Оценку трудовой деятельности работника не могут содержать документы

Опубликовано: 17.09.2024

Оценка труда

Оценка труда — мероприятия по определению соответствия количества и качества труда требованиям технологии производства.
Оценка труда дает возможность решить следующие кадровые задачи:

оценить потенциал для продвижения и снижения риска выдвижения некомпетентных сотрудников;
снизить затраты на обучение;
поддерживать у сотрудников чувства справедливости и повышать трудовую мотивацию;
организовать обратную связь сотрудникам о качестве их работы;
разрабатывать кадровые программы обучения и развития персонала.

Для организации эффективной системы оценки результативности труда работников необходимо:

установить стандарты результативности труда для каждого рабочего места и критерии ее оценки;
выработать политику проведения оценок результативности труда (когда, как часто и кому проводить оценку);
обязать определенных лиц производить оценку результативности труда;
вменить в обязанность лицам, проводящим оценку, собирать данные о результативности труда;
обсудить оценку с работником;
принять решение и документировать оценку.

Этапы оценки труда на конкретном рабочем месте предполагают:

описание функций;
определение требований;
оценку по факторам (конкретного исполнителя);
расчет общей оценки;
сопоставление со стандартом;
оценку уровня сотрудника;
доведение результатов оценки до подчиненного.

Для того чтобы процедуры оценки труда были эффективны на каждом конкретном предприятии, они должны отвечать следующим требованиям:

используемые критерии должны быть понятны исполнителю и оценщику;
информация, используемая для оценки, должна быть доступна;
результаты оценки должны быть связаны с системой поощрения;
система оценки должна соответствовать ситуационному контексту.

Говоря о системах оценки труда, можно выделить три основных уровня оценки:

Повседневная оценка профессиональной деятельности (сильных и слабых сторон)

Один раз в день, один раз в неделю

Анкетирование по фактическим действиям Обсуждение

Обратная связь с оцениваемым с целью модификации поведения и обучения

Периодическая оценка исполнения обязанностей

Один раз в полгода, год

Анкетирование по фактическим действиям и результатам труда
Интервью
Обсуждение

Определение перспективы и разработка совместных целей

Оценка потенциала

Тестирование
Центр оценки

Построение кадрового прогноза, планирование карьеры

Владеет широким спектром технических навыков, и от него можно ожидать выполнения всех заданий с отличным результатом

Способен применять в большинстве ситуаций хороший спектр технических навыков, от него можно ожидать хорошего выполнения части заданий

Способен применять некоторые технические навыки, и от него можно ожидать адекватного выполнения большей части заданий

Имеет определенные трудности с применением технических навыков, и от него можно ожидать сдачи большей части проектов с опозданием

Не умеет применять технические навыки, и можно ожидать затягивания работы вследствие этого неумения

Поведение на работе

1 Приходит на работу пять дней в неделю

Почти никогда 0 1 2 3 4 Почти всегда

2 Приходит на работу вовремя

Почти никогда 0 1 2 3 4 Почти всегда

3 Предупреждает начальство по крайней мере за 2 часа в случае, если будет отсутствовать или опоздает

Почти никогда 0 1 2 3 4 Почти всегда

4 Находит кого-либо, кто подменит в случае отсутствия

Почти никогда 0 1 2 3 4 Почти всегда

10% — неудовлетворительно 20% — удовлетворительно 40% — вполне удовлетворительно 20% — хорошо 10% — отлично ———————————— всего — 100 %

Единственное, что требуется от эксперта, — выписать на каждую карточку фамилию работника и распределить всех оцениваемых по группам в соответствии с заданной квотой. Распределение может проводиться по разным основаниям (критериям оценки).
Сообщение результатов оценки
Одним из важных кадровых мероприятий является доведение до самого работника информации о степени его успешности в работе.
В зависимости от цели оценки возможны два подхода:

если оценка проводилась для целей личного развития сотрудника, результаты могут быть сообщены ему лично;
если оценка проводилась для определения вознаграждений, уровня заработной платы, повышения по службе, то тогда информация может быть передана в соответствующую службу предприятия, которая в случае личного запроса сотрудника может представить ему результаты. Однако для повышения результативности оценочных мероприятий обратная связь работнику необходима. Работники могут узнать результаты своей оценки в ходе специальной встречи, беседы с лицом, проводившим оценку.

Цели беседы с работником — не только сообщение ему результатов. Беседа должна способствовать повышению производительности труда, изменению поведения работников, результативность труда которых не вписывается в приемлемые стандарты.
Повышению эффективности беседы по результатам оценки способствуют:

Действие настоящего Положения распространяется на все структурные подразделения Компании, юридические лица, входящие в состав холдинга.

1.2. Принципы, руководствуясь которыми составляются локальные документы по оценке сотрудников

Порядок проведения оценки персонала, устанавливаемый настоящим Положением об оценки персонала, может быть пересмотрен в случае изменения политики управления персоналом Компании и требований к компетенциям и результативности труда персонала.

Решением органов управления Компании могут быть внесены изменения в порядок проведения оценки на основании решения членов Правления Компании.

Оценка персонала Компании представляет собой подведение итогов работы сотрудника, заключающееся в комплексной оценке его деловых качеств и результатов труда за определенный период времени.

Внеплановая оценка проводится по требованию Председателя Правления Компании, представлению руководителя самостоятельного структурного подразделения или по личному заявлению сотрудника в случае существенных изменений условий его труда. Внеочередная оценка может быть назначена в случае наличия значительного количества нарушений в работе конкретного сотрудника или подразделения Компании.

Текущая оценка результатов труда персонала Компании заключается в периодической (квартал, полугодие, год) оценке результатов выполнения сотрудником целей/задач бизнес-плана и определении соответствия его квалификации, профессиональных навыков и личностных качеств требованиям Должностной инструкции, внутренним регламентам и Положению о структурном подразделении.

1.3. Основные понятия и определения, использованные в настоящем Положении об оценки персонала

· функциональная (профессиональная, специальная) компетентность. Профессиональные знания, навыки, образование, деловая надежность, способность успешно и безошибочно осуществлять свою должностную деятельность и проектировать свое дальнейшее профессиональное развитие;

· интеллектуальная компетентность. Способности к аналитическому мышлению, логике, анализу и синтезу, построению гипотез, владение способами личностного самовыражения и саморазвития, способность к научным обоснованиям и творческому решению проблем;

· ситуативная компетентность. Адаптационная способность действовать в соответствии с ситуацией, выбирая из множества способов поведения наиболее эффективный в данных ситуационных условиях производства;

· социальная компетентность. Наличие коммуникативных навыков и способностей к бесконфликтному общению, умение сотрудничать, поддерживать добрые отношения с людьми, оказывать социальную и психологическую помощь, эффективно взаимодействовать в команде, демонстрировать гибкость и искусство влияния, осуществлять неформальное лидерство.

Раздел 2. ПРИНЦИПИАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ ОЦЕНОЧНЫХ ПРОЦЕДУР

2.1. Цели оценки эффективности персонала компании

Оценка персонала Компании проводится с целью повышения эффективности системы управления персоналом; повышения ответственности и исполнительской дисциплины; повышения качества выполняемых работниками и руководителями работ. Оценка проводится по следующим направлениям:

· оценка профессиональных и личностных качеств сотрудника;

· определение служебного соответствия сотрудника занимаемой должности;

· определение необходимости повышения квалификации или переподготовки;

· определение соответствия результатов труда и заработной платы;

· планирование карьеры сотрудников;

· определение возможности включения сотрудника в состав резерва на выдвижение.

Дополнительными задачами оценки являются:

· проверка совместимости работника с коллективом;

· улучшение морально-психологического климата в коллективе.

2.2. Порядок текущей оценки результатов труда сотрудников

Текущая оценка результатов труда персонала Компании проводится ежеквартально по следующим критериям:

· степень выполнения целей/задач Бизнес-плана;

· выполнение функциональных обязанностей, закрепленных Должностной инструкцией;

· соответствие требованиям внутренних регламентов Компании;

· степень соответствия результатов труда и заработной платы.

Оценка проводится в присутствии работника и руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, проходящий оценку. Оценочная комиссия рассматривает представленные материалы, заслушивает руководителя подразделения о проделанной работе и перспективах развития подразделения.

Обсуждение профессиональных, деловых и личностных качеств оцениваемого сотрудника, результатов его профессиональной деятельности должно проходить в обстановке объективности, требовательности и доброжелательности исходя из его профессиональных знаний и навыков, стажа работы, сведений о повышении квалификации и переподготовке, а также организаторских и управленческих способностей.

Оценка результатов деятельности каждого работника основывается на определении его вклада в решение поставленных перед соответствующим структурным подразделением задач, сложности выполняемой им работы, ее результативности, выявленных факторов нарушения трудовой дисциплины и пр.

Оценка проводится по результатам тестирования сотрудников, собеседования со специалистами-психологами, наблюдения руководителей за поведением подчиненных и отчетах об эффективности их труда, другими формами оценки профессионального уровня сотрудника.

Раздел 3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПЕРСОНАЛА

3.1. Порядок формирования оценочной комиссии

Для оценки персонала Компании Приказом Председателя Правления создается Комиссия по оценке персонала (оценочная комиссия), в состав которой включается не менее пяти человек:

3.2. Порядок проведения оценки сотрудников непосредственным руководителем

В целях объективной оценки сотрудников руководители всех уровней осуществляют постоянный учет результатов труда своих подчиненных, оценивают их профессиональные и личностные компетенции.

В начале каждого квартала руководитель ставит перед своим подчиненным персональные цели/задачи, вытекающие из общих задач Бизнес-плана подразделения, и заносит их в оценочную форму. Сотрудник расписывается в оценочной форме, принимая данные цели/задачи к исполнению на текущий квартал.

По истечении квартала руководитель оценивает результаты труда сотрудника, делает соответствующие отметки в оценочной форме и вносит выводы в лист итоговой оценки сотрудника.

3.3. Порядок проведения обратной связи

За неделю до проведения оценки сотрудник знакомится с листом оценки, составленным его непосредственным руководителем по результатам профессионального тестирования, оценочного интервью и оценки эффективности его труда за оценочный период.

Оцениваемый сотрудник имеет право представить в комиссию по оценке материалы, которые, по его мнению, могут повлиять на результаты оценки. По итогам оценки:

· сотрудникам предоставляется развернутая и обоснованная информация о требованиях, предъявляемых подразделением к занимаемой ими должности, их соответствии этим требованиям;

· формируются индивидуальные и групповые планы обучения и развития, рекомендации по саморазвитию:

· принимается решение о целесообразности вертикальных или горизонтальных кадровых перемещений сотрудника, или включения его в кадровый резерв для обучения и дальнейшего продвижения на более высокие должности;

· назначается иной размер заработной платы сотрудников в рамках установленного диапазона (вилки) оплаты для данной должности.

После ознакомления сотрудника с результатами квартальной оценки оценочная форма направляется в подразделение по работе с персоналом для учета и реализации представлений руководителя.

3.4. Порядок принятия решений по итогам оценки

Оценочная комиссия принимает решение открытым голосованием простым большинством голосов в отсутствии оцениваемого сотрудника. При равенстве голосов руководитель структурного подразделения обладает правом решающего голоса. По окончании процедуры оценки комиссия дает одну из следующих оценок:

· соответствует занимаемой должности;

· соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций оценочной комиссии (обязательно указывается, каких именно);

· не соответствует занимаемой должности.

· Основными критериями при определении соответствия занимаемой должности могут быть следующие характеристики:

· результаты работы, достигнутые сотрудником при исполнении своих должностных обязанностей;

· уровень развития индивидуальной, профессиональной и методической компетентности работника;

· уровень развития профессионально важных качеств личности.

Раздел 4. ПРАВИЛА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ О РЕЗУЛЬТАТАХ ОЦЕНКИ ПЕРСОНАЛА

4.1. Форма отчета руководителя о результатах проведенной оценки

Непосредственный руководитель подразделения дает характеристику на оцениваемого сотрудника (заполняет оценочный лист). Оценочный лист содержит краткую оценку профессиональных и личностных качеств оцениваемого сотрудника, а также оценку результатов труда за период между оценочными процедурами (один год), информацию о значимых вкладах в работу подразделения или значительных упущениях в работе.

4.2. Правила комментирования и внесения предложений и рекомендаций в лист оценки

По результатам оценки комиссия дает конкретные рекомендации в отношении сотрудников, которые фиксируются в форме отчета об оценке и формулируются следующим образом:

· включить сотрудника в состав кадрового резерва на выдвижение (выявлены лидерские качества, высокая квалификация, стремление к профессиональному и должностному росту, несоответствие масштаба функций на занимаемой должности реальному потенциалу сотрудника);

· повысить в должности (выявлены лидерские качества, высокая квалификация, стремление к профессиональному и должностному росту, несоответствие масштаба функций на занимаемой должности реальному потенциалу сотрудника при наличии вакантной руководящей должности);

· повысить должностной оклад без должностных передвижений (отмечено существенное улучшение текущих результатов; внесен значимый вклад в решение задач подразделения, достойный подобной формы поощрения);

· рекомендуем горизонтальное перемещение без изменений в должностном окладе на аналогичную должность в другом подразделении (при наиболее полном соответствии профессиональных и личностных качеств требованиям другой должности);

· сотрудник полностью соответствует занимаемой должности без выявленных характеристик к продвижению;

· исключить сотрудника из состава резерва на выдвижение (отмечено ухудшение результатов подготовки сотрудника в составе резерва кадров; нежелание готовиться к замещению руководящей должности; неспособность сотрудника к руководящей работе и освоению необходимого объема знаний);

· рекомендуем понижение в должности (определено несоответствие занимаемой должности и рекомендованы пути для исправления ситуации).

4.3. Порядок представления отчетных документов в отдел управления персоналом

Подразделение, отвечающее за работу с персоналом, во главе с Директором по персоналу разрабатывает, согласовывает и утверждает в установленном порядке следующие документы:

· распорядительные (план-график оценки персонала, приказ о проведении оценки, приказ о создании Комиссии по оценке персонала, порядок организации и проведения оценки);

· методические (рекомендации руководителям подразделений по подготовке оценки, заполнению оценочных листов, формулировке характеристики сотрудника).

Результаты оценки (решения и рекомендации) заносятся в соответствующий раздел оценочного листа, который подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в оценке. Результаты оценки сообщаются сотруднику сразу после вынесения комиссией решения. Оценочный лист, характеристика на сотрудника, а также иные материалы, представленные для проведения процедуры оценки, хранятся в его личном деле.

По итогам оценки в срок не более двух месяцев со дня ее проведения принимаются соответствующие решения, которые оформляются в виде приказов и распоряжений в установленном порядке.

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя предоставлять работнику документы, подтверждающие тот или иной факт его трудовой деятельности, не только после увольнения, но и в течение его работы в данной организации. Причины таких запросов могут быть разные и работодатель не вправе требовать от работника указывать конкретную причину запроса. Какие же документы работник вправе требовать, а в каких случаях работодатель не обязан выполнять его просьбу?

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется);
выписку из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется);
копии документов, связанных с работой : копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении и др.;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

При увольнении

Если работник выбрал ведение трудовой книжки как прежде, в бумажном варианте, то это значит, что трудовая книжка находится у работодателя и при увольнении он ее должен выдать работнику.

Если же работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, то это означает, что бумажный вариант трудовой книжки уже был выдан работнику ранее или же работник уже был трудоустроен в организацию после того, как им было подано заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде. В таком случае работнику предоставляются сведения о трудовой деятельности за период его работы по форме СТД-Р. При этом прямая обязанность работодателя выдать информацию о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки, по форме СТД-Р не предусмотрена.

Кроме трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) работнику нужно выдать заверенные выписки из сведений по следующим формам

СЗВ-М
СЗВ-СТАЖ
ДСВ-3, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника
Расчета по страховым взносам, а именно разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Речь идет именно о выписке, а не о формах целиком . Это связано с тем, что сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации. Поскольку перечисленные выше формы предоставляются в контролирующие органы в целом по организации, то, соответственно, содержат персональные данные обо всех работниках компании. А предоставлять персональные данные о физическом лице без его согласия запрещено.

Также в день увольнения нужно выдать работнику справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Иные справки, например, справку о доходах по форме 2-НДФЛ, справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости работодатель обязан выдать только в том случае, если работник обратится к нему с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Хотя, как правило, справку 2-НДФЛ выдают сразу при увольнении.

Кроме этого, работник может потребовать выдать ему иные заверенные копии документов, связанных с работой и увольнением, например:

приказ об увольнении;
приказы о переводах на другую работу.

Следует документально зафиксировать факт выдачи подобного рода копий документов, например, составить опись выданных документов, где работник поставит свою подпись в их получении.

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении, работодателя могут привлечь, в частности, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, возможна материальная ответственность по ст. 234 ТК РФ — например, за задержку выдачи работнику трудовой книжки или задержку предоставления сведений о трудовой деятельности.

В течение работы

Документы, перечисленные в ст. 62 ТК РФ, также могут понадобиться работнику и в периоде его работы в организации. Например, для получения кредита банки запрашивают копию трудовой книжки, заверенную работодателем, справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Для получения различного рода пособий работник также вправе попросить выдать ему различные справки: о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Однозначно, все запрашиваемые документы, которые можно выдать работнику, должны быть связаны с его работой. Но основанием для выдачи таких документов является только письменный запрос — заявление работника. Наличие письменного запроса, прежде всего, необходимо самому работодателю:

со дня подачи заявления начнется отсчет трехдневного срока для подготовки и выдачи документов,
из заявления можно узнать какие именно документы просит работник,
именно на основании заявления можно будет отказать в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

В случае отсутствия письменного запроса работодатель вправе проигнорировать устную просьбу работника.

Если работник запрашивает документы, которые не содержат и не описывают конкретную трудовую функцию этого работника, то выдавать такие документы работодатель не обязан.

Например, работник не вправе требовать:

локальные нормативные акты организации, так как они не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Соответственно, копии таких документов работодатель не обязана выдавать, так как с ними работник должным образом был ознакомлен в период работы;
штатное расписание, должностные инструкции, так как из нормы ст. 62 ТК РФ следует, что работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос;
приказы для подразделений, нормативные акты министерств;
документы с конфиденциальной информацией;
графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. В выдаче таких документов работнику будет отказано правомерно.

Проблема с выдачей любых кадровых документов в том, что большинство из них содержит персональные данные, а значит допуск к работе с ними имеют только определенные сотрудники организации. Если штат в компании большой и текучка кадров высокая, то и обращений за предоставлением копий документов и справок очень много. Причем есть сотрудники, которым требуется регулярное предоставление подобных документов, например, для получения льгот по оплате ЖКХ, выплатам на детей и т.п.

Целесообразно будет организовать хранение кадровых документов в электронном виде (скан-копии), тогда их можно будет распечатать и заверить как обычные копии без необходимости поиска и извлечения оригиналов из личного дела.Такой формат хранения поможет также восстановить сведения при утрате оригиналов (к примеру, при затоплении, пожаре, хищении).

Также стоит обратить особое внимание на уничтожение кадровых и иных документов , содержащих персональные данные, если истек срок их хранения. Вспомните скандальные истории, когда на свалках, в помойках и просто в случайных канавах находили выброшенные кем-то копии паспортов, анкеты с паспортными и иными личными данными, номерами телефонов, сведениями о кредитных и дебетовых картах.

Подобная халатность не только недопустима по этическим соображениям, но и наказуема по закону. А наказанием могут стать не только высокие денежные штрафы, но и дисквалификация, увольнение и даже заведение уголовного дела.

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
жалоба работника на нарушение трудовых прав;
запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

Проверка кадровых документов.
Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

учредительные документы;
коллективный договор;
все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
табели расчета зарплаты;
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы о назначении на должность;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
положение об оплате труда и премировании;
положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
меры безопасности при проведении работ;
обеспечении работников средствами защиты;
организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Э ффективность работы любого предприятия зависит от того, насколько компетентным является его персонал. Чтобы установить эффективность выполнения каждым сотрудником компании своих обязанностей, выявить сильные и слабые стороны каждого члена коллектива, а также выполнить требования по подтверждению квалификации работников, необходимо проводить оценку персонала. С этой целью на предприятии должна быть разработана система оценки персонала, которая позволяет не только оценить его навыки, умения, опыт, но и составить программу по усовершенствованию работы с кадрами, повышению их квалификации, профессиональному отбору и созданию кадрового резерва.

Оценка персонала. Зачем это нужно?

В процессе работы на предприятии каждый сотрудник не только применяет свои уже имеющиеся навыки, но также нарабатывает опыт, который необходим для решения поставленных новых, более сложных, задач. Соответственно, необходимо, чтобы оценка персонала осуществлялась комплексно, с изучением особенностей конкретного трудового процесса. Это позволяет определить в первую очередь соответствие сотрудника занимаемой им должности, а также помогает выявить его потенциал, который должен быть рационально использован для решения основных целей и задач, поставленных перед компанией.

Прием сотрудника на работу осуществляется в соответствии с определенными требованиями, установленными к квалификации, опыту, которые подтверждаются (или не подтверждаются) исключительно во время трудовой деятельности. Уже в процессе совместного сотрудничества выявляются заявленные при поступлении на работу навыки сотрудника, дополнительные знания, проявляются характеристики его личности. Только на практике можно определить, насколько эти данные соответствуют критериям производственных целей организации.

Важно также, чтобы сам сотрудник оценивал свои способности самостоятельно. В результате такого анализа можно будет установить, насколько реальные способности работников совпадают с потребностями предприятия, и какой вклад в его успешность может принести деятельность каждого отдельного человека.

Только проведение оценки персонала позволяет создать рационально работающую структуру, наиболее эффективно распределить трудовые ресурсы компании, а также повысить их работоспособность. Постоянный контроль и возможности, которые открываются перед каждым сотрудником в результате оценки его работы, позволяют оптимизировать работу каждого члена коллектива, стимулируют к выполнению трудовых обязанностей с большим рвением.

Для оценки работы сотрудников можно использовать не только программы контроля за рабочим временем. Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».

Цели оценки персонала

Оценка работы персонала позволяет достичь следующих целей:

установить соответствие затрат, направленных на выполнение конкретного объема работ, и средств, выделенных на содержание работника, его рабочего места. Если определенный специалист имеет низкую производительность труда, его содержание становится невыгодным для работодателя. В таком случае необходимо как можно быстрее произвести перестановку кадров, чтобы этот работник занял рабочее место в соответствии с его реальными возможностями и навыками;
выявить функциональную роль конкретного работника в масштабах организации в соответствии с его навыками. Существует вероятность, что определенный сотрудник отлично справляется с работой в команде, активно развивается, стремится проявлять свои лучшие рабочие качества. Такой человек может стать ценным звеном в определенном направлении деятельности компании. Это может положительно повлиять на экономическую составляющую успешности предприятия, если будут созданы соответствующие условия;
оценить потенциал сотрудника, который можно применить в пользу предприятия без дополнительных вложений. Определенное количество рядовых сотрудников за годы работы приобретают важный для компании опыт, знания, навыки, которые становятся сильной базой для того, чтобы такие люди могли результативно работать на руководящих должностях. В этом случае у собственника предприятия отпадает необходимость тратить средства на поиск и обучение новых руководящих кадров.

Задачи кадровой оценки

Во время оценки деятельности персонала решаются важные производственные задачи:

создается сильный кадровый резерв, состоящий из штатных сотрудников предприятия, что сокращает расходы на подбор новых кадров;
осуществляется подготовка специалистов, имеющих высокий профессиональный уровень, выявляются потенциальные руководители среднего звена непосредственно в пределах компании, проводится их перепрофилирование или повышение квалификации;
совершенствуются методы управления предприятием, усиливается контроль производственной дисциплины, повышается заинтересованность персонала в повышении продуктивности труда;
оптимизируется штатное расписание благодаря рациональному распределению функций и обязанностей на основании результатов оценки: перевод работников на другие должности, сокращение в соответствии с выявленными во время оценки работы отрицательными показателями производительности труда;
внедрение дополнительных мотивационных рычагов, способных стимулировать работников повышать уровень своей производственной компетентности и квалификации. Результатом может быть карьерный рост, улучшение материального положения, реализация потенциала сотрудников в плане внедрения предложенных ими проектов.

Функции оценки персонала

Оценка работы персонала компании выполняет административную, информативную, мотивационную функции.

Административная функция выполняется для закрытия вакансий с помощью перестановки кадров, в результате которой:

работник может быть переведен на другую должность в соответствии с результатами оценки;
сотрудника повышают по службе;
составляется план профессионального обучения;
принимается решение об увольнении;
работники вознаграждаются.

Информативная функция реализуется для совершенствования управленческих методов по работе с персоналом путем информирования о существующих требованиях к качественным и объемным показателям труда. В этом направлении:

выявляется степень загрузки производственного персонала;
определяется результативность его работы, степень соответствия квалификации требованиям компании;
реализуется возможность увеличения размера заработной платы.

Мотивационная функция позволяет повысить заинтересованность каждого члена коллектива в увеличении продуктивности труда. Оценка производственного персонала положительно влияет на развитие не только каждого работника, но и компании, так как наличие обратной связи является мощным инструментом повышения эффективности функционирования предприятия.

В качестве мотивации применяются стимулирующие рычаги влияния:

карьерный рост;
возможность самореализации.

В каких случаях нужна оценка персонала

Чтобы система оценки персонала дала существенный результат, нужно до ее разработки и внедрения определить:

какие параметры будут оцениваться, по какой шкале вести их измерения;
какими методами воспользоваться для сбора реалистичной информации;
кому поручить работу по оценке персонала, есть ли для этого компетентные сотрудники;
что делать с не измеряемыми сторонами процессов;
как избежать влияния личностных симпатий.

Необходимость оценки персонала с разработкой и внедрением системы чаще всего вызвана:

появлением стабильного оттока кадров;
отсутствием на предприятии системы оценки персонала;
необходимостью принятия управленческих решений по HRM компании;
запланированным более интенсивным развитием определенных направлений в работе компании с выделением на эти цели инвестиций;
сменой (планированием смены) команды управленческого сектора предприятия;
сменой (планированием изменения) стратегических направлений в работе компании;
необходимостью формирования проектной команды, призванной решать стратегические задачи;

появлением правовых приоритетных оснований для перемещения работников в пределах компании;
изменениями в структуре предприятия, оптимизацией путем сокращения численности;
важностью оптимизации процессов в компании;
необходимостью реструктуризации компании;
необходимостью понять для формирования программы и плана обучения, насколько персонал компетентен;
необходимостью формирования плана развития персонала, создания резерва кадров;
снижением показателей дисциплины труда;
участившимися конфликтами между сотрудниками;
жалобами работников компании на работодателя в соответствующие инспекции;
необходимостью изменения или создания системы стимулирования сотрудников.

Методы оценки персонала

Для проведения оценки работающего персонала применяется множество методов, позволяющих оценить каждого сотрудника наиболее точно. К таким методам относятся:

Выбор способа оценки персонала зависит от системы мотивации, которая внедрена в организации. О теории и практике мотивации сотрудников подробнее.

В чем польза оценки персонала в организации

Результаты оценки деятельности персонала должны быть систематизированы, структурированы с целью получения реальной картины состояния человеческих ресурсов в организации. Эта процедура позволяет:

установить текущее состояние компетентности персонала;
определить соответствие квалификации трудовых ресурсов тактическим задачам и целям предприятия;
оценить профессиональный вклад персонала в эффективную работу организации;
применить в адекватных размерах вознаграждение сотрудников в соответствии с их квалификационным уровнем;
выявить соответствие зоны ответственности сотрудника его должностным обязанностям;
выявить функциональную разбалансированность организации в плане кадрового ресурса;
определить приоритетные задачи во время проведения следующей оценки работы персонала;
идентифицировать возможные правовые риски (трудовые споры, штрафные санкции от инспектирующих органов) в соответствии с определенными нормативными актами;
проанализировать слабые и сильные стороны процедур, применяемых для оценки персонала;
разработать рекомендации по устранению выявленных в процессе оценки нарушений;
разработать рекомендации по улучшению работы по кадровой подготовке;
наметить направления для развития, уделить внимание зонам риска кадровых ресурсов в организации.

Внедрение системы оценки персонала: ошибки и сложности

Во время внедрения оценки персонала необходимо правильно выбрать методику, так как зачастую выбранные методы на практике не соответствуют уровню зрелости организации. Часто система оценивания не привязана к системе мотивации – материальной и нематериальной. Кроме того, сотрудники могут негативно относиться к проведению данных мероприятий, а менеджеры не хотят тратить время на их реализацию. Часто обратная связь менеджеров, проводящих оценку, с сотрудниками низкая, и последние не могут ее воспринять. Некоторые сотрудники имеют завышенную или заниженную самооценку, что иногда мешает выявить реальные навыки и компетенции.

Реализация мероприятий по оценке персонала – это серьезный шаг, который позволяет оптимизировать деятельность предприятия на каждом его участке. В результате эффективность работы сотрудников и их мотивация повышаются, персонал становится более компетентным и продуктивным.

Читайте также: