Как написать обоснование на повышение должности

Опубликовано: 17.09.2024

Образец служебной записки о повышении заработной платы и основные правила составления 2019

Вы можете подать записку своему начальнику лично либо передав его секретарю, через приемную или канцелярию. Возможно, в вашей фирме имеется свой порядок подачи подобных документов;
Факт подачи вами служебной записки должен быть зафиксирован в журнале для входящих документов в тот же день либо на следующий день. Присваивается личный номер. Лучше проследите за этим лично, чтобы ваше заявление не потерялось;
Далее документ попадает к вашему руководителю.

Как написать служебную записку на повышение зарплаты?

Следует заметить, что решение о повышении принимает начальник единолично с учетом финансовых возможностей отдела. Основаниями для повышения зарплаты являются (ст.134 ТК РФ):

достижение значительных трудовых успехов сотрудника;
индексация, аттестация работника (см. → Индексация заработной платы сотрудника: пример расчета);
истечение срока испытания;
продвижение по службе;
присвоение ученой степени, квалификационного разряда.

Увеличение зарплаты после срока испытания применяется в качестве материального стимулирования и повышения мотивации работника. Если таковые бонусы предусмотрены Положением и иными документами внутреннего распорядка организации, то они оформляются надлежащим образом. Служебная записка пишется (печатается) руководителем отдела на повышение зарплаты одному сотруднику.

Служебная записка о повышении заработной платы: образец заполнения

Для наглядности далее приводим пример данного документа. Образец служебной записки о повышении заработной платы Директору ООО «Ромашка» Мацакову Д. С. От старшего механика Голубицына В. И.

Онлайн журнал для бухгалтера

Популярные ошибки в заявлениях

Адресат. Самая популярная ошибка при составлении служебной записки на повышение оклада – неправильное определение адресата. Даже если работник считает, что сумма в зарплатной ведомости не сопоставима с потраченными им усилиями и достигнутыми результатами, то ему нужно правильно выстроить маршрут рассмотрения своей просьбы.
Не в компетенции руководителя. Не совсем правильно будет требовать доплаты от своего непосредственного начальника, если решение этих вопросов не в его компетенции.Но в то же время, не стоит «прыгать через голову» и писать обращение на генерального директора. Наиболее верный путь – обратить внимание руководителя своего подразделения на финансовое несоответствие и предложить ему ходатайствовать о его пересмотре перед более высоким начальством.
Аргументация.

Справочник адвоката

отмечается в журнале;
или фиксируется в регистрационно-контрольных карточках (не исключается и их электронный вариант использования).

Фиксация осуществляется в день поступления, подписания, утверждения документа. Допустимо регистрировать его на следующий день.

Служебные записки хранятся от 1 года и более согласно срокам, определенным Перечнем типовых управленческих архивных документов (введен Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).

Структурная составляющая служебной записки Строгих требований к оформлению указанного внутреннего документа не существует.

Служебная записка об изменении должностного оклада

Форма написания произвольная, но с учетом вышеописанной структуры служебных документов. Обычно подготавливается 2 экземпляра с обязательным указанием даты повышения, размером нового оклада. Цель ходатайства – показать необходимость повысить размер заработка конкретного работника.

Документ о повышении адресуется вышестоящему руководству для согласования. Начальник отдела должен так обосновать предложение об увеличении зарплаты, чтобы ответ руководителя организации был положительным.

То есть приводимые доводы должны быть очень вескими.

Таким образом, написание записки на увеличение заработной платы и дальнейшие предпринимаемые действия в связи с этим осуществляются с учетом вышеописанных норм по установленному порядку.

Служебная записка о повышении заработной платы

Когда применяют Можно привести массу примеров служебной записки с обоснованием повышения заработной платы различного рода. Например, причины могут быть такие:

совмещение должностей;
получение дополнительных обязанностей;
рост потребительских цен (инфляция);
присвоение ученой степени;
заработная плата ни разу не была повышена либо это имело место очень давно;
повышение квалификации, переподготовка, окончание дополнительных курсов;
профессиональные и личные качества, отсутствие трудовых нарушений;
проведение аналогии с размером зарплаты на аналогичных должностях, с такой же квалификацией и кругом обязанностей в других организациях из этой же сферы и др.

Также см. «Образец уведомления об изменении оплаты труда».

Служебная записка об увеличении заработной платы

наименование должности адресата и названия учреждения или организации;
ФИО адресата;
указание должности и ФИО автора;
заглавие «Служебная записка» и краткая расшифровка темы обращения;
содержательная часть;
список приложений, при наличии;
дата написания документа и личная подпись обращающегося;
данные о регистрации бумаги в соответствующих журналах входящей документации (номер и дата подачи).

Содержательная часть Наибольшую сложность представляет собой составление содержательной части документа, поскольку требует обоснования и аргументации.

Либо на вашем предприятии может быть заведен особый порядок оформления официальных документов. Что должно содержаться в служебной записке о повышении зарплаты? Записку составляют по правилам. О том, как правильно составлять служебную записку, в законе ничего не сказано.

Что такое обоснование увеличения штата сотрудников

Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.

В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников. Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.

При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме. Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей. Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.

Служебная записка о повышении заработной платы: образец и др

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Оплата труда > Служебная записка о повышении заработной платы: образец, рекомендации по оформлению

Как правило, докладные и служебные записки относятся к внутренней документации организаций. По отношению к другим организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер. Чтобы такое сообщение принесло результат, необходимо заранее ознакомиться с правилами составления.

Служебная записка на повышение оклада: особенности

Предполагается, что служебными записками пользуются руководители равнозначных должностей для общения друг с другом. В документе есть замечание или предложение, просьба. Но у самой записки отсутствует статус, который можно было бы назвать официальным. В ГОСТах перечислены лишь некоторые стандарты и рекомендации, которые могут применяться на практике.

Для передачи можно воспользоваться одним из способов, поддерживаемых в организации:

в отделе кадров,
через секретарей в приемной,
лично.

Многие организации делают выбор в пользу документооборота в электронной форме. Тогда для отправки применяют внутреннюю сеть. Записка регистрируется только один раз. Для этого используется решение, о котором написано в правилах делопроизводства организации.

отмечаться в журнале,
заноситься в карточки для регистрации и контроля.

Фиксацию осуществляют в тот же момент, когда документ утверждается, подписывается, поступает на хранение. Можно регистрировать записки и на следующий день после того, как они поступили к обороту.

О структурной составляющей служебных записок

Характерно отсутствие четких требований по оформлению данного документа. В локальных актах обычно отдельно устанавливают порядок, в котором данный вопрос решается. Главное – опираться на то, какая деятельность ведется в той или иной организации. Оформление допускает осуществлять следующие действия:

Подготовка печатного варианта.
Написание от руки.

В любом случае обязательным становится применение листа бумаги стандартного формата А4. Не рекомендуется пользоваться фирменными бланками, создаваемыми в самой организации. Общепринятая структура составляется несколькими основными пунктами, описанными далее:

Корректно заполненное заявление — дополнительный плюс

Шапка. В углу сверху и справа надо написать ФИО составителя и руководителя, которому документ адресован.
По центру пишут о том, какое наименование получил документ.
Основная часть посвящается подробному описанию сложившейся ситуации. После этого переходят к самой просьбе либо требованию.
Если к записке есть несколько приложений, то их необходимо пронумеровать. Название каждого с указанием страниц и листов должно присутствовать, если в самом тексте информации об этих приложениях нет.
Дату написания обычно ставят внизу. Далее идет должность составителя вместе с инициалами и их расшифровкой. Наконец, на последнем этапе автор записки ставит свою подпись.

Как нужно писать записки о том, чтобы повысили зарплату?

Ходатайство должен составить тот, кто руководит конкретным подразделением. Но решение о повышении принимает только руководитель самой организации. Только ему необходимо учитывать, какие в отделе есть финансовые возможности для того, чтобы повышать зарплаты. Что может стать основанием для положительного решения в этом направлении:

Получение нового разряда по квалификации либо ученой степени,
Служебное продвижение,
Окончание испытательного срока,
Прохождение аттестации и индексации работником,
Достижение значительных успехов в трудовой деятельности.

Когда заработную плату увеличивают после прохождения испытательного срока – это служит дополнительной мотивацией для тех, кто только начал работать на предприятии. Бонусы надо оформить надлежащим образом, если их наличие предусмотрено законодательством либо внутренней документацией фирмы.

Печатает или пишет записку руководитель отдела, где работает тот или иной человек. Написание предполагает применение произвольной формы. Надо только сохранять особенности структуры, указанные выше. Количество экземпляров документа, которые необходимо подготовить – два. Надо указать дату, когда на повышение согласились, и новый оклад, согласно измененным требованиям.

В ходатайстве необходимо доказать, что повышение зарплаты для того или иного сотрудника будет оптимальным решением. Документ согласуется только с вышестоящим начальством.

Кто инициирует увеличение штата сотрудников

Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия. Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела. Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.

Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:

Непосредственно директор предприятия. В данном случае ему необходимо лишь издать приказ об изменении штатного расписания и увеличении штата трудящихся.
Руководитель структурного подразделения. В зависимости от принятых локальных нормативных актов, руководителям отдельных структурных подразделений могут предоставляться права на принятие самостоятельных решений о расширении штата вверенных им отделов.
Кадровый работник или менеджер по персоналу. В некоторых случаях право на расширение или увеличение штата предоставляется работникам кадрового отдела, которые принимают окончательное решение по данному вопросу.
Рядовой сотрудник. Сообщить о необходимости расширения штата может и рядовой трудящийся — однако окончательное решение должно принимать исключительно уполномоченное на проведение данных действий лицо.

Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Служебная записка представляет собой инструмент деловой переписки, необходимый для донесения до руководства и прочего персонала предприятия определенных сведений для решения хозяйственных, производственных или кадровых вопросов. Служебная записка о повышении в должности на имя руководителя организации может стать достаточным основанием для карьерного роста работника. Рассмотрим подробнее правила составления такого документа.

Для чего требуется служебная записка?

Цель такого документа заключаются:

в уведомлении начальства о возникновении проблемы;
во внесении предложения по решению задачи;
в побуждении руководства к принятию решения.

Фактически служебная записка включает в себя любые вопросы относительно рабочих моментов. На практике этот документ требуется по разным поводам, будь то командировка, повышение оклада подчиненному или выплата премии для главного бухгалтера. В связи с чем, она может быть написана любым сотрудником предприятия.

Поскольку речь идет о служебной записке о повышении в должности, то документ, как правило, оформляется непосредственным руководителем сотрудника. Документ пишется для того, чтобы перевести специалиста на более высокую свободную позицию в компании.

Следует отметить, для того чтобы работник продвинулся по карьерной лестнице, необходимо иметь соответствующее обоснование повышения должности в служебной записке. Таковым вполне может быть:

большой стаж работы в компании;
получение необходимого служебного опыта в конкретном подразделении;
повышение квалификации;
завершение обучения;
высокие результаты работы;
иные причины.

Вам также будет интересно:

Например, начальник может принять решение о необходимости повышения в должности инженера, в качестве поощрения за эффективный труд. Следует помнить, что при переводе сотрудника на вышестоящую позицию недостаточно только желания руководства, важно предварительно заручиться письменным согласием самого рабочего. Поскольку повышение в должности влечет за собой изменение условий ранее заключенного трудового договора, то согласно положениям ст. 72 ТК РФ, требуется соглашение сторон.

Как написать служебную записку?

В отечественном законодательстве не установлена унифицированная форма служебной записки, отсутствуют требования к ее оформлению.

Именно поэтому она составляется в произвольном виде, но с учетом правил делового письма. Как правило документ оформляется на листе формата А4. В большинстве крупных организациях форма и порядок составления документа регламентирован локальным актом. Компании для удобства разрабатывают собственный типовой бланк служебной записки, а также устанавливают правила его заполнения.

Обычно документ включает в себя следующие данные:

Вам также будет интересно:

Следует отметить, что служебная записка всегда составляется в единственном экземпляре. Тем не менее, рекомендуется оформить два документа. Передается записка обычно нарочно адресату или через канцелярию.

В последнем случае документ лучше зарегистрировать в журнале входящей корреспонденции, это гарантирует, что он попадет к руководителю. Второй экземпляр с отметкой о принятии следует оставить у себя, на случай, если отправленная записка затеряется.

Оформление кадровой документации

Если после получения и рассмотрения служебной записки руководитель предприятия ее одобрит, то в дальнейшем будет издан соответствующий приказ. В нем указываются данные сотрудника, его прежняя и новая должность, основание перевода, а также величина будущего оклада.

Кроме приказа сотрудником подписывается допсоглашение к трудовому договору. В отличие от служебной записки, этот документ всегда оформляется в двух экземплярах, один из которых передается рабочему, а другой остается у работодателя. Причем срок действия допсоглашения будет равен периоду, на который был заключен трудовой договор.

Вместе с этим сотрудника, перешедшего на новую позицию, необходимо ознакомить под подпись с новой должностной инструкцией. Кадровику нужно будет внести сведения в трудовую книжку, личную карточку рабочего, а также в табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебную записку о повышении в должности можно оформить в произвольной форме, поскольку унифицированного бланка не существует. Для наглядности образец от руководителя можно скачать в нашей статье и использовать для составления собственного документа.

Увеличение вознаграждения в денежном выражении, переход сотрудника на новый уровень, удовлетворение личных амбиций сопровождают повышение в должности. Каждая ступень служебной лестницы помимо собственной значимости добавляет уровень ответственности, усложняет трудовую функцию и требует должного документального оформления. Обоюдное согласие сторон, поручение дополнительных обязанностей и приобретение правовых гарантий должны быть закреплены подписями сторон.

Правовое регулирование

Подробный алгоритм, как оформить повышение сотрудника в должности, не закреплён конкретной статьёй в трудовом законодательстве. Однако правовая база позволяет выполнить процедуру безошибочно, не принося негативных последствий ни одной из сторон.

С точки зрения ТК РФ повышение в должности должно сопровождаться внесением изменений в кадровую документацию:

Корректировка трудового договора. Статья 57 ТК РФ среди обязательных атрибутов договорных отношений указывает трудовую функцию наёмного лица, подлежащую изменению и дополнению при кадровых перестановках. В составленный документ необходимо внести условия, касающиеся:
конкретики обязанностей поручаемой работы;
сроков действия в случае срочного индивидуального договора на время отсутствия постоянного работника;
порядка начисления вознаграждения, включая новый должностной оклад или тарификацию и основания для установления надбавок и премирования;
обновлённого графика рабочего времени в случае изменений, сопутствующих перестановке.

Внесение записи в трудовую книжку. Среди обязательных сведений об изменениях деятельности статья 66 ТК РФ прямо указывает на переводы на другую постоянную работу, куда следует относить перевод с повышением в должности.
Наличие обоюдного согласия. Любые новации в части трудовых правоотношений в соответствии со статьёй 72 ТК РФ допускаются по взаимной достигнутой договорённости за исключением определённых случаев, к которым Трудовой Кодекс повышение в должности не относит.

Без выражения личного согласия кадровые перестановки работников, направленные на улучшение положения, проводиться не могут работодателем в одностороннем порядке. При работе в определённых структурах государственной или муниципальной службы порядок регулируется специальными федеральными законами.

Как определить, кого из сотрудников следует повысить

Повышение – это не только признание профессиональных успехов сотрудника и действенный инструмент мотивирования, но и мера, обусловленная объективными причинами, например, высокой инфляцией. Но в условиях кризиса повышение зарплаты или повышение в должности целесообразно проводить выборочно, используя их для оптимизации кадрового состава компании.

Как грамотно оформить повышение сотрудников.
Почему повышение может демотивировать сотрудника;
Кого из сотрудников нужно повышать;
Кому из сотрудников повысить зарплату, а кого – повысить в должности;

В условиях экономического кризиса особенно актуальным становится вопрос оптимизации кадров.

Порядок проведения процедуры повышения в должности

С целью недопущения дискриминации и обвинений работодателя в личных симпатиях к конкретному сотруднику, процедура требует пошагового алгоритма. По правовой сути повышение в должности – это образование соответствующей вакансии с последующим замещением работником, прошедшим по конкурсному отбору благодаря приобретённым знаниям, соответствующей квалификации и образованию.

Механизм проведения процедуры включает:

Подготовка списка кандидатов на вакансию специалистом кадровой службы. Основания для повышения в должности – совокупность следующих факторов:
положительные рекомендации руководителя структурного подразделения;
позитивный опыт исполнения аналогичных обязанностей у данного работодателя или на других предприятиях.

Получение личного согласия рекомендуемой кандидатуры. Кадровик также обязан осуществить проверку кандидата на наличие противопоказаний, касающихся отдельных федеральных законодательных норм или состояния здоровья соискателя.
Подписи сторонами обновлённого трудового договора или дополнительного соглашения. Соглашение должно содержать информацию, касающуюся:
дополнительно введённых корректировок, вступающих в действие;
дату повышения на должность с указанием по штатному расписанию с соответствующим изменением трудовой функции и размера денежного вознаграждения.

Если в организации ранее не существовала должность, то первым шагом следует внести единицу в штатное расписание и утвердить коллективным договором. На завершающем этапе специалистом кадрового департамента составляется приказ о повышении работника в должности, подписываемым руководителем субъекта предпринимательской деятельности или его обособленного подразделения.

Главный совет: займите позицию наблюдателя

Положению лидера-новичка не позавидуешь. Ведь процесс управления другими людьми ему в диковинку. Он чувствует себя туристом, очутившимся в чужой стране без средств к существованию, брошенным на произвол судьбы. Главный вопрос, который мучает новоявленного лидера: «Как мне справится с той огромной ответственностью, которая навалилась на меня?»

На самом деле, большинство страхов начинающих руководителей вызвано ложным представлением о лидерстве. Они воспринимают своих подчиненных как младенцев, которые и шага не могут сделать без их помощи. Настало время покончить с этим заблуждением.

Практика показывает, что самые успешные лидеры умеют отходить в сторону, чтобы другие тоже могли управлять. В гибких и творческих коллективах нет четкого разделения на руководителя и подчиненных. Проектом управляет тот сотрудник, который лучше всего разбирается в его специфике, независимо от возраста, должности и опыта.

Давно известно, что хорошим лидером считается тот, который умеет делегировать полномочия, а не выполняет всю работу сам. Даже если вас назначили ответственным за проект, вы не должны считать его своей собственностью. Позвольте и другим внести в него вклад.

Ответственность за выполнение проекта – огромный мотивирующий фактор. Поручив важные задачи своим подопечным, вы обнаружите в них скрытые таланты. Они будут стараться на благо общего дела и станут более сплоченными.

Многие начинающие руководители боятся довериться своим подчиненным, поскольку привыкли постоянно все контролировать. Они не могут расслабиться ни на минуту, считая, что другие не сделают работу так же хорошо, как они сами. Это приводит к стрессу и усталости, поскольку они берут на себя слишком много. Так что, если вы хотите стать эффективным лидером, не жертвуя при этом своими нервными клетками, вам нужно немного ослабить хватку. Далее мы рассмотрим конкретные шаги, которые помогут вам достичь этой цели.

Документальное оформление

В приказе или распоряжении отражаются ключевые моменты, касающиеся вступления на постоянной или временной основе. Временным считается перевод с повышением в должности на срок, не превышающий года или на место постоянного работника, ушедшего в декретный отпуск до момента возобновления исполнения обязанностей.

Исключение в части личного согласия составляет временный перевод сроком до одного месяца на другую должность без смены работодателя при действии обстоятельств непреодолимой силы. Под обстоятельствами понимаются:

катастрофы и аварийные ситуации техногенного или природного происхождения;
простой по экономическим причинам или в результате технологического сбоя;
предотвращение потери потребительских свойств товарно-материальных ценностей.

В соответствии со статьёй 72.2 временный перевод с повышением в должности по вышеуказанным причинам на период до одного месяца не требует личного согласия наёмного лица в отличие от процедуры понижения, обязывающего руководство к выплате средней зарплаты по неизменному тарифу.

Схема документооборота в остальных случаях при инициативе работодателя следующая:

Докладная, служебная записка или представление руководителя структурного подразделения с обязательным изложением оснований для перевода исходя из объективных причин со ссылкой на деловые и профессиональные качества рекомендуемого сотрудника.
Наложение резолюции руководителя предприятия и соответствующее предложение новой работы, связанной с повышением в должности, от кадрового департамента. Предложение регистрируется в специальном журнале уведомлений и передаётся избранному кандидату для детального ознакомления и изучения.
При достижении консенсуса сотрудник ставит подпись с отметкой на экземпляре работодателя. Согласие сопровождается написанием соответствующего заявления.

Скачайте Пример служебной записки на повышение в должности (25,0 KiB, 393 hits)

Обязательным атрибутом перевода, несмотря на улучшение условий труда, является собственноручное написание заявления работником за исключением норм статьи 72.2 ТК РФ.

Как обосновать повышение зарплаты пример

Содержание Такой список может пригодиться, если вы ставите вопрос об увеличении заработной платы или о продвижении по службе.

При анализе следует также оценить качество ведения расчетных ведомостей на премирование и оказание материальной помощи, выплату разовых вознаграждений, а также другой документации, связанной с оплатой труда.

Каким сотрудником и с какой целью оформляется?

«Служебка» о повышении подается с целью уведомления руководителя о том, что сотрудник стремится занять более высокую должность из свободных вакансий фирмы. Данная бумага оформляется руководителем отдела и направляется директору предприятия. В ней представляется кандидатура подчиненного на основании:

увеличения общего стажа работы в компании;
получения определенного опыта в отделе;
прохождение обучения или получения высшего образования (как написать служебную записку на обучение сотрудников?);
повышения квалификации;
трудовых отличий.

Если сотрудник самостоятельно пишет главе компании, рекомендуя себя на желаемое место, записка в данном случае будет докладной.

Повышение сотрудника: эффективная мотивация с минимальными затратами

Как юридически-правильно оформить повышение сотрудника в должности.
Какие ошибки при повышении сотрудников совершают руководители.
Каков порядок повышения сотрудника.
За что можно повысить сотруднику зарплату при той же должности.
За что можно повысить сотрудника в должности.

Начало нового отчетного периода в большинстве компаний тесно связано с кадровыми перестановками. Могут меняться должности и оклады подчиненных, даже структура компании.

Но не всегда кадровые перестановки грамотно оформляются и обосновываются. Повышение сотрудника в должности – одна из важнейших управленческих функций.

Она позволяет заинтересовать работника, сделать его труд более продуктивным, улучшить климат внутри фирмы, ее имидж, менеджмент, укрепить конкурентные позиции.

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников.

Если в «тучные» времена сотрудника, не проявляющего особого рвения, еще можно было терпеть на рабочем месте, то когда речь идет о выживании предприятия, есть смысл дифференцировано мотивировать тех, кто работает добросовестно.

Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры. При этом данный документ является формально необходимым для правильного ведения кадровой документации, даже при отсутствии сомнений руководства в необходимости расширить штат предприятия.

Оглавление: 1. Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться 2. Кто инициирует увеличение штата сотрудников 3.

Способы увеличения штата сотрудников 4. Что такое обоснование увеличения штата сотрудников 5.

Как написать: содержание документа

Внимание. В целом, написание текста «служебки» выполняется в произвольной форме, но, как и любой документ, требует соблюдение определенных норм и включения определенных элементов.

Стандартный вариант выглядит следующим образом:

В правом верхнем углу указывается лицо, которому направлена записка. Отмечается ФИО и занимаемая должность. Запись ведется в дательном падеже.
В центральной части листа прописывается наименование документа, а строкой ниже его регистрационный номер и текущая дата.
Далее идет строка заголовка в предложном падеже. Он должен раскрывать основную тему письма.
После чего более подробно идет изложение текста документа. Описываются основания и обстоятельства, которые привели к данному предмету обсуждения, а именно положительные качества работника, его приобретенные знания, отличия. Все то, что подтверждает его компетентность для получения новых рабочих функций и заслуживании этого. В качестве заключения выступает конкретное предложение повысить сотрудника.
В нижней части отмечается заявитель, в данном случае непосредственный руководитель кандидата на новую вакансию. Проставляется его должность, ФИО и личная подпись.

Что касается оформления бланка, то тут тоже применяются общие правила:

Правовое регулирование

Корректировка трудового договора. Статья 57 ТК РФ среди обязательных атрибутов договорных отношений указывает трудовую функцию наёмного лица, подлежащую изменению и дополнению при кадровых перестановках. В составленный документ необходимо внести условия, касающиеся:
конкретики обязанностей поручаемой работы;
сроков действия в случае срочного индивидуального договора на время отсутствия постоянного работника;
порядка начисления вознаграждения, включая новый должностной оклад или тарификацию и основания для установления надбавок и премирования;
обновлённого графика рабочего времени в случае изменений, сопутствующих перестановке.

Внесение записи в трудовую книжку. Среди обязательных сведений об изменениях деятельности статья 66 ТК РФ прямо указывает на переводы на другую постоянную работу, куда следует относить перевод с повышением в должности.
Наличие обоюдного согласия. Любые новации в части трудовых правоотношений в соответствии со статьёй 72 ТК РФ допускаются по взаимной достигнутой договорённости за исключением определённых случаев, к которым Трудовой Кодекс повышение в должности не относит.

Как определить, кого из сотрудников следует повысить

Как грамотно оформить повышение сотрудников.
Почему повышение может демотивировать сотрудника;
Кого из сотрудников нужно повышать;
Кому из сотрудников повысить зарплату, а кого – повысить в должности;

В условиях экономического кризиса особенно актуальным становится вопрос оптимизации кадров.

Порядок проведения процедуры повышения в должности

Механизм проведения процедуры включает:

Подготовка списка кандидатов на вакансию специалистом кадровой службы. Основания для повышения в должности – совокупность следующих факторов:
положительные рекомендации руководителя структурного подразделения;
позитивный опыт исполнения аналогичных обязанностей у данного работодателя или на других предприятиях.

Получение личного согласия рекомендуемой кандидатуры. Кадровик также обязан осуществить проверку кандидата на наличие противопоказаний, касающихся отдельных федеральных законодательных норм или состояния здоровья соискателя.
Подписи сторонами обновлённого трудового договора или дополнительного соглашения. Соглашение должно содержать информацию, касающуюся:
дополнительно введённых корректировок, вступающих в действие;
дату повышения на должность с указанием по штатному расписанию с соответствующим изменением трудовой функции и размера денежного вознаграждения.

Главный совет: займите позицию наблюдателя

Документальное оформление

катастрофы и аварийные ситуации техногенного или природного происхождения;
простой по экономическим причинам или в результате технологического сбоя;
предотвращение потери потребительских свойств товарно-материальных ценностей.

Схема документооборота в остальных случаях при инициативе работодателя следующая:

Докладная, служебная записка или представление руководителя структурного подразделения с обязательным изложением оснований для перевода исходя из объективных причин со ссылкой на деловые и профессиональные качества рекомендуемого сотрудника.
Наложение резолюции руководителя предприятия и соответствующее предложение новой работы, связанной с повышением в должности, от кадрового департамента. Предложение регистрируется в специальном журнале уведомлений и передаётся избранному кандидату для детального ознакомления и изучения.
При достижении консенсуса сотрудник ставит подпись с отметкой на экземпляре работодателя. Согласие сопровождается написанием соответствующего заявления.

Скачайте Пример служебной записки на повышение в должности (25,0 KiB, 393 hits)

Как обосновать повышение зарплаты пример

Каким сотрудником и с какой целью оформляется?

увеличения общего стажа работы в компании;
получения определенного опыта в отделе;
прохождение обучения или получения высшего образования (как написать служебную записку на обучение сотрудников?);
повышения квалификации;
трудовых отличий.

Повышение сотрудника: эффективная мотивация с минимальными затратами

Как юридически-правильно оформить повышение сотрудника в должности.
Какие ошибки при повышении сотрудников совершают руководители.
Каков порядок повышения сотрудника.
За что можно повысить сотруднику зарплату при той же должности.
За что можно повысить сотрудника в должности.

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Способы увеличения штата сотрудников 4. Что такое обоснование увеличения штата сотрудников 5.

Как написать: содержание документа

Стандартный вариант выглядит следующим образом:

В правом верхнем углу указывается лицо, которому направлена записка. Отмечается ФИО и занимаемая должность. Запись ведется в дательном падеже.
В центральной части листа прописывается наименование документа, а строкой ниже его регистрационный номер и текущая дата.
Далее идет строка заголовка в предложном падеже. Он должен раскрывать основную тему письма.
После чего более подробно идет изложение текста документа. Описываются основания и обстоятельства, которые привели к данному предмету обсуждения, а именно положительные качества работника, его приобретенные знания, отличия. Все то, что подтверждает его компетентность для получения новых рабочих функций и заслуживании этого. В качестве заключения выступает конкретное предложение повысить сотрудника.
В нижней части отмечается заявитель, в данном случае непосредственный руководитель кандидата на новую вакансию. Проставляется его должность, ФИО и личная подпись.

Что касается оформления бланка, то тут тоже применяются общие правила:

С тех пор, как занимаюсь документационным обеспечением процессов управления, прошло уже более 15 лет. За этот период мне посчастливилось работать в крупнейших организациях нашей страны и повышать уровень квалификации как в области теоретических знаний, так и на практике. Но вот что не перестает удивлять: почему работе с документами уделяется столь незначительное место в организациях, ориентированных на инновационное и динамичное развитие, почему бытует мнение, что на секретаря можно возложить «все»?

И хорошо, если это Секретарь «с большой буквы», имеющий высокую квалификацию и способный выстроить весь процесс делопроизводства в организации с учетом полного цикла документационного сопровождения деятельности, а также решить остальные вопросы организационного обеспечения руководителя. Но это, скорее, исключение из правил.

В настоящее время основой процветания бизнеса является его развитие, что предполагает неизбежное увеличение документооборота в количественном и качественном выражении, требует новых подходов в области документационного сопровождения деятельности организации и дополнительных ресурсов. Приходится констатировать, что ранее установленные нормы времени 1 , квалификационные справочники профессий 2 , включая названия должностей и функций, периодически обновляются, но в значительной мере не соответствуют современным нуждам. При этом стандартов организационного сопровождения деятельности руководства нет вообще.

Но положительная динамика уже заложена. Сегодня многие организации, ориентированные на достижение лидерских позиций в своей отрасли, внедряют системы управления документами, обеспечивая тем самым конкурентное преимущество. При этом кардинальным образом меняется оценка значимости функции управления документами: вместо вспомогательной роли формируется устойчивое отношение к ней как к бизнес-процессу. Эту идею важно донести до топ-менеджмента своей организации, пусть и не с первого раза.

Профессии делопроизводителя, секретаря, архивариуса, специалиста ресепшн (секретариата), личного ассистента, руководителя службы ДОУ и др. следует четко разделять функционально, а также понимать, что для успешной работы в каждом из перечисленных случаев нужна разная квалификация. Зачастую руководство организаций воспринимает данные профессии как идентичные и примерно с одним и тем же функционалом: «чай-кофе, телефон, бумажки». Но каждая профессия значительно отличается, требует специальных знаний и навыков. Так же как и процесс «управление документами» в настоящее время значительно шире того, как его воспринимают далекие от него люди: в их глазах он часто сводится к регистрации «входящих-исходящих». Такие стереотипы тоже нужно планомерно трансформировать.

Это способен сделать специалист высокой квалификации, ориентирующийся в существующих государственных требованиях к документационному обеспечению, имеющий компетенции в построении логики процессов документационного сопровождения деятельности с учетом специфики конкретной организации. В крупных успешных компаниях такой специалист обычно возглавляет соответствующее подразделение, как бы оно ни называлось: руководитель секретариата, управляющий делами, начальник службы ДОУ и т.п.

Используйте стандарты – международные и отечественные!

Не случайно значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации являются требования и стандарты в области управления документами, данные требования включены во все международные системы качества менеджмента. «Современные концепции СМК 3 , во-первых, рассматривают качество как главный фактор конкурентоспособности и формирования устойчивого бизнеса, а во-вторых, подчеркивают непосредственную связь между качеством продукции / услуг предприятия и качеством организации его деятельности» 4 . Этот посыл, основанный на международных стандартах серии ISO 9001, должен быть понятен руководству вашей организации, а также владельцам бизнеса. Дальше вы можете продолжить тем, что значимыми критериями при оценке системы менеджмента организации является ее соответствие требованиям стандартов, в т.ч. в области управления документами.

И здесь я полностью солидарна с мнением Веры Иритиковой, высказанным несколько месяцев назад на страницах этого журнала: «Если требуется получить информацию о том, как работают с документами в зарубежных странах, как решаются проблемы, связанные с документами, каков уровень «зарубежного» делопроизводства, то прежде всего следует изучать стандарты ИСО, т.к. именно в них в обобщенном виде содержатся сведения о современном (уже достигнутом в некоторых странах и желаемом в других) уровне понимания значения работы с документами и оптимальных требованиях к ее организации» 5 .

Один из международных стандартов ISO переведен и принят в качестве отечественного стандарта – это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Добровольно принимая принципы СМК и рекомендации стандартов, организация должна обеспечить соответствующее качество не только в направлениях, зафиксированных в Политике организации, но и в управлении документами. Эта цель может быть достигнута при разработке и предоставлении менеджменту организации широкого комплекса инструментов – от создания документов и контроля за их исполнением до управления деятельностью организации, от формирования долгосрочной стратегии развития до оформления простейших заявок.

Как можно оптимизировать работу?

Как правило, функции документационного сопровождения деятельности организации сосредоточены в отдельном структурном подразделении. В нашей компании они закреплены за отделом документационного обеспечения Управления делами (далее по тексту – Отдел). Ценностью нашей компании является современный, мобильный топ-менеджмент, поэтому одной из задач Отдела с учетом территориально-распределенной структуры нашей организации стало создание центра компетенций и подготовка сотрудников (в т.ч. секретарей и специалистов, оказывающих первую линию организационной и документационной поддержки руководству и на ресепшн компании). Именно эти сотрудники отвечают за делопроизводство, сопровождая управленческую деятельность руководства в головном офисе и филиалах в соответствии с современными международными стандартами.

К укрупненным функциям специалистов Отдела относятся:

в рамках организационного сопровождения:
- обеспечение оперативной коммуникации и работа с мини-АТС (сall-цент);
- оформление заявок на пропуск для посетителей, направление их на согласование, ввод в пропускную систему;
- управление совещаниями / обеспечение деловых переговоров (6 переговорных, оснащенных спецсистемой бронирования);
- распределение заявок на автотранспорт;
- оформление почтовых отправлений и экспресс-доставки;
- организационное сопровождение мероприятий (совета директоров, совещаний с председателем) в соответствии с заявленными к мероприятию требованиями;
- обеспечение своевременного обновления телефонных справочников, адресов и контактов филиалов, управляемых обществ;
- выполнение служебных поручений руководства;
- бронирование гостиниц, заказ автотранспорта, ж/д и авиабилетов для генерального директора и его заместителей;
- получение, проверка доставки периодических и подписных изданий (доставка на стол руководителям);
- услуги кофе-леди;
в рамках документационного обеспечения:
- регистрация и распределение корреспонденции в СЭД;
- обработка электронной почты;
- первичная проверка проектов распорядительных документов и формирование замечаний;
- подготовка, протоколирование совещаний руководства;
- согласование, рассылка и контроль выполнения протоколов совещаний руководства в СЭД;
- регистрация и рассылка распорядительной документации в СЭД;
- оформление командировочных удостоверений, приказов о командировании в программном комплексе 1С для всех сотрудников организации;
- контроль выполнения поручений генерального директора по распорядительным документам;
- подготовка документации подразделения к сдаче в архив в СЭД;
- методическая помощь по вопросам документационного обеспечения и регламентная поддержка и др.

Отдельные функции в СЭД по поиску документов, подготовке проектов документов, оформлению их оригиналов и дальнейшей обработке выполняют непосредственно в подразделениях, что в частности позволяет обеспечивать оперативность подготовки проектов документов, дает возможность сотрудникам компании, а главное – руководителям самостоятельно вести деловую переписку в соответствии с распределением полномочий и т.д. Самостоятельность исполнителей и руководителей позволила в свое время существенно сократить количество работников нашего Отдела. Но чтобы ситуация не вышла из-под контроля, процессом нужно управлять и предлагать удобные механизмы пользователям со встроенным алгоритмом действий, направленным на исключение непреднамеренных ошибок. Это потребовало разработки и внедрения качественных методических материалов (регламентов), а также СЭД.

Приведу самый простой пример – издание типового распорядительного документа (далее – РД) генерального директора с помощью СЭД. Порядок действий следующий:

Исполнитель: создание проекта РД по шаблону в СЭД.
Сотрудник Отдела: первичная проверка на соответствие правилам, установленным для РД, регистрация проекта или возврат на доработку.
Согласующие лица: согласование проекта или направление замечаний.
Исполнитель: отработка замечаний; направление на утверждение.
Сотрудник Отдела: проверка правильности прохождения процедуры согласования, отработки замечаний.
Подписант: подписание или возврат на доработку.
Сотрудник Отдела: регистрация документа, рассылка заданий на исполнение, постановка на контроль, публикация на портале.
Исполнитель по поручению в РД: получение утвержденного документа на исполнение, само исполнение, направление отчета в Отдел.
Сотрудник Отдела: создание контрольных заданий по каждому поручению, получение и обработка отчетов, снятие с контроля, перемещение в оперативный архив.

Чтобы обеспечить возможность выполнения обозначенного комплекса работ:

в штате нашего подразделения были выделены сотрудники, обладающие профессиональными знаниями и опытом организации данных процессов, а также
разработана концепция процессного управления документационным обеспечением, в том числе разработаны внутренние регламенты по делопроизводству и использованию системы электронного документооборота (СЭД).
В систему документационного обеспечения и корпоративного управления вошли регламенты, определяющие порядок действий и ответственных по следующим процессам:
- процесс «корреспонденция»;
- процесс «распорядительная документация»;
- процесс «контроль исполнения решений руководства»;
- процесс «документационное обеспечение управления»;
- процедура адаптации (инструкции по работе в СЭД для новых сотрудников);
- шаблоны управленческой документации и маршруты их движения;
- концепция работы сотрудника ресепшн (требования к внешнему виду, коммуникации, графику);
- должностные инструкции каждого сотрудника Управления делами.

В условиях высокой занятости имеющегося персонала и его постоянной нехватки важнейшим фактором качественного документационного обеспечения компании стали:

унификация и установление единых правил работы с документами, настройка рабочих инструментов, обеспечивающих автоматизацию документационных процессов;
разделение зон выполнения операций с документами;
установление сроков на каждую операцию.

Одним из таких инструментов стала автоматизированная корпоративная система электронного документооборота (СЭД). Внедрение СЭД в рамках обозначенного выше инструментария произошло в компании в 2009 году, это позволило сократить документооборот за счет контроля и снижения количества разновидностей документов, а также удерживать численность нашего Отдела вплоть до 2012 года на уровне 2009 года.

Но компания развивается, и в 2012 году рядовым сотрудникам и руководителю Отдела стала очевидна «перегрузка» нашего подразделения. Возник вопрос: как донести эту мысль до руководства в преддверии планирования ресурсов на 2013 год?

Как доказать, что пора увеличивать штат?

Если в вашем подразделении не хватает персонала, совсем не обязательно, что кадровая служба сама это «увидит» и решит проблему. Как известно, спасение утопающих – дело рук самих утопающих. Поэтому предлагаю простой подход, который может применить руководитель подразделения, чтобы, во-первых, разобраться в ситуации самому и, во-вторых, иметь факты для принятия решения и аргументации в высших инстанциях.

Каждую функцию сотрудников подразделения можно выделить, сформулировать, замерить по времени и описать в таблице. Средние количественные показатели по образующимся документам можно взять из реестров регистрации отдельных видов документов. Собранные данные лучше перенести в Excel для последующих расчетов (см. Пример 2).

Согласно расчету, приведенному в Примере 2, получается, что для выполнения обозначенных функций мало имеющихся 3 человек, т.к. в расчете уже отражено превышение процентной нагрузки на каждого сотрудника, которая составляет более 100%. Соответственно, во избежание негативных последствий требуется увеличение численности. Еще нужно учитывать:

что новый сотрудник в течение как минимум 3 месяцев должен пройти адаптацию и освоение необходимых функций прежде, чем начнет работать в полную силу;
прогнозируемый ежегодный прирост документооборота (в нашей компании он составляет около 30%);
должен быть ресурс на развитие компетенций, в успешных компаниях постоянно внедряются новые технологии и правила.

Таким образом, при приеме на работу в наше подразделение нового сотрудника в начале следующего года можно надеяться на благополучное завершение его адаптационного периода к 30.03.2013. Т.е. примерно после этой даты можно говорить о возможности полноценного ввода нового сотрудника и его допуска к самостоятельной работе, об адекватном распределении функций по персоналу, исключая фактор нагрузки сверх нормы.

Отмечу, что в государственных нормах имеются формулы, которые должны использоваться специалистами кадровых подразделений при формировании общей численности персонала организации. Причем формулы включают в себя еще и специальные коэффициенты, учитывающие затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п., в т.ч. коэффициент невыходов на работу, который редко берется в расчет работодателем. Т.е. планируя нагрузку на персонал, работодатель может не учитывать, что в периоде выполнения должностных обязанностей каждого сотрудника должно быть запланировано время отдыха, что он обязательно будет уходить в отпуск и может брать больничный. В подобных случаях дополнительная нагрузка, как правило, должна быть распределена на других сотрудников, у которых в свою очередь:

либо должен быть предусмотрен резерв «свободного» рабочего времени,
либо дополнительная нагрузка должна быть задокументирована соответствующим образом и оплачена по соглашению сторон (согласно ст. 151 Трудового кодекса РФ).

Мы не закладывали в своем расчете подобные дополнительные коэффициенты, а измеряли «чистую» нагрузку, поэтому нужно понимать, что ее реальный размер выше показателей, приведенных в Таблице Примера 2.

Кроме того, в обозначенном расчете прослеживается несоответствие принципам мотивации сотрудников, т.к. при существующей нагрузке сложно вовлечь сотрудников в процессы повышения качества услуг, обучения и наставничества, взаимозаменяемости, приверженности ценностям корпоративной культуры. У каждого сотрудника должно быть представление о возможности развития и усовершенствования своих навыков, нацеленность на достижение высоких производственных показателей, благодаря которым развитие и улучшение качества услуг компании происходит постоянно, переходя год от года на новые качественные уровни. Но при нагрузке, описанной в Примере 2, можно констатировать, что ресурса на развитие компетенций сотрудников нет.

Читайте также: