Какой документ предназначен для определения численности работников документационных служб

Опубликовано: 26.09.2024

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
- входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
- исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
- внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
- все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

Для эффективной работы службы ДОУ в частности и аппарата управления в целом большое значение имеет оптимальная численность делопроизводственного персонала. Существуют различные подходы к ее определению. Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются:

– общая численность работников организации;

– объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации);

– затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

Рассмотрим методы определения численности делопроизводственного персонала.

Методика I
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе общего количества работников организации

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численность делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12-15 %, для предприятий - 0,4 %:

Н_д = Р_об • 0,12 – для министерств, ведомств;

Н_д = Р_об • 0,004 – для предприятий,

где Н_д - норматив численности делопроизводственного персонала;

Р_об - общая численность работников организации.

Методика II
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе данных об объеме документооборота

В начале 70-х годов была предложена методика расчета численности делопроизводственного персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации.

Н_д = 0,00016 • Д 0,98 • Р_об 0,1 ,

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;
Д – объем документооборота организации;
Р_об – общая численность работников организации;
0,00016 – постоянный коэффициент, показывающий средний уровень производительности труда работников делопроизводства.

Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле дает значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Методика III
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе норм времени

По данной методике расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на использовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управления.

Н_д =	Т_н + Т_нн	,
Ф_п

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;

Т_н –затраты времени, рассчитанные по нормам времени, ч;

Т_нн –затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, – 196,8 ч;

Ф_п –норма рабочего времени одного работника за год – 2000 ч.

Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время используются следующие нормативные документы по труду:

– Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД. - 2004);

– Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72;

– Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152;

– Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций / ВНИИДАД. - 1992;

– Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Министерства труда России от 18.12.1992 № 57;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14.11.1991 № 78;

– Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 07.08.1985 № 261/16–89.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, следует иметь в виду расширение использования компьютерных систем. По сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов и т.п.).

Ниже представлен пример расчета нормативной численности персонала службы ДОУ (табл. 1).

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч	Нормативная трудоемкость, ч
1. Автоматизированный учет объема документооборота предприятия	100 документов	20 000	0,1
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов	25 000	0,40	1 000
3. Автоматизированный учет количества поступающих документов	100 документов	6 500	0,05	3,25
4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов	5 000	0,7
5. …	…	…	…	…
9. …	…	…	…	…
10. Автоматизированный учет количества отправляемых документов	100 документов	15 000	0,04
Итого:	10 545

Таким образом, нормативная численность делопроизводственного персонала составит

Н_д =	Т_н + Т_нн	=	10 545 + 196,8	=	5,37.
Ф_п	2 000

Вопросы для самоконтроля

1. Какие формы организации работы с документами вы знаете?

2. Каковы основные задачи службы ДОУ?

3. Каковы функции службы ДОУ?

4. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы ДОУ?

5. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы ДОУ?

Задание

Проанализируйте организацию службы документационного обеспечения управления вашего предприятия, выявите ее особенности и отличия от требований нормативных документов. Составьте схему организационной структуры службы. Подготовьте предложения по рационализации организационной структуры службы.

Тест 2

1. Централизованная форма работы с документами предполагает

а) выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, выполнение других - создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение - в структурных подразделениях;

б) выполнение всех технологических операций по работе с документами в одном структурном подразделении или одним сотрудником;

в) предполагает создание каждым структурным подразделением организации собственной службы для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

2. На выбор наименования, на определение структуры службы ДОУ влиет

а) объем документооборота предприятия;

б) сезонность работ;

в) квалификация сотрудников предприятия.

3. Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, –

а) положение о структурном подразделении;

б) должностная инструкция;

в) инструкция по делопроизводству.

4. Подготовку инструкции по делопроизводству на предприятии осуществляет

а) служба ДОУ при участии архива, юридической службы;

б) юридическая служба при участии архива и службы ДОУ;

в) архив при участии службы ДОУ, юридической службы.

ТЕМА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

Совершенство организации работы с документами определяется:

– оперативностью перемещения документов внутри организации;

– качеством и своевременностью исполнения документов;

– эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

– наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

– уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

– уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Это сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

3.2. Основные правила организации документооборота
в учреждении

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. От скорости движения документов во многом зависит динамичность менеджмента.

Следовательно, главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

– максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

– централизация операций по приему и отправке документов;

– исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

– организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем);

– однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации;

– вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

– устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа;

– делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений;

– выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом;

– разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки;

– выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным.

Настоящие Нормативные материалы предназначены для расчета необходимых трудозатрат и численности работников по документационному обеспечению государственных (муниципальных) учреждений с учетом возложенных на них функций.

Настоящие Нормативные материалы основаны на результатах исследований проведенных Институтом труда за 2012 - 2013 гг., а также на ранее утвержденных сборниках и носят рекомендательный характер. При необходимости следует использовать другие нормативы или разрабатывать местные нормативы с учетом специфики учреждений.

1.1. Типовые нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в подразделениях, с функциями по документационному обеспечению, определению трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в государственных (муниципальных) учреждениях.

1.2. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников по документационному обеспечению, фотографии рабочего дня, самофотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов.

1.3. При нормировании труда работников по документационному обеспечению необходимо придерживаться основ Трудового кодекса, приказов Минтруда России и отраслевых министерств.

1.4. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы:

- затраты времени на работы по документационному обеспечению (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в архив);

- затраты времени на работы архива учреждения (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива учреждения, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание подразделений учреждения и работников, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений учреждения, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

1.5. Сборник содержит нормативы времени в минутах на принятую единицу измерения объема работы.

1.6. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.

1.7. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.

1.8. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.

1.9. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.10. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ.

1.11. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

1.12. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, мин.;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, выражен в виде % от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников К = 1,1.

1.13. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часов, при этом после каждого часа работы перерыв 5 - 10 мин., а через 2 часа - 15 мин.

1.14. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.15. За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.

1.16. За единицу измерения объема работы - коробку - принимается коробка, вмещающая 10 дел.

1.17. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.

1.18. В случае заключительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны локальные нормы для конкретного учреждения.

1.19. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом технического нормирования.

1.20. На основе нормативов времени производится расчет штатной численности работников по документационному обеспечению учреждения.

1.20.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Нвр - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (устанавливается по данным оперативного учета).

1.20.2. Штатная численность работников Ч определяется по формуле:

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год;

Кн - коэффициент невыходов, рассчитывается как средний показатель за два прошедшие два года.

2. Организация труда

Работы по документационному обеспечению учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников по документационному обеспечению определяются должностными инструкциями.

Наименования должностей работников по документационному обеспечению определяются тарифно-квалификационными требованиями и профессиональными стандартами.

В функции по документационному обеспечению входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях учреждения и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение и других нормативно-методических документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив учреждения и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений учреждения;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве учреждения;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников по документационному обеспечению оборудуются необходимыми принадлежностями, справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данного учреждения и другими).

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением учреждения, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение перерывов на отдых и личные надобности продолжительностью 5 - 10 мин. на 120 минут работы.

МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ
ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ
ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

РАЗРАБОТАНЫ Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива.

Нормативы времени способствуют улучшению организации труда работников в службах документационного обеспечения управления, служат основой должностных инструкций, штатных расписаний.

Сборник содержит нормативы на все виды работ, связанных с документационным обеспечением управления с применением средств компьютеризации, и рекомендуется для применения в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

1. Общая часть

1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

1.2. Функции службы ДОУ определены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Примерным положением о службе документационного обеспечения управления.

1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников служб ДОУ, фотографии рабочего дня, самофотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов служб ДОУ министерств и ведомств.

1.4. При подготовке нормативов времени использованы следующие нормативные и методические документы: Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/11-6;

Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. - М., 1988.

1.5. При нормировании труда работников службы ДОУ необходимо использовать межотраслевые типовые и единые нормы времени: Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. - М., 1990; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М., 1988; так как "Укрупненные нормативы…" не учитывают затраты на машинописные работы, копирование и размножение.

1.6. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

1.7. Сборник содержит нормативы времени в часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.8. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.

1.9. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.

1.10. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.

1.11. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.12. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ, но при этом работы, выполняемые с применением автоматизированных технологий, располагаются после аналогичных работ, выполняемых по традиционной технологии.

1.13. Состав документов, правила их разработки, оформления устанавливаются в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1994).

1.14. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

где - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

- норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;

- коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников принимается равным 1,1.

1.15. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часа, при этом после каждого часа работы перерыв 5-10 мин., а через 2 часа - 15 мин.

1.16. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210х297 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.17. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2. (нормативы 3.1.2.1., 3.1.2.2.).

1.18. За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.

1.19. За единицу измерения объема работы - коробку, принимается коробка, вмещающая 10 дел.

1.20. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.

1.21. В случае значительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны местные нормы для конкретной службы документации.

1.22. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом технического нормирования.

1.23. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников службы документации.

1.23.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ () в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

где - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

- объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

1.23.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

где - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;

- годовой объем ненормируемых видов работ.

1.23.3. Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

1.23.4. Явочная численность работников определяется по формуле:

где - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 2006 чел.-ч.).

Пример расчета численности работников службы документации приведен в приложении 2.

2. Организация труда

Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с "Тарифно - квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих": (Утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. N 30 - М., 1992) и "Тарифно - квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации", Приложение 5 к приказу Роскомархива от 09.12.92. N 226. Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ.

В функции службы ДОУ входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

форма N 5 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19.. года", форма N 6 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно - техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19.. года", форма N 7 "Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кинофотофонодокументы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19.. года",

использование документов, хранящихся в архиве, проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность

Общие затраты времени за год (ч)

Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)

Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Автор статьи: Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе - бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

Читайте также: