Как правильно заполнять путевой лист автобуса необщего пользования образец

Опубликовано: 13.05.2024

Для учета расхода горюче-смазочных материалов и времени работы водителя на регулярных маршрутах в городе и пригороде используется путевой лист форма-6. Но такой документ не подойдет для тех случаев, если необходимо внутреннее перемещение сотрудников фирмы или ее контрагентов на автобусах необщего пользования. Как в таком случае просчитать заработную плату шофера и подтвердить расходы на ГСМ? Для этого разработан особый путевой лист форма 6 спец. Рассмотрим подробнее нюансы его заполнения.

Чем форма 6-спец отличается от формы 6?

Путевый лист автобуса необщего пользования применяется для бухгалтерского учета нерегулярных автобусных пассажирских перевозок. Например, это актуально, когда требуется доставить работников предприятия от места сбора к рабочим местам, для поездок внутри предприятия либо доставки рабочих на объект. Во всех этих случаях целесообразно воспользоваться служебным автобусом. Форма 6 отличается от формы 6-спец:

Порядок заполнения

Путевка 6-спец относится к первичным документам, которые содержат информацию о работе шофера в течение рабочей смены в ходе выполнения заказа. Его в единственном экземпляре заполняет диспетчер ежедневно перед отправлением в путь. Шофер получает путевку на руки после того, как тот сдал предыдущий путевой лист. На бланке в обязательном порядке должен быть ряд реквизитов, в том числе адрес, наименование и телефон предприятия, а также его регистрационный номер. Приказом Минтранса №476, вступившим в силу 26.02.2017, закреплен ряд нововведений. В частности, теперь из их перечня исключается штамп (печать) вверху лицевой части бланка и добавляются сведенья о проведении предсменного (или предрейсового) осмотра автобуса. Заполнить путевой лист автобуса 6-спец с учетом этих изменений удобно на унифицированном бланке формы 6-спец. Большинство предприятий так и поступает, чтобы не тратить время на создание собственного бланка. Путевка заполняется на лицевой и обратной стороне. Рассмотрим подробнее, какие сведенья должны содержаться на каждой из них.

Лицевая сторона:

данные шофера (ФИО, класс вождения, номер водительского удостоверения);
реквизиты фирмы владельца автобуса;
задание для водителя;
расход бензина (номинальный и фактический), анализ этих данных и вывод относительно экономии либо перерасходе горючего;
результаты медосмотра водителя на содержание алкоголя или психотропных веществ;
сведенья о техосмотре автобуса механиком.

Обратная сторона:

пройденное автобусом расстояние (с пассажирами или без них) и время в пути;
подробный маршрут, по которому следует автобус;
информация о простоях, их причина;
просчет бухгалтером зарплаты шофера.

Раздел «Маршрут движения» заполняется заказчиком. В отрывном талоне указывают время, когда автобус прибыл на объект и уехал оттуда, каковы были показания спидометра. Эти данные подписывает заказчик. Впоследствии отрывная часть путевки вместе со счетом отдают ему на оплату. В графе «особые отметки» диспетчер может указать фактические изменения, которые отличаются от данных, изложенных в таблице «Задание водителю»

Требования к заполнению путевого листа по форме 6-спец

Согласно Уставу автомобильного транспорта (ст.6 п.2) №259-Ф3 от 8 ноября 2007 г. применение путевого листа по форме 6-спец обязательно для тех копаний, которые занимаются перевозками. В отличие от них, индивидуальным предпринимателям, которые являются владельцами автобусов необщего пользования, оформлять путевку необходимо, исходя из таких соображений:

в штате фирмы есть несколько водителей, которым рассчитывают зарплату, исходя из данных путевого листа;
требуется снизить налоговое бремя путем списания расходов на бензин и снижен базы по прибыли;
согласно требованиям ГИБДД, отсутствие у водителя в поездке путевого листа чревато наложением штрафа в 500 рублей.

Нет единой утвержденной формы бланка для данной путевки. Можно использовать в качестве образца путевые листы 6 спец на государственных бланках. Либо компания может разработать свой собственный бланк и применять в рейсах его. За правильность и достоверность заполнения документа несет ответственность прежде всего руководитель предприятия, а также механик, диспетчер и таксировщик, вносящие данные в соответствующие графы. По окончанию рейса водитель автобуса отдает путевку без отрывного талона диспетчеру для хранения на территории предприятия-владельца автотранспортного средства 5 лет.

Путевой лист автобуса форма 6 спец. бланк и образец заполнения

Внимание! Минтранс, приказом № 368 от 11.09.2020 г., добавил новые требования к заполнению путевых листов. Документ вступил в силу с 01.01.2021 г. и действует до 01.01.2027 г.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Прежде чем изучать особенности такого источника, как путевой лист автобуса необщего пользования, полезно будет исследовать сущность понятия «автобус необщего пользования».

В законодательстве РФ нет точного определения данного вида транспортного средства. Но мы можем попробовать его сформулировать посредством аналогии с положениями п. 4. ст. 5 закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ, определяющими сущность автомобильных дорог необщего пользования. Под таковыми законодатель понимает дороги, находящиеся во владении либо пользовании органов власти, физлиц или юрлиц и используемые ими для обеспечения государственных, муниципальных либо частных нужд.

Правомерно будет, таким образом, отнести к автобусам необщего пользования транспортные средства, используемые государственными, муниципальными структурами, физлицами и юрлицами в собственных целях, например, для перевозки сотрудников или грузов, принадлежащих компании.

Бланк путевого листа автобуса необщего пользования

Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 утвердил ряд унифицированных бланков, которые должны использоваться транспортными фирмами. В числе таковых — путевой лист автобуса формы 6-спец, предназначенный для машин необщего пользования.

С 2013 года формы документов, введенные Госкомстатом, стали необязательными для применения, и разработать их можно самим. Но путевые листы автобусов должны содержать набор обязательных реквизитов. Такие реквизиты приведены в приказе Минтранса России от 11.09.2020 №368. Документ применяется с января 2021 года. Ранее обязательные реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Однако внесенные приказом № 368 изменения не отразились на возможности применения унифицированной формы 6-спец (путевого листа автобуса необщего пользования). То есть унифицированную форму можно использовать и далее, добавив в нее обязательные реквизиты из нового приказа Минтранса № 368.

Подробнее об обязательных реквизитах пуевого листа с 2021 года рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Владельцы очень многих российских транспортных фирм работают в статусе ИП. Поэтому рассмотрим особенности применения путевых листов предпринимателями.

Нужен ли для автобуса индивидуального предпринимателя путевой лист

Оформление путевых листов автобуса согласно п. 8 приказа Минтранса № 368 оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

Так же нужно оформлять путевые листы в силу следующих основных причин:

есть намерение списывать ГСМ в расходы и снижать таким образом базу по прибыли или УСН-налогу;
фирма или ИП имеет штат наемных водителей и использует данные из путевого листа для начисления им зарплаты;
путевой лист автобуса водителю обязательно иметь с собой в силу требований ПДД (подп. 2.1.1 п. 2.1 ст. 2 ПДД).

Подробнее о возможных санкциях за отсутствие путевых листов при проверке документов полицией читайте в этом материале.

Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какую форму путевых листов должны задействовать ИП? В законодательстве РФ нет однозначных предписаний на этот счет. Но поскольку она должна соответствовать требованиям, перечисленным в актуальном приказе Минтранса № 368, то оптимальным вариантом для 2021 года будет форма 6-спец. Использование этой формы позволяет решить любую из перечисленных выше задач, которые предопределяют необходимость оформления индивидуальным предпринимателем такого документа, как путевой лист автобуса.

Подробнее об особенностях использования путевых листов ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Итоги

Путевой лист автобуса необщего пользования может оформляться на унифицированном бланке или на бланке, разработанном собственником бизнеса самостоятельно. В последнем случае важно учитывать обновленные требования Минтранса к реквизитам, содержащимся в путевом листе.

Сначала разберемся с определениями. Автобусы общего пользования всем хорошо известны – это те, что совершают регулярные рейсы по установленным маршрутам. С автобусами необщего пользования чуть сложнее.

В законодательстве четкого определения для таких автобусов нет, все пользуются нормами сложившейся практики. И исходя из практики, автобусы необщего пользования предназначены:

для внутрикорпоративных целей. Например, компания на своем автобусе привозит сотрудников на работу и отвозит домой. Или школа привозит/отвозит детей из отдаленных деревень. В общем, понятно.
для разовых коммерческих перевозок. То есть это обычный «заказной» транспорт для любых нужд: свадьба, экскурсия, организованная поездка тех же детей в другой город и т.д.

Для автобусов необщего пользования разработана своя форма путевого листа – 6 спец (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N78). В зависимости от типа автобуса (коммерческий или внутрикорпоративный), есть особенности в заполнении путевого листа. Поэтому, чтобы не было путаницы, мы сегодня разберем только один тип, внутрикорпоративный.

Путевой лист для автобуса необщего пользования: лицевая сторона

Возьмем для примера школьный автобус, который привозит детей из деревни на занятия и отвозит обратно домой. Ниже вы найдете пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Обратите внимание! Если вы не пользуетесь унифицированными бланками, а разрабатываете форму путевого листа сами, то вы должны включить в него набор обязательных реквизитов. Такие реквизиты приведены в приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020. Ниже мы будем отмечать такие реквизиты пометкой «обязательно».

Вот так выглядит лицевая сторона путевого листа.

Как заполнять колонку с общими сведениями

Начнем с самого верха путевого листа.

Название (обязательно). Если у нас унифицированный путевой лист, то в нем уже написано: «Путевой лист автобуса необщего пользования». Если нет – пишем сами.

Серия. Она обычно указывается при заказе бланков в типографии. Можно придумать и указывать свою, если удобнее вести учет путевых листов еще и по сериям. Впрочем, серии может и не быть – в нашем примере нет.

Номер (обязательно). Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации предприятия, в примере 04.5.3.

Срок действия (обязательно). Число, месяц и год, в течение которой путевой лист автобуса может быть использован. По действующему законодательству (с 1 марта 2019 года), путевой лист оформляется на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов . В примере: 05 февраля 2021 года. А просто так взять и оформить путевой лист на любое количество смен и на любой срок до 30 дней, как часто делали раньше, больше, к сожалению, нельзя.

Организация (обязательно). Если собственник — юридическое лицо, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (основной регистрационный номер), который присваивается компании при регистрации и состоит из 13-ти цифр. Пример: МАОУ СОШ № 55, г. Реж, ул. Смазчиков, 15, (34364) 3-15-84, ОГРН 0296052416295.

Марка и модель автобуса (обязательно). Например, MAPЗ-9810.

Государственный номерной знак (обязательно). Например, t341хм/50rus.

Водитель (обязательно). Здесь указывается ФИО водителя, например: Иванов Иван Иванович. Обратите внимание, не фамилия с инициалами, а ФИО полностью!

Удостоверение. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 77 МВ 100 866.

Класс. Указываем классность водителя (если классность утверждена и используется на предприятии). Часто вместо класса указывают категорию, как в нашем примере: B, D.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

образец типовой учетной политики компании,
полезные документы, которые нужны в торговле.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

регулярная перевозка пассажиров и багажа,
перевозка пассажиров и багажа по заказу,
организованная перевозка группы детей,
перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
перевозка грузов,
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно. . Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период. . Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

номер путевого листа и дату его выдачи,
данные водителя и его табельный номер,
гаражный номер автомобиля;
подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Читайте также: