С какой целью проводится предварительное рассмотрение документов работником службы доу

Опубликовано: 30.04.2024

Этот этап зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

В учреждения, в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

2.2.3 Организация рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения.

2.3 Организация секретарской деятельности

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

В разделе «Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит.

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.

18. Обработка и отправка исходящих документов.

19. Планирование мероприятий на следующий день.

Окончание рабочего дня:

20. Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21. Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.

22. Приведение в порядок своего рабочего места.

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 3.

Текстовые и диагностические программы Антивирусные программы Операционные системы Командно-файловые процессоры (оболочки)

Схема 3. Состав системного программного обеспечения

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

v тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

v обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

v реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4.


Системы подготовки графических материалов

Системы управления проектами

Экспертные системы и системы поддержки решений

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления

Схема 4. Состав прикладного программного обеспечения

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- настольные издательские системы.

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

П редварительное рассмотрение поступающих документов с целью рационализации документооборота впервые было введено Единой государственной системой делопроизводства 1 (ЕГСД). Она выделила в порядке прохождения и исполнения поступающих документов особую «точку маршрутизации». В службе делопроизводства (при централизованной системе организации делопроизводства) или в структурных подразделениях (при частичной централизации) предусматривалось предварительное рассмотрение входящих документов с целью передачи их:

  • на рассмотрение:
    • первому руководителю организации,
    • его заместителям,
    • руководителям структурных подразделений

    В статье «Выявляем типовые входящие документопотоки писем» журнала № 1′ 2018 автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям.

    То есть одной из обязательных для службы делопроизводства становилась функция формирования документопотоков внутри организации, которую могли бы реализовывать специалисты-документоведы.

    См. ответ на вопрос про обращения граждан журнала № 1′ 2018

    Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД 2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

    Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

    • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
    • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

    Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

    Что требуется теперь

    Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

    Профессиональные стандарты нашей сферы деятельности предусматривают, что эта делопроизводственная операция должна выполняться специалистами достаточно высокого уровня квалификации (см. Таблицу 1).

    См. статью «Профессиональный стандарт для управляющего документацией» журнала № 11′ 2017

    См. статью «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту» журнала № 4′ 2016

    Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

    3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

    Распределение обязанностей (делегирование полномочий) в любой организации регламентируется одним из основных приказов по основной деятельности, в котором руководитель закрепляет за каждым из своих заместителей ответственность за определенное направление деятельности и устанавливает перечень «курируемых» структурных подразделений. Этот вопрос еще может регламентироваться в должностных инструкциях / положениях о должностях заместителей руководителя и подтверждаться соответствующими доверенностями.

    Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

    • какие виды и разновидности документов;
    • по каким вопросам;
    • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
    • с какой целью и
    • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

    Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

    • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
    • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
    • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

    Правила делопроизводства подтвердили необходимость предварительного рассмотрения документов, но в список реквизитов, которые могут быть оформлены на документе, отметка о предварительном рассмотрении опять включена не была. Отсутствует она и в стандартах на оформление документов: в действующем ГОСТ Р 6.30-2003 и в сменяющем его ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Как организовать предварительное рассмотрение

    Предварительное рассмотрение документов организуется на основе следующих правил, выработанных практикой:

    • оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
    • решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
    • на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы:
      • поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
      • по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя;
      • в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);

      Для организации такой работы требуется разработать Классификатор основных направлений / вопросов / участков деятельности организации (далее – Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа и актуализироваться службой делопроизводства, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.

      Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.

      И, наконец, полномочия сотрудников службы делопроизводства, которые осуществляют предварительное рассмотрение поступающих документов и проставляют соответствующие отметки, должны быть закреплены соответствующим приказом руководителя и сформулированы в разделе «Функции» в их должностных инструкциях.

      Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам. Его обычно разрабатывает служба делопроизводства в плановом порядке, т.е. в план работы подразделения включаются и разработка данного Классификатора, и его постоянная актуализация (по мере необходимости и обязательно 1 раз в квартал).

      Эта работа выполняется на основе изучения:

      • устава или положения об организации,
      • положений о должностях руководителей и приказа о распределении зон ответственности между ними,
      • положений о структурных подразделениях,
      • должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, списка сотрудников и иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также
      • номенклатуры дел,
      • административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющих внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации и во внешней среде.

      Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий (см. Таблицу 2):

      • выявление целей деятельности организации на основании устава;
      • разработка направлений деятельности по каждой цели на основании устава и положений о подразделениях, положений о должностях и системы делегирования полномочий в целом;
      • выявление и систематизация функций по степени значимости. По каждому направлению деятельности и по каждой функции формулируются вопросы деятельности (с учетом тематики, отражающейся в заголовках поступающих документов, которая выявляется на основе полистного просмотра дел, анализа записей в регистрационных журналах и карточках, во «входных» формах системы электронного документооборота (СЭД));
      • выявление и закрепление за каждым вопросом деятельности видов и разновидностей поступающих документов (с указанием автора документа) – осуществляется практически одновременно с предыдущим этапом анализа вопросов деятельности;
      • закрепление фамилии должностного лица – руководителя, названия структурного подразделения – исполнителя или фамилии уполномоченного сотрудника – исполнителя в подразделении. Лучшие практики рекомендуют указывать в Классификаторе должность и фамилию «основного» исполнителя, а также его «дублера» (т.е. лица, замещающего ответственного исполнителя в случае его временного отсутствия, что особенно важно в СЭД при реализации типовых маршрутов и схем движения документов).

      Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.). Служба делопроизводства, взяв за основу систематизацию бизнес-процессов, может разработать свой Классификатор сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем доработать его до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов.

      Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации. Индексация направлений и функций для управления документами может считаться необязательной, потому что для предварительного рассмотрения наибольшее практическое значение имеет идентификация документопотоков и индексация документов внутри них (например, по Классификатору видов и разновидностей документов, особенно если в СЭД она поддерживается отдельными счетчиками).

      Для консалтинговой компании повторяющийся индекс 12 означает, что по Классификатору видов и разновидностей документов письма получили индекс 12, а в процессе регистрации конкретного письма к данному индексу будет системно добавляться его порядковый номер (переменная часть) по соответствующему журналу регистрации / счетчику СЭД. См. Таблицу 2.

      Проект Классификатора направляется на согласование практически во все структурные подразделения организации для обеспечения дополнительной проверки закрепленных за подразделениями:

      • зон ответственности и участков деятельности;
      • выявленных видов и разновидностей документов, которые включаются в состав документальных фондов этих подразделений.

      Классификатор утверждается обычно приказом первого руководителя, в котором функция методического руководства его применением и ответственность за поддержание Классификатора в актуальном состоянии возлагается на службу делопроизводства:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2018 г. Классификатор основных направлений деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Верба» (далее – Классификатор; прилагается).

      2. Возложить функции актуализации и методического руководства применением утвержденного Классификатора на начальника отдела ДОУ Семенова П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – главный специалист Бирюкова Т.А.)

      Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства. Условиями эффективности этой процедуры являются достаточная квалификация сотрудников службы и наличие полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

      Полномочия по предварительному рассмотрению документов, а иногда и форма отметки с местом ее проставления могут устанавливаться и приказом первого руководителя организации (при условии, что Классификатор уже утвержден и в СЭД настроены необходимые поля «входных» форм в пределах конкретных документопотоков поступающих документов):

      1. Ввести с 01 января 2018 г. предварительное рассмотрение документов, поступающих в Общество с ограниченной ответственностью «Верба» (далее – Общество).

      2. Поручить начальнику отдела ДОУ Семенову П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – старший специалист Иванова И.А.) осуществление предварительного рассмотрения поступающих документов и направление их на исполнение должностным лицам в структурные подразделения и исполнителям Общества.

      3. Утвердить следующий состав атрибутов отметки о предварительном рассмотрении документов:

      • наименование должности лица либо структурного подразделения, которым поступивший документ направляется на исполнение или рассмотрение;
      • подпись сотрудника отдела ДОУ, принявшего решение о направлении документа;
      • дата предварительного рассмотрения.

      4. Установить место оформления отметки о предварительном рассмотрении – нижнее поле или левое поле поступившего документа рядом с заголовком.

      Официальное введение операции предварительного рассмотрения документов необходимо для того, чтобы перевести взаимодействие сотрудников в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм, излишние эмоции.

      Отметка о предварительном рассмотрении

      Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой.

      Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены. Организации определяют их в Инструкции по делопроизводству или в самостоятельном Регламенте предварительного рассмотрения документов, реже – в приказе как в Примере 3 (см. его п. 3).

      Такая отметка может проставляться от руки или специальным штампом с датером:

      • на нижнем поле поступившего документа или
      • на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

      Она отражает результат предварительного рассмотрения и должна содержать (см. Примеры 4–7):

      • фамилию / должность лица либо наименование подразделения, которым документ направляется на рассмотрение или исполнение;
      • дату ее проставления и
      • подпись сотрудника службы делопроизводства.



      Чтобы отметка о предварительном рассмотрении не была слишком похожа на резолюцию, при направлении документов руководству организации, опыт лучших практик рекомендует указывать наименование должности в именительном падеже:



      Отметку о предварительном рассмотрении нужно ставить на поле документа, чтобы она не занимала место, традиционно отводимое для резолюции – это дополнительно поможет быстро различать данные реквизиты.

      В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа в СЭД необходимо предусмотреть:

      • дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (в т.ч. возможность ее подписания простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства, поддерживаемой СЭД; могут применяться датер, счетчик);
      • связь с Классификатором основных направлений деятельности (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель с дублером, а в случае необходимости и коды / индексы этих полей по классификатору).

      Из текста данной отметки (см. Примеры 4 и 7) напрямую не следует, кем является указанное в ней должностное лицо – конечным исполнителем или тем, кто определит его позже своей резолюцией. Самое главное – определено лицо / подразделение, которое начнет отрабатывать документ и будет считаться ответственным за исполнение, т.е. за решение вопроса. И если в его полномочия входит право озадачить решением вопроса своего подчиненного, то он вполне может себе это позволить! Иными словами, получивший документ знакомится с ним и решает, отрабатывать его самому или «спустить вниз подчиненному».

      Если по результатам предварительного рассмотрения документ направлен не сотруднику организации, а подразделению, то, как правило, документ сначала попадает на стол к руководителю этого подразделения.

      Управленческое значение

      Правильная организация предварительного рассмотрения документов как одной из операций в технологии делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота, его ускорение, повышение исполнительской дисциплины, сокращение сроков исполнения документов, идентификацию документов в пределах документопотоков. При этом служба делопроизводства получает возможность правильно осуществлять свою роль «точки маршрутизации» документооборота и реально управлять документами.

      Классификатор основных направлений деятельности предоставляет руководству информацию для:

      • анализа объема и структуры документооборота, документального фонда;
      • анализа степени загруженности подразделений по вопросам и участкам деятельности;
      • выявления конкретных специалистов-исполнителей, которые решают вопросы окончательно и по существу;
      • обоснования выводов о развитии того или иного направления деятельности, обоснования решений об изменении оргструктуры.

      Внедрение операции предварительного рассмотрения документов является достаточно сложной и трудоемкой задачей для службы делопроизводства. Но опыт лучших практик рекомендует за нее взяться, если служба делопроизводства стремится управлять документами 3 , а ее сотрудники и руководитель соответствуют требованиям профессиональных стандартов.

      В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

      · установления маршрута движения конкретного документа;

      · оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

      · определения необходимости регистрации отдельных видов документов;

      · формирования информационно-поискового массива.

      Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

      Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.

      При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

      · документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

      · документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

      · документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

      · обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации.

      Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15–20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

      Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.

      Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т.п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа.

      Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

      Резолюция документа – это согласно ГОСТ Р 51141-98, реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение. Как видно из определения, резолюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает также оформление резолюции на отдельном листе.

      Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на свободном месте между адресатом и текстом и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?). Например:

      Иванову И. К., Сидорову А. А.

      Подготовить проект положения об учетной политике к 03.12.2010

      Личная подпись

      Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по исполнению документов.

      Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным является тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.

      Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (например, служебное письмо – 10 дней). Дата резолюции играет также важную роль, от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.

      Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не дает возможности провести качественное исполнение. При правильной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу ДОУ. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу нескольким исполнителям.

      Контрольные вопросы

      1. Кто в службе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов?
      2. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим предварительное рассмотрение документов?
      3. Как должны быть распределены документы при предварительном рассмотрении документов?
      4. Какой процент от общего количества поступивших документов обычно поступает на рассмотрение руководителя?
      5. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении документов?
      6. Что представляет собой резолюция и где она проставляется?
      7. Кто является ответственным за исполнение, если в резолюции указано несколько исполнителей?

      Согласно ГОСТ Р 51141-98, регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

      К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно – регистрационный номер и дата – появились на документе. Точнее было бы сказать, что регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

      Из этого следует, что основная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу – это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

      Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других струк­турных подразделениях организации.

      Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).

      Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:

      · на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;

      · на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.

      Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.

      Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях – смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях, в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

      Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.

      Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.

      Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

      Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.

      В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер.

      Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 02-12/155 это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 02-12 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу . », где 02 – служба ДОУ, а 12 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (02-12 – это индекс дела по номенклатуре).

      Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

      Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

      Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

      Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-2003:

      · на месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

      · на месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

      При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

      Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах.

      Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.

      Рекомендуемые формы журналов регистрации приведены в Приложении 14.

      Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), подпись исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.

      Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

      Рекомендуемая форма контрольно-регистрационной карточки представлена в Приложении 15.

      Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

      Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

      Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

      Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самосто-ятельным структурным подразделением, так и отдельным со-трудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при-сланные в полном комплекте (при наличии приложения).

      Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

      Предварительное рассмотрение документов проводится ра-ботником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

      направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

      направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

      Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

      На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

      Обработка и передача документов исполнителям осуществля-ется в день их поступления в ДОУ.

      Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную кор-респонденцию составляют опись рассылки, которая подписыва-ется работником службы ДОУ и датируется.

      Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

      Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

      Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

      Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

      Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

      Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

      Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

      Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

      Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

      регистрационный номер документа;

      автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

      заголовок (о чем документ);

      исполнитель (кто с ним работает);

      № дела (куда документ помещен после исполнения) При регистрации отдельных видов документов, например

      обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

      Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений.

      Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

      Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации.

      Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

      Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

      Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

      Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

      Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

      Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, эти сведения вносятся в нее.

      При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

      Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

      При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

      го подразделения в другое он не должен регистрироваться по-вторно.

      При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные з. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах реги-стрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

      Например: 218/08-17 , где 218 — порядковый регистрационный номер, 08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности.

      Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

      Типы документов, классификация и их взаимосвязи, используемые в работе предприятия с их характеристиками.

      Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу . в срок до . »).

      Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию прохо90

      Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера, — это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

      Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов канцелярских документов.

      Общие атрибуты документов.

      Основными атрибутами канцелярского документа являются:

      Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

      Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя орга91

      низация, для внутренних и исходящих документов это или под-разделение, или конкретное лицо из руководства предприятия. 3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

      4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Дан-ный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производствен-ной деятельности. Номенклатура дел — это формальный спи-сок дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным докумен-том, который может обновляться 1-4 раза в год.

      Атрибуты, зависящие от типов документа

      Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

      Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан), или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течение 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

      Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию «Об исполнении доложить». Дан-ный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргу-мент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

      ¦ Внутренние документы помимо стандартных атрибутов!

      могут обладать еще следующими:

      Список подразделений предприятия для ознакомления.

      Контрольный срок ознакомления или исполнения.

      Список исполнителей документа.

      ¦ Исходящие документы имеют следующие дополнитель-ные атрибуты:

      Г. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

      Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

      Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным слу-чаем является входящий документ, который практически все-гда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на дру-гие входящие ( рис. 3). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполне-ния (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

      Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

      Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную , систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска (рис. 4).

      После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. 1

      При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. 2

      Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. 3

      Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

      примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

      перечня должностных лиц и их обязанностей;

      технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 4

      При рассмотрении поступившего документа учитываются:

      важность его содержания;

      сложность и новизна поставленных вопросов;

      авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

      реальная срочность исполнения документа;

      вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 5

      К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6

      Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

      Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 2

      Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

      контроль за их исполнением;

      справочную работу по документам. 3

      Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 4

      Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

      печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

      Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. 5

      При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 6

      Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

      Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

      Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

      наименование организации (автора или корреспондента);

      наименование вида документа;

      дата и регистрационный номер документа;

      дата и индекс поступления;

      заголовок к тексту (краткое содержание документа);

      резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

      срок исполнения документа;

      отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

      гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

      внутренняя переадресация документов по исполнителям;

      код по тематическому классификатору;

      количество листов документа;

      должностное лицо, поставившее документ на контроль;

      промежуточные сроки исполнения;

      перенос сроков исполнения;

      срок хранения документа;

      статус документа (проект, версия);

      вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 8

      Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

      Организация движения документов внутри организации

      Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, 1 которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

      В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 2

      Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

      При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразеделений. 3

      При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 4

      При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

      Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

      Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

      создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

      изменение проекта с хранением предыдущих версий;

      согласование проекта документа;

      подписание или утверждение проекта документа;

      регистрация документа, созданного на основе проекта.

      Для работы с проектами в программном продукте "ДЕЛО-Предприятие" используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

      С полным описанием функциональных возможностей системы "ДЕЛО-Предприятие" можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

      Информационно-справочная работа по документам организации

      Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в маленькой фирме) на основе этого бака данных обязана за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

      у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

      в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 1

      Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

      Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

      Например, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящую в семейство программных продуктов "ДЕЛО", можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая резолюции), так и по текстам самих документов (файлов). Кроме этого при необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.


      Рис. 1. Форма поискового запроса по реквизита регистрационно-контрольной карточки


      Рис. 2. Окно системы "ДЕЛО-Предприятие" с результатами поиска


      Рис.3. Распечатанный перечень документов, полученный в результате поиска


      Рис. 4. Окно обобщенного поискового запроса

      Система "ДЕЛО-Предприятие" также позволяет автоматически формировать аналитические отчеты.

      С полным описанием функциональных возможностей системы "ДЕЛО-Предприятие" можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

      Читайте также: