Выясните нужно ли вносить изменения в документы о командировке если необходимо продлить ее срок

Опубликовано: 03.10.2024

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
264 статья Налогового кодекса.
ПП №749.
КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

Женщины, имеющие детей до 3 лет.
Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
Опекуны или родители ребенка-инвалида.
Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

Консультант+
М етодические указания к выполнению практической работы: Задание состоит из двух частей. Первая часть (обучающая) состоит из 8 задач, сопровождаемых полным описанием их решения. Вторая часть (контролирующая) предполагает самостоятельное решение 8 задач и составление отчёта о ходе решения каждой задачи. Форма изложения хода решения задачи аналогична описанию решения задач в первой части.

Задание: Выполните представленные ниже задачи, строго следуя описанному алгоритму решения. Обратите внимание, что каждая задача иллюстрирует определённые средства СПС КонсультантПлюс , применяемые для её решения.

Задача №1: Выясните, нужно ли вносить изменения в документы о командировке, если необходимо продлить её срок.

Вариант решения:

В тексте также приведен образ приказа о продлении срока командировки.

Ответ : Найдена информация по интересующему вопросу.

Задача №2: Стороны намерены заключить договор поставки крупной партии напитков. Покупатель заинтересован в том, чтобы успеть реализовать продукцию до истечения срока годности. Поэтому он требует включить в договор условие о том, что срок годности поставляемого товара должен быть не менее 6 месяцев. Выясните, как согласовать условие о сроке годности поставляемого товара.

Варианты решения:

1-й вариант. Используйте переход к Путеводителю через Быстрый поиск.

В тексте приведены примеры товаров, для которых должен быть определен срок годности. Применительно к рассматриваемой ситуации вы видите информацию о необходимости установления срока годности на такие напитки, как соки из фруктов и овощей, молочные напитки. Разъяснено, что для алкогольных напитков, содержащих более 10% спирта, срок годности устанавливать не нужно.

2-й вариант . Используйте переход к Путеводителю из нормы кодекса.

Ответ: Найдены подробные разъяснения по вопросу.

Задача №3: Найдите документ, принятый в первом квартале 2011 г., которым устанавливается коэффициент индексации социальной пенсии.

Вариант решения:

4. Постройте список документов (F9) .

Задача №4: Найдите федеральный закон об электронной подписи, принятый в 2011 году.

Варианты решения:

1-й вариант. Воспользуйтесь Быстрым поиском.

4. Постройте список документов (F9).

Варианты решения:

1-й вариант . Используйте Быстрый поиск.

2-й вариант. Используйте Карточку поиска.

3. Постройте список документов (F9).

Задача №6: Найдите закон о клиринге и клиринговой деятельности. Выясните, когда документ вступает в силу.

В примере иллюстрируется применение Быстрого поиска, изучение справки к документу.

Вариант решения:

Задача №7: Определите норму рабочего времени (в часах) на 2013 год в целом при 40-часовой рабочей неделе.

Пример иллюстрирует поиск справочной информации.

Вариант решения:

Ответ: В производственном календаре на 2013 год указано, что норма рабочего времени (в часах) в 2013 году при 40-часовой рабочей неделе составляет 1970 час.

Задача №8: Выясните, вправе ли ООО предусмотреть в устав условие, в соответствии с которым единоличный исполнительный орган избирается только из числа участников ООО.

Вариант решения:

В тексте под выводом мы видим мотивировку суда. Вывод подтвержден выдержкой из судебного решения. При необходимости можно перейти по ссылке в полный текст указанного судебного акта.

(Можно получить ответ, не переходя в оглавление. Для этого следует пролистать текст темы, найти в нем и изучить вывод 1.2, разъясняющий наш вопрос).

Ответ: Найдена информация по интересующему вопросу.

Задачи для самостоятельного решения

Задача №1: Выясните, как исчислить НДС при передаче имущественных прав на жилой дом.

Задача №2: Выясните, как и когда определяется налоговая база по НДС при передаче имущества в оплату товаров.

Задача №3: Между генеральным подрядчиком и субподрядчиком заключен договор субподряда, по условиям которого оплата выполненных субподрядчиком работ осуществляется лишь после поступления денежных средств от заказчика. Выясните, действительно ли данное условие договора.

Задача №4: Выясните, в каком порядке исчисляется налог на прибыль при реализации недвижимого имущества через агента.

Задача №5: Выясните, в каком порядке можно принять к вычету сумму НДС, исчисленную с авансов.

Задача предполагает поиск документа с помощью Быстрого поиска, печать фрагмента документа, пересылку документа по электронной почте.

Задача №8: Найдите и распечатайте признаки ветхих банкнот. Выясните, в частности, считается ли банкнота ветхой, если на ней содержится надпись авторучкой.

Задача предполагает применение Быстрого поиска.

Приглашайте друзей на мой сайт

Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:

Продолжительность служебной командировки

Отправка сотрудника для обеспечения рабочих задач руководства, будь то на территории страны или за рубежом, согласно законам России, должна быть правильно оформлена и согласована с самим сотрудником. Еще в советское время законом было утверждено ограничение периода поездки, максимальное значение которого составляло не более 40 дней, а для отдельных специальностей (строители, монтажники) была оговорена долгосрочная командировка длительностью до года.

Трудовой кодекс РФ количество дней поездки не ограничивает. Изначально сроки устанавливаются работодателем исходя из объемов работы и ее сложности (ПП № 749).

Началом командировочного периода считается день отъезда, а дата прибытия — окончание. Если происходит задержка транспорта в пути, то на это время продлевается служебная поездка. В этот срок также включаются праздничные и выходные дни, при этом они должны быть оплачены по двойному тарифу.

ВАЖНО! Если размер выплаты в этом случае не увеличивается работодателем, то должен быть оформлен дополнительный выходной для сотрудника.

Некоторые работодатели рассчитывают срок поездки на основании проездных билетов. В случае использования собственного транспорта сотрудником должна быть предоставлена служебная записка с перечислением расходов.

Если билеты отсутствуют, то можно воспользоваться документами из гостиницы, договором аренды жилья. При оформлении поездки за границу документы переводятся на русский язык.

Максимальный срок

Длительность командировки изначально назначает работодатель, согласовывая с сотрудником. Для определения срока берут во внимание:

Степень сложности выполняемых поручений.
Специфику заданий.
Дальность поездки.
Объем предполагаемых работ.

Максимальный срок командировки по ТК РФ не ограничивается.

Как продлить срок командировки

Бывают случаи, когда срок командировки необходимо продлить, но для этого необходимо согласие самого сотрудника. Происходит это так:

издается приказ о продлении командировки от имени директора предприятия (организации);
о нем уведомляется работник письменно или устно, при условии, что по возвращении человек должен подписать этот документ.

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней, необходимых для выполнения работы.

Образец приказа об изменении сроков командировки:

Требуется ли согласие работника

Все вопросы, касающиеся сдвига сроков выполнения служебных поручений, должны быть согласованы с сотрудником. После подтверждения переносят даты окончания отъезда, подписывается новый приказ или изменяется текст уже имеющегося.

Во избежание разногласий при оформлении на работу сразу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома. При появлении спорных вопросов работники могут обратиться в суд.

Порядок оформления

Независимо от длительности поездки, она всегда сопровождается документально. Начинается этот процесс с письменного распоряжения. Оформленный приказ должен соответствовать форме Т9 или Т9А, но предприятию разрешается использовать собственный бланк. В распоряжении должны содержаться:

дата и место прибытия;
цель поездки;
персональные данные и должность командируемого;
модель и номер транспортного средства (если будет использовано собственное);
сроки.

Выдача командировочного удостоверения и служебного задания не требуется, но закон не запрещает оформить эти бумаги для удобства ведения отчетности.

Изменения в длительности поездки отражается в приказе (новом или корректируется существующий) и на выплате командировочных. Для этого сотрудник предоставляет документ с указанием причин возникновения задержки.

Финансовый отчет должен быть предоставлен в течение трех суток. Если до начала командировочных дней были выданы денежные средства, то в конце ее производят перерасчет.

За проведенное время в отъезде работник получает:

заработную плату;
компенсацию покупки билетов на проезд; для аренды жилья и питания.

В случае если сотрудник принял решение выехать раньше начала командировочного периода, это время не оплачивается.

ВАЖНО! Все дополнительные расходы компенсируются по окончании командировки и после подписания приказа.

Больничный лист, если таковой был оформлен в процессе служебной поездки, оплачивается в полной мере, но дни нетрудоспособности в командировочный период не включаются.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов. Разбираемся, каков размер суточных в 2019 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

700 руб. в день — для поездок по России;
2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
заполнить авансовый отчет (инструкция);
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Виды отчетных документов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Читайте также: