Как написать объяснительную на работе так чтобы не было последствий

Опубликовано: 16.05.2024

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

сведения о предприятии,
информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
дата проступка,
пояснения.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Когда человек допускает какие-либо оплошности, от него должна быть написана объяснительная на работе. Важность ее написания заключается в том, что, прочитав ее, руководитель должен будет принять решение о вашем наказании. Если все грамотно изложить, то можно даже избежать каких-либо санкций. Инициатором написания данного документа в основном выступает работодатель, а также различные служащие на предприятии. Но в любом случае в ней должны быть отражены все необходимые пункты.

Основное понятие

Объяснительная относится к служебным запискам. Она выполняется в письменном виде. В ней отражаются обстоятельства произошедших событий. Кроме основного бланка объяснительной, к ней могут прилагаться и другие документы, играющие определенное значение в принятии решении в отношении сотрудника.

Для требования написания объяснительной должны быть оснований, предусмотренные законодательными актами. Но будет ли указанная в документе причина уважительной, следует руководствоваться трудовым законодательством. При этом, кроме замечаний или выговора, работник может быть вообще и уволен, если его нарушение было существенным.

В объяснительной, работник должен прояснить руководителю видение им самим тех обстоятельств, которые произошли. Прочитав ее, наниматель должен понять, имеются ли какие-либо нарушения со стороны работника, виноват кто-то сторонний или все было сделано на основании законодательных актов. Это в некоторых случаях помогает избежать увольнения и продолжить продвигаться по карьерной лестнице.

Любой вид «оправдательных» записок должен составляться, придерживаясь требований ГОСТ Р6-30 – 2003. Но это внешнее оформление и необходимые пункты. Все остальное, что содержится в самом документе, уже ничем не регламентировано и требует от работника лишь своего повествования о произошедшем. Некоторые организации могут в локальных нормативных актах установить и определенные требования к тексту объяснительной, который также необходимо будет придерживаться.

Причины написания

Когда работник не соблюдал должностные обязанности и не выполнил их в полной мере, то для этого у него должны были быть определенные причины. Именно их он должен раскрыть при написании объяснительной. Все причины, по которым пишутся данные «оправдательные» документы связаны с определенными нарушениями. Так что следует знать о том, в каких случаях пишется объяснительная:

Опоздание. На это может быть не только уважительная причина, но и неуважительная. Тут самое главное четко расписать необходимость в опоздании или просто сознаться в содеянном. В некоторых случаях не лишним будет приложить в качестве доказательства справку или, например, повестку.
Выполнение функциональных обязанностей не на должном уровне или невыполнение их вообще. Это может быть плохая работа, которая не приносит никакого результата.
Не нахождение на рабочем месте во время рабочего дня. Если на то нет никаких оснований, то тогда работник может быть привлечен к ответственности. Когда все документально подкреплено, то проблем никаких не будет.
Нарушение правил безопасности на предприятии.
Халатность во время исполнения обязанностей на работе, что привело к повреждению какого-либо имущества предприятия.
Нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств и их составляющих. Это приводит к нарушению требований и правил по охране труда. В обязательном порядке здесь работник проходит освидетельствование, после чего составляется соответствующий акт.
Экономические нарушения. Это может быть простое недонесение руководство предприятия о производящихся работах или некачественном выполнении обязанностей, что только несет убытки и потери.

Стоит учитывать тот факт, что почти каждый руководитель будет доволен тем, когда работник приложил дополнительно к объяснительной и оправдательные документы. На это сразу же все смотрят очень хорошо и можно даже прийти к тому, что избежите наказания.

Виды объяснительных

Среди объяснительных записок выделяют следующие виды:

Документ оправдательного характера. Они имеют место быть в том случае, когда сотрудник компании признает свою вину, неправомерное деяние (выраженное в форме действия или бездействия). Здесь происходит указание на то, что было совершено сотрудником и что он полностью признает свои неправильные моменты.
Пояснительные записки. Должны быть составлены тогда, когда все обстоятельства должны найти оправдание на стороне работника. То есть, все произошедшее никак не зависело от сотрудника, а было причиной сторонних моментов. Воля работника при этом никак не повлияла на итоговый результат. В некоторых ситуациях все эти неправомерные действия могли быть совершены третьей стороной, о которой следует сделать упоминание в объяснительной.

Но вообще классификаций существует огромное количество. Даже самые мелочи могут найти свое отражение в видах. Можно даже упомянуть и обстоятельства, по которым возникает необходимость в написании такого документа: это опоздание, прогул, неправомерные действия и прочие моменты. Каждый из них должен найти отражение в объяснительной, чтобы раскрыть всю правдивость ситуации.

Требование объяснительной

Перед тем, как работодатель будет применять в отношении сотрудника дисциплинарное взыскание, он должен потребовать от него написать объяснительную записку. Но нет особого указания в нормативно-правовых актах на то, каким образом данное требование должно происходить, в устном или письменном виде. Лучше применять письменный вид в том случае, когда между нанимателем и работником спорная ситуация я в устной форме никак разрешиться не может. Так как в Трудовом кодексе прописано, что работодатель должен именно «затребовать» написать документ по обстоятельствам произошедшего, то это должно иметь вид «требования» от работника.

Но для принятия окончательного решения у руководителя имеется всего лишь месяц, чтобы было применимо дисциплинарное взыскание. А об обнаружении нарушения должен составляться акт, а не требование к работнику о написании объяснительной. Это говорит о том, что со дня выставления требования к сотруднику не должно пройти более двух дней, чтобы дать ответ. Следовательно, работник может сослаться на то, что ничего от своего руководителя не получал и по этой причине объяснение по поводу произошедших событий не писал. В таком случае наниматель должен на самом требовании потребовать от работника поставить дату и подпись в получении, или же дать подписаться свидетелям, если он отказался в получении требования. Так наниматель сможет себя подстраховать. Никакого дополнительного акта при этом составлять не надо, а достаточно будет вышеуказанных записей.

Требовать написать объяснительную может руководство предприятия, где работает сотрудник. То есть он должен находиться как минимум на руководящей должности, или иметь полномочия такого лица, что должно утверждаться на основании изданного ранее приказа. При этом он уполномочивается лишь на определенный срок, который также должен быть прописан в приказе.

Стоит ли давать ответ

В большинстве случаев написанная объяснительная практически напрямую подтверждает вину работника в совершенном деянии. Это говорит о полном признании своей вины. По этой причине, лучше всего отказаться от написания документа, чтобы не загонять себя в такую яму.

Но тут стоит посмотреть на все происходящее несколько с другой стороны. Когда человек сознается и готов понести тяжесть наказания, то и само руководство благосклонно относится к таким сотрудникам. Это говорит о том, что они раскаялись и есть вероятность, что в последующем уже такого не произойдет. К таким работникам применяются меньшие штрафные санкции или вместе увольнения им избирается в качестве дисциплинарного взыскание замечание, выговор.

Но в любом случае работник после получения требования от руководителя, должен дать какой-то ответ. Он должен быть обязателен, даже если нет желания писать объяснительную. Наниматель должен быть уведомлен о намерениях своего сотрудника. Даже если человек отказывается от написания объяснительной, то это не будет никаким правонарушением, а просто волеизъявлением лица.

Правила написания

Когда все вопросы рассмотрены, надо более детально рассмотреть все требования, которые предъявляются к написанию объяснительной, а также установленные правила для данного вида документа.

В первую очередь, в объяснительной должны быть прописаны очень важные реквизиты, куда входят:

Организация, в которую она предоставляется;
Обращение к конкретному руководителю с указанием его фамилии, имени и отчества;
Заглавие – «объяснительная»;
Дата и место составление, а также регистрационные данные документа. Объяснительная должна быть зарегистрирована в секретариате предприятия и отдана руководителю для рассмотрения по существу.
Текст, который будет пояснять произошедшие события.
Сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, роспись).

Кроме всего этого к данному документу должны прилагаться и требования, которые выражены в использовании делового стиля написания, не должно ненормативной лексики, оскорбляющей кого-либо или просто для связки слов. Очень важно детально и кратко все расписать, чтобы было понятно. Меньше воды и больше правдивых обстоятельств. Объяснительная пишется исключительно от первого лица, когда составитель от себя рассказывает о совершенном деянии.

Никакие требования при этом в документе не освещаются, а просто идет отражение случившегося инцидента. Он просто раскрывает свое видение обстоятельств.

В случае совершения служащим противоправных действий или любых нарушений трудового договора работодатель вправе затребовать письменное разъяснение ситуации. В этом случае составляется объяснительная записка. Однако, не все знают, как именно ее грамотно составить, что следует указывать и в какие сроки она должна быть написана.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что из себя представляет объяснительная записка?

Объяснительная записка является внутренним документом компании. Она служит для изложения определенных событий, характер которых носит неопределенный характер. Этот документ помогает осветить причинно-следственную связь в каком-либо деле, произошедшем на предприятии.

Как правило, последствия случившегося носят негативный характер. Чтобы определить степень вины всех участников события, работодатель (или любой начальник в компании) может затребовать написание объяснительной записки.

Составитель данного документа просто излагает суть произошедшего, не делая никаких выводов. Задача автора объяснительной осветить ситуацию со своей точки зрения, донести до руководства возможные причины, приведшие к негативным последствиям.

Не стоит путать объяснительную записку с пояснительной. Последняя пишется в качестве приложения к какому-либо проекту, когда нужно дать более детальную характеристику одному из документов. Объяснительная же записка часто носит форму оправдательного характера. Ее написание руководство может затребовать в случае какой-либо провинности работника.

В каких случаях пишется?

Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель имеет право возложить на работника дисциплинарное взыскание за какой-либо проступок. В качестве наказания сотрудник может получить замечание, выговор или же быть уволен.

Чтобы мера наказания носила справедливый характер, работодатель обязан разобраться в произошедшем и понять причины, приведшие к нежелательным последствиям. Именно для этого и составляется письменное разъяснение работником, виновном в сложившихся обстоятельствах.

Зачем нужна объяснительная записка читайте у нас в
статье.

Обстоятельствами, приведшими к нарушению трудовой дисциплины, могут являться следующие ситуации:

опоздание на работу,
прогул,
невыполнение плана продаж,
нарушение правил безопасности на рабочем месте,
невыполнение своих обязанностей, поручения руководителя, что повлекло за собой негативные последствия,
нахождение на рабочем месте под влиянием алкоголя или наркотиков,
сокрытие какой-либо информации,
халатное поведение на производстве, повлекшее за собой травмы других сотрудников или какие-либо нарушения в работе,
указание неверных данных в деловых документах,
потеря или повреждение корпоративного имущества,
растрата вверенных средств предприятия.

Причины, повлекшие за собой не желательные последствия, могут быть как уважительные, так и нет. Работодатель самостоятельно решает, насколько сильно виновен сотрудник в случившемся и какую меру наказания к нему применить.

Сроки написания

Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.

При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.

На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня. Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.

На чье имя адресовать?

В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.

Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании.

Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.

Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт, в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.

Порядок оформления и содержание текста

Единая форма написания данного документа не утверждена законом, поэтому в компаниях используются внутренние бланки. Если говорить о том, стоит ли оформить от руки или на компьютере, то оба варианта будут верными. Однако, некоторые работодатели требуют именно рукописное свидетельство произошедшего от своих сотрудников.

Это связано с тем, что в случае попадания дела в суд, невозможно будет оспорить авторство записки. Если же она будет составлена на компьютере, то по одной подписи графологической экспертизе будет либо сложно, либо и вовсе невозможно определить подлинность документа. В этом случае работник может оспорить текст, заявив, что подписал его по принуждению.

Во избежание подобных трудовых споров в напечатанном тексте от руки желательно указывать:

полные имя, фамилию и отчество,
личную подпись,
название должности сотрудника.

Как вся деловая переписка, записка имеет некоторые обязательные стандарты оформления. Структура документа может выглядеть следующим образом:

Текст располагается в правом верхнем углу документа. Сначала указывается наименование адресата, т.е. должность, а в следующие строке – фамилия, имя и отчество человека полностью. В третьей строке пишется наименование составителя (должность), а в четвертой – его фамилия, имя и отчество полностью. При этом предлог «от» по правилам делового письма можно упустить.

В данном случае ставится «Объяснительная записка». Если текст был набран на компьютере, то название пишется полностью заглавными буквами без точки в конце. Если текст написан от руки, то заголовок начинается с заглавной буквы и продолжается строчными. Точка в конце не ставится. Располагается название в центре листа сразу же под шапкой.

Здесь виновник событий описывает все произошедшее от первого лица. Нет никаких ограничений или правил, как именно должен быть составлен текст. Однако, следует помнить, что это деловой документ, поэтому важно придерживаться корректности в формулировках, избегать любой разговорной лексики, обвинений и бездоказательных утверждений.

События важно изложить максимально точно. Если вина служащего очевидна, то ни в коем случае не следует ее отрицать и каким-либо образом себя выгораживать.

При составлении объяснительной работник может приложить любые другие документы, свидетельствующие о его невиновности. Например, при опоздании на работу можно предоставить распечатанную схему опоздания движения поездов или новости с городского портала о перебоях движения общественного транспорта.

Если в потере имущества виновен не сотрудник, а имело место быть кража, то любые показания свидетелей или заявление в полицию также должны быть предъявлены.

Даже самую обычную ссору между коллегами можно представить в выгодном для виновника свете, если удастся собрать какие-либо доказательства правомерности его поступков (письменные или устные).

Дата ставится в левом нижнем углу документа, а напротив справа ставится подпись. Под личным автографом располагается расшифровка.

Важно проследить, чтобы записка была принята под роспись с указанием даты и должности сотрудника, кто ее получил.

Если работник будет не согласен с решением руководства, он может оспорить его действия в следующих инстанция:

трудовая инспекция,
прокуратура,
суд.

Либо внутри предприятия созвать комиссию по трудовым спорам и рассмотреть дело. В сложных ситуациях работнику необходимо предоставить все документы, а самое главное, аргументированно представить в письменном виде данные в свое оправдание.

Примеры

В реальной жизни редко случаются экстраординарные ситуации. Наиболее частой причиной написания оправданий в свой адрес на работе являются семейные обстоятельства.

Образец объяснительной записки по семейным обстоятельствам скачивайте здесь.

Очень часто написание объяснительной записки вызывает затруднение. Никому не хочется получить дисциплинарное взыскание и открыто признавать свою вину или же доказывать свою непричастность.

Какие бы ни были причины, важно правдиво описать свою точку зрения. В связи с тем, что шапка и заголовок носят неизменный характер, приводим различные примеры изложения событий самого текста объяснительной:

Если служащий отказывается назвать причину своего проступка, он может обратиться к руководству с просьбой отнестись к его ситуации с пониманием в виду его предыдущих заслуг:

«9 марта 2015 года я опоздала на работу на 1 час по личным причинам, которые не могу озвучить. Я прошу вас учесть, что за 5 лет службы я никогда не опаздывала более, чем на 10-15 минут, свою работу всегда выполняю исправно и уже второй год являюсь лучшим продавцом по результатам года».

Сотрудник может иметь собственное мнение касательно произошедших событий. Важно его донести до руководства:

«Начальник группы Яковенко В.М. дал мне задание составить план продаж на январь 2016 года. В связи с тем, что составление планов не входит в мои непосредственные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором от 10.05.2004 года, я от данного задания отказался.
Вместо этого я выполнял свои непосредственные обязанности, а именно уехал на встречу с ключевым клиентом ИП Антонюк, в ходе которой заключил с ним договор о пролонгации наших услуг на следующий календарный год».

Может так случится, что сотруднику помешали выполнить свои трудовые обязанности третьи лица. Пример разъяснения о невыполнении плана может выглядеть так:

«Я, Макаров Андрей Николаевич, хочу донести до сведения руководства, что невыполнение плана связано в том числе с банкротством нашего ключевого клиента ООО «Оазис».
Данная компания серьезно повлияла на распространение негативных слухов о нашей фирме в ведущих СМИ города, распространяя информацию, что мы не смогли оказать им вовремя юридические услуги.
В связи с этим от услуг нашей компании отказались несколько клиентов, которые находились в моей юрисдикции, а также новые клиенты не желают подписывать с нами договора. Прошу вас опровергнуть слухи о нашей не компетенции и халатном отношении к клиентам».

Когда и как составляется акт об отказе писать объяснительную записку?

Согласно законодательству, прежде, чем вынести сотруднику дисциплинарное взыскание, руководитель обязан запросить у него объяснение сложившийся ситуации.

Если же работник по каким-либо причинам отказался написать объяснительную записку, то с целью соблюдения закона должен быть составлен акт об отказе. Данный документ составляет специально собранная комиссия.

В ее состав могут входить служащие данной компании. Количество человек, входящих в комиссию, не должно быть менее трех. Это может быть руководитель фирмы и ее работники.

Акт является также внутренним документом, поэтому каких-либо закрепленных в законодательстве форм не существует. Как и все деловые документы, акт составляется в соответствии с внутренним регламентом компании, либо в произвольной форме с соблюдением правил деловой переписки.

Образец акта об отказе написать записку вы найдете здесь.

Многие боятся писать объяснительные записки, даже если совершенно не виноваты в ситуации. Этого не стоит делать. Важно подойти к написанию этого документа со всей ответственностью, т.к. в последствии события могут принять совершенно неожиданный оборот.

А вот документально закрепленные факты написания объяснительной помогут грамотно разрешить любые сложные ситуации как работодателю, так и сотруднику. Тем более, что чаще всего этот документ помогает сотруднику избежать не желательного наказания.

Посмотрите видео и возможно вы узнаете еще что-нибудь интересное по этой теме:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как часто мы слышим еще со школьного возраста это слово. Опоздал — пиши объяснительную, плохо вел себя — объяснительная и так далее. Покинув двери школы, в институте происходит примерно то же самое, и закончив его, получив высшее образование, мы устраиваемся на работу. Однако тут нас ждет тоже самое, в случае неверно выполненной работы, опоздания или нарушения каких либо правил.

Давайте разберемся что такое объяснительная. Объяснительная записка — это документ, обязывающий человека объяснять ряд причин, связанных между собой, последний из которых будет, скорее всего, негативный итог. Причины, по которым человек может подавать такой документ работодателю, могут быть совершенно разные, начиная от того, что работник опоздал на работу, заканчивая провалом огромного проекта.

На самом деле у работника может быть масса причин, по которым он может опоздать на работу начиная от уважительных семейных обстоятельств, и заканчивая тем, что “черная кошка перебежала дорогу, я стоял и ждал, пока кто-то перейдет через улицу раньше меня”. Однако имеет место такой случай, когда объяснительная является всего лишь сопроводительным текстом к более главному документу, являясь неким вступлением к главному документу.

Конечно, работодатель вправе потребовать с работника объяснительную, в случае несоблюдения установленных им правил работы (согласно ТК).

Как писать объяснительную

Данный документ должен быть выполнен на листе формата А4, и желательно что текст был набран на компьютере, так как почерк у некоторых людей может быть не сосем понятен. Нынешний Трудовой Кодекс не имеет конкретного образца для написания данного документа, но все же существуют некоторые не гласные правила написания объяснительных.

Такой документ пишется на имя директора или генерального директора данной организации. “ Шапочка” располагается в правом верхнем углу с указанием фамилии имени отчества руководителя, занимаемой должности работника и указанием собственного Ф.И.О.

Далее на середине листа пишется сама объяснительная, в которой указывается повторно ФИО; далее указывается причина самого проступка. Ниже, слева располагается дата, справа подпись.

Каковы могут быть последствия совершенного проступка?

замечание;
выговор (строгий выговор);
лишение премии;
штраф;
увольнение с работы.

Последнее чревато только в тех случаях, когда нарушение дисциплины, трудового порядка и прочего является систематическим либо же работник находится в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, но лишь в том случае, если это будет зафиксировано медицинским работником, и будет сделано соответствующее медицинское заключение.

Чаще всего работник беспрекословно предоставляет объяснительную своему руководству. Однако, бывают те случаи, когда начальник в устной форме просит подчиненного предоставить записку, но последний отказывается это делать.

В таких случаях законодательством предусмотрен Акт об отказе предоставить объяснительную.

(Ф.И.О., должность, структурное подразделение)

составили настоящий акт о нижеследующем:

(Ф.И.О., должность, структурное подразделение)

в соответствии с частью 1 статьи 193 ТК РФ было предложено представить письменное объяснение по факту нарушения им трудовой дисциплины.

До настоящего времени указанное письменное объяснение работником не

Подписи лиц, составивших акт:

Таким образом, работодатель имеет рычаги влияния на работника, посчитавшего, что он не обязан предоставлять документ.

Причины, как и последствия могут быть совершенно разными.

Пример объяснительной записки по поводу ошибок в работе

руководителя отдела маркетинга

Дата 15.09.2015 г. Подпись

Пример объяснительной за опоздание на работу

Директору ООО” Оптовик” Веретенникову Ю.М. начальника отдела безопасности

Я, Ермолаев Николай Константинович, начальник отдела безопасности, сегодня, 20.02.2015 г. опоздал на работу на 1 час 05 минут связи с поломкой маршрутного такси. Согласен на сверхурочную смену в качестве компенсации потерянного времени.

Дата 20.02.2015 г. Подпись

Пример объяснительной за прогулы на работе

ООО” Ромашковый рай”

продавца Вышанкиной Е.А.

Я, Вышанкина Елена Александровна, продавец, отсутствовала на работе 19.08.2015 г. по причине болезни ребенка.

Дата 22.02.2015 г. Подпись

Таким образом, можно сделать вывод, что объяснительная записка несет повествовательный характер, и при единичном случае проступка, в основном, не несет никаких серьезных последствий для работника. Хотя, все же бывают случаи, когда несколько объяснительных могут принести не мало проблем для работника, так как систематическое выявление проступков становится одной из причин не предоставлять повышение, или становится решающим фактором при выборе кандидата на сокращение в должности.

Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.

Объяснительная записка – что это

Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.

По большому счету, существует всего два вида таких документов:

Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже.
Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.

Куда пишут объяснительные записки

Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:

По месту работы

Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).

По месту учебы

В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.

В детский сад

Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.

Сроки написания объяснительных записок

В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.

В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.

Юридическое значение объяснительных

Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.

Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.

В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).

Способ написания объяснительной записки

Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:

Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.

Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.

Адресат объяснительной

Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).

Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.

Содержание объяснительной записки

Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:

автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);

основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:

фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
пояснения причин произошедшего.

В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.

Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.

Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.

Приложения к объяснительной записке

Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:

справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
другие документы.

Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.

Объяснительная по месту работы

Поводов к составлению таких документов может быть несколько.

О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.

Образец объяснительной записки на работу

2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.

Образец объяснительной записки на работу об ошибках

о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.

Образец объяснительной записки на работу об опоздании на работу

Образец объяснительной записки о невыходе на работу

Объяснительная по месту учебы

Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:

1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.

Образец объяснительной записки в школу

2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.

Образец объяснительной записки в ВУЗ

Объяснительная в детский сад

Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.

Образец объяснительной записки в детский сад

Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.

Часто задаваемые вопросы

сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
дата составления акта об отказе;
ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
перечень свидетелей, их подписи;
подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).

После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.

Акт об отказе писать объяснительную записку образец:

Образец акта об отказе писать объяснительную записку

Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.

В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.

Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.

Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.

Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.

Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.

Читайте также: