Как внести пропущенную запись в трудовую книжку задним числом

Опубликовано: 07.05.2024

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, который содержит записи о трудовой деятельности ее владельца. Она входит в состав первичных бумаг, необходимых при устройстве на работу любого гражданина нашей страны. К тому же наличие данного документа играет большую роль для оценки пенсионных прав сотрудника. Именно поэтому он требует особенно точного и аккуратного оформления.

Как внести сведения?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:

Данный документ ведется исключительно на русском языке;
Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
В документе не должно быть пропущенных строк;
Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
Все даты вписываются арабскими цифрами.

Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность. Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время. Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:

Поставить номер порядковой записи;
Указать дату внесения изменений;
Вписать название компании, которая допустила ошибку;
Внести пропущенную информацию;
Ознакомить с данной записью сотрудника.

Чем руководствоваться при заполнении трудовой? На сегодняшний день существует несколько нормативно-правовых актов, которыми пользуются практически все сотрудники кадровых служб. В первую очередь, это Трудовой Кодекс и Инструкция по заполнению трудовых книжек – документы, в которых содержатся наиболее точные формулировки для данного документа. Руководствуясь ими, вы сможете безошибочно внести все нужные сведения в книжку работника.

Где закреплены правила добавления записи

Существует два основных документа, регламентирующих, как нужно заполнять трудовые книжки:

правила по их ведению – постановление Правительства РФ № 225, от 16.04.2003;
инструкция по заполнению ТК – постановление Минтруда РФ № 69, от 10.10.2003.

Добавить забытую запись может и последний работодатель, к ошибке непричастный, и тот, который ее допустил (п. Правил). Но в первом случае владельцу трудовой книжки нужно документально подтвердить сведения, вносимые в документ. Ни его устное или письменное заявление, ни свидетельские показания не являются достаточным основанием для добавления какой-либо записи (п. 29 Правил). Работнику нужно получить у прежнего работодателя справку, подтверждающую достоверность сведений, которые он просит дописать в ТК. К ней обычно прилагаются копии приказов – о приеме и увольнении владельца трудовой книжки.

Если «забывчивого» работодателя более не существует, или по каким-то иным причинам не удается получить от него справку, сотрудник должен предоставить иные документы, свидетельствующие, что добавляемый факт имел место в его трудовой биографии. Например, убедительными доказательствами служат трудовой договор, судебное решение, приказ об увольнении и т.п.

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
Подать заявление на подпись директору компании;
Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

Внутренние документы предприятия;
Личная карточка сотрудника;
Трудовой Кодекс РФ;
Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

Кто оформляет трудовую книжку

Понятие трудовой книжки и правила ее ведения введены статьей 66 ТК РФ. Эта же статья отвечает на вопрос, обязательно ли делать запись в трудовой книжке, — да, обязательно.
Обязанность по ведению рабочих документов сотрудников лежит на работодателях, обременены ею юридические лица и индивидуальные предприниматели, нанимающие сотрудников. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не ведут трудовые книжки сотрудников.

Если гражданин обнаружил, что информация в книжке отсутствует, это ошибка одного из нанимателей, ответственность за невнесение записи в трудовую книжку наступает для него по ст. 5.27 КоАП РФ. Ошибку необходимо устранить — рабочая книжка необходима для исчисления стажа работы, подтверждения опыта и квалификации.

Ответственность за ошибки в заполнении

От того, насколько правильно заполнена трудовая книжка, зависит судьба не только ее владельца, но и его работодателя. Дело в том, что он несет ответственность за пропущенные в книжке сведения, в том числе и материальную. В этом случае руководитель компании должен возместить работнику заработок, который тот не получил из-за допущенной ошибки. Более того, неправильная или вовсе невнесенная запись может служить основанием для привлечения должностных лиц компании к административной ответственности.

Ошибки в трудовых книжках

Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.

Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.

В трудовой возможны следующие ошибки:

неверная информация внесена на титульный лист;
внесены неверные сведения на другие страницы книжки;
пропущена запись в трудовой книжке.

Ошибки на титульном листе трудовой книжки недопустимы, в некоторых случаях бланк такой трудовой книжки считается испорченным. При этом составляется соответствующий акт, на основании которого и происходит уничтожение книжки. После этого выписывается новый бланк трудовой, а затраты на нее оплачивает работодатель.

Если ошибки допущены на других листах книжки, то исправления допустимы и имеют определенный порядок. Ошибочная информация признается недействительной, после чего путем внесения новой записи вписываются верные сведения. Нумерация записей при этом должна быть сквозной.

Большие сложности у кадровика возникают, когда ошибкой является пропущенная запись и ее требуется в книжку внести. Причем возможен пропуск следующей информации:

наименование работодателя;
сведения о переводе работника;
запись о службе в армии;
иная информация.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Законодательство РФ не запрещает при необходимости вносить изменения в трудовую книжку. Порядок, по которому происходит восстановление пропущенных записей законодательно не предусмотрен. Поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.

Исправлять ошибки в трудовой должен тот работодатель, который эту ошибку допустил. Однако, это может сделать и тот работодатель, которым ошибка была обнаружена и у которого работник трудится в настоящее время. Однако, для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.

Справку должен предоставить работодатель, допустивший эту ошибку. Использовать в качестве подтверждения данной информации показания свидетелей нельзя. То есть устное свидетельство работника или иных лиц не является основание для внесения пропущенной записи в книжку. В качестве такого основания может выступать только официальная справка.

Важно! Вносить исправления в книжку простым зачеркиванием неверной записи нельзя. Это относится как к разделу «Сведения о работе», так и к разделу «Сведения о награждениях».

Если вернуться к нашей ситуации, то недействительной информации в книжке не содержится, а просто имеется факт пропуска одной записи (в нашем примере это перевод сотрудника в другое подразделение).

Поэтому пропущенная запись вносится следующей после заключительной записи в книжке. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами и Инструкцией. Таким образом будет нарушаться срок внесения записи и хронологический порядок всех записей. Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет (

Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о службе в армии

Важно! Если работник служил, то запись об этом должна быть внесена в трудовую книжку. Но не всегда кадровики помнят об этом и забывая о записи об армии сразу же вносят сведения о трудоустройстве. Это ошибка и она потребует исправления.

№ Записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ Записи	число	месяц	год
1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью
«Континент» (ООО «Континент»)
5	11	12	17	Принят в производственный отдел на	Приказ от
должность мастера	11.12.2017г №15
6	15	12	17	Служба в Вооруженных силах Российской	Военный билет
Федерации с 01.10.2014 по 30.09.2015	НН №1234567

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.
Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В трудовой книжке работника пропустили запись о переводе и присвоении разряда. После этой даты в трудовой книжке было оформлено несколько записей у того же работодателя.
Как правильно внести пропущенную запись?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Пропущенные записи о переводе и присвоении разряда могут быть внесены под порядковыми номерами, следующими за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника. Вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи (о переводе, о присвоении классного чина) не нужно.

Обоснование вывода:
Порядок ведения трудовых книжек урегулирован Правилами. утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией. утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). Порядок внесения пропущенных записей в трудовую книжку работника законодательно не регламентирован. Однако отметим, что ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат требования о внесении в трудовую книжку сведений о работе в хронологическом порядке. Поэтому при наличии оснований для внесения в трудовую книжку пропущенной записи, на наш взгляд, такая запись может быть внесена работодателем с нарушением хронологического порядка.
Согласно п. 27 Правил исправление неправильной или неточной записи в трудовую книжку производится либо по месту работы, где внесена запись, либо по новому месту работы. Исправленные сведения, согласно п. 29 Правил, должны полностью соответствовать документу, на основании которого в трудовую книжку внесены исправления. Основанием для внесения в трудовую книжку записей о переводе и присвоении разряда являются соответствующие приказы (распоряжения) работодателя (п. 3.1 Инструкции, п. 10 Правил). Следовательно, работодателю следует внести пропущенные записи под порядковыми номерами, следующими за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке на основании имеющихся у работодателя приказов (распоряжений). Вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи не нужно.
Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Роструда (смотрите материалы:
- Вопрос: При проверке трудовой книжки работника обнаружилось, что несколько лет назад была внесена запись о приеме на работу, а об увольнении с этой должности запись отсутствует. После указанной записи в трудовой книжке имеются записи с других мест работы. Как поступить? (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2015 г.)
- ответ 1, ответ 2, ответ 3, ответ 4 на портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Таким образом, в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, следующий за номером последней имеющейся записи, в графе 2 - дата перевода, в графе 3 делается запись о том, на какую должность переведен сотрудник, в графе 4 приводятся реквизиты приказа о переводе. Далее за следующим порядковым номером аналогично внести пропущенную запись о присвоении разряда.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

19 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Заполнение трудовой книжки

Как внести недостающую запись в трудовую книжку
Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.

Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.

В трудовой имеются разделы:

личные данные>
сведения о работе>
сведения о награждениях.

Первоначально оформляется личная информация, которая включает:

фамилию, имя, отчество>
число, месяц, год рождения>
образование, специальность, профессию.

В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.

Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:

прием>
увольнение>
перевод>
награждения и так далее.

Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:

номер>
дата>
наименование организации>
сведения о работе (награждениях)>
указание документа, являющегося основанием.

Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.

Виды ошибок в рабочей книжке сотрудника

Существование и исправление допущенных ошибок прописано в правилах и инструкции. Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?

неправильное написание в титульнике>
неправильное написание на других страницах>
пропуск записи (забыли внести информацию).

На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.

Если на других страницах произошла ошибка при написании информации, то здесь закон разрешает вносить определенного вида изменения. Но зачеркивать записи нельзя (исключением является лишь исправление личных данных в связи с изменившимися обстоятельствами). Информация, зафиксированная неверно, должна быть признана недействительной. Это происходит путем внесения новой записи ниже. Нумерация всех написанных данных должна идти поочередно в любом случае. После записи о незаконности информации необходимо сделать верную запись по всем правилам.

пропуск наименования организации>
пропуск записи о переводе>
пропуск записи о присвоении категории>
пропуск записи, сделанной в другой организации, и другие.

В этих случаях, если человек пропустил определенную информацию, обязательно нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Перевод сотрудника

Перевод сотрудника на другое место рабочей деятельности – это смена функциональных обязанностей и, возможно, должности. Перевод может быть внутреннего характера и внешнего. Внешним работник переводится в другую компанию, где руководителем является другой человек. Если же перевод внутренний, то он не выходит за рамки организации.

Увольнение происходит в первом случае. То есть для перехода из фирмы в фирму необходимо сделать все процедуры, в том числе и соответствующую запись в книжке работника. Здесь нужно обязательно написать причину увольнения, то есть перевод. Руководитель организации, где будет работать сотрудник, должен прислать письменный документ о желании принять к себе на службу человека. После совещания с данным специалистом при его согласии работодатель настоящей компании отсылает ответное подтверждение. Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму.

В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение. Это является обязательным условием. Также сотруднику нужно дать согласие на данную процедуру. Здесь существуют условия, которые должны способствовать данным изменениям:

после прохождения плановой аттестации сотрудника повысили или понизили,
в связи с медицинским осмотром работнику необходимо сменить место работы,
изменение места работы в связи с переездом самого руководителя.

Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии. Конечно, работник вправе отказаться от перевода, но в этом случае существуют определенные статьи в ТК России, опираясь на которые, работодатель может его уволить. Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях.

Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку

Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.

Пропущенная запись в трудовой книжке разных организациях
Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).

Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).

Пропуск записи в другой организации

Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.

Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:

информацию фиксирует бывший работодатель при обращении к нему владельца книжки>
информацию фиксирует работодатель по факту, если был предъявлен соответствующий документ, утвержденный бывшим руководителем.

По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.

Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.

Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?

Ответ

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.

По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

Обоснование

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по данному вопросу в СПС КонсультантПлюс не представлено.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами: Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление), Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).

Порядок исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках, определен в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением.

Порядок исправления неверных записей регулируется п. 1.2 Инструкции, в котором указано, что после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В рассматриваемом случае записи о работе внесены верно, поэтому признавать их недействительными нет необходимости. Фактически пропустили только запись в трудовой книжке о переводе.

По нашему мнению, пропущенную запись о переводе работника можно внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. Однако в третьей графе, где указываются сведения о работе, необходимо внести фактическую дату, когда сотрудник приступила к выполнению своих должностных обязанностей по новой должности. Данная позиция поддерживается специалистами на практике.

Подтверждающий данный вариант внесения пропущенной записи в трудовую книжку материал представлен и в СПС КонсультантПлюс – см. Извлечение в Дополнительном материале по вопросу, приведенном ниже.

Примечание:

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

Ответ: Пропущенную запись о переводе можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Запись о постоянном переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке (в случае ее ведения) в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Таким образом, соответствующая запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность. Внесение соответствующей записи после указанного срока является нарушением порядка ведения трудовых книжек. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (п. п. 27, 29 Правил).

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Пример. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Работник кадровой службы 27.11.2020 обнаружил, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о его переводе с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера.

В трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

Графа 1: указать номер записи в хронологическом порядке.

Графа 2: "27.11.2020" (фактическая дата записи).

Графа 3: "Переведена с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера".

Графа 4: указать реквизиты приказа, на основании которого осуществлен перевод.

Соответствующая запись о переводе работника на другую должность в соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил должна быть отражена в обязательном порядке. При отсутствии такой записи работодатель несет ответственность (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ответ: Трудовое законодательство не устанавливает процедуру внесения пропущенной записи в трудовую книжку.

По нашему мнению, ее необходимо внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. При этом пропущенная запись должна полностью соответствовать записи в документе, на основании которой она внесена в трудовую книжку.

В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

Дата перевода на другую работу проставляется в графе 3 трудовой книжки.

В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Поможем не забыть сделать главное.

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера и юриста

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

Данные о сотруднике: должность, специальность.
Исполняемую работу.
Перевод на другие должности.
Основание увольнения сотрудника.
Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

Образование.
Должность и специальность.
Вознаграждения сотрудника, если они есть.
Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
Порядковый номер записи.
Дату внесения записи.
Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

Порядковый номер.
Дата.
Основная информация.
Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Читайте также: