение, либо лицо, оформляющее прием и увольнение работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

Конечно же, новый специалист по кадрам не виновен в этой ситуации и применить к нему меры дисциплинарной ответственности наниматель не может и не должен. Однако следует помнить, что нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях – иных мер воздействия (постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»).

Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки

Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые при осуществлении этой кадровой операции:

– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);

– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;

– перенос в дубликат записей не в полном объеме;

– отсутствие отметки об оформлении дубликата и т.д.

Справочно: в дубликат трудовой книжки запись об ограничениях в трудовой деятельности (о том, что гражданин был лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью) не вносят (п. 23 Инструкции).

К чему приводят ошибки при оформлении трудовых книжек

При ошибочном оформлении и неправильном ведении и хранении трудовых книжек обе стороны пострадавшие – наниматель и работник.

У работника возникают такие проблемы, как:

– трудности при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это и финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;

– трудности при оформлении пенсии. Иногда работники не могут доказать свой трудовой стаж при оформлении пенсии. В частности, если фамилия, имя, отчество, указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (например, в имени Наталия букву «и» заменяют на «ь»).

Для нанимателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, чьими действиями (бездействиями) причинен вред работнику, предусмотрена административная ответственность (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях).

В Беларуси недавно изменились правила заполнения трудовых книжек. И пока почти во всем мире (за исключением России, стран СНГ и Словении) их уже просто отменили, для белорусов трудовая остается важным документом, который нужен не только при приеме на работу, но и при выходе на пенсию.

Самые важные вопросы о трудовой книжке мы задали юристу корпоративной практики REVERA Евгению Бурому.

Какой статус у трудовой книжки и что в нее должны записывать?

По словам специалиста, это основной документ о трудовой деятельности в Беларуси. Так, на основании записей в трудовой книжке подтверждается ваш стаж работы. Также с ее помощью наниматель узнает о вашем опыте работы и заслугах (например, в трудовую вносятся благодарности за хороший труд и т.д.).

В трудовую книжку вносится информация о:

Как и прежде, если вы работали по договору подряда или были предпринимателем, то сведений об этом в трудовой не будет. Однако в трудовой стаж эти периоды по-прежнему будут включать.

Кто имеет право делать записи в трудовой и как мне это проконтролировать, если документ всегда у нанимателя?

— Трудовую книжку должен заполнять только наниматель, — напоминает Евгений Бурый. — Обычно это специалист по кадрам либо другой сотрудник (юрисконсульт, бухгалтер). Индивидуальные предприниматели обычно сами заполняют трудовые книжки своих сотрудников.

Каждый сотрудник может в любой момент ознакомиться с содержанием своей трудовой.

— Для этого нужно попросить у нанимателя копию трудовой и даже оригинал — по письменному заявлению. Ее должны выдать в течение 5 дней после заявления. При этом сотрудник не обязан объяснять причину, по которой ему понадобилась трудовая. Ограничение только одно — оригинал трудовой выдается максимум на пять календарных дней, — говорит специалист.

Изучили трудовую и нашли ошибку — что делать?

Ошибки в трудовой книжке исправляет наниматель, допустивший их.

Когда мне должны отдать трудовую книжку при увольнении?

На руках трудовая книжка находится, только если вы безработный. В остальных случаях документ хранится у нанимателя. При увольнении трудовая выдается в последний рабочий день, конкретное время выдачи нигде не указано.

— Но чаще всего это происходит в самом конце рабочего дня, — говорит юрист. — Если же вам нужно, например, на собеседование, а книжку еще не отдали, всегда можно взять заверенную нанимателем копию трудовой.

Что делать, если трудовая книжка потерялась?

Получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к нанимателю с письменным заявлением — дубликат должны выдать не позже 15 дней после этого.

Если человек нигде не работает, есть 2 варианта:

— если после увольнения прошло не больше 6 месяцев — дубликат выдаст прежний наниматель;

— если с момента увольнения прошло больше 6 месяцев — последний наниматель выдаст справку о периоде работы, и уже на ее основании дубликат трудовой сделает новый наниматель.

— Возможен и еще один вариант — сотрудник утерял трудовую, но его последнего места работы уже не существует как такового, — приводит пример Евгений Бурый. — По новым правилам дубликат выдает новая компания — для этого сотруднику нужно предоставить справку о периоде работы и подтверждение того, что предыдущий наниматель сотрудника уже не существует.

Если трудовую утерял не сотрудник, а его компания — все эти действия (выяснение стажа у предыдущих нанимателей и так далее) выполняет она сама.

Нужна ли трудовая при выходе на пенсию, ведь все данные есть на карточке социального страхования?

— Дело в том, что персонифицированный учет в системе государственного соцстрахования введен только с 2003 года, — объясняет Евгений Бурый. — Весь стаж, предшествующий этой дате, там не отображается — соответственно, его можно увидеть только в трудовой или других документах (трудовые договоры, справки от прежних нанимателей и другое).

Не хочу, чтобы новый начальник знал о моем прошлом. Можно ли сделать вторую трудовую или устроиться на работу без нее?

Без трудовой книжки на работу принимают только тех, у кого это первый рабочий опыт (трудовая оформляется здесь же) и совместителей.

— А обманывать нанимателя, скрывая трудовую, бессмысленно, — сразу предупреждает юрист корпоративной практики REVERA. — Конечно, работник, уволенный по статье, может заявлять о том, что устраивается на работу впервые и поэтому трудовой у него нет. Но когда работодатель пойдет ставить нового сотрудника на персонифицированный учет в системе государственного соцстрахования, выяснится, что человек уже застрахован.

Заполнение трудовых книжек — тот еще квест для нанимателя. Ведь все записи, вносимые в трудовые книжки работников учреждения образования, должны в полной мере соответствовать требованиям нормативных правовых актов. А что делать директору, если, к примеру, внесенная в трудовую книжку работника запись пронумерована неверно? Кто и в каком порядке должен исправлять неправильную нумерацию?

Рассмотрим ряд ошибок, допускаемых при нумерации записей в трудовых книжках, а также варианты их исправления.

Юрист, магистр права

Общий порядок исправления ошибок

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

Справочно: в случае ликвидации или реорганизации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, смерти нанимателя — физического лица исправление в неправильную, неточную (неполную) запись, внесенную в трудовую книжку, а также пропущенную запись вносит учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником, на основании соответствующих документов (см.: п. 53–54 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по трудовым книжкам; постановление № 40 соответственно)).

Это важно
Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (см.: п. 52 Инструкции по трудовым книжкам).

В п. 56 Инструкции по трудовым книжкам указан следующий порядок исправления (в разделе «Сведения о работе»):

в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 — дата внесения записи;
в графе 3 — «запись номер ___ недействительна» и далее правильный вариант записи;
в графе 4 — номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Для внесения пропущенной записи (в период работы у другого нанимателя) предусмотрен следующий порядок:

в графе 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись;
в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 — дата внесения записи;
в графе 3 производится соответствующая пропущенная запись;
в графе 4 — номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Напомним, что записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т. ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначными цифрами (cм.: п. 12 Инструкции по трудовым книжкам).

Ошибки в нумерации, допускаемые при внесении записей в трудовую книжку, и их исправление

Ситуация 1: нумерация при внесенных в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» записях о работе

Описание: при приеме на работу в школу новым работником была предъявлена трудовая книжка, в которой записи о трех последних местах его работы были сделаны в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях». У директора возник вопрос о том, под каким номером следует внести запись о приеме на работу: следующим за номером последней записи о работе в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»?

Анализ ситуации: внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» не предусмотрено Инструкцией по трудовым книжкам, т. к. для этого есть специальный раздел «Сведения о работе». Следовательно, записи, внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях», внесены неверно (ошибочно). Внесение в трудовую книжку записи о работе под номером, следующим за последним номером записи в разделе «Сведения о работе», может привести к путанице или к утере части информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Возможный способ действий: 1. В связи с тем, что законодательством допускается внесение записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов, то в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» в отношении записей, содержащих сведения о работе (т. е. тех, которые должны были быть внесены в раздел «Сведения о работе»), следует произвести запись: «Записи под номером ___ недействительны». 2. В разделе «Сведения о работе» — внести сведения, ранее неверно внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

При этом полагаем, что записи следует делать, начиная с номера, следующего за последней записью, внесенной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки, т. к. все записи в трудовой книжке имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Ситуация 2: при нумерации пропущен следующий порядковый номер

Описание: в трудовой книжке при внесении записи о принятии на работу был указан неверный порядковый номер: вместо 28 был поставлен номер 29.

Анализ ситуации: в данной ситуации на практике существуют два мнения: одни полагают, что нарушение нумерации является нарушением порядка внесения записей в трудовую книжку и такое нарушение исправляется в общем порядке, т. е. посредством признания всей записи недействительной. Другие специалисты полагают, что неверная нумерация сама по себе не делает неправильными записи, внесенные в трудовую книжку. При таком подходе нет способов исправления неверной нумерации, т. к. зачеркивать ее в разделе «Сведения о работе» нельзя. Все, что остается, — это при внесении последующих записей использовать верную нумерацию.

Возможный способ действий: для признания записи недействительной в графе 1 трудовой книжки ставится порядковый номер 28, затем дата внесения записи в графе 2, в графе 3 делается запись: «Запись номер 29 недействительна». После этого производится правильная запись.

Ситуация 3: предыдущие записи признаны недействительными, а запись, признающая их таковыми, сама не пронумерована.

Описание: работник, которого оформляют на работу, принес трудовую книжку, где последней стоит запись без номера и даты о том, что предыдущие записи нанимателя с 6-й по 9-ю следует считать недействительными. Под каким номером ставить запись о приеме на работу — № 6, № 10 или № 11? Нужно ли было нумеровать запись о признании записей недействительными? Должен ли работник обратиться к предыдущему нанимателю за проставлением номера записи о признании недействительной?

Анализ ситуации: исходя из норм Инструкции по трудовым книжкам (п. 12), все записи (кроме наименования нанимателя) в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, в т. ч. записи об исправлении ранее внесенных записей. Следовательно, каждая последующая запись в трудовой книжке должна иметь очередной порядковый номер.

Возможный способ действий: запись под фактическим номером 10, не имеющую указания на порядковый номер, рекомендуется пронумеровать нанимателю, у которого находится трудовая книжка работника, а последующую запись внести под номером 11.

Ситуация 4: неправильная (несквозная) нумерация записей

Описание: при внесении записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки неверно были проставлены ее номера (графа 1): 1) после записи под номером 6 внесена еще одна запись, но также под номером 6; 2) после записи под номером 3 внесена запись под номером 10; 3) после записи с неверной нумерацией внесено еще несколько записей с нумерацией по порядку.

Возможный способ действий:Вариант 1: признать записи с неверной нумерацией недействительными и произвести правильную, сквозную нумерацию. Вариант 2: не исправлять неправильную нумерацию (т. к. сами записи сделаны правильно), а последующие записи производить с учетом правильной нумерации.

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Читайте также: