Сколько можно иметь трудовых книжек в россии по закону 2021

Опубликовано: 29.04.2024

Трудовая книжка – официальный документ, на основании которого начисляется стаж. Именно поэтому она так важна. Когда сотрудник трудоустроен, документ остается у работодателя. Все манипуляции с трудовой книжкой регламентированы ТК. Можно ли иметь две книжки одновременно? Ответ на данный вопрос также дан в нормативных актах.

Для чего нужна трудовая книжка?

Нюансы заведения двух книжек одновременно обоснованы юридическим значением этого документа. На его основании определяется:

Общий стаж для расчета компенсаций по больничному листу.
Опыт деятельности в определенной должности. .
Право на досрочное начисление пенсии в связи с вредными условиями труда.
Начисление пенсии в связи с достижением определенного возраста.
Коэффициент для увеличения размера пенсии.
Назначение увеличенного размера пенсии в связи с работой в условиях Крайнего Севера.

Трудовая книжка – важный документ, а потому нередки махинации с ним.

Можно ли иметь две трудовые книжки?

Обладание двумя трудовыми книжками является неправомерным в большинстве случаев. Однако на практике подобная ситуация случается. Как правило, две трудовые книжки появляются при наличии следующих обстоятельств:

Увольнение работника «по статье», в связи с чем он не может трудоустроиться. К примеру, сотрудника уволили в связи с прогулом. В книжке стоит соответствующая запись. Работодатели на собеседовании обращают внимание на эту запись, так как никому не нужен нерадивый сотрудник. По этой причине человек принимает решение о заведении второго документа, в котором отсутствует мешающая запись.
У человека отсутствует опыт в интересующей должности. К примеру, лицо пытается устроиться директором, однако соответствующего опыта у него нет. Соответственно, человека не принимают на работу. В этом случае лицо принимает решение о приобретении книжки с подложными данными, чтобы убедить работодателя в своем опыте.
Человек работает в двух компаниях сразу и пытается получить компенсации и выплаты из обеих мест. Заведение второго документа связано с тем, что трудоустройство в двух организациях имеет некоторые ограничения.
Необходимость получения выплат по безработице. К примеру, человек трудоустроился в компанию, однако желает продолжать получать пособие.

К СВЕДЕНИЮ! Еще одна причина для заведения второй трудовой книжки – ее утеря. В данном случае получение документа будет вполне правомерным. Сотруднику, согласно инструкции, выдается дубликат. Восстановление происходит за счет средств работника, однако работодатель должен содействовать в этой процедуре. Записи в документ вносятся на основании или копии трудовой книжки, или копий приказов о назначении на должность и увольнении.

Ответственность за заведение второй трудовой книжки

Заведение двух книжек не является законным. Однако в большинстве случаев никакой ответственности за это не наступает. Наказания не будет в том случае, если в новом документе будут отражены правдивые сведения в полном объеме. Ответственность человек несет только тогда, когда информация была сфальсифицирована. В этом случае наказание может быть назначено на основании статьи 327 УК РФ. Она предполагает следующую ответственность:

Лишение свободы от 2 до 4 лет.
Штраф в размере 80 000 рублей.

К СВЕДЕНИЮ! Как правило, никакого наказания даже за трудовую книжку с недостоверными сведениями не следует. Это считается мелким нарушением.

Более вероятно наказание в том случае, если трудоустроенное лицо продолжило получать пособие по безработице на основании подложной книжки. Получение социальных выплат на основании подлога подразумевает следующую ответственность:

Статья 7.27 КоАП РФ. Предполагает ответственность за мелкое хищение. Если сумма ущерба составляет менее 1 000 рублей, она возвращается в пятикратном объеме. Альтернативная ответственность – арест на 15 дней.
Статья 159 УК РФ. Предполагает наказание за мошенничество. На виновное лицо или накладывается штраф в размере 120 000 рублей, или назначаются исправительные работы. Альтернативная ответственность по этой же статье – арест на несколько месяцев или лишение свободы длительностью до 2 лет.
Статья 327 УК РФ. Предполагает ответственность за подделку или подлог документов. Виновному лицу может быть назначено лишение свободы.
Статья 395 ГК РФ. Предполагает ответственность за неправомерное получение средств. Человеку придется вернуть всю полученную сумму в полном объеме, а также выплатить проценты.

Если человек на протяжении длительного времени незаконно получал пособие, ответственность, скорее всего, наступит.

Что делать, если обнаружен подлог?

Если подлог связан с работой в двух компаниях, работодатель, скорее всего, уволит сотрудника. Связано это с тем, что трудоустройство такого работника нарушает нормы статьи 282 ТК РФ. Это закон о совместительстве, ограничивающий человека в трудоустройстве в двух компаниях. По этой причине на предприятие могут быть наложены штрафы. Сотрудник увольняется для того, чтобы избежать ответственности.

Если сотрудник при трудоустройстве предъявил работодателю трудовую книжку с фальсифицированной информацией, его также можно уволить согласно пункту 11 статьи 81 ТК РФ. Она вводит соответствующее наказание за подлог данных.

Как начисляется стаж по двум трудовым книжкам?

Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.

Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:

Трудовые договоры.
Справки с предыдущих мест работы.
Копии приказов о приеме на службу и увольнении.

Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.

Можно ли проверить трудовую книжку на подлинность?

Итак, документ часто фальсифицируется. Что делать работодателю? Если есть сомнения в правдивости предоставленных сведений, трудовую книжку можно проверить на подлинность. Делается это одним из трех способов:

Сверка даты выпуска с серийным номером. В каждом году выпускаются документы с разными номерами.
Звонок предыдущим работодателям сотрудника.
Сравнение внешнего вида документа с подлинной книжкой.

Самый простой способ – звонок работодателю. Из разговора можно также узнать дополнительные сведения о сотруднике.

Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

Человек впервые устраивается на работу.
Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете , который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

когда сотрудника приняли на работу;
уволили;
перевели на другую должность;
присвоили новую квалификацию или специальность;
сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

Заполненная форма

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
начать сдавать отчет по форме ;
внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

для ИП — до 5000 ₽;
для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Работодателям придется соблюдать ограничения из-за COVID-19 до 2022 года, переход на карту «Мир» продлится до середины лета, начнет действовать закон об удаленной работе, а за непредставление или искажение данных в форме СЗВ-ТД будет грозить штраф. Подробнее обо всех изменениях.

Перенос выходных дней в 2021 году

Все нерабочие праздничные дни обозначены в ст. 112 ТК РФ. Но каждый год правительство устанавливает переносы выходных, чтобы выходные и официальные праздники использовались рационально.

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — на понедельник 22 февраля.

Электронные трудовые для сотрудников, впервые поступающих на работу

На тех сотрудников, которые впервые с 1 января 2021 года будут устраиваться на работу, сведения о трудовой деятельности нужно будет вести только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка для них уже не заводится.

Бумажный вариант в 2021 году останется для работающих сотрудников, которые в заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки (работодатель должен был получить его до 31 декабря 2020 года), решили оставить бумажный вариант. Для таких сотрудников помимо обычной бумажной трудовой работодателю придется вести еще и электронную трудовую, а именно вносить сведения о трудовой деятельности в систему.

Те, кто в заявлении выразили желание перейти на электронные трудовые, получат бумажную книжку на руки.

С самого начала ПФ РФ отмечал несколько преимуществ от внедрения электронных трудовых:

невозможность подделки документа;
минимизация риска утери информации о профессиональной деятельности человека;
защита сведений от ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых вручную;
упрощение ведения кадрового производства;
стандартизация, ведение кадровой информации в специализированных базах данных (работники, имея доступ, смогут контролировать в режиме онлайн, какие сведения вносятся в их трудовую книжку).

Расширение формата электронной трудовой книжки

В ноябре было опубликовано Распоряжение правительства РФ от 7.11.2020 № 2887-р о внесении в Госдуму законопроекта, расширяющего формат электронной трудовой.

Простой переход на электронные трудовые книжки и больничные листы, автоматизация кадровых процессов.

В электронной трудовой также будет содержаться следующая информация:

о сотруднике;
о месте работы;
о дате приема и увольнения;
о причине прекращения трудового договора.

Продолжение эксперимента по внедрению кадрового электронного документооборота

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ установил, что эксперимент продлится до 31 марта 2021 года с привлечением работодателей, которые добровольно выразят желание в нем участвовать.

Этот эксперимент поможет определиться, какие документы, связанные с трудовыми отношениями, будут переведены в электронный вид без дублирования на бумажном носителе.

По итогам эксперимента будут подготовлены предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и станет понятно, каким будет кадровый электронный документооборот.

Обновление формы СТД-ПФР

Приказ Минтруда России от 17.09.2020 № 618н утвердил новую редакцию бланка СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФ РФ), в которой предусмотрено внесение сведений о трудовой деятельности за периоды до 31 декабря 2019 года. Для этого в бланк добавлена таблица из двух граф: «Работодатель (наименование), регистрационный номер в ПФР» и «Периоды работы».

Обновленная форма применяется с 14 декабря 2020 года.

Изменение порядка расчета среднесписочной численности

Приказ Росстата от 17.11.2020 № 706 внес изменения в правила формирования отчета № П-4 (сведения о численности и заработной плате работников) с 2021 года.

Так, например, дополнен перечень категорий работников, которые нужно вносить в расчет: целыми единицами теперь учитываются беременные женщины, освобожденные от работы до предоставления другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов.

Еще одно новшество касается расчета средней численности работников, оформленных по договорам ГПХ. Приказ Росстата дает уточнения относительно периода действия такого договора в случае, если дата заключения договора, предусматривающего конкретный период выполнения работ или оказания услуг, не совпадает с датой их начала. В таком случае в расчет берется период выполнения задач, являющихся предметом договора.

Штраф за непредставление или искажение данных в форме СЗВ-ТД

Федеральный закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ внес поправки в ст. 15.33.2 КоАП РФ, которые предусматривают административную ответственность за непредставление или представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности сотрудника.

Эти сведения перечислены в п. 2.1 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ: наименование страхователя, сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник, сведения о переводах на другую постоянную работу, сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений и др.

Санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 руб. грозят за непредставление СЗВ-ТД в срок. Однако ответственность неизбежна только в том случае, если несоответствия обнаружат в ПФР или Роструде.

Если же страхователь сам выявит ошибку и подаст повторный отчет СЗВ-ТД, то он может избежать штрафа.

Новая форма СЗВ-ТД

Подготовлена, но пока не утверждена новая форма сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД). Планируется внести соответствующие изменения в Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п.

В новом бланке появится раздел со сведениями о работодателе, правопреемником которого является страхователь. Также в нем появятся коды для обозначения работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Вступление в силу закона об удаленной работе

Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, они проясняют понятие удаленной работы, которая может быть постоянной, временной (на срок не более шести месяцев) или периодической.

В законе говорится, что возможны варианты с чередованием удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте.

На что важно обратить внимание:

Закон закрепляет гарантии по оплате труда дистанционного работника. То есть снизить заплату по причине перевода на удаленку нельзя.
Работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимым оборудованием при временном переводе на удаленку. Либо, если сотрудник использует свою технику, компенсировать ему расходы.

Продление перехода на карту «Мир» до 1 июля 2021 года

С учетом сложившейся ситуации из-за коронавируса Банк России решил продлить срок обязательного зачисления пенсий и иных социальных выплат на карты «Мир». По этому вопросу опубликовано Информационное письмо от 18.12.2020 № ИН-04-45/175.

Новый срок установлен до 1 июля 2021 года.

К кому относится требование

На него должны обратить внимание те, кто получает пенсии и иные социальные выплаты на MasterCard, Visa.

Чтобы передать в ПФР новые реквизиты счета, нужно выбрать способ доставки пенсии или изменения способа доставки в «Личном кабинете гражданина» на сайте ПФР и на портале госуслуг. Также можно лично обратиться в территориальный орган ПФР или МФЦ с соответствующим заявлением.

К кому не относится требование

Требование не распространяется на тех, кому выплаты производятся через отделения почтовой связи, иные организации, занимающиеся доставкой пенсий, на счета в кредитных организациях (на вклад, например), то есть без банковской карты. Они, как и ранее, будут получать пенсии по той же схеме.

Новые требования к работникам, осуществляющим перевозки

Эти требования важно знать ИП и компаниям, которые занимаются коммерческими перевозками или перевозками для собственных нужд автобусами и грузовиками.

С 1 января 2021 года до 1 января 2027 года к ним будет предъявляться больше требований. Они сформулированы в Приказе Минтранса РФ от 31.07.2020 № 282 и Приказе Минтранса РФ от 29.07.2020 № 264.

Так, например, водители легковых автомобилей будут обязаны понимать, как помогать при посадке и высадке пассажиров, в том числе с использованием спецустройств для инвалидов.

Новые требования устанавливают новый порядок профотбора и профобучения сотрудников, чья деятельность связана с эксплуатацией транспортных средств.

Изменения в уведомлениях о трудовой деятельности иностранцев

Приказ МВД РФ от 30.07.2020 № 536 утвердил новые формы уведомлений, связанных с трудовой деятельностью иностранцев на территории РФ:

уведомление о трудоустройстве иностранного гражданина (лица без гражданства) организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан (лиц без гражданства) на территории РФ;
уведомление об исполнении работодателями и заказчиками работ (услуг) обязательств по выплате зарплаты (вознаграждения) иностранному гражданину (лицу без гражданства) - высококвалифицированному специалисту;
уведомление о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства);
уведомление о прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства).

Продление ограничений из-за COVID-19 до 2022 года

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 13.11.2020 № 35 продлило период действия санитарно-эпидемиологических правил (СП 3.1.3597-20) по профилактике коронавируса до 1 января 2022 года.

Это значит, что компании и ИП, а также государственные и муниципальные учреждения должны обеспечить организационные, профилактические и санитарно-противоэпидемические мероприятия, чтобы предупредить возникновение и распространение случаев заболевания коронавирусом.

Требования отличаются в зависимости от сферы деятельности, но есть и обязанности, которые распространяются на всех: дезинфекция рабочих помещений, выявление работников и посетителей с признаками инфекционных заболеваний путем измерения температуры тела, обеспечение работников дезинфицирующими средствами и СИЗ и др.

alt=" Фото: Александр Рюмин/ТАСС" />

Работникам, не подавшим письменное заявление до конца 2020 года, трудовые книжки выдадут на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение), а сведения о трудовой деятельности сотрудников предприятий и организаций будут вестись в электронном виде. Тем, кто впервые поступает на работу, бумажную трудовую книжку заводить не будут.

Такова суть одного из трех законопроектов о переходе к электронным трудовым книжкам и обязательном ведении в электронном виде персонифицированного учета работников, которые одобрило правительство. "Мы хотим, чтобы этот переход был плавным, - подчеркнул на заседании правительства премьер-министр Дмитрий Медведев. - Он касается около 60 миллионов работников, приблизительно 8,5 миллиона хозяйствующих субъектов". По его словам, преимущества электронных трудовых книжек очевидны.

Для работодателей -это снижение издержек по ведению и хранению бумажных трудовых книжек.

"Тут экономию по-разному считают, но в любом случае это сотни миллионов рублей", - отметил Дмитрий Медведев. Для работника плюс в том, что не надо бояться потери трудовой. "Поскольку, если книжка утрачена, нужно создавать ее копию, получать информацию из всех источников. Это неудобно, и восстановление таких документов подчас занимает многие месяцы. А в электронном виде, естественно, все это должно резервироваться и сохраняться", - уточнил премьер-министр.

Что же будет происходить с трудовыми, если закон будет принят? "В течение 2020 года работники, которые хотят оставить бумажную трудовую книжку, должны будут написать заявление об этом своему работодателю, - пояснил министр труда и социальной защиты Максим Топилин. - Те, кто не сделает этого, автоматически переходят на электронную трудовую книжку".

Параллельно в 2020 году работодатели ежемесячно станут предоставлять информацию о специальности работника, его квалификации, его внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями в систему персонального учета. Ее ведет Пенсионный фонд. Все эти сведения важны для формирования будущей пенсии.

С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приема на работу или увольнения должны представляться не позднее одного рабочего дня, следующего подписанием соответствующих приказов.

Работники смогут получать данные о своей трудовой деятельности различными способами. Например, в центрах государственных услуг. Смогут также получить данные в Пенсионном фонде России или у работодателя, а также через портал госуслуг.

Одновременно вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях. "Если работодатель будет нарушать правила предоставления информации о работниках в систему персонального учета, его сначала предупредят, а потом оштрафуют", - отметил Максим Топилин.

По мнению проректора Академии труда и социальных отношений Александра Сафонова, при любом решении о переходе оформления документов с бумажного носителя на электронный закономерен вопрос о безопасности хранения и передачи данных.

"Цена ошибки возрастает в разы. Представьте последствия потери одной или нескольких трудовых книжек и уничтожение данных о тысячах записей. Несмотря на все принимаемые правоохранительными органами меры, мы постоянно становимся свидетелями утечки то баз данных ГИБДД, то банковских сведений. В интернет попадают и паспортные данные", - напоминает собеседник "РГ". Поэтому, по его мнению, нужно очень осторожно и тщательно подходить к внедрению таких проектов. И продумать меры безопасности. "В цифру прежде всего надо переводить разного рода справки, за которыми приходится ездить по разным адресам и стоять в очередях", - считает эксперт.

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

проверяйте его регистрацию на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Если регистрация в налоговом органе отсутствует, компании придется на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и страховые взносы;
запрашивайте у исполнителя чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату работ/услуг, он нужен для подтверждения расходов статуса самозанятого;
включайте в договор условие об обязанности сразу сообщить при утрате права применения НПД;
вы не должны являться единственным заказчиком работ/услуг.

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2021 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Читайте также: